Fortalezas Oportunidades
Existe suficientes departamentos para realizar
tareas acordes con sus funciones sin mezclar responsabilidades.
Acceso a nuevos sistemas contables y demás
relacionados, que están diseñados para todo el Sector Publico acorde a unificar el manejo contable – administrativo de las instituciones del estado.
Posibilidad de facilidad de
manejo de información
gracias a los sistemas
computarizados.
Ayuda tangible por parte
del Gobierno Nacional con mayor fluidez de recursos económicos.
Debilidades Amenazas
Manejo administrativo financiero inadecuado.
Falta de claridad en delimitación de funciones.
Falta de un Manual de Control Interno.
Posible resistencia a la redistribución de
responsabilidades de acuerdo a profesionalismo y cargos que se ocupa.
Planificación de las tareas insuficiente y en
algunos casos inexistentes.
Falta de manuales de procedimientos en
algunas áreas funcionales consideradas ejes de la administración.
Auditoria por parte de
Organismos pertinentes de control con observaciones
por incumplimiento de
Leyes, Normas,
Reglamentos, etc.
Se observa que las fortalezas y las oportunidades pueden tener mayor peso que las debilidades y las amenazas, porque estas últimas se pueden eliminar con el compromiso de las autoridades y funcionarios de la institución, convirtiéndolas en más oportunidades y fortalezas para lograr el crecimiento y modernización de la entidad, para generar ventajas comparativas optimizando así la gestión.
4.2.4. FUNCIONES DEL PERSONAL
El Área de Salud N° 4 Baños tiene planteadas las funciones y/o responsabilidades de sus trabajadores y empleados, pero que no son difundidas ni dadas a conocer al personal, especialmente al recurso humano nuevo en la institución, y están delineadas de forma muy general basadas en disposiciones que emanan los organismos jerárquicos superiores; datan de muchos años atrás y no se encuentran actualizadas ni acordes a los cambios en pos de desarrollo que ha sufrido la casa de salud desde su creación.
4.2.5. ASPECTOS ACERCA DEL CONTROL INTERNO
Una de las mayores falencias administrativas del Área de Salud N° 4 Baños es no contar con un Sistema de Control Interno, lo cual impide tener información precisa y confiable sobre la gestión financiera de la institución, en tal virtud el Manual de Control Interno que se diseñe e implemente debe abarcar aspectos como las políticas internas, los objetivos, las funciones, organización y procedimientos de la entidad. Por tal razón es prioritaria la elaboración e implementación de éste a fin de que la administración disponga de información económica, contable y administrativa en las mejores condiciones para la toma de decisiones. En lo que respecta a los asuntos económicos el control está a cargo del Departamento de Contabilidad, en donde se recopila la información relacionada con los movimientos contables y presupuestarios a través del ESIGEF, los pagos a proveedores y personal, los inventarios de existencias y bienes, el movimiento de stocks de bodegas, unidades operativas y
farmacia, y demás relacionados. Mientras que en el Departamento de Administración entre otras tareas está a cargo del manejo de adquisiciones, medicinas – insumos médicos, ubicación de activos y bienes de control administrativo, depreciación de activos fijos, etc.,
4.3. ANÁLISIS DEL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS TANGIBLES EN
EL ÁREA DE SALUD No. 4 BAÑOS
4.3.1. CRITERIOS PARA DEFINIR LOS TIPOS DE ACTIVOS FIJOS CON
LOS QUE CUENTA EL ÁREA DE SALUD N° 4 BAÑOS
La administración de la casa de salud define a los bienes para su ingreso y codificación como Administrativos y de Producción. Considerando como parte del primer grupo a todos aquellos que directamente están para labores administrativas y como parte del segundo grupo a todos aquellos bienes que directamente están involucrados con la atención al paciente. Manteniendo dentro de estos criterios subgrupos como: Mobiliarios, Maquinaria y Equipo, Vehículos, Equipos informáticos y Edificios.
4.3.2. ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Sobre la base de un plan global previa la elaboración del presupuesto para el año fiscal correspondiente, se solicita a cada departamento o dependencia presenten sus
requerimientos en lo relacionado a necesidades de bienes para analizar la posibilidad de contemplarlos en el plan operativo anual; siendo otro de los criterios para priorizar las adquisiciones de bienes el cumplir con lo que se estipula en el Proceso de Licenciamiento de establecimientos de salud.
Los procesos de compra hasta el año 2.009 se lo realizaban de acuerdo a disponibilidad de presupuesto indicando tal situación el departamento contable, mientras que la administradora, previo análisis de proformas era escogida la más adecuada en cuanto a precio, calidad y necesidad del departamento solicitante.
Una vez seleccionado el proveedor la parte contable estaba encargada del pago de la obligación contraída y la parte administrativa del proceso de retenciones y demás documentos legales pertinentes. Interviniendo la persona encargada de bodegas en el ingreso de los mismos al sistema de inventarios y a su posterior recepción física.
A partir del presente año todo está enmarcado a las disposiciones emanadas por el INCOP (INSTITUTO NACIONAL DE COMPRAS PÚBLICAS).
4.3.3. TRANSFERENCIAS DE ACTIVOS FIJOS
Cuando se producen traslados internos o movimientos de Bienes en las diferentes dependencias de la institución, se lo ha realizado sin ningún procedimiento preestablecido, lo que ha ocasionado la pérdida del control de los mismos, afectando
de esta manera su localización y su codificación que mantenía inicialmente. Al igual que se pierde la responsabilidad de quienes estaban en su custodia.
4.3.4. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
No se ha establecido un esquema definido para el inventario de los bienes del Área de Salud N° 4 Baños, la falta de coordinación entre los departamentos administrativo y contable no ha permitido que se identifiquen plenamente las adquisiciones para que puedan haberse clasificado dentro de los grupos de Activos Fijos o Bienes Sujetos a Control Administrativo.
No se ha dado mayor importancia a la consideración de que el inventario es la demostración de los bienes existentes, palpando como resultado la imposibilidad de conciliar los valores reales que refleja la contabilidad de la institución.
4.3.5. MANEJO CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LOS