REESTRUCTURACION DEL SISTEMA DE CATALOGACION DE MATERIALES DE CONSUMO

El proceso del cual trata este trabajo de investigación se inició en octubre del 2001, es decir, la reestructuración del sistema de catalogación de materiales de consumo propiamente dicha.

En COTECMAR existía una sola base de datos en el sistema NOVASOFT en la cual se encontraban registrados materiales de consumo (destinados tanto para funcionamiento como para los diferentes proyectos), elementos devolutivos (herramientas, equipos, etc.) y además, los diferentes servicios que presta la Corporación a sus clientes. Los tres grupos utilizaban el mismo sistema de codificación inteligente, y se diferenciaban por la letra con que iniciaban: C, para los materiales de consumo; D para los devolutivos y S para los servicios.

La reestructuración que se le aplicó al sistema de codificación solamente incluyó los materiales de consumo, puesto que para efectos de optimizar el manejo de los materiales y los inventarios, se consideró necesario separar los tres tipos de codificación por los siguientes motivos: Primero que todo, los devolutivos son activos fijos, y por lo tanto, no se deben codificar como materiales de consumo, puesto que no se tienen el mismo proceso por Almacén y no son para uso inmediato, sino a largo plazo. Dado lo anterior, se percibió que necesitaban un tipo de identificación completamente diferente, al igual que los servicios. También se encuentra dentro de los planes de la Corporación emprender un proyecto de catalogación de estos sistemas, ya que los sistemas actuales también presentan falencias y necesitan ser revaluados. Además, COTECMAR desea manejarlos a través de códigos de barras, con el fin de aprovechar los beneficios que ofrece esta herramienta para estos aplicativos.

Entonces, el punto de partida del proceso de reestructuración del sistema de codificación fue la obtención del listado total de los materiales codificados en el Módulo de Inventarios de Novasoft, con el fin de depurarlo al máximo, por supuesto, obviando los materiales devolutivos y los servicios. La primera depuración que se hizo consistió en organizar el listado total de materiales, primero por código y luego por nombre del ítem, con el fin de identificar repeticiones y duplicidad de elementos. En el primer filtro (ordenación por códigos), se pudo comprobar que, en efecto, el sistema no permitía asignar dos veces un mismo código: si se intentaba hacer esto, se desplegaba la información

del ítem existente. Dado que el código era digitado manualmente, sí se podía asignar un código a un ítem en forma incorrecta (por ejemplo, no incluir la letra C, escribirla en minúscula o incluir menos dígitos de los requeridos), pero esto no consistía un inconveniente mayor, puesto que al final del proceso, con la implantación del nuevo sistema, éstos códigos se reemplazarían por los nuevos, aunque el código anterior presentara un error de digitación.

Los ítems que estaban repetidos no podían anularse, puesto que gran parte de ellos tenían existencias en Almacén y esto representaba la pérdida del historial de movimientos del elemento. Entonces, se procedió a modificar la información del sistema y a añadir la leyenda (INHABILITADO) a la descripción de uno de los dos materiales identificados como repetidos, con el doble propósito de asegurar que no se siguiera utilizando para la elaboración de órdenes de compra, y poder cargar las existencias y movimientos del ítem inhabilitado al activo (sin la leyenda).

La depuración estuvo a cargo de las dos personas que trabajaron en el proyecto de reestructuración del sistema, y la inhabilitación de los códigos estuvo a cargo del Jefe de Almacén General. Cabe aclarar que las dos personas que estuvieron al frente de este proyecto fueron: una ingeniera industrial en calidad de asesora de la Corporación y jefe del proyecto, y un estudiante de Administración Industrial de X semestre (miembro del equipo investigador del presente trabajo) en calidad de practicante.

Este mismo proceso fue necesario efectuarlo con el listado de materiales de Bocagrande, puesto que los dos almacenes aúnno trabajan en red, y por lo tanto sus listados son diferentes, a pesar de que utilizaban el mismo sistema, puesto que la digitación de la información implica mayores probabilidades de error. Una vez depurada en forma preliminar la base de datos de materiales, se procedió a unificar los listados con el fin de entregar una sola base de datos que fuera igual y uniforme para los dos almacenes.

Una vez definidos los campos debían incluirse en la base de datos y los proveedores con los que se iba a trabajar, se emprendió la recolección de dicha información, el 19 de noviembre de 2001, por parte de las dos personas que trabajaron en el proyecto. Para efectos de simplificar la digitación de la información recopilada, se trabajó el formato de la nueva base de datos en una hoja de cálculo del programa Excel, para posteriormente ser transferida en su totalidad a Novasoft. Primero que todo, se clasificaron todos los materiales disponibles en cada uno de los 31 grupos y con base en el listado de proveedores frecuentes (ver Anexo B), se determinó con qué proveedores podían concertarse citas y visitas a las instalaciones de la empresa con el fin de establecer la metodología que debía llevar la descripción de cada tipo de material. Así, por ejemplo, para recopilar la información concerniente a tornillería, se concertaron una serie de visitas a las instalaciones de la Corporación, de La Casa del Tornillo y de Torhefe S.A., proveedores frecuentes de esta línea de productos, la cual incluye tornillos, tuercas, arandelas, espárragos, pines, abrazaderas, racores, etc.

Con esta información, se verificó que las especificaciones de los materiales existentes en la base de datos estuvieran completas, o en caso contrario, se completaban las especificaciones necesarias (siempre y cuando fuese posible). Así mismo, se distinguieron materiales que no aplicaban, por falta de información necesaria para su clara identificación. Puesto que no existía una metodología clara para la catalogación de los materiales, se detectaron, entre otros, los siguientes errores en la base de datos:

 Orden de la descripción: Podía colocarse primero el nombre, luego las medidas, después el color y por último la referencia o primero el nombre, luego el color y la referencia y, por último, las medidas.

 Errores en dimensiones: En ocasiones no se especificaban las medidas o a qué hacía referencia cada una (diámetros, longitud, espesor, etc.), no se colocaban las unidades (milímetros, centímetros, pulgadas) o tenían abreviaturas diferentes.

 Errores en la descripción: Se encontraron diferentes abreviaturas para el mismo nombre: AC, A/C, A/CARBON, ACERO CARBON, ACERO AL CARBON. Igualmente, había materiales a los que les hacían falta datos en las especificaciones y que podían ser iguales o que aparecían dos veces con nombres diferentes (carpeta = fólder). También se encontraron descripciones en plural y que incluían marcas y unidades de medida (manguera hidráulica Dayco...; tarro de lubricante....)

 Errores ortográficos y de digitación.

 Simbología: Uso de paréntesis para incluir información adicional o hacer aclaraciones, uso de los símbolos “X” y * para indicar multiplicación de dimensiones, uso de “/” para abreviar palabras, etc.

 Errores en grupos y unidades de medida: C0001 era el grupo Botas de seguridad y C0005, Botas Brahma. Estos grupos podían unirse en uno solo. Se encontraron ítems codificados sin unidad de medida, con unidades erradas o unidades muy amplias (paquete, juego).

En el Anexo D se encuentra una muestra de la base de datos anterior, en la que se pueden observar todos los errores descritos anteriormente, los cuales se corrigieron a medida que se recopilaba la información con los proveedores. A continuación, un par de ejemplos de los casos que se presentaron.

Ejemplo1: Un material aparecía en la base de datos como SEMICODO ACERO CARBON SOLDABLE 40 1 ½” RL. De acuerdo con las especificaciones recomendadas por el proveedor, un codo, debe especificarse de acuerdo con la siguiente estructura: [Codo + Material + (Tipo material) + Grados + Calibre + Diámetro + Extremos + (Radio)] , donde

 Material: Es el material en el que está fabricado el accesorio: acero inoxidable, acero al carbón, acero galvanizado, PVC, cobre, bronce, etc.

 Tipo de material: Por ejemplo, el acero inoxidable puede ser de tipo 304 o 316; el PVC puede ser de presión o sanitario; el cobre es tipo K, etc. Si aplica, debe incluirse en la especificación.

 Grados: Es el ángulo que forma el accesorio. Puede ser de 45° (semicodo) o de 90°.

 Calibre, Cédula o Schedule: Se refiere al espesor del accesorio y se escribe SCH y puede ser 40, 80 o 160 para codos de acero al carbón. Los codos de acero inoxidable sólo vienen en SCH 10 y 40. Los codos de PVC de presión sólo vienen en calibre 40 y 80, etc.

 Diámetro: Es el diámetro nominal del accesorio y debe especificarse siempre en pulgadas.

 Tipo de extremo: Para soldar o para roscar. Los codos de cobre sólo vienen para soldar, por lo tanto éste dato puede obviarse en la especificación.

 Radio: Puede ser para radio corto o para radio largo. Los de radio largo no son muy comerciales, pero es importante incluirlo en la especificación, puesto que en un momento determinado pueden solicitarse y hay que diferenciarlos. Si no se coloca, se asume que son de radio corto.

Por lo tanto, en el sistema la información ahora la información aparece de la siguiente forma:

Código: 20000018

Nombre:CODO A/C 45º SCH40 1.1/2” PARA SOLDAR RADIO LARGO.

Descripción:CODOACERO AL CARBON 45º CALIBRE 40 DIAMETRO 1.1/2” PARA SOLDAR RADIO LARGO. Nombre Popular1: SEMICODO A/C SCH40 1.1/2” PARA SOLDAR RADIO LARGO.

Ejemplo2: Un ítem aparecía en la base de datos como CODO 90º INOXIDABLE 304 3”. De acuerdo con la información anterior, el orden correcto sería CODO ACERO INOXIDABLE 304 90º 3” RADIO CORTO, pero haría falta el calibre y el tipo de extremo (para soldar y para roscar). En este caso, el ítem se identificaba y se incluía en un listado de los ítems que no aplicaban.

Este mismo proceso se realizó para todos los grupos de materiales que se establecieron, complementando la información recibida de los proveedores con los analistas de adquisiciones y los catálogos disponibles. Al completar la información de los diferentes materiales, se identificaron otros ítems que también estaban repetidos, pero por falta de especificaciones no se habían detectado, por lo que se hizo necesario repetir el procedimiento de inhabilitación que se describió anteriormente. Como era imposible eliminar estos ítems, puesto que primero había que verificar si tenían existencias en inventario físico, se envió el listado de ítems que no aplicaban al Jefe de Almacén, para que procediera a realizar ésta confrontación.

De este listado, se obtuvieron muchos ítems que no tenían existencias, por lo que no se incluyeron en la base de datos definitiva. Los ítems que sí tenían existencias, se marcaron temporalmente con la leyenda (VERIFICAR INV.) con el fin de diferenciarlos de los demás y completar las especificaciones establecidas por la nueva metodología en el inventario físico a realizarse en el mes de enero de 2002.

Otro producto del proceso de recopilación de información de materiales fue la modificación de las tablas auxiliares del software, con el propósito de estandarizar los grupos y las unidades de medida de manera que se facilitara el manejo de los materiales y los inventarios y la adquisición de los mismos. En el Anexo E se encuentran las tablas anteriores y actuales, junto con el listado de marcas de productos, también creado recientemente. Además, como complemento a todas las modificaciones anteriores y al Maestro de proveedores, se creó el archivo maestro de fabricantes. El aspecto de estos dos archivos se observa en el Anexo F.

Al mismo tiempo que se compilaba la información con los proveedores, ésta se iba documentando para la elaboración de un manual de catalogación completo, donde aparecieran todas las especificaciones de todos los materiales, de manera que sirviera como una completa guía para consulta de todas las personas involucradas

en el proceso de manejo de materiales. Además, se determinó que era necesario nombrar una persona especialmente para catalogar los materiales en forma centralizada, con el fin de garantizar la integridad de la base de datos. El contenido de dicho manual es, a grandes rasgos, el siguiente:

 Introducción.

 Campos de la base de datos.

 Algoritmo para la asignación de un nuevo código.

 Consideraciones y abreviaturas utilizadas.

 Metodología para la catalogación de materiales de consumo (por cada uno de los grupos): definición, clases de materiales, estructura de la especificación y ejemplos.

 Unidades de medida

 Catálogos disponibles para consulta.

Para mayor información, ver el Anexo G: Manual de Catalogación de Materiales de Consumo.

A continuación, en el próximo capítulo, se analizarán todos los cambios y ajustes que permitieron culminar este proceso y lograr la transición exitosa al nuevo sistema. El siguiente diagrama muestra un resumen del proceso de optimización del sistema de catalogación anteriormente utilizado en COTECMAR.

Figura 12. Proceso de optimización del sistema de catalogación anterior. Sistema de información NOVASOFT Seguir con NOVASOFT, modificarlo o comprar otro software Definir estructura del catálogo Definición de metodología de recolección de información Depuración listado de proveedores Recolección de información con proveedores Programa Proveedor COTECMAR del año Condiciones y políticas Indicadores de servicio Reestructuración del sistema de catalogación Manual de Catalogación de materiales de consumo Información completa Metodología estándar Unidades y grupos