La gestion de l'information se concentre sur la pleine utilisation de l'information au profit du fonctionnement de l'organisation dans son ensemble. Une gestion de l’information réussie permet donc à l’organisation d’utiliser pleinement le potentiel d’information qu’elle crée.
Introduction
Ainsi la « gestion de l’information » devient plus que jamais inhérente à la gestion de l’organisation elle-même. Quatrièmement, le texte aborde les principales conclusions qui ressortent de l'analyse documentaire sur la gestion de l'information dans le contexte de l'administration publique.
Problématique
La nécessité d’une meilleure gestion de l’information pour tirer parti des technologies numériques commence à se faire sentir. Cependant, ces travaux proviennent souvent de domaines très spécialisés (Smallwood, 2014 ; Da Sylva, 2017) et ont pour objectif principal le traitement de l’information ou des données comme un objet.
La gouvernance
Définition de gouvernance
La gestion de l'information, telle que la gestion de la technologie ou des archives, fait partie intégrante de la gestion de l'information. Ce sont des disciplines ou des approches qui soutiennent la gestion de l'information (Brooks, 2019).
La raison d’être et les objectifs
Ainsi, la gestion de l’information peut permettre d’utiliser pleinement le potentiel informationnel de l’organisation. Plusieurs auteurs ont étudié les avantages pour une organisation d’une gestion de l’information bien organisée. Cependant, comme nous le verrons, ces bénéfices très concrets sont souvent associés à une bonne gestion de l’information, même si on insiste trop souvent sur le terme de gestion de l’information à leur propos.
Il y a bien sûr des avantages à tirer de la mobilisation des techniques de gestion de l’information. Cependant, ces techniques ne peuvent à elles seules résoudre les problèmes stratégiques, qui sont encore soulignés par le concept de gestion de l’information. Mais dans tous les cas, on continue à utiliser le terme unique de « gouvernance », qui efface la distinction décisive entre gouvernance et gestion de l'information.
Cette meilleure utilisation de l’information permet également de valoriser des contenus l’utilisant de manière optimale. Deuxièmement, la gouvernance de l’information permet une meilleure répartition des ressources en exigeant une réflexion sur les besoins réels (Pagnamenta, 2014). Troisièmement, la gouvernance de l’information permet à l’organisation d’assurer le respect requis des diverses obligations législatives, réglementaires ou normatives (Pagnamenta, 2014).
Concepts liés à la gouvernance informationnelle
Définition des ressources informationnelles
Cette définition correspond assez bien aux définitions techniques émergeant du monde des archives et de la bibliothéconomie. Une ressource peut donc être une personne, un fichier ou le système informatique lui-même » (Government Activity Thesaurus, 2019). A noter que la définition de « bien informationnel » diffère de celle de source d’information car elle exclut la dimension humaine.
A ce titre, la norme principale est la norme 15489 dont l'objet est de « […] préciser(r) les concepts et principes à partir desquels les méthodes de création, de capture et de gestion des activités documentent p. 1). En outre, la forte référence implicite dans les normes internationales à la nécessité d’une gouvernance au-delà de la gouvernance est intéressante. En fait, dans presque toutes les normes qui parlent de gestion documentaire, nous discutons de l'importance de soutenir cette gestion au plus haut niveau de l'organisation : « […] L'engagement de la direction dans la mise en œuvre du SGDA2 s'exprime si clairement et en même temps niveau. des détails comme pour tout autre système de gestion [souligné par nous] mis en place par l'organisme, tel que ses autres actifs, tels que ses ressources humaines, ses finances et son infrastructure.
L’exigence de démontrer l’engagement de la direction n’exige pas la réalisation d’une activité spécifique. L'implication est également implicite dans d'autres exigences ISO 30301 relatives aux ressources (voir 7.1), à la communication (voir 7.4) et à la revue de direction (voir 9.3) » (Organisation internationale de normalisation, 2015). Cet élément est essentiel car il montre la distinction importante qu'il faut faire entre la gestion de l'information et des actifs informationnels d'une part et leur gestion d'autre part.
Le numérique
La littérature sur la gouvernance de l’information
La gouvernance de l’information dans un contexte d’administration publique
- Les assises de la gouvernance informationnelle au niveau stratégique de
- Une collaboration accrue nécessaire
- Une culture de la documentation
- Transformation numérique et gouvernance informationnelle
La section suivante met en évidence les critères d’une gestion réussie de l’information dans le contexte de l’administration publique. 26 La gestion de l’information dans les services publics est à la traîne du progrès technologique (Upward, 2019). De plus, les organisations ont tendance à développer leur propre compréhension de la gestion de l’information, en fonction de leurs besoins internes et de leurs habitudes établies.
La gouvernance de l’information lui confère donc une place centrale dans la vision stratégique de l’organisation. L’implication de la haute direction ne doit pas se faire au détriment de celle des autres parties de l’organisation. La gestion de l'information ne sera donc pas le résultat de la vision d'un seul service, mais bien celle de l'organisation dans son ensemble.
La transformation numérique de l'organisation nécessite le recours à une approche de gestion du changement pour favoriser l'adaptation de la culture organisationnelle au nouveau contexte. Tous les employés de l’organisation n’ont pas le même niveau de culture numérique. Idéalement, cet accompagnement se traduira par la création d'une culture documentaire, ancrée dans la pratique quotidienne de l'organisation.
Instruments organisationnels en appui à la gouvernance informationnelle
Toujours au Québec, l'exemple le plus intéressant est sans doute la Loi sur la gestion et la gouvernance des ressources informationnelles (LGGRI). Dans plusieurs cas, l’accord n’a même pas été prolongé après l’arrivée du numérique. Il existe en effet un lien fort entre politique documentaire et gestion de l’information.
Par exemple, la politique documentaire peut aider à mieux définir la mission et le fonctionnement de la gestion de l’information (Pagnamenta, 2014 ; Jules, 2013). De plus, il faut ensuite s’assurer qu’il s’aligne avec la mission, les buts et les objectifs de l’organisation. Il établira les grandes lignes du conseil (ses missions, son fonctionnement, ses objectifs, etc.) et permettra aux utilisateurs d'atteindre des objectifs stratégiques en servant de référence (Anderfuhren & Romagnoli, 2018).
C'est intéressant, mais il s'agit davantage de soutenir la dimension technique de la gestion de l'information que de soutenir directement sa mise en œuvre à grande échelle. Ce qui illustre une fois de plus la confusion ambiante entre les aspects plus techniques associés à la gestion opérationnelle de l’information et les aspects plus stratégiques associés à la gouvernance. Le manque de cohérence globale de l’instrumentation est un aspect qui nuit à son utilisation.
Autres considérations
En d’autres termes, il faut conclure que ces défis proviennent du plus haut niveau décisionnel de l’organisation. Deuxièmement et plus spécifiquement : Thompson, Ravindran et Nicosia (2015) recommandent la présence d'un directeur de l'information (CIO), ou Chief Information Officer, pour assurer le succès de la gouvernance. Il s'agit d'un leader chargé d'assurer une bonne gouvernance de l'information au sein de l'organisation.
Pour notre part, cette revue de la littérature nous amène à suggérer que la mission du DPI est d'opérationnaliser les visions de la gouvernance de l'information émanant du comité de direction de l'organisation. De telles dispositions organisationnelles devraient éviter d’être trouvées en parallèle avec le reste de l’organisation. 37 Troisièmement : la transformation numérique de l’État modifie les modèles de gouvernance traditionnels (Pereira et al., 2018).
Dans la littérature, les modèles présentés se concentrent souvent sur un aspect particulier avec des termes dont le sens oscille entre gouvernance et gestion opérationnelle de l’information, comme la gestion documentaire ou la gouvernance des données. Pour les soutenir dans leur gouvernance de l'information, « de nombreuses entreprises offrent aux organisations publiques et privées la possibilité de fournir une gouvernance de l'information en tant que service vendu avec leur produit logiciel » (Pagnamenta, 2014, p 9). 39 La figure présente un résumé des considérations selon trois perspectives qui devraient être intéressantes pour une bonne gouvernance de l'information, à savoir les considérations humaines et organisationnelles et les mécanismes de gestion.
Discussion
Progressivement, des informaticiens se sont ajoutés pour s'occuper des systèmes informatiques qui transfèrent ce contenu, ainsi que d'une bureautique de plus en plus sophistiquée. Tout cela complète l'éventail déjà large d'experts dont les fonctions sont directement ou indirectement liées à la question de l'information dans l'organisation. D’après les recherches menées, nous pouvons affirmer que la situation n’est pas la même pour toutes les contributions professionnelles existantes, mais il existe bel et bien un problème de gestion au plus haut niveau de l’organisation.
Il faut justement mettre en place la nouvelle direction, la contrôler et ainsi s'assurer que les informations pertinentes servent la mission de l'organisation, et non une seule logique ancrée dans des connaissances professionnelles. Premièrement, concernant l’information et sa définition, il vaudrait mieux ne pas la diviser en sous-catégories. Il est important, cependant, que tous les efforts soient dirigés vers le même objectif déterminé par la haute direction de l'organisation, et non pour d'autres raisons, y compris, par exemple, celles de nature professionnelle.
Deuxièmement, la gouvernance de l’information doit être mise à l’ordre du jour comme élément de la gouvernance générale de l’administration publique, mais aussi de chacune de ses composantes et organisations. En effet, la question de l’utilisation de l’information pour améliorer le fonctionnement de l’organisation est rarement présente (Caron & Bernardi, 2020). Si le modèle de gouvernance informationnelle présente l’avantage de distinguer l’angle gouvernemental de l’aspect administratif pour des raisons de pérennité des initiatives, l’adhésion des élus reste une condition de réussite.
Conclusion
Maturité de la gouvernance de l'information dans les administrations publiques européennes : perception de la gouvernance de l'information dans l'administration publique genevoise. Extrait de https://magazine.arma.org/2019/09/new-cohasset-arma-benchmarking-report-says-we-arent-there-yet/. Principes guidant l'administration publique et ses enjeux contemporains, Québec : Presses de l'Université Laval.
Extrait de https://www.cio.com/article/3198674/strategic-guidelines-for-cios-to-lead-the-digital-age.html. Extrait de https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-. fra.aspx?id=16552§ion=glossary&wbdisable=true. 2013) Gestion de l’information – Au-delà du buzz. Respecter la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises d’État.
Extrait de https://www.gouvinfo.org/IAI/wp-content/uploads/Livre-blanc-sur-la-gouvernance-de-linformation-observatoire-GouvInfo-2012-V9.pdf. Extrait de https://www.oecd.org/fr/internet/vers-le-numerique-forger-des-politiques-au-service-de-vies-meilleures-7cba1873-fr.htm. La diversité moniste de l'informatique du continuum - Une méthode d'analyse des relations entre l'informatique archivistique, l'éthique et la gestion de l'information.