Diseño metodológico para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad para la empresa Mavimetal Ltda con base en la Norma ISO 9001:2015

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(1)DISEÑO METODOLOGICO PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LA EMPRESA MAVIMETAL LTDA. CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2015. DANIELA MARTINEZ ARIAS. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2018.

(2) DISEÑO METODOLOGICO PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LA EMPRESA MAVIMETAL LTDA. CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2015. DANIELA MARTINEZ ARIAS COD. 20131015212. PROYECTO DE PASANTÍA PARA OPTAR AL TÍTULO DE: INGENIERA INDUSTRIAL. DIRECTOR ING. CESAR ASDRALDO VARGAS HERNANDEZ. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2018.

(3) RESUMEN Este informe, es el resultado de una pasantía realizada en MAVIMETAL LTDA, empresa que ofrece ingeniería de diseño, automatización, construcción de maquinaria y estructura metálica, ofreciendo sus productos a diferentes empresas del país, pretendiendo aumentar la calidad de los productos, demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requerimientos y las necesidades del cliente y lograr que la empresa sea competitiva en el mercado, por medio del diseño metodológico para la implementación de un sistema de calidad con base a la norma ISO 9001:2015 cumpliendo con todos los requisitos dados por dicha norma. Es así que por medio de este trabajo el cual es un conjunto de información y datos conseguidos por una investigación que permitirá obtener variedad de documentos de acuerdo a la información recopilada, y a elementos claves de investigación, dentro de los que cabe destacar la descripción y análisis de cargos, la observación directa, y las entrevistas personales, esto nos dará como resultado un documento al cual contribuye de manera directa al cumplimiento y aseguramiento de los requisitos de calidad para ofrecer satisfacción al cliente..

(4) CONTENIDO. 1.. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 9. 2.. PLATEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 10 2.1 Formulación del problema............................................................................. 10. 3.. OBJETIVOS ................................................................................................. 11 3.1 Objetivo General ........................................................................................... 11 3.2 Objetivos Específicos .................................................................................... 11. 4.. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 12. 5.. MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 13 5.1 Antecedentes ................................................................................................ 13 5.2 Generalidades ............................................................................................... 14. 6.. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA MAVIMETAL LTDA............................... 16 6.1.1 Información de la Entidad ....................................................................... 16 6.1.2 Misión ..................................................................................................... 18 6.1.3 Visión ...................................................................................................... 18 6.1.4 Políticas .................................................................................................. 18 6.1.5 Estructura organizacional actual ............................................................. 19 6.1.6 Servicios Ofertados ................................................................................ 20. 7.. ALCANCES Y LIMITACIONES .................................................................... 22. 8.. METODOLOGÍA ........................................................................................... 23 8.1 Metodología preliminar.................................................................................. 23 8.2 Tipo de investigación .................................................................................... 23 8.3 Metodología .................................................................................................. 23. 9.. RECURSOS ................................................................................................. 25.

(5) 10.. PRESUPUESTO .......................................................................................... 26. 11.. CRONOGRAMA DE LA PASANTIA ............................................................. 27. 12.. HIPOTESIS .................................................................................................. 30. 13.. RESULTADOS ............................................................................................. 30. 13.1 DIAGNOSTICO INICIAL DE LA ORGANIZACIÓN ..................................... 30 13.2 SENSIBILIZACIÓN ..................................................................................... 39 13.3 DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................ 41 13.3.1 Planeación Estratégica ......................................................................... 41 13.3.2 Aplicabilidad de los siete (7) Principios de la Calidad, según la norma ISO 9001:2015. ................................................................................................ 48 13.3.3 Documentación del sistema de gestión de la calidad ......................... 48 13.4 VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .................. 59 13.4.1 Conformación del equipo auditor ........................................................ 59 13.4.2 Plan de auditoría, Programa de auditoría. .......................................... 60 14.. CONCLUSIONES ......................................................................................... 62. 15.. BIBLIOGRAFÍA............................................................................................. 63. ANEXOS ................................................................................................................ 65.

(6) CONTENIDO DE TABLAS. Tabla 1 Identificación de la empresa MAVIMETAL LTDA. ..................................... 17 Tabla 2 Presupuesto general de la pasantía. ......................................................... 26 Tabla 3 Cronograma General de la pasantía. ........................................................ 29 Tabla 4 Diagnostico inicial del sistema de gestión de calidad. .............................. 38 Tabla 5 Resultados del Diagnostico del sistema de gestión de calidad. ................ 38 Tabla 6 Matriz DOFA Mavimetal LTDA. ................................................................. 46 Tabla 7 Matriz de riesgos identificados .................................................................. 47 Tabla 8 Ejemplo formato de perfil de cargos .......................................................... 55 Tabla 9 Ejemplo formato de Caracterización de procesos ..................................... 58.

(7) CONTENIDO DE GRAFICOS. Figura 1 Esquema de la Norma ISO 9001:2015 .................................................... 15 Figura 2 Organigrama general de MAVIMETAL LTDA. ......................................... 19 Figura 3 Estructuras metálicas elaboradas por MAVIMETAL LTDA. ..................... 20 Figura 4. Organigrama Propuesto .......................................................................... 44 Figura 5 Mapa de procesos MAVIEMTAL LTDA .................................................... 56.

(8) CONTENIDO DE ANEXOS. ANEXO 1. Proceso Comercial ANEXO 2. Proceso de Compras ANEXO 3. Proceso de Ejecución ANEXO 4. Proceso de Calidad ANEXO 5. Proceso Gestión Estratégica ANEXO 6. Proceso Recursos Humanos.

(9) 1. INTRODUCCIÓN. El presente proyecto busca diseñar una metodología para la implementación de un sistema de gestión de calidad basándose en los parámetros de la norma ISO 9001:2015, brindando a MAVIMETAL LTDA la oportunidad de mejora continua con objeto de incrementar la satisfacción del cliente, además de fortalecer todos sus procesos. La empresa MAVIMETAL LTDA. entra a competir en el mercado en el año 1999 obteniendo 19 años de experiencia, es una sociedad de responsabilidad limitada, constituida para satisfacer las necesidades de la industria en diseño, construcción, montaje de maquinaria, estructuras metálicas y mecanizados bajo la consigna de que dicho servicio se preste dentro de parámetros de la mejor calidad, cumplimiento y reducción de costos. Cuenta con profesionales y personal de amplia experiencia en las áreas de diseño, construcción, montaje de equipos y estructuras metálicas de alma llena, celosí0061 y en tubería estructural, así como de una excelente infraestructura, acorde con las necesidades actuales. Está para el diseño, fabricación y montaje de equipos para el procesamiento de alimentos balanceados para animales, lo mismo que transportadores de banda de arrastre, y elevadores, tolvas, molinos, mezcladores. MAVIMETAL LTDA. desea estar preparada para los inconvenientes que se le presente respondiendo a ellos con un sistema de gestión de calidad y con productos de alta calidad así mismo la compañía busca un mantener control adecuado de los procesos que integran su sistema, para asegurar el logro de los objetivos y de esta manera cumplir con los requisitos de la norma y encaminarse hacia la mejora continua..

(10) 2. PLATEAMIENTO DEL PROBLEMA. MAVIMETAL LTDA actualmente no cuenta con un sistema de gestión de calidad y por esta razón se presentan algunos inconvenientes en los productos terminados, además la organización quiere comprometerse con la satisfacción de sus actuales clientes, y poder obtener nuevos clientes asegurándoles la calidad del producto. MAVIMETAL LTDA desea mejorar el desempeño, crecer, fortalecerse para afrontar todos los cambios y evoluciones del mercado, generar mayor competitividad y adicionalmente satisfacer las necesidades propias de los clientes mediante productos y procesos de alta calidad. Aunque las organizaciones pueden surgir sin la necesidad de tener un sistema de gestión de calidad, es muy posible que se generen dificultades en el crecimiento y sostenibilidad de la misma ya que se tiende a utilizar el tiempo en actividades que no van a generar ningún tipo de valor para la empresa, si no por el contrario aumentaran sus costos y las ganancias se verán reducidas. Sin embargo con la adopción del Sistema de Gestión de Calidad se podrán disminuir estos errores y los gastos innecesarios para que la organización funcione con rapidez y tener las herramientas apropiadas para solucionar todos los inconvenientes.. 2.1 Formulación del problema. ¿El diseño metodológico para la implementación de un sistema de gestión de calidad para la empresa MAVIMETAL LTDA. con base en la norma ISO 9001:2015, incrementara la satisfacción de sus clientes, su reconocimiento y competitividad?.

(11) 3. OBJETIVOS. 3.1 Objetivo General. Diseñar una metodología para la implementación de un sistema de gestión de calidad basándose en la norma ISO 9001:2015 en la empresa MAVIMETAL LTDA.. 3.2 Objetivos Específicos. •. Realizar un diagnostico del estado actual de la empresa MAVIMETAL LTDA. en ámbitos de calidad.. •. Recopilar la información necesaria relacionada con el tópico de estudio, mediante observación directa de los procesos que se ejecutan actualmente dentro de la organización.. •. Identificar y documentar los procesos requeridos por el sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015 para facilitar su implementación y mantenimiento.. •. Proponer acciones de mejora en los procesos de la empresa MAVIMETAL LTDA.. •. Establecer una cultura de calidad y eliminar las deficiencias en la comunicación de MAVIMETAL LTDA..

(12) 4. JUSTIFICACIÓN. El desarrollo del presente proyecto permitirá la aplicación de herramientas adquiridas durante la formación académica en la empresa MAVIMETAL LDTA contribuyendo al beneficio de ambas partes, ya que también permitirá al estudiante tener la opción de obtener el título como Ingeniera Industrial. Se considera fundamental diseñar una metodología en lo que se refiere al sistema de gestión, debido a que esto proporcionará la disponibilidad y comprensión de la información en el momento requerido y facilitará las funciones que se ejecutan en los departamentos. Es imperativo estar en constante mejora para MAVIMETAL LTDA. y preparada para un mercado globalizado, por lo que urge implementar acciones que permitan garantizar la calidad y mejorarla, para conseguir estándares altos de calidad en el mercado. A nivel organizacional se busca que al finalizar este proyecto y al realizar el diseño y la metodología del sistema de gestión MAVIMETAL LTDA. logre fortalecerse en diversos aspectos como lo son: evaluación y gestión de riesgos, comunicación integral a todos los niveles de la organización, liderazgo estratégico; en términos generales busca hacer de los procesos internos, procesos más eficaces centralizando las acciones de la compañía en aquellos aspectos que verdaderamente sean relevantes y agreguen valor para la organización..

(13) 5. MARCO TEÓRICO. 5.1 Antecedentes. En la última década la calidad se ha convertido en un concepto citado por las principales instituciones públicas y de servicios, en una meta que es buscada de una manera completa; se ha considerado de forma común que lo que posee calidad, cubre las expectativas del cliente; la calidad en general abarca todas las cualidades con las que cuenta un producto o servicio, cuando sus características, tangibles e intangibles satisfacen las necesidades del usuario. En este estudio se revisaron diversos trabajos relacionados con el tema de investigación, los cuales se describen en los siguientes párrafos. Se reviso el diseño y documentación de un sistema de gestión de calidad bajo el esquema de la norma ISO 9001:2015 para la empresa PROCALIDAD S.A7. La organización está atravesando por diversos cambios a nivel operativo y organizacional que no están documentados actualmente y se requiere que sean incluidos, como parte del proceso de mejora continua de la organización. También fue revisado el sistema de gestión integral de la calidad, Alpina donde el proceso de gestión de calidad abarca todos los eslabones de la cadena productiva, que van desde la identificación de lo que el mercado espera de los productos, la selección y entrenamiento de los colaboradores, la selección y uso de las mejores materias primas y tecnologías de procesamiento, hasta la ejecución de los procesos de fabricación, transporte y distribución. Las diferentes plantas de la organización tienen implementados sistemas de gestión de calidad y de medio ambiente, respaldados por certificaciones.4 Otro sistema de gestión de la calidad revisado, es el de la Universidad de Antioquia, que busca representar de forma clara y coherente la estructura de la.

(14) Vicerrectoria Administrativa como un sistema de gestión basado en estándares de calidad que aseguran la prestación de todos los servicios resultantes de la interacción de los procesos definidos al interior de la misma, se encuentra estructurado con base en la Norma ISO 9001:2000.5. 5.2 Generalidades. Tras más de 25 años de historia (la primera versión de ISO 9001 data de 1987), y más de un millón de certificados en el mundo, nadie pone en duda que la norma ISO 9001 es el estándar de referencia para los sistemas de aseguramiento y gestión de la calidad. Como consecuencia, todas las revisiones de esta norma generan gran expectación, tanto entre sus usuarios como en las empresas que están valorando su implementación, y los cambios que implica cada versión en los sistemas de gestión son tan esperados como temidos por su impacto en la dirección de entidades de todo tipo, sector y actividad. La revisión del año 2015 ha aterrizado con numerosos cambios en el enfoque, la estructura, los requisitos e incluso en los términos y definiciones lo que la convierte en una de las versiones más importantes y significativas de la norma.6 ¿Cuáles son los beneficios de la norma ISO 9001 de Gestión de la Calidad? •. Le permitirá convertirse en un competidor más consistente en el mercado. •. Mejorará la Gestión de la Calidad que le ayudará a satisfacer las necesidades de sus clientes. •. Tendrá métodos más eficaces de trabajo que le ahorrarán tiempo, dinero y recursos. •. Mejorará su desempeño operativo, lo cual reducirá errores y aumentará los beneficios.

(15) •. Motivará y aumentará el nivel de compromiso del personal a través de procesos internos más eficientes. •. Aumentará el número de clientes valiosos a través de un mejor servicio de atención al cliente. •. Ampliará las oportunidades de negocio demostrando conformidad con las normas.5. Esquema General de la norma ISO 9001:2015. Figura 1 Esquema de la Norma ISO 9001:2015 Fuente: Pere Jimenez, Profesor Calidad ISO de EducaciOnline Principales características de la ISO 9001:2015 •. Cambio del formato estándar: ISO desarrollo un modelo para la estructura de forma idéntica de las normas de sistemas de gestión que se generaran a futuro..

(16) •. Mejor redacción para hacerla más generar y entendible a empresas de servicios: Destacan la planificación y el liderazgo como ejes importantes y el cambio de “Realización de Producto” a operaciones, mas amoldable a cualquier sector.7. •. Explicitando el enfoque a procesos: El punto 4.4.2 explicita con un conjunto de requisitos que se consideran esenciales para la adopción de un enfoque basado en procesos en una organización (determinar los procesos, los insumos, los resultados, la secuencia, interacción, los riesgos, indicadores, recursos, responsabilidades, autoridades, acciones para la consecución de resultados.). •. Desaparece el término Acción Preventiva: La norma ISO 9001:2015 habla de la prevención a un más alto nivel alineada a la gestión de riesgos en su p unto 6.1. Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.. •. La gestión del cambio: Otro aspecto muy relacionado con los nuevos modelos de excelencia y que se detalla claramente en la nueva norma es Planificación y control de cambios (punto 6.3.). Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada.7. 6. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA MAVIMETAL LTDA. 6.1.1 Información de la Entidad. •. Generalidades de la entidad. Razón social: MAVIMETAL LTDA. Identificación: NIT: 830060680 - 6.

(17) ARL: POSITIVA SEDE Principal. DIRECCIÓN Carrera 13 A # 5A-20. Bodega 1. TELÉFONO. MUNICIPIO. 893 06 20 Mosquera Conjunto Porvenir 2 Parque Industrial Tabla 1 Identificación de la empresa MAVIMETAL LTDA. Montana Mosquera Cundinamarca Fuente: Elaboración Propia. •. Presentación de la entidad. MAVIMETAL. LTDA.. es. una. empresa. colombiana. especializada. en. el. mantenimiento y reparación especializado de productos metálicos, equipos y maquinarias. Su principal objetivo es convertirse en socio en seguridad industrial, ofreciendo productos y servicios de excelente calidad, que cumplan con sus expectativas y le permitan desarrollar sus trabajos eficientemente. A través de su servicio al cliente, busca que cada una de las experiencias que tengan con sus empresas clientes. se. convierta en relaciones positivas,. satisfactorias y de largo plazo, generando vínculos de confianza, preferencia y lealtad. Para esto, cuenta con un talento humano comprometido con satisfacer sus necesidades. MAVIMETAL LTDA. es una sociedad de responsabilidad limitada, constituida para satisfacer las necesidades de la industria en diseño, construcción, montaje de maquinaria, estructuras metálicas y mecanizados bajo la consigna de que dicho servicio se preste dentro de parámetros de la mejor calidad, cumplimiento y reducción de costos. Cuenta con profesionales y personal de amplia experiencia en las áreas de diseño, construcción, montaje de equipos y estructuras metálicas de alma llena, celosía y en tubería estructural, así como de una excelente infraestructura, acorde con las necesidades actuales. Esta para el diseño, fabricación y montaje de equipos para el procesamiento de alimentos balanceados para animales, lo mismo.

(18) que transportadores de banda de arrastre, y elevadores, tolvas, molinos, mezcladores. 6.1.2 Misión. MAVIMETAL tiene como misión satisfacer plenamente las necesidades de todos sus clientes y para ello contara con un equipo humano altamente comprometido, capacitado, formado en procesos de calidad que mantendrán una armoniosa relación con el cliente. Manteniendo un equilibrio financiero entre los socios y rentabilidad de los productos.. 6.1.3 Visión. MAVIMETAL en el año 2025 será una empresa posicionada y reconocida a nivel nacional por su excelente calidad y mejor alternativa en el diseño, fabricación y montaje de equipos industriales y estructura metálica generando en nuestros clientes un grado máximo de satisfacción y atención.. 6.1.4 Políticas. •. Utilizar materiales de alta calidad y confiabilidad.. •. Aplicar un sistema de trabajo flexible y dinámico en donde prime el bienestar de los colaboradores.. •. Brindar una excelente atención al cliente, ofreciendo los mejores productos a los mejores precios.. •. Emplear métodos eficientes en producción.. •. Contar con trabajadores capacitados en el manejo de la maquinaria y las etapas del proceso y contratar mano de obra calificada..

(19) •. Utilizar maquinaria de alta precisión que permita la optimización de recursos.. •. Emplear Maquinas CNC (control numérico computarizado) en el proceso productivo, además de una infraestructura que se ajuste a las actividades de la empresa.. •. Usar materias primas ecológicas que aseguren la calidad del producto y el cuidado del medio ambiente.. •. Manejar los desperdicios de una manera adecuada y efectiva.. 6.1.5 Estructura organizacional actual MAVIMETAL LTDA. en su organigrama general tienen los siguientes cargos:. Figura 2 Organigrama general de MAVIMETAL LTDA. Fuente: MAVIMETAL LTDA..

(20) 6.1.6 Servicios Ofertados. MAVIMETAL LTDA elabora estructuras metálicas de gran magnitud como las que se muestran a continuación.. Imagen: Tolvas a Granel. Imagen: Puente Grúa Cerrejón. Imagen: Sistema para transporte rodillos. Imagen: Transmilenio Fase 2. Imagen: Estructura Panamericana Venecia Figura 3 Estructuras metálicas elaboradas por MAVIMETAL LTDA. Fuente: MAVIMETAL LTDA.

(21) Además de estos grandes proyectos, algunos de los equipos en los que MAVIMETAL LTDA. cuenta con experiencia en su fabricación son los siguientes: Hornos para diferentes aplicaciones, elevadores de canjilones y neumáticos, mezcladoras, molinos de martillos, transportadores: de banda, sinfín, drag, table top; sistemas de dosificación, sistemas de enfriamiento, sistemas de empaque, filtración de partículas, tolvas, tanques atmosféricos y de alta presión, silos de almacenamiento, construcciones en acero inoxidable, marmitas, estructuras metálicas de alma llena, celosía y tubular, intercambiadores de calor, reactores, entre otros.. Clientes Algunas de las empresas a las que les hemos realizado proyectos son. •. Colceramica S.A.. •. Embajada Británica. •. Manufacturas de Cemento. •. Malterias de Colombia S.A.. S.A. “TITAN”. •. Indumil. •. Universidad “El Bosque”. •. H.L. Ingenieros. •. Universidad Nacional de. •. Diaco S.A.. Colombia. •. Telas Lafayette S.A.. •. Universidad “Sergio Arboleda”. •. Quala S.A.. •. Librería y papelería. •. Colmaquinas S.A.. •. Concentrados Cresta Roja. “Panamericana” •. Inversiones Ruiz. •. Inversiones “El Corral”. •. Mejía y Cia. S.A.. •. Gobernación de Cundinamarca. •. Tax Express.. •. Transmilenio S.A.. •. Schrder Camargo. •. AEIC Arquitectos, Ingenieros, Constructores Ltda.. S.A..

(22) 7. ALCANCES Y LIMITACIONES. El presente proyecto pretende diseñar una metodología para la implementación del sistema de gestión de calidad según lo establecido por la norma NTC ISO 9001 versión 2015, para la empresa MAVIMETAL LTDA. El alcance espacial de la pasantía contempló todas las dependencias de la compañía MAVIMETAL LTDA. inicialmente ubicada en 13 A 5ª-20 Bodega 1 Conjunto Porvenir II Parque Industrial Montana La principal limitación de la pasantía es el hecho de que la empresa no cuenta con información referente a calidad para realizar el proyecto por tal motivo se empieza de desde cero. Otra limitante para realizar el proyecto se debe al poco tiempo con el que se cuenta para investigar, analizar y proponer soluciones para los problemas que enfrenta MAVIMETAL LTDA. ya que la pasantía va a partir del 8 de Junio del 2018 hasta el 8 de Diciembre del 2018. Por último, otra limitación es que las personas con las cuales se podría contar para realizar el proyecto, ejecutan diversas actividades en la planta, por lo cual en ciertas ocasiones no se encuentran disponibles para proporcionar la información que se requiere para llevar a cabo los objetivos..

(23) 8. METODOLOGÍA 8.1 Metodología preliminar. La técnica que se empleara para obtener los datos de interés, será la revisión bibliográfica disponible sobre las herramientas para el diseño e implementación del sistema de gestión de la calidad. Adicionalmente se acudirá a fuentes como lo son entrevistas con la alta dirección de la empresa, con los colaboradores que puedan brindar información necesaria para la elaboración del proyecto, adema de todo esto, se acudirá a las Normas ICONTEC ISO 9001/2015 y la bibliografía que hizo referencia al tema investigado.. 8.2 Tipo de investigación. Búsqueda de información mediante el método de Investigación Descriptiva que según, Danhke Hernandez “busca especificar propiedades, las características y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis”, además se tendrá en cuenta la investigación bibliográfica, referente a las normas ISO 9001, a los sistemas de gestión de calidad, en general. Después de tener toda la documentación referente al tema del proyecto, se da inicio al trabajo como asistente de calidad en MAVIMETAL LTDA.. 8.3 Metodología. •. FASE I: DIAGNOSTICO DEL SGC: En esta fase se realizará un diagnostico a la empresa MAVIMETAL LTDA, para conocer el estado actual en el que se encuentra en el mercado y de qué manera esta satisfaciendo las necesidades.

(24) de los clientes aun sin contar con un sistema de gestión de calidad; esta evaluación permitirá determinar el plan de acción a desarrollar para el mejoramiento de los procesos al interior de la organización, lo que facilitará la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, para así mismo poder realizar una planificación ajustada de las actividades a realizar.. •. FASE II: SENSIBILIZACIÓN ORGANIZACIONAL: En esta fase se pretende divulgar a toda la organización la importancia y necesidad de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de obtener una participación activa en el desarrollo de este proceso. Por medio de una exposición se le explicara al personal de la empresa los métodos, conceptos y terminología referente a la norma de calidad ISO9001-2015 y la importancia de implantar un sistema de gestión de calidad.. •. FASE III: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Es de vital importancia para la organización definir el direccionamiento estratégico para la calidad, por tal razón en esta fase se establecerá la misión, visión, valores, política de la calidad, objetivos de calidad, organigrama y matriz de responsabilidades.. •. FASE IV: DOCUMENTACIÓN DEL SGC: Se tomaran los procesos identificados y con respecto a estos se realizara el análisis necesario para llevara a cabo la elaboración de toda la documentación requerida por la norma ISO 9001:2015, como son el Manual de Calidad, Mapa de procesos, Caracterizaciones de los Procesos, Procedimientos, para que una vez establecida toda la documentación necesaria pueda implementarse y ponerlo en práctica además de mantenerlo durante el tiempo..

(25) 9. RECURSOS. Los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de una mejor calidad son los siguientes: Recurso Humano: Se cuenta con todo el personal de MAVIMETAL LTDA para solución de inquietudes, asesorías, acompañamientos, además de contar con un tutor en la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas. Recursos Físicos: •. Computadora con el software necesario. •. Acceso ilimitado a Internet. •. Red de impresoras. •. Copiadora. •. Escáner. •. Teléfono. •. Oficina. •. Fax. •. Papelería e insumos básicos. •. Infraestructura básica. •. Sala de juntas. •. Tablero y ayudas audiovisuales.. •. Otros. Recurso Económico: Un valor promedio de $800.000 mensuales durante el diseño de la metodología del sistema para servicios de asesoría; para un valor total presupuestado de $4.800.000.

(26) 10. PRESUPUESTO. Para la elaboración del proyecto se tiene contemplado el siguiente presupuesto. CONCEPTO. VALOR MENSUAL. TOTAL. Pago mano de obra. $800.000. $4.800.000. Auxilio de transporte. $88.211. $529.266. $19.488. $116.928. $100.000. $600.000. $90.000. $90.000. $36.876. $221.256. $10.000. $60.000. $1.144.575. $6.417.450. Pago de ARL teniendo en cuenta un riesgo tipo 3 (2,436%) por la actividad económica. de. MAVIMETAL LTDA. Pago de salud (NUEVA EPS) Elementos de Protección personal (EPP), debido al riesgo. que. maneja. la. planta (Una vez en 6 meses) Elementos. de. (Computador,. Oficina telefonía,. internet, otros) Papelería TOTAL. Tabla 2 Presupuesto general de la pasantía. Fuente: Elaboración propia.

(27) 11. CRONOGRAMA DE LA PASANTIA. SEGUNDO SEMESTRE DE 2018 ITEM. DIAGNÓTICO. ACTIVIDAD. INICIO. FIN. 1. Revisión detallada de la. 01 de. 06 de. situación de los documentos. agosto. agosto de. de MAVIMETAL LTDA.. 2018. 2018. de las instrucciones de. 07 de. 13 de. trabajo, Revisión de las. agosto. agosto de. Políticas Institucionales. 2018. 2018. 14 de. 27 de. agosto. agosto de. 2018. 2018. 2. Grado de documentación. existentes en la empresa 3. Presentación del proyecto "DISEÑO METODOLOGICO PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SENSIBILIZACION. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LA EMPRESA MAVIMETAL LTDA. BAJO LOS PARAMETROS DE LA NORMA ISO 9001:2015". AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 1 2 3 4. 1. 2. 3. 4. 1 2 3 4. 1. 2. 3. 4. 1 2 3. 4.

(28) dirigido a la alta Dirección de MAVIMETAL LTDA. 4. Establecer y documentar una metodología que le permita a MAVIMETAL. 03 de. 06 de. LTDA. desarrollar y mantener septiembre septiembre el Sistema de Gestión de. 2018. de 2018. 7 de. 14 de. Calidad bajo la norma ISO 9001:2015 5. Misión y Visión, Política de calidad y objetivos de calidad DIISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.. 6. Matriz de factores externos e internos DOFA - Informe situacional de contexto estratégico 7. Elaboración y diseño del Mapa de procesos, Construcción de. septiembre septiembre 2018. de 2018. 17 de. 19 de. septiembre septiembre 2018. de 2018. 20 de. 03 de. septiembre octubre de 2018. 2018. calidad y asegurar que. 4 de. 12 de. describa. octubre. octubre de. todo el SGC de la empresa,. 2018. 2018. procedimientos 8. Elaborar el Manual de. aprobarlo y.

(29) difundirlo. 9. Matriz de riesgos, Identificación de los riegos. 16 de. 01 de. por proceso, procedimiento. octubre. Noviembre. de gestión y administracion. 2018. de 2018. 03 de. 07 de. de riesgos. 10. Perfil de los líderes de procesos, representante de la alta dirección y Gestores de calidad. 11. Conformación del equipo VERIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. auditor 12. Plan de auditoría, Programa de auditoría, Asesoría en formulación planes de mejoramiento. noviembre noviembre 2018. de 2018. 10 de. 14 de. noviembre noviembre 2018. de 2018. 17 de. 28 de. noviembre noviembre 2018. de 2018. Tabla 3 Cronograma General de la pasantía. Fuente: Elaboración propia.

(30) 12. HIPOTESIS. El diseño metodológico para la implementación de un sistema de gestión de calidad para la empresa MAVIMETAL LTDA. con base en la norma ISO 9001:2015, incrementa la satisfacción de sus clientes, su reconocimiento y competitividad.. 13. RESULTADOS 13.1 DIAGNOSTICO INICIAL DE LA ORGANIZACIÓN Dando cumplimiento a la metodología y cronograma propuestos en el anteproyecto, en las primeras dos semanas de inicio de la pasantía se realizó un diagnóstico con el fin de identificar el nivel de cumplimiento de la empresa frente a lo requerido por la norma ISO 9001:2015 Para poder conocer el estado actual de MAVIMETAL LTDA. con respecto a los requisitos de documentación del sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001: 2015, se decide realizar una lista de chequeo basada en los requisitos de la norma, frente a determinados aspectos que se deben cumplir para la documentación, implementación y desarrollo y del sistema de calidad. Esta información servirá para determinar la ruta a tomar para el cumplimiento del objetivo principal y objetivos específicos de la presente pasantía, esto nos dará un direccionamiento y enfoque como materia preliminar y encaminar el Sistema de Gestión de Calidad. Para tal fin se aplican una serie de cuestionamientos, los cuales son planteados al Gerente de la empresa, dando como posibles respuestas: •. SI Nivel de cumplimiento óptimo. •. PA (PARCIALMENTE) Nivel de cumplimiento parcial que exige ajustes. •. NO Ningún nivel de cumplimiento.

(31) ITEM. NUM.ISO. REQUISITO. SI. NO. PA. OBSERVACIONES. 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACION 4.1 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO La organización determina las cuestiones externas e internas que son 1. 4.1. pertinentes propósito y su dirección estratégica y que afecta a su capacidad. X. para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de calidad. 2. 4.1. La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas.. X. 4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS 3. 4.2. 4. 4.2. 5. 4.2. La organización determina las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de calidad. La organización determina los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de calidad La organización realiza el seguimiento y revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas.. X X X. 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. La organización determina los límites y la aplicabilidad del sistema de 6. 4.3. gestión de la calidad para establecer el alcance, teniendo en cuenta, las cuestiones internas y externas, los requisitos de las partes interesadas, los. X. productos y/o servicios de la organización. 4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS. La organización ha establecido e implementado un sistema de gestión de la 7. 4.4.1. calidad, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001 2015.. X.

(32) Se han determinado las entradas requeridas y las salidas esperas, la 8. 4.4.1. secuencia e interacción de los procesos, los recursos necesarios para los. X. procesos y la asignación de responsables y autoridades para estos procesos.. Existe evidencia de algunos 9. 4.4.2. La organización mantiene información documentada para el apoyo de sus. X. procesos.. documentos que relacionan funciones y responsabilidades. La información y. 10. 4.4.2. La organización conserva la información documentada para tener la. X. confianza que los procesos se realizan según lo planificado.. documentación manejada es almacenada en archivo y por medio digital.. ITEM. NUM.ISO. REQUISITO. SI. NO. PA. OBSERVACIONES. 5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPRENSION Se evidencia un liderazgo La alta dirección de la organización demuestra liderazgo y compromiso, 11. 5.1. por parte del gerente; pero. asumiendo responsabilidades y obligaciones con relación a la eficacia del. X. sistema de gestión de la calidad.. no existen evidencias relacionadas al sistema de gestión de la calidad. 12. 5.1. 13. 5.1. 14. 5.1. La alta dirección establece la política de calidad y los objetivos de la calidad para el sistema de gestión de la calidad. La alta dirección se asegura de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de negocio de la organización. La alta dirección promueve el uso del enfoque a procesos y pensamiento. X X X.

(33) basado en riesgos La alta dirección cuenta con 15. 5.1. los recursos necesarios, sin. La alta dirección asegura los recursos necesarios para el sistema de gestión. X. de la calidad.. embargo no se evidencia el uso de ellos para el sistema de gestión de calidad.. 16. 5.1. 17. 5.1. 18. 5.1. 19. 5.1. La alta dirección comunica la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema. La alta dirección de asegura que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos. La alta dirección promueve la mejora continua en la organización La alta dirección apoya otros roles pertinentes para el cumplimento de la gestión de la calidad.. X X X X. 5.1.2 ENFOQUE AL CLIENTE La alta dirección demuestra liderazgo y compromiso con respecto al 20. 5.1.2. MAVIMETAL LTDA. hace lo. enfoque del cliente asegurándose que se determinan, se comprenden y se. X. cumplen los requisitos del cliente y los requisitos legales a que aplique la. requisitos del cliente.. organización. La alta dirección determina y considera los riesgos y oportunidades que 21. 5.1.2. pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la. X. capacidad de aumentar la satisfacción del cliente. 22. 5.1.2. La alta dirección mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente. 5.2 POLITICA. posible por satisfacer los. X.

(34) 5.2.1 ESTABLECIMEINTO DE LA POLÍTICA DE LA CALIDAD La alta dirección establece e implementa una política de la calidad que sea 23. 5.2.1. No existen registros ni. apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección. X. documentos relacionados. estratégica. 24. 5.2.1. 25. 5.2.1. 26. 5.2.2. 27. 5.2.2. con una política de calidad. La política de calidad proporciona un marco de referencia para el. X. establecimiento de los objetivos de la calidad. La política incluye el compromiso de cumplir los requisitos aplicables y de. X. mejorar continuamente el sistema de gestión de la calidad. Comunicación de la política de calidad La política de calidad se encuentra disponible para las partes interesadas y cuanta con información documentada.. 5.3 ROLES, RESPOSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN La coordinación define tareas y responsables; 28. 5.3. La alta dirección se asegura de la asignación de responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes.. aunque no existan. X. documentos de registros de tareas específicas y responsables. La alta dirección se asegura que los procesos están generando y 29. 5.3. proporcionando las salidas previstas y que se promueve en enfoque al. X. cliente en toda la organización. ITEM. NUM.ISO. REQUISITO. SI. NO. 6. PLANIFICACIÓN 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 30. 6.1.1. La organización determina los riesgos y oportunidades que es necesario. X. PA. OBSERVACIONES.

(35) abordar con el fin de asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr sus resultados previstos La organización tiene en cuenta los riesgos y oportunidades con el fin de 31. 6.1.1. aumentar los efectos deseables; prevenir o reducir efectos no deseados y. X. lograr la mejora continua. 32. 6.1.2. 33. 6.1.2. 34. 6.1.2. La organización planifica las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades. La organización planifica la manera de integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de calidad. La organización planifica la manera de evaluar la eficacia de estas acciones.. X X X. 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS Al igual que la política de La organización establece objetivos de la calidad para las funciones y 35. 6.2.1. niveles pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de. calidad no existen X. la calidad. evidencias de la definición de unos objetivos de la calidad. 36. 6.2.1. Los objetivos de la calidad son coherentes con la política de calidad. X. 37. 6.2.1. Los objetivos se pueden medir, es decir son medibles. X. 38. 6.2.1. Los objetivos de calidad tienen en cuenta los requisitos aplicables. X. 39. 6.2.1. 40. 6.2.1. Los objetivos son pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente. Los objetivos se comunican y actualizan según corresponda. X X. La organización planifica como lograr sus objetivos de la calidad 41. 6.2.2. determinando que se va a hacer; que recursos se requieren; quien será responsable; cuando finalizara y como se evalúan los resultados.. X.

(36) ITEM. NUM.ISO. REQUISITO. SI. NO. PA. OBSERVACIONES. 7. APOYO 7.1 RECURSOS La organización determina y proporciona los recursos necesarios para el 42. 7.1.1. establecimientos, implementación y, mantenimientos y mejora continua del. X. sistema de gestión de la calidad 43. 7.1.1. 44. 7.1.1. La organización considera las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes La organización considera lo que se necesita obtener de los proveedores externos.. X X. La organización determina y proporciona el personal necesario para la 45. 7.1.2. implementación eficaz de su sistema de gestión de la calidad y para la. No existe la implementación X. operación y control de sus procesos. la calidad. La organización determina y proporciona, y mantiene la infraestructura 46. 7.1.3. necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios (edificios y servicios asociados, equipos hardware y. X. software y tecnologías de la información y comunicación) La organización determina, proporciona y mantiene el ambiente necesario 47. 7.1.4. para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. ( ambiente adecuado es la combinación de factores. X. humanos y físicos) 7.2 COMPETENCIA La organización establece la competencia de las personas que llevan a 48. 7.2. cabo un trabajo que puede afectar al desempeño y la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad.. de un sistema de gestión de. X.

(37) 49. 7.2. La organización se asegura de que las personas sean competentes, basándose en su educación, formación o experiencia laboral.. X. 7.3 TOMA DE CONCIENCIA La organización se asegura de que las personas que llevan a cabo un 50. 7.3. trabajo en el proyecto tomen conciencia acerca de la política de calidad, los objetivos de la calidad, la mejora y lo que implica el incumplimiento del. X. sistema de gestión de la calidad 7.4 COMUNICACIÓN La organización determina las comunicaciones internas y externas 51. 7.4. pertinentes al sistema de gestión de la calidad que incluyen que comunicar;. X. cuando comunicar; a quien comunicar; como comunicar y quien comunica. 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 52. 7.5.1. El sistema de gestión de la calidad de la organización incluye la información documentada requerida por esta norma internacional. X. El sistema de gestión de la calidad de la organización incluye la información 53. 7.5.1. documentada que La organización determina como necesaria para la. X. eficacia del sistema. Los archivos y documentos son almacenados y La organización al momento de crear y actualizar la información 54. 7.5.2. documentada se asegura de que tenga la identificación y descripción ( título, fecha, número de referencia), el formato y los medios de soporte ( electrónico o papel, versión de software y gráficos). organizados por medio X. físico y electrónico; pero no se encuentran demarcados por medio del formato que sugiere la norma NTC ISO 9001:2015.

(38) 7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA La información documentada que maneja la organización es controlada, 55. 7.5.3.1. No se evidencia la. asegurándose de que esté disponible y sea idónea para su uso, donde y. X. protección de la. cuando se necesite y esté protegida adecuadamente 56. 7.5.3.2. documentación.. La organización para el control de la información documentada maneja. X. actividades como distribución, acceso, recuperación y uso. Solo se evidencia el. La organización para el control de la información documentada maneja 57. 7.5.3.2. actividades como almacenamiento y preservación, control de cambios,. almacenamiento y. X. conservación y disposición. preservación, pero no se genera control de cambios.. Tabla 4 Diagnostico inicial del sistema de gestión de calidad. Fuente: Elaboración propia •. RESULTADOS CONCEPTO. SI. PARCIAL. NO. CANTIDAD. 1. 5. 51. PARTICIPACIÓN PORCENTUAL. 1.8%. 8.7%. 89.5%. CLASIFICACIÓN. Tabla 5 Resultados del Diagnostico del sistema de gestión de calidad. Fuente: Elaboración propia.

(39) Se observa que del 100% esperado existe un 10.5% de cumplimiento y un 89.5% en el cual se debe trabajar para documentar, implementar y diseñar el Sistema de Gestión de Calidad NTC ISO 9001:2015 en MAVIMETAL LTDA Además de la lista de chequeo; se realiza entrevistas con algunos de los empleados los cuales manifiestan que conocen muy poco de la importancia de la aplicación del sistema de gestión de calidad y de la debida documentación y los directivos no le dan al sistema la importancia y el lugar que se requería dentro de la empresa, para que pudiera ser desarrollado el sistema y obtener buenos resultados. Por consiguiente se procede a seguir con las fases establecidas anteriormente para el diseño metodológico para la implementación del sistema de gestión de la calidad en la empresa MAVIMETAL para dar cumplimiento a los requisitos descritos en la lista de chequeo exigidos por la Norma ISO, enfocándose en el cumplimiento del objetivo general y así poder establecer una metodología para el diseño del sistema de gestión y contribuir a la implementación.. 13.2 SENSIBILIZACIÓN. Para poder mejorar la situación del diagnostico que se describe en el párrafo anterior se requirió desarrollar un plan de sensibilización en la que participan los miembros de la organización en su totalidad y entiendan la importancia del Sistema. Para esto se realizan una serie de capacitaciones donde se exponen los temas generales que componen un sistema de gestión de calidad, estas reuniones se llevan a cabo por parte de la Pasante en curso, ya que actualmente no existe un coordinador o profesional del área. Algunos de los temas que se dieron a conocer a los empleados de MAVIMETAL LTDA. fueron: •. Conocer cada una de las normas ISO de manera general y se realizó énfasis en la norma ISO 9001:2015 que especifica los requisitos necesarios.

(40) para el establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.. •. Principios de la Gestión de la Calidad. ü Enfoque al cliente ü Liderazgo ü Enfoque basado en procesos ü Enfoque del sistema para la gestión ü Mejora continua ü Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones ü Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor ü Participación del personal. •. Tipos de procesos. ü Estratégicos (brindan información para la toma de decisiones y formular directrices para toda la organización). ü Misionales (son los procesos operativos del servicio, es decir, son todos aquellos que tienen como misión la ejecución del servicio). ü De apoyo (ayudan a las funciones normales de la organización). Además de esto se delegaron responsabilidades con el gerente general para darle inicio a la documentación de todo el sistema porque como se había mencionado anteriormente no cuentan con ningún tipo de documento.. •. Responsabilidad de la dirección. - Compromiso Gerencial - Política de Calidad - Objetivos de Calidad - Autoridad y responsabilidad - Representante de la Gerencia - Revisión Gerencial.

(41) Esta actividad permitió crear la conciencia colectiva del proceso de documentación e implementación de la norma ISO 9001:2015 de tal manera que cada uno de los miembros de la empresa fuera directamente importante y responsable dentro del proceso.. 13.3 DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 13.3.1 Planeación Estratégica. Con el firme propósito de definir todo lo relacionado a la planeación estratégica para la calidad de la empresa MAVIMETAL LTDA, a continuación se procede a describir la misión, visión, valores, política de la calidad, objetivos de calidad, organigrama, ya que se pretende obtener los mejores resultados para la organización, proponiendo una mejora en estos aspectos. •. MISION. Somos una empresa especializada en el diseño, automatización y construcción de maquinaria y estructura metálica, guardamos relaciones óptimas con nuestros proveedores y contamos con mano de obra calificada y maquinaria con los más altos estándares de calidad para mantener una armoniosa relación con los clientes y una mayor rentabilidad para nuestra empresa. •. VISION. Para el año 2023, seremos la empresa líder a nivel nacional en el diseño, automatización y construcción de maquinaria y estructura metálica por medio de productos de excelente calidad y procesos productivos efectivos, con el fin se der una empresa financieramente solida y generar crecimiento de los canales de distribución..

(42) •. OBJETIVOS DE CALIDAD. 1. Posicionar a la empresa en el mercado y que sea reconocida a nivel Nacional. 2. Facturar en ventas y servicios un valor de $ 2.500.000.000 anualmente. 3. Realizar acciones correctivas y preventivas a las diferentes problemáticas de la empresa para su mejora continua. 4. Disminuir los costos de adquisición de materia prima e insumos sin afectar su calidad. 5. Llevar un control óptimo del producto a través de la cadena de suministros, de manera periódica. 6. Crecer más de un 8% en el 2020, mediante los procesos de apoyo de marketing. 7. Tener una rotación de cartera de 8 días 8. Reducir el Leasing financiero en un 15% 9. Garantizar el desarrollo del personal, verificando su rendimiento mensual y asegurando su bienestar.. •. POLITICA DE CALIDAD. Es política de MAVIMETAL, satisfacer los requerimientos de nuestros clientes en la prestación de servicios de Ingeniería de diseño, automatización, construcción de maquinaria y estructura metálica mediante el uso de materiales de alta calidad y confiabilidad y el desarrollo integral de nuestro personal, el mejoramiento continuo de los procesos y las alianzas con los proveedores, para lograr un crecimiento constante y rentable. •. ALCANCE. Al iniciar la planeación del Sistema de Gestión de la Calidad la alta dirección y el pasante se plantearon resolver las siguientes dudas para la formulación del alcance: ¿Quién es la organización? ¿Qué hace? ¿Existen requisitos no aplicables de la norma ISO 9001:2015 para la organización? Finalmente de forma ordenada redactar el alcance del sistema:.

(43) El sistema de gestión de la calidad de MAVIMETAL LTDA tiene el siguiente alcance: “Ofrecer Ingeniería de diseño, automatización, construcción de maquinaria y estructura metálica”. •. VALORES COORPORATIVOS. RESPETO: En MAVIMETAL LTDA. nos caracterizamos por el trato cordial a los clientes, proveedores y colaboradores. HONESTIDAD: Realizamos todas las operaciones con transparencia, compromiso y ante todo rectitud. COMUNICACIÓN: En MAVIMETAL LTDA exteriorizar adecuadamente las ideas nos permite mayor entendimiento RESPONSABILIDAD: Cumplir con lo prometido oportunamente ETICA: Principios y valores COMPROMISO: Con nuestros clientes, con los consumidores y con los productos que elaboramos diariamente..

(44) •. ORGANIGRAMA. Figura 4. Organigrama Propuesto Fuente: Elaboración propia En el organigrama actual de la organización es claramente evidenciadle que el orden está dado por los procesos de cada área y etapas pertenecientes a los mismos, de tal manera que las divisiones allí presentadas no son del todo consecuentes con la variedad de cargos y las funciones de cada uno; mediante una observación preliminar se plantea la siguiente asignación de cargos..

(45) Es importante tener en cuenta que algunos operarios del área de producción están sujetos a rotación de personal cada cierto periodo de tiempo y así mismo pueden desempeñar diferentes labores. •. MATRIZ FODA. En esta sección se resumen los factores externos e internos que se consideran más relevantes para el ejercicio de planeación estratégica realizado para este año en MAVIMETAL LTDA. esto con el fin de realizar un análisis DOFA y formular las estrategias que permiten a la compañía estar preparada para afrontar sus amenazas y aprovechar sus oportunidades. OPORTUNIDADES (Externo) •. Innovación. en. AMENAZAS (Externo). los •. productos. •. para su elaboración.. Reconocimiento. en. el •. sector. ANÁLISIS FODA MAVIMETAL • LTDA. •. •. FORTALEZAS (Interno) Materia prima de calidad.. •. Experiencia por parte del contratado. en •. MAVIMETAL LTDA. •. Existe. la. conciencia. de. competir con calidad. •. Experiencia y conocimiento en el sector.. •. Liderazgo. gerencial.. Conocimiento. de. las. necesidades del cliente y. Difícil. obtención. de. la. materia prima. de. nuevos •. Demora de pago, por parte. mercados.. de los clientes.. Empleo de las tecnologías •. Competir con el mercado. y del comercio electrónico.. internacional por el acuerdo. Aprovechar la amplia línea. vigente de TLC.. de productos y promover •. Falta de puntualidad de. que se implementen.. algunos proveedores.. ESTRATEGIAS FO. •. personal. Apertura. Pedidos con poco tiempo. Concientizar. a. la. ESTRATEGIAS FA. alta. gerencia de la importancia de. generar. planes. •. servicio. de. Calidad.. al. cliente. para. mantener su lealtad.. mejoramiento y del uso de un sistema de gestión de. Diseñar un programa de. •. Definir e implementar una política de calidad..

(46) del mercado. •. Personal. diligente. e. ingenioso,. dispuesto. a. asumir. y. comprometerse. con la calidad. DEBILIDADES (Interno) •. Mala. distribución. ESTRATEGIAS DO. ESTRATEGIAS DA. del. espacio de trabajo. •. Desorden en el lugar de almacenamiento. de. la. materia prima. •. Estructura. organizacional. sin definir. •. El. •. producto. presenta. Diseñar la estructura. terminado. organizacional de. diferentes. MAVIMETAL LTDA.. características en tamaño, •. Establecer las funciones. respecto a otros.. correspondientes a cada. •. Productos sin terminar.. puesto de trabajo.. •. Las. funciones. establecer. de. sin. •. Llegar a acuerdos con los proveedores.. •. Establecer. el. plan. de. mejoramiento en el control de calidad para no generar insatisfacción por parte de los clientes.. cada. integrante. •. No hay establecidos Misión, Visión y una política de calidad. Tabla 6 Matriz DOFA Mavimetal LTDA. Fuente: Elaboración propia •. GESTION DEL RIESGO. Dentro de los cambios más significativos que ha traído la última versión de la norma ISO 9001:2015, es la eliminación del término acciones preventivas por el término gestión del riesgo. Con la idea anterior la finalidad de la nueva norma es conseguir que las organizaciones planifiquen los riesgos que las pueden afectar y que pueden comprometer su supervivencia..

(47) Exigir como requisito a las organizaciones acciones que ayuden a mitigar el impacto o la aparición de los riesgos, ayudan a que la organización tengan un protocolo para cada riesgo y no que ante el riesgo se tomen medidas desesperadas que puedan ser peores que el mismo riesgo. Una organización necesita planificar e implementar acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. Abordar tanto los riesgos como las oportunidades establecen una base para aumentar la eficacia del SGC, alcanzar mejores resultados y prevenir los efectos negativos.14 Dentro de la planificación se encuentra la prevención de posibles amenazas o riesgos que impidan el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Es por ello que para el presente proyecto se identificaron dos (2) riesgos, los cuales se encuentran descritos en la Tabla 5, junto con su respectivo análisis preliminar de probabilidad e impacto junto con el plan de mitigación para los mismos. Descripción de riesgo. Clasificación. Probabilidad. Impacto. Pedir apoyo y priorización con este. Que los directivos o. tema por parte de la dirección de la. los líderes de. compañía.. proceso no se encuentren disponibles para. Plan de mitigación del riesgo. Si se observan retrasos por Personas. Alto. Alto. disponibilidad de tiempo el responsable de la implementación. realizar las. gestionara individualmente los. definiciones. temas en los cuales se presenten. requeridas.. estas demoras. El responsable de la. Que falencias en. implementación estará en. cuanto a. constante formación.. conocimiento. Técnico. Medio. Alto. También se contará con un grupo. generen errores en. de asesoramiento externo para. la implementación.. prevenir que este riesgo se materialice.. Tabla 7 Matriz de riesgos identificados Fuente: Elaboración propia.

(48) 13.3.2 Aplicabilidad de los siete (7) Principios de la Calidad, según la norma ISO 9001:2015.. Enfoque en el cliente: La empresa encausa todos sus esfuerzos para cumplir con las necesidades, deseos y exigencias de las partes interesadas. Liderazgo: La Alta dirección de MAVIMETAL LTDA se compromete a propiciar condiciones óptimas de trabajo conjunto para lograr los objetivos organizacionales. Participación del Personal: MAVIMETAL LTDA entiende que su personal genera valor a la organización, por tal motivo se compromete a hacer partícipe de este en la toma de decisiones. Enfoque Basado en Procesos: De ahora en adelante MAVIMETAL LTDA integrará un aproximado a un sistema de gestión en donde sus actividades se hagan con base a procesos estandarizados que propicien la productividad. Mejora: MAVIMETAL LTDA dirigirá esfuerzos para lograr la mejora continua en todos sus procesos productivos. Toma de decisiones basada en evidencias: MAVIMETAL LTDA tomará decisiones con base en evidencias dejando la subjetividad de lado. Gestión de las Relaciones: La empresa se compromete a mantener relaciones éticas y profesionales con las partes interesadas, proveedores y contratistas, para generar valor.. 13.3.3 Documentación del sistema de gestión de la calidad Después de haber definido el direccionamiento estratégico de la empresa, en donde se tiene una visión compartida y una identidad organizacional que moviliza individuos y grupos, se procede a elaborar los documentos requeridos por la norma 9001:2015 para diseñar el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa..

(49) •. MANUAL DE LA CALIDAD. En el diseño e implementación del SGC es de vital importancia mostrar evidencia sobre la eficacia de éste; en este sentido el manual de calidad es el documento que evidencia las diferentes actividades que desarrolla una empresa para cumplir los requisitos de la norma ISO 9001, en el cual se refleja la estrategia que establece la organización para implementar el SGC así como los mecanismos para alcanzar lo anterior. El manual de calidad refleja el compromiso de la organización para garantizar la satisfacción del cliente y es el primer documento que solicita el ente certificador cuando va a auditar el SGC, por lo cual el documento elaborado para la empresa MAVIMETAL LTDA. se realizo con mucho detalle y claridad. En este documento aparece el nombre de la empresa, el alcance del SGC, las exclusiones, presentación de la empresa, políticas y objetivos de calidad, descripción de la organización, la responsabilidad y la autoridad, descripción de los elementos del sistema, referencia de los procesos y su interacción (Mapa de Procesos) y procedimientos o referencias de éstos. •. ELABORACIÓN DE PERFILES DE CARGO. Dentro de los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2015, existe uno en el que se plantea que la organización debe determinar la competencia, los roles y responsabilidades de los involucrados dentro del sistema de gestión de la calidad. Para cumplir este requisito el pasante elaboró los perfiles de cargo de los funcionarios de la organización, usando la metodología propuesta en la Tabla 7 adquirió la información para cada cargo relativa a: ÁREA ADMINISTRATIVA •. Gerente general. •. Gerente administrativo. •. Asistente Administrativo. •. Contador. •. Asistente Contable. •. Mensajero. •. Coordinador de SGC.

(50) •. Servicios generales. •. Pintor. •. Revisor Fiscal. •. Soldador. •. Ayudante oficios varios. •. Dibujante. ÁREA DE PRODUCCIÓN •. Tornero. •. Auxiliar SG- SST. •. Auxiliar de producción. •. Conductor. •. Coordinador de Taller. Para la elaboración del manual de funciones o perfiles de cargo se tiene en cuenta el siguiente formato. I.. IDENTIFICACIÓN. DIA. MES. AÑO. DENOMINACION DEL CARGO. 10. 8. 2018. GERENTE GENERAL. NIVEL. ELABORADO. DEPENDENCIA DEPARTAMENTO JUNTA DE. GERENCIA. SOCIOS. NOMBRE DEL CARGO. No. DE. DE QUIEN DEPENDE. PERSONAS. JUNTA DE SOCIOS. 1. II.. POR:. ADMINISTRATIVO. DANIELA MARTÍNEZ A.. OBJETO GENERAL DEL CARGO. Liderar cada uno de los procesos pertenecientes a la empresa, además de determinar, modificar, y actualizar cada uno de los lineamientos estratégicos y políticas necesarias de la organización así mismo dirigir de forma general cada uno de los proyectos convenidos entre la empresa y sus clientes, en términos de planeación, verificación y realización de estos. III.. FUNCIONES. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PERIODICIDAD (Diaria= D, Ocasional= O Mensual= M Trimestral= T ) D. O. M. T.

(51) Dirigir las funciones administrativas al personal, de seguridad, manejo financiero, provisión de recursos y administracion de personal, de acuerdo a las normas. X. organizacionales Señalar las políticas relacionadas con el manejo de inventarios, en base a los lineamientos estipulados de. X. gerencia Planear, administrar y controlar los presupuestos, contratos, equipos y suministros de acuerdo a los lineamientos del área. X. Reconocer y establecer los sistemas de seguridad para proteger las instalaciones, los equipos, vehiculos, sistemas de información y las personas de acuerdo a las normas. X. organizacionales Preparar los informes para comités administrativos evaluando los servicios, de acuerdo a los parámetros establecidos. X. Participar en la selección y entrenamiento del personal, en. X. base a los lineamientos estipulados de gerencia Planificar los objetivos generales y específicos de la. X. organización Firmar planillas de sueldos, salarios, viáticos, remuneraciones extraordinarias y otras asignaciones para su. X. pago Orientar la dirección de la empresa. X. Establecer excelentes relaciones con las entidades a las cuales se les brinda los servicios, de igual forma de quienes. X. lo reciben. Planear y controlar las funciones del personal en cada equipo y/o proyecto Contribuir con el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad de presente en la empresa.. X X.

(52) Determinar cuáles son los problemas que se presentan en la empresa y corregirlos. X. Evaluar el rendimiento del personal en cada uno de los. X. departamentos Organizar y dirigir las actividades administrativas, técnicas, operativas. X. Presentar a la junta de socios las evaluaciones de. X. rendimiento de la empresa Tomar decisiones financieras haciendo uso correcto de los recursos. X. Estudiar los avances de cada proyecto y corroborar que se. X. sigue el planteamiento inicial IV.. REQUISITOS PERFIL. FACTORES. SUB FACTORES. ESPECIFICACIONES Trabajo en equipo Actitud de líder. Tener don de mando ACTITUDES. Iniciativa Capacidad de toma de decisiones Ser objetivo Sexo indistinto. HABILIDADES. Título universitario en áreas EDUCACIÓN. administrativas o afines, con al menos un posgrado en el área. Mínimo 6 años de experiencia laboral preferiblemente en cargos. EXPERIENCIA. de gerencia de alto nivel, relacionados con el manejo de personal, realización de proyectos industriales, dirección de.

(53) empresas, sistemas integrados de gestión, gestión de información.. Desarrollo de labores administrativos y operaciones para. NIVEL DE DIFICULTAD. los cuales requiere consultar documentación de la empresa.. V. ESFUERZO MENTAL Y FISICO MUY ALTA (5), ALTA (4), MEDIA (3), BAJA (2), MUY BAJA (1), NO APLICA (0) ESFUERZO MENTAL TIEMPO DE APLICACIÓN GRADO DE CONCENTRACION. CONSTANTE(C), FRECUENTE(F), OCACIONAL(O). 5. 4. 3. 2. 1. 0. C. F. O. X ESFUERZO FISICO ACCION FISICA. 5. 4. 3. 2. 1. Estiramiento de miembros ACCION. superiores. MUSCULA. Estiramiento. R. de miembros. X. X. inferiores Flexión ACCION. Desplazamien. CORPORA. to. L. Levantamient. X X X. 0.

(54) o de cargas Postura de pie Postura. X X. CAMBIO. sentado. DE. Postura semi. POSTURAS. sentado. X. Postura. X. rodillas. X. VI. ESCALA DE RESPONSABILIDADES TIPOS DE RESPONSABILIDADES. 5. Por errores. X. Contacto con cliente internos. X. Contacto con cliente externos. X. POR EQUIPOS. Uso adecuado. X. Daño. X. Perdida POR MAQUINARIA POR INVENTARIOS. 2. 1. 0. Uso adecuado. X. Daño. X. Perdida. X. Uso adecuado. X. Daño. X. Perdida. X X. Daño. X. Perdida. X. Dinero en efectivo. X. MANEJOR DE. Chequeras. X. VALORES. Letras/pagares. X. Tarjetas de crédito. X. INFORMACION. 3. X. Uso adecuado. POR. 4.

(55) SUPERVISION. De personal. X. De resultados. X. Por instrucciones. X. Organización de actividades. X. VII. ATRIBUCIONES DEL CARGO 5 Autonomía. X. Iniciativa. X. Creatividad. X. Desarrollo de Métodos propios. X. 4. 3. 2. 1. 0. VIII. RIESGOS PROFESIONALES 5. 4. Ruido. RIESGOS INDUSTRIALES. 3. 2. 1. 0. X. Vibraciones. X. Calor extremo. X. Frio extremo. X. Humedad. X. Radiaciones. X. ionizantes Iluminación inadecuada. X. OBSERVACIONES FIRMA EMPLEADO. FIRMA PATRONO. Tabla 8 Ejemplo formato de perfil de cargos Fuente: Elaboración propia.

(56) •. MAPA DE PROCESOS. Para garantizar la eficacia del SGC y por consiguiente la satisfacción del cliente, la norma ISO 9001, trae consigo el enfoque basado en procesos. De esta forma la organización trabaja con todos sus procesos, de forma interrelacionada y sistémica, implicando esto la necesidad de tener un mapa de procesos, en donde se describe el SGC, a través, de los procesos que están interrelacionados entre sí para garantizar la satisfacción del cliente. Después de realizar una observación minuciosa del funcionamiento de la empresa MAVIMETAL LTDA se dedujeron e identificaron los siguientes procesos y su interacción por medio del mapa de procesos. MAPA DE PROCESOS NIVEL ESTRATEGICO CALIDAD. DIRECCIONAMIENTO ESTRÁTEGICO. CLIENTE. CLIENTE. NIVEL OPERATIVO EJECUCION. COMERCIAL VENTAS. COMPRAS. ENTREGA O INSTALACION. NIVEL DE APOYO RECURSOS HUMANOS. FINANCIERO. Figura 5 Mapa de procesos MAVIEMTAL LTDA Fuente: Elaboración propia.

(57) •. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS. Se puede definir el concepto de procesos, en un sistema empresarial, “como el conjunto de la combinación de personas, información, máquinas y materiales a través de una serie de actividades conjuntas para producir bienes y servicios que satisfagan las necesidades del cliente”.8 Estos documentos tiene las siguientes características: El responsable del proceso, el objetivo del proceso, las entradas y las salidas del proceso, los requerimientos del cliente, los recursos utilizados en el proceso, la documentación aplicable, los indicadores de gestión del proceso y las descripción de actividades a través de un diagrama de flujo. Para la empresa MAVIMETAL LTDA se identificaron los siguientes procesos, los cuales son descritos en cada una de las caracterizaciones: •. Proceso comercial. •. Proceso de compras. •. Proceso de ejecución. •. Proceso de gestión de calidad. •. Proceso de gestión estratégica. •. Proceso de Recursos humanos. Para la elaboración de la caracterización de estos procesos se tiene en cuenta el siguiente formato:. CARACTERIZACION DEL PROCESO COMERCIAL. PROCESO. COMERCIAL. ENCARGADO. VERSIÓN 1 12-10-2018. GERENCIA GENERAL. OBJETIVO. BUSCAR, ELABORAR Y PRESENTAR OFERTAS COMERCIALES CON ENTIDADES PUBLICAS Y CON CLIENTES PRIVADOS.. ALCANCE. DESDE IDENTIFICACION DE NECESIDADES DEL CLIENTE HASTA LA LEGALIZACION DEL CONTRATO U ORDEN DE COMPRA.