TRABAJAR CON PLANTILLAS Y LA AYUDA DE MS EXCEL

LA AYUDA EN MICROSOFT OFFICE

Cuando comienzas a trabajar con una herramienta que no conoces es posible que te surjan dudas y necesites ayuda sobre algún procedimiento o tarea.

Para situaciones como estas Excel cuenta con una opción de ayuda, la cual es importante que conozcas ya que mediante ella podrás resolver las dudas que te hayan surgido.

Para activar esta acción de ayuda puedes optar por cualquiera de las diferentes alternativas que se ofrecen, las cuales brindan información que te será de gran utilidad.

Se puede obtener ayuda en línea de la página especializada del programa donde se encuentran nuevas funciones, productos adicionales, servicios y

asistencia técnica. Esto último, obviamente, si cuentas con el servicio de Internet. Ejemplo:

El programa Excel ofrece diferentes tipos de ayuda: la ayuda contextual, que aparece al colocar el apuntador sobre cualquier elemento y dejarlo unos segundos,

Cuando no se dispone de una conexión a Internet se debe elegir la opción AYUDA SIN CONEXIÓN que se encuentra en el recuadro Buscar en… en la parte inferior del panel de ayuda. Otra forma de obtener ayuda es por medio de la tabla de contenidos, la cual muestra un listado con diferentes temas.

Otra forma es la que se incluye en la hoja de cálculo, una tabla con los temas de ayuda, otra más es la ayuda interactiva en línea, para lo cual es necesario tener una conexión a Internet.

En Excel 2007 ya no existen los ayudantes, para obtener ayuda se pulsa sobre el icono ayuda o bien presionando la tecla F1, con lo cual aparece la ventana de ayuda de Excel, con un recuadro en blanco para que se escriba una pregunta o el tema deseado. Al pulsar sobre el botón BUSCAR aparece un listado de todas las opciones que contienen la palabra especificada, para abrir cualquiera de los temas, se coloca el apuntador sobre la palabra y al hacer clic se muestra el contenido:

Posteriormente se elige la opción y se pulsa sobre ella, para que se despliegue la ayuda.

Para obtener ayuda en el programa CALC de Open Office se pulsa sobre el icono y aparece la ventana siguiente:

En el primer recuadro a la izquierda se muestran las aplicaciones:

En la ficha CONTENIDOS, muestra un listado de temas, la ficha INDICE muestra un listado de temas ordenados alfabéticamente y una sección de búsqueda, para localizar el tema que se escribe.

Por ejemplo, al escribir la palabra funciones aparece el listado y al hacer doble clic sobre alguna opción se despliega la descripción en el panel derecho

TRABAJO CON PLANTILLAS

Después de ingresar a Excel, se genera automáticamente un libro con tres hojas de cálculo para comenzar a trabajar. Pero, ¿qué pasa cuando necesitas un libro de trabajo nuevo o alguno que esté diseñado previamente? Por medio del menú Archivo. elegir la opción Nuevo, desplegará el panel de tareas que contiene dos secciones: plantillas instaladas y plantillas de office, observa la siguiente figura: En la sección PLANTILLAS DISPONIBLES, con la opción Libro en blanco, muestra una hoja de cálculo en blanco y con la opción a partir de un libro existente muestra el cuadro de dialogo abrir para que seleccione el archivo que deseas tomar como base.

En el icono plantillas de ejemplo se pueden utilizar plantillas que se encuentran en la propia computadora. En cuanto a formatos predeterminados, están las plantillas cuyo diseño

reconoce espacios y formatos que satisfacen ciertos requerimientos. Entre ellas podrás elegir: Amortización de un préstamo, Factura, Hoja de balance, Informe de gastos y Tarjeta de tiempo.

En la sección Plantillas de Office, se pueden Utilizar formatos predeterminados que se encuentran en el portal de office en línea, Al hacer clic en el vínculo de plantillas en office on line, aparecerá el proceso de descarga y mostrará varias categorías de plantillas. Para utilizar alguna de ellas se pulsa sobre el icono.

En Excel 2007 se pulsa sobre el botón OFFICE, se elige la opción NUEVO se elige la opción LIBRO EN BLANCO y se pulsa el botón CREAR, Para elegir alguna plantilla se debe tener software original instalado, porque baja la plantilla de internet, y si no es original no puede bajar nada. Entre las plantillas disponibles están: presupuestos, calendarios, informes de gastos, inventarios, facturas, listas, planes, ordenes de compra, recibos, informes, etc. Excel 2013 cuenta con algunas plantillas que se guardan al momento de instalar el programa, entre ellas están las siguientes:

Responde a las preguntas que se realizan

1. Que pasa cuando pulsas sobre el icono

2. ¿Cuál es la tecla de función que debes activar para accesar a la ayuda? _____________________________ 3. ¿Cómo defines la ayuda contextual?

4. ¿Cómo se puede obtener la ayuda de office online?

5. ¿Para que se utiliza la ayuda de la tabla de contenido?

6. ¿Cuál es la diferencia entre la ayuda de Excel 2010 y 2007?

7. ¿Qué encuentras de diferente entre la ayuda de MS OFFICE Y OPEN OFFICE?

8. ¿En que consiste la ayuda sin conexión?

9. Consigue una factura de alguna compra que hayan realizado en tu casa y observa su contenido.

a) Crea un nuevo archivo de tipo formato predeterminado y selecciona la plantilla “Extracto de Facturación”, observa el diseño y contesta ahora las siguientes preguntas:

b) ¿Es entendible para ti este diseño?: SI NO ¿Por qué? ____________________________________ 10. ¿Hay relación entre esta plantilla y el formato de factura que conseguiste? SI NO ¿porqué?

h) ¿Qué formatos predeterminados se encuentran?

i) ¿Cuáles son las formas de iniciar una hoja de cálculo nueva?