ALCALDIA MUNICIPAL DE FLANDES

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“FLANDES RENACE CON PROSPERIDAD”

Carrera 8ª con calle 12 Esquina - Barrio Centro- Telfs 2404932 - 2404692 – Flandes Tolima.

ALCALDIA MUNICIPAL DE

FLANDES - TOLIMA

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO.

(DECRETO 2641 DE 2012, REGLAMENTARIO DEL ARTÍCULO 73 DE LA LEY 1474 DE 2011

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GABINETE MUNICIPAL

DR: TELEFORO BERNAL VELASQUEZ

Alcalde Municipal

JENNIFER SANCHEZ

Secretaria de Infraestructura y Planeación

OWER FERNANDO MEDINA

Secretario de Gobierno y servicios Administrativos

CLAUDIA ESCOVAR CASTRILLON

Secretaria de Desarrollo Económico y Social

PILAR HERNANDEZ

Secretaria de Hacienda

GERMAN MEDINA

Secretario de Salud

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INTRODUCCIÓN

La Alcaldía Municipal de Flandes Tolima, en cabeza del señor Alcalde TELEFORO BERNAL VELASQUEZ, está comprometida con el desarrollo social, económico, cultural y político del municipio de FLANDES y con las políticas nacionales establecidas para la construcción de un Estado con ”Prosperidad para todos”

Reconociendo la importancia de fortalecer los mecanismos de prevención de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, conforme a lo establecido en el artículo 73 de la ley 1474 de 2011 y acorde con la Plataforma Estratégica de la Entidad, el Alcalde del Municipio de Flandes confirma su compromiso de actuar con transparencia y luchar contra la corrupción e invita a todos sus colaboradores a unirse a esta causa, siempre tomando como referente los principios y valores éticos, en todas las actuaciones con sus usuarios, clientes, proveedores, partes interesadas, entidades de vigilancia y control y demás actores involucrados.

El presente plan anticorrupción plantea una serie de estrategias que l a Alcaldía se propone para evitar la corrupción y mejorar la atención al ciudadano así mismo para la rendición de cuentas; Las cuales fueron construidas con su alta directiva. Proceso que tendrá como objetivo prevenir eventos y situaciones de corrupción que eventualmente se puedan presentar en su accionar d i a r i o y generar acciones de autocontrol, que garanticen una administración eficiente y transparente.

El Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011. Establece que cada entidad del orden Nacional, Departamental y Municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas:

1. El mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad,

2. Las medidas concretas para mitigar esos riesgos,

3. Las estrategias Antitrámites y

4. Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

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El Decreto 2641 de 2012, que reglamenta los artículos 73 y 76 de la Ley 1474, Establece las Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

El presente documento es la guía que consolida las bases conceptuales, doctrinales y legales que la Alcaldía Municipal de Flandes frente al actuar de sus funcionarios y cerrar la posibilidad que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de la Institución y en consecuencia, del Estado, para la obtención de un beneficio particular.

El presente Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se encuentra integrado por cuatro (4) capítulos que determinan las acciones a realizar en la vigencia 2014.

En el primer capítulo se describen los objetivos del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la administración municipal de Flandes y el marco legal y teórico.

 El segundo capítulo los aspectos estratégicos de la Alcaldía Municipal de Flandes

 En el tercer capítulo se describen las estrategias y mecanismo de los cuatro componentes que conforman el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano:

 Primer Componente: Identificación de Riesgos de Corrupción y Acciones para Su manejo.

 Segundo Componente: Estrategia Antitrámites.

 Tercer Componente: Rendición de Cuentas.

 Cuarto Componente: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano.

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CAPITULO PRIMERO

1. OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y MARCO LEGAL Y TEÓRICO

1.1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

1.1.1. Objetivo General

Diseñar las estrategias orientadas a la lucha contra la corrupción y de mejoramiento en la atención al ciudadano.

1.1.2. Objetivos Específicos

 Diseñar mecanismo encaminados a la racionalización de trámites.

 Definir mecanismos que permitan desarrollar estrategia de rendición de cuentas.

 Evitar las situaciones que generen un ambiente propicio para la aplicación de Prácticas corruptas.

 Promover la interiorización de los valores y principios establecidos en el código de ética

 Optimizar el manejo de los recursos y garantizar que estos beneficien a la comunidad.

 Garantizar atención optima, oportuna y de calidad al ciudadano, dando un trato digno, respetuoso y humano.

1.1.3. Alcance

Las estrategias, mecanismos y medidas establecidas en el presente documento, serán de obligatorio cumplimiento y aplicabilidad para todos los procesos la alcaldía Municipal de Flandes.

1.2. MARCO LEGAL Y TEORICO

1.2.1. Marco Legal

Constitución Política de Colombia: En el marco de la constitución de 1991 se consagraron principios para luchar contra la corrupción administrativa en Colombia.

Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Establece inhabilidades e incompatibilidades para contratar con las entidades del estado.

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Ley 100 de 1993: Por la Cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Ley 850 de 2003: Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. Crea el marco legal para el ejercicio de la veeduría en nuestro país, así como un procedimiento para la constitución e inscripción de grupos de veeduría y principios rectores.

Ley 872 de 2003: crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en su artículo 3° establece que dicho sistema es complementario con los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

Ley 909 de 2004: Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos.

Ley 1437 de 2007: Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (artículos 67,68 y 69).

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 1876 de 2002: Por el Cual se reglamenta la Ley 100 de 1993 en lo relacionado con las Empresas Sociales del Estado.

Decreto Nacional 1599 de 2005: adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

Decreto 4632 de 2011: Por el cual se reglamenta la Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la lucha contra la Corrupción.

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Decreto 2641 de 2012: Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

Documento Conpes 3654 de 2010: Lineamientos de Política de Rendición de Cuentas.

METODOLOGIA

1. Diseño de cronograma de actividades para la consolidación del Plan Anticorrupción, 2. Capacitación de la metodología del plan anticorrupción dirigida a los funcionarios con asesor externo.

3. Realización de jornadas de trabajo con los servidores públicos de los procesos para el levantamiento de riesgos de corrupción.

4. Definición de las estrategias, actividades, cronograma de cumplimiento con la Alta Directiva de la entidad.

5. Diseño del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

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ANTECEDENTES

RESEÑA HISTORICA

Fecha de fundación: 05 de enero de 1954

La historia de Flandes se remonta aproximadamente al año de 1875, fecha en la cual se empieza a construir vivienda bastante pobre en la rivera del rió grande de la magdalena. Mediante el decreto 0010 del 5 de enero de 1954 se reglamentó la ordenanza 01 de 1949 que crea el municipio de Flandes con cabecera en dicha población. Flandes se convirtió en el municipio número 43 del Tolima en ese tiempo.

Sus primeros pobladores los Yaporogos, Cundayes y los Panches que se dedicaban a la pesca. en esta tierra se cultivaba el arroz, ajonjolí, sorgo, algodón, y árboles frutales como el mango, el mamoncillo, melón, limón etc.

Las primeras viviendas en el territorio ocupado por el actual municipio de Flandes se construyeron alrededor del año de 1875, época en las cual los pobladores se ocupaban en transportar en pequeñas embarcaciones a los transeúntes que seguían la ruta Girardot-espinal. a partir de ese primer desarrollo, los habitantes fueron ocupando paulatinamente la margen del río magdalena en sentido longitudinal, dedicándose fundamentalmente a la pesca.

En el año de 1889 Flandes se constituyó oficialmente en puerto fluvial de cierta importancia como consecuencia del rápido desarrollo comercial de Girardot el cual era un puerto obligado para las embarcaciones que transportaban mercancías desde Barranquilla a lo largo del río magdalena. De tal manera se incrementó el crecimiento del caserío debido a que un gran número de estiberos optó por radicarse en las orillas del río en el sector de Flandes, y en esta forma estaban atentos a la entrada y salida de barcos.

FLANDES En 1930 durante el gobierno de Alfonso López Pumarejo y ante el auge y desarrollo de las comunicaciones terrestres se construye el ferrocarril Bogotá-Neiva que constituyo una de las obras de ingeniería de más importancia en el país por su estructura en acero y también por su longitud. como parte de esta obra se construye el puente sobre el río magdalena el cual permitía unir en una sola línea a los departamentos de Cundinamarca y Tolima, facilitando el paso de los trenes a vapor. En la década de los 40, durante el gobierno de mariano Ospina Pérez, se construye el puente Ospina Pérez que uniría el departamento de Cundinamarca y Tolima en forma vehicular, el cual presta actualmente sus servicios.

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FLANDES En 1930 durante el gobierno de Alfonso López Pumarejo y ante el auge y desarrollo de las comunicaciones terrestres se construye el ferrocarril Bogotá-Neiva que constituyo una de las obras de ingeniería de más importancia en el país por su estructura en acero y también por su longitud. como parte de esta obra se construye el puente sobre el río magdalena el cual permitía unir en una sola línea a los departamentos de Cundinamarca y Tolima, facilitando el paso de los trenes a vapor. En la década de los 40, durante el gobierno de mariano Ospina Pérez, se construye el puente Ospina Pérez que uniría el departamento de Cundinamarca y Tolima en forma vehicular, el cual presta actualmente sus servicios.

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CAPITULO SEGUNDO

2. ASPECTOS ESTRATEGICOS 2.1. Misión

Flandes es un ente territorial plenamente comprometido con la búsqueda de soluciones a las necesidades básicas de su población, a través del dialogo y la interacción, con tejido social reconstruido y en procura de mejores condiciones de bienestar especialmente para los niños, niñas y adolescentes quienes tendrán una educación de excelencia que los forme con ética para afrontar los retos del futuro y la participación ciudadana, brindando oportunidades a los ciudadanos para su desempeño en los diferentes sectores productivos que encadenada con una gestión orientada a la búsqueda de recursos y aliados para la ejecución de programas y proyectos, sobre la base de la política de buen gobierno permita incrementar el nivel de vida de los flamencos y flamencas.

2.2. Visión

Flandes en el año 2025, por su ubicación estratégica, se convertirá en un centro de actividad productivo, comercial, turístico e integración multimodal, proyectando de la mejor manera su rol dentro de la zona, aprovechando para ello su privilegiada condición fisiográfica y la calidad de su gente, en la búsqueda constante del crecimiento, el desarrollo integral y el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.

2.3. Principios y Valores Corporativos

La Alcaldía administración municipal, para alcanzar su Misión, Visión y Objetivos en beneficio de la población del municipio de Flandes se regirá por los siguientes valores:

 Compromiso

 Responsabilidad

 Honestidad

 Solidaridad

 Ética

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“FLANDES RENACE CON PROSPERIDAD”

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

MISION

Flandes es un ente territorial plenamente comprometido con la búsqueda de soluciones a las necesidades básicas de su población, a través del dialogo y la interacción, con tejido social reconstruido y en procura de mejores condiciones de bienestar especialmente para los niños, niñas y adolescentes quienes tendrán una educación de excelencia que los forme con ética para afrontar los retos del futuro y la participación ciudadana, brindando oportunidades a los ciudadanos para su desempeño en los diferentes sectores productivos que encadenada con una gestión orientada a la búsqueda de recursos y aliados para la ejecución de programas y proyectos, sobre la base de la política de buen gobierno permita incrementar el nivel de vida de los flamencos y flamencas.

VISION.

Flandes en el año 2025, por su ubicación estratégica, se convertirá en un centro de actividad productivo, comercial, turístico e integración multimodal, proyectando de la mejor manera su rol dentro de la zona, aprovechando para ello su privilegiada condición fisiográfica y la calidad de su gente, en la búsqueda constante del crecimiento, el desarrollo integral y el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.

OBJETIVOS DEL PLAN.

Aplicar herramientas e instrumentos que permitan lograr eficacia, eficiencia, participación efectiva, honestidad y transparencia en la Administración Pública, ejecutando permanentemente acciones integrales que dinamicen el crecimiento y el desarrollo local y regional, bajo un escenario de justicia social, racionalizando y optimizando los recursos, aplicando las políticas de Estado bajo un enfoque que propicie la sostenibilidad y el respeto por el medio ambiente.

RAZONES DEL PLAN DE DESARROLLO

El Plan de Desarrollo se constituye en la carta de navegación para la Administración Municipal durante los próximos cuatro años (2012-2015), integrando el programa de Gobierno y las necesidades planteadas por la comunidad, de una administración social, participante e incluyente que permita la integración entre el gobierno Municipal con la comunidad, con el fin de poder contribuir en el mejoramiento de la calidad de vida, entendida esta en los siguientes términos:

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b) Utilización de la planeación diferencial e incluyente, como mecanismo para

incrementar la calidad de vida de los habitantes del Municipio.

c) La participación comunitaria en aras de construir un tejido social.

d) La protección y ampliación de los bienes y servicios del municipio.

e) Relaciones abiertas con la comunidad, a través de espacios de participación

ciudadana.

f) El interés público debe primar sobre los intereses particulares.

g) El desarrollo del municipio es un compromiso entre la Administración Local y todos

los ciudadanos y ciudadanas

ESTRUCTURA ORGANICA

La Estructura Administrativa del Municipio de Flandes se identifica

organizacionalmente de la siguiente manera:

1. DESPACHO DEL ALCALDE MUNICIPAL 1.1 Oficina de Control Interno

2. Secretaria de Gobierno y Servicios Administrativos 2.1. Contratación

2.2. Talento Humano 2.3. Comisaria de Familia 2.4. Inspección de Policía 2.5. Archivo Municipal

2.6. Sistema de Información y PQR 2.7 Almacén Municipal.

3) Secretaría de Planeación e Infraestructura.

3.1. Proceso proyección Estratégica- Banco de Proyectos. 3.2. Proceso de Gestión del Riesgo

4. Secretaria de Educación, Desarrollo Económico y Social 4.1. Bienestar Social .y Fomento Empresarial.

4.2. Proceso de Deportes, Cultura y Turismo. 4.3. Educación

4.4. Centro de Informática y Estadística 5. Secretaria de Hacienda

5.1. Liquidación y Facturación de Impuestos 5.2. Recaudo

5.3 Contabilidad. 5.4. Presupuesto 5.5. Cobro Coactivo.

6. Secretaria de Asuntos Agropecuarios 7. Secretaria de Salud

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MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

El modelo de operación de la Alcaldía de Flandes como parte de la Arquitectura Institucional se representa a través de la Cadena de Valor, en la cual se identifican las principales actividades que la Alcaldía realiza con el fin de generar una sostenibilidad y cumplimiento de su misión.

El elemento de control Modelo de Operación por procesos conforma el estándar organizacional que soporta la operación de la Administración Municipal de Flandes. El mapa de procesos y la caracterización de los procesos de naturaleza estratégica, misional, de apoyo y de evaluación aplican los principios de enfoque sistémico para la gestión y el enfoque por procesos32, los cuales en su interacción y secuencia establecidas en entradas y salidas de cada una de las caracterizaciones de los procesos garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Administración Municipal.

El mapa de procesos describe la secuencia e interrelación de los procesos configurados en los cuatro grupos o bloques, que estructura los dos sistemas, el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad. Los procesos han sido clasificados en cuatro grandes grupos o bloques, así:

Procesos Estratégicos: son aquellos que presentan las directrices acerca del Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, estos procesos son:

• Proyección Estratégica • Gerencia Municipal

Los procesos Misionales reflejan la operación misma de la entidad, estos procesos responden a la misión de la entidad y son los siguientes:

• Atención al Ciudadano • Trámite Administrativo

• Gestión Deportiva, Cultural y Turística • Desarrollo Social y Económico

• Servicios de Salud

Los procesos de soporte prestan servicios de apoyo a los procesos misionales,

estratégicos y de evaluación de la Administración Municipal. Estos son vitales para la correcta ejecución de las actividades de la entidad. Estos son:

• Finanzas Municipales • Contratación

• Gestión Jurídica

• Gestión de la Infraestructura Física y Tecnológica • Gestión del Recurso Humano

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• Sistema de Control Interno

• Sistema de Gestión de la Calidad • Gestión Documental

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1.2.2 Marco Teórico

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Documento que contiene la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, que contempla, entre otros, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad y las medidas concretas para mitigar esos riesgos, la estrategia antitrámites, la estrategia d e rendición de cuentas y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Corrupción: Abuso de posiciones de poder o de confianza, para beneficio particular en detrimento del interés colectivo, por ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes en dinero o especie, servicios o beneficios, a cambio de acciones, decisiones u omisiones.

Riesgo de Corrupción: Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de la alcaldía y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.

A continuación se enumeran algunos Riesgos de Corrupción en que pueden incurrir las Entidades:

Extralimitación de Funciones Amiguismo y clientelismo Tráfico de influencias

Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular Archivos financieros con vacíos de información

Concentración de Autoridad o exceso de poder Ausencia de canales de comunicación

Decisiones ajustadas a intereses particulares

Designar supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para la función

Pérdida de insumos

Entrega inoportuna de la información a entes de control

Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales.

Concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal Inclusión de gastos no autorizados

Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración Ocultar a la ciudadanía información considerada pública

Deficiencias en el manejo documental y de archivo Soborno

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Mapa de Riesgos de Corrupción: Contiene los mayores riesgos de corrupción a los cuales está expuesta la Entidad, permitiendo conocer las medidas inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar o reducir el riesgo y la aplicación de acciones así como los responsables, el cronograma y los indicadores.

Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley, el trámite se inicia cuando un particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre este, aceptando o denegando la solicitud

Racionalización de Trámites: La racionalización es el proceso que permite reducir los trámites, con el menor esfuerzo y costo para el usuario, a través de estrategias jurídicas, administrativas o tecnológicas que implican: simplificación, estandarización, eliminación, automatización, adecuación o eliminación normativa, optimización del servicio, interoperabilidad de información pública y procedimientos administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente al Estado, el resultado es la optimización de trámites.

Rendición de Cuentas: Proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. Es un proceso permanente y una relación de doble vía entre el gobierno, los ciudadanos y los actores interesados en los resultados y en la gestión pública.

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CAPITULO TERCERO

3. ESTRATEGIAS Y MECANIMOS COMPONENTES PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

3.1. PRIMER COMPONENTE: MEDIDAS PARA MITIGAR LOS RIESGOS DE CORRUPCION.

 Elaborar el Mapa de Riesgos de Corrupción de la Entidad con los líderes de procesos.

 Actualizar Mapa de riesgos administrativos de la vigencia 2014.

Realizar capacitación a los funcionarios en el Componente de la Administración del Riesgo.

 Actualizar la política de administración del riesgo de la institución

 Consolidar Mapa de riesgos de Corrupción de la entidad con los líderes de procesos.

 Socializar al funcionarios el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

 Fortalecer el Sistema de Control Interno de la alcaldía, mediante su actualización.

 Publicar los resultados de la evaluación del Modelo Estándar de Control Interno a través de la DAFP

 Publicar en la página web con criterios de fácil acceso a la ciudadanía los planes, programas y proyectos, para que la ciudadanía los conozca y pueda opinar y hacer sugerencias sobre los mismos.

 Garantizar que los procesos contractuales se publiquen oportunamente, según el Manual de Contratación de la entidad.

 Garantizar la idoneidad de los contratistas, para el logro y ejecución de los servicios que ofrece alcaldía, con calidad, oportunidad y eficiencia.

 Fortalecimiento de los procesos de planeación precontractual; dando claridad en las reglas de participación de los oferentes en los procesos contractuales; incorporando en los pliegos de condiciones la "estimación y tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación estatal".

 Garantizar el cumplimiento de requisitos para los procesos contractuales, de acuerdo al Manual de Contratación de la Entidad.

 Incluir en el plan de capacitación resocialización y actualización del código de ética de la entidad hacia los funcionarios.

Seguimiento a los Riesgos de Corrupción.

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3.2. SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRAMITES

La Estrategia Anti trámites de la A l c a l d í a M u n i c i p a l d e F l a n d e s busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la Entidad, simplificando, estandarizando, eliminando, optimizando y automatizando los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el municipio, mediante su modernización y el aumento de la eficiencia de sus procesos. Busca minimizar los pasos que tiene que realizar el usuario para acceder a los servicios que requiera.

Mediante el Decreto – Ley 0019 de 2012, el Gobierno Nacional definió los trámites y procedimientos que se suprimen o modifican, con la finalidad de proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con éstas como usuarias o destinatarias de sus servicios, de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la Ley.

La norma recoge los postulados constitucionales, particularmente lo establecido en el artículo 83 de la Constitución Política que dispone: “todas las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas”; es decir, que unos y otros deben sujetarse a los mandatos de la honestidad, lealtad y la sinceridad.

El Decreto - Ley anti-trámites es la materialización de los principios de celeridad, eficacia, eficiencia y economía, contenidos en el ordenamiento jurídico colombiano, cuya observancia y cumplimiento favorece al conjunto de la sociedad. La celeridad, según los fundamentos de doctrina, está a cargo de la administración y por tanto debe aplicarse dentro de las diferentes actuaciones, procedimientos y trámites procesales y administrativos. La celeridad hace parte del debido proceso, el cual exige que los procedimientos de tipo administrativo se adelanten en el menor tiempo posible, sin que por supuesto se desconozcan los demás principios que rigen las actuaciones tal como el derecho a la defensa.

La Estrategia Antitrámites comprende mecanismos encaminados a la racionalización de trámites, que permitan:

 Respeto y trato digno al ciudadano

 Optimizar la oportunidad de acceso a los trámites de cara al ciudadano

 Contar con mecanismos y herramientas que restablezcan la presunción de la buena fe

 Facilitar la gestión de los servidores públicos

El artículo 209 de la Carta Política, que establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad…”

• También hay que señalar que esta norma anti trámites es concordante con lo señalado en el artículo 3° de la ley 489 de 1998, referente a los principios de la función administrativa.

En ese contexto, corresponde a todos los funcionarios de la alcaldía, cumplir estrictamente este mandato legal en las distintas actuaciones administrativas. Tanto las modificaciones o supresiones de carácter general, que por lo tanto aplican a todos los procesos de la entidad.

3.2.1. Actividades Racionalización de Trámites

Para la racionalización de trámites la Alcaldía Municipal de Flandes realizará las siguientes actividades, entre otras:

 Actualizar el Mapa de Procesos de la entidad.

 Registrar en el SUIT 3.0 los trámites que de acuerdo al inventario definido por el DAFP corresponden a la entidad.

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3.3. TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS

Las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la ciudadanía fueron establecidas en el artículo 33 de la ley 489 de 1998 capitulo Vlll sobre democratización y control de la administración pública, establece que todas las entidades y organismos de la administración pública podrán convocar audiencias públicas en las cuales se discuten aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de las políticas y programas a cargo de la entidad y en especial cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos.

En desarrollo de la ley 489 de 1998 se expidió el Decreto 3622 de 2005, en el cual se adopta como una de las políticas para el desarrollo administrativo dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública. La ley 872 de 2003 en el artículo 5 y el Decreto 4110 de 2004 articulo 3 disposiciones generales para la administración pública sobre el sistema de calidad, obliga a las entidades a facilitar la evaluación, el control ciudadano a la calidad de la gestión y acceso a la información sobre los resultados del sistema.

El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), establece la ruta a seguir para las entidades públicas del orden nacional, para realizar audiencias públicas de rendición de cuentas a la ciudadanía, detallando el procedimiento las actividades a realizar paso a paso, así como herramientas conceptuales, formatos y sugerencias para mejorar cualitativamente el proceso de rendición de cuentas, en el documento: “Audiencias Públicas en la Ruta de la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Administración Pública Nacional”.

De conformidad con el artículo 78 del Estatuto Anticorrupción, todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.

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La rendición de cuentas en la Alcaldía Municipal de Flandes será un proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, la Empresa y sus funcionarios informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, otras entidades públicas y los organismos de control.

Esta estrategia, se convertirá p a r a l a e s t a e n t i d a d en un instrumento que implica la obligación de informar y el derecho de ser informado de manera comprensible, actualizada, oportuna, disponible y completa; será un proceso permanente y una relación de doble vía entre la Entidad, los ciudadanos y los actores interesados en los resultados y en la gestión pública.

La rendición de cuentas mediante audiencia pública en Alcaldía Municipal de Flandes, tiene como objetivos fundamentales:

 Fortalecer el sentido de lo público

 Recuperar la legitimidad para la institución,

 Facilitar el ejercicio del control social.

 Contribuir al desarrollo de los principios constitucionales de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia e imparcialidad y participación ciudadana en el manejo de los recursos públicos asignados a la misma.

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Para el proceso de rendición de cuentas la Alcaldía realizará entre otras las siguientes actividades:

 Identificar los grupos de interés y personalidades que deben participar del evento, para la elaboración por parte de esta última de las invitaciones y su correspondiente entrega.

 Publicar en la página institucional la rendición de cuentas anual.

 Publicar en la página web de la institución el presupuesto aprobado para la vigencia del 2014.

 Definir una metodología para la entidad que tenga por objeto definir el desarrollo de la rendición de cuentas en unas fases de un antes, durante y después, de conformidad a los lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

 Conformar un equipo de trabajo de la administración municipal el cual se encargará de consolidar toda la información requerida para la preparación de la rendición de cuentas.

 Diseñar el formato de evaluación de la Audiencia Pública

 Realizar las inscripciones de las personas, organizaciones y entidades interesadas en participar en el evento

 Disponer la instalación de los medios técnicos y tecnológicos (Teléfono, fax, computador, puntos de red, internet, video beam, sonido, cámara de video, grabadora etc.) requeridos para el normal desarrollo de la rendición de cuentas mediante audiencia interna.

 Establecer las pautas que permitan el desarrollo del ejercicio de una manera clara y ordenada. Actividad que debe ser evaluada a través de la aplicación de una encuesta que mida el proceso de rendición de cuentas a los asistentes del evento.

 Elaborar el análisis, clasificación y selección de las propuestas y/o preguntas radicadas en la página web institucional, coordina la correspondiente respuesta a cada peticionario, con el fin de ser presentada el día de la audiencia pública y socializada en la página web.

 Realizar el acta de la audiencia pública y consolidar el archivo con todos los antecedentes de la actividad.

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3.4. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA

ATENCIÓN AL CIUDADANO

A través de este componente se pretende diseñar e implementar mecanismos de atención al ciudadano, con el propósito de generar actividades integrales, efectivas y oportunas respecto a la información y orientación al ciudadano, y a la gestión resolutiva en la atención de quejas, reclamos, peticiones y sugerencias y a la promoción de la participación ciudadana en la gestión institucional, a través de las veedurías ciudadanas.

Este componente busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la Alcaldía Municipal de Flandes y satisfacer las necesidades de la ciudadanía, contempla la estrategia para la gestión del servicio al ciudadano.

A continuación se señalan los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano:

 Actualizar, aprobar y difundir el portafolio de servicios de la Entidad a través de la página web

 Dar a conocer a los ciudadanos sus derechos y sus deberes para y los medios que se utilizaran para garantizarlos

 Definir canales de comunicación y socializarlos a los ciudadanos y utilizar los medios de comunicación con información actualizada

 Medir el nivel de satisfacción de los usuarios de cada uno de los servicios de la alcaldía.

 Publicar en la página web de la entidad planes, programas y proyectos a realizar informes de gestión y resultado de indicadores

 Fijación en parte visible de los horarios de atención al público.

 Capacitar al personal que labora o presta sus servicio al cliente

 Diseñar y publicar listas de chequeo de documentos soportes necesarios para la prestación de servicios y para la presentación de las cuentas y contratación para los proveedores.

(23)

 Incluir en el plan de capacitaciones sobre mecanismos de participación Ciudadana

 Diseñar o fortalecer una link para que los usuarios presenten consultas, peticiones, quejas y reclamos a través de la página Web, en el link quejas y reclamos donde se puede formular sus requerimientos.

 Garantizar la apertura de buzones periódicamente (mensual), los cuales serán abiertos en presencia de Control Interno

 Publicar trimestralmente los informes de PQRS

 Diseñar y aprobar y socializar la Guía de atención al usuario de la alcaldía.

ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE FLANDES ESTRATEGIAS PLAN ANTICORRUCPION Y ATENCION AL CIUDADANO

VIGENCIA 2014

No

ESTRATEGIA ACC .A EJECUTAR INDICADOR RESPONSABLE

FECHA LIMITE PARA EL CUMPLIIMIENTO 1 RIESGOS DE CORRUPCION

Actualizar y presentar al Alcalde para aprobación la política de administración de riesgo.

Resolución de adopción de Políticas de Administración Control de

Riesgos de Corrupción

Representante De MECI y Lideres

de Procesos

jun-30

2

Actualizar mapa de riesgos administrativos de la vigencia

2014 _{Mapa de riesgos}

consolidado con líderes de proceso

de Procesos 3

Consolida r Mapa de Riesgos de Corrupción de la entidad.

feb-28

4

Publicar en la Página Web las políticas de

administración y control de los Riesgos de Corrupción

Políticas de Riesgos de Corrupción Publicada en

la web

Ingeniero de

Sistemas jun-30

5

Publicar y divulgar a través de la página web y otros medios de comunicación el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano establecido para conocimiento de los

servidores públicos y de la comunidad en general

Plan Anticorrupción y atención al ciudadano

Publicado

Alcalde e Ingeniero de Sistemas

abril 30- agosto 30- diciembre30

6

Actualizar el Manual de Contratación acorde al decreto 1510 de 2012 y demás normas

reglamentarias

Manual de Contratación Actualizado

Alcalde Asesor Jurídico y Secretario de

Gobierno

(24)

VIGENCIA 2014

No ESTRATEGIA ACC .A EJECUTAR INDICADOR RESPONSABLE FECHA LIMITE

PARA EL CUMPLIIMIENTO

7

• Garantizar la idoneidad de los contratistas, para el logro y ejecución de los servicios que ofrece alcaldía, con calidad, oportunidad y eficiencia.

Manual de Contratación Actualizado , hojas de

vida acorde al perfil requerido

Jurídica permanente

8

Garantizar que los procesos contractuales se publiquen oportunamente según lo Establecido en el Manual de Contratación y

normatividad Vigente

Lista de Contratos

publicados Jurídica permanente

9

RIESGOS DE CORRUPCION

• Fortalecimiento de los procesos de planeación precontractual; dando claridad en las reglas de participación de los oferentes en los procesos

contractuales; incorporando en los pliegos de condiciones la "estimación y tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación estatal".

Manual de Contratación

Actualizado Jurídica permanente

10

En el Plan de capacitación de la Alcaldía incluir : seminarios, talleres relacionados con la Administración del Riesgos de Corrupción,

Contratación

plan Capacitación, listados de asistencias,

registros fotográficos

Talento Humano ago-30

11

Fortalecer el Sistema de Control Interno mediante la actualización del MECI

Subsistemas Actualizados. Secretario de Gobierno. Control Interno. nov-30 12

Publicar en el portal y pagina web el Plan de Adquisiciones aprobado para la vigencia del 2014

Página web actualizada.

secretario de Gobierno y Secretaria General

feb-28

13

Publicar los resultados de la evaluación del Modelo Estándar de Control Interno a través de la DAFP

Informes DAFP publicados

en página institucional Control Interno

abril 30- agosto 30, febrero 28

14

Publicar en la página web con criterios de fácil acceso a la ciudadanía los planes, programas y proyectos, para que la ciudadanía los conozca y pueda opinar y hacer sugerencias sobre los mismos.

Página web actualizada. Secretario de

(25)

VIGENCIA 2014

15

Establecer mecanismos de Control a procesos judiciales y extrajudiciales

Formatos de Control Jurídica permanente

16 RIESGOS DE CORRUPCION

Incluir en el plan de

capacitación resocialización y actualización del código de ética de la entidad hacia los funcionarios.

plan Capacitación, listados de asistencias,

registros fotográficos

Talento Humano sep-30

1

ANTITRAMITES

Actualizar el Mapa de Procesos de la entidad.

Mapa de procesos actualizado y aprobado

de Procesos

nov-30

2

Conformar el Comité Anti tramites mediante acto Administrativo

Acto administrativo Equipo Anti

tramites may-30

3

Identificar los trámites que se generan en cada uno de los procesos de acuerdo a la metodología dispuesta por el DAFP.

Inventario de Tramites Equipo Anti tramites

dic-30 4 Realizar el análisis normativo

de los trámites identificados:

Tramites analizados

Frente a Norma Equipo anti trámites

5

Registrar en el SUIT 3.0 (Sistema Único de Información de Trámites) el inventario de trámites.

Registro , certificado de

evidencia Equipo anti trámites

6

Priorización de trámites a intervenir: El objetivo de esta fase es priorizar los trámites que requieran intervención. El resultado es un Cronograma de Actividades.

Cronograma de

Actividades. Equipo anti trámites

7

Racionalización de Trámites:

-simplificación, -estandarización, -eliminación, - automatización

Tramites a racionalizar Equipo anti trámites

8 ANTITRAMITES

Recopilar la información relacionada con la gestión de los diferentes procesos de la alcaldía.

(26)

VIGENCIA 2014

1

RENDICION DE CUENTAS

organizar y desarrollar la audiencia pública de conformidad con las pautas dadas por la Gerencia y la normatividad vigente

Cronograma de Actividades.

Planeación y

equipo de apoyo may-30

2

Analizar evaluar y consolidar la información para informe final de gestión de la Alcaldía

Informe Definitivo Planeación y

equipo de apoyo feb-28

3

Publicar en Pagina Web el Informe

Informe Publicado Ingeniero de

Sistemas jun-13

4

Identificar los grupos de interés y personalidades que deben participar del evento, para la elaboración por parte de esta última de las invitaciones y su correspondiente entrega.

Base de Datos de Protocolo

Información y

Comunicación feb-28

5

Publicar en la página institucional la rendición de cuentas anual.

Página web actualizada. Sistemas, may-30

6

Publicar en la página web de la institución el presupuesto aprobado para la vigencia del 2014.

Sistemas. Secretario

de Hacienda feb-28

7

Definir una metodología para la entidad que tenga por objeto definir el desarrollo de la rendición de cuentas en unas fases de un antes, durante y después, de conformidad a los lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública

Cronograma de actividades

Planeación y

equipo de apoyo feb-28

8

Conformar un equipo de trabajo de la administración municipal el cual se encargará de consolidar toda la información requerida para la preparación de la rendición de cuentas.

Circular donde se establezcan roles y responsabilidades de la

rendición de cuentas.

Alcalde. Secretario

de Gobierno feb-15

9

Disponer la instalación de los medios técnicos y tecnológicos (Teléfono, fax, computador, puntos de red, internet, video beam, sonido, cámara de video, grabadora etc.) requeridos para el normal desarrollo de la rendición de cuentas mediante audiencia interna.

Cronograma de actividades

Planeación y

(27)

VIGENCIA 2014

10

RENDICION DE CUENTAS

Recepcionar las preguntas registradas por la ciudadanía, organizaciones, entidades, órganos de control e integrantes del Instituto para su trámite y correspondiente respuesta al peticionario.

Formatos de Control

Planeación y equipo de apoyo, Atención al Usuario

may-30

11

Realizar las inscripciones de las personas, organizaciones y entidades interesadas en participar en el evento

Formato de Inscripción de Participantes

Planeación y

equipo de apoyo abr-30

12

Elaborar el análisis, clasificación y selección de las propuestas y/o preguntas radicadas en la página web institucional, coordina la correspondiente respuesta a cada peticionario, con el fin de ser presentada el día de la audiencia pública y socializada en la página web.

Informe de evaluación Planeación y

equipo de apoyo abr-30

13

Realizar el acta de la audiencia pública y consolidar el archivo con todos los antecedentes de la actividad.

Acta Planeación y

equipo de apoyo may-30

14

Diseñar el formato de evaluación de la Audiencia

Pública Encuesta de Servicio al

Cliente Comité de PQRS feb-10

1

SERVICIO AL CIUDADANO

Definir canales de

comunicación y socializarlos a los ciudadanos y utilizar los medios de comunicación con información actualizada

Plan de Medios de

Comunicación. Alcalde feb-28

2

Dar a conocer a los

ciudadanos sus derechos y sus deberes para y los medios que se utilizaran para garantizarlos

Carteleras con la información

Secretario de

Gobierno feb

3

Dar a conocer los servicios y tramites de la Entidad en la página web

Portafolio Servicios

Alcalde Sistemas, Atención

al usuario

may-30

4

• Dar a conocer a los

ciudadanos sus derechos y sus deberes para y los medios que se utilizaran para garantizarlos

Atención al Usuario, Secretario de

Gobierno

may-30

5

Utilizar mecanismos como listas de chequeo para que el ciudadano conozca el trámite para cada servicio que presta

Listas de Chequeo Por Proceso

Líderes de Procesos

(28)

VIGENCIA 2014

PARA EL CUMPLIIMIENTO 6

Fijación en parte visibles de los

horarios de atención al publico _{carteleras, Reglamento de}horarios fijados en trabajo actualizado

Talento Humano jun-30

7

Publicar en la página web de la entidad planes, programas y proyectos a realizar informes de gestión y resultado de indicadores

planes publicados Planeación y

Sistemas permanente

8

Publicar trimestralmente los informes de PQRS

INFORMESDE PQRS

Atención al Usuario, Secretario de

Gobierno

marzo 30 -junio 30septiembre

-diciembre 30

9

Incluir en el plan de capacitaciones sobre mecanismos de participación Ciudadana

Capacitaciones al Ciudadano

Secretario de

Gobierno feb-28

10

Capacitar a los funcionarios en

servicio al cliente _{Plan de capacitación} _{Talento Humano} _nov-30

11

Participación de servidores públicos en procesos de capacitación virtual o presencial en temáticas de servicio al ciudadano.

Plan de capacitación Talento Humano dic-30

12

Diseñar o fortalecer una link para que los usuarios presenten consultas,

peticiones, quejas y reclamos a través de la página Web, en el link quejas y reclamos donde se puede formular sus requerimientos.

Atención al Usuario.

Secretario de Gobierno Insistamos may-30

13

Capacitar a los Ciudadanos y Funcionarios en el uso de buzones y correo electrónico

Atención al Usuario. Secretario de Gobierno

Atención al Usuario. Secretario de

Gobierno

septiembre 30

14

Garantizar la apertura de buzones periódicamente (mensual), los cuales serán abiertos en presencia de Control Interno

Atención al Usuario. Secretario de Gobierno

Atención al Usuario. Secretario de

Gobierno

(29)

CAPITULO 4. CONSOLIDACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

La consolidación del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, está a cargo de la Secretaría de Gobierno sirviendo de m e d i o f a c i l i t a d o r para todo el proceso de elaboración.

La verificación de la elaboración, de su visibilización, el seguimiento y el control a las acciones contempladas en el presente Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano le corresponde a la oficina de Control Interno.

La entidad publicará los seguimientos realizados a este documento en un medio de fácil acceso al ciudadano las acciones adelantadas, en las siguientes fechas, enero 31, abril 30, agosto 31 y diciembre 31, en el “ Formato d e Seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, tal como lo establece la normativa al respecto.

Dado en Flandes, en el mes de enero de dos mil Catorce (2014).

___________________________ OWER MEDINA