Principales Aportes a la Administración

5.2.1.1Escuela Estructuralista

La escuela estructuralista nace cuando entró en decadencia la teoría de las relaciones humanas. El estructuralismo enfoca su atención hacia la organización desde el punto de vista de su estructura de funcionamiento y de los medios que utiliza para alcanzar los objetivos, sin dejar de lado a las personas y al medio ambiente.

Los principales pensadores de esta escuela determinaron que la organización es como una unidad social, grande y compleja donde interactúan grupos sociales que comparten los objetivos de la organización.

En esta escuela se destaca Max Weber con su teoría de la Burocracia, haciendo énfasis en la estructura de la organización.

5.2.1.2Burocracia

La Burocracia es una estructura administrativa y de personal de una organización basada en reglamentos y en la racionalidad; es decir, en un esquema jerárquico para desempeñar tareas especializadas que garantizan la máxima eficiencia posible en el logro de los objetivos.

Dentro de una organización, la palabra autoridad significa el derecho de mandar y hacerse obedecer por los subordinados. Un buen director se caracteriza por sus conocimientos, cualidades éticas – morales y por su nivel de responsabilidad.

Los tipos de autoridad que define Weber son los siguientes:

• Autoridad tradicional: Cuando los subordinados consideran que las órdenes de los superiores son justificadas porque esa fue siempre la manera como se hicieron las cosas. El poder tradicional no es racional, puede transmitirse por herencia.

• Autoridad carismática: Cuando los subordinados aceptan las órdenes de los superiores como justificadas, a causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican. El poder carismático es sin base racional, es inestable y adquiere características revolucionarias. No puede ser delegado, ni recibido en herencia.

• Autoridad legal, racional o burocrática: Cuando los subordinados aceptan las órdenes de los superiores como justificadas, porque están de acuerdo con un conjunto de preceptos o normas que consideran legítimos y de los cuales se deriva el poder de mando.47

Para lograr la eficiencia dentro de la organización, la burocracia requiere de las siguientes características:

• Carácter legal de las normas y de los reglamentos.

• Carácter formal de las comunicaciones.

• Racionalidad en la división del trabajo.

• Impersonalidad en las relaciones del trabajo.

47 _{M., GUERRA. (2004). [http://www.mitecnologico.com/Main/MaxWeber]. Tipos de Autoridad de Max}

• Jerarquía bien establecida de la autoridad.

• Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guías y manuales.

• Competencia técnica y meritocrática.

• Especialización de la administración y de los administradores, como una clase separada y diferenciada de la propiedad (accionistas).

• Profesionalización de los participantes.

• Completa previsibilidad del funcionamiento.48

a) Carácter Legal de las Normas y Reglamentos

Las normas y los reglamentos son los estatutos que posee la empresa con la finalidad que el personal conozca sus obligaciones, derechos, funciones y principales aspectos de la organización para actuar según el marco jurídico descrito.

b) Formalización de las Comunicaciones

La comunicación dentro de una organización debe ser abierta, en sentido vertical y horizontal que permita transmitir la información al personal involucrado. Para ello, se utiliza la comunicación verbal y escrita. Esta última se debe documentar a través de memorandos, correos electrónicos, cartas para comprobar la interpretación de los actos legales.

48 _{T., SERRANO. (2005). [http://www.elprisma.com/apuntes/economia/maxweberburocracia/]. El Sentido}

c) Racionalidad de la División del Trabajo

Toda empresa debe tener definida su estructura organizacional con los puestos de trabajo y las funciones que deben realizar los colaboradores. De esta forma, el directivo tendrá una idea más clara acerca del perfil que requiere para un determinado cargo. Es importante que se distribuyan las funciones, actividades, tareas, el derecho y el poder estableciendo las atribuciones de cada empleado.

d) Impersonalidad en las Relaciones

Se basa en la estandarización de rutinas y de desempeño. La estandarización de rutinas se refiere a que las funciones que realiza un empleado van a permanecer en el tiempo sin modificaciones importantes. La estandarización de desempeño se refiere a que las funciones que se encuentran establecidas deben ejecutarse sin importar quien las realice.

e) Jerarquía de Autoridad

La jerarquía agrupa a los cargos y funciones, estableciendo el grado de control. En base a la jerarquía surge la autoridad que es el derecho de mandar y hacerse obedecer por los subordinados. Un buen director se caracteriza por sus conocimientos, cualidades éticas – morales y por su nivel de responsabilidad; mas no por su tiranía.

f) Estandarización de Rutinas y Procedimientos

En toda organización deben existir manuales, procedimientos y políticas establecidas que permitan a los subordinados tener una guía para realizar sus funciones y de esta forma tener un esquema estandarizado para que los colaboradores no ejecuten el trabajo a su manera, sino cómo se encuentra establecido.

g) Competencia Técnica y Meritocracia

Se refiere a la selección del personal basada en el mérito y en la competencia técnica. Por tanto, los procesos de admisión, promoción y transferencia deben ser iguales para todas las personas sin preferencia alguna.

h) Especialización de la Administración

Se refiere a que existe una diferenciación entre los accionistas y los administradores de la organización. Los accionistas son los que aportaron con capital para el surgimiento de la empresa y a medida que transcurre el tiempo recibirán dividendos; mientras que los administradores son colaboradores escogidos por el miembro del directorio para el manejo de la organización. Esta es la principal razón para que el administrador desarrolle una especialización en el campo profesional y sea muy cotizado en el mercado por sus aptitudes y actitudes.

i) Profesionalización de los Funcionarios Administradores

Los administradores son los funcionarios que llevan el manejo y el control de la organización. El resultado favorable de una empresa depende de las estrategias, tácticas y objetivos planteados por los administradores. La carrera administrativa otorga posiciones de mando y de control sin poseer la propiedad, haciendo que un administrador tenga más poder y control que un accionista.

j) Completa Previsibilidad del Funcionamiento

El comportamiento de las personas que conforman la organización debe ser completamente previsible, es decir, los directores deben conocer con exactitud la conducta de los colaboradores y la forma en cómo actúan ante una determinada situación, con la finalidad de aplicar estrategias idóneas para superar el problema y evitar desastres.