EAF/7.16MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO Anexo

13. Pruebas de Controles

Existen muchas metodologías para evaluar en una auditoría de cumplimiento las pruebas de cumplimiento de controles, por lo que considerando el método COSO, se preparó la Lista de Verificación y el Manual de Referencia para evaluar la eficacia del Sistema de Control Interno de las entidades, cuyos formatos constan en el libro Control Interno Informe Coso de Samuel Alberto Mantilla, cuarta edición.

a. Lista de verificación

Es efectuada por el auditor interno o externo mediante la adaptación a manera de cuestionarios, entrevistas, encuestas o relevamiento de información para validar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en cada uno de los cinco componentes de control interno planteados en el informe COSO, que son: Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control, Información y Comunicación; y, Monitoreo, de acuerdo a la naturaleza jurídica, procesos y procedimientos propios de la organización para evaluar la eficacia del sistema de control interno.

137

La lista de verificación se aplica a nivel de los puntos a enfocar de los asuntos más importantes relacionados con los requisitos establecidos por cada uno de los cinco componentes de control interno planteados en el informe COSO, a manera de preguntas, las mismas tendrán respuestas de un si o no, dependiendo de cómo la entidad dispone de estos elementos, al final de cada componente hay un espacio para registrar las conclusiones acerca de la efectividad de los controles y las acciones a ser implantadas; así como, para los resultados y las conclusiones generales de cada uno de los componentes y una conclusión general del Sistema de Control Interno.

b. Manual de referencia

Es una herramienta de soporte para el auditor interno o externo que le permite evaluar las actividades de control y valorar los riesgos que tiene una organización en el cumplimiento de los objetivos planteados y determinar si sobre éstos se encuentren diseñadas actividades que debe realizarla la empresa para mitigarlos

El Manual de Referencia plantea los objetivos que tiene cada organización en relación a un proceso, componente u actividad significativa como por ejemplo: Proceso de cuentas por Cobrar, Proceso de cuentas por pagar, Proceso de Fondos, Proceso de Activos Fijos, Desarrollo Tecnológico, Recursos Humanos, entre otros, de estos identifica la categoría que tienen estos objetivos que son de Operaciones, Reportes Financieros y de Cumplimiento, los que pueden variar según las circunstancias, establece los riesgos de éstos se identifican las actividades que la empresa debe realizar para mitigarlos y con estos resultados emite una opinión del Sistema de Control Interno a nivel macro.

Para realizar el Manual de Referencia, el valuador tiene que verificar si la administración tiene identificado los objetivos por cada actividad significativa y que sobre esos riesgos se encuentren diseñadas actividades que permitan mitigar sus efectos, en la cual determinará que la Administración puede o no tener procesado todo y considerar preparar el formato con la Asistencia del Director para así evaluar el proceso y asociar los enlaces.

Por lo expuesto a continuación se presenta en anexo la Lista de Verificación para los cinco componentes de control interno; y, el Manual de Referencia para la valoración de riesgos y actividades de control, aplicado en la Dirección Metropolitana Financiera, como una dependencia de apoyo que permite el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales a través de la provisión de recursos financieros a los sistemas misionales y agregadores de valor a través de los departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería.

En la Lista de Verificación se plantearon preguntas que tienen relación a las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, las que tienen relación con el proceso de recuperación de las cuentas por cobrar años anteriores, por lo que en la columna de Descripción/Comentarios, se describen las respuestas del servidor municipal que suministró la información; y, al concluir el componente se generan las conclusiones y acciones necesarias.

El Manual de Referencia se realiza a base de los objetivos establecidos para la Dirección Metropolitana Financiera y los riesgos que se presentan en la ejecución de los mismos.

Preparado por: Revisado por:

Dra. Martha Susana Lema Quinapaxi. Magíster Oscar Nelson Granda Astudillo.

138

Anexo 7.1

MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

ECI/1.1

Lista de Verificación.- Ambiente de Control.- Dirección Metropolitana Financiera

Componente: Cuentas por cobrar años anteriores Período: 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012

Puntos a enfocar: Ambiente de Control.- Integridad y Valores Éticos

Descripción/ Comentarios

¿Existe un código de ética aprobado por la máxima autoridad?

Si, el Alcalde Metropolitano con Resolución A 0010 de 23 de agosto de 2013, expidió el Código de Ética del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

¿Se difunden a los servidores de la entidad el código de ética establecido para contribuir al buen uso de los recursos públicos y combate a la corrupción?

Si, el Código de Ética se encuentra en proceso de socialización en todas las dependencias del MDMQ.

¿Se establecen mecanismos que promuevan la incorporación de los valores éticos al personal?

Si, a través del ejemplo de las máximas autoridades

Puntos a enfocar: Ambiente de Control.-

Administración estratégica Descripción/ Comentarios

¿La dependencia posee un plan operativo anual?

Si, se encuentra ingresado en el Sistema Informático denominado Quito Avanza, el mismo que genera reportes que son publicados en la página de transparencia del MDMQ

¿El POA contiene: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual?

Si, contiene esta información ¿El POA está vinculado con el presupuesto institucional a fin

de concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos?

Si, está vinculado

¿Se dispone de un sistema de seguimiento y evaluación que apoye el cumplimiento de los objetivos, metas, programas, proyectos y actividades institucionales?

Si, a través del sistema informático Quito Avanza y el ingreso de los resultados a través de un responsable designado en cada una de las dependencias del MDMQ.

Puntos a enfocar: Ambiente de Control.- Políticas y prácticas de talento humano

Descripción/ Comentarios

¿Se dispone de un Plan anual de capacitación acorde a las competencias de cada área y/o servidor?

Si, se dispone de esta herramienta, es un requisito para determinar el monto a ser incluidos en el presupuesto y POA

¿Se establecen mallas curriculares para la detección de las necesidades de capacitación del recurso humano y su respectiva programación?

El Instituto Metropolitano de Capacitación Municipal, es el ente rector en la capacitación de los servidores municipales, dependencia que emite las directrices para la elaboración del Plan Anual de Capacitación de cada una de las

139

dependencias municipales, entre las cuales emitió los procedimientos para determinar las mallas curriculares para la detección de las necesidades de capacitación.

Puntos a enfocar: Ambiente de Control.- Estructura

organizativa Descripción/ Comentarios

¿La dependencia tiene establecido los procesos, portafolio de productos ductos, cadena de valor y la estructura orgánica por procesos?

No, a nivel del MDMQ se encuentra en proceso de construcción de estos procesos

¿La dependencia dispone de un manual de procesos?

No, su gestión se fundamenta en las disposiciones legales.

Puntos a enfocar: Delegación de autoridad Descripción/ Comentarios

¿Se han establecido políticas para la asignación de

responsabilidades? Si, hay políticas para la asignación de funciones

¿Se ha delegado funciones o tareas por escrito? Si, hay delegación ¿Se ha implementado reportes de actividades sobre las

funciones delegadas?

SI, los delegados deben presentar informes periódicos

Puntos a enfocar: Competencia profesional Descripción/ Comentarios

¿La dependencia cuenta con levantamiento de procesos para conocer y mejorar las competencias de conocimiento y habilidades de los servidores y servidoras?

No, estos procesos se encuentran en diseño por parte de la Dirección Metropolitana de Recursos Humanos

¿Las servidoras y servidores participan en el diseño de controles para las áreas donde ejecutan sus funciones o actividades, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades?

SI, a través de talleres diseñados para el efecto.

¿Los programas de capacitación estarán dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos?

SI, ya que consideran las necesidades de cada área.

Puntos a enfocar: Coordinación de acciones organizacionales

Descripción/ Comentarios ¿Se establece los mecanismos de coordinación entre la

administración central y los entes contables para la recuperación de las cuentas por cobrar años anteriores?.

SI a través de la consolidación de las estados financieros

Puntos a enfocar: Adhesión a las políticas institucionales Descripción/ Comentarios

¿Se ha establecido políticas específicas para la recuperación de las cuentas por cobrar años anteriores por la recuperación del Impuesto al Valor Agregado?

No, se rigen a base de lo dispuesto en la base legal

In document Examen de auditoría integral al proceso de recaudación de las cuentas por cobrar años anteriores del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012 (página 144-147)