SISTEMA DE INFORMACION DE LA PRODUCCION ACADEMICA DE LOS PROFESORES DE LA DIVISION DE CIENCIAS BASICAS

Texto completo

(1)

UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA

UNIDAD IZTAPALAPA

c a x

/

SISTEMA DE INFORMACION DE LA PRODUCCION ACADEMICA

DE LOS PROFESORES DE LA DIVISION DE CIENCIAS BASICAS

E

INGENIERIA

MRNUAL

DE

USUARIO

w

ASESOR: RICARDO LOBO O.

#

(2)

INDICE

COMO DTILSZAR EL PRODRAW

1.AQREQA.R U N BV.EVO REQISTRO

2.IyODIFICAR U N RFQSSTRO EXISTENTE

3.CONsuLTAR INFORMACION

4 .SALIR

P W s

1

2

5

7

(3)

COMO

UTILIZAR

EL

PROGRAMA

Usted recibió un disco que contiene el programa que va a ejecutar y varios archivos maS, que son las bases de datos en que se guardará la información que va a introducir. Es necesario que para poder ejecutar el programa estén presentes esos archivos, de

lo

contrario no

se podrá ejecutar.

Para ejecutar el programa teclee MENUPROF desde el drive en que se encuentre el

programa junto con

los

otros archivos. Después de hacer esto, aparece en la pantalla un menú con 10 opciones. A continuación se

da

una explicación de cada una

de

las opciones de este menú :

1) BASE DE DATOS DE PROFESORES

Esta opción es para manipular los datos personales del profesor, como son: su clave y nombre,

el departamento y área a que pertenece, etc. 2) BASE DE DATOS DE ESTUDIOS REALIZADOS

Esta opción es para manipular la información sobre los estudios que ha realizado el profesor,

como son: estudios de licenciatura, maestría y doctorado.

3) BASE DE DATOS DE ESPECIALIDADES ACADEMICAS

Esta opción es para manipular la información sobre las diversas especialidades que ha realizado

el profesor dentro de algún área.

4) BASE DE DATOS DE ESTANCIAS ACADEMICAS

Esta opción es para manipular la información sobre las estancias académicas que

ha

llevado a

cabo el profesor dentro de alguna institución.

5) BASE DE DATOS DE ARTICULOS

Esta opción es para manipular la información referente a los artículos publicados por el profesor.

6) BASE DE DATOS DE LIBROS

Esta opción es para manipular la información referente a los libros publicados por el profesor.

7) BASE DE DATOS DE CONGRESOS

Esta opción es para manipular la información concerniente a las presentaciones en congreso

hechas por el profesor.

8) BASE DE DATOS DE COMISIONES ACADEMICAS

Esta opción es para manipular la información relacionada con las comisiones académicas

llevadas a cabo por el profesor.

(4)

~)BASEDEDATOSDECARGOSDESEMPENADOS

Esta opción

es

para manipular la información relacionada con los cargos desempeiíados por el

profesor. 10) SALIR

Esta opción

es

para salir del menú y terminar la ejecución del programa.

Para elegir alguna de las opciones anteriores, solamente teclee el número de aquella

que desee seguido de la tecla c Enter >; en caso de que teclee una opción que no se encuentre

dentro del menú, aparece un mensaje de error debajj del menú

y

usted debe teclear nuevamente la opción deseada. En caso de que teclee una de las opciones que se encuentran

dentro del menú, excepto la Última, independientemente de la opción que usted elija, aparece en

la pantalla otro menú con 4 opciones, en el que solo varía el encabezado que tiene dependiendo

de la opción elegida. En la siguientes secciones se explican estas opciones. Cada sección se

refiere a una de estas opciones.

1

.AGREGAR

UN NUEVO REGISTRO

Esta opción sirve para agregar información nueva a la base

de

datos de que se irate.

Cuando elige esta opción, el programa le pide la chve del profesor al que corresponde la

información que desea agregar. Después de que teclee la clave, aparecen en pantalla varios

datos que usted tiene que llenar de la siguiente manera:

Donde se encuentre el cursor usted puede escribir, si quiere borrar algo que escribió,

puede uiilizar la tecla c Backspace > para borrar lo que se encuentre detrás del cursor, o la tecla

< Supr > para borrar lo que se encuentre justo donde esté el cursor. También puede moverse

con las flechas si lo desea. Cada vez que termine de llenar la información de un renglón pulse la

tecla c Enter >, si es que sobra espacio en el renglón para pasar al siguiente; en caso de que

llene todo el renglón, no tiene que teclear e Enter > puesto que el cursor

pasa

de inmediato al siguiente.

Una vez que haya terminado de llenar todos los datos, aparece la pregunta ¿Guardar

Registro(C/N)?. a la que debe responder 's' si quiere que se guarde esa información, o 'N en

caso contrario. Después aparece la pregunta ¿Desea Agregar Otro Registro(S/N)?, a la que

debe responder

's'

si desea agregar más información de ese profesor, o 'N' en caso contrario. Si

(5)

,

I .

agregar varios registros del mismo profesor mientras conteste 'S' a la última pregunta. Si al

contestar alguna de esas preguntas

se

equivocó y tedeó por ejemplo

'M,

no se preocupe,

porque el programa no sigue adelante hasta que teclee 's' o 'NI. Cuando teclea 'N a la úitima

pregunta, aparece nuevamente el menú en el que se encontraba.

Puede ocurrir que usted se equivoque y se vaya a esta opción, y no sabe como

regresarse al menú, por lo que hay que aclarar que no se puede regresar directamente pulsando

una tecla, sino que

lo

puede hacer indirectamente, es decir, pulse la tecla < Enter z en todos los

renglones donde se llena la información, y cuando aparezca la pregunta 'Guardar

Registro(S/N)? conteste

'N,

y después cuando aparezca la pregunta 'Desea Agregar Otro

Registro(S/N)? contesté 'N también, y entonces regresa de nuevo al menú en que se

encontraba.

Hay que mencionar varios aspectos importantes al entrar a esta opción y son los siguientes:

1) Antes de ir al menú de cualquier base de datos, para poder agregar la información

correspondiente. debe introducir 'primero' la información relacionada a la Base de Datos de

Profesores. Y una vez que ya

lo

haya hecho, entonces puede introducir la información de cualquier base de datos. Esto se debe a que la información de la Base de Datos de Profesores,

identifica arprofesor de manera Única, y en base

a

ella se relaciona el resto de información que

se introduce en las demás bases de datos.

En caso de que no llene primero los datos relacionados a la Base de Datos de

Profesores, y quiera meter información en otra base de datos, después de que teclee la clave del

profesor el programa le indica que no existe ese profesor.

2) Si se encuentra en alguno de

lo

siguientes menús: menú de Base de Datos de Estancias

Académicas, menú de Base de Datos de Congresos, menú de Base de Datos de Comisiones

Académicas, o menú de Base de Datos de Cargos Desempeñados, entonces los datos de las

fechas, debe introducirlos con el siguiente formato: diaimedaño.

3) Si se encuentra en el menú de Base de Datos de Artículos, o en el menú de Base de Datos

de Libros, y elige esta opción, entonces en el dato de las páginas debe poner el intetvalo, por

ejemplo: 120-122.

4) Si se encuentra en el menú de Base de Datos de Profesores y elige esta opción, entonces

debe hacer lo siguiente:

Después de que teclea la clave del profesor, el programa le pide el nombre completo del

profesor, después de teclearlo debe teclear el número de departamento al que pertenezca,

(6)

teclee una clave de departamento que no exista, se muestra en pantalla un mensaje de error y

usted debe teclearla de nuevo. A continuación, desaparece esta ventana y aparece en pantalla

otra ventana, con las claves de las áreas correspondientes al depaitamento que acaba de elegir.

Aquí también si teclea una clave que

no

corresponde a las presentadas, aparece un mensaje de

error y debe teclearla de nuevo. Luego desaparece esta ventana y tiene que llenar los datos

correspondientes a categoría y nivel. Finalmente aparece otra ventana con las claves de los

grados, para que usted llene el último dato, tecleando el número de grado correspondiente. Y si

teclea una clave que no exista en esta ventana, igual que en las anteriores, aparece un mensaje

de error y usted tiene que teclearla de nuevo. Una vez que haya terminado de llenar todos los

datos, aparece la pregunta ¿Guardar Registro(SiN)?, a la que debe responder 'S' si quiere que

se guarde esa información, o 'N en caso contrario. Cuando teclea 'N a esta pregunta aparece

nuevamente el menú en el que se encontraba.

En caso de que se haya equivocado y entre a esta opción, para regresarse al menú en

el que estaba debe hacer lo siguiente:

Pulse la tecla c Enter > en el renglón donde se pide el nombre, luego teclee 'o' en el dato del

departamento, también teclee 'o' en el dato del área seguido de la tecla c Enter >, en los

renglones de categoría y nivel pulse la tecla c Enter > y finalmente teclee 'o' en el dato del grado.

Y cuando aparezca la pregunta 'Guardar Registro(S/N)? conteste 'N, y entonces regresa al menú en que se encontraba.

5) Si se encuentra en el menú de Base de Datos de Estudios Realizados y elige esta opción,

entonces debe hacer lo siguiente:

El primer dato que tiene que introducir es el grado, guiándose por una ventana que

aparece con las claves de los grados, en caso de que teclee uno que no exista aparece un

mensaje de error y debe teclearlo de nuevo. Una vez hecho esto, desaparece esta ventana y

tiene que llenar los datos restantes. Una vez que haya terminado de llenar todos los datos,

aparece la pregunta ¿Guardar Registro(S/N)?, a la que debe responder 's' si quiere que se

guarde esa información, o 'N en caso contrario. Después aparece la pregunta ¿Desea Agregar

Otro Registro(S/N)?, a la que debe responder 'S' si desea agregar más información de ese

profesor, o 'N en caso contrario. Cuando teclea 'N a la última pregunta aparece nuevamente el menú en el que se encontraba.

En caso de que se haya equivocado y entre a esta opción, para regresarse al menú en

el que estaba debe hacer lo siguiente:

Teclee 'O' en el dato del grado, luego en los renglones restantes pulse la tecla < Enter >. Y

(7)

. .

L .

.>

la pregunta ¿Desea Agregar Otro Registro(S/N)? conteste

' N

también, y entonces regresa al

menú en que se encontraba.

2.MODIFICAR

UN REGISTRO EXISTENTE

Esta opción sirve para modificar información existente en la base de datos de que se

Cuando elige esta opción el programa le pide la clave del profesor al que corresponde la

información que se desea modificar. Después de que teclee la clave, aparecen en pantalla uno a

uno los registros que ese profesor tiene en la base de datos en que se encuentre, y cada vez

que se muestra un registro, aparece en la parte inferior de la pantalla la pregunta 'Desea

Modificar Este Registro(S/N)?, a la que debe contestar

'S'

si desea modificar algo de ese

registro, o conteste 'N' si no quiere modificarlo. Si contesta 's' se pone la información de ese

registro disponible para ser modificada. En los renglones de información que no quiera modificar

pulse la tecla c Enter >, y en los que si quiera modificar la información puede utilizar las teclas

c BackSpace > y c Supr > para borrar, o puede activar la tecla c Ins para sobreescribir. trate, esta opción es útil para corregir información que se introdujo erróneamente.

Ahora, si usted por error contesta 's' a la pregunta anterior, y se da cuenta que no

necesita modificar ese registro, entonces pulse la tecla c Enter > en todos los renglones de

información y de esta forma no será modificada, regresando al menú en el que se encontraba.

Siempre que contesta ' N a la pregunta anterior, aparece en pantalla otro registro del mismo

profesor, si

es

que exislen varios, y el programa le vuelve a preguntar si quiere modificarlo. En

caso de que ya no existan más registros el programa le muestra un mensaje de que ya no hay

más información. Cuando quiere modiiicar información de un profesor y no existe ninguna, el

programa muestra un mensaje de que no hay información de ese profesor.

Puede ocurrir que usted se equivoque y se vaya a esta opción y no sabe como

regresarse al menú, por lo que hay que aclarar que no se puede regresar directamente pulsando

una tecla, sino que lo puede hacer indirectamente, es decir, cuando aparezca la pregunta

¿Desea Modificar Este Registro(S/N)? conteste 'R, y de inmediato regresa al menú donde

estaba.

Hay que mencionar dos aspectos importantes al entrar a esta opción y son los siguientes:

1) Si se encuentra en el menú de Base de Datos de Profesores y elige esta opción, entonces

(8)

Primero aparece el dato de la clave del profesor que

no

se puede modificar, luego aparece el

dato del nombre para ser modificado, en caso de que no quiera modificarlo pulse la tecla

< Enter >. Después aparece el dato del departamento con unos paréntesis debajo, esto sirve cuando se quiere modificar el número de departamento, ayudado por una ventana que aparece

con las claves de los departamentos, y en caso de desee modficarlo debe teclear la clave del

nuevo departamento entre los paréntesis, en caso de que no quiera modificarlo teclee 'O. Luego

desaparece esta ventana y aparece el dato del área también con unos paréntesis debajo, para

podeda modifiicar, apareciendo otra ventana con las claves de las áreas que corresponden al

departamento existente, si quiere modificarla teclee entre los parentesis la clave de la nueva

área, y si no quiere modificarla teclee 'O seguido de la tecla < Enter >. Después desaparece esta

ventana y aparecen los datos de categoría y nivel para ser modicados, en caso de que no

quiera modificar alguno pulse la tecla < Enter >. Finalmente, aparece otra ventana con las claves

de los grados, que en caso de querer modificar el dato del grado, debe teclear la clave dentro de

los paréntesis que aparecen, y en

caso

de que no quiera modificarlo teclee 'o'. Y así quedará modificada su información regresando al menú en que se encontraba.

Puede Ocurrir que usted entre a esta opción por error y no sabe como regresarse al

menú en el que estaba, puede hacerlo de la siguiente manera:

Pulse la tecla c Enter > en el dato del nombre, luego teclee 'o' en el dato del departamento, en el

dato del área teclee 'o' seguido de la tecla < Enter >, luego pulse la tecla < Enter > en los dalos

de categoría y nivel, y en el dato del grado teclee 'O, y así regresa al menú donde estaba.

2) Si se encuentra en el menú de Base de Datos de Estudios Realizados y elige esta opción,

entonces debe hacer lo siguiente:

El primer dato que aparece para ser modificado es el grado, el cual tiene unos

paréntesis debaio que sirven para anotar la clave del nuevo grado, si es que lo quiere modificar,

apareciendo una ventana con las claves de los grados. En caso de que IX) lo quiera modificar teclee 'O', luego desaparece esta ventana y aparecen los datos restantes para ser modificados.

En los renglones en que no quiera modificar la información, p u b la tecla < Enter >.

Puede Ocurrir que usted entre a esta opción por error y no sabe como regresane al

menú en el que estaba, puede hacerlo de la siguiente manera:

Teclee ' O en el dato del grado, y pulse la tecla < Enter > en los demás renglones de

(9)

3.

CONSULTAR

INFORMACION

Esta opción sirve para consultar información relacionada con la base de datos de que

se

trate. Cuando elige esta opción, el programa le pide la clave del profesor al que corresponde la

información que desea consultar.

Después de que teclee la clave, aparecen en pantalla uno a uno los registros que ese profesor tiene en la base de datos en que se encuentre, y cada vez que

se

muestra un registro,

aparece en la parte inferior de la pantalla la pregunta ¿Desea Consultar Otro Registro(S/N)?, a la

que debe contestar 's' si desea consultar otro registro, o conteste 'N' en caso contrario. Siempre

que contesta 'S' a la pregunta anterior, aparece en pantalla otro registro del mismo profesor, si

es que existen varios, y el programa le vuelve a preguntar si quiere consultar otro. En caso de

que ya no existan más registros el programa le muestra un mensaje de que ya no hay más

información. Y si contesta 'N a la pregunta anterior, entonces regresa al menú donde estaba.

Cuando quiere consultar información de un profesor y no existe ninguna, el programa muestra un

mensaje de que no hay información de ese profesor.

Puede ocurrir que usted se equivoque y se vaya a esta opción. y no sabe como

regresarse al menú, por lo que hay que aclarar que no se puede regresar directamente pulsando

una tecla, sino que

lo

puede hacer indirectamente, es decir, cuando aparezca la pregunta

'Desea Consultar Otro Registro(S/N)? conteste 'R, y de inmadiato regresa al menú donde

estaba.

Hay que mencionar un aspecto importante al entrar a esta opción y es el siguiente:

-

Si se encuentra en el menú de Base de Datos de Profesores y elige esta opción, entonces aparece en pantalla un solo registro, puesto que en esta base de datos el profesor

solo

tiene un registro de su información básica. Por

lo

tanto, después de que se muestra ese registro en pantalla, aparece un mensaje de que pulse una tecla para regresar al menú en que se

(10)

4.

SALIR

Esta opción es la úitima del menú, y S¡Ne para salir del menú en que se encuentra. Cuando

(11)

HOJA

D E

TERMINACION

SERVICIO SOCIAL

J&!a\

Casa abierta

al

tiempú

U N I V E R S I D A D A U 1 0 N O M A M E T R O P O L I T A N A I Z T A P A L A P A

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D E N O M I N A C I O N ~ T T.0.S ~ A

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N O M B R E :

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A S E S O R E X T E R N O

(12)

INFORME FINAL DEL SERVICIO

SOCIAL

Nombre: Riera Campuzano Jacqueline

Matrícula: 86330354

Lugar de Realización: Secretaría Académica

Periodo de Realización: del 3/06/91 al 3/12/91

Unidad: lziapalapa

División: Ciencias Básicas e Ingeniería

Licenciatura: Computación

Nombre del Pmgrama: Sistema de Información de la Producción Académica de los Profesores

de la Diisión de Ciencias Básicas e ingeniería

(13)

INTRODUCCION

El programa Sistema de Información de la Producción Acádemica de los Profesores de

la División de Ciencias Básicas e Ingeniería, consta básicamente de cuatro programas. Uno de

ellos se llama MENUPROF, y sirve para que el profesor introduzca información relacionada con

sus datos personales como son: su clave de profesor, nombre, departamento y área a que

pertenece, etc.; así como también los estudios y especialidades que tiene. También puede

introducir información relacionada con los artículos y libros que ha publicado, e información

concerniente a las presentaciones en congreso, comisiones acádemicas y cargos

desempeñados por él.

Con este programa, la información introducida por el profesor se guarda en unas bases

de datos, las cuales se deben copiar a otras bases de datos que son las generales, y las que

contendrán la información de los profesores de las áreas de iodos los departamentos de la

División de Ciencias Básicas e Ingeniería.

Para poder copiar las bases de datos de los profesores a las bases de datos generales,

se debe hacer uso de uno de los siguientes programas: COPIA1 o COPIA2. Estos programas

son otros de los cuatro mencionados al principio.

Y finalmente el último programa que falta por mencionar se llama CONSULTA, y sirve

para generar reportes por área y por departamento de los artículos, libros y Presentaciones en

congreso hechos por los profesores.

De los cuatro programas que se acaban de mencionar, se hace una amplia explicación

de su manejo y su funcionamiento en los dos manuales de usuario que se entregaron junto con

(14)

Objetivos Generales:

-

Automatización de Información

Objetivos Especí~cos:

-

Mantenimiento de la Información

-

Consultas Especiales

- Generación de Reportes

Metodología Utilizada:

Para la elaboración de los cuatro programas que componen el programa Sistema de Información

de la Producción Académica de los Profesores de

la

División de Ciencias Básicas e Ingenieria,

seguí el siguiente procedimiento:

1. La elaboración del programa MENUPROF, para que el profesor pueda introducir su información y pueda darle mantenimiento.

2. La elaboración de los programas CONSULTA1 y CONSULTA2, para copiar

la

información del

profesor a

unas

bases de datos generales, en las cuales se encontrara la información de todos

los profesores.

3. La elaboración del programa CONSULTA, para consultar o generar reportes de la información

de artículos, libros y presentaciones en congreso que hayan realizado los profesores de una

determinada área o departamento.

La elaboración de

los

programas mencionados fue en lenguaje DBASE 111 PLUS,

y

sus versiones ejecutables se realizaron en CLIPPER. En cada una de las tres etapas anteriores se realizó la

generación de las bases de datos necesarias para almacenar

la

información.

Actividades Realizadas:

Para

la

elaboración del programa Sistema de Información de la Producción Académica de los

Profesores de

la

Dwisión de Ciencias Básicas e Ingenieria se realizaron cuatro programas que

son

los

siguientes: MENUPROF, COPlAl, COPIA2

y

CONSULTA.

Objetivos alcanzados:

Se logró alcanzar los objetivos tanto generales como específicos que se plantearon, puesto que

(15)

CONCLUSIONES

Con la realización del programa Sistema de Información de la Producción Académica de

los Profesores de la División de Ciencias Básicas e Ingeniería, se tiene un programa que reduce

en forma considerable el trabajo de selección de información recopilada, de los profesores de las

áreas de todos los departamentos de la División de Ciencias Básicas e Ingeniería. Los

programas que io componen son de mucha utilidad, debido a que cada profesor puede introducir

su información en un diskette utilizando uno de esos programas.

Luego, la información de cada profesor se puede copiar al disco duro de alguna

máquina, que sea en la que se recopilará la información de todos los profesores, mediante el uso

de alguno, de otros dos de esos programas. De esta manera se está automatizando la

información, sin necesidad de que cada profesor esté llenando formas u hojas de datos, lo que

luego resulta tedioso.

Pero lo más importante es, que una vez almacenada toda esa información, con otro de

esos programas, se puede consultar o generar reportes rápidamente de los artículos, libros y

presentaciones en congreso que han hecho los profesores, en algún área o departamento. En

caso de no estar automatizada la información, alguna persona tendría muchos papeles de la

información de cada profesor, y cuando necesitara tener disponible información concerniente,

por ejemplo, a los artículos de los profesores de un determinado departamento, tendría que

pasarse uno o varios días, buscando entre todos esos papeles, la información que necesita.

Con el programa Sistema de Información de la Producción Académica de los Profesores

de la Dwisión de Ciencias Básicas e Ingeniería. se tiene un programa que automatiza

información y la manipula, ahorrando tiempo y esfuerzo a quien tenga que manejar esa

(16)

Recomendaciones:

Se recomienda leer los manuales de usuaiD que se entregaron junto con este informe, para

saber cómo y para que utilizar los programas que componen el programa Sistema de

Información de b Producción Académica de los Profesores de b Dwisión de Ciencias Básicas e

Ingeniería.

Bibliografía:

-

Jones.Edward. Aplique DBASE 111 PLUS. McGraw-Hill. México, 1990.

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Referencias

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