Visual Workflow permite a los administradores crear aplicaciones, conocidas como flujos, que guían a los usuarios a través de las pantallas para la recopilación y actualización de datos (17).
Visual Workflow cuenta con tres aspectos diferentes: diseño del flujo, gestión del flujo y tiempo de ejecución. Como administrador, se puede crear los flujos utilizando Cloud Flow Designer, que tiene una interfaz de usuario basada en arrastrar y soltar que permite hacer un diagrama de la estructura del flujo y configurar el modo de ejecución, sin necesidad de escribir ningún código.
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Una vez que creado un flujo, puede ser gestionado en Salesforce, modificar sus propiedades, activarlo, desactivarlo, eliminarlo o ejecutarlo.
A continuación, los usuarios del flujo pueden ejecutar el flujo activo desde un botón, ficha o vínculo personalizados o directamente desde la URL del flujo.
Se puede compartir flujos con usuarios de tres formas.
Incrustándolos en una página de Visualforce e incorporando esa página en una aplicación de Force.com con un botón, vínculo o ficha personalizada de Visualforce.
Se utiliza este método cuando las personas que utilizarán su flujo sean todos usuarios de la organización y se quiera personalizar la apariencia del flujo. Por ejemplo, este método es adecuado si se está utilizando los flujos para automatizar las llamadas del servicio de atención al cliente de su organización y quiere diseñar una ficha personalizada desde la que pueden seleccionar un guión para utilizar. O, si se desea personalizar la forma en la que se crean los candidatos en Salesforce, se puede anular el botón Nuevo en la página de inicio de candidatos y apuntar a una página personalizada de Visualforce con un flujo incrustado que capte sólo la información de candidatos que se desee.
Los usuarios que ejecuten un flujo ofrecido de esta forma deben tener acceso a la página de Visualforce. También deben disponer del permiso “Ejecutar flujos” o su página de detalles de usuario debe tener activado el campo Usuario de flujo de Force.com.
Incrustándolos en una página de Visualforce e incorporando esa página en un sitio de Force.com, portal de clientes o portal de socios.
Se utiliza este método cuando se desea compartir un flujo con miembros del público que no son usuarios estándar de la organización. Por ejemplo, este método es apropiado si se desea establecer una herramienta de autoservicio en el sitio público de Force.com para ayudar a los visitantes a generar presupuestas de ventas. Dado que el flujo está incrustado en una página de Visualforce, se puede personalizar la apariencia del flujo para que utilice la marca y el estilo de la empresa.
Los usuarios del sitio y del portal que ejecuten un flujo ofrecido de esta forma deben tener acceso a la página de Visualforce. No necesitan ningún otro permiso.
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Ofrecer a los usuarios acceso a la URL del flujo, tanto de manera directa como mediante un botón, vínculo o ficha Web personalizada.
Se utiliza este método cuando las personas que utilizarán el flujo sean todos usuarios de su organización y no se necesite personalizar su apariencia. Los usuarios que ejecuten los flujos de esta forma deben tener activado el permiso “Ejecutar flujos” o tener el campo Usuario de flujo de Force.com activado en su página de detalles de usuario.
Pueden existir varias versiones diferentes de un único flujo en Salesforce, pero no puede haber más de una versión de cada flujo activa a la vez.
En la página de detalles del flujo, se podrá:
• Ver una lista de todas las versiones del flujo. Las versiones del flujo se ordenan de forma predeterminada por Fecha de creación.
• Activar una versión del flujo.
• Eliminar un flujo o una versión del flujo.
• Abrir un flujo o una versión del flujo. Solo los usuarios con el permiso “Gestionar Force.com Flow” pueden abrir flujos.
• Ejecutar un flujo o una versión del flujo.
Los usuarios que ejecuten los flujos de esta forma deben tener activado el permiso “Ejecutar flujos” o tener el campo Usuario de flujo de Force.com activado en la página de detalles de usuario.
• Modificar el nombre o la descripción del flujo.
• Consultar el prefijo de espacio de nombres del flujo, si se ha instalado desde un paquete gestionado. Cloud Flow Designer no puede abrir flujos instalados a partir de paquetes gestionados.
• Ver el estado del flujo. Los flujos inactivos son válidos y se podrán activar. Los flujos de borrador son inactivos, no válidos y no se podrán activar.
• Desactivar la versión activa del flujo.
Los flujos son una colección de pantallas de comandos que se pueden consultar para recopilar y actualizar los datos. Por ejemplo, como representante del servicio de atención al cliente en un centro de llamadas, se pueden utilizar los flujos para recopilar información cuando ayuda a solucionar los problemas de los clientes. O, como representante, se pueden utilizar los flujos para generar presupuestos en tiempo real.
Incluso se pueden utilizar los flujos para gestionar los datos de su organización de nuevas formas.
Dependiendo de cómo estén configurados los flujos en la organización, se pueden ejecutarlos directamente de la URL del flujo en su navegador, o desde una ficha Web, vínculo o botón personalizado, que señale a la URL.
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• No utilizar los botones Atrás o Adelante del navegador para desplazarse por un flujo. Puede producir datos incoherentes entre el flujo y Salesforce.
• Un flujo simple puede tener hasta 50 versiones diferentes. Cuando se ejecuta un flujo, se verá la versión activa, que no es necesariamente la versión más actualizada.
Los administradores de flujo también pueden ejecutar los flujos directamente desde la página de detalles del flujo.
4.10.- ANALYTICS
Los Analytics(20) están compuestos de varias áreas de presentación, pero no se puede utilizarlos de forma separada, sino que es todo un conjunto de datos, trabajando entre ellos de forma conjunta para representar información importante para la organización.
Un panelmuestra los datos delos informesde origen comocomponentes visuales, que pueden ser gráficos, indicadores, tablas, métricas, o páginas Visualforce.
Loscomponentes proporcionanuna instantáneade métricase indicadores clavede rendimiento parala organización, por lo que uninforme devuelve un conjuntode registros quecumple con ciertoscriterios, y lo muestra enfilasy columnasorganizadas.
Los datos del informe se pueden filtrar, agrupar y se muestran gráficamente como un gráfico, guardándose dichos informes en carpetas, que controlan quién tiene el acceso.
Un tipo de informe define el conjunto de registros y campos disponibles para un informe basado en las relaciones entre un objeto primario y sus objetos relacionados. Los administrados controlan el acceso a los informes y los dashboards, guardándose en carpetas, pudiendo ser éstas públicas, ocultas o que compartan el rol el permiso, el grupo público o el tipo de licencia.
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Los permisos necesarios son los siguientes como se puede ver en la tabla adjunta.
Permisos de uso necesarios
Crear, editar y borrar informes “Create and Customize Reports”
Crear dashboards “Run Reports” AND “Manage
Dashboards” Crear, editar y borrar carpetas de informes
públicos
“Manage Public Reports” Crear, editar y borrar carpetas de dashboards
públicos
“Manage Dashboards” AND “View All Data”