Thierry Claerr, ministère de la Culture et de la Communication (Direction du Livre et de la Lecture). Christophe Dessaux, ministère de la Culture et de la Communication (chef de la mission Recherche et Technologie).
INTRODUCTION
Le contexte
Le contenu du guide
Le guide prend en compte la numérisation d'images de divers documents : documents textuels, iconographiques, cartographiques, microfilms. En revanche, la numérisation des médias audiovisuels n’est pas évoquée, pas même celle des objets tridimensionnels.
PRINCIPES GENERAUX
- Rôle de l'atelier de numérisation
- Numérisation sur place ou dans les locaux du prestataire
- Externalisation possible de certaines phases de l’opération de numérisation
- Microfilmage / numérisation
- Organisation de la prestation au regard du code des marchés publics
5 En supposant que la création d'une image sur microfilm à partir d'un original coûte environ 0,20 € et la numérisation d'une image à partir d'un original environ 0,40 €, le coût total est d'environ 0,60 € par vue. 6 En supposant que la création d'une image sur microfilm à partir d'un original coûte environ 0,20 € et la numérisation d'une image sur microfilm coûte environ 0,10 €, le coût total est d'environ 0,30 € par vue.
LES CLAUSES DU CAHIER DES CHARGES
Contexte et objectifs
Les archives départementales de la Somme (Conseil général) sont en train de numériser les plans cadastraux dits « des terres cultivées », élaborés au début des années 1800 pour 1/5 des communes du département. L'opération consiste à numériser les fonds de photographies (tirages positifs noir et blanc) conservés aux archives départementales de Seine-Saint-Denis, et notamment une partie des fonds déposés par le journal L'Humanité.
Résumé des prestations à réaliser
Le module de recherche vous permettra d'afficher les images en couleur et de commander des tirages au format A3 - A4. Pour cela, l'exploitant de l'exploitation doit répondre aux exigences techniques décrites dans ce cahier spécial.
Présentation des documents à numériser
Les documents d'archives originaux, objet du service 1, se présentent sous forme de liasses (feuilles volantes rassemblées dans un dossier), de registres (feuilles collectées et reliées) et de cahiers (feuilles collectées, cousues ou pliées). Pour les documents reliés, les documents sont numérisés de la première à la dernière page dans le sens de lecture, couverture comprise.
Décomposition de la prestation en sous-ensembles
Pour les documents gratuits, les documents sont numérisés dans l'ordre d'apparition après ouverture du paquet et restitués dans le même ordre après numérisation. Une fois numérisés, les documents sont remis dans leur emballage d'origine en tenant compte de l'ordre initial de classement et de stockage.
Déroulement de la prestation et délais d'exécution
Vérification et réponse des Archives nationales : 4 semaines à compter de la remise des dossiers des tâches 1, 2 et 3. Vérification et réponse des Archives nationales : 6 semaines à compter de la remise des dossiers de la tâche 4.
Conditions générales d'exécution
Le prestataire dispose d'un délai de 12 semaines à compter de la notification du contrat pour livrer les résultats des tâches 1, 2 et 3. Le prestataire dispose de 22 semaines à compter de la notification du contrat pour livrer les résultats de la tâche 4. Suivi et réponse des Archives nationales : 1 semaine à compter de la remise du test Remise des dossiers pour les tâches 1, 2 et 3 : n + 12 semaines.
Mise à disposition du prestataire des documents à numériser et du fichier de
Toutefois, les documents seront numérisés tels quels et ne devront en aucun cas être déconnectés par le prestataire. Le prestataire ne peut pas invoquer la mauvaise qualité du support pour se soustraire à ses obligations. Lorsque le promoteur dispose d'un outil informatisé de gestion documentaire, il peut réaliser le dossier du procès à partir de cet outil, et également ajouter des informations spécifiques à la préparation de l'envoi des documents ; il doit s'assurer que les informations complétées par le prestataire pourront être facilement saisies ultérieurement dans cet outil.
Prise en charge, transport et stockage des documents
- Numérisation dans les locaux du prestataire
- Numérisation sur place
Lorsque les documents quittent l’Union européenne, une autorisation d’exportation (licence) est requise en plus de l’autorisation de sortie temporaire. Le prestataire titulaire du marché prend en charge les documents dans les locaux des Archives Départementales, ainsi que le bordereau de fonds et le dossier d'épreuves : à chaque commande correspond un numéro de traitement, qui est reporté par les deux parties sur le dossier d'épreuves. Le directeur des Archives Départementales ou le chef de projet utilisateur se réserve le droit de vérifier à tout moment les conditions de sécurité et de conservation des documents.
Vérification des documents et signalement des anomalies par le prestataire
Le personnel travaillant pour le prestataire doit respecter le règlement intérieur des Archives Départementales concernant les horaires et les consignes de sécurité. Le titulaire adresse une description écrite des manquements qu'il a constatés pour vérification par les Archives Départementales du Bas-Rhin. Il peut proposer une solution en demandant par exemple aux Archives départementales du Bas-Rhin de lui fournir un autre microfilm.
Manipulation des documents
D'autres solutions peuvent être étudiées : un ajustement de qualité peut notamment être envisagé, d'un commun accord. Dans tous les cas, le titulaire envoie son rapport immédiatement, pour éviter l'immobilisation de toute la série. Il lui est interdit de laisser entrer quiconque dans le bâtiment sans l'autorisation du directeur des Archives départementales ou de l'un de ses adjoints.
Etalonnage de la chaîne de numérisation
Les valeurs numériques ainsi enregistrées seront considérées pour toute la partie restante de la prestation comme valeurs standards. Le jeu test a pour but de vérifier si la prestation proposée par le titulaire est conforme aux attentes de l'archive. Les opérations de numérisation ne débuteront qu'après accord avec les Archives sur la qualité du service.
Caractéristiques des fichiers images à fournir
- Paramètres techniques
- Nommage
- Métadonnées
Le choix de l'échantillonnage dépendra de la couleur (noir et blanc, niveaux de gris, couleur) et du contraste (densité minimale et maximale) contenus dans l'image à restituer. Le niveau de compression sera déterminé par les archives départementales de la Loire sur la base de tests effectués par le titulaire. Le fichier image résultant doit être plein format et orienté lecture.
0000 Identifiant VUE correspondant au numéro d'identification de la vue numérisée FORMAT EXT de l'image numérique. Ce champ correspond au champ "titre du document" dans la version française de Photoshop CS.
Indexation
Dans le cas où une prestation d'indexation est prévue, le CCTP ou une spécification ultérieure doit préciser les types d'informations (champs) à enregistrer (date, numéro de page40, nom, etc.), le nombre probable de caractères à saisir, le le mode de fonctionnement (localisation habituelle des informations sur la page) et la forme de l'inscription effectuée (formulaire standardisé, fichier d'autorité, etc.). Si lors de la phase de test il s’avère que le contrôle et la correction prennent autant de temps que l’indexation elle-même, il peut être opportun de remettre en question cette phase sur le marché. Le nom et les prénoms du candidat au remplacement seront également indiqués, le cas échéant, sur une ligne distincte.
Fichier de récolement complété et finalisé - Suivi de la production
Le fournisseur de services doit fournir un ou plusieurs programmes qui permettront l'indexation avant la numérisation et le suivi des pages. Elle sera complétée par les archives, complétée par le prestataire lors de la numérisation et servira d'outil de suivi par les archives départementales. Il accompagne ainsi l'article lors de tout échange entre les Archives Départementales et le prestataire jusqu'à la confirmation de la numérisation.
Contrôle de la production par le prestataire
Au départ, le sponsor et le prestataire doivent s'entendre sur un niveau de qualité acceptable (AQL), c'est-à-dire le pourcentage le plus élevé d'articles défectueux dans un lot pour que ce lot puisse être considéré comme satisfaisant. Le sponsor et le prestataire s'accordent sur un niveau de qualité acceptable de 0,65%, c'est-à-dire qu'ils autorisent la possibilité que 0,65% des images soient cassées, pour un critère donné. Un plan d'échantillonnage peut être appliqué de manière très simple : lors de la production ou de la réception d'un lot, le prestataire ou le sponsor vérifie le nombre d'images prévu et rejette le lot si le nombre d'images défectueuses est trop élevé.
Livraison des images numériques
Si le support de stockage sélectionné est un support amovible, nous nous inspirerons du schéma de nommage MRT44. 43 Les recommandations sont disponibles sur le site Internet de la Direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr. L'enregistrement des CD-R doit être conforme aux recommandations de l'Administration des Archives de France concernant l'enregistrement, la conservation et l'évaluation des CD-R (mars 2005).
Contrôle des prestations par le commanditaire
Assurances - Dommages aux documents
Le degré de compression peut être déterminé en accord avec les Archives Départementales, en fonction de la qualité des documents originaux. Archives départementales des Bouches-du-Rhône - Listes nominatives de recensement - 2007 Paramètres de numérisation en mode image. En effet, la vérification de la production du sponsor est impossible ou trop complexe sans ce document.
Des contrôles seront effectués par les Archives après la livraison du disque dur de données et la restitution des documents originaux effectuée par le titulaire. Si des irrégularités sont constatées après acceptation et paiement, elles seront rectifiées sous garantie. 47 Dans le cas de documents d'archives, la restauration doit être effectuée selon les instructions de la Direction des Archives de France.
Ces opérations seront réalisées conformément aux règles relatives à la restauration des documents d'archives de la Direction des Archives de France.
Utilisation des documents et des images numériques par le prestataire
En cas d'accident ou d'incident de transport chez le prestataire, le coût total de réparation des documents sera à la charge du titulaire. Le prestataire doit, avant tout début de prestation, justifier qu'il dispose d'une assurance garantissant sa responsabilité envers les tiers en cas d'accidents ou de dommages causés par l'exécution des prestations ou les modalités de leur exécution. En cas de perte, de vol ou de destruction, les valeurs d'indemnisation sont les suivantes : [valeurs suivantes].
Protection du droit de reproduire
Droits d'auteur
Garanties
Il est possible de faire en sorte qu'en cas d'accident survenant au sponsor, le prestataire devra, pendant la période de garantie et selon les conditions tarifaires à déterminer, fournir une copie des images numériques réalisées. Au-delà de cette durée, les images numériques peuvent et doivent être détruites par le prestataire. Le prestataire s'engage, pendant une durée d'un an à compter de la fin de la prestation initiale, à fournir, à la demande de la direction des Archives du Département de Martinique, de nouvelles copies des données produites à un prix unitaire par CD. à indiquer dans le plan tarifaire.