Incluimos aquí una referencia puntual a dos portales universitarios. En ambos casos se trata de resaltar algunas funcionalidades que sirven de ejemplo de la sofisticación que van alcanzado las soluciones existentes.
La primera figura corresponde a la solución de Campus Global de la Universidad Carlos III. Esta Universidad dispone de centros en varios campus distantes y dedica mucha atención a aspectos de colaboración y a iniciativas innovadoras. Nuestra impresión, obtenida a tra- vés de algunas de las entrevistas que hemos mantenido, es que se trata de una de las uni- versidades en las que los alumnos cuentan con mejores soluciones de Internet como me- dio eficaz para resolver trámites administrativos y comunicarse con los profesores. El proyecto Campus Global se lleva a cabo con la Universidad Pompeu Fabra y es un buen ejemplo de colaboración entre universidades para el desarrollo de herramientas y plataformas.
La segunda figura es un ejemplo de un punto de vista complementario. Se trata del de- sarrollo de una nueva versión del portal de servicios TIC de la Universidad de Salaman- ca, una de las universidades históricas españolas más importantes, empleando en este caso una herramienta de software comercial adquirible en el mercado.
Las funciones del nuevo portal (accesible desde la página principal de la universidad) se orientan en buena medida a optimizar gestiones y trámites administrativos, mejorando los procesos tradicionales con soluciones de workflow,algunas de ellas relacionadas pre- cisamente con la oferta de servicios TIC para los estudiantes.
Aspectos a destacar
Consideramos que lo más importante en este caso es la propia existencia de esta em- presa, constituida por la iniciativa de un grupo de universidades, así como el enfoque de su oferta y presencia en el mercado. En este sentido es interesante también la parti- cipación de una entidad financiera que mantiene un importante compromiso con el en- torno universitario.
La existencia en el mercado español de una empresa de servicios tecnológicos, con una oferta especializada de gran contenido funcional y proyección al mercado americano, parece un tema de por sí importante, pero lo es más cuando responde a un esquema de colaboración entre entidades y en ella participan y se comprometen de forma signi- ficativa los clientes.
Con independencia de la consideración anterior mencionamos otros aspectos destaca- bles:
• Ofrece un producto integrado, con una arquitectura tecnológica coherente, de acuer- do con la evolución de las herramientas de software y entornos de hardware y con las exigencias que impone el servicio cuando hay que mantener una gran base instalada (ver en el anexo de “Referencias” la mención a la “Research note” de Gartner Group sobre productos software integrados para el entorno universitario en el mercado mundial). • La participación directa de los profesionales universitarios en las tareas de investigación y diseño de las soluciones añade un valor muy importante a su oferta. Asimismo es im- portante resaltar las relaciones que mantiene con los proveedores de la tecnología básica. • Además de la proyección internacional en el mercado americano, parece obligado ad- mitir que sus productos son un estándar de facto en el mercado español, en el que tie- ne las siguientes cuotas de presencia:
Producto % de universidades Comentarios
publicas que lo utilizan
Modulo de Recursos Humanos 61%
Modulo Económico 59%
Módulo Académico 39%
Modulo de Investigación 17% En fase de expansión
Datawarehouse 16%
Como tantas otras organizacio- nes de tamaño y número de miembros similares, la universi- dad ha puesto en funciona- miento una gran variedad de aplicaciones y sistemas informá- ticos para servir a las más diver- sas funciones y usuarios. El Portal Lazarillo creado por la universidad (http://lazarillo.usal.es) nace de la necesidad del CPD de ofrecer a la comunidad universi- taria, un único punto de acceso a dichas aplicaciones. Esta nece- sidad se satisface a partir del desarrollo con Net.Portal de Me- diapps de una intranet constitui- da principalmente como portal de servicios informáticos que ofrece también acceso a otras aplicaciones de gestión. Entre otros servicios, los usuarios pueden acceder a través del Por- tal Lazarillo al soporte informá- tico que ofrece el C.P.D., a la pe- tición de material informático, al correo electrónico, a la gestión para los profesores del expediente académico de los alumnos, a la petición y gestión de Becas, a la gestión del carné universitario o al sistema de gestión contable.
…Uno de los servicios que ofrece el CPD en el portal es el Help Desk para Soporte Informático. Permite al usuario la posibilidad de resolver más de 100 tipos de incidencias, desde el olvido de una contraseña has- ta problemas con un determinado software o hardware… Con anterioridad, al usuario le resultaba difícil y complicado contactar con la persona adecuada dentro del departamento para solventar su problema, y no existía un registro de incidencias que facilitara su gestión de forma eficaz.
…Además de la integración de diversas aplicaciones y la consecuente eliminación de la diversidad de URLs y contraseñas, la nueva forma de gestión de las cuentas de correos electrónicos ha supuesto una de las principales mejoras aportadas por el sistema…. El proceso resultaba anteriormente lento y engorroso y, lo peor de todo, implicaba la dedicación de una cantidad importante de tiempo por parte de los recursos hu- manos de Servicios Informáticos. La demanda de una cuenta de correo se realizaba a este departamento mediante un formulario de solicitud en formato papel que debía ser aprobado y firmado por diversas per- sonas.
La nueva aplicación ha permitido llevar a cabo una re-ingeniería del proceso y enfocar éste ahora hacia el autoservicio. Actualmente es en el propio proceso de matriculación donde se otorga una cuenta y contra- seña por defecto a partir de la cual cada alumno puede realizar posteriormente los cambios que considere oportunos.
PORTALLAZARILLO, UNIVERSIDAD DESALAMANCA
Fuente: web Universidad de Salamanca, septiembre 2005 y reportaje de cms-spain.com para Mediapps Campus Global es un nuevo
entorno web que permite el acceso personalizado a los re- cursos y servicios que ofrece la universidad para cada uno de los colectivos que integran la comunidad universitaria: es- tudiantes, profesores y perso- nal de administración y servi- cios.
Este desarrollo ha sido posible gracias al acuerdo de colabo- ración firmado con la Univer- sidad Pompeu Fabra para el desarrollo conjunto de una plataforma digital y que ha permitido esta primera adap- tación de la herramienta de- sarrollada por la UPF para nuestra universidad. Con esta nueva plataforma se quiere potenciar el acceso a distancia de todos los servicios propios de la universidad, facilitar la comunicación entre todos los miem- bros de la comunidad universitaria y contribuir a la mejora de la docencia y el aprendizaje.
Campus Global ofrece una selección de recursos y servicios adaptada a las necesidades de cada uno de los colectivos que integran la comunidad universitaria con el objetivo de:
• Facilitar a cualquier usuario la información que puede necesitar para desenvolverse cómodamente en la universidad y para estar informado puntualmente de la vida diaria de la institución.
• Asegurar la comunicación de todos los miembros de la universidad a través del correo electrónico. Por esta razón, todos los miembros de la comunidad universitaria tienen asignada una dirección de correo electrónico que les permite hacer efectiva esta comunicación, tanto desde los propios ordenadores de la universidad como desde casa, a través de Internet.
• Mejorar la docencia y el aprendizaje ya que Campus Global incluye una herramienta específica, llamada Aula Global, diseñada para potenciar la enseñanza presencial y facilitar la relación profesor-alumno. Au- la Global permite que los profesores puedan gestionar los recursos docentes de forma completa y eficaz y que los estudiantes puedan acceder a estos recursos con autonomía y libertad de espacio y tiempo. • Agilizar la gestión, asegurando que muchas de las gestiones administrativas y académicas - como la con-
sulta de expedientes, la petición de trámites administrativos o el seguimiento de proyectos de investiga- ción - puedan llevarse a cabo con la máxima flexibilidad.
CAMPUSGLOBAL, UNIVERSIDADCARLOSIII
Aspectos a destacar
Sin ánimo de ser exhaustivos queremos mencionar algunos aspectos como recordatorio de la dinámica y riqueza de estas soluciones:
• La información que presentamos del portal Campus Global de la Universidad Carlos III, además de servir de ejemplo de colaboración, permite entender el enfoque global del proyecto, sus objetivos ambiciosos, con planteamientos como “aula global”.
• Por otro lado, es interesante recalcar el enfoque de marketing que se percibe en los textos. Como hemos comentado en otros apartados del estudio, este enfoque es nece- sario no solo a efectos de diferenciación competitiva entre entidades (la infraestructura de soluciones TIC se usa para vender) sino también para difundir, esto es conseguir que los usuarios actuales de la entidad conozcan los recursos existentes, y convencer en el sentido de animar a usarlos.
• Además de los desarrollos en entornos abiertos como los que se emplean en el portal anterior, la evolución del mercado (no se debería hablar de madurez en un entorno con una evolución tan intensa) permite disponer de herramientas comerciales que facilitan el desarrollo de soluciones más ambiciosas como la que se plantea como ejemplo en el caso de la Universidad de Salamanca
• En este caso se hace, además, hincapié en las facilidades de administración y mante- nimiento, aspecto de gran importancia en entornos cambiantes y en actividades que no siempre resultan sencillas para el usuario.