Ce rapport dresse un portrait et une analyse du stage effectué lors de la session d'hiver 2009 à la Direction des stratégies et des services du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), qui fait partie du programme Administration publique internationale pour analystes. Au sein du Groupe géographique, responsable du travail des missions à l'étranger, la Direction des stratégies et des services a, entre autres, le mandat de diriger la gestion de ces missions de manière axée sur les résultats. Le processus de transformation du Groupe Géographique constitue un autre aspect important du travail de la Direction des Stratégies et des Services.
INTRODUCTION
Le Service de planification des politiques participe au processus de transformation du MAECI. Les projets développés par le Département de planification politique en réponse à ces questions seront analysés dans ce rapport. D'autres membres du Département de planification politique ont une grande part de responsabilité dans la mise en œuvre des projets décrits dans ce rapport.
PRÉSENTATION DE L'ORGANISATION
La création du Groupe géographique a également permis d'inclure parmi tous les pays les États-Unis d'Amérique et l'Afghanistan, qui travaillaient auparavant seuls. En résumé, le mandat du Groupe géographique est de développer une stratégie intégrée qui rassemble toutes les régions et d'améliorer l'efficacité et l'efficience du travail effectué à l'étranger. Au centre du Regroupement géographique se trouve la Direction des stratégies et des services, qui a pour mandat d'assurer une planification stratégique coordonnée entre les régions.
LE MANDAT
Contrairement aux missions traditionnelles, qui travaillent avec un seul État, les centres opèrent de manière multilatérale avec les gouvernements étrangers de la région. Assister à des réunions avec les conseillers politiques principaux du groupe géographique pour aider à coordonner la création de postes selon les besoins de chaque région. En résumé, le mandat du stage est de soutenir l'équipe de planification des politiques de la Direction de la stratégie régionale dans divers projets, mais surtout les projets liés au renouvellement des stratégies pays, à la régionalisation de la diplomatie et au renouvellement de la représentation à l'étranger.
PROBLÉMATIQUES
Harmonisation avec les priorités gouvernementales Renforcement de la plateforme internationale Améliorer les services aux Canadiens Se concentrer sur les secteurs d'affaires clés Renforcer la responsabilisation. Un autre enjeu en termes de transformation ministérielle concerne la maximisation du potentiel des ressources humaines existantes. Le Service de planification des politiques a également pour mandat de fournir des idées pour améliorer l'efficacité des ressources humaines au siège social au sein du Groupe géographique.
CADRE CONCEPTUEL
L'organisation doit utiliser les résultats obtenus en mesurant sa performance pour apprendre et s'adapter afin d'atteindre les résultats attendus. Afin d’atteindre les objectifs de la GAR, chacune des trois étapes du modèle précédent doit être mise en œuvre de manière cohérente. Un modèle logique aide les gestionnaires à planifier chacune des étapes qui permettront l'atteinte des résultats.
L'atteinte des résultats doit être mesurée au cours de la phase de reporting, à l'aide d'indicateurs de performance préalablement identifiés. Intrants : ressources financières, humaines, matérielles et documentaires utilisées pour produire des extrants à travers des activités et obtenir des résultats. Résultats intermédiaires : Changement logiquement attendu une fois qu’un ou plusieurs résultats immédiats ont été obtenus.
Il s'agit de résultats à moyen terme qui sont généralement obtenus à la fin d'un projet ou d'un programme et se manifestent généralement sous la forme d'un changement de comportement ou de pratiques chez les bénéficiaires. Selon le SCT, « il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie de mesure du rendement afin d'établir un plan réaliste de collecte des données nécessaires à une mesure continue du rendement ». De plus, "pour chaque indicateur, la stratégie doit indiquer clairement la méthode, les responsables et la fréquence de collecte de l'information".
Cette stratégie, qui doit être mise en œuvre dès la phase de planification, est utilisée tout au long de la mise en œuvre et détermine la nature du rapport.
MÉTHODOLOGIE
La documentation disponible au bureau où s'est déroulé le stage a été la principale référence pour répondre avec succès aux exigences du mandat. Les projets inclus dans le mandat de stage étaient pour la plupart déjà très avancés au début du stage. La contribution des collègues du Département de planification politique a été extrêmement importante.
Il a été extrêmement utile de rencontrer individuellement les collègues dès la première semaine de stage pour connaître l'avancée de chacun des projets. Étant donné que le service de planification des politiques n'emploie que quelques personnes, de nombreuses réunions sont organisées pour discuter de l'avancement des projets et déterminer les prochaines étapes. Ces réunions d'équipe ont permis de confronter des avis multiples et ainsi de porter un regard critique sur les choix et les orientations prises.
Le stagiaire a également profité de ces rencontres pour poser des questions et exprimer ses opinions. Lors de ces réunions, des informations très importantes ont donc été obtenues dans la mise en œuvre du mandat. Des réunions régulières ont également eu lieu avec des parties prenantes extérieures au service de planification politique.
Par exemple, des réunions hebdomadaires sont organisées avec des conseillers politiques seniors représentant chacune des régions du groupe géographique.
ANALYSE
C'est l'essence même de la gestion axée sur les résultats ; ce qui compte, c'est d'obtenir des résultats et non de savoir comment les atteindre. Les évaluations annuelles permettent d'identifier les progrès réalisés et en fonction des cibles établies lors de la planification. L’authenticité des données collectées reste une préoccupation, car le caractère imprécis de la diplomatie permet aux dirigeants de jouer sur les résultats.
Le troisième, destiné à la sécurité en Amérique centrale et dans les Caraïbes, sera situé au Panama. La Division de la planification des politiques a non seulement rendu possible la création du Centre, mais a également joué un rôle actif dans la réalisation de cette annonce. La Division de la planification des politiques est chargée de contribuer à l'élaboration de la nouvelle stratégie de représentation du Canada à l'étranger.
Le plan de renouvellement de la représentation canadienne à l'étranger vise à augmenter le nombre de postes à l'étranger de 400 et à réduire l'effectif du siège social de 400 d'ici 3 ans. La Division de la planification politique devrait, dans un premier temps, représenter le groupe géographique afin de garantir que ses postes prioritaires reçoivent un financement pour être créés. Deuxièmement, le mandat de la division est de démontrer que le plan de renouvellement de la représentation du Canada respecte les critères du SCT en matière de responsabilisation.
Afin d'améliorer l'allocation des ressources et le travail au sein du groupe géographique, le département de planification politique est mandaté pour sonder tous les collaborateurs du groupe sur ce sujet.
RECOMMANDATIONS
Afin d'éviter de bloquer le processus, il sera important que le Département de planification politique implique autant de cadres que possible dans le processus. Une planification complète et sérieuse doit être effectuée avant que des changements majeurs ne soient apportés. L'ouverture de 400 emplois à l'étranger sera réalisée si SCT la finance.
Il est donc important que les objectifs de renouvellement de la représentation canadienne à l'étranger soient atteints. Les groupes les plus nombreux lors du jardinage sont ceux où les Sherpas ont su susciter l'intérêt de leurs collègues pour la séance. Dans le processus de préparation des prochaines activités, il sera important de réunir plus tôt les leaders de chaque groupe afin qu'ils puissent participer plus activement à la mobilisation des employés.
CONCLUSION
Dans le cadre d'un stage à la Direction de la Stratégie Régionale du Ministère des Affaires Etrangères et du Commerce International. Objet : Stage à la Direction de la Stratégie Régionale du Ministère des Affaires Etrangères et du Commerce International (MAECI). Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est responsable de l'élaboration et de la coordination de la politique économique étrangère et internationale du gouvernement canadien.
Le stagiaire doit ensuite soumettre des recommandations basées sur cette analyse pour améliorer le processus stratégique de l'État. Deuxièmement, le stagiaire est chargé d'aider à élaborer une nouvelle stratégie pour représenter le Canada à l'étranger. Afin de remplir son mandat, le stagiaire s'engage à utiliser tous les moyens à sa disposition, ce qui lui permet d'effectuer le travail le plus rigoureux.
Une écoute attentive accompagnée de notes prises lors des réunions avec les collègues de travail sont nécessaires à la qualité des produits fournis par le stagiaire. Le stagiaire doit également faire preuve d’un esprit critique et de compétences analytiques aiguës pour effectuer le travail requis. Enfin, la gestion axée sur les résultats revêtant une grande importance dans le mandat proposé, le stagiaire devra démontrer sa capacité à transposer les connaissances acquises dans ce domaine avec les besoins du travail requis.
Son mandat est donc d'aider l'étudiant à planifier les activités de son stage, de faciliter l'accès à l'information et aux personnes ressources nécessaires à la réalisation du mandat, de superviser le stagiaire dans son travail, de donner de la rétroaction au stagiaire et enfin de évaluer le stage. Le stagiaire organise une rencontre tripartite entre le directeur, le professeur-conseil et le stagiaire, élabore une offre d'emploi et exécute le mandat de stage. Comme précisé dans le contrat qui lie le stagiaire au ministère, le stage se déroule du 26 janvier au 29 mai, à raison de 37,5 heures par semaine.