Uso de herramientas informáticas * Del Registro Único de Proveedores

* Del Sistema Informático Compras Públicas

3.1.6.1. Registro Único de Proveedores

45

Es la base de Datos de los proveedores (RUP) de obras, bienes o servicios incluidos los de consultoría, puede ser proveedor una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que se haya registrado en el Instituto Nacional de Compras Públicas y se encuentre inscrito y habilitado para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, para satisfacer los requerimientos de las entidades contratantes.

Al proveedor se le asignará una clave para el acceso directo al Portal de Compras Públicas, la misma que puede ser cambiada por el proveedor, con la clave y el usuario podrá acceder al sistema siempre que se encuentre al día en sus operaciones, ya que si se encontrare en mora por ejemplo con el SRI, el sistema no le permite acceder por encontrarse inhabilitado, ya que el INCOP tiene acceso a base de datos para habilitación y actualización inmediata.

Como excepción los oferentes que intervengan en los procesos de contratación por ínfima cuantía, no tienen la obligación de estar inscritos en el RUP para participar, sin embargo antes de suscribir el contrato deberán inscribirse.

Los proveedores pueden ser inhabilitados del RUP por suspensión temporal o definitiva por los siguientes motivos:

1. Ser declarado contratista incumplido o adjudicatario fallido, durante el tiempo de cinco (5) años y tres (3) años, respectivamente, contados a partir de la notificación de la resolución de terminación unilateral del contrato o de la resolución con la que se declare adjudicatario fallido;

2. No actualizar la información requerida para su registro por el Instituto Nacional de Contratación Pública, suspensión que se mantendrá hasta que se realice la actualización correspondiente; y,

3. Haber sido inhabilitado de conformidad a lo previsto en los incisos, segundo y tercero del artículo 100 de esta Ley.

El proveedor es habilitado una vez que transcurra el tiempo de 3 años o 5 años según corresponda en el numeral 1, con la entrega de la información actualizada al INCOP respecto a la suspensión del numeral 2 y de 5 años respecto al numeral 3 cuando se trate de estudios elaborados por los consultores que causaren perjuicios económicos o técnicos en la ejecución de los contratos determinados por vía judicial o arbitral, así como en la ejecución de obra si hubiere una variación sustancial en el precio.

Una vez superadas las causas o los tiempos de sanción previstos en los numerales anteriores, el Instituto Nacional de Contratación Pública rehabilitará al proveedor de forma automática y sin más trámite.

Es causa de suspensión definitiva de un proveedor en el RUP haber entregado para su registro información adulterada, siempre que dicha situación haya sido declarada en sentencia ejecutoriada de última instancia.

Una entidad contratante puede también ser calificado como proveedor de obras, bienes, o servicios, previo registro en el RUP a igual que las personas jurídicas. El INCOP mediante Resolución No. 000080 de enero de 2013, aprueba nuevas herramientas informáticas para las entidades contratantes en procesos de contratación de obras, bienes y servicios, incluida la consultoría, y su uso es de carácter obligatorio a partir del primer día hábil de enero dos mil trece.

“Art. 1.-Aprobar las herramientas informáticas para la implementación del seguimiento de ejecución contractual, para conocimiento, uso y aplicación por parte de las entidades contratantes y contratistas.

Art. 2.- Disponer que las entidades contratantes señaladas en el artículo 1 de la LOSNCOP, utilicen de manera obligatoria la herramienta de seguimiento de ejecución contractual de obras, bienes y servicios, incluida consultoría, que se

encuentra habilitado en el portal COMPRASPUBLICAS”.46

3.1.6.2. Registro de Entidades Contratantes

Las entidades contratantes también deberán registrarse en el Portal de Compras Públicas, presentando la documentación requerida por el Instituto Nacional de Compras Públicas, éste verificará la validez de la autorización del representante de la entidad contratante, y le entregará el permiso para acceder al Sistema con el usuario y contraseña.

El registro será por entidad uno sólo a no ser que tuviere sucursales, regionales, agencias, unidades de negocios delimitadas territorialmente, se obtendrá un registro independiente por cada una, previo a la obtención del RUC independiente y el responsable de dicho centro será considerado como la máxima autoridad del mismo.

La máxima autoridad y las personas autorizadas para el ingreso al sistema serán responsables del uso de las herramientas y contraseñas.

46

3.1.6.3. Portal de Compras Públicas

El Portal de Compras Públicas, contendrá entre otras el RUP, catálogo electrónico, el listado de las instituciones y contratistas del Sistema Nacional de compras públicas, informes de las entidades contratantes, estadísticas, listado de contratistas incumplidos, información sobre estado de las contrataciones públicas, mecanismos de capacitación en línea de los actores del Sistema. En el Portal de Compras Públicas se publicará la convocatoria, los pliegos, se realizarán las preguntas por los oferentes y las respuestas por parte de la institución contratante, la calificación de las ofertas, la puja en subasta inversa electrónica, no aplicable a la consultoría, la adjudicación, aclaraciones, todo se lo hace por el Portal de Compras Públicas, con las debidas seguridades informáticas que garanticen un correcto funcionamiento, con las pistas de auditoria correspondientes.

El Portal de Compras Públicas es el Sistema Informático de Contratación

Pública del Estado ecuatoriano (www.compraspúblicas.gov.ec), en donde se

materializa la fase precontractual que se inicia con la publicación de la convocatoria para los diferentes procesos de contratación, así como los pliegos, para que accedan las personas interesadas y se los pueden bajar para dar cumplimiento a sus especificaciones, en las ofertas que presenten.

Igualmente por medio del portal las personas naturales o jurídicas podrán hacer las preguntas o aclaraciones que a bien tuvieren sobre los pliegos de determinada contratación, y las respuestas o aclaraciones por parte de la entidad contratante serán contestadas por medio del Portal de Compras Públicas, haciendo de esta manera pública y transparente las preguntas y aclaraciones así como las respuestas a las mismas para todos los interesados en presentar las ofertas.

La presentación de las ofertas en consultoría, en los procesos de contratación de lista corta y concurso público no realiza conforme lo prescribe la Ley, esto es el ingreso al mismo tiempo del sobre No. 1, oferta técnica y sobre No. 2, oferta económica, en el Portal de Compras Públicas, por canales diferentes.

La oferta técnica, contenida en el sobre No. 1, se presenta en forma física, en el lugar, día y hora determinado en los pliegos, y sólo el sobre No. 2, que contiene la oferta económica se introduce en el Portal de Compras Públicas.

En procesos de contratación por subasta inversa electrónica, se entregará la oferta técnica en la entidad contratante, el día y hora señalados en los pliegos, y solamente las ofertas técnicas que hubieren sido calificadas, es decir aquellas presentadas en base al objeto del contrato y los requisitos establecidos para dicha contratación.

Los oferentes podrán ver en el Portal de Compras Públicas, las ofertas técnicas calificadas y las no calificadas.

Únicamente al oferente cuya oferta técnica se le hubiere calificado podrá ingresar al Portal, la oferta económica en el día y hora determinado en los pliegos, y mediante un código previamente asignado participará en la puja que durará el tiempo establecido en los pliegos, que no podrá exceder de 60 minutos, generalmente lo hacen por 30 minutos, en que el sistema se cierra quedando la última oferta presentada, que es a la que se adjudicará el contrato.

La adjudicación que corresponde a la máxima autoridad o su delegado debe ser publicada en el Portal de Compras Públicas por medio de una resolución motivada.

En el Portal de Compras Públicas se guardará la información considerada relevante de los procedimientos de contratación que consiste en la siguiente: 1. Convocatoria;

2. Pliegos;

3. Proveedores invitados;

4. Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratación;

5. Ofertas presentadas por los oferentes, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos; 6. Resolución de adjudicación;

7. Contrato suscrito, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos;

8. Contratos complementarios, de haberse suscrito; 9. Ordenes de cambio, de haberse emitido;

10. Cronograma de ejecución de actividades contractuales; 11. Cronograma de pagos; y,

12. Actas de entrega recepción, o actos administrativos relacionados con la terminación del contrato.

13. En general, cualquier otro documento de las fases preparatoria, precontractual, contractual, de ejecución o de evaluación para la publicidad del ciclo transaccional de la contratación pública.

Es importante que el portal cuente con las seguridades informáticas que garanticen su correcto funcionamiento, con las pistas de auditoría correspondientes, en estos 5 meses del año se ha caído el sistema por lo que advierten que, de haber tenido algún contratiempo en un proceso determinado de contratación, el mismo continuará tan pronto como el sistema se haya recuperado, información que será subida en el Portal de Compras Públicas para que los oferentes tengan conocimiento de la suspensión y reinicio del sistema y de los procesos de contratación que hubieren resultado afectados.

El Portal ha sufrido algunos intentos de ingreso por personas no autorizadas, han sido detectados a tiempo impidiendo su manipulación.

3.1.6.3.1 Suspensión del Servicio

Si se produjera una suspensión del servicio, por caída del sistema o por fuerza mayor o caso fortuito, los procesos que se encontraren en ejecución se suspenderán y se reiniciarán después de habilitado el sistema.

El INCOP, notificará a todos los involucrados, debiendo conferir una certificación de aquello.

3.1.6.4. Medios electrónicos

Instituto Nacional de Compras Públicas, utilizará medios electrónicos para certificaciones cuando estas no estuvieren disponibles en el Portal.

Si el servicio del Portal se hubiere caído y ello impidiere que se continúe en proceso de contratación, éste será suspendido hasta que se rehabilite, de lo que enviará una certificación o notificación a todos los involucrados.

En el Portal de Compras Públicas, se exhibirá la hora, misma que será contemplada como la hora oficial para todos los actos que se generen y desarrollen en éste medio.