Proceso de admisión de los aspirantes a cualquier programa de la institución

proceso de admisiones.

1. Consolidación de la información para resultados de Admisión Pregrado. 2. Inscripción aspirantes por segundo.

4. Aspirantes extranjeros

5. Validación de la información registrada por los aspirantes.

6. Validación de la información para resultados de admisión post grado. 7. Selección.

Cuadro 5, Requisitos de Inscripción para el proceso de Admisión

Proceso: Admisión. Subproceso: Inscripción Fecha 12/05/2014 Procedimiento: Inscripción

Responsable: Jefe Versión 8

OBJETIVO:

Preparar todas las actividades necesarias para que los aspirantes realicen la solicitud de admisión a un programa académico, orientando durante el proceso y validándola información registrada en el Sistema de Información Académica.

ALCANCE:

Comprende todas aquellas actividades relacionadas con la preparación del proceso, inscripción de los aspirantes (nuevo, para reintegro y para transferencia), orientación a los aspirantes sobre el proceso, recepción de documentos requeridos para la inscripción, revisión y validación de la información registrada por los aspirantes en el Sistema de Información Académica (SIA).

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Aspirante: persona que se desea realizar una solicitud de admisión a primer semestre, reintegro o transferencia a un Programa Académico de Pregrado o Postgrado. Inscrito: persona que ya realizó el pago de los derechos de inscripción y presentó entrevista. Transferencia: es la solicitud mediante la cual un aspirante procedente de esta o de otra Universidad realiza para ingresar a un programa académico. Reintegro: es la solicitud que estudiante retirado de un programa académico realiza para continuar su plan de estudios. Apertura y cierre del módulo: fecha requerida para dar inicio y fin a las diferentes actividades del proceso.

Registro de Información aspirante: hacer referencia a los datos registrados por el aspirante para realizar la solicitud a través del Sistema de Información Académica (SIA).

Sistema de Información Académica (SIA): herramienta utilizada para facilitar la realización de las diferentes actividades académicas relacionadas con el Proceso de Admisión. ICFES: Instituto Colombiano para Fomento a la Educación Superior, responsable de la evaluación de la educación colombiana.

ExamendeEstadoSaber11: Es un examen de Estado de carácter obligatorio que deben presentar los estudiantes que están finalizando la educación media como requisito de ingreso a la educación superior.

Cuadro 6, Consolidados de información para resultados de admisión, Universidad de la Salle

Proceso: Admisión. Subproceso: Selección Fecha 12/05/2014 Instructivo: Consolidación de

la información para resultados de Admisión Pregrado.

Responsable: Profesional y Operadora. Versión 4

OBJETIVO:

Programar, organizar y realizar las actividades necesarias para realizar la consolidación de la información para información de resultados de admisión de aspirantes nuevos de pregrado a través del Sistema de Información Académica (SIA).

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Aspirante: Persona interesada en algún programa académico de pregrado que realiza su inscripción a través del Sistema de Información Académica (SIA). Admitido: Aspirante que cumplió con los requisitos exigidos por la Universidad y que luego del proceso de selección fue admitido a algún programa académico. Parámetros de Admisión: Criterios establecidos por la Universidad de La Salle para la selección y están dados por: Examen de Estado Saber 11 60% se tendrá en cuenta el ponderado de las áreas de esta prueba que tengan relación con el programa en el que se inscribe el aspirante y Entrevista 40% explora las aptitudes del aspirante respecto al perfil del programa y al modelo antropológico de la Universidad.

Selección: Proceso interno mediante el cual la Universidad analiza y evalúa si las condiciones del aspirante son las requeridas de acuerdo con el perfil del programa. Sistema de Información Académica (SIA): Herramienta utilizada para facilitar la realización de las diferentes actividades académicas relacionadas con el Proceso de Admisión.

DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO

SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABL

E

DOCUMENTO O REGISTRO 1.

Se realiza el alistamiento del Sistema de Información Académica (SIA) con la actualización de la siguiente información:

Parámetros de liquidación con las fechas de matrícula y código de transacción, para cada uno de los programas académicos.

Operadora Sistema de Información Académica(SIA) Comunicación Interna 2.

Actualización en el Sistema de la siguiente información: Documentos para legalizar matrícula, lugar y fecha de entrega. Fecha para el ingreso a consultar el usuario y la clave.

Programación de Semana de Inducción.

La anterior información será impresa en la guía de matrícula.

Operadora Sistema de Información Académica (SIA) Comunicación Interna 3.

Se solicita al Proceso de Gestión Académica la actualización de los ponderados asignados por áreas de las pruebas de Estado (esta información se solicita anualmente). Se actualiza en el Sistema de Información Académica (SIA).

Operadora Secretaria Sistema de Información Académica (SIA) Comunicación Interna

4.

Para la selección de los aspirantes nuevos pregrado se tiene en cuenta la información de los resultados obtenidos en los parámetros de admisión (Examen de Estado Saber 11 y puntaje de entrevista) de cada aspirante. Una vez se tiene consolidada la revisión y verificación de la información registrada por los aspirantes, se generan los listados de Resultados de Entrevista y Examen de Estado Saber 11 Ponderado y Total.

Para los programas con mayor número de solicitudes, se tiene en cuenta el número de aspirantes a admitir de acuerdo con la información que el Programa Académico determine.

Al momento de generar los listados el sistema realiza la operación matemática para calcular el promedio ponderado de Examen de Estado Saber 11 y entrevista y ubicarlos por puesto ocupado.

Profesional Operadora Jefe Sistema de Información Académica (SIA) Resultados de Entrevista y Examen de Estado Saber 11 Ponderado y Total 5.

Con la información del número de aspirantes admitidos, se marcan en el Sistema de Información Académica (SIA), el rango de aspirantes seleccionados por programa académico.

Operadora Profesional Sistema de Información Académica (SIA) Resultados de Entrevista y Examen de Estado Saber 11 Ponderado y Total 6.

Para los programas de mayor demanda en la inscripción, y cuyos aspirantes quedaron muy cercanos al rango inferior de admitidos, se le ofrece la oportunidad de escoger una segunda opción en otro programa afín al inicialmente inscrito, mediante la marcación de aspirantes como segunda opción.

7. Se solicita al Proceso de Gestión Tecnológica de la Información disponer en las fechas establecidas en el Calendario Académico la activación de la información correspondiente a la Consulta de Resultados de Admisión. Para los aspirantes admitidos se les activa la opción de "Imprimir Guía de Matrícula" con la información correspondiente a la matrícula y demás pasos a seguir durante el proceso. Profesional Sistema de Información Académica (SIA) Instructivo Solicitudes al Proceso Gestión Tecnológica de la Información. 8. Se verifica a través del Sistema de Información Académica (SIA), la

estadística de estudiantes nuevos.

Operadora Profesional Auxiliar de Información Sistema de Información Académica (SIA)

Cuadro 7, Inscripción proceso por convenio, Universidad de la Salle

Proceso: Admisión. Subproceso: Inscripción

Fecha 21/05/2014 Instructivo:

Inscripción aspirantes por convenio Responsable: Profesional, Operadora y Auxiliar de información. Versión 3 OBJETIVO:

Programar, organizar y realizar las actividades necesarias para registrar la inscripción y admisión de los estudiantes admitidos de colegios con convenio con la Universidad de La Salle.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Estudiante no Regular: Es aquella persona que se matricula en asignaturas de un programa académico, cursos, diplomados y demás programas que se ofrezcan bajo cualquier modalidad metodológica, con el fin de obtener un perfeccionamiento personal o profesional. La rectoría expedirá la reglamentación que regirá para los estudiantes no regulares de acuerdo con la modalidad de los mismos.

Sistema de Información Académica (SIA): Herramienta utilizada para facilitar la realización de las diferentes actividades académicas relacionadas con el Proceso de Admisión.

DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO

SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO O

REGISTRO 1. Con base en el listado proveniente de la Vicerrectoría de Promoción y

Desarrollo Humano de los aspirantes seleccionados para el ingreso a un programa académico por convenio, se registra la inscripción de cada uno de los aspirantes, como estudiantes no regulares a través del Sistema de Información Académica (SIA), y se marca internamente en aspirantes el tipo de convenio.

Operadora Auxiliar de Información Sistema de Información Académica (SIA) Comunicación Interna 2.

Para cada una de las solicitudes provenientes de los colegios en convenio Se admiten a través del Sistema de Información Académica (SIA). Operadora Auxiliar de Información Sistema de Información Académica (SIA) 3.

Se generan las guías de matrícula de los aspirantes admitidos por convenio.

4.

Mediante comunicación interna, se relacionan las guías de matrícula de los aspirantes admitidos al Proceso de Gestión Financiera para que le sea aplicada la beca de acuerdo al convenio establecido.

Secretaria Operadora Sistema de Información Académica (SIA) Comunicación Interna 5.

Una vez aplicados los descuentos por concepto de beca por parte del Proceso de Gestión Financiera, se generan nuevamente las guías de matrícula. Operadora Auxiliar de Información Sistema de Información Académica (SIA) 6.

Se coordina con el Proceso de Gestión Tecnológica de la Información el pago de matrícula a los admitidos por convenio, para que sean creados como estudiantes en el sistema y se les asigne el Usuario y Clave.

Profesional Sistema de Información Académica (SIA) Correo Electrónico 7.

A cada uno de los estudiantes matriculados por convenio se les envía al correo electrónico que registraron en la solicitud de admisión, el usuario y la clave asignada.

Auxiliar de Información

Correo Electrónico

8. Se envía a la Vicerrectoría de Promoción y Desarrollo Humano mediante comunicación interna, las guías de matrícula correspondientes, para que sean entregados a los estudiantes.

Secretaria Operadora Auxiliar de Información. Sistema de Información Académica (SIA) Comunicación Interna 9.

Se verifica a través del Sistema de Información Académica (SIA) las estadísticas de inscripciones de estudiantes nuevos y la estadística por tipo de estudiante, que muestre la información correspondiente a convenios. Profesional Operadora Sistema de Información Académica (SIA)

Cuadro 8, Orientación a Aspirantes, Universidad de la Salle

Proceso: Admisión. Subproceso: Inscripción Fecha 12/05/2014 Instructivo: Orientación a

aspirantes Responsable: Auxiliar de Información. Versión 7 OBJETIVO:

Brindar la asesoría que requieran los aspirantes (nuevos, para reintegro y para transferencia), durante el proceso de Admisión, a través de diferentes medios de contacto.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Proceso de Gestión Académica: Está comprendido por la Vicerrectoría Académica y las Unidades Académicas (Facultades y los Departamentos de Ciencias Básicas y Formación Lasallista), con quienes se gestionan las diferentes actividades académicas semestrales.

Resultado de Admisión: Es la información que consulta el aspirante relacionada con su proceso de Admisión.

Sistema de Información Académica (SIA): Herramienta utilizada para facilitar la realización de las diferentes actividades relacionadas con el Proceso Admisión.

Línea de Tiempo: hace referencia a la información personalizada que le muestra a cada aspirante sobre las diferentes etapas del proceso y en la cual a través de colores le referencia el estado actual.

DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO

SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

DOCUMENTO O REGISTRO 1.

Aclarar las inquietudes a los aspirantes nuevos y para transferencia sobre los Programas Académicos, fechas de inscripción y pago, valores de los derechos de inscripción y matrícula, requisitos y documentación exigida para la inscripción, la orientación puede ser a través de los diferentes medios de contactos que ofrece la Universidad (teléfono, ventanilla, chat, Skype, etc.).

Auxiliar de Información Acuerdo de Consejo Superior por el cual se establece el valor de los servicios académicos. Sistema de Información Académica (SIA) 2.

Asesorar al aspirante sobre la página web y las diferentes opciones para el proceso, descritas en la consulta del aspirante y que hacen referencia a los pasos o etapas que debe cumplir en determinadas fechas. A esta forma de presentar la información se ha denominado "Línea de Tiempo".

En el caso que el aspirante no haya podido registrar su solicitud se le brindará asesoría correspondiente y se registra la inscripción.

3.

Cuando el aspirante no conoce el código del colegio del cual es egresado, se le indica la forma como puede obtener el código ya sea a través del informe de resultados del Examen de Estado Saber 11 o por la opción "CONSULTAR LISTADO DE COLEGIOS" del Sistema de Información Académica (SIA).

Cuando el aspirante no conoce el código del colegio del cual es egresado, se le indica la forma como puede consultarlo ya sea a través del informe de resultados del Examen de Estado Saber 11 o utilizando la página web: http://www.icfesinteractivo.gov.co/Clasificacion/ En el caso que para el aspirante no sea posible realizar el proceso anterior se le brinda colaboración haciendo dicha consulta.

4.

Cuando el aspirante no conoce la ubicación de la sede (Norte, Chapinero y Candelaria) donde debe presentar la entrevista, se le brinda la orientación y documentación a presentar.

5.

Si el aspirante no pudo asistir a la cita para la entrevista fijada inicialmente, se le indica que debe comunicarse con el programa académico e informa los contactos para que le sea reasignada hora y fecha.

Cuadro 9, Orientación a Aspirantes, Universidad de la Salle

Proceso: Admisión. Procedimiento: Inscripción. Fecha 12/05/2014 Instructivo:

Orientación aspirantes Responsable: Oficinista. Versión 6

OBJETIVO:

Brindar información sobre los requisitos y documentación para la inscripción a las personas nacionales o extranjeras, que culminaron sus estudios en el exterior y aspiran ingresar a la Universidad a un programa de pregrado o postgrado, de acuerdo a los requisitos legales, normatividad interna y externa; así mismo realizar el acompañamiento y seguimiento a los aspirantes durante el proceso.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Aspirante nacional o extranjera: Es quien culminó sus estudios de educación básica secundaria y/o inició estudios en

un programa académico de pregrado en el exterior.

Sistema de Información Académica (SIA): Herramienta utilizada para facilitar la realización de las diferentes

actividades académicas relacionadas con el Proceso Admisión.

Documentación exigida para la inscripción programas de pregrado: hace referencia a la Resolución de la

Convalidación del título de bachiller, examen de estado para el ingreso a la educación superior Saber 11 o el equivalente al examen y copia del pasaporte vigente.

Documentación exigida para la inscripción programas de posgrado: hace referencia a la fotocopia autenticada del acta

de grado o diploma profesional y copia del pasaporte vigente.

Resolución de la Convalidación del título de bachiller: Es el reconocimiento que realiza el Ministerio de Educación

Nacional de Colombia, a los títulos académicos de bachiller de educación básica secundaria, otorgados por instituciones extranjeras, con el objeto de establecer una equivalencia que se ajuste a la legislación colombiana.

Convalidación de las pruebas presentadas en el exterior: Es la validez de exámenes similares al Examen de Estado

Saber 11 presentados en el exterior y reconocidos por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES.

Transferencia Externa: Es la solicitud que realiza un aspirante procedente de un programa académico profesional de

otra universidad o institución de educación superior del exterior, para que pueda continuar sus estudios en el mismo programa académico o en otro afín.

Registro de interesados programas de Pregrado: a través de esta aplicación se realiza seguimiento a los aspirantes

extranjeros interesados en ingresar a un programa de Pregrado, y por medio de éste se autoriza la inscripción previo cumplimiento de la documentación requerida para la inscripción.

Inscripción: Es el registro que realiza el aspirante para la admisión en uno de los programas académicos de pregrado o

Cuadro 10, Validación de Información registrada por los aspirantes, Universidad de la Salle

Proceso: Admisión. Subproceso: Inscripción y Selección. Fecha 12/05/2014 Instructivo: Validación de la

información registrada por los aspirantes.

Responsable: Profesional, Auxiliar de

información y Operadora. Versión 6

OBJETIVO:

Depurar y consolidar la información registrada por los aspirantes nuevos de los programas académicos de Pregrado y Posgrado, y la información de solicitudes de transferencia de Pregrado, previa verificación con base a los diferentes soportes requeridos por el proceso. Una vez se matriculen los aspirantes admitidos, armar la Hoja de Vida Digital y actualización de los documentos en las historias académicas.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Documento de identidad: Documento emitido por una autoridad administrativa competente para la identificación personal de

los ciudadanos y puede ser del siguiente tipo: tarjeta de identidad, contraseña cédula, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte.

Examen de estado saber 11: Pruebas académicas de carácter oficial y obligatorio, y forman parte, con otros procesos y

acciones, de un conjunto de instrumentos del Gobierno Nacional. Es requisito para el proceso de Admisión de los aspirantes nuevos que desean ingresar a programas académicos de Pregrado.

Digitalización: Es convertir los documentos a una imagen de texto, para ser consultada a través del Sistema de Información

Académica (SIA).

Proceso de Gestión Académica: Está comprendido por la Vicerrectoría Académica y las Unidades Académicas (Facultades,

programas y los Departamentos de Ciencias Básicas y Formación Lasallista), y que realizan diferentes actividades académicas en el Sistema de Información Académica (SIA).

Sistema de Información Académica (SIA): Herramienta utilizada para facilitar la realización de las diferentes actividades

académicas relacionadas con el Proceso Admisión.

Nota 1: Para aspirantes nuevos de Pregrado, el tiempo establecido para la revisión de la información de los aspirantes es de dos

(2) días hábiles, a partir de la fecha del registro del puntaje de entrevista por parte del programa académico.

Nota 2: Para aspirantes nuevos de Posgrado, el tiempo establecido para la revisión de la información de los aspirantes es de dos

(2) días hábiles, a partir de la fecha del registro de la documentación de los aspirantes admitidos enviados por el Proceso de Gestión Académica en el Sistema de Información Académica (SIA).

Nota 3: Solo se debe armar Hoja de Vida Digital a los estudiantes matriculados.

Nota 4: Cuando el contrato de vinculación laboral termina para las Auxiliares de Información las actividades de

digitalización de documentos y la actualización de documentos en las Historias Académicas de los matriculados lo continúa realizando la Oficinista.

DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO

SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

DOCUMENTO O REGISTRO

1.1.

Aspirantes nuevos Pregrado:

Profesional Sistema de Información Académica (SIA) Para la validación de la información en el Sistema de Información

Cuadro 11, Validación de Información, resultados Posgrados, Universidad de la Salle

Proceso: Admisión. Subproceso: Selección. Fecha 12/05/2014 Instructivo: Validación de la

información para Resultados Admisión de posg r ado.

Responsable: Profesional, Auxiliar de

información. Versión 4

1.2.

El Auxiliar de Información al ingresar a la opción "Admisiones Pregrado" y elige la opción "Entrevistados Vs Revisados", selecciona la fecha inicial y fecha final, donde le mostrará el listado de Programas Académicos de Pregrado.

Auxiliar de Información 1.3.

De acuerdo al Programa Académico a verificar ingresa por el link "sin revisar", donde listará los aspirantes que el Proceso de Gestión Académica que a la fecha le han registrado puntaje de entrevista.

OBJETIVO:

Programar, organizar y realizar las actividades necesarias para realizar la validación de la información para resultados de admisión de aspirantes nuevos de posgrado, a través del Sistema de Información Académica (SIA).

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Aspirante: Persona interesada en algún programa académico de posgrado que realiza su inscripción a través del Sistema de

Información Académica (SIA). Admitido: Aspirante que cumplió con los requisitos exigidos por la Universidad y que luego del proceso de selección realizado por el programa académico de posgrado fue admitido.

Selección: Es el proceso interno mediante el cual la Universidad analiza y evalúa si las condiciones del aspirante son las

requeridas de acuerdo con el perfil del programa.

Matrícula: Es un contrato suscrito libre, voluntaria y responsablemente entre una persona natural y la Institución, mediante la cual la persona adquiere la calidad de estudiante de la Universidad.

Sistema de Información Académica (SIA): Herramienta utilizada para facilitar la realización de las diferentes actividades

académicas relacionadas con el Proceso de Admisión.

DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO

SECUENCIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

DOCUMENTO O REGISTRO

1.

Se realiza el alistamiento del Sistema con la actualización de la siguiente información:

Parámetros de liquidación con las fechas de matrícula y código de transacción, para cada uno de los programas académicos.

Operadora Sistema de Información Académica(SIA) Comunicación Interna 2.

Para la selección de los aspirantes nuevos posgrado, se verifican las estadísticas de solicitudes con documentos completos y revisados, y si tienen 15 o más aspirantes se les informa a los Auxiliares de Información para que realicen la admisión.

Profesional Operadora Auxiliar de

In document Follow this and additional works at: (página 34-47)