CAPÍTULO X. SEGUIMIENTO
10.7 Resultados esperados
El diseño de una misión que contenga los nueve elementos para una misión eficiente.
Que se diseñen los objetivos anualmente y contengan los aspectos de: cantidad, calidad, tiempo y costo.
Que se diseñen las estrategias para cada objetivo establecido.
Mantener el organigrama actual y diseñado correctamente
Brindar capacitación constantemente y cada que se requiera.
Mantener condiciones seguras.
Definir y llevar siempre a cabo un proceso para la toma de decisiones programadas y no programadas.
Mantener los sistemas de información actuales y capacitar al personal para la correcta ejecución de los sistemas.
Certificarse y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008.
196 CONCLUSIONES
La evaluación administrativa realizada en el nivel estratégico de la empresa de tela no tejida se llevó a cabo del mes de febrero a junio de 2009 por la auditora Moncerrat Miroslava Reyes Ortega.
La empresa presentaba algunos problemas en el proceso administrativo como: no tenían establecido los objetivos del año, ni las estrategias para cumplir con los objetivos; el organigrama no estaba actualizado conforme a los cambios realizados en la empresa; no se motiva al personal, no se renovó la certificación de la Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad; debido a estos problemas se realizó la evaluación administrativa al nivel estratégico.
En el Capítulo II. Planeación del Estudio, se establecieron aspectos como: el problema de investigación, las áreas y factores a estudiar, y los objetivos de la evaluación administrativa. Las áreas que se analizaron fueron nueve: la Dirección de Finanzas y Administración, la Coordinación Técnica y Desarrollo de Nuevos Productos, la Dirección de Operaciones, la Gerencia de Planta Convertidora, la Gerencia de Aseguramiento de Calidad, la Coordinación de Ventas, Exportación Muk, Musa y Resto del Mundo, la Dirección de Convertidos, la Dirección de No Tejidos y la Gerencia de Logística; además el Coordinador de Control de Calidad proporcionó información para analizar aspectos administrativos.
Los subfactores se determinaron respecto al proceso administrativo siendo éste de cuatro etapas;
Planeación, Organización, Dirección y Control. Algunos subfactores fueron: misión, objetivos, estructura organizacional, capacitación, recursos materiales, comunicación, motivación, liderazgo, sistemas de información, manual de calidad; solo por mencionar algunos.
Los objetivos se alcanzaron ya que a las deficiencias detectadas se proporcionaron propuestas de mejora.
En el Capítulo III. Marco Teórico, se desarrollaron temas de la auditoría administrativa como: el concepto, los objetivos, la importancia, el alcance, las normas generales de la auditoría administrativa y algunas metodologías.
En el Capítulo IV. Tipo de Investigación, se presentó el tipo de investigación que fue documental y descriptiva, el alcance fue sólo en el nivel estratégico conformado por nueve áreas. Las limitaciones del estudio fueron varias como: acceso limitado a la oficina del Coordinador de Control de Calidad, restricción a mucha información por considerarse confidencial. Además se determinaron los recursos necesarios como: recurso humano (la auditora), materiales (no se cobró
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ninguna cantidad económica a la empresa por el Plan de Vinculación Académica Escuela-Industria) y técnicos (equipo de cómputo y libros de consulta).
Además se determinaron las técnicas de investigación que fueron: cuestionario y lista de chequeo;
la entrevista se utilizó para obtener información del funcionamiento y situación actual de la empresa, con el cuestionario se obtuvo información específica de los subfactores a evaluar, la lista de chequeo se utilizó para identificar qué criterios de la Norma hay que realizar y actualizar para cumplir con la Norma ISO 9001:2008 y obtener la certificación.
Se hizo un estimado de los costos que generó la evaluación administrativa, en cuanto a honorarios, recursos materiales y técnicos; estos gastos se cubrieron por parte de la auditora.
En el Capítulo V. Formulación de Hipótesis, se estableció la siguiente hipótesis: “La ineficiencia de los resultados obtenidos por la empresa, se debe a no actualizar y documentar los aspectos administrativos, además de no involucrar al personal adecuado.”
Se diseño una conceptualización y operacionalización de las variables que se estudiaron, conteniendo la conceptualización del subfactor, la operacionalización consistió en el elemento a evaluar y el indicador, además se muestra las preguntas y respuestas con las que se estudiaron los subfactores.
En el Capítulo VI. Diseño de la Investigación, se determinó la metodología de la investigación y se establecieron las estrategias para la ejecución del estudio como el analizar la información proporcionada por la empresa. Se realizó el diseño de los instrumentos de recolección de datos: la entrevista consistió en 21 preguntas previamente formuladas con relación al desarrollo de la empresa, el cuestionario consistió en una serie de 38 preguntas la mayoría con 5 opciones de respuestas y la lista de chequeo se utilizó para el análisis del cumplimiento actual de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad.
Se determinó la validez de contenido y la confiabilidad del cuestionario, además se diseñó una evaluación cualitativa y cuantitativa de los subfactores para determinar el grado en el que se encuentran.
En el Capítulo VII. Recolección de Datos, la evaluación administrativa se realizó al nivel estratégico de la empresa, el cual está conformado por nueve puestos mencionados anteriormente, se establecieron las estrategias para la aplicación de los instrumentos de recolección de datos.
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En el Capítulo VIII. Procesamiento de la Información, se presentaron los resultados obtenidos de los instrumentos de recolección de datos se presentan en unas cédulas de análisis administrativo, además de haberse graficado cada pregunta que integra el cuestionario. Cada cédula de análisis administrativo contiene el factor estudiado en base a las nueve áreas analizadas, además de contener las observaciones, recomendaciones y propuestas de mejora que la auditora ofrece a la empresa para mejorar el funcionamiento del proceso administrativo.
Además se formuló un diagnóstico administrativo, para ofrecer propuestas de mejora se realizó el diagrama de Pareto en donde se detectó que los problemas que tienen más relevancia en el proceso administrativo de la empresa, representaron el 73.33% en lo que se mencionan algunos como: los objetivos no están establecidos al presente año, el organigrama no está actualizado, no se motiva al personal, el Sistema de Gestión de Calidad no está vigente, etc., a estos problemas se dirigen las propuestas de mejora para obtener una eficiencia en el 100% de los subfactores del proceso administrativo estudiados en el presente estudio. La hipótesis anteriormente mencionada fue comprobada ya que “La ineficiencia de los resultados por la empresa, se debe no actualizar y documentar los aspectos administrativos, además de no involucrar al personal adecuado.”
En el Capítulo IX. Informe. Se presentó la introducción y antecedentes con la justificación de la evaluación administrativa, mencionando el objetivo del informe y se plantea la metodología utilizada para la evaluación administrativa, además se presentó los resultados obtenidos en la evaluación administrativa y las soluciones de mejora para las observaciones más importantes.
En el Capítulo X. Seguimiento. Contiene el objetivo del seguimiento, los lineamientos generales, con las recomendaciones programadas, las áreas de aplicación del seguimiento con su periodo de realización y los resultados esperados.
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