Propuesta de un sistema de evaluación de proveedores en el área de compras de Cine Colombia S.A.

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BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL S.J.

DESCRIPCION DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO FORMULARIO

TITULO COMPLETO DELA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO

Propuesta de un sistema de evaluación de proveedores en el área de compras de Cine Colombia S.A

SUBTITULO, SI LO TIENE

AUTOR O AUTORES

Apellidos Completos Nombres Completos

Sarmiento Ochoa Juan David

DIRECTOR (ES) DEL TRABAJO DE GRADO

Apellidos Completos Nombres Completos

Zapata Eraso Andrés Mauricio

FACULTAD

CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA ACADÉMICO

Tipo de Programa (seleccione con una "X")

Pregrado Especialización Maestria Doctorado

X

Nombre del programa académico

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Nombres y apellidos del Director del programa académico

DAVID ANDRES LONDOÑO BEDOYA

TRABAJO PARA OPTAR AL TITULO DE:

ADMINSITRADOR (A) DE EMPRESAS

PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):

CIUDAD AÑO DE PRESENTACION DE LA

TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO NUMERO DE PÁGINAS

Bogota 2015 33

Dibujos Pinturas Tablas, gráficos y

diagramas Planos Mapas Fotografías Partituras

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4 Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido no se encuentre licenciado por la Universidad a través de la Biblioteca (previa consulta al estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado quedará solamente en formato PDF.

MATERIAL ACOMPAÑANTE

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(Minutos) CANTIDAD

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CD DVD Otro ¿Cuál?

Video _{- - - - -}

Audio _{- - - - -}

Multimedia _{- - - - -}

Porducción

electrónica _{- - - - -}

Otra ¿Cuál?

- - - - -

DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVE EN ESPAÑOL E INGLES

Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. biblioteca@javeriana.edu.co donde se les orientará).

ESPAÑOL INGLÉS

Evaluación Evaluation

Proveedores Providers

Clasificación Rating

Sistema System

Compras Provision

Insumos Supplies

Investigación Investigation

Factores criticos Critical factors

RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLES

(Máximo 250 palabras - 1530 caracteres)

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sistema de evaluación de proveedores que le permita a la organización mejorar su eficiencia y la de sus proveedores en el cubrimiento de sus demandas de productos y servicios, lo cual resulta ser esencial para la realización de las actividades más importantes del negocio.

9 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

PROYECTO LÍDER

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES EN EL ÁREA DE COMPRAS DE CINE COLOMBIA S.A.

JUAN DAVID SARMIENTO OCHOA

JAIRO ANDRÉS ZAPATA

FACULTAD DE

CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

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Tabla de contenido

1. Resumen ejecutivo. ... 11

2. Caracterización de la organización ... 12

3. Diagnóstico del área de compras de Cine Colombia S.A ... 14

Análisis DOFA del Área de Compras de Cine Colombia S.A ... 17

4. Planteamiento del problema ... 19

Antecedentes ... 19

Justificación ... 20

5. Objetivos, Metas e Indicadores ... 21

Objetivo General ... 21

Objetivos Específicos ... 21

Metas ... 21

Indicadores ... 21

6. Marco teórico y conceptual ... 22

Marco Teórico ... 22

Marco conceptual ... 24

Métodos y herramientas ... 24

7.Cronograma... 25

8. Desarrollo de las actividades-resultados. ... 26

Objetivo específico 1: Identificar los factores críticos para competir entre los proveedores más importantes para Cine Colombia S.A. ... 28

Objetivo específico 2: Determinar la forma en la que se evaluara cada factor crítico. ... 31

Objetivo Específico 3: Generar un modelo tentativo de sistema de evaluación de proveedores. ... 34

9. Conclusiones ... 36

10. Recomendaciones ... 36

11. Bibliografía ... 37

12. Anexos ... 39

Anexo 1. Formato entrevista guiada ... 39

Anexo 2. Formulario de evaluación: ... 40

Anexo 3. Informe evaluativo de proveedores: ... 41

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1. Resumen ejecutivo.

Tras un profundo análisis de la organización Cine Colombia S.A y más específicamente del Área de Compras de dicha empresa, se identificó una gran oportunidad de mejora respecto al

desarrollo de proveedores ejecutado en la actualidad, pues no se tiene un sistema de evaluación de proveedores que le permita a la organización mejorar su eficiencia y la de sus proveedores en el cubrimiento de sus demandas de productos y servicios, lo cual resulta ser esencial para la realización de las actividades más importantes del negocio.

Debido a la latente necesidad de un sistema de desarrollo de proveedores mediante la evaluación de los mismos, surgió el propósito de proponer un sistema de evaluación de proveedores en el Área de Compras de Cine Colombia S.A. el cual le permitiera a la empresa reconocer los factores más importantes a la hora elegir un proveedor y con base en la evaluación de estos generar un sistema de retroalimentación a los proveedores estratégicos de la compañía. El sistema propuesto de evaluación se estructuro mediante el cumplimiento de cuatro (4) objetivos específicos:

1. Identificar los factores críticos para competir entre los proveedores, más importantes para Cine Colombia S.A,

2. Identificar al menos cuatro (4) factores críticos de éxito, cada uno con sus principales

variables siempre y cuando estas incidan de forma importante en la evaluación del factor crítico en el cual fueron identificadas).

3. Determinar indicadores de evaluación para cada factor crítico identificado, tomando como referencia sus principales variables.

4. Esquematizar un modelo óptimo de evaluación de proveedores para Cine Colombia S.A.

Estos objetivos específicos dieron lugar a un sistema de evaluación de proveedores en el cual se analizan y evalúan en cada proveedor los factores: Precio, servicio, calidad y facturación cada uno con su respectiva ponderación y peso dentro del modelo.

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2. Caracterización de la organización

Cine Colombia nació el 7 de junio de 1927, en Medellín día en que veinte empresarios antioqueños firman en la notaria y constituyen la Compañía Cine Colombia con el propósito de construir salas de cine y explotarlas comercialmente, alquilar, comprar y vender películas y exhibirlas o distribuirlas. Desde ese momento empezó su aparición en el mercado colombiano mediante la presentación obras de cine mudo, el cual fue reconocido como un boom de la época. Así adquirió una alta importancia como organización en el país, lo cual le permitió, además de seguir creciendo, realizar varias importantes relaciones con los principales productores de los Estados Unidos, los cuales se llevaron a cabo gracias al dinamismo.

Mientras que en el mundo la televisión era apenas un experimento, la información llegaba gracias al noticiero que se pasaba antes de las películas. La mejor noticia llegó cuando Cine Colombia, decidió producir su propio noticiero.

Sin embargo cuando se afianzaba la Compañía, sobrevino la crisis mundial de 1930 - 32, la cual se acentuó de manera especial en el negocio cinematográfico, con la transición del cine mudo al cine sonoro. En efecto, la compañía disponía aún de pocos equipos, instalados en unos cuantos teatros propios en el territorio nacional entre los que sobresalían el variedades de Santa Marta, el Rialto de Cartagena, el Colombia de Barranquilla, el Olympia de Girardot, el Colombia de Cali y el Junín de Medellín. En esta transición, dificultades de carácter técnico aparecieron ya que las nueve películas mudas traían el sonido en discos y como puede suponerse la presentación de una película de esta clase debía vigilarse y había que estar al tanto de que el disco y la cinta sincronizaran.

Solo la tenacidad valiente de los organizadores de la entidad y la mística de todo su personal pudieron salvar una de las más difíciles épocas de la existencia.

Después de la crisis de 1930, se construyeron varias salas modernas (Murillo de Barranquilla y Cartagena de Cartagena) y muchas salas populares en otras ciudades del país que fueron de la aceptación del público. Después llegaron salas como El Cid de Bogotá, El Cid de Cali y El Cid de Medellín.

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El 13 de junio de 1972 se inauguró el primer autocine del país en la ciudad de Cali, El autocine el Limonar y se inició la construcción del primer Centro Cinematográfico de Bogotá, el cual se inauguró el 31 de enero de 1975 compuesto por los cinemas 1, 2, 3 y 4.

Para los años 70, la atención estaba en los jóvenes. Festivales como Woodstock en Estados Unidos o Ancón en Colombia confirmaban su increíble creatividad y ganas de aportar a la sociedad. Cine Colombia, escuchó este grito joven y decidió dar empleo formal a jóvenes universitarios y un tiempo después a personas discapacitadas como parte de su aporte a la sociedad.

Dos años antes del centenario del cine, Cine Colombia inauguró en Bogotá el primer complejo con múltiples salas del país. El Multiplex Andino en Bogotá marcó el inicio de la era moderna en proyección cinematográfica.

Finalizando el año de 1988 el Grupo Mayagüez del Valle del Cauca, compra Cine Colombia. Después de diecinueve años como accionista mayoritario, el grupo Mayagüez toma la importante decisión de vender sus acciones para consagrar su atención a los negocios azucareros que le son propios.

En el 2010 se iniciaron negociaciones que concluirían con la compra de la mayoría de la accionaria de la compañía. Cine Colombia pasa a ser controlada por sociedades del conocido Grupo Santo Domingo, propiedad de Julio Mario Santo Domingo, uno de los industriales y empresarios más representativos que ha tenido Colombia en su historia. (Cine Colombia, 2015)

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Colombia FOX y WARNER, así como películas independientes que adquiere en los mercados más importantes del mundo. (Cine Colombia, 2015).

La visión de la empresa es: “Ser continuamente reconocidos como la empresa de entretenimiento más importante de Colombia y una de las mejores en servicio y tecnología en Latinoamérica”. Y su misión: “Brindar diversión y entretenimiento sanos, mediante la distribución y exhibición de películas y la prestación de servicios complementarios, obteniendo una rentabilidad adecuada que permita mantener un ambiente de desarrollo favorable y continuo para nuestros trabajadores, resultados para los accionistas y de impacto en el mejoramiento de las comunidades donde operamos”. (Cine Colombia, 2015)

3. Diagnóstico del área de compras de Cine Colombia S.A

Para generar una idea más clara de cómo opera la organización y del impacto que tiene el área en análisis dentro de esta, se debe empezar por explicar la estructura organizacional. Cine Colombia S.A, se divide en tres vicepresidencias: (a) Vicepresidencia Operativa y Comercial, (b) Vicepresidencia Financiera y (c) Vicepresidencia Administrativa, cada vicepresidencia tiene a cargo nueve, cinco y seis dependencias respectivamente (como se observa en la figura numero 1). La presidencia tiene a cargo, además de los tres vicepresidentes, a seis áreas que se encargan de apoyar a toda la organización en diferentes ámbitos (según la dependencia).

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Fuente: Pagina corporativa Cine Colombia S.A 2015.

El Área de Compras hace parte de la Vicepresidencia Administrativa y es la encargada de suplir todas las necesidades de abastecimiento de la organización, ya sean compras nacionales o internacionales, lo cual hace mediante la recepción y trámite de requisiciones realizadas por parte de diferentes dependencias como: gerencia técnica, comidas, construcciones, tecnología, entre muchas otras.

Gracias al alto número de dependencias y de productos y servicios necesarios para mantener en operación eficiente a esta organización hay una gran cantidad de proveedores con los cuales (después de tramitar internamente la requisición recibida) el área pasa a cotizar, y a pactar condiciones óptimas de precios, forma de pago y plazos de entrega teniendo en cuenta las necesidades manifestadas por los diferentes puntos de venta o multiplex

Para realizar un diagnóstico apropiado del Área de Compras, en necesario analizar principalmente las actividades que agregan valor a la organización y aquellas encargadas de brindar apoyo a las actividades de la misma. Para este fin se realiza la cadena de valor.

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Figura 2 Cadena de valor Cine Colombia.

Fuente: Elaboración Propia

Para generar valor, como primera medida la organización debe entender las cualidades del mercado en las que se encuentra y así saber cómo satisfacer las necesidades y gustos de sus clientes potenciales. Después de entender la forma correcta de acceder al mercado objetivo, se pasa a la negociación con los exhibidores y se toman en cuenta los factores a tener para la satisfacción del cliente como: compra de maíz, compra de silletería apropiada, apropiada distribución de silletería en las salas, etc. Una vez realizada la instalación apropiada de la infraestructura del negocio se inicia la venta de productos y servicios con los cuales se pretende generar una preferencia en el cliente target, del cual se obtiene la evaluación de los servicios y productos ofertados por la organización para generar una retroalimentación y así volver a la empezar el ciclo, generando entendimiento del mercado.

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mediante el manejo eficiente de los proveedores, por lo tanto se proseguirá a realizar un DOFA el cual permita generar una percepción más amplia de este aspecto en la organización.

Análisis DOFA del Área de Compras de Cine Colombia S.A

Figura 3: Análisis DOFA Cine Colombia (compras)

Debilidades: Principalmente se observa que la mayor falencia por parte de la organización en el ámbito de compras se encuentra en la absoluta incertidumbre y desinformación en cuanto a la evaluación de proveedores, lo cual hace aún más difícil el estudio de viabilidad que tendría un proceso de evaluación de este tipo dentro de la empresa. Al no tener expectativas en cuanto a los resultados esperados de esta implementación ni unas bases teóricas claras acerca es difícil elegir una posición ya sea en pro o en contra respecto a este tema.

Oportunidades: Se reconoce una clara oportunidad de desarrollo de proveedores estratégicos mediante la retroalimentación de estos y el alto poder de negociación de Cine Colombia, lo cual se ve reflejado en una oportunidad adicional de mejora en cuanto a la capacidad de coordinación

•VARIAVILIDAD EN LA FORMA DE OPERAR DE LOS

PROVEEDORES

•EL CAMBIO DEL DOLAR PUEDE AUMENTAR LOS PRECIOS DE COTIZACION DE ALGUNOS PROVEEDORES

•AUMENTO EN COSTOS DE IMPORTACION

•ALTA CANTIDAD DE INFORMACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LOS PROVEEDORES

•CONOCIMIENTO DE LA FORMA DE OPERAR DE LOR

PROVEEDORES

•POSECION DE ALTO PODER COMO COMPRADOR

•POSOBILIDAD DE DESARROLLO DE PROVEEDORES

•AUMENTAR LA EFICIENCIA EN LA ENTREGA DE LAS COMPRAS REALIZADAS

•REDUCCION DE PROVEDORES (MENOS Y MEJORES). •RELACION CON NUEVOS

PROVEEDORES

•FALTA DE INFORMACION ACERCA DE LA EVALUACION DE PROVEEDORES

•CARENCIA DE ESPECTATIVA DE RESULTADOS EN LA

EVALUACION DE PROVEEDORES.

•DESCONOCIMIENTO DEL TIEMPO REAL DE ENTREGA DE LAS COMPRAS REALIZADAS.

•FALTA DE UNA HERRAMIENTA DE ANALISIS DE

PROVEEDORES DEBILIDADES

AMENAZAS FORTALEZAS

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de entrega entre los diferentes Multiplex o áreas solicitantes y los proveedores; lo que permitiría no solo un aumento de eficiencia en el corto plazo, sino una mayor capacidad de crecimiento y de construcción de teatros en un largo plazo. En otras palabras, aprovechar la oportunidad de desarrollar ciertos proveedores afectaría positivamente la capacidad que tiene la organización de expandir su negocio geográficamente y de cubrir las necesidades con mayor eficacia y rapidez, de los teatros y oficinas requirentes.

Fortalezas: Los principales puntos fuertes de la organización y especialmente en el área de compras se observan en capacidades y habilidades que le permiten desarrollar su gran poder como comprador; esto, a través de la negociación a la hora de definir con los diferentes proveedores tanto las fechas de entrega como los precios fijados para los diferentes productos y servicios requeridos. Además de contar con un alto poder de comprador, posee un gran conocimiento acerca de sus proveedores, de qué forma entregan, en cuanto tiempo aproximadamente, que tan cumplidos son en las fechas de entrega fijada, quienes tienen mayor capacidad de respuesta a temas de urgencia, quienes poseen menores precios, entre muchos otros factores importantes para decidir con que comprador es más indicado hacer negocios según la circunstancia.

Amenazas: Como principal amenaza se observa la devaluación del peso colombiano respecto al dólar, pues si se tiene en cuenta que Cine Colombia tiene a su nombre una gran cantidad de importaciones (tanto en variedad de productos como en montos monetarios) se hace presente el efecto negativo que tiene el alza del dólar para la organización, pues dicho incremento aumenta los costos y por ende disminuye la rentabilidad. Por otra parte los costos de la organización también se ven en incremento a la hora de cotizar y realizar compras con proveedores nacionales que también importan sus productos, pero que al final terminan inflando el precio de sus productos para contrarrestar el efecto dólar.

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4. Planteamiento del problema

Antecedentes

En el Área de Compras se observan simultaneas situaciones que por falta de desarrollo de proveedor no permiten llenar las expectativas de la que tiene la organización acerca de sus proveedores, como por ejemplo la postergación de las fechas de entrega por parte de los mismos, lo cual no solo no satisface las necesidades de Cine Colombia, sino que además alarga las fechas de finalización de las diferentes obras o construcciones, las cuales son estratégicas para el crecimiento geográfico del negocio y la organización.

También se observan en algunos casos, equivocaciones a la hora de entrega de algunos productos, como bombillería, en donde se entregan los productos equivocados, los cuales no coinciden con los requeridos inicialmente para suplir las requisiciones realizadas por los diferentes puntos de venta o dependencias.

Al analizar más a fondo la situación de la dependencia de Compras respecto y relación con sus proveedores, y teniendo en cuenta el interés de sus directivos en un sistema de evaluación de proveedores y al mismo tiempo la desinformación acerca del tema, se logra identificar dentro la organización y más específicamente, dentro del Área de Compras una clara incertidumbre a la hora de analizar la viabilidad de implementar un sistema de evaluación de proveedores. Lo anterior debido a que no se tienen bien definidos los métodos de análisis a proveedores, ni los factores importantes a evaluar en estos.

20 ¿Cuál sería un sistema de evaluación de proveedores viable para implementar en Cine

Colombia?

Justificación

En la organización empresarial la gestión de proveedores ha venido teniendo un papel poco determinante en el éxito empresarial (Törrönen y Möller, 2003) hasta la concepción de dicha gestión en cadenas de suministros, que permite fortalecer la competencia en los mercados y donde la evaluación y selección de unos buenos proveedores se convierte en una pieza clave de éxito (Brun y Staudacher, 2000). La revisión de la literatura sobre la evaluación y selección de proveedores permite identificar sus principales ventajas e inconvenientes (Min, 1994; Romero, 1996; De Boer et al., 2001; Bhutta, 2003). Como ventajas se señalan, entre otras, la posibilidad de obtener un ranking de proveedores, su calificación comparativa, la identificación de los criterios influyentes en su evaluación, o la capacidad de elegir el proveedor idóneo en una decisión de compra. Como desventajas destacan, la disparidad tanto de las definiciones empleadas para referirse a la “evaluación” y “selección” de proveedores como de las variables determinantes empleadas en dichos procesos, la dificultad de evaluar simultáneamente a proveedores nuevos e históricos o la complejidad asociada a la selección del proveedor idóneo según la importancia estratégica del producto objeto de compra. (Puente, Nazario, Fernandez, & Parreño, 2008)

En general, la implementación de un sistema de evaluación de proveedores tiene como fin, tener una mayor claridad, (a la hora de contratar o comprar) acerca de cuáles proveedores agregan mayor valor a la compañía y por ende generan un mayor impacto positivo dentro de la misma; pero antes de dar luz verde a la implementación de dicho sistema (cualquiera que sea), se hace estrictamente necesario ratificar si un proyecto de este tipo es viable para CINE COLOMBIA S.A, teniendo en cuenta el alto volumen de proveedores que maneja, la variabilidad de la eficiencia y eficacia de los proveedores según factores externos y de los factores críticos que observan los compradores a la hora de analizar las cotizaciones de los distintos proveedores.

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la dependencia de compras la cual sería la más afectada teniendo en cuenta el gasto que esto representa tanto en términos de dinero como de tiempo.

5. Objetivos, Metas e Indicadores

Objetivo General

Proponer un sistema de evaluación de proveedores en el Área de Compras de Cine Colombia S.A.

Objetivos Específicos

1. Identificar los factores críticos para competir entre los proveedores, más importantes para Cine Colombia S.A

2. Ponderar los factores críticos para competir Y estipular la forma en la que se evaluara cada factor.

3. Generar un modelo tentativo de sistema de evaluación de proveedores.

Metas

1. Estipular la forma de recoger la información de los factores críticos para competir. 2. Identificar al menos cuatro (4) factores críticos de éxito, cada uno con sus principales

variables siempre y cuando estas incidan de forma importante en la evaluación del factor crítico en el cual fueron identificadas).

3. Determinar indicadores de evaluación para cada factor crítico identificado, tomando como referencia sus principales variables.

4. Esquematizar un modelo óptimo de evaluación de proveedores para Cine Colombia S.A

Indicadores

- Número de factores críticos para competir identificados.

-Número de indicadores de evaluación generados.

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6. Marco teórico y conceptual

Marco Teórico

Ninguna empresa es responsable en su totalidad de la competitividad de sus productos y servicios desde la perspectiva del cliente final, sino de la cadena de suministro (CS) como un todo (Stadtler 2002). Así pues, la gestión de la CS es una forma de supervisar el flujo de productos e información a lo largo de la CS con el objetivo de optimizar las decisiones relativas a ésta, reduciendo inventarios, aumentando el beneficio de los productos terminados y haciendo llegar a los consumidores aquello que demandan (Ding et al. 2005). Según Weber et al. (1991), una gran parte de los costes de las empresas industriales corresponden a la compra de materias primas, módulos y componentes a proveedores externos. Por lo tanto, la selección y evaluación de proveedores es una de las actividades de mayor importancia en la CS, ya que la selección de un proveedor erróneo puede deteriorar la posición financiera y operacional de una CS (Araz y Ozkarahan 2007). En este sentido, las decisiones relativas a la selección de proveedores son complejas a causa de la cantidad de criterios que han de tenerse en cuenta de forma simultánea en el proceso de toma de decisiones. El análisis de estos criterios y la medición del rendimiento de proveedores ha atraído la atención de la comunidad científica desde la década de los 60 (Ding et al. 2005), cabe destacar los trabajos de Dickson (1966) y Weber et al. (1991). Por su parte, Barbarosoglu y Yazgac (1997) establecen los criterios principales siguientes para la selección de proveedores: (1) el rendimiento del proveedor; (2) la capacidad técnica y financiera del proveedor; y (3) el sistema de calidad del proveedor. (Diaz, Mula, & Campuzano, 2010)

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criterios a evaluar y su importancia relativa, a continuación se expone cada uno de los pasos que conforman el procedimiento:

1. Seleccionar los criterios.

2. Determinar la importancia relativa de los criterios. 3. Establecer la categoría de cada proveedor.

4. Obtener el ranking de los proveedores.

Por otra parte, los ingenieros William Ariel Sarache, Carolina Hoyos Montoya y Juan Carlos Burbano J (2005) citan que para establecer relaciones de colaboración de largo plazo, es necesario, en primer lugar, evaluar y seleccionar de manera permanente a los mejores proveedores, en función del nivel de desempeño integral que estos ofrezcan en torno a los múltiples criterios que la estrategia de operaciones de la organización (cliente) y Plantean que, en primera instancia, se debe detectar el conjunto de proveedores críticos a partir de una valoración integral de su desempeño, en función de los criterios más relevantes para la empresa. El procedimiento utilizado para abordar el problema planteado se expone a continuación:

1. Definición de los criterios de evaluación 1.1Selección de los expertos

1.2Selección de los criterios de decisión 1.3Construcción de la escala de valoración

2. Determinación de la importancia relativa entre criterios 2.1Ponderación objetiva

2.2Determinación del peso subjetivo

2.32.3 Determinación del peso definitivo de los criterios 3. Evaluación de proveedores

3.1Construcción de la matriz criterio-proveedor con base en la escala de calificación establecida para los criterios seleccionados

3.2Homogenización de la matriz 3.3Normalización de la matriz

4. Calificación de la base de proveedores

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Marco conceptual

Factores críticos para competir: se basa en la idea de que solo una cantidad limitada de aspectos son realmente críticos o esenciales para garantizar un rendimiento competitivo de éxito. Implica la noción de discriminación y selectividad en la información. (Alfonso, 2010)

Orden de compra: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. (Gestiopolis, 2002)

Requisición:se presentan para que un departamento pueda obtener la aprobación para la compra de materiales necesarios de una entidad que opera fuera de la empresa. (La voz de houston)

Sistema de evaluación de proveedores: sistema que busca facilitar el proceso de selección de proveedores en el nivel de decisión táctico, en función de su productividad y del posible efecto sobre los clientes finales de la cadena de suministro. (Diaz, Mula, & Campuzano, 2010)

Métodos y herramientas

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7.Cronograma

PROYECTO LÍDER

ALUMNO

AREA DE PRACTICA Objetivo general

Objetiv o es pec ific o 1 Res pons able 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R

Objetiv o es pec ific o 2 Responsable

Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R

Objetiv o es pec ific o 3 Responsable

Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R Juan David Sarmiento P Juan David Sarmiento R

1 2

Observaciones

P Planeado o programado, cuando de definio o programó R Real Cuando se efectúo realmente

Metas 1 y 2 Semana de contorl, pueden ser 2 o mas metas

METAS

SEMANAS

Investigacion de formas de cuantificar ponderados Ponderacion de factores criticos

Analisis general

Creacion del sistema de evaluacion Validacion del sistema creado Exposicion de resultados 1. Identificar los factores críticos

para competir entre los proveedores más importantes para Cine Colombia S.A

2. Determinar la forma en la que se evaluara cada factor crítico Y estipular la forma en la que se evaluara cada factor.

3. Generar un modelo tentativo de sistema de evaluación de proveedores.

Averiguacion intrerna acerca de la percepcion de la evaluacion de proveedores

Analisis de problemas internos debido a falencias de los proveedores

Entrevistas con dirigentes

Ac tiv idad Ac tiv idad Analisis de la inflormacion obtenida Expocision al jefe de area de lo analizado

Ac tiv idad

Investigacion de teorias relacionadas a la evaluacion de proveedores

Compras Cine Colombia S.A

Juan David Sarmiento

Proponer un sistema de evaluación de proveedores en el Area de Compras de Cine Colombia S.A.

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8. Desarrollo de las actividades-resultados.

Antes de proceder a mostrar como fue el desarrollo de los objetivos específicos en el proyecto es importante mostrar cómo fue analizado y caracterizado el proceso de compra que es realizado por parte del Área de Compras de Cine Colombia S.A, esto con el fin de dar a entender e identificar los puntos críticos en los cuales la organización tiene contacto con sus proveedores y en los cuales, en caso de tener inconvenientes, pueden afectar negativamente y en gran magnitud a la misma.

Teniendo en cuenta los datos históricos y proyecciones financieras basadas en años anteriores, se le es designado a cada dependencia un presupuesto definido con el cual se pretende cubrir todas las necesidades y/o demandas que estas generen a lo largo del año; cabe resaltar que en cada área el presupuesto es dividido en múltiples ítems como lo son: mantenimiento de equipos, adquisición de activos, correctivos de suministros, entre muchos otros. Lo anterior con el fin de generar una mayor objetividad en cuanto a la destinación de recursos.

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Figura 4. Diagrama- Proceso de compra Cine Colombia

Figura 5. Cuadro parámetros para órdenes de compra según montos.

Fuente: Departamento de Compras Cine Colombia, 2015

0 - $ 4.510.450 1 COTIZACION

$ 4.510.450 - $ 9.020.900 2 COTIZACIONES $9.020.900 - EN ADELANTE 3 COTIZACIONES

0 - $ 4.510.450 FIRMA DIRECTORA

$ 4.510.450 - $ 16.108.750 FIRMA DIR. Y VICE. $ 16.108.750 - $ 50.000.000 COMITÉ

$ 50.000.000 - EN ADELANTE FIRMA PRESIDENTE MONTOS DE COTIZACIONES

MONTOS DE APROBACION

NO

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Por otra parte, después de la entrega en los puntos de venta o en el almacén de distribución, y una vez el proveedor realiza el proceso de facturación, la factura llega a las oficinas de Cine Colombia, en donde son recibidas por el departamento de compras, el cual se encarga de ratificar que la información de las facturas sea la correcta y que se allá entregado efectivamente y a conformidad en el lugar apropiado todo lo facturado y conforme a la orden de compra previamente realizada, después de este proceso de validación de la factura, esta se pasa al departamento de contabilidad para realizar el proceso contable y proceder con pago de la misma.

El proceso descrito anteriormente, como ya se mencionó antes, genera una idea de cómo y en qué parte de la red de valor, la operación de la organización puede verse afectada por falencias por parte de los proveedores; es decir, genera una base para empezar a identificar los puntos y/o factores en los cuales los proveedores pueden ser evaluados más adelante y a la hora de generar un modelo tentativo de evaluación para estos.

Objetivo específico 1: Identificar los factores críticos para competir entre los proveedores más importantes para Cine Colombia S.A.

Para identificar los factores críticos para competir más importantes con los cuales los proveedores deben calificar apropiadamente para ser seleccionados, y que Cine Colombia S.A les dé prioridad a la hora de realizar sus compras. Se estructuro una entrevista (Anexo 1) la cual fue aplicada a los integrantes del Área de Compras de la organización, en donde se busco identificar los principales factores que ellos analizan a la hora de referenciar a los proveedores potenciales para realizar una compra, con el fin de generar cierto filtro que permita centrar las compras de ciertas categorías de productos (ferretería, iluminación, servicios de mantenimiento, etc.) en un número relativamente reducido de proveedores y que dichos proveedores respondan de forma eficiente a la demanda de productos y servicios generados por la empresa.

29  Nombre: Alexandra Piñeros

Cargo: Directora Áreas atendidas: N/A

Factores críticos: Precio, tiempo de entrega, cumplimiento, calidad.

 Nombre: Sebastián Guerrero. Cargo: Analista

Áreas atendidas: Seguridad, Recursos Físicos, Recursos Humanos, Comidas, Gerencia Técnica.

Factores críticos: Precio, calidad, tecnología, servicio.

 Nombre: Laura Pérez. Cargo: Analista

Áreas atendidas: Construcciones, Recursos Físicos, Recursos Humanos, Sistemas

Factores críticos: Precio, clientes a los que les distribuye, tiempo de entrega, forma de pago

 Nombre: Lina Vega. Cargo: Auxiliar

Áreas atendidas: Seguridad, Construcciones, Gerencia De Ventas, Recursos Físicos Factores críticos: Precio, tiempos de entrega, afinidad con el proveedor, rapidez al cotizar

 Nombre: Marcela Peña. Cargo: Asistente

Áreas atendidas: Recursos Humanos, Sistemas, Gerencia Técnica

Factores críticos: Cumplimiento, precio, servicio posventa, claridad en la información.

Estos resultados expuestos tras el análisis de los diferentes integrantes del área nos llevan a identificar los factores críticos de éxito que se tomaran en cuenta para empezar a estructurar el sistema tentativo de evaluación de proveedores., con el cual se busca generar un mayor desarrollo de proveedores, lo cual tiene como finalidad aumentar la eficiencia de la organización en cuanto al cubrimiento de las necesidades de los diferentes puntos de Cine Colombia S.A; los factores críticos que se evaluaran, serán presentados y explicados a continuación, así como las razones por las cuales se llegó a la conclusión de que estos son los factores primordiales a evaluar en los proveedores críticos de la compañía:

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lo más cercano posible al real gastado por cada departamento, pues de lo contrario cada compra por fuera de presupuesto se lleva a comité cada viernes lo cual alarga mucho más el proceso de trámite de requisiciones y compra de lo requerido. Cabe resaltar que debido a las grandes inversiones necesarias en infraestructura para la apertura de nuevos teatros y surgimiento anual de nuevos proyectos, los precios manejados por los proveedores tienen un efecto directo y a gran escala en los estados financieros de la organización y resultan ser de alta importancia para la rentabilidad de Cine Colombia.

Si se analiza, Cine Colombia S.A tiene un cubrimiento geográfico importante en el territorio nacional, por lo cual se hace llamativo para la organización trabajar con proveedores capaces de generar menores precios, pero que además, tengan la capacidad de distribución de sus productos (con los mismos precios) a lo largo del territorio nacional según necesidades de la organización y cumplan de forma eficiente los siguientes parámetros:

Servicio: se hace primordial para la organización comprar y/o contratar para la obtención de bienes y servicios con proveedores comprometidos con generar cada vez un mayor valor agregado a la misma. Es importante para Cine Colombia, tener la seguridad y la confianza en el proveedor en cuanto al cumplimiento y compromiso a la hora de operar, y el grado de eficiencia con la cual este cubre y responde eficientemente ante las requisiciones o necesidades de la empresa. Dicha eficiencia en el servicio se puede observar en factores como: la rápida y correcta presentación de cotizaciones, el cumplimiento en las fechas de entrega previamente fijadas y correcta entrega de lo requerido en las órdenes de compra.

Calidad: es necesario que los proveedores encargados se suplir las necesidades de Cine Colombia S.A, tengan productos y/o servicios capaces de cumplir con las expectativas y parámetros básicos de calidad y funcionamiento, es por esto que se busca que exista el mínimo índice de productos defectuosos y de servicios mal prestados. Este factor crítico es medible por variables como las garantías sobre los productos y/o servicios dados por los proveedores y por la capacidad de solución de problemas presentados en las entregas.

31

En Cine Colombia se manejan diferentes formas de pago con los proveedores: 60 días fecha factura, 30 días fecha factura, contra-entrega, cortes de obra y anticipos con todos los porcentajes respecto al monto total de la orden de compra.

Por otra parte la eficiencia en el proceso de facturación por parte de los proveedores es altamente importante, pues facilita o no, a la organización el cierre de las diferentes órdenes de compra; en algunos casos se hacen facturas por entregas parciales, las cuales no cierran la orden de compra respectiva y por lo cual se tiene que hacer un cruce de facturas con órdenes de compra más complejo de lo habitual. También existen otros múltiples errores que se pueden generar por parte de los proveedores como: falta de relación entre los valores en números y en letras, falta de resolución DIAN, facturación de los productos incorrectos, falta de entrega de lo facturado, entre muchas otras; lo cual entorpece mucho más el pago a proveedores y hace perder tiempo valioso a diferentes áreas de la compañía.

Objetivo específico 2: Determinar la forma en la que se evaluara cada factor crítico.

Después de identificar los factores más importantes en los cuales se basara el sistema de evaluación de proveedores (finalidad de este proyecto), es necesario para todo sistema de evaluación tener unos parámetros con los cuales se fijara la forma de evaluar cada uno de los aspectos identificado, es decir, se pasara de responder la pregunta ¿Qué? , la cual intentaba tener claros que conceptos o factores serían los evaluados en los proveedores, a la pregunta ¿Cómo?, que por consiguiente busca dar respuesta a la forma en la que se evaluara cada factor crítico para competir identificado como vital para la elección de proveedores de Cine Colombia S.A. En otras palabras se pasara de la selección de los criterios de decisión a la construcción de la escala de valoración ( ARIEL SARACHE, HOYOS MONTOYA, & BURBANO J. , 2004)

A continuación se explicara la forma de evaluar cada uno de los factores críticos para competir y la ponderación de cada uno de estos en la calificación total del proveedor evaluado; teniendo en cuenta que estos factores son influidos por un gran número de variables exógenas, todos los factores serán evaluados en una escala de uno a cien (1-100), en donde uno (1) es la peor calificación y cien (100), la mejor.

Precio (30%): se evaluara el precio dado por el proveedor evaluado mediante comparación de este respecto al del proveedor con los precios más bajos, en las ultimas cotizaciones realizadas; dicha comparación se realizara mediante un análisis horizontal (Rodríguez & Acanda Regatillo) que busca la obtención de la diferencia porcentual entre los precios de la empresa evaluada y el proveedor con el menor precio. La fórmula se plantea de la siguiente forma:

P1-P2

32

En donde:

P1= precio última cotización del proveedor evaluado

P2= precio última cotización del proveedor con precios más bajos (en la misma cotización)

X= variación porcentual entre los precios de los dos proveedores.

La calificación de cada proveedor está dada por el valor de X, en donde, entre más bajo, más se acerca al precio dado proveedor “líder” en este factor crítico, como se muestra en la figura 6.

Figura 6. Tabla calificación-precio

Servicio (30%): este factor crítico será evaluado mediante las siguientes tres (3) variables: (1) la rápida y correcta presentación de cotizaciones, (2) el cumplimiento en las fechas de entrega previamente fijadas y (3) la correcta entrega de lo requerido en las órdenes de compra, cada una con su respectiva ponderación dentro de este factor crítico (servicio) y su forma de evaluación como se muestra a continuación.

1. Rapidez en la cotización (30%), será medida según conocimiento y experiencia de los compradores con los diferentes proveedores, y con la figura 7, como se muestra a continuación.

PORCENTAJE (X) CALIFICACION

0%

100

0.1-5%

90

5-10%

80

10-15%

70

15-25%

60

25-35%

50

35-50%

40

50-65%

30

65-80%

20

33

TIEMPO DE COTIZACION CALIFICACION

1 DIA

90

2 DIAS

60

3 DIAS O MAS

30

Figura 7. Cuadro evaluación- rapidez de cotización

2. Cumplimiento de fechas de entrega (40%), se medirá de acuerdo con el promedio de los días de retraso, por orden de compra enviada. Es decir mediante la siguiente formula:

(Martínez, 2005)

En donde:

R= días de retraso en la entrega de cada orden de compra.

n= número total de órdenes de compra enviadas al proveedor en el periodo evaluado. Y= promedio de días de retraso por orden de compra.

La calificación en esta variante será asignada basada en los valores de Y, según figura 8, a continuación.

Figura 8. Cuadro calificación- tiempos de entrega

3. Entrega correcta de lo requerido en las órdenes de compra (30%), esta variable será calificada por el Área de Compras, teniendo en cuenta los sucesos presentados por el proveedor en el periodo de tiempo en el cual este está siendo evaluado; el área dará una calificación de uno a cien (1-100) según sus criterios.

R + R + R …+Rn

n

= Y

0

100

1

80

2-4

60

4-6

40

>6

20

RETRASOS EN LA

34 Calidad (25%): este factor crítico será calificado por el Área de Compras, teniendo en cuenta los sucesos presentados por el proveedor y la experiencia que se ha generado al relacionarse con el mismo, esto, en el periodo de tiempo que está siendo tenido en cuenta para realizar la evaluación. El área dará una calificación de uno a cien (1-100) teniendo en cuenta criterios como: garantía sobre los productos y/o servicios dados por los proveedores y capacidad de solución de problemas presentados en las entregas. Eficacia

Forma de facturación (15%): dicha variable será calificada teniendo en cuenta la facturación de forma apropiada, la cual se medirá teniendo en cuenta el número de veces que sean rechazadas facturas al proveedor evaluado. Según la cantidad de facturas rechazadas se dará una calificación determinada como se muestra en la figura 9.

Figura 9. Cuadro evaluación- facturación.

Objetivo Específico 3: Generar un modelo tentativo de sistema de evaluación de proveedores.

Para empezar a estructurar un modelo de evaluación de proveedores, además de fijar los factores a evaluar y la forma de calificarlos, es necesario estipular lineamientos básicos para la realización de este, para lo cual se dará solución a preguntas encargadas de enmarcar el modelo, a continuación.

¿Qué proveedores serán evaluados?, serán evaluados los proveedores estratégicos (por dependencia) para la organización, es decir los que representan mayor cantidad de compras ya sea en cuanto a valores de las mismas o en cuanto a frecuencia de compra, para las diferentes dependencias. Quienes se encargaran de identificar los proveedores estratégicos serán las personas encargadas de cubrir requisiciones de las diferentes áreas de Cine Colombia S.A, por ejemplo, si Laura, Lina y Sebastian son los encargados de atender las requisiciones del Área de Gerencia Técnica, serán ellos los encargados de identificar los proveedores estratégicos para dicha área. Cabe resaltar que con el fin de ratificar los proveedores identificados como estratégicos, estos podrán ser validos con el área requirente de sus productos y/o servicios.

0

100

1

60

2

30

3

10

FACTURAS

35 ¿Cada cuánto se realizara?, en principio dicha evaluación de proveedores podría ser generada trimestralmente, esto teniendo en cuenta que el cambio en el comportamiento de los proveedores es bastante variable en periodos cortos de tiempo y en caso de hacerse en intervalos temporales más amplios resultaría más complicado realizar una evaluación acertada y especifica de los diferentes proveedores. Por otro lado, si se realizara en periodos más cortos de tiempo (bimestral o mensual), esto representaría un desgasto mayor para el Área de Compras de la organización, pues muy probablemente obstaculizaría la eficiencia de dicha área, a la hora de realizar el proceso de compra y cubrimiento de las requisiciones de las diferentes dependencias de Cine Colombia S.A.

¿En qué formato se hará la evaluación?, dicho modelo (tentativo) de evaluación de proveedores de Cine Colombia S.A consta de una matriz de evaluación la cual será presentada en un archivo de Excel, en donde se tomaran en cuenta todos los parámetros de evaluación, así como la forma de calificación previamente fijada a lo largo del trabajo, en un cuadro de calificación, el cual se encarga de obtener la calificación total de cada proveedor según los ponderados y las calificaciones asignas en las diferentes variables.

El archivo realizado para la evaluación de proveedores, consta de un formulario (Anexo 2) que requiere información básica del desempeño del proveedor evaluado a lo largo del periodo en el cual se realiza la evaluación. Después de diligenciar el formulario con la información requerida, se pasa automáticamente a realizar un informe (Anexo 3) en donde (mediante una macro) se pueden observar las calificaciones y ponderaciones para cada variable, y mediante un diagrama de barras se genera una idea de la eficiencia del proveedor y la capacidad que este tiene para agregar valor a Cine Colombia). A continuación se observa un “paso a paso” para realizar la evaluación de proveedores bajo el modelo generado.

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9. Conclusiones

1. En la actualidad, la organización posee un alto volumen de compras para suplir las necesidades del negocio y por ende necesita proveedores capaces de generar un mayor valor agregado a la hora de atender las requisiciones de la empresa, y es por esto que se hace latente en la organización y específicamente en el Área de Compras, la necesidad de un método que le permita desarrollar sus proveedores con el fin de generar una mayor eficiencia a la hora de cumplir con las requisiciones de las diferentes dependencias.

2. Para cubrir la necesidad de desarrollo de proveedores expuesta, se generó un sistema tentativo de evaluación de proveedores en donde se examinan los factores más importantes con los cuales debe cumplir eficientemente un proveedor para generar un valor agregado a la organización ,esto con el fin de brindar una retroalimentación efectiva y concisa la cual le permita a los proveedores evaluados corregir sus falencias, desarrollarse mucho mas como organización e impulsar en mayor proporción el mejoramiento y crecimiento de Cine Colombia S.A a lo largo del tiempo.

3. El modelo realizado fue estructurado a partir del análisis de los antecedentes y experiencias (positivas o negativas) obtenidas por la organización con sus proveedores, lo cual llevo a identificar los factores más importantes para Cine Colombia en el momento de contratar o comprar a un proveedor. Estos factores, con su respectiva ponderación son determinantes para enmarcar la forma en la que se evaluaría el desempeño de los proveedores así como el valor que estos agregan a la organización.

4. Este modelo tentativo consiste en una matriz, en donde a cada factor crítico evaluado se le es asignada una calificación según parámetros previamente establecidos a lo largo del proyecto, dicha matriz se encarga de asignar puntaje del proveedor evaluado en cada factor, según sus ponderados, así como su calificación general.

10. Recomendaciones

1. Realizar un plan piloto para la incorporación del sistema de evaluación de proveedores sugerido a Cine Colombia, con el fin de identificar el impacto que genera este en los proveedores y si afectivamente causa un desarrollo de proveedores adecuado y eficaz para la organización.

37

11.

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38 Rodríguez, M. A., & Acanda Regatillo, Y. (s.f.). METODOLOGÍA PARA REALIZAR ANÁLISIS ECONÓMICO

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12. Anexos

40

41

Anexo 3. Informe evaluativo de proveedores: