PLAN DE ACCION DE GOBIERNO EN LINEA MUNICIPIO DE BUENAVISTA QUINDÍO

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PLAN DE ACCION DE GOBIERNO EN LINEA MUNICIPIO DE BUENAVISTA QUINDÍO

COMITÉ LOCAL GOBIERNO EN LINEA

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TABLA DE CONTENIDO

PAG

I. PRESENTACIÓN 1

II. PROBLEMÁTICA 2

III. ANTECEDENTES 3

IV. MARCO LEGAL 4

V. DEFINICION DE TERMINOS 6

VI. MARCO ESTRATEGICO 7

VII. MARCO DE ACCIÓN 9

1. Procedimientos de actualización del sitio Web 9 2. Identificación de servicios a ser sujetos de optimización, publicación de

Información y automatización 10

3. Identificación de trámites a ser sujetos de racionalización, publicación de

información y automatización 11

4. Acciones para articular esfuerzos con entidades locales, Departamentales,

Nacionales e Internacionales En el marco de Gobierno En Línea 12 5. Acciones para avanzar en las 5 fases de GEL 12

Fase I. Información en Línea 12

Fase II. Interacción en Línea 13

Fase III. Transacción en Línea 14

Fase IV. Transformación en Línea 15

6. Estrategias para que el Comité GEL-T empalme con la nueva administración 15

VIII. MARCO OPERATIVO 16

IX. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO 21

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I. PRESENTACIÓN

Para hacer de la estrategia de Gobierno en línea, un proyecto sostenible y con continuidad, se requiere un Plan de Acción que permita garantizar el cumplimiento exitoso de La misma y definir las acciones que permitan el correcto avance en la ejecución de las Fases, tomando como base el MANUAL PARA LAIMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA promulgado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la asignación de los responsables de la ejecución, monitoreo y seguimiento del mismo.

El presente documento busca responder a la necesidad de contar con un plan de acción de la Alcaldía de Buenavista para la implementación de La estrategia de Gobierno en línea (GEL).

Fue elaborado por el Comité Local de Gobierno en Línea y contiene el Plan de Acción Municipal a implementarse en el Municipio de Buenavista Quindío, como parte del componente de Fortalecimiento Institucional del Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015.

Se entiende por Plan de Acción al conjunto de objetivos, metas, actividades, recursos, responsables y plazos, que deben ser definidos por las entidades públicas, tendientes a garantizar la implementación de la estrategia de Gobierno en línea y de esta manera propender por el cumplimiento de los objetivos de transparencia, eficiencia y mejores servicios a su cargo.

El Plan de Acción Municipal que se presenta, pretende eliminar las debilidades encontradas en la etapa del diagnóstico inicial realizado el 4 de julio de 2013 por el contratista asignado para el área de Gobierno en Línea al interior de La entidad.

Para el éxito del mismo, deberá ser desarrollado por el Municipio, contando con un compromiso de sus funcionarios y personal, que les permita involucrarse en la resolución de sus propios problemas.

Se contempla dentro de su estructura el objetivo del Plan, la metodología utilizada para su elaboración, la problemática detectada en el Municipio, el Plan de Acción que incluye la Matriz de Marco Lógico, la Matriz de Políticas y la Matriz que contiene el Cronograma de Actividades con los respectivos costos.

El presente documento es el resultado del trabajo articulado por el Programa Agenda de Conectividad y liderado por el Ministerio de Comunicaciones, a través del cual se consolida el Plan de Acción que permitirá dar cumplimiento a lo

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Se espera que este documento, y las acciones plasmadas en el mismo, contribuyan al cumplimiento de los objetivos misionales de cada entidad y de la administración pública en su conjunto y que, a su vez, fortalezca la Estrategia de Gobierno en línea en el nivel territorial.

Por último, se consideran los anexos que contienen los documentos: Diagnóstico inicial del 4 de julio de 2013 y el Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015.

II. PROBLEMÁTICA

A La fecha del 3 de julio de 2013 se encontró:

Incumplimiento de La estrategia de Gobierno en Línea y su normatividad, portal web desactualizado, comité inactivo, inexistencia de planes, acciones y normatividad interna.

En el área administrativa de la entidad no se dispone de reglamentos y manuales internos que rijan el cumplimiento de La estrategia de Gobierno en Línea y sus plazos.

El personal no ha sido capacitado en los conocimientos mínimos y no tienen la certificación de ciudadanos digitales, ni existe un programa que propicie la oportunidad de gestionar las capacitaciones necesarias, que incluya desde autoridades hasta el personal operativo en los aspectos más relevantes de Gobierno en Línea.

No se cuenta con producto software para realizar trámites en línea, como una ventanilla única virtual por ejemplo.

En el aspecto técnico, no se cuenta con una persona idónea que se dedique de tiempo completo al fortalecimiento y cumplimiento de la estrategia Gobierno en Línea, así mismo se carece de planificación y actividades.

Mediante medios electrónicos la población no está informada sobre la gestión municipal, porque simplemente no se utiliza el portal web ni otros medios de información electrónica para lo mismo, además se carece de centros de acceso a internet públicos para llegar a la mayoría de la población.

Se evidencia la falta de algunos correos electrónicos institucionales para La entidad y mejores equipos en algunas áreas (infraestructura tecnológica), capacitación a los funcionarios y ciudadanos en temas de manejo de internet y trámites en línea.

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III. ANTECEDENTES

La Estrategia de Gobierno en línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Agenda de Conectividad, contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones

Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno en línea son seis: Gobierno centrado en el ciudadano; visión unificada del Estado; acceso equitativo y multi-canal; Gobierno en Línea es más que tecnología; protección de la información del individuo y; credibilidad y confianza en el Gobierno en línea. Para su desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal): mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadana y; mejorar la eficiencia del Estado. Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno en línea mediante un proceso gradual y evolutivo para la implementación de la Estrategia, que consta de cinco fases de desarrollo: información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea.

En el municipio de Buenavista se crea el Comité Gobierno en línea territorial mediante el acuerdo No 013 de septiembre 05 de 2008, pero no se aplicaron sus funciones y no se encontraba activo al momento de realizar el siguiente plan de acción.

Según el reporte del Programa Gobierno en Línea de municipios para el mes de junio, el portal web del municipio de Buenavista se encuentra ubicado en el puesto 718 entre 1074, situación que debe cambiar mediante La ejecución del presente plan de acción.

La Procuraduría General de La Nación emite comunicado sobre el cumplimiento de normas estratégicas de anticorrupción, donde se señalan los puntos de La estrategia de Gobierno en Línea que no está cumpliendo la entidad.

Ver diagnostico inicial realizado el 4 de julio de 2013.

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IV. MARCO LEGAL

La Constitución Política de Colombia en sus artículos 83,84,209 y 333, dispone que la función administrativa se desarrollará conforme a los principios de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Principios que se deberán aplicar en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen.

En cumplimiento al decreto 1151 de 2008, “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea.

El Decreto 1151 de 2008 define los lineamientos para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en la República de Colombia bajo la coordinación del Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el cual incluye el objeto, principios del GEL, definiciones básicas y comunes, fases, plazos (metas) y responsable institucional de impulsarlo.

En desarrollo del citado Decreto 1151 de 2008, se expide el Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, el cual será actualizado periódicamente determinando el Qué y el Cómo para publicar información y proveer trámites y servicios en línea, así como, la promoción de la participación y de la democracia del Estado por medios electrónicos.

Fases de La estrategia

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Resolución No 134 de agosto 27 de 2013, Municipio de Buenavista Quindío.

Circular No. 058 de 2009 De la Procuraduría General de la Nación. Ley 1474 de 2011, artículos 9, 74, 75,76, 77,78, 81 y 94

Ley 1151 de 2007 Ley 962 de 2005 Ley 812 de 2003 Ley 790 de 2002 Decreto Ley 2150 de 1995 Decreto Ley 019 de 2012 Decreto 2623 de 2009 Decreto 1151 de 2008

Documento CONPES 3649 de 2010 Documento CONPES 3248 de 2003 Documento CONPES 3072 de 2000 Directiva presidencial 04 de 2012

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V. DEFINICION DE TERMINOS

Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley.

El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud.

Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad.

Trámite en línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido.

Servicio en línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad.

Cadena de Trámites: La relación que se establece entre los trámites en función de los requisitos exigidos para su realización, los cuales se cumplen a través de otros trámites o servicios prestados por otras entidades, genera las cadenas de trámites.

Ventanilla Única Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado.

Racionalizar: Organizar los trámites, procesos y procedimientos de tal manera que se reduzcan a su mínima expresión, con el menor esfuerzo y costo para el ciudadano, a través de estrategias efectivas de simplificación, estandarización, mejoramiento continuo, supresión y automatización de los mismos.

Simplificar: Adoptar estrategias que implican: reducción de costos operativos en la entidad, reducción de costos para el usuario, reducción de documentos, reducción de pasos para el ciudadano y en el trámite interno, reducción de requisitos, reducción del tiempo de duración del trámite, reducción del tiempo en los puntos de atención, aumento en la vigencia del trámite, aumento de puntos de atención, fusión del trámite.

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VI. MARCO ESTRATEGICO

Visión del Plan de Acción de Gobierno En Línea

Para finales del año 2015 el Municipio de Buenavista Quindío cumplirá al 100% cada una de las fases del programa Agenda Conectividad y habrá culminado satisfactoriamente cada uno de los objetivos de la estrategia a nivel local convirtiéndose en uno de los municipios más eficientes, transparentes y participativos del país.

Objetivo General

Caracterizar y desarrollar los análisis de pertinencia de las dimensiones: económica, social, ambiental y político institucional para garantizar las acciones necesarias para lograr implementar y hacer sostenible la Estrategia de Gobierno en Línea en el municipio, mediante la capacitación y formación de los actores municipales (Alcaldía, Concejo y Comunidad), a fin de generar una cultura proactiva del uso de los medios electrónicos de información y la participación integral del municipio, logrando así disminuir los tramites y tiempos de respuesta de los ciudadanos.

Objetivos específicos.

Desarrollar acciones que garanticen la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en el Municipio de Buenavista Quindío, haciendo participes a todos los Integrantes de la Alcaldía, el Concejo y La Comunidad, a fin mantener, difundir y mejorar las herramientas informáticas disponibles y los contenidos en todas las fases.

Cumplir con el objetivo, responsabilidades y funciones designadas por la resolución 134 de agosto 27 de 2013, por medio del cual se crea el Comité de Gobierno en Línea y se crea el Comité Antitrámites del Municipio de Buenavista Quindío.

Cumplir toda La normatividad que rige a La estrategia de Gobierno en Línea al ser una administración más eficiente, trasparente y participativa, entregándole a toda nuestra comunidad un portal web interactivo con acceso a toda la información de nuestra entidad, tramites y servicios en línea, interacción ciudadana, permitiendo que los procesos sean más rápidos y exitosos.

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Generar a la comunidad la posibilidad de acceder a la información pública, trámites e intercambio de información en línea.

Gestionar recursos para implementar y fortalecer las redes de comunicación web de la administración municipal.

Mejorar la prestación de servicios y agilizar los trámites de nuestra entidad.

Fortalecer y mejorar la tecnología de los establecimientos educativos a través de la gestión de equipos nuevos.

Tener un medio de interacción en línea ciudadano-administración.

Acercar al ciudadano a la entidad.

Promover y capacitar a la comunidad en el uso completo del portal web institucional www.buenavista-quindio.gov.co.

Modernizar y actualizar la infraestructura tecnológica para todo el municipio, tanto para La entidad como La comunidad.

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VII. MARCO DE ACCIÓN

1. Procedimientos de actualización del sitio Web.

Solicitar informe mensual de noticias, logros y gestiones de cada programa y dependencia de nuestra entidad.

Solicitar la información correspondiente que se considere viable de ser publicada a entidades externas a la Administración.

Asignar delegados por cada Dependencia y Programa para recolectar información externa a nuestra entidad, entre las principales fuentes encontramos:

FUENTE DE INFORMACION DEPENDENCIA O PROGRAMA DELEGADO PARA RECOLECCIÓN

Comité de Cafeteros Planeación

Hospital Plan Local de Salud

Instituciones Educativas Gobierno

Militares Gobierno

Programas Infancia y Adolescencia Comisaria de Familia Organismos de Socorro Planeación

Entes de Control Gobierno

Presentar la estrategia en las entidades externas.

Colgar absolutamente todas las publicaciones, anuncios e informes de interés general.

Crear accesos directos o links desde la página principal a los ítems que se consideren de mayor importancia.

Cada una de las dependencias o programas tendrá autonomía para solicitar en cualquier momento al Administrador del Portal Web que publique información relevante a su dependencia o programa.

Abrir nuestro portal a la comunidad, ofreciéndoles espacios donde publicar información de su interés.

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Actualizar constantemente los ítems que más lo requieren como: noticias, contratación, eventos, normatividad municipal, publicaciones y novedades generales.

Publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Publica toda La información relevante de contratos de todos las modalidades.

Publicar en el Sistema Único de Información y Tramites SUIT, teniendo en cuenta que según la política antitramites, todo tramite que no este publicado en el Portal del Estado Colombiano, no se debe exigir al ciudadano.

Verificar que se cumplan cada uno de los componentes de las fases de Gobierno en Línea.

El representante de la Alta Dirección delegara los funcionarios encargados de suministrar la información solicitada mediante un acta de compromiso.

Si la fecha de entrega es demasiado pronta y el volumen de información es alto, mediante acuerdo verbal el funcionario puede solicitar una prórroga de máximo 7 días calendario.

La oficina de Asuntos Administrativos siguiendo sus lineamientos de normatividad interna, tomara las medidas pertinentes para con los funcionarios que incumplan.

Todos los funcionarios deben suministrar la información en forma digital por el correo institucional

[email protected] o en su defecto entregar personalmente al Administrador del Portal Web.

Toda esta información es dada a conocer a todos los funcionarios mediante un oficio expedido por la Secretaria de Gobierno, en el cual se hace obligatorio a cada uno de los funcionarios el suministrar toda la información que sea solicitada por el Administrador del Portal Web.

2. Identificación de servicios a ser sujetos de optimización, publicación de información y automatización.

Los servicios que tendrán mayor prioridad son los orientados al bienestar social como son saneamiento básico, salud y educación, además de los servicios relacionados con ayuda y apoyo a nuestros campesinos y población vulnerable.

Apoyo primordial al campesino en caso de solicitud de certificaciones agropecuarias como: pérdida de cultivo, propietario de tierra, certificación laboral, certificado de vecindad y demás trámites y/o servicios que requiera.

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Tener informados constantemente a toda nuestra comunidad y los entes externos en los ítems primordiales: noticias, contratación, eventos, programas y proyectos.

Implementar la estrategia local para dar cumplimiento a cada uno de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.

Respuesta inmediata en el espacio de peticiones quejas y reclamos de la comunidad.

Abrir espacios de interacción con la comunidad y demás actores externos, tales como chats, servicios de ayuda en línea, muros de mensajes entre otros.

Directorio telefónico de asociaciones, agremiaciones, entidades públicas y privadas de carácter social en el Municipio.

Directorio de correos y enlaces a sitios web internos de la Administración.

3. Identificación de trámites a ser sujetos de racionalización, publicación de información y automatización.

Establecer requisitos para la elaboración de trámites, acuerdos, decretos y normatividad.

Los trámites que deben ser sujetos a racionalización se identificaron de acuerdo al número de pasos que se requieren para hacerlo, entre ellos:

Consultas, pagos y expedición de recibos de:

Impuesto Predial

Matricula y declaración Industria y comercio

Trámites para realización de realización de espectáculos públicos. Multas y sanciones.

Paz y salvos industria y comercio, catastrales. Certificación de industria y comercio.

Licencias de construcción. Novedades del Sisben. Uso de suelos.

Certificación de estratificación urbana y rural. Novedades del programa familias en Acción.

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4. Acciones para articular esfuerzos con Entidades Locales, Departamentales, Nacionales e Internacionales en el marco de Gobierno En Línea.

Convenios y vínculos con el mayor número de entidades territoriales, nacionales, privadas, internacionales, ONG’s, fundaciones, universidades, Presidencia de la República, a través de sus ministerios, DANE, DIAN, SENA, Red de Universidades Públicas, Federación Colombiana de Municipios, entre otras; para el desarrollo del municipio a través de la Estrategia.

Coordinación con cada uno de los entes territoriales (municipios y gobernación) para la implementación de las estrategias encaminadas al cumplimiento de las fases de Gobierno en línea.

Utilizar nuestro portal web para promocionar inversión, turismo, recursos y apoyo a proyectos en nuestro municipio.

Generar proyectos que nos direccionen para el cumplimiento total de la estrategia Gobierno en línea.

Apropiar recursos en los presupuestos, para dar cumplimiento de las metas de la estrategia de Gobierno en Línea.

5. Acciones para avanzar en las 5 fases de GEL.

Fase I. Información en Línea.

Configuración y presentación del portal web, publicación de la información de contacto como lo es: dirección, teléfonos, correos electrónicos, horarios y días de atención al público, directorio de entidades.

Publicación de la información de la entidad: misión, visión, objetivos y funciones, organigrama, funcionarios, dependencias.

Información inmediata de normatividad municipal ordenanzas, acuerdos, decretos y resoluciones.

Publicación del presupuesto en ejercicio de la entidad de acuerdo a las normas vigentes.

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Publicación de información relacionada con los organismos de control y sus informes de gestión y rendición de cuentas proveer al ciudadano, visitante y persona particular de la información suficiente para que se entere de que es Buenavista y que se hace allí como lo es: noticias, boletines, eventos, actividades, directorio y oferta turística.

Publicación de información que muestren los aspectos más representativos del municipio, así como símbolos, historia, geografía, ecología, economía, vías de comunicación, mapas, imágenes, sitios de interés, e indicadores de tipo socioeconómico, población, salud, servicios públicos, meteorológicos, entre otros.

Verificar que la información a ser publicada cumpla con los estándares de presentación.

Publicación de información de normatividad que rige a la entidad y determina su competencia como son: leyes, ordenanzas, acuerdos, decretos y resoluciones, esta información será solicitada al MECI.

Publicación del presupuesto en ejercicio de la entidad de acuerdo a las normas vigentes.

Publicación de políticas, planes, programas y proyectos que respondan a la misión de la entidad y que estén contenidos en el plan de desarrollo o banco de programas y proyectos.

Publicación de toda nuestra cultura e identidad; arquitectura, familias, historia, platos típicos, productos agrícolas, símbolos, flora y fauna, turismo, mitos, leyendas, entre otros.

Dar a conocer a la comunidad todos los trámites y servicios que presta nuestra entidad y los que estén disponibles para realizar desde el portal web.

Fase II. Interacción en Línea

Proporcionar mecanismos de interacción en el portal web como lo son: espacios para peticiones quejas y reclamos, buzón de contáctenos y de preguntas frecuentes.

Creación de grupos o de comunidades en las redes sociales para intercambio de información entre Buenavisteños, amigos del municipio, turistas, empresarios, inversionistas y personas de todas las edades a nivel local, departamental, nacional e internacional.

Creación de encuestas de opinión e interés general sobre temas relacionados con la entidad y el desarrollo del municipio.

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Correos institucionales internos para la comunicación de cada uno de los programas y dependencias de nuestra Administración.

Disponer de un sistema de chat local.

Permitir la descarga de todo tipo de documento que sea publicado y garantizar el servicio de envio de información o formularios en línea.

Disponer de información audiovisual (videos y grabaciones) institucionales.

Garantizar accesibilidad: generación de mecanismos de búsqueda, portal web en todos los idiomas, portal web navegable desde cualquier dispositivo móvil o con acceso a internet.

Abrir foros de de discusión a todo el público en distintos temas de interés general.

Usar el canal Para niños y Niñas y así mismo atender sus sugerencias, publicar noticias, eventos e información para niños, juegos entre otros.

Fase III. Transacción en Línea.

Permitir a los usuarios el acceso a encuestas, herramientas y mecanismos que permitan conocer con indicadores el nivel de aceptación y satisfacción frente al uso del portal web de la entidad.

Permitir el acceso al sitio web desde cualquier tipo de dispositivo móvil y su interoperabilidad con todos los sistemas operativos disponibles en el mercado.

Hacer control permanente en el seguimiento a los trámites, además de disponer de un software que nos reporte constantemente esta información.

Suscripción a servicios de información en la web, permitir que los usuarios se pueden registrar en nuestro portal para que reciban vía correo electrónico o rss las diferentes actualizaciones de este. Es decir información inmediata sobre una novedad general, noticia, anuncio o evento.

Seguimiento constante y detallado del uso del portal a través del sistema www.municipio-departamento.gov.co/uso/

otorgado por Agenda de Conectividad.

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Fase IV. Transformación en Línea.

Modernización total de cada uno de los procesos de la entidad.

Tiempo de respuesta inmediata ante cualquier solicitud, sugerencia en los canales de atención y comunicación al ciudadano o realización de un trámite.

Utilizar links para acceder desde nuestro portal a otras entidades del orden nacional para realizar trámites o consultar servicios.

Fase V. Democracia en Línea.

Fortalecer los foros de discusión que permitan a la comunidad participar en la toma de decisiones.

Realizar encuestas de opinión publica semanalmente.

Incentivar la participación de la comunidad, mediante, páginas de redes sociales, chats en línea, blogs, para el seguimiento al plan de desarrollo del municipio.

Darle uso al espacio de interacción exclusivo para las veedurías ciudadanas y las Juntas de Acción Comunal para que desde allí ellos mismos interactúen con la comunidad y atienden sugerencias a nivel interno de cada junta o veeduría.

Darle prioridad las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que se hagan a través del portal.

Promocionar el uso de nuestro portal.

Socializar toda la estrategia y capacitar a la comunidad en el uso del PEC y nuestro Portal web.

6. Estrategias para que el Comité GEL-T empalme con la nueva administración.

Tener y entregar un archivo completo tanto físico como digital del proceso.

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VIII. MARCO OPERATIVO

Acción Beneficios para los

ciudadanos

Indicadores de

gestión Metas Actividades Responsables Recursos Tiempos

Etapa de Preparación y

Sensibilización

Contar con funcionarios capacitados en la entidad que los representa.

Número de ciudadanos

capacitados y certificados. 90% _Funcionariosde los

capacitados con

competencias mínimas en tics y gobierno en línea.

Efectuar una campaña para socializar la implementación de los funcionarios de la alcaldía sobre la estrategia GEL y certificación del programa ciudanía digital.

Comité GEL

Líder gobierno en línea _{tecnológicos.}Humanos, 3 meses

Etapa de Diagnóstico y Plan de Acción Un municipio que tenga creado un

plan de acción para el cumplimiento de la estrategia, en La cual el ciudadano es el más beneficiado al conocer las acciones a ejecutar, sugerir y evaluar,

Elaboración de diagnostico

Informes bimestrales

comparativos con el

diagnostico inicial Elaboración y seguimiento a plan de acción.

Realización de un

diagnostico, gestión

para mejoramiento del diagnostico, plan de acción aplicado.

Informar el estado de la entidad mediante la elaboración del diagnostico y plan de acción. Poner en conocimiento y vincular a los funcionarios de la Entidad.

Comité GEL

Líder gobierno en línea Humano

Físico, Tecnológico.

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Etapa de Implementación

Herramientas de Interacción y de Racionalización de Trámites y Servicios

Realizar trámites y consultas en línea, desde su casa sin necesidad de hacer presencia en la alcaldía o en el municipio en casos de personas que vivan fuera de él o en el exterior del país.

Reducción de costos.

Numero de procesos

automatizados en la

alcaldía.

Numero de aplicativos de

interacción en línea

funcionando.

Mínimo 5 tramites y servicios automatizados al terminar La vigencia.

5 procesos de

interacción en línea funcionando.

Implementar en portal web herramientas de interacción en línea y darlas a conocer a los usuarios para su uso eje: chats, foros, buzones pqr, muros de mensajes, enlace a redes sociales, consultas, envió y descarga de formularios en línea.

Capacitación al personal sobre la información de trámites. Contar con el personal que brinde la información que requiere el trámite.

Comité GEL

Líder gobierno en línea _{tecnológicos.}Humanos, 2 años

Etapa de ejecución del Plan de Acción

Aplicación de una normatividad que beneficia al ciudadano por lo expresado anteriormente.

Porcentaje de cumplimiento de las metas trazadas en el plan de acción.

Que el comité GEL cumpla con todas las metas y objetivos del Plan de Acción.

Seguimiento y evaluaciones contantes al plan de acción, en

el caso de detectar

incumplimiento tomar acciones de contingencia o de corrección

Comité GEL

Físico, Tecnológico. Tiempo periódico Etapa de Afianzamiento

Ciudadanos digitales y modernización de la entidad.

Porcentaje de trámites en línea, visitas a portal web y uso de la misma.

90% de cumplimento de la estrategia en acción.

Campañas publicitarias para difusión.

Evaluación constante de

estadísticas.

Comité GEL

Líder gobierno en línea _{tecnológicos.}Humanos,

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Procedimientos de actualización del sitio Web

Estar actualizados diariamente del acontecer del municipio, no solo en noticias sino en cada uno de los ítems que ofrece nuestro Portal.

Nivel de aceptación de la comunidad y Número de actualizaciones al año de cada ítem.

Ciudadano completamente informado sobre el Que hacer de su municipio y su entidad.

Ver Marco de Acción.

(Procedimientos de

actualización del sitio Web)

Comité GEL

Físico,

Tecnológico. Periódico

Capacitar a la ciudadanía en el manejo de internet y trámites en línea, para general una red local de gobierno en línea.

Formación digital.

Agilidad en los trámites que realizan, disminución de los tiempos de viaje, actualización cronológica.

Número de personas

capacitas en manejo de consultas y tramites en línea.

Mínimo 100 ciudadanos capacitados

Gestionar recursos físicos, económicos o humanos para capacitar a la ciudadanía.

Capacitar a 100 ciudadanos.

Funcionarios Públicos

Comité GELT

Sitio Web Información de las

dependencias Correo electrónicos institucionales - Convenios de cooperación con entidades estatales. 2 años

Acciones para articular esfuerzos

con entidades locales,

departamentales, nacionales e

internacionales en el marco de Gobierno En Línea.

Desde un solo portal de información, permitirle al usuario acceder a distintos tipos de información y a otras entidades.

Numero de plataformas o portales unificados entre entidades.

Nuestra entidad

enlazada con otras entidades del orden nacional, territorial e internacional, privados.

Gestión de proyectos,

programas, ayudas y/o

recursos.

Actos administrativos Correos,

Presentación de proyectos.

Comité GEL Líder gobierno en línea

Humano Físico,

Tecnológico. Periódico

Gestionar recursos para Implementar y fortalecer las redes de

comunicación web de la

administración municipal.

Tener un lugar para realizar las consultas y trámites en la web. Evitar que ciudadanos tengan que desplazarse a otra ciudad para realizar sus trámites y servicios.

Cantidad de entidades locales vinculadas. Cantidad de entidades Departamentales vinculadas.

Cantidad de entidades nacionales vinculadas.

Centro de

comunicaciones y

capacitación al servicio del ciudadano creado e implementado.

Crear un sitio consulta y capacitación para para la comunidad urbana y rural del municipio.

Comité GEL Líder gobierno en línea

Humano Físico, Tecnológico.

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Acciones para avanzar en las 5 fases de GEL.

Mejor prestación deservicios. Motivación a utilizar nuestro portal Tramites más eficientes.

Infraestructura tecnológica

actualizada y moderna.

Numero de objetivos

alcanzados en cada fase.

100% de la Estrategia Todas las que están

contempladas en cada una de las fases.

Comité GEL

Líder gobierno en línea

Económicos y humanos para

ejecutar cada una de las actividades.

1 año

Identificación de servicios a ser sujetos de optimización, publicación de información y automatización.

Ciudadanos más satisfechos con la agilización de trámites y servicios desde su casa o punto de conexión, mayor eficiencia, menos costos, esperas y esfuerzos físicos.

Numero de servicios en línea.

Frecuencia del uso de estos servicios.

Priorización en La prestación de servicios a la comunidad.

Fortalecimiento de las redes sociales del municipio, foros, chats y

encuentas.

Comité GEL

tecnológicos y

humanos 1 año

Fortalecer y mejorar la tecnología de los establecimientos educativos a través de la gestión de equipos.

Mejor calidad educativa a la

vanguardia de los avances

tecnológicos.

Número de equipos y

sistemas tecnológicos

implementados en cada institución educativa

Cobertura del 80% de La población educativa con acceso a tics.

Comité GEL

recursos propios y gestión como el

gobierno departamental y

nacional.

2 años

Actualizar y sistematizar el banco de proyectos del municipio.

Control y trasparencia en procesos Contractuales.

Número de proyectos radicados en el banco de Proyectos.

100% de los proyectos publicados en portal web.

Sistematizar el banco de proyectos de Buenavista de conformidad a lo establecido por planeación nacional.

Funcionarios Públicos -

Comité GELT

Gestión con entidad es departamentales y

naciones.

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Identificación de trámites a ser sujetos de

racionalización, publicación de información y

automatización

Menos gastos económicos. Tiempo de respuesta inmediato. Menor número de requisitos, documentación e intermediación de otras dependencias u oficinas.

Numero de trámites en línea.

Frecuencia del uso de estos tramites

Mínimo 5 tramites y servicios en línea al finalizar La vigencia.

Digitalización de trámites.

Capacitación a la comunidad.

Incentivos a la comunidad.

Comité GEL-T _Internet,

medios tecnológicos,

espacios físicos

2 años

Estrategias para que el Comité GEL-T empalme con la nueva administración

Continuidad de los procesos.

Eficiencia y Transparencia de la entidad.

Número de nuevos Funcionarios comprometidos y asignación de labores.

100% Presentación

de Informe de Gestión. Capacitación

Comité GEL-T Espacios

físicos, disponibilidad

de tiempo.

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IX. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO

Para realizar el seguimiento a los proyectos y compromisos planteados en este Plan de Acción, se define los siguientes aspectos:

Consulta de Información

Para verificar el cumplimiento del Plan de Acción, el Programa Agenda de Conectividad verificará el cumplimiento de las acciones establecidas en la entidad, de acuerdo con el seguimiento periódico que realice.

Para ello debe realizar las consultas a las diferentes fuentes de información, dentro de las cuales están las siguientes: Sitios Web de las entidades, interlocutores de las entidades, Departamento Administrativo de la Función Pública, Informes de la entidad, contra tos, actas o demás documentos que soportan la ejecución de actividades o proyectos.

Validación de Información

El Programa Agenda de Conectividad debe contrastar y validar con cada entidad, la información recogida en las diferentes fuentes, con el fin de eliminar sesgos o discrepancias que afecten la información real que alimenta los indicadores de avance.

Generación de Indicadores una vez se tenga claridad sobre las actividades realizadas, el Programa Agenda de Conectividad

deberá alimentar los indicadores que se diseñe para tal efecto. La generación de indicadores debe hacerse de manera periódica, de acuerdo con las reuniones sectoriales que se definan.

Análisis de Comportamiento

En este momento, la evaluación sobre la información que arrojan los indicadores se hace con el fin de encontrar los puntos a mejorar o fallas en el caso que el valor sea negativo o no sea el esperado. También se hace con el fin de encontrar las fortalezas en las situaciones en que los resultados mostrados por el indicador sean positivos o superiores al esperado. Este análisis se hará primero al interior del área de Articulación y Gestión del Programa Agenda de Conectividad y posteriormente se dará a conocer a cada una de las entidades de los sectores respectivos.

Elaboración de Informes de Resultados

El seguimiento se traduce en un informe que sintetice tanto los resultados de los indicadores, como también los aspectos que dan origen a dichos resultados, terminando en sugerencias de salvamento o solución para las entidades o sectores en contraste. La elaboración y presentación de este informe será periódica, dependiendo de las reuniones de seguimiento sectorial que se definan.

Reuniones de Seguimiento Sectorial

Cada sector deberá definir la periodicidad en que se reunirán todas las entidades para hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones del Plan y verificar el avance en las diferentes fases de Gobierno en línea.

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Focalización de Acciones

Consiste esencialmente en la definición de estrategias y/o decisiones que garanticen el cumplimiento de las fases de Gobierno en línea. La definición de estas medidas y su implementación estará a cargo de los Comités de Gobierno en línea de cada entidad y los Páginas de resultados serán dados a conocer a las entidades del sector con el fin de que logren analizar sus aciertos y falencias y se tomen las medidas necesarias para alcanzar las metas y objetivos propuestos.

Seguimiento constante al cumplimiento de los objetivos trazados en este plan de acción.

Estar atentos a cambios o nuevas propuestas que se presenten con el fin de mejorar este plan de acción y cambios en normatividad nacional.

Presentar y publicar informe de gestión semestral en el mismo portal web sobre los avances de cumplimiento del plan de acción y el cumplimiento de cada una de las fases de La estrategia.

Crear un cronograma de actividades para el control y/o verificación de cada una de las metas y objetivos trazados.

Velar contantemente por el cumplimiento del cronograma de actividades y el cumplimiento de las metas en fechas pactadas.

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X. SOPORTE TÉCNICO

La Agenda de Conectividad ha dispuesto el Centro de Interacción Multimedia, a través del cual se canalizan todas las solicitudes relacionadas con el soporte técnico requerido para la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea en el orden territorial.

En primer nivel para todo problema está el líder gobierno en línea designado por la entidad.

Problema procedimiento asistencia

Desconocimiento de acceso de las claves a portal web institucional, secop y suit.

Comunicación con el Centro de Interacción Multimedia y solicitar el reinicio de las claves de acceso.

Línea gratuita 018000 9595 Correo electrónico:

[email protected] [email protected]

Problemas para la publicación de información en el sitio Web

Comunicación con el Centro de Interacción Multimedia y solicitar el soporte para la publicación de información

Línea gratuita 018000 9595

Problemas de acceso al correo electrónico, creación de nuevos correos, copias de seguridad.

Contactarse con centro de atencion de servicio al ciudadano para reinicio de claves o solicitud de nuevos correos

Línea gratuita 018000 9595 Correo electrónico:

[email protected] [email protected]

RUBEN DARIO SALAZAR AGUDELO

Alcalde Municipal

Comité de Gobierno en Línea y Antitrámites.