Son mandat est d'évaluer annuellement un outil de gestion des priorités pour les postes et districts de la Sûreté du Québec appelé; le plan d'activités régional et local (PARL). Description de la priorité : Définit le problème ou le besoin de sécurité publique qui est considéré comme prioritaire par tous les membres du CSP ;
Les objectifs du PARL
Quelques années avant le développement et l'implantation de l'outil de gestion PARL, un outil appelé Performance Action Planning and Control (PACP) était utilisé par les gestionnaires de la SQ. 1 Rapport, « Projet de modernisation de la planification des actions et du contrôle des performances (PACP), Département de prospective et de stratégie, 2002.
Le suivi de gestion des priorités et des activités prévues
L'évaluation des services policiers offerts aux citoyens et la reddition de comptes
Le cycle de gestion
Le cycle de gestion du PARL est déterminé en fonction de l'année budgétaire, soit du 1er avril au 31 mars. 0 Réunion de direction régionale pour identifier les priorités du 15 au 14 février et intégrer les priorités régionales et locales en mars.
Suivi d'implantation
DEUXIÈME PARTIE : MÉTHOLOGIE
Sondage auprès des utilisateurs
Choisi au hasard, il s'agit du superviseur ou chef d'équipe de l'équipe de soutien quotidien #2 pour chacun des postes QBM, autoroute et support. Le questionnaire a été adressé à tous les chefs de la direction territoriale, du bureau régional d'enquête ainsi qu'aux chefs des unités d'appui à la gendarmerie et à la sécurité routière (34 personnes sources).
Analyse des données consignées dans l'application informatique du PARL
Les limites de l'évaluation
Par ailleurs, l'obligation de soumettre le questionnaire à son supérieur hiérarchique est susceptible d'influencer les réponses et commentaires formulés par le répondant. L'identification, par le répondant au questionnaire, de son unité d'appartenance était facultative pour lui permettre de commenter de manière anonyme, s'il le souhaitait.
TROISIÈME PARTIE : ANALYSE DES DONNÉES
La répartition des priorités locales et régionales
Le nombre de priorités régionales par unité est donc parmi les plus élevés, avec celui du district 10. Pour trois d'entre eux, c'est principalement le nombre de priorités régionales qui a diminué, tandis que pour le district 10, qui a connu la plus forte diminution, les deux catégories ont été fortement réduites.
Association entre la planification stratégique, le plan d'action et les priorités locales et régionales
On constate que le tiers des priorités inscrites étaient liées au plan d'action annuel. Si l'on ajoute à ce nombre, les priorités liées aux trois niveaux de l'énoncé stratégique, on retrouve 81% des priorités liées à la planification stratégique (33% et 48%). Le district où l'association est la plus élevée est le district 2 ; toutes les priorités étaient associés à une variation stratégique et 19 %.
À l’inverse, le District 8 présente le plus faible nombre de priorités liées à la planification stratégique. Sur les 81 % de priorités liées à la planification stratégique, il convient de noter que la grande majorité des priorités étaient liées à la même variation. Le questionnaire destiné au manager a donc été transmis au chef d'équipe, accompagné d'une note précisant qu'il devait être remis au manager ou chef d'équipe (CE) de l'équipe numéro 2 de l'équipe de jour.
Au total, le questionnaire a été envoyé à 264 personnes et le taux de réponse a atteint 50%, puisque 131 questionnaires ont été remplis, dont 129 ont été considérés comme valides. Les maîtres de poste étaient les moins susceptibles de répondre, avec un taux de 37 %, mais le nombre de répondants (43) était suffisant pour que les données soient significatives. Quant aux superviseurs de relève et de CE, plus de la moitié d'entre eux ont répondu au questionnaire avec un taux de réponse de 54 %.
Résultats du sondage
La planification est plus simple, permet une meilleure planification (4 SR, 1 Dir.), qui répond mieux aux besoins organisationnels et locaux (1 District), plus facile à planifier la relève (1 SR) ; Donne du sens au travail quotidien des patrouilleurs (1 Dir.), supervise le travail (1 Dir., 1 SR), précise le travail à effectuer (1 SR), concentre ses efforts sur les priorités du PARL (1 SR ) , permet l'élaboration d'objectifs clairs et précis, portés par chacun des acteurs et notamment les chefs d'équipe (1 district) ; Cela permet de mieux intervenir, aux bons endroits, en fonction des demandes et des besoins (1 Dir.), une meilleure visibilité des zones problématiques (1 SR).
Uniformité et possibilité de comparer les données (1 Dir., 1 District), une certaine compétitivité entre les équipes (1 Dir.);. Difficile à gérer, nécessite une surveillance constante (6 Dir., 1 District), difficile à gérer pour une gare principale avec station auxiliaire (1 Dir.) ; Les priorités régionales ne sont pas toujours ajustées, pertinentes aux différents métiers (1 Dir.), en attente d'autres priorités que locales (1 Dir.).
Gardez-le plus simple et moins détaillé (2 SR, 1 Dir.), aussi simple que possible avec les priorités les plus élevées, restez simple (2 SR), efforcez-vous de simplifier et évitez les duplications (1 BST). L'application sous Oracle est plus ou moins conviviale (1 USG, 1 Dir.), ARC et PARL ne sont pas conviviales (1 Dir.). Rendez-le plus polyvalent en augmentant le nombre de champs (chiffre de contrôle) (2 SR, 1 Dir., 1 USG), plus élaboré (1 SR), plus d'espace pour décrire les champs (nombre) (1 Dir. ) .
Supprimer l'outil ARC (activités de relations communautaires) et l'intégrer au PARL (1 Dir.), groupe PARL et ARC pour une nutrition simplifiée (1 Dir.). Aide-mémoire pour les managers pour la création et le reporting d'une priorité (1 BST), la création d'un aide-mémoire (1 Dir., 1 SR), le mode de livraison et le lexique (1 SR).
Niveau de développement à l'égard de la gestion axée sur les résultats
Puisque l'indicateur permet de mesurer le résultat le plus important par rapport à la priorité, c'est-à-dire l'atteinte de l'objectif souhaité, la qualité et l'efficacité des services fournis, elle est directement liée à l'évaluation des performances du CSP telle que stipulée dans la loi sur la police. Y Puisqu'il permet de mesurer l'atteinte des résultats souhaités et importants pour les membres du CSP (évaluation des performances) et de rendre compte des services rendus, encourager la participation du CSP à l'élaboration des indicateurs. Révisez la feuille de priorités telle qu'elle est actuellement conçue pour la rendre plus adaptée aux fins de reporting pour les membres du CSP.
Proposer aux dirigeants une façon de distinguer les attentes concernant la contribution d'une équipe des résultats attendus liés à la problématique ou au besoin identifié pour les consigner dans des rapports distincts. D’ailleurs, près de la moitié d’entre eux (47%) déclarent ne pas connaître la procédure pour générer un signalement. Premièrement, s'assurer de la pertinence sur le territoire des différentes MRC de la priorité liée à la surveillance des véhicules lourds.
Plusieurs organisations ont également indiqué que cela a un effet négatif sur l'inclusion des mêmes informations à différents endroits ; les mêmes données sont saisies dans l'application PARL et retranscrites sous différents formulaires (12). Comme mentionné lors de la formation initiale, des contrôles de qualité fréquents facilitent la correction des données car l'activité a été réalisée récemment et il est plus facile pour la patrouille de compléter les informations ou de corriger les données lorsque cela est nécessaire. Concernant les rapports et fiches générés par l'application, deux aspects ont été soulignés : la lecture des rapports est difficile en raison de la présentation très concise des informations et de la fiche de priorités difficile à comprendre pour les membres du CSP.
Éléments qui demandent une attention particulière
Des besoins de formation ont été identifiés, notamment pour les directeurs nouvellement nommés, ainsi que pour les superviseurs et chefs d'équipe, dont beaucoup ne connaissent pas la procédure de création d'un rapport. Le matériel de support serait également utile comme aide-mémoire pour les gestionnaires et comme aide-mémoire pour les superviseurs/CE en fonction de leurs besoins respectifs tels que la création, le suivi et la modification d'une priorité pour les gestionnaires et la correction d'un dossier et de procédures de soumission d'un rapport, d'une recherche. critères, etc. Le prochain constat concerne un quartier où il existe un nombre très limité de priorités locales pour l'année.
Selon l'un des répondants (directeur de station), l'utilisation du PARL pour les priorités locales ne sera pas encouragée par le district. Puisque l'un des objectifs du PARL est l'adaptation des services aux spécificités et aux besoins locaux, il est nécessaire de vérifier s'il s'agit d'une approche réellement acceptée par le district. Par ailleurs, le suivi annuel de la répartition des priorités locales, régionales et nationales par district et par poste, par la cellule chargée du suivi du PARL, permettra d'identifier une éventuelle tendance à la hausse ou à la baisse.
Pour faciliter ce suivi, il est recommandé d'ajouter une catégorie spécifique pour les priorités nationales (ajout de la catégorie : « priorité nationale » dans le menu déroulant de la fiche des priorités).
Conclusion
Guide pour l'élaboration de cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats, 2001 www.tbs-sct.gc.ca/eval. Rapport, « Projet de modernisation de la planification des actions et du contrôle des performances (PACP), Direction de la prospective et de la stratégie, 2002.
ANNEXES
Calculer le niveau de réalisation
S'assurer de la fiabilité des données
Utiliser l'outil informatique
Difficultés de planification en fonction des priorités provinciales et régionales, notamment en raison d'un transfert tardif. Il est parfois difficile de déterminer les priorités régionales (diversité des priorités locales)./accent mis sur le suivi des priorités provinciales et régionales.
Formuler de façon précise la priorité
Avez-vous rencontré des problèmes ou des limites dans le ciblage des priorités locales ? Avez-vous rencontré des difficultés ou des contraintes pour concilier les priorités locales avec les priorités régionales et nationales ? 12. Avez-vous complété ou modifié les priorités, indicateurs ou activités initialement prévus au cours de l'année ?
Comment avez-vous procédé pour déterminer les activités à prioriser puis définir les indicateurs et les objectifs visés ? Utilisez-vous d'autres outils pour planifier et/ou surveiller les activités de votre unité ? Utilisez-vous les données Les données et commentaires saisis pour chacune des activités suivantes Oui 0 Non 0 et dans.
Depuis la mise en œuvre du PARL, avez-vous changé la façon dont vous planifiez ou surveillez les activités ? Utilisez d'autres outils pour planifier et/ou surveiller les activités de votre équipe. Qui contactez-vous lorsque vous avez des questions sur l’utilisation de PARL ? avez-vous reçu une formation en PARL ?.