Subsistema de Ingreso de Personal

El Subsistema de Ingreso de Personal implementado en Jet Recursos Humanos contempla la Planeación Estratégica de los RH, Profesiogramas, Reclutamiento de Personal que se detallan a continuación.

2.2.1.1. Planeación Estratégica de los Recursos Humanos.

En este elemento de la GRH, ver epígrafe 1.10.5.3.1.1, fue donde los directivos de la empresa mostraron especial interés durante el proceso de Planeamiento Estratégico del Sistema ya que anterior a él les era muy difícil saber para cuando necesitarían contratar personal. Esto se reflejó negativamente en momentos en que algunos puestos importantes carecieron de personal por falta de Planeamiento anticipado.

Este elemento es el encargado de hacer una Planeación Estratégica o proyección futura de necesidades de contratación de personal. Para ello Jet Recursos Humanos calcula la edad y los años laborados por los trabajadores determinando quienes serían los trabajadores próximos a la Jubilación (Hombres 60 años de edad y Mujeres de 55 que tengan más de 25 años laborados). Permitiendo focalizar qué plazas quedarían vacantes por este motivo y por tanto los requisitos que debe cumplir el personal que ingresará a la empresa; dígase categoría ocupacional, especialidad, entre otros. Para obtener las necesidades de contratación también intervienen muchos otros aspectos tomados en cuenta por el Sistema, por ejemplo: En la capacitación se solicita un dato importante y es si durante el período de superación del trabajador se encontrará laborando o no, ello permite extraer un resumen sobre cuantas personas se ausentarán de la empresa en un período determinado,

I deNómina Regular I de Nómina de Vacaciones BD de Nóminas Jet Nóminas

Muestra todos los distintos tipo de Nominas, adeudos de los trabajadores, asistencia, etc. I de Nómina de Subsidios I de Nómina de Estimulación SNC-225 I de Nominilla I de adeudos de los trabajadores EIS de la empresa I de Submayor de vacaciones. Proceso de Toma de Decisiones Jet Contabilidad Incidencias de los Trabajadores Adeudos de los Trabajadores Trabajadores Jet Medios de Rotación Jet Recursos Humanos.

quiénes son y el cargo que ocupan. De igual forma es posible saber cuantos estarán ausentes como consecuencia de lesiones sufridas por algún accidente. Toda esta información puede llevar a la determinación de contratar algún personal externo por un tiempo y por tanto la necesidad de hacer un Planeamiento Estratégico a corto plazo, no así con la Jubilación que si puede ser a largo plazo.

2.2.1.2 Diseño y análisis de Puestos de Trabajo (Profesiogramas).

Los Profesiogramas implementados por Jet Recursos Humanos, ver epígrafe 1.10.5.3.1.2, son fundamentales ya que proporcionan las especificaciones para el proceso de selección y contemplan todas aquellas características plasmadas en el calificador de cargos de la empresa como son: descripción del cargo, tipo de fuerza de trabajo (directo o indirecto), funciones que se realizan en el cargo, riesgos que se corren, condiciones de trabajo, requisitos (físicos, profesionales y de personalidad), responsabilidad sobre, condiciones salariales (Grupo escala, salario básico en Moneda Nacional y en CUC, salario por CLA y otros pagos), categoría ocupacional y las competencias requeridas para que un trabajador ocupe el cargo. Dichos Profesiogramas son la base para la confección de la Plantilla de Cargos que se ofrece en el Sistema.

2.2.1.3 Reclutamiento de Personal.

El Reclutamiento de Personal descrito en el epígrafe 1.10.5.3.1.3. es el punto inicial de las relaciones laborables. Es en este elemento que el personal ingresa a la empresa determinado por una causa en una fecha, lo cual se transforma en por qué quiere ingresar el personal a la empresa o cuál es el atractivo que le encuentran. Este análisis puede ser valioso para la toma de decisiones ya que el Sistema brinda la información, en un tiempo dado, de cuál fue la principal causa de ingreso a la instalación permitiendo al usuario, que podría ser un mando intermedio, establecer comparaciones en diferentes períodos de tiempo. Dicha información arrojaría conclusiones como demostrar si la estrategia seguida por la empresa ha sido exitosa o no.

A partir del momento de ingreso del personal es que se elabora el Inventario de personal, que constituye un subelemento de Reclutamiento de Personal y es el primer aspecto a automatizar por cualquier Sistema de Gestión de Recursos Humanos debido a que de aquí parte la información hacia otros subsistemas y elementos manteniendo su carácter sistémico. Es de destacar este subelemento ya que sin él un sistema de Gestión de Recursos Humanos carece de utilidad. También de este Inventario se puede extraer mucha información importante y de uso diario para los Gerentes de Recursos Humanos. En Jet Recursos Humanos este módulo se conoce como Personal.

El Inventario de Personal explícitamente contempla toda la información contenida en el expediente laboral del trabajador: número de expediente, nombres y apellidos, Carné de Identidad, dirección, sexo, color de la piel, estado civil, cantidad de hijos, tipo de contrato, año de inicio de la vida laboral y de iniciación en el sector (esto permite determinar los años de experiencia y el tiempo trabajado para la jubilación u otro fin), si el trabajador es cuadro y/o reserva, incorporación a la defensa y organizaciones políticas y de masa, nivel escolar alcanzado, si está estudiando y/o es graduado (en ambos casos se conoce la especialidad, centro de estudio y año en que se graduará o se graduó), si posee conocimientos de idiomas (cuáles idiomas, si los lee, habla o escribe y año de aprendido). De aquí se puede deducir una futura recalificación del trabajador en la materia si fuese necesaria. Además están descritos los oficios que conoce el trabajador, a parte de su profesión, y sus tallas de ropa y calzado. Toda esta información se brinda en un modelo oficial y obligatorio para los departamentos de Recursos Humanos llamado EP1.

La categoría ocupacional, el cargo y área o departamento al que pertenece el trabajador así como la escala salarial y todo lo referido a salario está en dependencia del puesto de trabajo que ocupa. Estas condiciones solo varían si el trabajador sufre un traslado interno de puesto de trabajo (plaza). Estos movimientos de los trabajadores también están condicionados por una causa lo que le permite

a Jet Recursos Humanos ofrecer información sobre cuáles son los puestos de trabajo y departamentos que más oscilan en personal así como las causas que lo han motivado. Este análisis del por qué puede conducir a replantearse el estilo de trabajo del Jefe de Departamento o una nueva política a seguir con dichos puesto.

Partiendo de los datos recopilados en este módulo de personal, Jet Recursos Humanos los convierte en información valiosa y dispuesta significativamente para la ayuda a la Toma de Decisiones. Para ello se sigue un estándar y es que en la mayoría de los informes se manifiesta la información en forma de tabla resumida, totalizada y agrupada por diferentes elementos, similar a las tablas Excel. Los criterios empleados fueron recopilados durante la etapa de Planeamiento Estratégico del Sistema. Dichos informes son preferiblemente para uso de la alta dirección de la empresa y los mandos intermedios que los pueden emplear en desarrollar un Plan Estratégico para la empresa que les permita alcanzar los objetivos y metas de una manera más efectiva. También la información se ofrece de forma detallada para los empleados y operadores que puedan convertirla en acción. Dicha información constituyen la estadística periódica que los departamentos de Recursos Humanos deben comunicar a instancias superiores y necesitan recopilar para su uso en el proceso de Gestión. Esta información se manifiesta en informes como:

1. Pirámide de Edades. Donde se muestra la composición de la fuerza laboral según la edad. De aquí se puede deducir si se necesita renovar la fuerza laboral y cual es el personal predominante en la empresa (si son los jóvenes o los más viejos).

2. Plantilla de Cargos (Modelo EP4) en una fecha dada permitiendo ver la información históricamente. Ella contempla los trabajadores que laboran en la empresa hasta ese momento, que puesto ocupan, su situación salarial, grupo escala y categoría ocupacional a la que pertenecen, así como la causa de alta en el cargo.

3. Trabajadores dispuestos en áreas o departamentos y su salario, resumido (en tabla) y detallado. Se muestra el importe total por concepto de salario a pagar a cada trabajador, cada departamento y a la empresa en general. Es evidente que de aquí se deducen los gastos por concepto de salario según la Plantilla aprobada y cubierta lo que permite hacer una planificación anual por este concepto para la empresa y los departamentos.

4. Trabajadores por Categoría Ocupacional. Muestra un resumen tabular de cuantos trabajadores por cada categoría agrupada por departamentos hay en la empresa y dada la categoría ocupacional cuáles y cuántos trabajadores la ocupan por departamento. Obteniendo fácilmente el total de Técnicos, Administrativos, Obreros, Personal de Servicio y Dirigentes laboran en la empresa. Esta información puede implicar una reestructuración de la Plantilla ya que no pueden existir más Dirigentes que Obreros

5. Planificación de Vacaciones. Este reporte es otro de los solicitados especialmente por los directivos y personal de RH. Es sumamente importante ya que planifica las vacaciones a partir del mes actual y hasta seis o doce meses después, en correspondencia con el régimen de vacaciones que puede ser de 12 ó 24 días. Este régimen es definido en la configuración del Sistema. El diagrama de secuencia para la Planificación de las Vacaciones es mostrado en la Fig. 2.7. Dicha Planificación toma como dato inicial los días acumulados de vacaciones que se encuentran calculados y almacenados por Jet Nóminas, el algoritmo empleado es descrito en el ANEXO 6. Dicha planificación permite saber con antelación cuántos y cuáles trabajadores por departamento estarán de descanso y si alguno de ellos necesita reemplazo durante este período de tiempo. Si eso fuese necesario traería como consecuencia decidir quien sería reubicado temporalmente en su plaza y si fuese necesario la contratación de personal.

Fig. 2.7. Diagrama de Secuencias que utiliza la Planificación de Vacaciones.

6. Ropa y Calzado. Se ofrecen cinco informes con diferentes niveles de agrupamiento: Por departamento las tallas que usa cada trabajador, la cantidad de cada talla por sexo (resumen) y el total general de la empresa por sexo la cantidad de cada talla y cada pieza de vestir. Este último es de principal utilidad para el comprador cuando se asigna alguna pieza de vestir para comprar el producto que realmente hace falta pues se lleva toda la información resumida que es al final lo que necesita para hacer la compra.

7. Promedio de Trabajadores. Esta información se calcula con una periodicidad mensual y se brinda en el rango de fecha deseado permitiendo comparar distintos períodos de la empresa. Además esta información resulta importante puesto que es usada para calcular una serie de indicadores con respecto al salario, productividad, etc., así como motivar al análisis del por qué en determinado período de tiempo el promedio de trabajadores disminuyó. Esto último el Sistema lo analiza a través de las causas de Egreso.

8. La cantidad de cuadros y reservas con que cuenta la organización y de ellos cuantos son mujeres y su color de la piel, cantidad de trabajadores por categoría ocupacional y de ellos cuantos son reservas, cuadros y su sexo, esta característica descrita es común para todos los reportes que muestran la información totalizada. Además existen otros informes totalizados por Tipo de Contrato, Nivel Escolar (muestra la cantidad de trabajadores que necesitan superarse), organizaciones Políticas (militantes), cantidad de madres agrupadas por departamentos, trabajadores por idiomas, por color de la piel, por clasificación de la fuerza de trabajo (directo o indirecto).

9. Situación en la defensa agrupada en municipios. Información imprescindible en situaciones excepcionales para saber cuantos trabajadores de la empresa pueden ser movilizados en su municipio. Lo que implica una posible sustitución temporal o la contratación de personal externo cuando el tiempo de movilización es largo.

10. Cantidad de Trabajadores de la provincia donde radica el centro de trabajo, por ubicación geográfica (municipio de residencia) y categoría ocupacional e igual información para otras provincias. Esta investigación suele ser interesente para la planificación del transporte obrero, específicamente cuáles serían los municipios que tienen mayor necesidad de trasladar el personal debido a su cuantía o cuáles serían los posibles recorridos de los ómnibus lo que implicaría la necesidad de combustible para este uso. Además en localidades como Ciudad de la Habana y Varadero está regulado el ingreso de personal fuera de la provincia.

11. Puestos de Mayor fluctuación. Este informe hace un análisis de aquellos puestos que han tenido una mayor fluctuación de la fuerza de trabajo en un período de tiempo dado mostrando cuáles han sido las causas que lo motivaron. Dicho análisis puede influir en las nuevas estrategias a seguir en los puestos mostrados.