Mais là aussi, de la recherche à l’exploitation, vient la phase cruciale et délicate de l’évaluation. A l'occasion d'une rencontre organisée en 2009 par l'Association des archivistes suisses sur le thème de la valorisation des archives, l'occasion s'offre de faire le point sur la situation en Suisse dans ce dossier de l'Arbido.
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Ich denke, dass die „knappen Ressourcen“ einen zu großen Einfluss auf die Bewertung haben; mit der Ausnahme, dass die Einschätzung dessen, was „knapp“ bedeutet, unterschiedlich sein wird. Erstens: Welche Beurteilungsentscheidungen wir auch immer treffen, wir können davon ausgehen, dass die Nachwelt darüber den Kopf schütteln wird.
Aber es stimmt: Die Ablehnung einer Übernahme erfordert ebenso wie das Zwischenspeichern von Dokumenten eine gewisse psychologische Stärke, die wahrscheinlich notwendig ist, um Zweifel zu überwinden. Für klar definierte Dokumentengruppen muss entschieden werden, was nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit ihnen geschehen soll. 1 – Das Archiv ist von grundlegender Bedeutung.
Die rechtlichen Vorgaben zur Bewertung
Die Übermittlung von Dokumenten wird auf allen Regierungsebenen im Wesentlichen durch gesetzliche Vorgaben bestimmt: Im Wesentlichen dadurch, dass Gesetze regeln, wo der Staat tätig werden und daher die entsprechenden Akten anlegen muss; dann auch mit Regelungen zur Aktenverwaltung und Regelungen, was mit Akten geschehen soll, wenn wir sie nicht mehr benötigen. Die in den meisten Rechtsvorschriften verankerte Verpflichtung, das Material dem zuständigen Archiv anzubieten, wenn es nicht mehr benötigt wird, ist eine zentrale Voraussetzung für die Erstellung von Archivgut.
Der Zweck der Begutachtung: die Bildung einer historischen Aufzeichnung. Es bleibt noch ein weiterer Kandidat für die Rolle als Ziel der Begutachtung und Aktenauswahl, der auch in den Gesetzen häufig erwähnt wird. Sie tun dies, indem sie staatliches Handeln authentisch und dauerhaft dokumentieren.“ Die Art der Dokumentation müsste auf archivtheoretischer Grundlage näher erläutert werden und es müsste auch explizit dargelegt werden, dass die dauerhafte Aufbewahrung einer kleinen Teilmenge der erstellten Dokumente für die Bildung einer historischen Aufzeichnung ausreicht.
Die Bildung repräsentativer Stichproben bei Massen akten. Zur Methode und Praxis
Die Normalverteilung kann in einer Formel ausgedrückt werden.3 Die Formel setzt sich aus der Grundgesamtheit, dem Konfidenzintervall, der Fehlertoleranz, der charakteristischen Verteilung innerhalb der Grundgesamtheit und einem Korrekturfaktor zusammen. Die Aufnahmequote in der Praxis Im Staatsarchiv Basel-Stadt arbeiten wir seit 2004 mit der Zufallsauswahl. Grundlage für viele Formen der Zusammenarbeit sind die mittlerweile über 780 Konkordate, die es in der Schweiz gibt.
Soyez réalistes, demandez l’impossible»
Die politische Struktur der Schweiz auf kantonaler Ebene hat sich – mit Ausnahme der Gründung des Kantons Jura – seit Beginn des 19. Jahrhunderts verändert. Der Think Tank „Avenir Suisse“ kam in seiner Studie „Baustellenföderalismus“ aus dem Jahr 2005 zum Schluss, dass die Schweiz das am stärksten dezentralisierte und zugleich kleinste Land der Welt sei. Doch nicht nur „Avenir Suisse“, sondern auch Politiker stellen zunehmend die föderale Struktur der Schweiz in Frage.
Überlieferungsbildung im Verbund – ein Denkanstoss
Archivaufbau im Netzwerk Eine einheitliche Auswertung gleichartiger Reihen ist nur eine Möglichkeit der Zusammenarbeit der Archive. Einen Schritt weiter geht das Konzept der „Sammlung von Traditionen in Gruppen“, das vor etwa zehn Jahren in Deutschland entwickelt wurde. Um Dokumente in einem Netzwerk zu erstellen, ist es wichtig, dass die Archive als Ganzes als Ganzes funktionieren.
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Au lieu de créer des archives de manière isolée, les archivistes doivent travailler en réseau et collaborer pour créer un paysage archivistique commun. Certaines institutions étrangères peuvent relever d'un système d'archives privées ; c'est le cas de l'Université catholique de Louvain-la-Neuve (UCL), dont le service des archives - six personnes - ne dépend pas des archives générales du royaume. La question de l’évaluation des archives ne se pose pas de la même manière à toutes les époques des archives.
Elements pour l’évaluation dans les archives d’universités
Archives intermédiaires et évaluation La question de l'évaluation est au cœur de notre activité d'archiviste intermédiaire ou de records manager. A l'Université de Lausanne, on est passé d'un seul producteur administratif en 1890 à trois cents en 2005, soit une production archivistique annuelle trois cents fois plus importante. Le temps de l’introversion laisse place à celui de l’écoute, de la communication et de la négociation.
Utilité du fichier des compétences des Archives d’Etat de Genève pour l’évaluation et le records management
La tenue d’un dossier de compétences peut être une aide précieuse au processus d’évaluation. L’importance de la photographie dans l’histoire du XXe siècle va de soi, mais l’accès aux sources n’est pas toujours aisé. Le choix se fera donc en fonction du rythme de la recherche scientifique et en étroite collaboration avec d'autres musées et institutions5.
Überlieferungsbildung bei knappen Ressourcen
Sachverhaltsakten ohne schutzbedürftige personenbezogene Daten können in der Regel nach Übergabe an das Stadtarchiv eingesehen werden (Schutzdauer 0 Jahre). Ein weiterer Vorteil dieses Lösungsansatzes ist die starke Einbindung der Archivierungsverantwortlichen in die Entscheidungsprozesse. Im Zusammenhang mit der Traditionsbildung kann man paradoxerweise sagen: Was man (physisch) in der Hand hat, hat man (strategisch) nicht mehr in der Hand.
Alltagsbewertung und gezielte Überlieferungsbildung
Etwas in der Hand zu haben bedeutet aber auch, Einfluss zu nehmen, Kontrolle auszuüben und Entscheidungen zu treffen. Um die Praxistauglichkeit sicherzustellen, ist es wichtig, das Projekt in enger Zusammenarbeit mit den Erfassungsstellen der Bundesverwaltung durchzuführen. Um die Praxistauglichkeit sicherzustellen, ist es wichtig, das Projekt in enger Zusammenarbeit mit den Erfassungsstellen der Bundesverwaltung durchzuführen.
Autour des calendriers de conservation
Le développement de cet instrument de traitement des archives modernes a conduit le Forum des Archivistes de Genève (28 novembre 2008) à comparer les différentes expériences récentes en la matière, dont la confrontation offre une synthèse des contributions recueillies dans ce dossier. Tri quotidien des documents et politique d'acquisition d'archives ciblée Évaluer des archives qui répondent uniquement à la production documentaire reviendrait à passer à côté du précieux potentiel qu'offre la gestion documentaire en termes de politique documentaire, d'acquisition et de support rationnel. C'est pourquoi les Archives fédérales suisses (AFS) se concentrent sur l'évaluation prospective de toutes les archives existantes.
Reflets genevois
Elle est réalisée par le Kompetenzzentrum Public Management (KPM) de l'Université de Berne avec la participation de l'AFS et de divers offices fédéraux. La collecte des délais de conservation des documents de gestion de l'administration cantonale genevoise est le résultat d'un travail de collaboration entre les Archives de l'Etat et les archivistes de l'administration genevoise et des institutions publiques, qui s'est déroulé au sein du groupe de coordination des archives. La création du groupe de coordination des archives de l'administration cantonale de Genève découle de la mise en œuvre de la loi sur les archives publiques entrée en vigueur en 2001, de ses règlements d'application et de la loi sur l'information du public et l'accès aux documents (LIPAD), ainsi que de la création de postes d'archivistes départementaux pour les départements qui n'en étaient pas encore pourvus.
Zum Bewertungsinstrument
Ce groupe est composé d'archivistes des Archives de l'Etat, d'archivistes des établissements publics, un par entité (à savoir les archivistes d'Anouk Dunant, Lorraine Filippozzi,. .ge.ch [email protected] [email protected] .
Es ist die Gruppe von Archiven, die erforscht und ausgestattet wird, um allen beteiligten öffentlichen Institutionen Richtlinien, Projekte und wertvolle Berichte vorzuschlagen. Der „Calendrier de Conservation“ (französisch auch „tableau de gestion“, englisch November 2008) wurde aus der Perspektive des Aktengestalters und des Archivars erstellt und stellt die bisherigen Erfahrungen und Entwicklungen im Archiv dar. Die Verwendung dieses Instruments in Genf wurde in Frage gestellt.
Le recueil des durées de conservation des documents de gestion de l’administration cantonale genevoise
Cette collection a été créée à titre de guide dans le but d'assister les archivistes des institutions dont la tâche est d'élaborer des plans de classement et des plans de conservation qui déterminent, pour chaque type de dossier ou chaque série de documents, la durée de l'utilité administrative et juridique (dispositions d'application du la loi sur la publicité). archives, art. 7). Ces plans de stockage supplémentaires doivent ensuite être approuvés par les Archives de l'État quant au sort final des documents. Toutefois, les numéros de règles doivent être stockés dans les formulaires de stockage des différents services et institutions.
Rationaliser l’établissement des calendriers de conservation
Celles-ci consistaient généralement à créer des outils de gestion d'archives tels que des plans de classement et des calendriers de conservation pour diverses institutions privées et publiques. De plus, selon le système utilisé (avec un système de gestion de base de données relationnelle actuel cela est possible), la création du plan de classement et du calendrier de conservation peut être automatisée au travers d'un système de validation, de règles puis de leur extraction. Enfin, toujours en fonction du système utilisé, cela facilite la mise à jour du plan de classement et du schéma de conservation (également via un processus d'extraction de bases de données).
Une base de données pour générer des calendriers de conservation
Pour limiter la portée de l'étude, elle ne concerne pour l'instant que la section adulte de la Bibliothèque et ne traite que des ouvrages imprimés. L’objectif premier est donc de clarifier l’organisation globale de ces collections au sein de BML. Au fur et à mesure de la réflexion, les pièces du puzzle se sont ajoutées, déplacées, entrelacées dans ce qui a fini par former la représentation définitive de l'organisation.
Evaluer les collections en bibliothèque de lecture publique
Une expérience à la bibliothèque municipale de Lausanne
L’étude de l’existant n’étant pas achevée, il ne s’agit pour l’instant que d’un outil de suivi soumis à l’observation des bibliothécaires. Cette démarche, non prévue initialement dans l'étude de l'existant, est l'aboutissement de la réflexion menée dans le cadre de l'évaluation. L'analyse débouchera sur une confrontation collective et complétera l'étude de l'existant, ouvrant déjà la voie à un plan de développement des futures collections.
Buchbesprechung
Es bleibt abzuwarten, ob es sich hier nur um Theaterdonner handelt oder ob dieses Fachbuch die in der Einleitung mit großer Wirkung aufgestellten Ansprüche erfüllen kann. Der Einleitung folgen drei Kapitel, die die Rahmenbedingungen des Internets vorstellen sollen. Vor Jahren in der Publikation „The Internet Economy“1 ausführlicher gelesen und im europäischen Kontext dargestellt.
Konkurrenzieren sich Rascheln und Klicken?
In seiner letztjährigen Publikation hat Wilfried Sühl-Stromenger die Aufgaben und Herausforderungen wissenschaftlicher Bibliotheken im digitalen Zeitalter ausführlicher beschrieben.4 Öffentliche Bibliotheken stehen noch immer vor ganz anderen Herausforderungen. Doch digitale Angebote allein werden nicht ausreichen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. So virtuell die Bibliothek von morgen auch sein wird, der Ort selbst, die „stationäre“ Bibliothek, wird nichts von seiner Bedeutung verlieren.
Nachrichten BIS
Congrès BIS au Rolex Learning Center La spectaculaire bibliothèque de l’EPFL
