Ma plus profonde gratitude va à M. Kirk Giroux, conseiller principal en politiques et directeur par intérim du Secrétariat des langues officielles, qui a accepté le défi de m'intégrer à son équipe et qui, avec patience et détermination, m'a enseigné les prérequis pour compléter mon mandat. Le stage s'est déroulé sur dix-huit semaines, entre le 12 janvier et le 14 mai 2010 au ministère du Patrimoine canadien, plus précisément au Secrétariat des langues officielles. Bien que la problématique des langues officielles soit au cœur des questions liées au stage effectué, les techniques apprises et les compétences développées en gestion, mesure du rendement et reporting sont sans aucun doute un enrichissement pour toute personne s'orientant vers un emploi dans l'administration publique.
Mandat de stage
Ministère du Patrimoine Canadien et des langues officielles
- Le ministère
- Le programme des langues officielles (PLO)
- Le Secrétariat des Langues Officielles
- La Feuille de route pour la dualité linguistique 2008-2013
- Le Cadre de responsabilisation et de coordination
Le SLO est responsable de la coordination du programme des langues officielles; donc il coordonne. Divers instruments facilitent la mise en œuvre efficace de la feuille de route ; il s’agit du cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et du cadre de responsabilisation et de coordination. Le CHGRR vise à améliorer la coordination et à assurer la mise en œuvre efficace de la Feuille de route.
Elle s'appuie sur la définition d'indicateurs de performance communs aux partenaires de la Feuille de route. Le Cadre de responsabilisation et de coordination est l’initiative du SLO dans le contexte de la Feuille de route.
Recension des écrits
L'évaluation de programme
- Théorie de l'évaluation de programme
- L'évaluation de programme au gouvernementfédéra/
Les acteurs : L'évaluation peut être réalisée par les responsables de la mise en œuvre du programme ; Dans ce cas, nous parlons d'évaluation interne. 4 Présentation du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'expérience fédérale en évaluation, lors de la rencontre avec les acteurs de l'évaluation SQEP, 2010, p.4 [Document en ligne]. L’examen de la qualité des évaluations dans les ministères et organismes réalisé par le SCT en 2004.
La question de la qualité des évaluations réalisées au sein du gouvernement fédéral se pose dans un contexte de besoins croissants d'information liés au processus de reddition de comptes et de responsabilisation. Toutefois, le tournant majeur de la fonction d'évaluation des programmes fédéraux a été facilité par la revue de la qualité des évaluations réalisée en 2004. L'amélioration de la base d'information utilisée pour la gestion des dépenses et l'optimisation des ressources.
Améliorer la qualité en mettant en place les compétences, les personnes et les systèmes adéquats8. 8 Présentation du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'expérience fédérale en matière d'évaluation à la réunion des intervenants en évaluation du SQEP, 2010, p.12. Rapports d'évaluation individuels des partenaires de la feuille de route, rapports ministériels annuels, y compris les rapports ministériels sur
L'évaluation du plan contribuera également à l'élaboration de la future stratégie du gouvernement fédéral en matière de langues officielles.
La gestion du risque
Stratégie de mesure de la performance (PMS), qui identifie les indicateurs, les responsables de la collecte des données, les dates d'atteinte des objectifs, les données de référence, etc. La gestion des risques dans la feuille de route prend en compte les risques dits prévisibles. La méthode utilisée dans l’analyse de la gestion des risques dans la feuille de route est divisée en deux phases.
Ces risques ont été classés selon leur probabilité d'occurrence et leur impact potentiel sur la mise en œuvre de la Feuille de route. La grille d'analyse prévoit l'étude des stratégies existantes et futures, le degré d'évaluation des risques et le degré d'évaluation des risques après la mise en œuvre de la stratégie de gestion des risques. Les risques potentiels dans la Feuille de route qui sont classés comme nécessitant un certain niveau d'attention comprennent : . le retard du financement ; .. manque de compréhension des rôles et responsabilités des partenaires de la Feuille de route ; .. l'incapacité de démontrer une évolution de la situation de la dualité linguistique au Canada; . le manque de coordination dans la gestion de la mise en œuvre de l’initiative horizontale.
Source : Cadre horizontal de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats de la Feuille de route pour la dualité linguistique canadienne, document interne. La connaissance des leviers de gestion axée sur les résultats décrits par Mazouz et Leclerc a été un atout pour comprendre la dynamique de gestion de la Feuille de route pour la dualité linguistique. Comme le présentent Mazouz et Leclerc et à la lumière de la feuille de route, il est évident que la gestion par résultats ne repose pas uniquement sur la valeur du management ou sur la valeur des résultats, mais qu'elle prend tout son sens en lien avec deux.
Jean-René Bibeau a bien résumé la nécessaire coordination des efforts de processus et des efforts de résultats lors du congrès annuel de la Société québécoise d'évaluation de programme.
Méthodologie
Le recours à cette forme de gouvernement dans le cadre d'un programme impliquant plusieurs ministères et organismes du gouvernement fédéral permet d'éviter le chevauchement des responsabilités, facilite l'optimisation des ressources et l'atteinte des résultats identifiés. Du point de vue des services publics, la notion de résultat doit prendre son sens premier dans le cadre de vie des populations. L'applicabilité de ce mode de gestion est favorisée par la sévérité du contexte économique mondial caractérisé par les incertitudes, l'organisation et l'implication croissante des citoyens dans l'élaboration et la mise en œuvre des politiques.
L'analyse documentaire a été privilégiée en lien avec la contribution au système de gestion de l'information sur le rendement des langues officielles. L’analyse de la documentation sur l’historique du projet a permis de mesurer les problématiques et défis liés au SGIRLO. Les fiches techniques décrivent la structure du système à construire, la disposition de ses composantes, notamment les programmes, les indicateurs de performance, les réalisations, les résultats.
Ils décrivent également les processus de recherche d'informations, de création, de visualisation d'enregistrements, de mise à jour, de suppression et de verrouillage. La vérification du fonctionnement des cas d'utilisation est une étape cruciale lors de la mise en place d'une base de données aussi volumineuse, car elle permet d'identifier à l'avance les limites de la base de données, d'éviter les problèmes lors de l'utilisation de cet outil et d'optimiser ses performances. En appui à l'analyse documentaire, des séances de réflexion avec les personnes responsables de la mise en œuvre du SGIRLO ont été utilisées pour comparer les analyses et, le cas échéant, formuler des recommandations quant au meilleur fonctionnement possible du SGIRLO.
Les résultats
Les livrables
Pour chaque catégorie, le niveau de réussite est obtenu en divisant le nombre d'activités. Le principal défi dans l'organisation des comités était de s'assurer que les 15 ministères et organismes fédéraux invités disposaient des documents nécessaires pour mener les discussions stratégiques sur la mise en œuvre de la Feuille de route et apporter, le cas échéant, les ajustements nécessaires. La responsabilité d'organiser ces comités m'a permis d'être au cœur de la mise en œuvre de la Feuille de route et de connaître les enjeux liés à la gouvernance des langues officielles, notamment les différents niveaux de responsabilité impliqués dans la mise en œuvre. Processus d’orientation, de reporting et d’approbation.
L'administration du projet pilote des Forums GC est en cours. cela comprend la gestion de la disponibilité des informations pour les membres inscrits afin de faciliter le partage d'informations sur la mise en œuvre du Plan. Le suivi de la mise en œuvre du système de gestion de l'information SGIRLO s'est concentré d'abord sur la planification du projet puis sur le développement du système. La prochaine phase de planification impliquera le développement de cas d'utilisation liés à la génération de rapports.
Afin de planifier et d'organiser efficacement les discussions entre les communautés de langue officielle en situation minoritaire et les partenaires de la Feuille de route, j'ai mis à jour le calendrier des événements de dialogue avec une centaine d'événements de dialogue pour l'année 2010. Finalement, j'ai envoyé le document final à la Direction de la planification stratégique du patrimoine canadien. . J'ai également contribué à l'élaboration du premier chapitre du rapport d'avancement de la feuille de route.
Ce chapitre présente la planification de l'initiative, y compris la description de la Feuille de route, ses outils de gestion, de gestion et de communication.
Leçons apprises
La plupart de ces tâches concernaient le rôle de soutien que le SLO assure au ministre responsable des Langues officielles; ils traitaient de la recherche documentaire ;. Ma participation aux activités de SLO m'a donné l'occasion d'expérimenter la gestion d'un programme public à différentes étapes de son cycle : planification, mise en œuvre et coordination du programme, et planification de l'évaluation sommative. La gestion rigoureuse de la Feuille de route ainsi que l'évaluation sommative de l'initiative contribuent au processus d'optimisation des ressources, de reporting et de responsabilisation.
Les efforts des partenaires de la Feuille de route pour atteindre les résultats visés sont soutenus par des outils tels que le CHGRR, le Cadre de coordination et de responsabilisation et la Stratégie de mesure du rendement. La mise à jour annuelle du SMR démontre les efforts coordonnés des partenaires de la Feuille de route pour adapter la mise en œuvre de l'initiative à son environnement et réunir les conditions d'une mesure objective et pertinente de la performance. Mon arrivée à SLO, presque à mi-chemin de l'itinéraire, m'en a donné l'occasion.
AUBERT, Benoît A., Bernard, Jean-Grégoire (2004) : La mesure intégrée du risque dans les organisations, Montréal, Les Presse de l'Université de Montréal, 523p. BI BEAU, Jean-René (2008) : « La gestion par les résultats est sur le terrain du peuple. Cadre de responsabilisation et de coordination en matière de langues officielles pour le Plan d'action pour les langues officielles [En ligne].
Cadre horizontal de gestion et de responsabilisation basé sur les résultats de la Feuille de route pour la dualité linguistique; Document interne et version publique [en ligne].