PLAN DE COMUNICACIONES
PARA OPTIMIZAR LA COMPETITIVIDAD DE INDUMAN LTDA., APLICABLE A OTRAS MIPYMES DEL SECTOR INDUSTRIAL EN
COLOMBIA
MARIA PAULA CASAS SILVA
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE COMUNICADORA SOCIAL
CON ÉNFASIS EN PERIODISMO Y COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
DIRECTORA:
LAURA GONZÁLEZ PÉREZ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
CARRERA DE COMUNICACIÓN SOCIAL BOGOTÁ
Artículo 23 Del Reglamento Académico De La Universidad Javeriana
“La Universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por los alumnos en sus tesis de grado. Solo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a
Bogotá D.C., Noviembre 26 de 2010
Doctor
JOSE VICENTE ARIZMENDI Decano Académico
Facultad de Comunicación y Lenguaje Pontificia Universidad Javeriana Ciudad
Respetado Director:
Presento a usted la tesis de la alumna Maria Paula Casas Silva, “Plan de comunicaciones para optimizar la competitividad de Induman Ltda., aplicable a otras Mipymes del sector industrial en Colombia”, como requisito y compromiso para obtener su título como Comunicadora Social con énfasis en periodismo y comunicación organizacional.
El presente trabajo es el resultado del esfuerzo de María Paula de quien destaco su entusiasmo por aprender. Los aportes del presente trabajo son enriquecedores en la medida en que parten de la aproximación a un caso real en el que la estudiante pudo poner a prueba la pertinencia de sus aprendizajes acedémicos. Además se desarrolla en el contexto de las mipymes, uno de los sectores con mayor liderazgo en nuestro país y que requiere de iniciativas que desde la comunicación estratégica enriquezca sus aportes y crecimiento.
Agradezco su atención,
Bogotá D.C., noviembre 26 de 2010
Doctor
JOSE VICENTE ARIZMENDI Decano Académico
Facultad de Comunicación y Lenguaje Pontificia Universidad Javeriana Ciudad
Respetado Director Arizmendi:
Por medio de la presente me remito a usted para presentarle mi trabajo de grado titulado “Plan de comunicaciones para optimizar la competitividad de Induman Ltda., aplicable a otras Mipymes del sector industrial en Colombia”, con el cual pretendo obtener el título de Comunicadora Social con énfasis en periodismo y comunicación organizacional
Cordialmente,
Pontificia Universidad Javeriana - Facultad de Comunicación y Lenguaje Carrera de Comunicación Social - Coordinación de Trabajos de Grado __________________________________________________________________
PROYECTO DE TRABAJO DE GRADO - Único Formato aceptado por la Facultad -
I. DATOS GENERALES
Estudiante: Maria Paula Casas Silva
Campo Profesional: Periodismo y Organizacional
Fecha de Presentación del Proyecto: Noviembre – de 2010
Tipo de Trabajo:
Teórico: ____ Sistematización de Experiencia: X Producción: _____
Profesor de Proyecto Profesional II: Sergio Roncallo
Asesor Propuesto:
Laura González Pérez_________________________________________________ Título Propuesto:
PLAN DE COMUNICACIONES PARA LA COMPETITIVIDAD DE INDUMAN LTDA APLICABLE A OTRAS MIPYMES DEL SECTOR INDUSTRIAL DE
COLOMBIA.
II. INFORMACIÓN BASICA
A. PROBLEMA
1. ¿Cuál es el problema?
La competitividad es hoy eje articulador del desarrollo empresarial y hace parte de las políticas administrativas de toda compañía que quiera participar con liderazgo en el mercado. Italo Pizzonante1 asegura que entre los desafíos empresariales de hoy, está
el hacer de la competitividad una ventaja sostenible al interior de la empresa; para lo cual la comunicación organizacional cobra un papel protagónico.
Colombia ha sido ejemplo de revolución y liderazgo empresarial, en gran medida gracias al surgimiento y liderazgo de las Mipymes desde la década de los 70, yendo en contravía de gran parte de las tendencias esperadas por los economistas que basan estas posibilidades en contextos de grandes mercados de capitales. “…los fenómenos históricos y mesoeconómicos, determinantes de la competitividad y las PYMES en Colombia, se enmarca dentro de esta ya tradicional discusión. La discusión acerca de por qué no se ha desarrollado un mercado de capitales en Colombia está tan vigente hoy como hace unas décadas…”2
En cuestión de políticas y aunque en los años 80’s y 90’s fueron modificadas leyes financieras3, favorables al sector Pyme, fue tan sólo hasta el 2000 que el Estado
comenzó a interesarse y a crear políticas para este tipo de empresas que según las últimas versiones de la Encuesta Anual Manufacturera4, son las responsables del 96,4% del crecimiento económico del país, en donde la mayoría de ellas están concentradas en el sector industrial. Induman Ltda., es una de estas compañías de procedencia familiar del sector industrial que motiva el presente trabajo.
Motiva el presente trabajo la búsqueda de acciones ante interrogantes como los siguientes: ¿Qué pasa cuando este tipo de sociedades no logran ser competitivas en el mercado, y trascender de lo familiar a lo empresarial?, ¿Cómo puede la comunicación aportar a que las organizaciones Pymes lleguen al mercado siendo competitivas? ¿De qué manera un plan de comunicaciones estratégico puede ser un eje articulador de las relaciones y los procesos en compañías Mipymes del sector industrial?
Un asunto problémico del contexto está dado en la constitución tradicionalmente familiar de las Mipymes en Colombia, lo que en muchas ocasiones, dificulta su fortalecimiento corporativo con las características empresariales que aportan a su productividad y competitividad.
¿Qué aspecto de la realidad considera que merece investigarse?
Valorando la participación de las Mipymes en la economía y el desarrollo de país, se hace necesario aportar estrategias y acciones de comunicación que complementen los esfuerzos de las organizaciones para participar con mayor competitividad en los mercados locales, nacionales e internacionales, de manera que el ser y hacer de la empresa esté enfocado hacia los retos de la competitividad que el país considera vitales, puesto que, como diría Raúl Sanabria, las ventajas competitivas dependen de la capacidad para adaptar y crear tecnologías, mejorar el capital humano, crear
2 Hernández, Iván. (2004, Noviembre), “La competitividad e innovación de las PYMES”, en Revista Javeriana, Vol. 140, núm. 708 pp. 20-27.
3 Hernández, Iván. (2004, Noviembre), “La competitividad e innovación de las PYMES”, en Revista Javeriana, Vol. 140, núm. 708 pp. 22
4 Colombia, Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), (2007), “Encuesta
estructuras y estrategias empresariales dinámicas, explotar complementariedades en las cadenas productivas, desarrollar una infraestructura suficiente y tener un concepto regulatorio apropiado. …”5, es decir, “se debería, entonces, planear cómo ser competitivos y determinar la forma efectiva de ejecutarlo…”6
. Bajo esta perspectiva, la comunicación puede ser considerada un pilar imprescindible para lograrlo.
Aunque en el país se habla de empresas competitivas, son pocas las investigaciones desde la comunicación que permitan comprender claramente los aportes que desde esta disciplina enriquecen el fortalecimiento y progreso de las organizaciones Orientadas a la competitividad.
¿Por qué es importante investigar ese problema?
Uno de los pilares del actual Plan de Desarrollo Nacional es el fortalecimiento de la competitividad “…diseñar e implementar una política de competitividad que nos permita avanzar en los objetivos de desarrollo del milenio, que reduzca los niveles de informalidad, y que nos lleve hacia una senda de crecimiento económico alta y sostenida, con mayor equidad social y convergencia regional...”7
. Reconociendo que las Pymes tienen un lugar protagónico en la economía del país, están enfrentadas a esta misma perspectiva de oportunidad. En este contexto, la comunicación enfrenta el desafío de aportar para que las organizaciones y para el caso que nos interesa las Pymes del sector industrial, lleguen a enfrentar con éxito dicho reto de manera sostenible.
Se hace necesario entonces identificar un camino de aproximación desde la comunicación estratégica para abordar dicha situación. El presente trabajo explora una metodología de abordaje desde la comunicación para la competitividad y pone en marcha la implementación de un plan de comunicaciones, valorando los aprendizajes significativos en el proceso de aproximación. Esto aporta de manera significativa a los avances que desde la disciplina puede aportarse a la competitividad, tema poco explorado y sistematizado en el contexto colombiano.
Un plan de comunicaciones es el que nos permite determinar qué queremos conseguir, cuáles son los objetivos que desarrollaremos para conseguir lo propuesto, decidir a quién se va a dirigir la comunicación, delimitar la idea que se quiere transmitir, cuáles son los medios apropiados y cuál es su mejor frecuencia de
5 Sanabria, Raúl (1996, Marzo) “Planeación estratégica y competitividad”, en Revista Cámara de
Comercio, núm. 95 pp. 20-27. pp 33.
6 Sanabria, Raúl (1996, Marzo) “Planeación estratégica y competitividad”, en Revista Cámara de Comercio, núm. 95 pp. 20-27. pp 34.
7Portafolio (2010, 9 de agosto), “'Productividad es la receta del crecimiento del país': Hernando José Gómez” [en línea], disponible en http://www.portafolio.com.co/Especiales/Balance-gobierno-
difusión, ejecutar como plan de medios y formular los indicadores que nos permitan medir el impacto.
El plan de comunicación para la competitividad de una Mipyme del sector industrial como Induman Ltda., no sólo le debe permitir aplicar una estrategia comunicativa sino, generar procesos que le de herramientas útiles para estar en una constante consecución de información sobre la realidad del mercado.
Su labor está en plantear estrategias para que una organización comunique y se comunique mejor con las audiencias, que éstas conozcan sobre los planes y procesos de la empresa que le ayudará a ser un mejor competidor. Es decir, el plan de comunicaciones se convertirá en el eje central de todas las actividades que desarrolle la empresa, no como un plan estratégico a corto plazo sino como un hilo que une a todas las partes de la organización entorno a un objetivo específico.
¿Qué se va investigar específicamente?
Lugares: La Mipyme del sector industrial Induman Ltda., con sede única en Ibagué. Textos a revisar: Publicaciones especializadas en temas de competitividad y comunicación organizacional, periódicos y revistas. Se partirá de una revisión bibliográfica de los conceptos que se desarrollarán a lo largo del diagnóstico que se aplicará a Induman Ltda., y el plan de comunicaciones que se propondrá. También se revisarán textos sobre competitividad y Mipymes en Colombia.
Sujetos involucrados: Equipo gerencial y operarios de Induman Ltda.
B. OBJETIVOS
1. Objetivo General
Diseñar una estrategia de comunicaciones a partir de un plan de comunicaciones para INDUMAN Ltda., en el que los planes, programas, proyectos, estrategias y acciones de comunicación, estén enfocados en mejorar la competitividad de la empresa a nivel local, nacional e internacional en el sector industrial.
2. Objetivos Específicos:
• Realizar un diagnóstico de comunicación a Induman Ltda., con el propósito de conocer el estado actual de las estrategias y acciones de comunicación en la compañía.
III. FUNDAMENTACIÓN Y METODOLOGÍA
A. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ¿Qué se ha investigado sobre el tema?
Los trabajos realizados sobre las Mipymes en Colombia desde la comunicación y enfocados hacia la competitividad son pocos desde la academia. Encuentro de vital importancia para el sector industrial de las Mipymes, desarrollar un trabajo desde la comunicación social a partir de un diagnóstico y con el fin de generar un plan de comunicaciones que pueda ser aplicable a otras Mipyme del sector industrial, para el mejoramiento de las prácticas de comunicación frente a la competitividad.
- Pérez Tobián, Guido Alejandro. “SINCO”, sistemas integrales de comunicación organizacional. Diseño, Estructuración y Plan de Comunicaciones de una Empresa Consultora en Comunicación Organizacional para Mipyme. Bogotá (2003)
- Rodríguez Díaz, Diana Carolina. La comunicación organizacional en las Mipymes, un apoyo necesario para la construcción de capital social. Bogotá, (2006).
- Ángel Giraldo, Laura. Propuesta de plan de comunicación para apoyo al servicio en Pentagrama S.A. Bogotá (2008)
- Restrepo, Angélica. Construyendo identidad corporativa desde la cultura organizacional en Eléctricos y Ferretería Ltda. Una oportunidad de comunicación a partir de un diagnóstico organizacional.
¿Cuáles son las bases conceptuales con las que trabajará?
Organización, comunicación organizacional, comunicación estratégica, comunicación para la competitividad de las Mipymes en Colombia, diagnóstico en comunicación y plan de comunicación.
B. FUNDAMENTACIÓN METODOLÓGICA
1. ¿Cómo va a realizar la investigación?
a. Aplicar un diagnóstico comunicacional a Induman Ltda.
b. Indagar por medio de herramientas los procesos de comunicación en Induman Ltda., que permita conocer el panorama de la organización.
c. Aproximación teórica que enriquezca la lectura de los hallazgos identificados en el trabajo de campo
d. Plantear un plan de comunicaciones pertinente a partir de los aprendizajes del proceso.
Bibliografía básica
LIBROS
• Lewis, P. (1995), Medios de comunicación alternativos: La conexión de lo mundial con lo local, Londres, UNESCO.
• Alvarado, Enrique. “Guía de Comercio Electrónico para Pymes”. Director de Internet y Nuevas Tecnologías. Universidad Sergio Arboleda. 2007.
• Marín, H. (2005), Gestión del conocimiento, capital intelectual, comunicación y cultura, Medellín, Begón.
• Marín, H. (2005), Transformación cultural, diseño organizacional y gestión del talento humano: El cambio en las organizaciones como desarrollo del aprendizaje, el conocimiento y la cultura, Medellín, Begón.
• Barriga Manrique, Enrique. “Aspectos institucionales, estructura, evolución y situación competitiva de las pymes colombianas”. Portafolio El Gran Libro de las Pymes, Casa Editorial EL TIEMPO, 2006. Bogotá Colombia.
• Prieto, D. (1985), Diagnóstico de comunicación, Quito, CIESPAL.
• Thayer, L. (1975), Comunicación y sistemas de comunicación, Barcelona, Península.
• Pizzolante, I. (2004), El poder de la comunicación estratégica, Bogotá, Editorial Pontificia Universidad Javeriana.
• Carrión Maroto, J. (2006), “Introducción conceptual a la gestión del conocimiento” [en línea], disponible en:
http://www.gestiondelconocimiento.com/introduccion.htm, recuperado: 12 de febrero de 2010.
• Fuentes, S. (2006), “La comunicación, eje estratégico de las organizaciones” [en línea], disponible en:
http://www.eca.usp.br/alaic/boletin11/congreso_comunicacion_organizacional .htm, recuperado 20 de febrero de 2010.
• García, J. (2000), “La importancia estratégica de la Gestión del Conocimiento”, en Fundación Iberoamericana del Conocimiento [en línea],
disponible en:
http://www.gestiondelconocimiento.com/leer.php?colaborador=jgtapial&id=8 6#inici o, recuperado: 23 de enero de 2010.
Facultad de Comunicación y Lenguaje Carrera de Comunicación Social
RESUMEN DEL TRABAJO DE GRADO
Este formato tiene por objeto recoger la información pertinente sobre los Trabajos de Grado que se presentan para sustentación, con el fin de contar con un material de consulta para profesores y estudiantes. Es indispensable que el Resumen contemple el mayor número de datos posibles en forma clara y concisa.
I. FICHA TÉCNICA DEL TRABAJO
1. Autor (es): (Nombres y Apellidos completos en orden alfabético).
Maria Paula Casas Silva
2. Título del trabajo:
PLAN DE COMUNICACIONES PARA OPTIMIZAR LA COMPETITIVIDAD DE
INDUMAN LTDA., APLICABLE A OTRAS MIPYMES DEL SECTOR INDUSTRIAL EN COLOMBIA
3.Tema central: Comunicación organizacional para la competitividad en las Pymes del sector industrial en Colombia
4. Subtemas afines
Diagnóstico de comunicación Plan de Comunicaciones
Comunicación estratégica en Pymes
5. Campo profesional: Comunicación Organizacional
6. Asesor del Trabajo: Laura González Pérez
II. RESEÑA DEL TRABAJO DE GRADO
1. Objetivo o propósito central del trabajo:
Aportar herramientas de comunicación estratégica para la gestión de la comunicación para la competitividad en Pymes del sector Industrial
2. Contenido (Transcriba el título de cada uno de los capítulos del Trabajo)
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO. CAPÍTULO II: MARCO DE REFERENCIA METODOLÓGICO. DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN EN INDUMAN LTDA., CAPÍTULO III: PLAN DE COMUNICACIONES PARA INDUMAN LTDA., BIBLIOGRAFÍA
3. Autores principales (Breve descripción de los principales autores referenciados) María Paula Casas Silva
4. Conceptos clave (Enuncie de tres a seis conceptos clave que identifiquen el Trabajo).
Competitividad, Mipymes, comunicación, planeación.
5. Proceso metodológico. (Tipo de trabajo, procedimientos, herramientas empleadas para alcanzar el objetivo).
6. Reseña del Trabajo (Escriba dos o tres párrafos que, a su juicio, sinteticen el Trabajo).
Uno de los pilares del actual Plan de Desarrollo Nacional es el fortalecimiento de la competitividad “…diseñar e implementar una política de competitividad que nos permita avanzar en los objetivos de desarrollo del milenio, que reduzca los niveles de informalidad, y que nos lleve hacia una senda de crecimiento económico alta y sostenida, con mayor equidad social y convergencia regional...”8
. Reconociendo que las Pymes tienen un lugar protagónico en la economía del país, están enfrentadas a esta misma perspectiva de oportunidad. En este contexto, la comunicación enfrenta el desafío de aportar para que las organizaciones y para el caso que nos interesa las Pymes del sector industrial, lleguen a enfrentar con éxito dicho reto de manera sostenible.
III. PRODUCCIONES TÉCNICAS O MULTIMEDIALES
1. Formato (Video, material escrito, audio, multimedia).
2. Duración audiovisual (minutos): Número de casetes de vídeo: Número de disquetes: Número de fotografías: Número de diapositivas:
3. Material impreso Tipo: Número de páginas:
4. Descripción del contenido
8Portafolio (2010, 9 de agosto), “'Productividad es la receta del crecimiento del país': Hernando José Gómez” [en línea], disponible en http://www.portafolio.com.co/Especiales/Balance-gobierno-
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN……… 18
OBJETIVOS……… 19
a. Objetivo general b. Objetivos específicos CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO ………... 20
1. Organización ……… 20
2. Comunicación organizacional ……….. 25
3. Comunicación estratégica ……… 26
4. Comunicación para optimizar la competitividad de las Mipymes del sector industrial de Colombia ………. 27
5. Diagnóstico de comunicación. ……… 29
6. Plan de comunicación. ……… 30
CAPÍTULO II: MARCO DE REFERENCIA METODOLÓGICO. DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN EN INDUMAN LTDA ... 32
1. Contextualización de la organización INDUMAN LTDA. ……… 32
1.1 Historia ………. 32
1.2 Identidad de la empresa ……… 32
1.2.1 Misión ……… 32
1.2.2 Visión ……….. 33
1.2.3 Estrategias ………... 33
1.2.4 Valores ……… 33
1.2.5 Servicios y clientes ………. 34
1.2.5.1 Servicios ……… 34
1.2.5.2 Clientes ……….. 34
1.2.7 Imagen corporativa ……… 36
1.2.8 Comunicaciones operativas ……….. 36
1.2.8.1 Reglamento Interno del Trabajo ………. 36
1.2.8.2 Riesgos profesionales ………. 36
1.2.8.3 La honestidad es primero ……… 36
2. Proceso metodológico: Diagnóstico de comunicación ……… 37
2.1 Identificación del problema ………. 37
2.2 Priorización del problema ………. 39
2.2.1Matriz de Vester ……….. 39
2.2.2Plano cartesiano ………... 40
2.2.3Hipótesis ……….. 42
2.3 Mapa de procesos ……… 42
2.4 Variables cualitativas de investigación ……… 45
2.4.1 Comunicación ……….. 45
2.4.2 Información ……….. 45
2.4.3 Coordinación ……… 45
2.5 Selección, diseño y aplicación de herramientas ……… 46
2.5.1 Definición de las herramientas ………. 46
2.5.1.1 Encuesta ………... 46
2.5.1.2 Entrevista ………. 46
2.5.2 Ficha técnica encuesta a empleados ……….. 47
2.5.3 Encuesta a empleados ……… 47
2.5.4 Ficha técnica entrevista a socios y/o gerentes de la organización ……. 49
2.5.5 Entrevista a socios y/o gerentes de la organización ……… 50
2.5.6 Ficha técnica entrevista a clientes de la organización ………. 51
2.5.7 Entrevista a clientes de la organización ………. 52
2.6 Sistematización, análisis e interpretación ……….. 53
2.6.1 Matriz de triangulación y análisis de resultados ………. 54
1. Propuesta: Plan de comunicaciones para optimizar la competitividad de Induman Ltda. ……… 58 2. Conclusiones y aprendizajes. ……… 65
BIBLIOGRAFÍA ………67
INTRODUCCIÓN
Sin lugar a dudas, las Mipymes son un pilar de la economía de Colombia, lo que les permite tener perspectivas de oportunidad y crecimiento de forma competitiva. El Plan de Desarrollo Nacional indica que se debe “…diseñar e implementar una política de competitividad que nos permita avanzar en los objetivos de desarrollo del milenio, que reduzca los niveles de informalidad, y que nos lleve hacia una senda de crecimiento económico alta y sostenida, con mayor equidad social y convergencia regional...”9, En este contexto, la comunicación puede aportar a las organizaciones y para el caso que nos interesa las Mipymes del sector industrial, herramientas que le permitan enfrentar los retos de manera sostenible, sin dejar a un lado, el panorama de la globalización, del ser una empresa que está a la vanguardia del mercado local, nacional, e internacional.
Desde la comunicación, se hace interesante dar una mirada que contribuya a que las Mipymes del sector industrial cuenten con instrumentos que le permitan ser competitiva, de acuerdo a los criterios internos de la organización. Indagar el ser y estar de la comunicación de una Mipyme, es un primer paso, Induman Ltda., Mipyme constituida en Ibagué, caso de estudio de ésta investigación, será el lugar en el que se conocerá cómo esta su comunicación, sus objetivos y si estos están enfocados hacia los desafíos y sino cómo puede la comunicación auxiliar para que la competitividad su pilar sostenible.
Tradicionalmente los empresarios han creído que la comunicación es un proceso costoso lo que les ha impedido darle valor e importancia para mejorar las prácticas empresariales. Es poco lo que las Mipymes del sector industrial de constitución familiar conocen sobre la formulación de estrategias comunicacionales, para la rentabilidad de la organización.
9Portafolio (2010, 9 de agosto), “'Productividad es la receta del crecimiento del país': Hernando José Gómez” [en línea], disponible en http://www.portafolio.com.co/Especiales/Balance-gobierno-
OBJETIVOS
a. OBJETIVO GENERAL
Diseñar una estrategia de comunicaciones dentro de un plan de comunicaciones para INDUMAN Ltda., en el que los programas, proyectos y acciones, estén enfocados en mejorar la competitividad de la empresa a nivel local, nacional e internacional en el sector industrial.
b. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Realizar un diagnóstico de comunicación a Induman Ltda., con el propósito de conocer el estado actual de las estrategias y acciones de comunicación en la compañía.
CAPÍTULO I:
MARCO TEÓRICO
1. ORGANIZACIÓN
La organización es concebida por Bartoli (1992) como un conjunto de hombres agrupados con el propósito de alcanzar un determinado objetivo. Las características de una organización son: 1. tener una finalidad que es conocida por los miembros de la organización; 2. Una distribución de roles y de tareas a realizar; 3. Una división de autoridades y poderes; 4. Un sistema de comunicación y coordinación y; 5. Unos criterios de evaluación y control de resultados.10
Así mismo, la organización debe ser una sociedad con unas estructuras que se comunican entre sí. Para que exista tal comunión se debe tener en cuenta la cultura y el comportamiento de los individuos y propender porque todos estén dirigidos hacia un mismo objetivo.
Según Daft (1999), concebir una compañía bien organizada, es partir de seis bloques básicos para su funcionamiento 1.) Individuos y grupos, 2.) Labores y tecnología, 3.) diseño de la organización, 4.) gerencia, 5.) procesos organizacionales y un 6.) ambiente externo11.
Los individuos y grupos de una organización son aquellos que la conforman de acuerdo a sus capacidades y motivaciones, la cohesión existente entre ellos afectará el éxito y rendimiento de la empresa, y la claridad con la que desarrollan las tareas hará parte de lo que los llevará a la consecución de los objetivos de la compañía. Es así que el gerente de una organización debe realizar constantemente dos tipos de preguntas que lleven a lograr el fin positivo de la empresa, ¿Cómo influyen las diferencias en la percepción, capacidad de aprendizaje y motivación en el desempeño del puesto y en última instancia, en la efectividad de la organización? ¿Cómo deben evaluarse y recompensarse a los empleados para asegurar que exista la justicia y un
10 Bartoli, Annie. Comunicación y organización: La organización comunicante y la comunicación
organizada. Barcelona, Paidós, 1992. p. 18.
11 Daft, Richard y Steers Richard. Organizaciones: El comportamiento del individuo y de los
rendimiento continuado?12 Las labores y tecnología hacen parte de la base general del
conocimiento de la organización. Es decir, cuando existe claridad sobre las labores a desarrollar y se cuenta con la tecnología necesaria para ejecutar proyectos, los procesos de una organización están encaminados hacía el éxito.
Frente al diseño de la organización, la empresa debe tener claro su ser y hacer, responder varios interrogantes que le permitan perseguir con éxito los objetivos no sólo a la empresa sino a los individuos que la conforman. Entre las labores de un gerente están las de tener en cuenta cómo coordinar los intereses de los individuos de la organización con los corporativos; que éstos estén ligados con la capacidad tecnológica de la compañía y hacer continuamente una evaluación que permita tener una retroalimentación cada vez mayor.
Una buena gerencia establece metas, define estrategias para desarrollarlas, está pendiente del ambiente interno y externo de la empresa, es quien propende por la satisfacción y motivación de los empleados.
Esto estará ligado a los procesos organizacionales en los que es de vital importancia que haya un liderazgo, toma de decisiones, poder y políticas, comunicación y control además de cambios e innovaciones que permitan la fluidez en las funciones que cada grupo o los individuos realizan.
Frente al ambiente externo, una organización debe responder a ciertos criterios que no están dentro de su desarrollo y no están ligados a su funcionalidad. Es decir, las empresas ineludiblemente cuentan con un ambiente externo, del que reciben y al que suministran recursos. Para que ello suceda, las organizaciones deben adaptarse y actuar en armonía siendo socialmente responsables, para cumplir y alcanzar las metas que tienen trazadas y aportar en el desarrollo social y productivo de su entorno. La integración de todos éstos elementos, dan lugar al modelo de dinámica organizacional,13 donde la conexión entre todos lleva a que que exista la
transformación de la energía, los recursos y la información en producto. Es decir, la
12 Ibídem.
13
empresa recibe unos insumos (empleados, capital, nuevas tecnologías y materias primas), realiza un proceso de transformación en el que participan la gerencia, las audiencias y los grupos que desarrollan una labor dentro de una convergencia laboral desde la tecnología, dando como resultado los logros.
Modelo de dinámica organizacional
*Fuente: Organizaciones: El comportamiento del individuo y de los grupos humanos14.
Atributos de una organización
Las organizaciones también pueden clasificarse a través de sus atributos: 1.) por el fin, 2.) por la propiedad de la empresa, 3.) por la actividad a la que se dedican y 4.) por su forma jurídica.15
Por el fin, pueden ser de tipo mercantil, cuya finalidad es lucrativa y con funciones comerciales (no transforman producto) y las industriales. De tipo sin ánimo de lucro, es decir, ONG, (Organizaciones No Gubernamentales). Por la propiedad de la empresa: privada, pública, que pertenece al Estado y mixta conocidas como propiedad compartida por el sector privado y público.
Por la actividad a la que se dedican, pudiendo ser extractivas, que son las que producen bienes a través de la explotación de la naturaleza, (minería, ganadería, agricultura). Las organizaciones que prestan servicios, llámese, bancos, hospitales, universidades, etc. y las de índole diversa como lo son las religiosas, militares, culturales entre otras.
Por su forma jurídica responden a las que se configuran como sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades anónimas laborales, las sociedades cooperativas u otro fin jurídico.
Por medio de la Ley 590 de 2000, se reglamentan en Colombia las disposiciones para promover las Mipymes. Dicha ley las define como
Microempresas incluidas lasFamiempresas pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios; rural o urbana, que responda a dos (2) de los siguientes parámetros:
1. Mediana empresa: a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o
b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2. Pequeña empresa: a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabaja-dores, o b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o, 3.
Microempresa: a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o, b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes o, Parágrafo. Los estímulos beneficios, planes y programas consagrados en la presente ley, se aplicarán igualmente a los artesanos colombianos, y
favorecerán el cumplimiento de los preceptos del plan nacional de igualdad de oportunidades para la mujer16.
*Fuente: Ley 590 de 2000
*Salarios mínimos legales vigentes. El valor del SMVL para el 2010 en Colombia es de 515.000 pesos.
La Superintendencia de Sociedades presentó en 2003 un informe sobre las Mipymes en Colombia en el que aseguró que éstas son un eje fundamental en la productividad y desarrollo del país. Dicho informe indica que se requieren lineamientos e información que permitan un crecimiento equilibrado del sector17.
16 Colombia, Congreso Nacional de la República, Ley 590 de 10 de julio de 2000 “Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas”, en Diario Oficial, núm. 44.078, 12 de Julio de 2000, Bogotá. Recuperado: 19 de abril de 2010.
17 Colombia, Superintendencia de Sociedades. “Las MIPYMES en Colombia. Años 2002-2004.” Noviembre, 2005. [documento de trabajo].
http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/files/estudios/PYMES_1.pdf . Recuperado: 19 de abril de 2010.
Tipo de
empresa Empleados Activos
Micro Hasta 10 Menos de 501 SMLV
Pequeña Entre 11 y 50 Desde 501 y menos de 5.001 SMLV
Mediana Entre 51 y 200 Desde 5.001 y menos de 15.000 SMLV
2. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación organizacional es la disciplina que se encarga de estudiar los procesos comunicacionales dentro de las organizaciones, entre las organizaciones y su medio.18
Bartoli (1992)19 asegura que la gerencia y la comunicación responden por la
dirección de una empresa, puesto que están encargados de generar coherencia en los objetivos y metas.
Por su parte, Pizzonante20 indica que la comunicación organizacional posibilita la
gerencia de la cultura corporativa, en pro del ser y hacer en comunión con la misión y la visión de una empresa, es concebirla desde la interacción de los individuos que hacen parte de ella, para la construcción de los propósitos, objetivos, métodos, procesos y acciones, que proporciona a su vez una compañía que piensa y crece a partir de lo colectivo.
La comunicación organizacional contempla la comunicación interna y externa como ejes articuladores para el logro de los objetivos de una organización. Si bien ya indicamos que comunicación organizacional es poder engranar el ser y hacer de la empresa con los intereses de los individuos, son las prácticas de creación e interacción que se desarrollan al interior las que dinamizan sus procesos.
Una fluida y asertiva comunicación entre empleados, posibilita una mejor consecución de objetivos. Una buena comunicación, contribuye al óptimo logro de los objetivos, y permite disponer de indicadores medibles y metas claras hacia un futuro promisorio para la compañía. A su vez, contar con estrategias de interacción y comunicación con públicos externos, ayudará a ser una empresa visible y también facilitará los procesos de intercambio y retroalimentación con otros. La comunicación organizacional cambió la forma de hacer empresa, permitió visibilizar los públicos que no eran considerados a la hora de la toma de decisiones y los incluyó como
18 González, Martín y Olivares, Socorro. Comportamiento organizacional: Un enfoque latinoamericano, México, Compañía Editorial Continental, 1999.p. 51
19 Bartoli, Annie. Comunicación y organización: La organización comunicante y la comunicación organizada. Barcelona, Paidós, 1992.
20
pilares indispensables de cualquier organización. Pero quizá el mayor aporte de la comunicación a las compañías está dado en la posibilidad de coordinación de sus procesos, y se reconoce que dicha coordinación posibilita el liderazgo y la competitividad, siendo éste último el tema central del presente trabajo.
2.3 COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA
Es el proceso en el que se busca coordinar los recursos de una organización para la consecución de las ventajas competitivas. Es necesario concebir la comunicación estratégica como un proceso participativo, en el trazo de propósitos que logren los objetivos de la empresa21.
La comunicación estratégica se debe planear desde el análisis del entorno de la empresa, lo que generará los objetivos adecuados y definirá los parámetros aptos de las estrategias comunicacionales.
Partir de la comunicación estratégica nos permitirá mejorar las prácticas en la consecución de objetivos, teniendo en cuenta los recursos humanos de la organización en el desarrollo de las tareas en dirección a las metas.
Es necesario tener en cuenta que como proceso predeterminado, no se da al azar, está ligado al diseño, la planeación y tiene unos elementos de evaluación que llevan a conocer si lo propuesto funciona para la compañía22.
No está ligado solamente al proceso de comunicar, sino a cómo la comunicación transforma el ser y hacer de la empresa, partiendo de los individuos como constructores, desde su ambiente y sus propuestas. Concebir una empresa desde la estrategia comunicativa le permite ser consciente de que cada proceso desarrollado, estará ligado a la obtención de determinados objetivos, que fueron previamente planeados desde la comunicación.
21 Sanabria Tirado, Raúl. Planeación estratégica y competitividad. Revista Cámara de Comercio. No 95 Marzo 1996, p. 33.
22
El objetivo principal de la comunicación estratégica es hacer de una meta organizacional algo medible. Es decir, que los propósitos sean claros y que estén encaminados hacia un solo lugar que pueda ser medible y a la vez, que sea prioritario para la entidad y conocido23.
En el proceso se deben tener en cuenta las audiencias de la organización, definirlas desde su importancia según el objetivo principal y las que responden más al interés del proyecto, conocerlas y entender su papel dentro de la compañía. También hay que tener claro, qué tipo de información consumen, es decir, segmentación de públicos para saber qué comunicar y cómo hacerlo.
La comunicación estratégica deberá tener en cuenta en cada uno de los objetivos, cuál es el efecto que se quiere conseguir en los públicos y cómo este efecto proporciona un acercamiento con el objetivo de la organización. El efecto debe generar un cambio o reforzar un objetivo.
Es de vital importancia tener en cuenta cuál es la información que se quiere comunicar, partiendo de las características de cada público. El mensaje es la idea que la empresa quiere dejar en los individuos y no todos son iguales.
Para saber si un plan ha sido exitoso y ha cumplido con los requerimientos planteados desde el principio debe ser medible, debe arrojar resultados y debe ser evaluado24.
2.4 COMUNICACIÓN PARA LA COMPETITIVIDAD DE LAS MIPYMES DEL SECTOR INDUSTRIAL
Uno de los pilares del actual Plan de Desarrollo Nacional es el fortalecimiento de la competitividad “…diseñar e implementar una política de competitividad que nos permita avanzar en los objetivos de desarrollo del milenio, que reduzca los niveles de informalidad, y que nos lleve hacia una senda de crecimiento económico alta y
23 Guzmán, Adriana Patricia. Comunicación empresarial: Plan estratégico como herramienta gerencial. Universidad de La Sabana - Ecoe Ediciones, 2007. P. 63.
24
sostenida, con mayor equidad social y convergencia regional...”25
. Reconociendo que las Pymes tienen un lugar protagónico en la economía del país, están enfrentadas a ésta misma perspectiva de oportunidad. En este contexto, la comunicación enfrenta el desafío de aportar para que las organizaciones y para el caso que nos interesa las Pymes del sector industrial, lleguen a enfrentar con éxito dicho reto de manera sostenible.
Transformar los procesos organizacionales desde la comunicación, permitirá que sus
estrategias estén formuladas para el mejoramiento de las relaciones entre los
individuos, enfocándose a la consecución de los objetivos, generando una relación
directa con los clientes, proveedores y demás, para forjar otro tipo de acceso al
mercado, una ventaja competitiva frente a la competencia.
Esto, considerando el alcance de Induman Ltda., Como Mipyme del sector industrial
capaz de asumir el desarrollo de grandes proyectos de ingeniería que distintos
inversionistas estén interesados en desarrollar tanto en Colombia como en la región y
donde la comunicación podría aportar ventajas competitivas frente a sus pares y
competidores tanto dentro de Colombia como en el exterior y presentar una
posibilidad diferente ante sus clientes actuales y potenciales.
Saber comunicar y determinar de manera estratégica qué se va a comunicar, posibilita
un nuevo horizonte para las Mipymes. Trascender la reflexión acerca del quehacer
organizacional y convertirlo en discurso apropiado por sus colaboradores y públicos,
permitirá avanzar hacia un enfoque de competitividad y mejoramiento empresarial
que se reflejará en un verdadero valor agregado.
La competitividad es hoy entendida dentro del marco global como una ventaja. Las ventajas competitivas son el conjunto de unas características únicas, ya sea en su producto, costo, servicio, entre otros, que llama la atención y permite ser superior a la competencia. La Comisión Nacional de Competitividad, en el documento “Visión
25Portafolio (2010, 9 de agosto), “'Productividad es la receta del crecimiento del país': Hernando José Gómez” [en línea], disponible en http://www.portafolio.com.co/Especiales/Balance-gobierno-
2032”26, asegura que para el año 2032, Colombia será uno de los tres países más competitivos de América Latina, planteando estrategias para la transformación productiva del país, que privilegia no sólo la rentabilidad económica sino también la creación de bienestar de la sociedad, de los empleados, de la naturaleza. En este propósito la comunicación juega un papel determinante aportando en la toma de decisiones gerenciales, la integración de los grupos de trabajo, el respeto por la diversidad de opiniones, acciones eficaces a la hora de transformar el pensamiento organizacional y sus prácticas que permita cualificar los flujos y canales de comunicación y la calidad de la información intercambiada.
2.6 DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN
El diagnóstico en comunicación es un proceso de aproximación a la realidad de un contexto, que permite indagar en un aspecto particular sobre una situación de la que se pretende profundizar para comprender ampliamente lo que sucede y ser insumo en el planteamiento de acciones pertinentes para su transformación positiva.
Dado el interés del presente trabajo de ahondar en las potencialidades de Induman Ltda., de cara a la competitividad como ventaja competitiva, que se nutra de una gestión estratégica de comunicación, es fundamental desarrollar un diagnóstico que permita identificar el estado actual de la empresa frente a estos temas. Dichos resultados permitirán encaminar las estrategias desde la comunicación para que en este caso particular Induman Ltda., y a la luz del mismo, las Mipymes del sector industrial de Colombia, conozcan un posible campo de acción que optimice la competitividad.
26
Colombia, Congreso Nacional de la República, Ley 590 de 10 de julio de 2000 “Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas”, en Diario Oficial, núm. 44.078, 12 de Julio de 2000, Bogotá. Recuperado: 19 de abril de 2010.
2.7 PLAN DE COMUNICACIÓN
El plan de comunicación nos permite establecer un mapa de acciones que pone en perspectiva lo que la organización debe comunicar, cuándo, quién lo debe comunicar y por qué medios los debe comunicar. Es el proceso por el cual, una empresa hace una planificación desde la comunicación. Permite establecer los principios por los que se va a regir la comunicación.27
El plan de comunicación para la competitividad de una Mipyme del sector industrial como Induman Ltda., ha sido formulado de tal manera que, las nuevas estrategias estén encaminadas a potenciar las ventajas que como organización ofrece al mercado. Induman Ltda., es reconocida por el cumplimiento y conocimiento que presenta frente a su mercado; goza de un reconocimiento íntegro y entre sus ventajas competitivas, se pueden encontrar la facilidad de entendimiento frente a las labores que desarrolla y la accesibilidad que muestra ante los cambios que sobre la marcha presente la ejecución de un proyecto. Además el conocimiento en cuanto a los temas de los proyectos le ha permitido posicionarse como una empresa contratista del sector industrial de Ibagué, Colombia.
Si bien el desarrollo del presente trabajo permitió establecer las ventajas diferenciadoras de Induman Ltda., frente a sus competidores al ser una empresa competitiva y con reconocimiento superior ante sus clientes en comparación a sus competidores, dichas ventajas no son visibles y apropiadas como ventajas por los miembros de la organización lo que hace que se diluyan como oportunidad de posicionamiento y liderazgo en el mercado. Un plan de comunicaciones enfrenta el reto de apropiar dicha circunstancia entre sus diferentes públicos y enriquecer de manera estratégica tanto el fortalecimiento de dichas ventajas existentes como la identificación y potenciación de otras de cara a la competitividad global.
Un plan de comunicaciones que optimice la competitividad de una Mipyme del sector industrial de Colombia, garantizará su pertinencia en la medida que haga posible el
27 Fernández López, Sergio. Cómo gestionar la comunicación en las organizaciones públicas y no
engranaje de los distintos procesos de la compañía con un fin principal: visibilizar las ventajas diferenciadoras de la organización y aportar para que esta sea rentable, sostenible y reconocida a partir de los atributos propios de cada organización
CAPÍTULO II: MARCO DE REFERENCIA METODOLÓGICO. DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN EN INDUMAN LTDA.
1. Contextualización de la organización INDUMAN LTDA 1.1 Historia
INDUMAN LTDA es una empresa familiar que nació en Ibagué, Tolima, en octubre de 1996. Es una empresa con ánimo de lucro, que desde entonces está dedicada al servicio como contratista en empresas nacionales y multinacionales, ofreciendo mantenimiento industrial.
Es una Sociedad Comercial e Industrial de Responsabilidad Limitada cuyo objeto principal es la prestación de servicios en ingeniería, principalmente en la producción, fabricación, reparación y comercialización de partes para la maquinaria industrial, agrícola y automotriz, así como la prestación de servicios de asesoría, diseños y estudios en las ramas de la ingeniería mecánica, eléctrica y civil y de ellas todas las actividades que se deriven.
INDUMAN, fue constituida mediante escritura pública número 3571 de Octubre 24 de 1996, de la Notaría Tercera del círculo de Ibagué e inscrita en la Cámara de Comercio de la misma ciudad el 14 de noviembre de 1996 bajo el número 21649. La organización tiene como domicilio la ciudad de Ibagué-Colombia con oficinas en el Modulo T local B31 del Centro Comercial Arkacentro con Telefax (8) 2748508.
1.2Identidad de la empresa 1.2.1 Misión
También elaboramos asesorías, diseños y estudios en el área de la ingeniería, especialmente en la mecánica, eléctrica y civil. Nos caracterizamos por la transparencia, responsabilidad y cumplimiento.
Realizamos las obras que nos encomiendan a través de Ingenieros, técnicos y administrativos de excelente solvencia técnica, administrativa y moral la cual ha sido demostrada en los diferentes sitios donde hemos tenido la oportunidad de prestar nuestros servicios.
1.2.2 Visión
En el entorno del desarrollo empresarial de Induman Ltda., el plan inmediato es consolidar las relaciones con nuestros principales clientes, con el fin de adquirir un posicionamiento en el mercado, capaz de crear recordación por nuestra calidad y el buen servicio prestado. Igualmente fortalecer y mejorar las relaciones con nuestros proveedores.
1.2.3 Estrategias
Mejoramiento de las relaciones con nuestros clientes, a través de la realización de un portafolio de servicios.
Expansión y diversificación frente a otros mercados y nuevos clientes.
Capacitación de nuestros empleados.
Realización de objetivos sostenibles que posicionen la empresa.
1.2.4 Valores
Somos una empresa transparente, responsable y honesta.
Responsabilidad: Somos capaces de cumplir a cabalidad las tareas adquiridas, con integridad y seriedad frente a lo propuesto.
Honestidad: Somos una empresa que actúa de acuerdo a las capacidades requeridas en cada trabajo. Es nuestra obligación cumplir siempre con verdad y respeto.
1.2.5 Servicios y clientes 1.2.5.1Servicios 1. Montajes industriales. 2. Mantenimientos industriales.
3. Mantenimiento de equipos de refrigeración y aire acondicionado. 4. Fabricaciones mecánicas y metálicas.
5. Obras de ingeniería.
6. Cubiertas y estructuras metálicas. 7. Pinturas industriales.
8. Suministro de personal técnico (Ingenieros, supervisores, mecánicos, soldadores).
9. Montaje y mantenimiento de plantas eléctricas. 10.Suministro y montaje equipos de aire acondicionado.
1.2.5.2 Clientes
Cemex Colombia
Granja Buenos Aires
Cementos Andino (Ahora Argos)
Municipio de Ibagué
Casa de Moneda
1.2.6 Organigrama
SECRETARIA
GERENCIA GENERAL
Y REPRESENTACIÓN
LEGAL
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
CONTADOR
1.2.7 Imagen Corporativa
El logo es una bomba de engranajes Inoxidable. Plantea la calidad como elemento mecánico de gran precisión y acabado. Los colores azul y el verde reflejan la fortaleza de nuestros principios: seguridad, seriedad, responsabilidad y calidad de nuestros servicios a toda prueba.
1.2.8 Comunicaciones operativas
1.2.8.1 Reglamento Interno del Trabajo:
El artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo28 señala las pautas y requisitos mínimos de contratación. Induman Ltda., desde sus comienzos ha hecho honor a las leyes y mandatos para poder operar, por ello se rige primero por el Reglamento Interno del Trabajo, en busca del beneficio interno y el de los empleados. Para Induman Ltda., es de vital importancia hacer cumplir las leyes.
1.2.8.2 Riesgos profesionales
Frente a esta parte la empresa es responsable, ya que se encarga de cumplir con los parámetros básicos de salud, pensión, y riesgos profesionales. Se hace un énfasis grande a los empleados frente a este ítem, que evita problemas a futuro.
1.2.8.3 La honestidad es primero
La empresa se caracteriza ante sus distintos públicos por la honestidad y rectitud ante una contratación o licitación. Este es siempre su punto de partida. Se abordan los retos que nos plantean nuestros clientes de manera estratégica que nos permita actuar con coherencia y responsabilidad. De la misma forma se espera que actúen nuestros colaboradores.
2. DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN
Según define Alexander Bances Gómez29 el diagnóstico de comunicación es un proceso de investigación, análisis e interpretación, que nos permite sintetizar identificar, visualizar, dar cuenta, reconocer los espacios y contextos de los problemas internos y/o externos de una organización. Dicho proceso lleva a generar acciones estratégicas de cara a las necesidades de la empresa en cuanto a mensajes, contenidos y la gestión empresarial, de tal forma, que ayuda a visibilizar los aspectos de manera cualitativa y cuantitativa que entorpecen el desarrollo organizacional, transformándolos en variables comunicativas que conllevan una intervención directa. Para el caso de Induman Ltda., se diseñó un diagnóstico que permitiera abordar la comunicación y sus necesidades de cara a la competitividad de la empresa como objetivo final. Para lograrlo partimos de una contextualización y visualización de los escenarios actuales en los que sucede la comunicación organizacional que nos permitiera identificar las características actuales de la comunicación y sus retos y necesidades. Se desarrolló el siguiente proceso:
2.1Identificación de problema
• Se hicieron 5 visitas a la compañía para compartir con los empleados, sus percepciones, ideas y opiniones además de valorar las maneras en que interactúan. Dicha aproximación permitió identificar las siguientes problemáticas al interior de la organización: Induman Ltda., es una empresa
29 Bances Gómez, Alexander. Diagnóstico de Comunicación. Cátedra Javeriana. Facultad de
dedicada a la metalmecánica con más de 10 años en el mercado local en la ciudad de Ibagué, sin embargo tiene un perfil bajo dentro del mercado.
• La empresa está saliendo de una crisis económica y por ello la estabilización de ésta se da de forma lenta. Por tal razón las motivaciones de la organización giran en torno al desarrollo financiero de la empresa.
• Induman Ltda., se encuentra en la total capacidad de dar a sus empleados un ambiente cálido y confiable de trabajo, más no es visible. Su capital humano es de vital importancia para la empresa, sin embargo, carece de una estrategia corporativa que oriente una valoración del trabajo como equipo y permita notar la proyección a futuro dentro de la organización.
• Induman Ltda., al ser pequeña, tiene la capacidad de interactuar con el personal, aún cuando cambia de trabajadores según las labores a desempeñar. Existe un sentido de pertenencia, en parte dado por el hecho de ser una entidad pequeña donde las personas tienen mucha cercanía y relaciones interpersonales permanentes.
• Los procesos de la empresa no disponen de una estrategia de comunicación sino que se desarrollan de forma operativa, lo que puede producir desacuerdos, malos entendidos y inestabilidad laboral.
• La cultura organizacional tiende a ser débil, pues no tienen una visualización hacia el ambiente de trabajo y la proyección de lo que se hace como contribución a un objetivo común y superior sino, sólo hacia el cumplimiento de las metas concretas de proyectos concretos.
• Carecen de estrategias definidas desde la comunicación organizacional que hace referencia a los patrones, redes y sistemas de comunicación de una organización.
• Las metas no están formuladas hacia un fin común, ni mucho menos existen indicadores de logros que les haga medibles hacia el futuro.
empleados sean integrados a las metas inmediatas y a largo plazo de la empresa.
2.2 Priorización del problema
Aproximarse al contexto de Induman Ltda., permitió reconocer algunos de los principales limitantes que influyen en el funcionamiento de la organización. Es preciso identificar aquellos procesos que todavía son débiles y no están correctamente estructurados.
A continuación los resultados del análisis de contexto y la priorización de la problemática identificada:
P1: Falta comunicación ascendente y retroalimentación. P2: No hay metas claras ni a corto ni a largo plazo.
P3: Poca comunicación entre los empleados de Induman Ltda. P4: Manejo escaso de la tecnología.
P5: No se dispone de una estrategia definida de comunicación organizacional.
2.2.1 Matriz de Vester
Una vez identificados y priorizados los problemas, se aplicó una matriz de Vester, que permitiera la identificación y determinación de las causas de dicha problemática y sus evidentes consecuencias.
Una vez realizada la confrontación, se lograron establecer valores por cada uno de los problemas detectados. Seguidamente, habiendo ponderado dichos resultados, por medio de una fórmula matemática (que consiste en sumar el mayor valor de cada eje más el menor valor y dividirlo entre dos), se determina como resultado el punto medio de X y el punto medio de Y para construir el plano cartesiano que proporciona la ubicación de cada problema en los diferentes cuadrantes; poder, conflicto, inercia e indiferencia.
El mayor valor + el menor valor / 2 = punto medio
En este caso el resultado es el siguiente:
X= 12+8/2= 10 Y= 12+8/2= 10 2.2.2. Plano cartesiano
Esta herramienta es el resultado de haber consolidado la matriz de causa y efecto, de
tal forma que podamos plasmar los problemas identificados en un mapa de ubicación
determinado por cuatro cuadrantes con las siguientes características:
X
P1 P2 P3 P4 P5 Total XP1 X 3 3 2 3 11
P2 3 X 3 3 3 12
P3 3 3 X 2 3 11
P4 2 3 2 X 2 8
P5 3 3 3 2 X 11
1. Cuadrante de Poder: En este espacio se ubicarán aquellos problemas que
presentan una alta causalidad y por ende son dinámicos dentro de la estructura
organizacional, de tal manera que se caracterizan por su movilidad y potencia,
pues al influir sobre ellos se podrán resolver problemas que aparezcan en
otros cuadrantes. Se puede denominar también cuadrante dinamizador.
2. Cuadrante de Conflicto: En este espacio se ubicarán aquellos problemas que
presentan una relación directa con las causas y que dependen de los que se
ubican en el cuadrante de poder. También se denomina como cuadrante
dependiente.
3. Cuadrante de Indiferencia: En este espacio se ubicarán aquellos problemas
que no ejercen ninguna influencia de causalidad y que se consideran de baja
movilidad para la generación de alternativas de solución en la organización.
Este cuadrante también se conoce como cuadrante neutro.
4. Cuadrante de Inercia: En este espacio se ubicarán aquellos problemas que no tienen ninguna importancia significativa y contemplan una nula influencia
sobre los cambios organizacionales. Este cuadrante también se denomina
Inmóvil.
Poder Conflicto
14
12 P3 P2
P1, P5
10
8 P4
6 4
Inercia Indiferencia
2.2.3 Hipótesis
De acuerdo con los resultados de la matriz de Vester, se evidencia que P2 es el problema Central de la investigación (PCI), punto en el que se desarrollará la investigación y el análisis a la organización. Al no existir metas claras ni a corto ni a largo plazo, es un problema de alta causalidad que debe ser estudiado en el entorno de Induman Ltda., teniendo en cuenta la relación que existe entre la comunicación ascendente, el manejo de tecnologías y las estrategias definidas. Es de gran valor ubicar los problemas identificados en cada una de las áreas dentro de un mapa de procesos que facilite su intervención asertiva.
2.3 Mapa de procesos
Es un esquema conceptual en el que se observan los factores más trascendentales encontrados en la contextualización, el tipo de relación y conexión entre uno y otro componente, es decir, determina la dinámica del problema y su incidencia en los públicos de la organización.
A continuación se desarrolla el análisis de la incidencia del problema prioritario identificado, en el logro de los objetivos corporativos. Se tuvo como punto de partida la siguiente pregunta ¿Cómo influye o incide el Problema prioritario en cada área, dpto., o público de interés de la organización?
Problema prioritario
Gerente general y representante legal
Se considera problemático para el caso de Induman Ltda., la atomización de todas las decisiones corporativas –tanto de tipo administrativo como estratégicas y operativas – por parte del Gerente General quien es a la vez el Representante Legal. Los procesos dependen de su aprobación lo que dificulta la fluidez y dinamismo de la organización. No existe la delegación de funciones, ni el empoderamiento real de los colaboradores, lo que impide que haya un trabajo en equipo con tareas específicas de cada uno de los empleados.
Gerente administrativa
Su labor está ligada directamente a las decisiones que tome la gerencia general, sus tareas no son independientes ni autónomas para la optimización de los procesos, lo que se convierte en generador de conflictos interpersonales por tratarse de una empresa familiar. Pese al título del cargo, en la práctica opera como una asistente administrativa más que como gerente de dichas responsabilidades.
Es quien toma todas las decisiones y no delega labores a los demás públicos de la organización, además
las metas son variables por parte
de él.
Tiene a su cargo muchas labores pero es poco lo que participa en la toma de decisiones, carece de
un equipo de trabajo.
SECRETARIA
GERENCIA GENERAL Y
REPRESENTACIÓN
LEGAL
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
CONTADOR
PERSONAL:
MANO DE OBRA
2.4 Variables cualitativas de investigación
Una variable cualitativa es aquella que guía la investigación para conocer más sobre la situación de la organización. Permite entender cómo se relacionan los individuos, conocer las redes y equipos de trabajo, identificar los procesos e instaurar una cultura comunicativa que permita mejorar los canales de información.
Para Induman Ltda., y el objeto de esta investigación, las variables arrojadas por el análisis de incidencia del problema de comunicación fueron:
Comunicación estratégica:
• No hay metas claras ni a corto, mediano y ni largo plazo. Lo señalado en los objetivos de la organización caducó y a simple vista es una empresa que si bien conoce su filosofía, carece de metas competitivas.
Comunicación interna:
• El rumor el medio comunicativo imperante al interior de la empresa.
• Ausencia de canales comunicativos formales tanto verticales como horizontales, que contribuyan a un sentido de pertenencia organizacional por parte de los empleados.
• Ausencia de sistemas de información en red interna. Coordinación:
• Los empleados no trabajan en coordinación. Ello impide un trabajo en equipo. Por ser una empresa de prestación de servicios, los empleados tienen una gran rotación, lo que incide en los niveles de efectividad de la comunicación . Se requiere el uso de flujos de comunicación más asertivos para la toma de decisiones.
2.5 Selección, diseño y aplicación de herramientas
Con base a lo señalado anteriormente, se diseñaron herramientas que permitan registrar la información pertinente y que luego serán aplicadas a tres públicos específicamente: personal mano de obra calificada, gerencia general – gerencia administrativa y clientes de Induman Ltda.
De esta manera se obtendrá la información necesaria para abordar el problema central de esta investigación, observar su incidencia y la movilidad del mismo en la estructura de la organización y en cada uno de los públicos.
Las herramientas que serán aplicadas teniendo en cuenta las tres variables escogidas (comunicación estratégica, comunicación interna y coordinación) son: Encuesta y entrevista
2.5.1 Definición de las herramientas 2.5.1.1 Encuesta
La encuesta es una herramienta de tipo cuantitativo que también puede ser cualificada. Su estructura está caracterizada por preguntas cerradas, con múltiple opción de respuesta que le permite al investigador tabular e interpretar de manera gráfica.
Para el presente estudio, se diseñó una encuesta etnográfica que, según Carlos A. Sandoval Casilimas (1998) es aquella que permite analizar las dimensiones culturales, es decir, las simbólicas y materiales de la realidad humana, objeto de la investigación. Conforma un universo de posibilidades de manera focalizada y selectiva.
2.5.1.2 Entrevista
2.5.2 Ficha técnica encuesta a empleados
Apreciado empleado de Induman Ltda., gracias por aceptar nuestra invitación para participar de esta importante actividad. Usted aportará valiosas opiniones e ideas en temas gerenciales y de comunicación de la empresa, que nos ayudarán a ser una mejor organización cada día.
Sus ideas y opiniones serán respetadas por lo que le solicitamos toda su sinceridad de manera que realmente sus respuestas nos ayuden a construir un futuro mejor para la organización.
2.5.3 Encuesta a empleados
Cargo: _______________________________________.
1. ¿Conoce usted los objetivos de Induman Ltda.? Si____No____
Si su respuesta es SI, enuncie brevemente cuales son: ____________________________________________________________________ ________________________________________________________
Si su respuesta es NO, ¿Cuáles cree que deberían ser, a partir de su experiencia? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
Herramienta aplicada: Encuesta
Tipo de encuesta: Encuesta por muestreo
Grupo objetivo: Trabajadores Induman Ltda.
Nº de personas a encuestar: 15 trabajadores de Induman Ltda., operarios, soldadores, ayudantes.
Fecha: Septiembre / 2010
Lugar de realización: Oficina central de Induman Ltda. Ibagué Colombia
