Manual de Procesos y Procedimientos

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(1)2016 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales. Pasantía. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Realizado Por: Ordoñez Arias Yuli Alejandra Suarez Huertas Ruby Velásquez Galeano Tatiana. Bogotá D.C 25 de Octubre 2016.

(2) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía. Contenido RESUMEN ................................................................................................................................................. 5 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 5 ALCANCE .................................................................................................................................................. 6 OBJETIVOS ............................................................................................................................................... 6 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................................. 6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................................... 6 JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................................... 7 MARCO METODOLÓGICO ..................................................................................................................... 7 Fase 1. Revisión documentos existentes. ................................................................................................ 7 Fase 2. Integración de información ......................................................................................................... 7 Fase 3. Revisión documentos modificados y ajustados ......................................................................... 8 Fase 4. Implementación .......................................................................................................................... 8 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................................................................... 8 MARCO JURIDICO ................................................................................................................................. 10 CRONOGRAMA ...................................................................................................................................... 12 CONCLUSIONES DE LA PASANTÍA ................................................................................................... 13 EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS................................................................ 14 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LEVANTADOS ........................................................................... 14 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LOS EGRESADOS DE LA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS INSTITUCIONALES. .......................................................................... 14 1.1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 14 1.2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 14 1.3 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 15 1.4 BASE LEGAL ................................................................................................................................ 15 1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 15 1.6 POLITICAS DE OPERACIÓN ...................................................................................................... 15. 1.

(3) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.7 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS. ................................................................................................ 16 1.8 DIRIGIDO A .................................................................................................................................. 16 1.9 DIAGRAMA DE PROCESO ......................................................................................................... 17 1.10 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO..................................................................... 18 PROCEDIMIENTO DE PROYECCIÓN DE RECURSOS ..................................................................... 18 1.1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 18 1.2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 18 1.3 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 18 1.4 BASE LEGAL ................................................................................................................................ 19 1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 19 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ...................................................................................................... 19 1.7 DIAGRAMA DE PROCESO ......................................................................................................... 21 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO....................................................................... 22 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE DOCENTES. .................................. 22 1.1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 22 1.2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 22 1.3 RESPONSABILIDADES. .............................................................................................................. 22 1.4 BASE LEGAL ................................................................................................................................ 22 1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 23 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ...................................................................................................... 25 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS ....................................................................................................... 28 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO......................................................................... 1 PROCEDIMIENTO CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES. ........................................................... 1 1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 1 1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 1 1.3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................. 1 1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 2 1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 2 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................................................ 2 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS ......................................................................................................... 0. 2.

(4) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO......................................................................... 0 PROCEDIMIENTO ASESORÍA TRABAJOS DE GRADO..................................................................... 1 1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 1 1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 1 1.3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................. 1 1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 2 1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 2 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................................................ 3 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS ......................................................................................................... 0 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO......................................................................... 0 PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES DE ASPIRANTES. ................................................................... 0 1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 0 1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 0 1.3 RESPONSABILIDADES. ................................................................................................................ 0 1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 1 1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 1 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................................................ 1 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS ......................................................................................................... 0 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO......................................................................... 1 PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE DOCENTES COMO DIRECTORES DE TRABAJO DE GRADO. ..................................................................................................................................................... 1 1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 1 1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 1 1.3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................. 1 1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 2 1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 3 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................................................ 3 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS ......................................................................................................... 5 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO......................................................................... 0 PROCESO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN. ........................................................................................ 0. 3.

(5) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 0 1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 0 1.3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................. 0 1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 0 1.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................................................ 0 1.6 DIAGRAMA DE PROCESOS ......................................................................................................... 0 1.7 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO......................................................................... 1 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................ 1 ANEXOS .................................................................................................................................................... 1. 4.

(6) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía. RESUMEN La pasantía realizada en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, se cumplió con carácter de practica en la labor profesional, en la cual se realizaron actividades de análisis, revisión y modificación a los procesos y procedimientos que se venían documentando desde años anteriores por docentes y pasantes, esto con el objetivo de mejorar los procesos que se vienen ejecutando en la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. La elaboración de este documento teórico-práctico en el cual se evidencia todo el proceso realizado, esta afín con el proyecto curricular y de esta forma se busca dar cumplimiento a la acreditación de alta calidad y renovación del registro calificado con base a la normatividad vigente y los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional. INTRODUCCIÓN Los procesos y los procedimientos de gestión, atienden uno de los elementos principales del sistema de control interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios, estudiantes y docentes, permitiéndoles una mayor comprensión de los procesos y procedimientos que se desarrollan en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, por lo tanto este documento tiene por objeto mostrar un análisis, revisión y modificación en donde se consigna cada una de las actividades y procedimientos que se desarrollan en la especialización. La estructuración del manual de procesos y procedimientos se realizó con documentos elaborados por estudiantes de semestres anteriores y docentes de este programa curricular, quienes orientaron cada uno de los procesos y procedimientos. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha realizado este documento con resultados de las diferentes adaptaciones y revisiones de anteriores versiones, esto con el fin de realizar un documento verídico y coherente que cumpla con los requisitos para formar parte del proceso de acreditación de alta calidad de la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales.. 5.

(7) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía ALCANCE El alcance de la siguiente pasantía será el de realizar un análisis, revisión y modificación de los procesos y procedimientos que se venían documentando desde años anteriores, esto con el fin de adaptar las modificaciones y ajustes realizados a los procesos y procedimientos que se vienen desarrollando en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales; este alcance vendrá hasta la entrega, aprobación e implementación del presente documento. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Realizar un análisis, revisión y modificación a los procesos y procedimientos que se venían documentando desde años anteriores por docentes y pasantes, esto con el objetivo de mejorar e implementar los procesos que se vienen ejecutando en la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Realizar un análisis, revisión y modificación de cada uno de los de los procesos y procedimientos, que se llevan a cabo en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales en cuanto a la estructura de la información y formatos presentes para luego reorganizarlos y presentarlos de manera homogénea. 2. Estandarizar el manual de procesos y procedimientos de acuerdo a las políticas y lineamientos del proyecto curricular, esto con el fin de unificar la información que contiene cada procedimiento. 3. Realizar la entrega del documento con las modificaciones y adaptaciones realizadas a los procesos que se llevan a cabo en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales y al manual de procesos y procedimientos, esto con el fin de poder dar cumplimiento a los procesos de evaluación para la acreditación de alta calidad y renovación del registro calificado con base a la normatividad vigente y los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional.. 6.

(8) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía JUSTIFICACIÓN Los manuales de procesos y procedimientos forman parte de uno de los elementos principales del sistema de control interno de los procesos que se ejecutan en la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios, estudiantes y docentes, permitiéndoles una mayor comprensión de los procesos que se desarrollan en la especialización, esto con el fin de darle seguimiento y una gestión adecuada a cada uno de los procesos que se desarrollan en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, para dar una respuesta a la misión, visión y quehacer de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Esto se realiza para dar cuenta a la misión y visión de la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales la cual busca formar docentes y directivos con visión crítica y creativa. MARCO METODOLÓGICO El método de investigación cualitativa con enfoque inductivo permite analizar la información obtenida en el documento curricular de la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales, para después inferir desde una visión amplia los aspectos que se consideran indispensables para dar por culminado dicho trabajo. A partir de este método cualitativo, se abordará el documento del proyecto, con la intención de definir la forma en que se presentarán y adecuarán dichas pautas planteadas en los objetivos, para luego proceder a una observación global en cuanto a la coherencia y cohesión de cada uno de los manuales a presentar. Para cumplir con dichas metas se tendrán presentes las siguientes 4 fases: Fase 1. Revisión documentos existentes.. En esta primera etapa se realizó una revisión de los documentos existentes, evaluando el manual de procesos y procedimientos, para lo cual se tuvo en cuenta los conocimientos previos, fuentes teóricas y la guía de los docentes a cargo del proyecto curricular. Con el fin de definir en cuanto análisis bibliográfico que modificaciones realizar, teniendo en cuenta las políticas y lineamientos de dicho documento correspondiente al marco jurídico del manual. Fase 2. Integración de información. En esta fase se realizó una integración de información en los formatos presentes en el manual de procesos y procedimientos, con el fin de evidenciar la coherencia y actualización de los datos, para que esta sea concreta y verídica para los consultantes de los procesos y esto haga más sencilla la. 7.

(9) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía comprensión de los procesos y procedimientos existentes, esto con el fin de cumplir con los juicios de calidad que el programa exige. Fase 3. Revisión documentos modificados y ajustados. Después de la respectiva revisión a cada uno de los documentos modificados y ajustados se procede a realizar una revisión de la coherencia y cohesión de la información consignada en los manuales, para finalmente elaborar la resolución del documento donde se sustente la reglamentación del manual de procesos y procedimientos. Fase 4. Implementación. Por último, para implementar el manual de procesos y procedimientos se presenta el documento final al docente tutor de la pasantía, para luego de ser aceptado y se inicie a su utilización en el plan curricular de la Especialización. MARCO CONCEPTUAL Para la revisión y posterior informe sobre los ajustes pertinentes al documento maestro del proceso de acreditación en la Especialización de Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, se hace necesaria la implementación de algunos conceptos que ayudarán en el mejoramiento del documento maestro de acuerdo a las necesidades que esté presente. Por tal razón, para la comprensión de lo que significa un manual de procesos y procedimientos es apropiado desglosar los siguientes conceptos: Proceso Un proceso es una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. Cada proceso está conformado por un conjunto de procedimientos; estos precisan la forma de hacer algo, incluyen el qué, el cómo y a quien corresponde el desarrollo de la tarea. Procedimiento Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos.. 8.

(10) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía. Manual El manual de procedimientos es un elemento del sistema de control interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una organización. Otras definiciones aplicadas a los procedimientos Política Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado. Norma Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política. Reglamento Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una actividad. Formato o Documento Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos. Por consiguiente, el conjunto de los diferentes conceptos permite decir que un Manual de Procesos y Procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad organizacional, o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Como parte integrante de un sistema de gestión de procesos, el manual de procesos y procedimientos no es un fin en sí mismo, sino un instrumento facilitador del mejoramiento continuo de las formas de trabajo institucionales que buscan el incremento de la eficacia, eficiencia y transparencia.. 9.

(11) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía. MARCO JURIDICO Las siguientes leyes son principales instrucciones legales que sustentan la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, enfocados en la educación, por tanto, serán de soporte para el documento. A continuación, se citan las leyes en las cuales se sustenta. Decreto 1860 de 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 115 de 1994 en los aspectos pedagógicos y organizativos generales. El Presidente de la República de Colombia, en uso de las facultades que le otorga el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y la ley, DECRETA: Artículo 1º.- Ámbito y naturaleza. Las normas reglamentarias contenidas en el presente Decreto se aplican al servicio público de educación normal que presten los establecimientos educativos del Estado, los privados, los de carácter comunitario, solidario, cooperativo sin ánimo de lucro. Su interpretación debe favorecer la calidad, continuidad y universalidad del servicio público de la educación, así como el mejor desarrollo del proceso de formación de los educandos. Ley 30 de diciembre 28 de 1992 Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior. El Congreso de Colombia, DECRETA: TITULO PRIMERO Fundamentos de la Educación Superior CAPITULO I Principios Artículo 1° La Educación Superior es un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades del ser humano de una manera integral, se realiza con posterioridad a la educación media o secundaria y tiene por objeto el pleno desarrollo de los alumnos y su formación académica o profesional. Artículo 2° La Educación Superior es un servicio público cultural, inherente a la finalidad social del Estado. Artículo 3° El Estado, de conformidad con la Constitución Política de Colombia y con la presente Ley, garantiza la autonomía universitaria y vela por la calidad del servicio educativo a través del ejercicio de la suprema inspección y vigilancia de la Educación Superior.. 10.

(12) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Ministerio de Educación nacional Decreto 2566 De 2003 (octubre 9) Por el cual se establecen las condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y d esarrollo de programas académicos de educación superior y se dictan otras disposiciones. DECRETA: Capítulo I. Condiciones mínimas de calidad Artículo 1º. Condiciones mínimas de calidad. Para obtener el registro calificado, las instituciones de educación superior deberán demostrar el cumplimiento de condiciones mínimas de calidad y de las características específicas de calidad. Las condiciones mínimas de calidad son las siguientes: 1. Denominación académica del programa. 2. Justificación del programa. 3. Aspectos curriculares. 4. Organización de las actividades de formación por créditos académicos. 5. Formación investigativa. 6. Proyección social. 7. Selección y evaluación de estudiantes. 8. Personal académico. 9. Medios educativos. 10. Infraestructura. 11. Estructura académico administrativa. 12. Autoevaluación. 13. Políticas y estrategias de seguimiento a egresados. 14. Bienestar Universitario. 15. Recursos financieros. Las características específicas de calidad para cada programa serán fijadas por el Ministerio de Educación Nacional con el apoyo de las instituciones de educación superior, las asociaciones de facultades o profesionales o de pares académicos, siguiendo los parámetros establecidos por el Gobierno Nacional en el presente decreto.. 11.

(13) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía CRONOGRAMA. ACTIVIDAD. FECHA INICIA. Fase 1 Revisión documentos existentes.. MARZO 1. Fase 2 Integración de información. Fase 3 Revisión documentos modificados y ajustados. Fase 4 Implementación. ABRIL 15. MAYO 5. MAYO 15. FECHA DE TERMINACIÓN. RESPONSABLE. INDICADOR DE RESULTADO. ABRIL 15. Todas las integrantes. Evaluar: observar y analizar cada uno de los de los procesos y procedimientos, en cuanto a estructura de los aspectos presentes.. Todas las integrantes. ABRIL 30. Todas las integrantes. MAYO 15. Todas las integrantes. MAYO 30. 12. Ajustes: adecuar formatos según las actividades, complementar la fuente bibliográfica y realizar las modificaciones y organización pertinente de la información dentro de la estructuración de cada uno del documento del manual de procesos y procedimientos. Adaptación: a través del modelador de Procesos Bizagi diagramar, documentar la información del manual de procesos y procedimientos de manera gráfica y ordenada. Implementación: Presentar documento final al docente tutor de la pasantía, para luego de ser aceptado, finalmente sea entregado para uso en el plan curricular de la especialización..

(14) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía RESULTADOS OBTENIDOS.. Durante de la ejecución de cada una de las fases descritas anteriormente en el cronograma se obtuvieron los siguientes resultados: Fase 1 Revisión documentos existentes: Durante la evaluación se logró identificar que no todos los. procesos tenían la misma estructura de los aspectos, por lo tanto, se tuvo que investigar detalladamente cada proceso y procedimiento, se revisó toda la teoría relacionada sobre el tema, explorando la página de la universidad y apoyo del Docente a cago Eduard Pinilla. Lo cual permitió precisar aspectos generales en los procedimientos para luego iniciar con la actualización, las políticas y lineamientos correspondientes al marco jurídico del manual. Fase 2 Integración de información: En esta etapa de ajustes se inició por establecer una organización. que fuera general para cada procedimiento, asimismo reflejará una única estructura y una integración de información para que fuera coherente, concreta y verídica por lo que se actualizo datos para facilitar su utilización, por lo que se logró finalizar esta fase, adecuando los formatos según las actividades, complementando la fuente bibliográfica y realizando las modificaciones y organizando la información dentro de la estructura de cada uno de los documentos del manual de procesos y procedimientos. Fase 3 Revisión documentos modificados y ajustados: Como todos los procesos y procedimientos ya. cumplían con los criterios antes mencionados se adecuo e implementó a través del modelador de procesos Bizagi diagramar, en el cual se documentó toda la información del manual de procesos y procedimientos de manera gráfica y ordenada. Fase 4 Implementación: Se espera tener ya por completo el manual el cual se presentará como documento final al docente tutor de la pasantía, quien hace su respectiva revisión, luego se realizarán las respectivas correcciones y se presenta de nuevo; cuando este sea aceptado se entregará para uso en el plan curricular de la especialización. Se finaliza con la resolución del documento donde se sustente la reglamentación de los manuales de procesos y procedimientos. CONCLUSIONES DE LA PASANTÍA Realizar esta modalidad de trabajo de grado como estudiantes en la dependencia de Especialización en Gerencia de Proyectos Institucionales, nos permitió adquirir más conocimiento y practica en el quehacer como Gerentes de Proyectos Educativos Institucionales, ya que el plan de estudios del proyecto curricular hace que sea significativa la experiencia, es decir que los saberes adquiridos, se manifiestan en la práctica, permitiendo el desarrollo en la realidad laboral.. 13.

(15) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Durante la práctica realizada se analizó cada uno de los procesos y procedimientos con el fin de evaluar la estructura de la información y formatos presentes, para luego ajustarlos de acuerdo a las políticas y lineamientos del proyecto curricular actual, por lo tanto, se unifico la información de cada uno para adaptarlo al manual de procesos y procedimientos de forma organizada. Por último, se hace entrega de los manuales completos al proyecto curricular, dando cumplimiento a los procesos de autoevaluación para la acreditación de alta calidad y renovación del registro calificado con base a la normatividad vigente y los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LEVANTADOS Procedimiento de seguimiento a los egresados de la especialización en gerencia de proyectos institucionales. Procedimiento de proyección de recursos. Procedimiento de contratación de docentes. Procedimiento convenios interinstitucionales. Procedimiento asesoría trabajos de grado. Procedimiento de admisiones de aspirantes. Procedimiento de asignación de docentes como directores de trabajo de grado. Proceso encuesta de satisfacción.. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LOS EGRESADOS DE LA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS INSTITUCIONALES. 1.1 OBJETIVO. Organizar y recolectar información de los egresados en el proceso de satisfacción de los egresados de la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales para aportar a la actuación del proyecto curricular. 1.2 ALCANCE. Este procedimiento se aplicará a todos los egresados de la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales.. 14.

(16) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.3 RESPONSABILIDADES. Consejo curricular. Diseñar políticas para mejorar el plan curricular de la especialización con la información de los egresados. Establecer los perfiles de los egresados. Coordinar, evaluar y realizar los cambios necesarios para el éxito de la gestión del proyecto curricular Especialización gerencia de proyectos institucionales. 1.4 BASE LEGAL. Acuerdo Nº 003 5/2015. “Por e cual se expide el Estatuto General de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.” Artículos 32 Bienestar y desarrollo humano y relaciones interinstitucionales y de extensión. 1.5 DEFINICIONES. Egresado: la persona que ha cursado y aprobado satisfactoriamente todas las materias del pensum académico reglamentado para una carrera o disciplina. Graduado: Egresado que, previo cumplimiento de requisitos académicos exigidos por las instituciones (exámenes, preparatorios, monografías, tesis de grado, etc.), ha recibido su grado.. 1.6 POLITICAS DE OPERACIÓN. Una vez el egresado del proyecto curricular halla entregando el trabajo de grado deberá actualizará y diligenciará la Base de datos de egresados del proyecto curricular El docente encargado por el coordinador de proyecto curricular suministrara la encuesta vía web de satisfacción de la especialización. El coordinador del proyecto curricular cuantificar, analizar, la calidad y pertinencia de la información registrada. El resultado de análisis será presentado al consejo curricular para revelar los indicadores que permitan establecer estrategias tendientes mejorar proyecto curricular.. 15.

(17) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.7 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS.. Objetivos Obtener información actualizada de los egresados y graduados de la especialización en gerencia en proyectos institucionales para tener la vinculación y comunicación permanente entre los Egresados y la Institución. Establecer cuáles son las demandas de actualización y formación permanente de los egresados, así como su ubicación laboral y desarrollo profesional. Gestionar e impulsar los proyectos de los profesionales graduados por la universidad, en la perspectiva de aportar a la construcción de una comunidad académica y profesional. 1.8 DIRIGIDO A. A todos los graduados de Especialización en gerencia de proyectos institucionales y al Coordinador del proyecto curricular de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Distrital.. 16.

(18) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.9 DIAGRAMA DE PROCESO. Ilustración 1. Diagrama de proceso seguimiento a los egresados de la especialización en gerencia de proyectos institucionales.. 17.

(19) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.10 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO. Facultad de Ciencias y Educación. Reglamento de posgrado, acuerdo 004. [En línea] 15 de abril de 1997. [Citado el: 17 de 04 de 2014.] Procesos de Autoevaluación Permanente, Apreciaciones de los Empleadores sobre los Egresados de la Facultad de Ciencias y Educación. Diciembre del 2012 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. PROCEDIMIENTO DE PROYECCIÓN DE RECURSOS 1.1 OBJETIVO. Establecer los indicadores necesarios con el fin de determinar las áreas requeridas para el correcto desarrollo y ejecución del programa académico. 1.2 ALCANCE. Evaluar el número de metros cuadrados para el desarrollo y ejecución del proyecto de acuerdo a número de estudiantes inscritos por periodo. 1.3 RESPONSABILIDADES Asistente administrativo Ingresar y actualizar los datos de acuerdo al número de estudiantes inscritos. Consejo Curricular Realizar el análisis de necesidades de recursos necesarios para el funcionamiento y ejecución del proyecto curricular teniendo en cuenta la disponibilidad otorgada por la institución. Enviar análisis de necesidades y requisitos a Concejo de facultad. Consejo de facultad Analizar propuesta de requerimientos Especialización GPEI. Realizar filtro y enviar a concejo superior. Enviar al concejo superior Consejo superior Revisar y analizar la información suministrada por el consejo de facultad y dar pronta respuesta a las solicitudes hechas.. 18.

(20) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.4 BASE LEGAL La facultad de ciencias y educación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, establece dentro del Plan Maestro de Desarrollo Físico 2008-2016: Estrategias de Mejoramiento y Adecuaciones. Plan Maestro de Desarrollo Físico 2008-2016. Resolución 015 de 2009 1.5 DEFINICIONES. Proceso Un proceso es una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. Cada proceso está conformado por un conjunto de procedimientos; estos precisan la forma de hacer algo, incluyen el qué, el cómo y a quien corresponde el desarrollo de la tarea. Procedimiento Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Plan Maestro de Desarrollo Físico, fue aprobado por el Consejo Superior Universitario mediante la Resolución 015 de 2009, por la cual se establecen tres lineamientos estratégicos de planificación para el crecimiento de la infraestructura que son: 1. Consolidación de Sedes Existentes. 2. Nuevos Equipamientos Educativos. 3. Plan General de Ordenamiento de la Planta Física. En los tres (3) Sistemas de Desarrollo de la Planta Física (3SDPF) se consolidan las Sedes existentes con los nuevos equipamientos educativos integrados en el contexto urbano y metropolitano; proyectando funcionalidad, complementariedad y fortalecimiento de los espacios académicos, docentes, administrativos, áreas especializadas, centros de investigación, ciencia y tecnología, servicios múltiples y de bienestar institucional, red de bibliotecas, centros culturales y centros de competitividad entre otros.. 19.

(21) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía. Proyectos a Desarrollar: El Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, define la escala de los equipamientos universitarios en la ciudad de acuerdo a su jerarquía: 1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 3. 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 4.3. Nodo Regional: Sede Principal “ADUANILLA DE PAIBA”. Centralidad Universitaria: Nivel Metropolitano. Sede Central. Facultad de Ingeniería. Sedes Macarena A y B. Facultad de Ciencias y Educación. Sede El Vivero. Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales. ASAB. Facultad de Artes Plásticas, Escénicas, y Musicales. Centralidad Sur: Nivel Urbano. Sede Tecnológica. Facultad Tecnológica. Sede Usme. (Futuro desarrollo). Centralidad Occidente: Nivel Urbano. Sede El Porvenir. Facultad Ciencias de la Salud. Sede Kennedy. (Futuro desarrollo) Sede Fontibón – Engativá. (Futuro desarrollo) Centralidad Norte: Nivel Urbano. Sede Suba. (Futuro desarrollo) Sede Usaquén (futuro desarrollo).. 20.

(22) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESO Ilustración 2. Diagrama de proceso procedimiento proyección de recursos.. 21.

(23) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE DOCENTES. 1.1 OBJETIVO. Establecer un proceso de contratación de docentes, mediante un listado de verificación, que permita evidenciar y visualizar el cumplimiento de la normatividad y tiempos establecidos por la universidad. 1.2 ALCANCE. Este proceso inicia desde la verificación del listado, la ejecución del proceso hasta el nombramiento del docente. 1.3 RESPONSABILIDADES.. Consejo curricular. Actualizar el proceso de contratación de docentes de acuerdo a la normatividad expedida por la universidad. Generar los perfiles requeridos para el proyecto curricular. Diligenciar oportunamente la lista de chequeo de las actividades a realizar. Asistente administrativo y académico Verifica la documentación Se encarga de la publicación de las fechas para el concurso público de méritos o convocatoria. Controla que las actividades se ejecuten de acuerdo al tiempo y los parámetros establecidos. 1.4 BASE LEGAL. Acuerdo CSU 03/2015. Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Acuerdo 011/2002. Por el cual se expide el reglamento del docente de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Resolución 000001 de 15 febrero del 2012 Vicerrectoría Académica Resolución 009/2016. Por la cual se aprueba el Plan de Contratación de la Universidad Distrital Vigencia 2016.. 22.

(24) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Resolución 479/2013. Por medio de la cual se fija el procedimiento de selección de contratistas en la aplicación del Acuerdo 07 de 2010 expedido con el Consejo Superior Universitario. 1.5 DEFINICIONES. Tomadas del ESTATUTO DEL DOCENTE ACUERDO N°011(Noviembre 15 de 2002) “Por el cual se expide el Estatuto del Docente de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”, El Consejo Superior de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y en especial las que les confiere el artículo 75 de la Ley 30 de 1.992 y el Decreto 1279 del 2002. Artículo 4 - Docente: Es docente de la Universidad Distrital "Francisco José de Caldas": es la persona natural que con tal carácter haya sido vinculada a la institución previo concurso público de méritos y que desempeña funciones de enseñanza, comunicación, investigación, innovación o extensión; en campos relacionados con la ciencia, la pedagogía, el arte y la tecnología y otras formas del saber y, en general, de la cultura. Artículo 5 - Condiciones: Para ser Docente de la Universidad Distrital "Francisco José de Caldas” es necesario acreditar título profesional universitario o haber hecho aportes significativos al conocimiento al campo de la técnica el arte o las humanidades y avalar con su obra la competencia en el campo del saber antes señalados. Artículo 6 – Clasificación: Los Docente de la Universidad Distrital "Francisco José de Caldas”, según el tipo de vinculación, se clasifican de la siguiente manera: 1. Docente de Carrera 2. Docente de vincula Especial Artículo 7 - Docente de carrera: Es Docente de carreta la persona natural inscrita en el escalafón docente de la Universidad o que se encuentre en periodo de prueba, de acuerdo con los requisitos establecidos en el presente estatuto. Su vinculación será por concurso público de méritos y mediante nombramiento. Artículo 8- Docente régimen especial: Los docentes de carrera, están amparados por el régimen especial previsto en la ley y aunque son empleados públicos, no son de libre nombramiento y remoción, salvo durante el periodo de prueba que establezca el presente estatuto, para cada una de las categorías previstas en él.. 23.

(25) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Artículo 9- Dedicación: Según su dedicación los Docentes de carrera de la universidad son : a) De tiempo completo b) De medio tiempo c) De dedicación exclusiva Artículo 10- Docente de Tiempo completo: El Docente de tiempo completo está obligado a de dedicar a la Universidad cuarenta (40) horas semanales en las funciones propias de su cargo. Cualquier extensión adicional a su jornada semanal de trabajo se hará en términos de la Ley. Artículo 11- Docente de medio tiempo: El Docente de medio tiempo dedica a la Universidad veinte (20) horas semanales en las funciones propias de su cargo. Cualquier extensión adicional a su jornada semanal de trabajo se hará en términos de la Ley. Artículo 11- Docente de dedicación exclusiva: Son Docente de dedicación exclusiva aquellos que además de sus actividades Docentes, desarrollan programas de investigación, de extensión, de servicio, de asesoría o consultoría, en marcados en el plan de desarrollo de la Universidad, aprobados institucionalmente y que soliciten su calidad de tales. La dedicación exclusiva se estudia a solicitud del Consejo de facultad, tiene carácter temporal y su vigencia se extiende hasta el momento en el que Docente desarrolle las actividades que originan. El Rector podrá otorgar y/o revocar la dedicación exclusiva. Artículo 13 - Docente de Vinculación Especial: Son Docente de vinculación especial aquellos que, sin pertenecer a la carrera Docente, están vinculados temporalmente a la Universidad. Los Docentes de vinculación Especial son : a) Ocasionales: Tiempo completo y medio tiempo b) De hora cátedra c) Visitantes de expertos Artículo 14- Docente de hora cátedra: los docentes de hora cátedra vinculados a la universidad (Francisco José de Caldas) no son empleados públicos del régimen especial, no pertenecen a la carrera docente y su vinculación de conformidad con la ley. Artículo 15- Docentes ocasionales: los docentes ocasionales no son empleados públicos docentes de régimen, ni pertenecen a la carrera docente y su dedicación podrá ser de tiempo completo (40 horas semanales) o medio tiempo (20 horas semanales) hasta por un periodo. 24.

(26) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía inferior a un (1) año, cuando la universidad lo requiera. Sus servicios son reconocidos de conformidad con la ley. Artículo 16- Docentes visitantes: son docentes visitantes aquellos de reconocida idoneidad y que colaboran en la universidad distrital “Francisco José de Caldas” en virtud de convenios con instituciones nacionales o extranjeras de carácter cultural, artístico, filosófico, científico, humanístico, tecnológico o técnico en los campos propios de su especialidad. Artículo 17- Docentes expertos: Son Docentes expertos aquellas personas sin titulo universitario, pero de reconocida idoneidad en un área o campo determinado del saber o de la cultura, vinculados a la universidad para la enseñanza de las artes, la técnica o las humanidades. El consejo académico recomienda la consejo superior universitario, la vinculación de estos docentes. 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN. Resolución N° 001 del 15 FEB 2012 “Por la cual se establece el proceso de selección y vinculación de Docentes de Vinculación Especial” EL VICERRECTOR ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, en uso de sus facultades legales y en especial por la Delegación conferida en el artículo 2 del acuerdo 08 del 2001, del Consejo Superior Universitario y considerando artículo 13 de Acuerdo 011del 25 de noviembre de 2002 y Artículo 008 del 28 de diciembre de 2001. Para la selección y posterior contratación de profesores de vinculación especial con dedicación de Tiempo Completo Ocasional (TCO), Medio Tiempo Ocasional (MTO) y Hora Cátedra (HC) de la Universidad Distrital los Coordinadores de Proyectos Curriculares deberán realizar las siguientes actividades: Procedimiento para la identificación de necesidades en la vinculación de profesores de vinculación especial e ingreso Estudiar por parte de los Coordinadores de Proyectos Curriculares las necesidades docentes para suplir horas de c1ase y demás actividades académicas que no puedan adelantar, por razones de tiempo, los docentes de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Aprobar por parte de cada Consejo de Facultad previa asignación de cupos entre Proyectos curriculares. Procedimiento para la selección de profesores de vinculación especial que hayan tenido vínculo con la universidad con U.D.F.J.C. 25.

(27) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Tener promedio de las dos (2) ultimas evaluaciones obtenidas, se encuentre en el rango mínimo de BIEN. Tener una hoja de vida y la experticia académica compatible con las asignaturas o áreas del currículo en las que se requiera su servicio docente en el proyecto curricular. Cumplir con el código de ética y de buen gobierno y demás reglamentos vigentes de la universidad que le sean aplicables. Manifestar por escrito, su intención de continuar colaborando con el desarrollo de actividades académicas de la universidad y disponer del tiempo requerido para el desempeño de esta actividad. Anexar las certificaciones correspondientes de nuevos logros en su hoja de vida para ser evaluadas y consideradas para efectos de su escalafón docente a las fechas estipuladas por la oficina de docencia.. Procedimiento para la selección de nuevos docentes Presentar por parte del consejo curricular los respectivos perfiles con base el estudio de horas lectivas que se encuentran sin asignar y en la modalidad requerida, (T.C.O), (M.T.O), (H.C). Considerar el perfil de acuerdo a: disponibilidad horaria, formación académica, de pregrado y postgrado, productividad académica y experiencia docente y/o profesional. Elaborar criterios para la evaluación correspondiente a cada uno de los perfiles por parte del consejo del proyecto curricular y aprobación del consejo de facultad. Publicar los perfiles con disponibilidad horaria, y criterios de evaluación mínima durante dos (2) días hábiles en la página web de la universidad y en los demás medios que la facultad y proyecto curricular consideren pertinentes Presentar hojas de vida a la secretaria del consejo curricular, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al último día de publicación. Seleccionar a los docentes con base a las hijas de vida presentadas para cada uno de los perfiles por parte del consejo del proyecto curricular. ( delegar una comisión de docente de planta cuando sea necesaria para el estudio y evaluación de las hojas de vida) Publicar en un término de dos (2) días hábiles después de tomada la decisión por consejo curricular en la página web y en los medios que la facultad considere.. 26.

(28) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Procedimiento de dedicaciones semanales de los docentes ocasionales Profesores de Tiempo Completo Ocasional (TCO): mínimo 20 horas lectivas de clase semanal, adicionalmente asumirá otras actividades académicas hasta completar 40 horas totales. Profesores Medio Tiempo Ocasional (MTO): mínimo 12 horas lectivas de clase, adicionalmente asumirá otras actividades académicas hasta completar 20 horas totales. Profesores de Hora Cátedra (HC): mínimo 8 horas lectivas de clase y hasta 16 horas lectivas de clase semanales, los profesores que tengan una carga inferior a ocho (8) horas tendrán necesidad de un visto bueno del Vicerrector Académico a solicitud del Decano. Profesores Hora Cátedra por Honorarios (HCH): hasta 8 horas lectivas de clase si labora en pregrado o 6 horas lectivas de clase en postgrado.. PROCEDIMIENTO GENERAL DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE DOCENTES SEGÚN LA NECESIDAD Y TIPO DOCENTE: Publicar por parte de los Coordinadores de Proyectos Curriculares de las necesidades derivadas del estudio realizado en el literal anterior. A los profesores aspirantes que han tenido vínculo con la Universidad Distrital se les contratara en el siguiente periodo académico en la modalidad requerida. (según los términos previstos en el artículo 8, parágrafos 1 y 2 del Acuerdo 008 de 2002 del CSU); Los profesores seleccionados entregaran la documentación requerida en la Oficina de Recursos Humanos. La clasificación en el escalafón docente será responsabilidad de la Oficina de Docencia y se hará según los Acuerdos establecidos para tal efecto por parte del Consejo Superior Universitario. EI estatus de profesor ocasional se dará por periodos académicos de acuerdo con lo establecido por el Consejo Superior. Cada Consejo de Facultad, de acuerdo con las posibilidades presupuestales y las necesidades académicas, distribuirá entre los Proyectos Curriculares de pregrado máximo 40 profesores ocasionales de tiempo completo (TCO), según lo establecido en el Artículo 1 del Acuerdo 008 de 2001, expedido par el Consejo Superior. 27.

(29) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS. Ilustración 3. Diagrama proceso procedimiento contratación de docentes.. 28.

(30) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía. 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO. Acuerdo 012 del 15 de noviembre de 2002, “Por el cual se expide el estatuto del docente de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas” http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/csu/acu_2002-011.pdf PROCEDIMIENTO CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES. 1.1 OBJETIVO Establecer el procedimiento necesario para la ejecución de convenios institucionales, teniendo en cuenta las necesidades del proyecto curricular de la universidad. Establecer los indicadores necesarios para determinar la pertinencia, calidad y duración de los convenios interinstitucionales, bien sean con entidades o empresas nacionales o internacionales, comunidades científicas, tecnológicas y/o culturales, de acuerdo con las necesidades del proyecto curricular, a través de un instrumento de medición como la base de datos. 1.2 ALCANCE Este procedimiento tiene como finalidad reconocer y establecer el paso a paso del seguimiento que se lleva a cabo para la celebración de convenios. Este procedimiento permitirá alimentar la base de datos con el fin de reconocer y establecer las necesidades que la EGPEI tendrá en cuenta para la celebración de convenios, desde el seguimiento que se le hagan a los mismos. 1.3 RESPONSABILIDADES Coordinación Proyecto Curricular Gestionar, definir y articular los convenios en función de los objetivos de desarrollo institucional. Formular la propuesta y las características de convenio para su aprobación. Consejo Curricular Aprobar los convenios. Realizar seguimiento y análisis de los resultados.. 1.

(31) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Establecer estrategias de mejora con respecto al factor. Grupo pasante Verifica la documentación. Alimenta la base datos. Propone planes de mejoramiento. Supervisa la correcta difusión y diligenciamiento del instrumento. 1.4 BASE LEGAL Resolución 269 de 2011 Rectoría universidad distrital Acuerdo 003 de 1997 estatuto general de la universidad capitulo IV articulo 32 1.5 DEFINICIONES Los convenios de la Universidad Distrital francisco José de caldas estos buscan direccionar y gestionar la internacionalización a través de acciones de direccionamiento estratégico para la inmersión y participación de la institución en la sociedad del conocimiento en el ámbito local, nacional e internacional. (CERI UDFJDC). 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Se aplicará a aquellos integrantes de la comunidad académica que en el momento puedan dejar temporalmente sus responsabilidades, para contestarla. Una vez que la base de datos haya sido alimentada, el grupo pasante responsable procederá a cuantificar y a analizar la pertinencia, calidad y duración de los convenios interinstitucionales. Dichos análisis serán presentados al consejo curricular para revelar los indicadores que permitan establecer estrategias tendientes a la mejora y calidad de la celebración de convenios futur. 2.

(32) UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales. Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS. Ilustración 4.Diagrama de procedimiento proceso de convenios interinstitucionales.

(33) UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales. Pasantía 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO http://ceri.udistrital.edu.co/equipo-ceri ACUERDO 022 CSU Creación oficina de relaciones interinstitucionales - 23 de noviembre de 1994. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/docsNormCERI03Sept2012/1.%20ACUERDO% 20CSU%20CREACION%20OF.%20REL.%20INTERINSTITUCIONALES%20022%20-%201994.pdf PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2007/2016 - política 2, estrategia 2, programa 3 pág. 51 y 62. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/docsNormCERI03Sept2012/4.%20PLAN%20UD %2020072016%20POL%C3%8DTICA%202,%20ESTRATEGIA%202,%20PROGRAMA%203%20PAG.%2051 %20Y%2062.pdf Acuerdo 006 CSURedefinición rubro CERI con apoyo a estudiantes. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadceri/docsnormceri03sept2012/7.%20%20acuerdo%20cs u%20006%20%202010%20redefinici%c3%93n%20rubro%20ceri%20con%20apoyo%20a%20estudiantes.pdf Resolución 269 rectoría, Creación de comité de relaciones interinstitucionales, 13 de mayo de 2011. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/users/CRI/8._RES._RECTORA_N_269_CREACIN_COMIT_DE_R EL._INTERINSTITUCIONALES.pdf Resolución 012 consejo académico Universidad Distrital movilidad estudiantil - 10 de febrero de 2012. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/9.%20RESOLUCI%C3%93N%20C.%20ACAD %C3%89MICO%20UD%20MOVILIDAD%20ESTUDIANTIL.%2010-02-2012.pdf Resolución 045 consejo académico Universidad Distrital apoyo movilidad docente - 31 Julio de 2012. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/docsNormCERI03Sept2012/10.%20RESOLUCI %C3%93N%20C.%20ACAD%C3%89MICO%20APOYO%20MOVILIDAD%20DOCENTE%20045%2 0-%202012.pdf.

(34) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Resolución 008 - modificación comité relaciones interinstitucionales http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/users/CRI/resolucion008-17Enero2014.pdf. -. 17. enero. 2014.. Acuerdo 003 Consejo superior universitario CSU ampliación porcentaje movilidad académica estudiantil - 5 agosto 2014.. PROCEDIMIENTO ASESORÍA TRABAJOS DE GRADO. 1.1 OBJETIVO. Realizar un proceso donde se determine el funcionamiento general del servicio que se presta; en cuanto a asesorías, tutorías y orientaciones personalizadas para la ejecución de los trabajos de grado y en las líneas de investigación, lo cual permita ofrecer información puntual a los estudiantes de la Especialización en Gerencia de proyectos educativos institucionales. 1.2 ALCANCE. Este proceso aplica desde la asesoría del trabajo de grado y la selección de la línea de investigación hasta la revisión, sustentación y correcciones del mismo. 1.3 RESPONSABILIDADES. Consejo curricular. Aprobar el formulario base para agregarlo en la página web. Realizar seguimiento de las apreciaciones de los estudiantes, en pro de la mejora. Conforme a los indicadores obtenidos en los procesos de autoevaluación y de seguimiento dentro de los proyectos curriculares, deberá establecer estrategias tendientes al mejoramiento de la calidad. Coordinador del proyecto curricular Garantizar la publicación y asignación de espacio de asesoría para el estudiante que requiera la asesoría Realizar el seguimiento de las asesorías agendadas a cada docente y efectuadas conforme al día, hora y lugar designado. Asistente administrativa y académica Brindar la asesoría al estudiante que requiera la asesoría. 1.

(35) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Informar al estudiante el día, hora y lugar en el cual docente designado realizara la asesoría, tutoría y orientación personalizada. Solicitar las actas de avance o seguimiento Elaborar informes para consejo de curricular frente al número de solicitudes solicitadas y efectuadas. 1.4 BASE LEGAL. Acuerdo CA 12/2006, Por el cual se implementa el Sistema de Créditos Académicos. Acuerdo CA 1997, Estatuto General de la Universidad. Acuerdo CSU 027/1993. Estatuto Estudiantil. Articulo 70 Acuerdo CSU 027/1993, Estatuto Estudiantil. Artículo 72, Requisitos de Grado. Resolución 4413/2010, Registro Calificado del proyecto curricular Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales. Ley 30/1992, Por la cual se organiza el servicio público de la educación superior. 1.5 DEFINICIONES. Trabajos de grado: es un proceso formativo que hace parte del plan de estudios desarrollado por el estudiante y le conduce a la obtención de un resultado final que hade presentar, para optar a un título universitario, en cumplimiento del requisito establecido en el artículo 70 del acuerdo 027 de 1993 del Consejo Superior Universitario. Docente director: el docente director debe avalar la propuesta en la modalidad definida por el estudiante, efectuar el seguimiento al trabajo de grado, de acuerdo con la modalidad correspondiente reportar las modalidades finales a la coordinación del proyecto curricular respectivo. Título Universitario: Es la Denominación que otorga la Universidad al Estudiante que haya Terminado su Plan de Estudios y Presentado el Trabajo de Grado correspondiente.. 2.

(36) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN. Los espacios académicos de trabajo de grado forman un elemento necesario del plan de estudios, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 009 de 2006. El estudiante tiene que presentar la propuesta aceptada por el docente director junto con los siguientes documentos en orden: Solicitud de la inscripción de los espacios académicos correspondientes y propuesta de trabajo de grado aprobada por un docente de la Universidad. El docente director se encargará de realizar el seguimiento correspondiente al desarrollo de la modalidad de trabajo de grado El docente director realiza observaciones al trabajo de grado que recibió. El Trabajo de Grado debe presentarse nuevamente con la corrección de las observaciones señaladas.. 3.

(37) UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales. Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS. Ilustración 5. Diagrama de procesos procedimiento asesoría trabajo de grado.

(38) UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales. Pasantía 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES DE ASPIRANTES. 1.1 OBJETIVO. Organizar y controlar el proceso de admisión de los/las aspirantes a ingresar a la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. 1.2 ALCANCE. Este procedimiento aplica a la admisión de los/las aspirantes a ingresar a la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. 1.3 RESPONSABILIDADES.. Consejo curricular. Diseñar políticas para la admisión de los estudiantes. Asistente administrativa y académica Verifica la documentación Se encarga de la publicación de los resultados de los/las aspirantes seleccionadas. Supervisa la correcta calendarización de las actividades y las ejecuta en tiempo y forma. Recolección y seguimiento de indicadores de admisiones en la base de datos. Aspirantes a Ingresar Los/las aspirantes revisan la convocatoria para ubicar fechas y costos de trámites. Los/las aspirantes solicitan su formulario web y entregan la de documentación. Los/las aspirantes presentan la entrevista. Los/las aspirantes revisan los resultados..

(39) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía 1.4 BASE LEGAL. Acuerdo CSU 27/1993, Estatuto General de la Universidad. Artículos 7 al 11. Acuerdo CSU 4/1996. “Por el cual se expide es Estatuto Académico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”. Artículos 30, 31.. 1.5 DEFINICIONES. La admisión de estudiantes está condicionada a los resultados del examen de estado, del examen de admisión, demás pruebas establecidas y a la disponibilidad de cupos que para cada período y programa académico haya determinado el consejo académico. Inscripción: los aspirantes a estudiantes deben efectuar su inscripción en la oficina de admisiones y registro en las fechas estipuladas en el calendario académico de la Universidad Distrital. Examen de admisión: los aspirantes a estudiantes presentan el examen de admisión en las fechas y horas previstas en el calendario académico. 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN. El aspirante a ingresar por primera vez, debe seguir el proceso de inscripción y admisión contemplado en el respectivo Proyecto Curricular de Posgrado. Cada Consejo Curricular de Posgrado, basado en la evaluación de los requisitos de admisión, admitid el número de estudiantes aprobado por el Consejo Superior Universitario. Los requisitos que deben cumplir los aspirantes son los siguientes: Título de pregrado en educación o áreas afines. Comprobante de pago de inscripción. Formulario de inscripción diligenciado Fotocopia de la cédula y/o registro civil de nacimiento. Acta de grado o registro Del diploma de pregrado. Calificaciones en original firmadas y selladas. Certificación de experiencia laboral. Dos (2) fotos a color.. 1.

(40) .. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales. Pasantía Presentación de una narrativa de máximo 5 páginas, tamaño carta a espacio sencillo, en la cual presente sus expectativas con relación a la especialización. Luego de estudiada la documentación los estudiantes son citados a entrevista, y la lista de los que resultan seleccionados es enviada al Consejo de Facultad para su estudio y aprobación.. 2.

(41) UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales. Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS. Ilustración 6. Diagrama de procesos procedimiento admisión de aspirantes.