Il aborde les activités de numérisation du point de vue de la gestion de projet et de la gestion documentaire. La première énonce les exigences archivistiques et les obligations juridiques qui guident tout processus de numérisation. Une attention particulière est accordée aux effets de la loi sur le cadre juridique des technologies de l'information, qui établit les principes d'intégrité et d'équivalence fonctionnelle des documents.
La deuxième partie du guide présente les différentes phases d'un projet de digitalisation, de la conception à la réalisation. Le guide comprend également en pièce jointe une liste de contrôle résumant les exigences en matière d'archivage, les obligations légales et les principales recommandations de BAnQ applicables à tout projet de numérisation et de destruction de documents sources. La Direction générale des archives de BAnQ remercie Hélène Simard, du Service intégré de gestion documentaire (SGID) du Centre de services partagés du Québec (CSPQ), et Julie Bouchard, du Centre ministériel de numérisation du ministère des Richesses naturelles. et la Faune (MRNF), pour leur contribution à la révision de ce guide.
Nous espérons que cela facilitera la tâche des organisations qui souhaitent mettre en place des projets de numérisation. Le terme « document numérisé » tel qu'utilisé dans ce guide désigne un document numérique résultant de la numérisation d'un document analogique.
Exigences archivistiques et cadre juridique
- Intégrité et valeur juridique
- Documentation du processus de numérisation
- Déclaration de numérisation
- Procédure de numérisation
- Destruction des documents sources
- Généralités
- Destruction des documents inactifs ayant fait l’objet d’une numérisation
- Respect du droit d’auteur
- Accès à l’information
- Protection des renseignements personnels et confidentiels
A1 : Les documents sont numérisés et détruits après un contrôle qualité exhaustif. Le premier s'avère plus adapté à une opération de numérisation de séries homogènes et définies dans le temps, tandis que le second est plus adapté à une numérisation en pièces et par plusieurs utilisateurs ou à une organisation qui se dote d'un service de numérisation permanent. Une déclaration peut être utilisée lors de la numérisation d'un montant donné dans une période donnée ou lors d'une activité récurrente (exemple : numérisation de plusieurs dossiers clients pendant la période estivale).
Selon le contexte et les besoins, elle peut être accompagnée d'une déclaration ou d'un registre de numérisation (exemples : fichier papier ou tableur .xls ou .scv) dans lequel on retrouve le nom de la personne qui a réalisé la numérisation, la date de cette travail, la résolution du scan, le matériel utilisé ainsi que la liste des documents numérisés. Après numérisation des documents sources, il est possible de les détruire ou de les conserver. Il convient donc de faire preuve de prudence avant de détruire des documents dont le support original peut présenter un intérêt du point de vue de la conservation et de la diffusion.
Une fois la phase semi-active terminée, les documents en conservation permanente ne sont plus régis par le calendrier de conservation, mais plutôt soumis au champ d'application des articles 14 à 20 de la Loi sur les archives. Afin de détruire des documents inactifs numérisés, un organisme public doit demander l'autorisation de BAnQ en vertu de l'article 18 de la Loi sur les archives, qui stipule clairement : « Nul ne peut éliminer des documents inactifs d'un organisme public visant à les aliéner ou à les modifier de façon permanente. Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter le document intitulé Numérisation de remplacement de documents inactifs en vue d'une conservation permanente - Liste de contrôle pour l'application de l'article 18 de la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1) .
Dans le cadre de la gestion des documents administratifs, il est courant de reproduire des documents sans demander l'autorisation du titulaire des droits d'auteur.
Projet de numérisation
- Définition de projet : les objectifs visés
- Choix des documents à numériser et échéancier du projet
- Analyse des besoins et des ressources disponibles
- Numérisation des documents
- Préparation matérielle des documents
- Réalisation de projets pilotes
- Numérisation des documents
- Contrôle de la quantité et de la qualité
Il est plutôt recommandé d’assurer d’abord la conservation à long terme des documents numériques nés, pour ensuite numériser les documents uniquement lorsque les économies de temps, d’espace et d’argent sont significatives du point de vue des activités, de la conservation ou de la diffusion. Cette enquête permet également d'évaluer la pertinence d'acquérir ou de louer du matériel pour réaliser la numérisation en interne ou de la confier à un fournisseur externe. Après avoir identifié les priorités et les besoins et pris les mesures nécessaires pour y répondre, nous passons à l'étape de la numérisation proprement dite des documents.
Les principaux avantages de la numérisation interne sont généralement : une meilleure accessibilité aux documents pendant le projet, une réduction des risques liés à la manipulation de documents fragiles, un meilleur contrôle qualité et la création d'une expertise institutionnelle. Vérification de la qualité, tant pendant le projet qu'à sa réalisation. Tout d’abord, préparez les fichiers et documents à numériser pour faciliter la numérisation et réduire les risques de dommages aux documents et au matériel.
Aux différentes étapes de la numérisation et avant la destruction des documents originaux, il est nécessaire d’évaluer les résultats. Le contrôle comporte deux parties : le contrôle quantitatif et le contrôle qualité. Il est impératif de s'assurer que tous les documents ou toutes les pages d'un document sont numérisés.
Ces processus sont plus rapides que le comptage manuel, mais n'éliminent pas la nécessité de vérifier que toutes les pages ont été numérisées. Lors de la numérisation de documents, il est essentiel de vérifier l’intégrité de leur contenu. En plus de vérifier la qualité du contenu des documents numérisés, il est nécessaire de vérifier la qualité de reproduction (luminosité, contraste, couleurs…).
Si nécessaire, vous pouvez enregistrer le résultat dans un fichier en mode texte (.txt, .doc, .rtf, etc.), ce qui permet d'indexer le contenu du document et de reconnaître le texte intégral, de capturer des données et, si nécessaire, d'apporter des modifications. . Notez que le fichier image peut être conservé comme fichier de stockage principal et que seul le résultat OCR peut être utilisé à des fins d'indexation et de recherche. Afin d'obtenir des résultats de recherche fiables, nous devons effectuer un contrôle de visibilité complet.
Exigences techniques
Outils de numérisation
- Ordinateur
- Écran à haute résolution et carte vidéo
- Numériseur
- Logiciel de numérisation et de reconnaissance optique de caractères
Résolution et mode de l’image
Formats de conservation des fichiers et compression
- TIFF non compressé
- PDF/A
- XML
- Compression
Supports de stockage et protection des fichiers
- Supports optiques
- Supports magnétiques
- Choix de formats et de supports de conservation
Recommandations pour la numérisation de différents supports
L'écran est un élément important pour vérifier les résultats de la numérisation de textes et d'images. Pour réduire la fatigue oculaire du personnel de numérisation, il est important de choisir un écran de bonne taille. Une attention particulière doit également être portée au réglage de la résolution, au calibrage et à la propreté de l'écran.
La qualité d'un écran dépend également des performances de la carte graphique. Si le volume de documents à traiter est important, il est bon de s'assurer que le logiciel offre la possibilité de proposer des corrections pour des mots qu'il ne pourrait pas reconnaître, en plus de pouvoir traiter des textes disposés en plusieurs colonnes. Ce n’est donc pas toujours recommandé, même si c’est le plus avantageux du point de vue de la taille du fichier.
Pour stocker des documents structurés (par exemple des fichiers produits par des logiciels bureautiques tels que Word, Excel, PowerPoint, Open Office, etc.), il est recommandé d'utiliser PDF/A-1a. En plus de maintenir la conformité de l'apparence visuelle du document, ce niveau offre la possibilité de restaurer le texte en Unicode. Le format XML est également intéressant pour le stockage à long terme des documents, car il sépare la présentation et le contenu des documents.
Pour réduire la taille du résultat de l'analyse, il existe des formats de fichiers compressés. Bien que considérée comme un minimum par BAnQ pour atteindre cet objectif, l'application de ces étiquettes peut varier selon la qualité et les caractéristiques physiques des documents et équipements utilisés. Utiliser un système de gestion documentaire intégré pour gérer de la même manière les documents papier et les documents numériques. Classer les documents papier et numériques selon le plan de classification ou tout autre système de classification.
Réaliser une analyse des besoins du projet et estimer les ressources disponibles en interne (matérielles, humaines et financières). Respecter les étapes de la chaîne de numérisation. Choisissez le support en fonction du volume de documents, de la rapidité d'accès aux documents, du coût et des besoins de sécurité. Choisissez une résolution et un mode d'image qui favorisent la conservation permanente des documents numériques. CHAUMIER, Jacques, Document et numérisation – Enjeux techniques, économiques, culturels et sociaux, Paris, Association des professionnels de l'information et de la documentation p.
Université Cornell, From Theory to Practice-Digital Imaging Tutorial, www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-french/contents.html (consulté le 1er mai 2012). Maillet, Dominique, Bibliothèque Nationale de France, Service de la Conservation, Éléments techniques pour la numérisation des cartes et plans de la Bibliothèque Nationale de France, www.bnf.fr/document/maillet_jp_num_portulans_2011_presentation.pdf (consulté le 1er mai 2012).