EL SISTEMA DE INFORMACION: NOVASOFT

COTECMAR utiliza un sistema de información organizacional llamado NOVASOFT, el cual consta de 14 módulos, entre los cuales se encuentran

Compras, Contabilidad, Inventarios, Tesorería, etc. Cada usuario del programa tiene su nombre, obtenido de la abreviatura de su cargo (por ejemplo, el Jefe de Adquisiciones es JEF-ADQ para el sistema) y una contraseña de uso personal. En el sistema se introduce gran parte de la información relacionada con el funcionamiento de la organización: órdenes de compra, entradas y salidas de materiales al Almacén General, afectación contable, nómina, administración de activos fijos, información gerencial, etc.

COTECMAR ha utilizado este sistema desde hace aproximadamente un año, con resultados aceptables. Con el fin de adelantar el proceso de reestructuración del sistema de catalogación de materiales se evaluaron tres alternativas: seguir con el software Novasoft tal y como estaba, o, por el contrario, efectuarle modificaciones en caso de ser necesario o cambiarlo por otro sistema de información completamente diferente. La primera alternativa se rechazó de plano, dado que el programa presentaba fallas en la forma de capturar y presentar la información, la cual, en muchos casos, no era 100% confiable y flexible.

La tercera alternativa consistía en adquirir un software especializado. Uno de los dos programas que se consideraron, llamado MIMS Open Enterprise es distribuido por una empresa norteamericana llamada Mincom, que opera en Colombia a través de su sucursal en la ciudad de Barranquilla. Este software es especializado en organizaciones de defensa, para las áreas de logística, mantenimiento, operaciones, materiales, recursos humanos y administración financiera. El área de Administración de Logística de Materiales proporciona un catálogo con identificación disciplinada y descripción de ítems individuales utilizados por las organizaciones de defensa, basado en las convenciones de la OTAN y AUSLANG. Esta última, es una empresa localizada en Melbourne, Australia que desarrolla y distribuye soluciones de catalogación (diccionarios y programas) para todo tipo de organizaciones, basadas en datos estándares que conforman uno de los índices de materiales, equipos y servicios más completos y comprensivos del mundo actualmente.

Además, ambos sistemas permiten ordenar materiales a través del Intercambio Electrónico de Datos y administrar bodegas e inventarios. Muy a pesar de la amplia gama de beneficios y aplicaciones de ambos, no se seleccionó ninguno como curso de acción por las siguientes razones:

 Dificultad de consecución: Las oficinas de la empresa que fábrica y distribuye el software se encuentran en Estados Unidos y Australia, respectivamente, por lo que se dificultaba la comunicación y el establecimiento de un contacto permanente para servicios de postventa en caso de que se decidiera su adquisición.

 Elevado costo: El costo de adquisición e instalación depende del número de usuarios, el cual es considerable y se encuentra en crecimiento. Adicionalmente, sería necesario pagar una licencia anual de funcionamiento y considerar el costo de capacitación y entrenamiento de los empleados.

 Prioridad del proyecto: El inicio del proyecto de reestructuración del sistema de codificación era, en su momento una urgencia para la Corporación, por lo que no podía esperarse a la consecución de los sistemas.

 Funcionalidad: Muchas de las aplicaciones de estos programas no aplicaban a astilleros navales, sino a departamentos de defensa propiamente dichos, tales como el de Australia, Canadá, Inglaterra y Estados Unidos.

Dado todo lo anterior, se optó definitivamente por continuar trabajando con Novasoft, pero realizándole algunas modificaciones. Todo el trabajo realizado durante el proceso de reestructuración del sistema de codificación se realizó en el módulo de Inventarios, en el cual están los archivos maestros y tablas asociadas con los materiales de consumo y el manejo de materiales e inventarios en la Corporación. Inicialmente, éste poseía un diseño mucho menos funcional que el que tiene actualmente (Ver Anexo A).

Las modificaciones que se operaron en el programa están respaldadas con las siguientes justificaciones:

 Asegurar el logro de los objetivos trazados al inicio del proyecto y la satisfacción de las necesidades de la Corporación en cuanto a eficiencia en la base de datos de materiales de consumo.

 Mejorar la forma de presentar la información al usuario del programa.

 Optimizar el uso de los recursos del sistema existente: campos, tablas, consultas, reportes, etc.

Luego de un minucioso análisis del contenido del sistema actual, el cual incluyó un análisis comparativo con el sistema utilizado por ECOPETROL, empresa reconocida por la eficiencia de sus procesos logísticos, se determinó que se requería de un catálogo completo en orden sistemático cuya información permitiera la identificación de los materiales, de acuerdo con metodologías predeterminadas. La razón principal para esto es que los materiales se pueden comprar con base en diferentes características, por lo que al identificar un ítem con un nombre único con suficiente información descriptiva, se incrementa la eficiencia en las operaciones de abastecimiento y se elimina la duplicidad de ítems y de inventarios.

Se determinó que el archivo maestro de ítems, debía contener los siguientes campos para la Información General del Item:

Primera página

 Código del ítem: Código nuevo con el cual se identifica el material dentro de la Corporación y en las transacciones realizadas con sus socios de negocios.

 Nombre: Es el nombre con el cual se identifica el material. Se busca que éste sea lo más completo, técnico y universal posible.

 Descripción: Contiene las especificaciones del material. Es una ampliación del campo anterior.

 Información adicional: Cualquier otra información que pueda incluirse para identificar mejor el material y diferenciarlo de los demás que no haya sido incluida en los campos anteriores.

 Nombres populares: Otros nombres con los cuales se puede identificar o asociar un material. Hay espacio para tres nombres populares.

 Proveedores: Al digitar el NIT aparece la razón social de las personas naturales o jurídicas inscritas en la Corporación como distribuidores de determinados materiales. Hay espacio para tres proveedores.

 Grupo: Es la clasificación por tipo de material. Este campo es sólo de referencia, facilitando la consulta por clase o grupo de materiales, más no tiene ninguna relación con el código.

 Unidad de medida: Unidades de consumo estándar en las cuales se puede solicitar un material.

 Fecha de creación: Fecha del día en que fue introducida la información de un ítem en el sistema. Este campo es importante para la elaboración de reportes.

 Porcentaje de IVA y retención en la fuente.

 Estado: Estados que puede tener un material, de acuerdo con su nivel de rotación. Existen dos estados: Activo y temporal. El estado activo se asigna cuando se planea que el material puede registrar varios movimientos en el año y el estado temporal se puede asignar a elementos de bajo consumo o de consumo ocasional, casos que se presentan con frecuencia, dado que la producción es por proyectos. Una vez al año, una vez se haya verificado que no tengan existencias, estos códigos temporales se pueden reutilizar.

Segunda página:

 Código del ítem

 Código anterior: Códigos manejados anteriormente por COTECMAR.

 Nombre del ítem

 Tipo de inventario: Materia prima, producto terminado, insumo, mano de obra directa, mano de obra indirecta o costo indirecto de fabricación.

 Origen: Nacional o importado.

 Gravado: Opción para seleccionar si el ítem tiene IVA o no.

 Código del Fabricante: Código asignado por el fabricante del material, puede ser un código estándar o un código interno.

 Marcas y fabricantes: Hay espacio para tres marcas y tres fabricantes de cada material, los cuales se crean en una tabla asociada, con su respectiva casilla de preferencia.

Además, se incluyó la figura de los campos obligatorios, es decir que el sistema no permitirá continuar si no se diligencia de manera adecuada la información solicitada para la creación de un código. La siguiente tabla contiene una relación de los campos anteriormente definidos y si son obligatorios o no.

Campo Obligatorio No obligatorio

Código del ítem X

Nombre del ítem X

Descripción X Información Adicional X Grupo / Clase X Unidad de medida X Marca X Nombres populares X Código Anterior X

Estado del material X

Fecha de creación del ítem X

Cuadro 3. Estructura de la base de datos y obligatoriedad de los campos.

Así mismo, el sistema debía estar en capacidad de hacer consultas y reportes por cada uno de los campos anteriores. En el Anexo A, se puede observar el aspecto anterior y el actual de Novasoft.

En este punto del proyecto se hizo necesario definir y normalizar una metodología para la catalogación de los diferentes tipos de materiales existentes en la base de datos. Ya que se decidió no adquirir el software que incluía un catálogo de materiales basado en los estándares de la OTAN, por las razones anteriormente

expuestas, el curso de acción a seguir consistía en la recolección de la información directamente con los proveedores de los materiales. COTECMAR contaba con 223 proveedores de materiales inscritos en su base de datos (sin contar los contratistas, personas naturales o jurídicas que prestan sus servicios a la Corporación). Esta era una cifra muy elevada e inmanejable, puesto que la gran mayoría de estos proveedores se encontraban inscritos, pero ya no suministraban materiales a la empresa, o lo hacían en forma esporádica, dificultándose el seguimiento y la evaluación de los mismos. Se decidió iniciar también un el proceso de depuración del listado de proveedores, como parte importante de la cadena de abastecimientos que, conjuntamente con el mejoramiento del sistema de manejo de materiales, contribuirían enormemente a la productividad y la eficiencia del proceso de abastecimientos de COTECMAR.

Estos dos procesos (gestión de proveedores y codificación de materiales) se iniciaron en forma paralela y así se trabajaron, hasta el momento en que se inició la recolección de la información de los ítems, como se verá posteriormente. Primero se analizará el proceso de depuración del listado de proveedores y posteriormente, todo lo concerniente al rediseño del sistema de codificación de materiales.