UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ADMINISTRACIÓN FINANCIERA IV
Catedrático Titular: Lic. Elmer Monzón
“Manual de normas y procedimientos”
Listado de Participantes
No. NO. CARNÉ APELLIDOS Y NOMBRES PONDERACIÓN (1-10) 1 200710399 FRANCO MARROQUIN ASTRID DARIANA 10 2 201504639 SÁNCHEZ QUEVEDO ERICK MIGUEL ANGEL 10 3 201504675 ROSALES NORIEGA JAQUELINE LISSETTE 10 4 201504792 REYES ARGUETA CLAUDIA GABRIELA 10 5 201505294 COCHÉ DONIS EDDWAR OBDULIO 10 6 201505363 MONZÓN VÁSQUEZ DARLIN CESIA 10 7 201505409 MONTERROSO SIERRA JOSÉ FRANCISCO 10 8 201505428 CRUZ HERNÁNDEZ FÁTIMA ALEJANDRA 10 9 201505644 VÁSQUEZ ALVIZUREZ BRENDA CAROLINA 10 10 201505772 RODRÍGUEZ CULAJAY NELSON OMAR 10
Número del Grupo: 3
Jornada: Plan Fin de Semana
Número de Salón 212. Edificio S-6.
Manual de normas y procedimientos
Manual de normas y procedimientos
Código: MNP-JA-01 FECHA: 01/10/2018
Normas y procedimientos de planeación estratégica
Responsable: Jefe Administrativo
Objetivo Formular el plan estratégico de la empresa.
Alcance
Toda la empresa deberá apegarse a la planeación estratégica y ejecutar cada actividad de manera adecuada.
Normas • Velar por una adecuada coordinación interna. • Dirección competente y firme.
• Acciones y esfuerzos coordinados y complementarios. • Decisiones claras, adecuadas y correctas.
• Estímulo a las iniciativas
• Precisar funciones y relaciones
No. Actividad
1 Realizar análisis del marco legal, social y demanda local del producto. 2 Realizar análisis FODA de la empresa.
3 Identificar vacíos o brechas. 4 Definir el horizonte estratégico. 5 Proponer estrategias.
6 Socializar y validar estrategias.
7 Someter a aprobación de Junta Directiva.
8 Una vez aprobado por Junta Directiva se implementa.
9 Elaborar el plan operativo con presupuesto anual para aprobación de Junta Directiva.
Manual de normas y procedimientos
Código: MNP-S-02 FECHA: 01/10/2018
Normas y procedimientos de Gestión de correspondencia
Responsable: Secretaria
Objetivo
Llevar el control de toda la correspondencia externa que ingresa a la Institución, dirigida a Gerente y jefe administrativo.
Alcance
Encargada de gestionar de manera adecuada l correspondencia de entes exteriores, y manejar los tiempos para no retrasar actividades de los supervisores directos.
Normas
• Servir como medio de integración y orientación • Proporcionar información básica
• Las transferencias de los documentos denominados específicos se harán inmediatamente se produzca la información, lo anterior con el fin de mantener actualizado el sistema
• Las instrucciones dadas en el Manual de Procedimientos para manejo, control y conservación de la documentación deben ser conocidas y aplicadas sin excepción alguna.
No. Actividad
1
Recibe correspondencia de entes externos en la Recepción y dirigida a Gerencia administrativa.
2
Sella de recibido la correspondencia, la registra en folder de control y la traslada a la secretaria.
3
Recibe correspondencia y la registra en la Base de Datos según corresponda.
4
5
Designa la persona a quien corresponda enviar la correspondencia y devuelve a secretaria.
6
Registra en la Base de Datos a quien se traslada la correspondencia y fotocopia Hoja de Ruta para firma de recibido
7
Envía con Mensajero a la persona designada la correspondencia que va acompañada del original de la Hoja de Ruta.
8
Entrega correspondencia al destinatario y recoge firma de recibido en copia de Hoja de Ruta.
9 Entrega la copia de la Hoja de Ruta firmada a secretaria para archivo.
10
Si la Hoja de Ruta enviada al destinatario solicita una acción, cuando el destinatario envíe la respuesta a la solicitud, debe acompañar la Hoja de Ruta original.
11
Ingresa expediente nuevamente a Sub-Gerencia para conocimiento y toma de nueva decisión de ruta de expediente.
12
Manual de procedimientos para registros de
contabilidad.
Código: MNP-C-01 FECHA: 01/10/2018
Procedimientos y normas de contabilidad.
Responsable: Contador
Objetivo
Corresponderá al Departamento de Contabilidad coordinar la información contable y determinar los efectos económicos financieros de la empresa a fin de reflejar los resultados de su gestión y situación patrimonial de la misma.
Alcance
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para el registro contable de ECOPASTA, teniendo en cuenta los diferentes aspectos tales como: ingresos, egresos, derechos y obligaciones fiscales entre otros que le competen.
Normas del departamento de contabilidad
1. Todas las operaciones de ECOPASTA deberán ser registradas de acuerdo a los principios de contabilidad del sector público dictadas por la Contraloría General de la República y los principios de contabilidad generalmente aceptados y la presentación de los Estados Financieros hacerse basada en los mismos.
2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo con las disposiciones previstas por las leyes guatemaltecas y sus reglamentos. 3. El área contable deberá preparar los siguientes Estados Financieros
• Balance General
• Estado de Ingresos y Egresos
• Estado de Cambio en la Posición Financiera • Estado de Cuentas de Patrimonio
4. Reportes de Análisis: • Balance de Comprobación • Mayor Analítico
5. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados trimestral y anualmente. Excepto a solicitud de las autoridades.
6. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con el objeto de establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la información contenida en los estados de cuenta.
7. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar en los Estados Financieros los saldos reales de las cuentas.
8. Será de absoluta obligatoriedad que el Departamento de Contabilidad preste todo tipo de ayuda técnica y administrativa a las Gerencias, Departamentos y Plantas, de forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de registro, procesamiento de información y el manejo contable general.
9. El envío de la información y cierres mensuales por las Gerencias, Departamentos y Plantas deberá hacerse de forma controlada y estas deberán remitir la documentación al Departamento de Contabilidad los días (hábiles) de cada semana, a fin de garantizar que el proceso de registro, verificación, ajustes y consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos días hábiles luego de su recepción. 10. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada cuenta según el balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de importancia en los diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se deberá anexar notas explicativas a dichos estados
11. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de acuerdo con la presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las reclasificaciones efectuadas tales como sobregiros, etc.
Procedimiento para contabilidad:
OPERACIÓN DE DOCUMENTACION
1) Recibe la siguiente documentación de manera semanal y general al fin del mes anterior de:
- Boucher de Cheques junto con el Reporte “Relación de Cheques Emitidos y Anulados” y memorando en el cual se relacionan la entrega de los cheques.
- Facturas con Planillas de Depósitos bancarios por concepto de cobranza y memorando en el cual se relacionan
- Reporte emitido por el banco emisor, de las transferencias realizadas y recibidas con sus soportes.
- Cortes de Cuenta semanal y el Estado de Cuenta los primeros cinco días siguientes del mes anterior
- Notas de Débito y Crédito realizadas - Planillas de Impuestos cancelados
- Facturas emitidas por concepto de ventas
- Facturas recibidas por concepto de compras y/o servicios recibidos
2) Verifica que la documentación recibida corresponda con lo indicado en el memorando y relación.
3) Desglosa las documentaciones recibidas de acuerdo a su naturaleza.
4) Registra Las diferentes operaciones en los comprobantes contables a través del sistema (Contabilidad).
5) Imprime Los comprobantes contables realizados.
6) Anexa Según sea el caso fotocopia como soporte y los anexa al comprobante contable.
CONCILIACIONES BANCARIAS 1) Recibe la siguiente documentación de:
-Relación de Cheques Emitidos y Anulados del mes anterior a conciliar.
-Estados de Cuentas Bancarias de las cuentas aperturadas a favor de ECOPASTA del mes anterior a conciliar
2) Genera el mayor analítico contable de la cuenta de banco, en caso de que la información no esté posteada, o auxiliar bancario.
3) Identifica a través del cotejo entre los reportes auxiliar de banco o mayor analítico contable de la cuenta banco y estado de cuenta, si existen discrepancias; si las mismas corresponden a documentos no registrados se relacionan de acuerdo al tipo de documento, en el caso de tratarse de un error en el registro se ubica el o los comprobantes contables a fin de realizar los ajustes correspondientes.
4) Determina los cheques no cobrados y genera la relación de cheques en transito 5) De acuerdo a la verificación realizada anteriormente genera la siguiente información:
6) Relación de cheques en tránsito, relación de notas de débito no contabilizadas, Relación de notas de crédito no contabilizadas, Relación de depósitos no contabilizados, Relación de ajustes, Relación de Cargos indebidos.
7) Imprime Y firma como elaborada las conciliaciones, anexa las relaciones generadas
ANALISIS DE LOS COSTOS
1) Recibe del Departamento de Producción los Inventarios de Materias Primas, Inventarios de Materiales de Insumos e Inventarios de Productos Terminados. 2) Verifica que la documentación recibida corresponda con lo indicado en el
memorando y relación y le entrega un ejemplar sellado y firmado en señal de recibido.
3) Analiza los ingresos por concepto de materia prima con los reportes generados por el sistema contable de las compras realizadas en el mes.
5) Imprime los comprobantes contables realizados
6) 6. Anexa según sea el caso fotocopia como soporte y los anexa al comprobante contable.
GENERACION DE ESTADOS FINACIEROS
1) Ingresa al menú Reportes opción Estados Financieros del sistema de contabilidad para generar el Balance de Comprobación, Balance General y Estado de Resultados. Una vez que se haya analizado las cuentas.
2) Ordena y transcribe los montos de los Estados Financieros a los formatos, instructivos o modelos establecidos para los Estados Financieros
Manual de procedimientos para ventas de contado y crédito
Código: MNP-DV-01 FECHA: 01/10/2018
Procedimientos y normas de ventas
Responsable: Vendedor Objetivos
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se cumplan las políticas administrativas y financieras de la empresa
Alcance
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta del producto que ofrece ECOPASTA, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.
Normas de las ventas al crédito • El plazo del crédito será de 30 días de plazo sin intereses.
•Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son: copia de la cédula, o en su defecto número NIT y razón social, breve informe sobre la situación económica actual de la empresa, solicitud y 2 referencias comerciales y personales, un listado de los artículos que desee comprar a crédito.
•El pago del crédito se realizará en dos abonos. El 50 % al momento de la transacción de venta a crédito y el restante 50 % antes de finalizado los 30 días calendario, contados a partir del día en que concedió el crédito.
•El monto del crédito no debe sobrepasar los Q.5, 000.00, para montos superiores es necesaria la autorización del gerente propietario.
•Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá solicitar otro crédito hasta que haya cancelado el anterior.
•Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo del último abono del crédito.
•Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas.
•Los agentes de ventas deben proporcionar la información correspondiente a los clientes para optar a un crédito.
•El cliente puede delegar el pago de los abonos al crédito, a terceros. Para hacer efectivos los pagos el representante deberá traer su DPI y el último recibo de abono.
Normas de ventas al contado
•No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las instalaciones de la empresa.
•Es deber del cliente revisar su mercadería al momento de la entrega para comprobar el buen estado de esta.
•La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la empresa y bajo la supervisión del jefe de ventas.
•Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.
Procedimiento para ventas
1) Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de ventas.
2) El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto (PASTA DENTAL ECOLOGICA) y sobre las diferentes formas de compra, al crédito o contado. 3) El cliente especifica el pedido que realizará.
4) El cliente decide si comprara a crédito o contado.
5) Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la requisición de mercancía de acuerdo con la orden de pedido realizado por el cliente.
6) El agente pide la autorización del jefe del departamento de ventas proseguir con la venta del producto.
7) Una vez obtenida la autorización, la requisición de mercancía pasa al encargado de bodega.
9) El agente de venta elabora la factura de contado.
10) Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de la mercancía.
11) El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en contabilidad y una copia en el departamento de venta.
12) El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente.
13) El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local. 14) Si el cliente decide comprar a crédito, el agente de venta comprueba que el
cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de venta.
15) El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa., para que esta información forme parte del archivo del cliente.
16) El cliente define la cantidad del producto y la forma de pago.
17) El jefe del departamento de venta envía el archivo del cliente junto con la orden de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crédito.
18) Si el gerente propietario aprueba el crédito, envía la orden de pedido al jefe del departamento de ventas para que este apruebe el crédito.
19) El agente de ventas realiza la factura de crédito acorde a la orden de pedido. 20) Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del
valor de venta de la mercancía.
21) El cliente recibe la copia de la factura de crédito, quedando una copia en contabilidad y el original en el departamento de venta.
22) El agente de venta hace entrega del producto al cliente.
23) El cliente debe revisar el producto antes de salir de las instalaciones del local. 24) El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el crédito
después del tiempo pactado, según las políticas de venta a crédito de la empresa.