Instrucción digitalización Registro y gestión de solicitudes de los obligados por la Ley 39/2015

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(1)DECRETO DE ALCALDÍA NÚM. 2019001845 , DE FECHA 10/04/2019 Nº Expte.: 1/2019/22100 Por orden de la Concejala Delegada de Hacienda, Régimen Interior e Igualdad, y con el fin de poder facilitar el cumplimiento en las Oficinas de Atención a la Ciudadanía del art. 16 de la Ley 39/2015 en materia de registros, y en particular las disposiciones referidas a las tareas de digitalización, y siempre en el contexto de garantizar la gestión más eficaz de los servicios administrativos municipales, se encomienda a las unidades de Informática y Modernización la elaboración de una instrucción que ha sido sometida a la aprobación de la Comisión de Administración Electrónica de fecha 29 de marzo de 2019. En uso de las facultades de dirección del gobierno y la administración municipal que competen a esta Alcaldía por aplicación del art. 21.1.a) de la Ley 7/1985, de 2 de Abril, de Bases de Régimen Local.. DISPONGO PRIMERO.- Aprobar la Instrucción sobre procedimiento de digitalización en la OAC y gestión de solicitudes presentadas en las oficinas de registro de los obligados por la Ley 39/2015 a relacionarse por medios electrónicos con las administraciones públicas, cuyo texto íntegro se inserta al final del presente Decreto. SEGUNDO.- Dar traslado de la instrucción a los responsables de todas las unidades administrativas municipales para su conocimiento y efectos. TERCERO.- Proceder a la publicación del texto íntegro de la instrucción en el Portal de Transparencia del Ayuntamiento de Arganda del Rey, conforme a lo dispuesto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. -----------------------------------------------------------------INSTRUCCIÓN: PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN EN LA OAC Y GESTIÓN DE LAS SOLICITUDES PRESENTADAS EN LAS OFICINAS DE REGISTRO DE LOS OBLIGADOS POR LA LEY 39/2015 A RELACIONARSE POR MEDIOS ELECTRÓNICOS CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. El objetivo de la presente instrucción es orientar a los empleados municipales usuarios de la aplicación de registro en los tareas de digitalización, intercambio de registros electrónicos y gestión del papel en las Oficinas de Atención a la Ciudadanía, y en particular regular el procedimiento para dar cumplimiento al art. 16.5 de la Ley 39/2015, referente a los Registros, en el que se especifica que “los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados […] para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por. C.E.V. 12440422644500553702. EDICTAO05. 1.- Introducción..

(2) la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.” Igualmente se dicta la instrucción para dar cumplimiento al art. 14.2 de la misma ley, por la que se obliga a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos: a) Las personas jurídicas. b) Las entidades sin personalidad jurídica. c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles. d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración. 2.- Instrucciones para la digitalización. Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015 el Ayuntamiento de Arganda del Rey está realizando un proceso de adaptación de los procedimientos de registro de documentos que se llevan a cabo en las Oficinas de Atención a la Ciudadanía, con el objetivo final de lograr una administración totalmente electrónica, mejorar la seguridad jurídica y que la tramitación de los procedimientos administrativos sea más ágil y eficiente. Conforme a lo establecido en el art. 27 de la Ley 39/2015, relativo a la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas, los sistemas de registro de las Oficinas de Atención a la Ciudadanía del Ayuntamiento de Arganda del Rey están habilitadas para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas.. EDICTAO05. Las copias electrónicas auténticas obtenidas en este proceso de digitalización tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, y en todo caso deben ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes instrucciones: 1. La digitalización deberá realizarse cumpliendo en todo momento la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.. C.E.V. 12440422644500553702. La digitalización es un proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. El proceso de digitalización del sistema de registro debe ser interpretado como una actuación administrativa automatizada, según lo previsto en el art. 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, incorporando el sello electrónico de órgano como elemento de validación de los documentos.

(3) 2. Los empleados municipales que vayan a realizar la anotación registral deben realizar distintas comprobaciones y actuaciones con carácter previo a la inscripción de cada asiento: identificación del interesado, determinación del procedimiento administrativo, unidad tramitadora responsable, identificación de la tipología seleccionando el tipo documental de la tabla de tipos documentales, y la naturaleza, original o copia, de los documentos aportados. 3. Las copias electrónicas de documentos en soporte papel requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. Es imprescindible dejar constancia en la anotación registral si los documentos han sido digitalizados a partir de originales o de fotocopias, para ello deberá seleccionar la opción disponible en el sistema de registro. Digitalización desde original: “Copia electrónica auténtica de documento papel”. Digitalización desde fotocopia: “Copia simple”. 4.. Conforme a lo establecido en el art. 27.6 de la Ley 39/2015, la expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales se regirá por su legislación específica, por lo que cuando sean digitalizados este tipo de documentos tendrán siempre la consideración de "Copia simple".. 5. En el caso de originales deteriorados o de tamaños no manejables por el escáner, el personal de registro podrá realizar fotocopias de esos documentos para facilitar el proceso de captura, teniendo esa digitalización la consideración de digitalización desde original. 6. Si se aportaran documentos compulsados por otro organismo serán considerados documentos originales, dejando a criterio del personal de registro evaluar la validez del sello de la compulsa. En el campo Notas se indicará: "Documentación digitalizada a partir de un documento compulsado". 7. El proceso de digitalización se realizará con una resolución mínima de 200 ppp, en escala de grises y, si fuera necesario, en color, garantizando en todo momento que el documento digitalizado es una imagen fiel del original, sin pérdida de información, que recoja la integridad de los documentos, eliminando las hojas digitalizadas en blanco, y ajustando los patrones de captura si fuera necesario para su mayor legibilidad (contraste, reorientación, eliminación de bordes, etc.). En la anotación registral deberá quedar constancia tanto del número de tipos documentales presentados, como del número de hojas de las que consta cada documento.. EDICTAO05. 9. Si la documentación a digitalizar en una anotación registral supera los límites de tamaño establecidos, se realizarán tantos registros subsiguientes hasta completar la documentación aportada, haciendo referencia en el extracto de los mismos al primer registro de entrada, e indicando en el campo Notas: "Documentación digitalizada en registros de entrada sucesivos". 10. Una vez realizadas las comprobaciones de integridad, legibilidad e integridad, y validados los documentos obtenidos en el proceso de captura con el sello electrónico. C.E.V. 12440422644500553702. 8. Una vez concluido el proceso de digitalización se realizará un cotejo entre el fichero digital y los documentos presentados por el ciudadano para comprobar que el proceso de digitalización se ha desarrollado correctamente y que cumple con los requisitos de integridad, legibilidad y accesibilidad recogidos en los puntos anteriores..

(4) de órgano, los documentos en papel, con carácter general y salvo casos debidamente justificados, deben devolverse al ciudadano junto con su correspondiente justificante de la fecha y hora de presentación del registro. 11. Como norma general se consideran exceptuados de digitalización aquellos documentos u otros ítems que por su especial formato, tamaño y contenido no puedan ser digitalizados. En estos casos, o por alguna otra incidencia técnica que lo impida, se añadirá en el extracto de la anotación un indicación con las razones por las que no ha podido realizarse. 12. Con carácter general, las solicitudes recibidas por correo electrónico, fax y correo postal ordinario no se consideran válidas, por lo que no se procederá ni a su registro ni a su digitalización. De esta incidencia se informará, por el mismo canal de envío, al interesado. Siempre que así lo considere la unidad administrativa receptora, se podrán exceptuar de esta disposición aquellas comunicaciones procedentes de administraciones, entidades y organismos públicos, así como de juzgados y tribunales. En este último caso, al igual que en el resto de solicitudes o comunicaciones, esa notificación, y los documentos que la acompañen, deberá quedar registrada en su correspondiente asiento registral del Registro General de Entrada conforme a lo dispuesto en el art. 16 de la Ley 39/2015. 13. Con carácter general no se admitirá en el Registro de Entrada presencial presentar como documentación anexa a la solicitud dispositivos de almacenamiento (CD, pendrive, etc), salvo que sea un elemento complementario a la presentación de esos mismos documentos en soporte papel o de los presentados a través de un registro electrónico. En estos casos, se le indicará al ciudadano que el canal de presentación de documentos electrónicos debe ser el registro electrónico de la Sede Electrónica, o bien, dado que el Ayuntamiento de Arganda del Rey está integrado en el Sistema de Interconexión de Registros, registrar su solicitud en el Registro Electrónico General de la Administración General del Estado, accesible en el Punto General de Acceso: https://rec.redsara.es/registro/action/are/acceso.do, o en el Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración (ORVE) que se ofrece desde las oficinas de Correos. 3.- Solicitudes de las personas jurídicas y resto de obligados por el art. 14.2 de la Ley 39/2015.. EDICTAO05. 2. A partir del 1 de junio de 2019, si alguno de los sujetos obligados a relacionarse de forma electrónica insiste en la presentación de una solicitud de forma presencial, se realizará el registro, y se le informará en los mismos términos que en el punto anterior, aunque aplicando el procedimiento previsto en el art. 68.4 de la Ley 39/2015 para la subsanación y mejora de la solicitud:. C.E.V. 12440422644500553702. 1. Hasta el 31 de mayo de 2019, si alguno de los obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración presentase una solicitud presencialmente se realizará el registro. En ese mismo acto se le informará de su obligación de relacionarse de forma electrónica, tanto a la hora de realizar una solicitud como para recibir notificaciones de la administración, por lo que también le serán solicitados los datos necesarios para hacer efectivo el sistema de notificación electrónica. Se hará constar en el campo notas del asiento registral la advertencia con el siguiente texto: "Se informa al interesado que debe relacionarse de forma electrónica con la Administración”..

(5) "Si alguno de los sujetos a los que hace referencia el artículo 14.2 y 14.3 presenta su solicitud presencialmente, las Administraciones Públicas requerirán al interesado para que la subsane a través de su presentación electrónica. A estos efectos, se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en la que haya sido realizada la subsanación”. Se hará constar en el campo notas del asiento registral el siguiente texto: "Se informa al interesado que le será aplicado el procedimiento previsto en el art. 68 de la Ley 39/2015 para la subsanación y mejora de la solicitud" El requerimiento al interesado para que subsane la solicitud a través de su presentación electrónica será realizado, a través del gestor electrónico de expedientes, por la unidad administrativa responsable del procedimiento al que hiciera referencia. Se le comunicará que tiene diez días para realizar la subsanación, que la solicitud producirá efectos desde la subsanación y no desde su presentación presencial, y que en caso de no subsanar se le tendrá por desistida su solicitud previa resolución que será dictada en los términos previstos en el art. 21 de la Ley 39/2015. Con el fin de verificar el cumplimiento de esta medida por las unidades administrativas se realizarán análisis periódicos de las solicitudes registradas en la OAC por los sujetos obligados que, a partir de la fecha indicada, no le haya sido aplicado el procedimiento para la subsanación y mejora de la solicitud previsto en el art. 68.4 de la Ley 39/2015.. Lo manda y firma el Sr. Alcalde, D. Pedro Guillermo Hita Téllez, en Arganda del Rey en la fecha arriba indicada.. C.E.V. 12440422644500553702. EDICTAO05. Fdo.: Guillermo Hita Alcalde Téllez Documento firmado con fecha 10/04/2019 electrónicamente 10:57:10.

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