Une fois numérisés et intégrés dans un système de classement électronique approprié, les originaux peuvent parfois être détruits. Les appels d’offres pour la création de systèmes d’archivage électronique se multiplient aujourd’hui. C'est pourquoi elle m'a demandé de faire un état de l'art des enjeux de l'archivage électronique et de construire une méthodologie permettant de mettre en place un tel système dans un organisme public.
Enfin, cet état de l'art sera comparé à la pratique à travers l'observation de terrain d'un bailleur social et de ses pratiques d'archivage.
L A SOCIETE
L ES MISSIONS
Lors de la gestion de projet, les consultants assurent un transfert de compétences vers les équipes de l'organisme demandeur afin qu'elles s'approprient la solution. Enfin, la dernière facette de l'activité de LV2C consiste à assurer à temps partiel une mission de gestion de systèmes d'information externalisés. Les consultants travaillent ensuite à temps partiel dans les entreprises en tant que directeurs des systèmes d'information, soit directement sous l'autorité du directeur général, soit sous celle d'un autre service.
D OMAINES D ’ INTERVENTION
Gestion et optimisation du système d’information
Stockage, archivage et exploitation de l’information
Maîtrise des flux d’information
D EFINITION DE LA MISSION
Objectif
- Contexte
- Problème à résoudre
- Quel document final ?
La problématique de l’archivage électronique se caractérise par une fragmentation des zones dans lesquelles les documents sont joints. Le respect de l’intégrité des documents ayant valeur probante pose problème dans le cas des migrations. L'objectif de l'archivage (électronique ou autre) est de rendre les documents accessibles et utilisables.
Dans l'archivage papier, les efforts se concentrent sur l'accessibilité et la classification des documents.
ETAT DE L’ART DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
L ES ARCHIVES SELON LA LOI FRANÇAISE
- La loi sur les archives
- Distinction archives publiques/privées
- Archivage électronique dans la sphère privée
- Archivage électronique dans la sphère publique
Les archives sont ainsi tous les documents produits ou reçus par une entreprise, quelle que soit leur utilisation. Un document de la Direction centrale de la sécurité des systèmes d'information intitulé Archivage électronique sécurisé : enjeux juridiques met en lumière la différence entre archives publiques et archives privées. L'article L211-4 de la loi sur le patrimoine culturel définit les archives publiques comme : « Les documents provenant de l'État, des collectivités locales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes morales du secteur privé chargées de la gestion d'un service public, comme partie intégrante de leur mission de service public.
Quant au secteur privé, les archives publiques ont plusieurs finalités : - permettre un contrôle juridique.
E NJEUX JURIDIQUES DE L ’ ARCHIVAGE ELECTRONIQUE : ASSURER LA VALEUR
- Présentation d’un original
- Présentation d’une copie numérique
- La responsabilité du tiers de confiance
- Litiges concernant les données
- Litiges concernant les documents
Dans le cas de la présentation d'un orignal, un organisme doit être en mesure de prouver que le document a bien été produit par la personne qui est censée l'avoir fait au moment prévu grâce à l'horodatage du document. Enfin, il faut présenter un historique de la vie du document : un document issu d'un traitement de texte, non horodaté, n'a aucune valeur puisqu'il peut avoir été rédigé le même jour. En effet, la Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) de la Marne a présenté en 2004 une copie d'une lettre prétendument envoyée le 20 janvier 2003, non signée, non horodatée et dont le logo diffère de la présentation originale.
Pour une copie authentique et permanente au regard de la loi, l'organisme doit, outre des recommandations valables en matière d'archivage des documents originaux.
Q UELS DOMAINES SONT CONCERNES PAR CES ENJEUX ?
- Pour quels documents ?
- Les documents à valeur non probante
- Les documents à valeur probante
- Le problème du courrier électronique
- Un archivage fiable et durable dans le respect de la loi sur les données
- Distinction courrier privé/courrier professionnel
- Conservation adaptée des données
- Obstacles liés à l’activité d’archivage
- Outils
- La conservation des documents
- Le records management
- Le respect des normes
- Le contrôle des échanges
Idéalement, l’objectif du records management est de contrôler la gestion des flux au sein de l’organisation et d’assurer la conservation à long terme des documents en garantissant leur intégrité. Le Records Management vise également à réduire le volume des données en mettant l’accent sur la numérisation des documents. Seule une partie intègre le plan de classement du système de gestion des documents.
Pratiquer la gestion des documents dans une organisation signifie entreprendre des changements à différents niveaux : personnel, organisationnel, logiciel. Il s’agit d’une étape cruciale d’un projet de records management qu’il ne faut pas négliger43. De plus, on peut se demander quel est l’apport du records management par rapport à un système de gestion électronique de documents.
La gestion documentaire est souvent présentée par les fournisseurs de logiciels dans le cadre du GED44. Enfin, il est intéressant de se demander quelle est la valeur probante réelle des documents intégrés dans un système de gestion d'archives. La norme NF ISO 15489-1 relative à la gestion des documents précise qu'un « document authentique est un document qui peut être prouvé.
En théorie, le records management ne concerne que les documents complétés qui n’ont plus vocation à être modifiés. Dans ce cas, la gestion des dossiers ne confirme l'intégrité du document qu'à partir de son enregistrement dans le système.
L ES SOLUTIONS
- Les solutions logicielles
- Les tiers
- Le rôle du tiers de confiance
- Quelles sont les spécificités du travail avec les organismes publics ?
- Différents services
De 2004 à 2007, la Direction des Archives de France et la Direction générale de la modernisation de l'État ont mené conjointement le projet d'Administration électronique (ADèLE). Pour tous les documents d’archives, et notamment dans le cas de documents à valeur probante, des procédures strictes régissent tout déplacement du document. Pour faire face à la complexité de mise en œuvre de l'archivage électronique, les organisations peuvent faire appel à un tiers de confiance, qui prend alors en charge tout ou partie des documents.
L'article L212-4 du Code du patrimoine autorise les organismes publics à faire appel à un tiers pour la gestion de leurs archives intermédiaires : « La conservation des documents d'archives publiques résultant de l'activité des personnes mentionnées à l'article L. Le dépôt fait l'objet d'un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, le contrôle de ces documents par l'administration des archives et leur restitution au déposant à l'issue de la période de dépôt. le contrat. Les différents textes traitant de la question de l'externalisation des archives publiques sont contradictoires, ce qui souligne que ce domaine est au cœur de la réflexion et annonce de nombreuses évolutions.
Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État. Cette loi semble autoriser le recours à un tiers, s'il est agréé par le service d'archives de l'organisme public, pour la gestion des archives intermédiaires. Un archiveur tiers se charge du stockage et de la conservation des documents papier et électroniques conformément aux normes.
Si l'horodatage s'accompagne d'une politique stricte en matière d'accusés de réception et de bons d'expédition, il peut suffire à prouver l'existence d'un document à une date donnée et ainsi agir en faveur du client de l'entreprise. Cependant, la solution la plus sûre et la plus pratique pour l'entreprise reste les archives tierces, qui s'occupent à la fois du stockage et du traitement des documents, mais assurent également toutes les étapes de préservation de l'intégrité du document. (il assure par exemple les migrations).
S YNTHESE
- Problèmes types
- Les documents sont accessibles mais inexploitables
- Les documents sont exploitables mais inaccessibles
- Les documents sont inexploitables et inaccessibles
- Au carrefour des problèmes types
- Le plan de classement maison
- Plusieurs plans de classement coexistent
- Le système de conservation est inadapté
- Système d’archivage en cours de réalisation
- Quelles spécificités pour l’archivage électronique ?
- Dans quels cas l’archivage électronique sécurisé est-il nécessaire ?
- L’intégralité des documents émis et reçus est électronique
- Archivage du courrier électronique
- Remise en question de la nécessité de l’archivage électronique sécurisé 41
- Documents créés sous forme électronique
- Documents papier numérisés
- Courrier électronique
Les documents ayant une valeur légale peuvent, par exemple, également être enregistrés sans valeur dans le système d'archives. Il peut en effet y avoir un problème de volume : l'organisation manque d'espace pour stocker les documents (que ce soit dans une armoire ou sur un serveur). Les documents électroniques peuvent également avoir été stockés sur des supports qui deviennent illisibles au fil du temps car l'organisation n'effectue pas de migration de données.
Le système de conservation doit également prendre en compte la conservation des métadonnées dans le cas des documents électroniques. Par exemple, les documents créés après la mise en place du système d'archivage sont intégrés dans le nouveau plan d'archivage, mais les anciens documents doivent encore être archivés. Il se peut aussi que l'organisation ait décidé de numériser tous les documents et qu'il reste encore des documents papier à numériser et à intégrer dans le nouveau système, etc.
Les documents papier archivés ne seraient donc que des copies, sans valeur probante auprès d'un juge. En s'appuyant sur la classification mise en œuvre dans le GED, le SAE peut traiter différemment les documents probants et non probants. Si l'organisme ne touche pas son courrier au tiers de confiance, le juge peut être assuré qu'aucune modification ne pourra être apportée aux documents.
Horodatage facultatif mais recommandé Horodatage obligatoire Onglets obligatoires Onglets obligatoires Signature obligatoire sur les documents. Vérifiez la présence de la signature sur les documents signés, mais pas l'obligation de signer numériquement.
EN PRATIQUE : UNE OPERATION DE DEMATERIALISATION CHEZ UN
P ARTICIPATION A UNE MISSION
- Description de la mission
- Quelle mission ?
- Pour quel client ?
- Mon rôle dans cette mission
- Quelle est mon implication ?
- Jusqu’à quelle étape vais-je pouvoir observer l’avancement du projet ? . 46
- Déroulement
- En matière d’archivage
- Déroulement de l’étape
- Constats en matière d’archivage
- Problèmes de place
- Problèmes d’accès aux documents
- Problèmes de circulation de l’information
- Problèmes organisationnels
- Le rôle de l’archiviste
- D’un point de vue juridique
Le client est un bailleur social situé à Rennes, qui gère 15 000 logements sur tout le département d'Ille-et-Vilaine. Vercasson a réalisé une présentation des dernières avancées en matière de dématérialisation et d'archivage électronique. Lors de cette réunion, le plan d'action de communication à destination du personnel du bureau HLM a également été défini.
De plus, j'ai rédigé le rapport du comité de pilotage qui a ensuite été envoyé au client. Il est intéressant de constater que la problématique de l’archivage est intégrée au cahier des charges. J'ai également créé un organigramme de circulation des factures fournisseurs au sein de l'organisation.
Bref, les vieux cartons ne sont quasiment jamais ouverts et surtout jamais triés pour retirer les documents obsolètes. Cependant, ce système s'appuie sur la mémoire des secrétaires et agents de l'organisation, car il est nécessaire de connaître la date approximative de la discussion pour la retrouver. Par exemple, le service des marchés publics crée un CD-ROM pour chaque marché public, mais personne ne connaît son existence.
Ce système augmente considérablement le risque de perte ou de retard dans le traitement des informations. Son rôle est très loin du rôle idéal de l’archiviste décrit dans les manuels d’archives.
L A DEMARCHE THEORIQUE EST - ELLE APPLICABLE ?
- Décalage au niveau de l’existant
- Persistance du papier
- Des locaux inadaptés
- Décalage au niveau organisationnel
- Non respect des textes règlementaires et des procédures
- L’archiviste : un spécialiste de la gestion documentaire ?
- Décalage au niveau humain
Dans ces conditions, il paraît difficile de donner aux archives une place centrale dans l'organisation de l'entreprise. De plus, certaines cases portent le nom de l’opération, d’autres le nom du marché, et d’autres encore sont hétérogènes. Cependant, à l’heure actuelle, la fonction d’archiviste s’apparente davantage à celle de planificateur, et c’est ainsi qu’elle est perçue par les employés de l’organisation.
De plus, la mise en œuvre d’un archivage électronique sécurisé nécessite du personnel spécialisé dans les systèmes d’information électroniques, ce qui n’est pas le cas actuellement. Par conséquent, la mise en œuvre d’un tel système ne semble pas aussi réaliste que le suggèrent les manuels. Enfin, de nombreux facteurs humains empêchent la mise en place d’un coffre-fort électronique.
Pour les salariés, il n’est pas naturel d’imaginer qu’un document sera plus sécurisé sur un serveur que sur son bureau, dans une pièce qui n’est jamais verrouillée. Le document est encore vu comme un moyen d'exercer le pouvoir, d'affirmer sa place dans l'entreprise. De plus, j'ai dû me familiariser avec le vocabulaire de l'archivage, de la gestion des archives et en lien avec les missions du LV2C avec le vocabulaire et l'organisation des marchés publics.
Mes recherches ont donc abouti à la conclusion suivante : la réussite de la mise en œuvre d'un système d'archivage électronique n'est pas liée à un outil. Mettre en œuvre un outil sophistiqué sans l’associer à des pratiques raisonnées ne prouve pas la validité d’un document. La mise en place d'un système d'archivage électronique sécurisé comme le proposent les éditeurs et les manuels paraît donc compliquée et coûteuse à mettre en place.
URL: < http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/documents/methodes/ArchivageSecurise- EnjeuxJuridiques pdf >.