Recursos para desarrollar el Sistema de Gestión de Activos

Los recursos para desarrollar el Sistema de Gestión de Activos, los debe determinar y garantizar la Universidad desde el momento en que se empiezan a establecer los objetivos del sistema de gestión, para garantizar que se cumplan con las actividades que conduzcan a

63 Diseño de la metodología para desarrollar sistema de gestión de activos en S/E 93063919 L

la consecución de estos mismos. Se debe proporcionar recursos para el establecimiento, implementación, mantenimiento y la mejora continua del Sistema de Gestión de Activos. En el presupuesto anual de la Universidad se destina un rubro para la adquisición, operación y mantenimiento de instalaciones, equipos, suministros, herramientas, etc.; es importante tener en cuenta esto para saber con cuanto se dispone o a hasta qué punto la Universidad se encuentra en capacidad para financiar la implementación, el mantenimiento y las mejoras al Sistema de Gestión de Activos.

Para determinar los recursos necesarios es importante tener en cuenta:

 Conocer el nivel de formación y de competencia sobre Gestión de Activos de las personas que realizaran las actividades para alcanzar los objetivos; debido a que esto supone un costo para capacitación y formación del personal.

 La documentación del Sistema de Gestión de Activos conlleva a realizar una inversión en papelería y equipos para cumplir con este fin. Además, los medio para realizar la comunicación de este sistema de gestión.

 Si durante las actividades para identificar el contexto de la Universidad se observa algún factor que pueda influir en el Sistema de Gestión de Activos, se debe modificar y mejorar.

 Costos asociados a adquisición, renovación o sustitución de equipos (Transformador, Planta de energía emergente, interruptores, etc.).

4.2.4.1

Documentar la información

Toda la información necesaria en el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos del Sistema de Gestión de Activos debe cumplir los requisitos 7.6 de la norma ISO 55001:2014 y además se debe comunicar a los agentes externos e internos que participan en el proceso. La Universidad debe establecer mecanismos que permitan identificar, recaudar, analizar y evaluar la información.

Para garantizar el cumplimiento con la norma, es necesario desarrollar la estructura documental que permitan estandarizar la documentación, se debe buscar que todos los formatos cuenten con identificación y descripción de las actividades, tener número de referencia, fecha, versiones, y definir el medio por el cual se comunicara.

Tomando como referencia la estructura documental de un sistema de gestión de calidad, se tiene:

Figura 10. Estructura documental del Sistema de Gestión de Activos

Fuente: Elaboración propia.

 Manual de Gestión: En este se deben describir los aspectos generales de la gestión de activos, la política, el alcance, los objetivos, el contexto organizacional del sistema de gestión de activos.

 Procedimientos: Esta actividad se define en base a las necesidades que formen parte de un proceso.

 Instructivos: Son documentos muy importantes que describen como, donde, quien, cuando desarrollar un proceso; estos dan las pautas para realizar los procedimientos del sistema de gestión de activos.

 Formatos: Los Formatos son documentos impresos que sirven para documentar la forma en la que se cumple con los requisitos de la norma ISO 55000 o cualquier otra.

4.2.4.2

Establecer la comunicación del Sistema de

Gestión de Activos

Es importante para la Gestión de Activos establecer medios de comunicación eficientes, mediante los cuales se pueda transmitir la información a los agentes involucrados. Los medios que defina la Universidad para implementar el Sistema de Gestión de Activos deben servir como apoyo para alcanzar los objetivos y se definen de acuerdo a las necesidades que tengan y lo que se quiere comunicar.

Manual de Gestión

Procedimientos

Instructivos

65 Diseño de la metodología para desarrollar sistema de gestión de activos en S/E 93063919 L

La comunicación del sistema de gestión de activos debe contar con aspectos relevantes como datos técnicos, financieros, las funciones y las responsabilidades del sistema de gestión, procedimientos y actividades.

Los canales de comunicación que se pueden establecer son:

Tabla 14. Canales de comunicación del Sistema de Gestión de Activos de la S/E Facultad Tecnológica UD.

CANAL UTILIZADO CARACTERÍSTICA

PÁGINA WEB

Se caracteriza por ser una herramienta que permite la divulgación del Sistema de Gestión de Activos de forma rápida y por tener un mayor impacto, debido a que es asequible tanto por agentes internos o externos de forma fácil.

CARTELERAS INFORMATIVAS

Una herramienta fácil y rápida de elaborar, permite a la Universidad compartir información pertinente a la Gestión de Activos en la Subestación de la Facultad Tecnológica a los servidores o personas involucradas en el proceso. Por medio de carteleras se puede comunicar la política y los objetivos del Sistema de Gestión.

CHARLAS INFORMATIVAS

Programar y realizar charlas para sensibilizar a la comunidad universitaria sobre el conocimiento y la importancia del Sistema de gestión de activos. PANTALLAS INFORMATIVAS

Las pantallas informativas son una herramienta para difundir noticias y mensajes importantes que la Universidad considere necesario comunicar a las partes que forman parte del proceso de la gestión de activos.

Fuente: Elaboración propia.

Para garantizar el cumplimiento con la norma, es necesario implementar formatos que permitan estandarizar las comunicaciones. También se debe buscar que todos los formatos cuenten con identificación y descripción de las actividades, tener número de referencia, fecha, versiones, y definir el medio por el cual se comunicara.