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PRINCIPIO N° 4: ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

CAPÍTULO III: ESTUDIO DE CASOS

2. Caso I: Incubadora de base tradicional Incubadora del Municipio de Luján de Cuyo – LiNC “Luján Incuba”

2.4. PRINCIPIO N° 4: ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

La prestación del servicio de los distintos procesos se planifica partiendo de los objetivos definidos por la Gerencia. El equipo de técnicos planifica en conjunto las actividades operativas a partir del conocimiento de los requisitos del cliente, de la capacidad operativa y de los recursos asignados al proceso.

Cómo se muestra en la figura 10, la institución cuenta con tres tipos de procesos; los estratégicos, los operativos y los de soporte. Es necesario aclarar que la descripción e identificación de

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cada proceso de la incubadora surge sólo a partir del análisis de la información a la que se ha tenido acceso y por lo tanto no es definitiva ni excluyente.

Figura 10: Mapa de Procesos de la Incubadora “LiNC, Hacemos Futuro”. Elaboración propia.

Los procesos estratégicos son tres, a saber: Proceso de Planificación,Direccióny Control de Gestión.

El Proceso de Planificación tiene que ver con definir los lineamientos generales sobre los cuáles se orientarán las actividades de la incubadora, es decir cómo se trabajará. Mediante el análisis de este proceso se ve que LiNC define sus características, estructura de funcionamiento, procedimientos formales y normas operativas. Entre ellas:

Su constitución administrativa: compuesta por un Consejo Directivo, un Órgano Ejecutivo y un Consejo Asesor.

Su modalidad de incubación: es extra-muro, adoptando la base de incubación productiva, social (en mayor medida) y tecnológica. Según el grado de progreso que alcance la incubadora y los recursos necesarios que disponga va a implementar la modalidad intra- muro.

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Su normativa de ingreso a la incubación: los emprendimientos que resultan ganadores del concurso “Dale Vida a tus Ideas”, son incubados de forma inmediata, siendo ésta una decisión bilateral. Podrán incubarse excepcionalmente, proyectos con alto grado de éxito y/o profundamente innovadores, que se encuentren en actividad y que ameriten una incubación inmediata.

Los regímenes de ingreso a la incubadora: el emprendimiento debe residir dentro del departamento de Luján de Cuyo, en las zonas pertinentes según el plan de ordenamiento territorial vigente. El emprendedor que ingrese a la incubadora de empresas deberá cumplir con los requisitos del Acuerdo de Incubación (Anexo B), y el llenado de formularios, por ejemplo el de inscripción (Anexo C).

Las condiciones de permanencia del emprendimiento en la incubadora:

- Cumplir con las normas de convivencia establecidas, para aquellos que hagan uso de los espacios pertenecientes a la incubadora.

- Que los incubados manifiesten interés y aplicación de lo sugerido por la asesoría prestada en la incubadora.

- Que los incubados asistan a las capacitaciones requeridas y/o propuestas por la incubadora, aceptadas para el desarrollo del emprendimiento.

La modalidad de tutoreo: el monitoreo es proporcionado por el recurso humano dispuesto por la incubadora, el cual tiene como objetivo por una parte, permanencia viva del emprendimiento y por otra brindar el asesoramiento necesario para desarrollo del crecimiento hasta el egreso de la incubación.

El cumplimiento del plan de negocios: se establece que el incubado debe alimentar de información su propio sistema de Tablero de Comandos implementado y proporcionado por la incubadora LiNC “Hacemos Futuro”. Para esto, es necesario que el emprendedor incubado realice informes de proyección, avances y objetivos técnico económicos alcanzados mensual y anualmente, así como los balances y control de la relación costo beneficio del proyecto puesto en marcha. Así mismo, la incubadora de empresas, no tiene carácter vinculante ante las sugerencias que haga, por lo tanto sólo el emprendedor podrá tomar las decisiones que considere oportunas.

El tiempo de incubación: éstos estarán dados por la eficiencia y eficacia que demuestre el emprendedor en sus actividades, y en donde ya el emprendimiento sea auto sustentable o bien en donde alguna de las partes decida el egreso de la incubadora.

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Respecto a la definición de misión, la misma no está documentada, sino que está implícita en la organización28. A través de la definición de su visión se observa que claramente LiNC, quiere ser una institución que colabore (y apoye) el desarrollo de nuevos emprendimientos y también a aquellos que ya están en marcha, trabajando en la generación de herramientas sólidas para los incubados pensando en las generaciones futuras.

El Proceso de Dirección es aquel que conduce la planificación, coordinación y ejecución de los objetivos de la incubadora. Este proceso cobra mucha importancia, ya que mediante él se asegura la implementación de los demás procesos, y se encarga de promover la toma de conciencia en cuanto a requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

El Proceso de Control de Gestión define qué información se necesitará y cómo va a ser procesada y llevada a la dirección para tomar decisiones. El mismo está basado en los objetivos de la incubadora. Con respecto a las entradas que retroalimentan este proceso se encuentra información como: cantidad de incubados que ingresaron en el año, cantidad de personas afectadas a cada emprendimiento, grado de avance de cada proyecto, nivel de respuesta en cada convocatoria del concurso, nivel de satisfacción de los incubados respecto a las capacitaciones que brindan los profesores, entre otros datos.

La incubadora utiliza un “tablero de comando” para evaluar el cumplimiento de las metas que se fije anualmente, diferenciando aquellas acciones ejecutadas de las que todavía se encuentran pendientes de realización. Un ejemplo de esto es cuando evalúan las actividades para llevar a cabo el concurso anual “Dale Vida a tus Ideas”, donde para cada actividad se realiza un seguimiento semanal y al finalizar cada una de ellas se hace la evaluación final de índole anual.

Hay dos procesos operativos, estos son: Difusión e Incubación.

El Proceso de Difusión tiene que ver con cómo la institución comunica o divulga al exterior aquella información que quiere dar a conocer. En este caso, LiNC, utiliza:

Volantes de información con los servicios que brinda la incubadora.

Medios de comunicación masiva. Se destacan aquellos que tienen que ver con el uso de la tecnología a través de la web institucional de la incubadora29 como también a partir del uso de las redes sociales, en particular facebook30.

Reuniones o charlas específicas con los sectores de la comunidad objetivo. En este caso los técnicos concurren a escuelas estatales para difundir la actividad de la incubadora para alentar el emprendedorismo en las edades más jóvenes.

Promoción y participación en eventos municipales.

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Por lo menos, al momento de realizar esta investigación no se encontró descripta en ningún documento, pero teniendo en cuenta sus objetivos generales se puede llegar a dilucidar.

29 La dirección web de la incubadora es: http://www.linc.org.ar

30 La dirección de la incubadora en facebook es: http://es-es.facebook.com/pages/LINC-Luj%C3%A1n-

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Dentro del Proceso de Incubación se encuentran tres subprocesos o etapas bien definidas, en primer lugar el “Vivero de emprendimientos” o presentación de la idea, en segundo lugar la “Pre incubación”, y por último la “Incubación” propiamente dicha. Cómo se ve, este régimen de incubación es de orden creciente, pasando necesariamente por tres etapas independientes y excluyentes entre sí.

El subproceso de Vivero y Pre incubación nace y se desarrolla con las bases y condiciones del concurso anual “Dale Vida a tus Ideas”31. Éste pretende dar origen y orden a los emprendimientos que cuenten con una idea inicial, y/o emprendimientos que tienen un porcentaje parcial del proyecto final, siendo requisito para éste último caso, la implementación de un avance innovador y/o tecnológico.

Vivero de emprendimientos: inicia con la presentación de formularios, los cuáles serán evaluados por el equipo técnico para definir un orden de mérito de los proyectos seleccionados. Incluye dos etapas:

Etapa 1º: Evaluación de la orientación emprendedora (Anexo D): - Evaluación de la personalidad del emprendedor.

- Evaluación de la experiencia, oficio y capacitación. - Viabilidad técnica del emprendimiento / idea.

- Recursos disponibles (maquinaria, herramientas, insumos). - Rubro y posicionamiento en la cadena de valor local. - Evaluación del potencial innovador.

- Evaluación del potencial asociativo.

Etapa 2º: Evaluación del Plan de Negocios (Anexo E y F): - Evaluación de Procesos

- Concientización y profundización de los procesos:

• Idea • Procesos de producción • Logística • Marketing • Comercialización. - Viabilidad técnico-productiva. - Viabilidad económica - Viabilidad comercial. - Asociatividad.

- Participación y resultados obtenidos.

- Replanteo de procesos y corrección de los mismos.

Pre incubación: luego, las ideas de negocio seleccionadas en base a una grilla de evaluación

(Anexo G) inician el proceso de pre incubación, periodo en el cual se busca fortalecer la calidad de los proyectos seleccionados, brindando a los emprendedores el apoyo especializado de tutores, con el

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propósito de planificar el desarrollo exitoso de oportunidades de negocios. De esta manera, los emprendedores y sus tutores, replantean en detalle los objetivos de corto y largo plazo, revisan nuevamente el plan de negocios incluyendo esta vez un resumen ejecutivo. En este momento, el equipo técnico evalúa la continuidad del proyecto. Si no cumple con las condiciones exigidas, el emprendedor puede contar con su plan de negocios profesional y actualizado para buscar en el mercado nuevas alternativas. En el caso de que el proyecto sea viable técnica, económica y financieramente, el emprendedor se incorpora a la siguiente etapa, la de Incubación. Otra actividad de importancia que se lleva a cabo en la pre incubación es la planificación y desarrollo del proyecto, en donde se hace una evaluación del entorno para analizar el potencial de desarrollo en el contexto local. Para ello, se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

- Estado del Sector.

- Capacidad de interacción con la red de actores. - Requerimientos financieros32.

- Simulación del proyecto. - Creación de prototipos. - Ensayos correctivos. - Asistencia Técnica.

Cabe destacar que los tiempos de los subprocesos de “Vivero” y “Pre incubación” estarán dados por la eficiencia y eficacia que demuestre el emprendedor en sus actividades, además de la factibilidad técnico económica que pueda desarrollar; siendo éste un factor interno o externo al proyecto.

Por último, en la “Incubación” propiamente dicha, se realiza la puesta en marcha definitiva del emprendimiento, con el fin de llegar al mercado con productos o servicios comercializables. Aquí se apuesta fuertemente a la capacitación de contenido práctico y fundamento teórico, fortaleciendo la calidad de los emprendimientos y brindando apoyos técnicos, físicos y económicos para el desarrollo exitoso del mismo. La incubadora presta los siguientes servicios en cuanto a capacitación:

Legal:

• Diseño y preparación de los estatutos sociales.

• Registro de la razón social.

• Diseño y preparación de los contratos de alquiler de inmuebles.

• Diseño y preparación de contratos de locación de servicios y de trabajo para la incorporación de personal.

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La Municipalidad de Luján de Cuyo, a través de la Dirección de Desarrollo Local, informa y asesora, acerca de financiamientos brindados por determinadas instituciones. Estas herramientas de apoyo, permiten obtener financiamiento a tasa subsidiada y a largo plazo, contribuyendo con ello al crecimiento económico, productivo y social (Anexo H).

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• Asesoramiento sobre los seguros necesarios para el personal. Asesoramiento sobre el mercado de las aseguradoras de riesgos del trabajo.

• Diseño y preparación de un contrato de confidencialidad, para amparar nuevos procesos o productos.

• Asesoramiento, presentación y seguimiento de los trámites para obtener las habilitaciones necesarias para que las empresas operen en el mercado.

• Asesoramiento en los trámites referentes a marcas y patentes. Contable y tributario:

• Asesoramiento en los costos de formación y tributarios, de cada una de las formas societarias.

• Presentaciones del monotributo social, de las liquidaciones de IVA, de las liquidaciones de Ingresos Brutos, de las liquidaciones de Impuesto a las Ganancias.

• Presentación de las liquidaciones y Tasas Municipales.

• Preparación del balance anual.

• Interacción con los servicios legales en los temas que sea necesario (por ejemplo al definir la forma societaria).

• Asesoramiento sobre los seguros y disposiciones necesarias para el personal.

• Asesoramiento sobre el mercado de las aseguradoras de riesgos del trabajo.

• Preparación de las declaraciones de seguridad social. Marketing:

• Adecuación del plan de marketing de las empresas incubadas.

• Implementación y seguimiento del plan de marketing.

• Búsqueda y detección de oportunidades de negocios.

• Diseño de las estrategias de promoción y publicidad.

• Diseño e implementación de estudios de mercado.

• Diseño del material de promoción y publicidad.

• Diseño de la estrategia de comercialización y de precios.

• Diseño e implementación de una estrategia de distribución de los productos.

• Implementación de las estrategias de promoción y publicidad. Procesos productivos:

• Materiales y procesos.

• Métodos de fabricación.

• Buenas prácticas de producción.

• Seguridad e higiene.

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• Cumplimiento de las normas vigentes sobre ruidos, efluentes y residuos.

• Procedimiento de recepción y control de materias primas.

• Asesoramiento sobre certificación de productos, procesos e implementación de gestión de la calidad total.

Gestión, promoción comercial y articulación productiva:

• Adecuación del plan de negocios y/o proyecto presentado.

• Asesoramiento y orientación en la utilización de herramientas de gestión y administración de empresas.

• Búsqueda de potenciales contrapartes.

• Búsqueda de potenciales proveedores y clientes.

• Articular relaciones entre los incubados y otras unidades productivas para su complementación en equipamiento, maquinarias, herramientas, materiales, entre otros.

• Vincular a los incubados con centros, publicaciones, guías y todo otro medio de información para empresas.

• Apoyo para la búsqueda de potenciales inversores.

• Promover el desarrollo de cooperación y/o alianzas y/o prácticas asociativas con otros emprendimientos y/o empresas.

• Vincular a los incubados como proveedores del estado municipal, provincial o nacional, empresas de servicios públicos y grandes empresas.

• Articular el acceso al diseño, la innovación, los nuevos materiales y la mejora de la capacidad competitiva.

• Facilitar, asesorar y vincular a los incubados para su participación en eventos empresarios (misiones, exposiciones, ferias, rondas de negocios, congresos, etc.), tanto a nivel nacional como internacional.

Formación y entrenamiento empresario:

• Actividades de formación, entrenamiento y/o capacitación empresaria en temas programados ó a demanda de las necesidades de los incubados.

• Vinculación con la oferta de capacitación empresaria de organismos públicos, mixtos y/o entidades, programas habituales o especiales, formación continua u otras variantes. Comercio internacional:

• Evaluar la participación en eventos internacionales.

• Asistir en la búsqueda de contrapartes en el exterior, importadores y/o distribuidores, formas de vinculación y cooperación, programas asociativos para la exportación.

• Asesoramiento en el tratamiento arancelario de los productos, posiciones arancelarias, tarifas, derechos, cupos, normativa de origen de mercaderías, certificaciones necesarias, incoterms, sistemas de pago y cobro internacionales, transportes y seguros

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internacionales, reintegros, facturación, y toda otra necesidad para el desenvolvimiento de una operación de comercio internacional.

• Tramitar las necesidades de información, estudios y/o perfiles de mercado, eventos, mecanismos de promoción y financiamiento para el comercio exterior, ante organismos públicos, privados o mixtos, internacionales, del exterior, nacionales, provinciales y locales.

Otros:

• Otros servicios de asistencia técnica que sean demandados por los emprendedores, correspondiendo a la Autoridad de Aplicación determinar por escrito la pertinencia, autorización y/o denegación respectiva.

En el año 2010 se llevaron a cabo 3 talleres de capacitación: dos con una duración de cuatro clases cada uno y un taller de una clase. Y en el año 2011 se dictaron cuatro talleres con dos clases cada uno.

Y con respecto a los procesos de soporte, se hayan cinco: Gestión de la Información, Seguimiento,Gestión de Recursos Humanos, Compras y Gestión Financiera.

En el Proceso de Gestión de la Información tiene como principal función administrar el flujo de información que entra y sale de la incubadora, transformando los datos en información relevante para la toma de decisiones tanto de orden operativo como estratégicas.

El Proceso de Seguimiento consiste en rastrear cada actividad para hacerla más eficaz y eficiente. Para esto, la incubadora se propone obtener datos regulares en cuanto al desempeño de sus empresas incubadas por lo menos tres veces al año a través de encuestas y reuniones periódicas con los incubados. También se monitorea el trabajo de los profesores consultores que dictan las capacitaciones mediante encuestas que se realizan al finalizar cada taller, luego se presenta un informe de cada profesor para evaluar su desempeño y así considerarlo en los próximos talleres.

El Proceso de Gestión de Recursos Humanos implica atender los requerimientos del personal interno que trabaja en la incubadora. Estos son, determinar la forma en que se liquidarán las remuneraciones y cómo se avaluará el nivel de desempeño del personal, decidir roles y funciones para las personas afectadas a las actividades de la incubadora, como también definir la selección de los capacitadores de los talleres.

El Proceso de Compras centra la atención en la forma de adquisición del equipamiento e insumos necesarios para la actividad diaria33 de la incubadora. Está bastante relacionado con el “proceso de gestión financiera”.

Por último, en cuanto al Proceso de Gestión Financiera, se busca definir los mecanismos que permitan recaudar fondos para el normal funcionamiento de la incubadora, además involucra la preparación del presupuesto anual junto con el correspondiente control de los recursos obtenidos.

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En la siguiente tabla, se mostrará resumidamente las actividades desarrolladas según los procesos involucrados en la incubadora LiNC.

Tabla 2: Descripción del Proceso Estratégico, Operativo y de Apoyo de LiNC

TIPO DE PROCESO ACTIVIDADES

ESTRATÉGICO

PLANIFICACIÓN

- Definir misión, visión y objetivos. - Organizar la estructura funcional. - Planificar actividades de control.

DIRECCIÓN

- Liderar los procesos.

- Tomar decisiones estratégicas. - Crear la cultura organizacional.

CONTROL DE GESTIÓN

- Controlar el cumplimiento de los objetivos.

OPERATIVO

DIFUSIÓN

- Comunicar las acciones de la incubadora. - Elegir los canales de difusión.

- Diseñar un plan de publicidad. - Diseñar elementos de publicidad. - Coordinar las actividades de Publicidad. - Controlar las actividades de Publicidad.

IN C U B A C IÓ N Vivero de Emprendimientos

- Evaluar la orientación emprendedora (de personas a ideas-proyecto)

Pre incubación - Evaluar el entorno (potencial de desarrollo en el contexto local)

Incubación

- Estimular a los emprendedores. - Brindar seguimiento (tutoreo). - Capacitar a los emprendedores.

71 DE SOPORTE

SEGUIMIENTO

- Efectuar acciones para corrección de desvíos. - Diseñar acciones correctivas para evitar que se produzcan nuevamente desvíos.

- Reportar las no conformidades.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

- Generar una base de datos de los emprendedores incubados.

- Actualizar la base de datos.

- Coordinar actividades con el Proceso de Difusión. - Crear un circuito de información fiable.

- Registrar encuestas de los incubados.

GESTIÓN DE RRHH

- Contratar personal (técnicos) especializado. - Contratar profesores para el dictado de las capacitaciones.

- Establecer las remuneraciones.

COMPRAS

- Comprar insumos (papel, tinta, artículos de librería, etc.).

- Comprar equipamiento y mobiliario (muebles de oficina, PC, impresoras, extintores de incendio, etc.).

GESTIÓN FINANCIERA

- Recaudar fondos necesarios para el funcionamiento de la incubadora (a través del

Ministerio de Producción, Tecnología e Innovación con el aval de la Dirección Provincial de Promoción PYME).

- Definir el presupuesto.

- Controlar el cumplimiento del presupuesto. - Rendir cuentas.

- Analizar desvíos.

Fuente: Elaboración propia.

Establecer responsables que gestionen las actividades. Con respecto a los responsables de las actividades y procesos, LiNC, no los tiene definidos claramente.

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Identificar oportunidades de mejora. Después de haber analizado los procesos de la institución, se cree pertinente definir como posibles oportunidades de mejora las siguientes:

1° Crear instrumentos motivacionales para el personal de RRHH, especialmente los técnicos de la incubadora.

2° No hay responsables específicos para cada proceso, para eso hay que definir roles claramente, asignando responsabilidades en razón del compromiso, la capacidad y la experiencia.

3° Separar la política de la gestión, es decir, no superponer roles funcionales con roles directivos.

4° Mantener actualizado el sitio web como un mecanismo de comunicación masivo y regular, mejorar el uso de las redes sociales.

5° Gestionar de una manera más eficiente el manejo de los recursos financieros que se destinan para el desarrollo de las actividades habituales de la incubadora.

Proceso de ejecución del Concurso “Dale Vida a tus Ideas 2011”. Por tercer año consecutivo, se llevó a cabo la convocatoria del Concurso “Dale Vida a tus Ideas 2011”. Se estableció como tiempo de inscripción, el período comprendido entre el día 04 de Abril al 22 de Julio de 2011. El