F Más a fondo F F La cosmética F F Impresión

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Introducción

¿Qué es Excel?... 3

Cargando los datos ... 4

¡Me equivoqué! ¿Qué hago? ... 4

Grabando el trabajo ... 4

Moviendo los datos con el mouse ... 6

Cosmética ... 7

Para terminar el trabajo con una planilla... 7

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Más a fondo

El puntaero de estirar... 9

Las fórmulas ... 13

Otro ejemplo: No todo es relativo... 15

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La cosmética

La “pinta” de una planilla... 19

Filas y columnas ... 25

Imágenes e ilustraciones ... 29

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Impresión

La presentación preliminar... 33

Preparar página ... 34

Imprimir ... 37

Resumiendo... ... 38

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Los gráficos

Generalidades... 39

Un ejemplo... 39

Cosmética ... 41

Un segundo gráfico ... 44

Impresión de gráficos... 45

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Libros de más de una hoja

Un ejemplo con una planilla de varias hojas ... 47

Manipulando las hojas ... 49

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Las funciones especiales

La condicional ... 51

La función de búsqueda en tablas ... 53

Funciones de fechas ... 58

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Los diálogos

¿De dónde sales los objetos de diálogo? ... 60

La barra de desplazamiento... 61

Listas desplegables o cuadros combinados... 63

Botones de opción ... 65

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Introducción

ââ ¿Qué es Excel?

Excel es un programa que permite manipular toda la información que habitualmente se maneja en planillas: desde algo tan simple como una lista de nombres hasta algo tan complejo como un presupuesto

Cuando entramos en Excel, la pantalla de la PC se asemeja a un gran bloc de papel cuadriculado. Cada hoja de este bloc está dividida en filas (designadas con números) y columnas (designadas con letras). Cada casillero o "celda" de la hoja se designa con la letra de su columna y el número de su fila. Como en la batalla naval. En estas celdas podemos cargar datos de diferentes tipos. Las teclas de flechas nos permiten viajar por la planilla y pasar de una celda a la otra.

Barra de Menú

Celda corriente

Barra de estado

Barras de desplazamiento Una columna

Una línea o fila Barra de

Barra Estándar

Hoja de cálculo Solapas para cambiar

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El cuaderno puede tener muchas de estas hojas. Las solapas, como las de una agenda telefónica, permiten pasar de una hoja a otra, haciendo un clic sobre ellas. Para los casos más simples nos vamos a arreglar con una sola hoja.

ââ Cargando los datos

Para armar una lista basta escribir los datos que se deseen en los casilleros correspondientes. El procedimiento es el siguiente:

ΠUsamos las teclas de cursor para colocarnos en la celda donde vamos a escribir el dato (celda corriente, aparece con un recuadro).

• Escribimos el dato. Da lo mismo que sea una palabra, un número o una

Ž Oprimimos la tecla ENTER

ââ ¡Me equivoqué! ¿Qué hago?

¿Qué hacemos si nos equivocamos al escribir un dato?

ΠSi descubrimos el error antes de oprimir ENTER (o de abandonar la celda), podemos cancelar el ingreso de ese dato oprimiendo la tecla ESC.

• Si, en cambio, ya le habíamos dado ENTER, simplemente lo escribimos de nuevo.

Ž Mientras estamos escribiendo un dato, antes de oprimir ENTER o de abandonar la celda, podemos borrar parte de lo que estamos escribiendo, usando la tecla BACKSPACE.

• Si tenemos que borrar un dato ya ingresado, porque lo escribimos en la celda equivocada, ubicamos el cursor en la celda que contiene el dato a borrar y oprimimos la tecla SUPR.

ââ Grabando el trabajo

Toda planilla que queramos conservar debe ser grabada. De lo contrario, al dar por terminada la sesión, al abandonar Excel y apagar la computadora, perderemos el trabajo que hayamos hecho. No es razonable esperar hasta terminar para grabar. Se recomienda ir haciendo grabaciones periódicas. Si, por ejemplo, adoptamos la costumbre de grabar cada quince minutos y nos sorprende un corte de luz, en el peor de los casos perdemos lo que hicimos en los últimos quince minutos.

En el momento de grabar un trabajo hay que tomar tres decisiones, y comunicárselas al programa. Esas decisiones son:

* En qué disco guardar * En qué carpeta o directorio * Con qué nombre lo grabamos

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En toda computadora hay por lo menos dos unidades de disco disponibles: una disquetera y un disco fijo. Normalmente, la disquetera se designa con la letra A y el disco fijo con C. Puede haber otras posibilidades: una segunda disquetera (que seria la B), una unidad de CD-ROM (probablemente la D), otro disco fijo, etc. Cuando grabamos, tenemos que indicarle al programa en cuál de todas estas unidades queremos grabar.

ÙÙ La carpeta o directorio

Ahora bien, el disco fijo está dividido en distintos directorios o carpetas. Es como tener distintas habitaciones dentro del disco de modo de poder guardar cada tipo de trabajo en una habitación diferente. Ayudan a mantener el disco más ordenado. Los programas como Excel muestran un diagrama que indica cómo cada habitación se comunica con las demás. De nuevo, hay que indicarle al programa en cuál de los directorios existentes vamos a guardar nuestro trabajo.

ÙÙ El nombre del archivo

Al archivo hay que darle un nombre para poder ubicarlo en el futuro. Elegimos un nombre que nos sugiera algo. Un nombre tal que, si lo volvemos a ver en el futuro nos haga acordar "Ah, sí, este es el archivo que hice para Fulano".

ÙÙ ¿Cómo grabar?

Œ Tomamos las opciones “Archivo”, “Guardar”. Aparece el siguiente cuadro, donde Excel pide todos datos explicados anteriormente (dónde lo graba, qué nombre, etc.).

• Hacemos un clic en la caja “Guardar en” y seleccionamos el disco y directorio donde vamos a grabar el archivo de la lista que se descuelga.

Ž Escribimos un nombre para el archivo en la caja “Nombre de archivo”.

• Hacemos un clic en “Guardar”.

Una vez ejecutados todos estos pasos, el archivo se guarda en el disco.

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El Portapapeles es una ubicación de

almacenamiento temporal para la información cortada o copiada.

Seleccionar un rango es pintar un conjunto de celdas arrastrando el mouse. Un rango es

cualquier conjunto de celdas que formen un rectángulo.

Œ Con el cursor en forma de cruz gorda, hacemos un clic en la primer celda que forma parte del rango que deseamos copiar y mantenemos el botón apretado.

• Sin soltar el botón, desplazamos el puntero hasta la última celda del rango.

Ž Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado un rango.

• Mientras tenemos seleccionado este rango, y sin apretar el botón del mouse, apoyamos el puntero sobre la línea gruesa que

rodea el rango seleccionado. En un momento dado, la forma de puntero cambiará a una flecha.

• Con el puntero bajo esta forma, apretamos el botón del mouse y lo mantenemos oprimido.

‘ Sin soltar el botón (y sin que se nos acalambre el dedo) movemos el rango seleccionado una columna, que será la nueva posición del rango. Un borde gris nos indicará que estamos moviendo el rango.

’ Soltamos el botón. El rango seleccionado se habrá movido hacia la nueva posición.

El puntero flecha sirve, entonces, para mover una celda o rango de celdas de un punto a otro de la planilla.

ÙÙ Otra forma de mover y copiar datos: el portapapeles

Existe un segundo método para mover o copiar datos de un punto a otro de la planilla: usando el portapapeles.

ΠSeleccionamos el rango a mover.

• Tomamos las opciones “Edición”, “Cortar”. En este momento, el rango cortado es mantenido momentáneamente en el portapapeles.

Ž Hacemos un clic en el lugar donde se quiere poner la copia.

• Tomamos las opciones “Edición”, “Pegar”. Excel pone en esta celda una copia de lo que mantenía en el portapapeles.

Los datos se corren una fila más abajo. De modo que la combinación de los comandos de “Cortar” y “Pegar” sirve para mover datos.

Usando los comandos “Edición”, “Copiar”, en vez de “Edición”, “Cortar” el resultado es repetir, duplicar los datos. La principal ventaja de este método es que no depende de nuestro pulso a la hora de agarrar el objeto con el mouse.

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El contenido de dos planillas puede ser el mismo. Son los mismos datos. Sin embargo, pueden diferir en el aspecto de esos datos: en su formato. Agrupamos bajo el nombre de formato a un conjunto de opciones que hacen al aspecto exterior de los datos, a la "pinta" de la planilla. A la cosmética.

Las opciones de formato son muchas. En esta sección se verán un par de ellas, para seguir aprendiendo a dialogar con Excel a través de sus menúes y opciones.

Por ejemplo, vamos a poner en negrita la palabra que encabeza la primera columna de una lista. Para ello:

ΠHacemos un clic sobre la celda cuyo aspecto se quiere a cambiar.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. Aparece un nuevo tipo de cuadro o menú. Es como un conjunto de fichas o tarjetas que contienen todas las características de formato que pueden modificarse en una celda o rango de celdas: el tipo de letra, el sombreado interior, la alineación, etc.

Ž Hacemos un clic en la solapa de la ficha “Fuentes”. Aparece esa ficha a la derecha.

• Hacemos un clic en “Negrita”, dentro de la

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

ââ Para terminar el trabajo con una planilla

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Más a fondo

Las planillas que hicimos con los conocimientos del capítulo anterior eran simples listas de datos. Datos literales (palabras, textos) y datos numéricos. Pero Excel sirve para hacer planillas "de cálculo". Eso significa que se

pueden hacer cálculos con los datos. La planilla que se muestra a la derecha es una planilla "de cálculo".

Esta planilla permite saber de cuánta plata dispone una persona en un momento dado. Simplemente, suma la cantidad que lleva en el bolsillo más lo que tiene depositado en el banco y le resta sus deudas.

La planilla contiene tres tipos de datos bien diferentes: textos, números y una fórmula. Es este último elemento el que hace que la planilla sea "de c

efecto, la fórmula de la celda B5 hace que Excel calcule automáticamente el saldo.

Como las fórmulas son lo más importante que maneja Excel, merecen que las expliquemos en detalle.

Para calcular el saldo hay que sumar la cantidad de plata que hay en el banco, más el efectivo, menos las deudas. O sea:

82O+150-22O

Es la cuenta que tiene que hacer la fórmula cargada en B5. Pero lo que tenemos que escribir nosotros en esa celda es:

=B2+B3-B4

En efecto, para indicarle a Excel que realice un cálculo tenemos que observar dos reglas básicas:

* Las fórmulas siempre comienzan con un signo igual "="

* No se escriben los números que se suman o restan sino los celdas que los contienen.

En este sentido, la fórmula =B2+B3-B4 indica a Excel que debe hacer:

820+150-220

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Una referencia es la

coordenada de una celda, contenida en una fórmula escrita en otra celda.

la planilla explicada anteriormente. Copiamos los títulos y los números, sin olvidar que en B5 no se escribe un número sino la fórmula que dimos más arriba.

Ahora supongamos que, revisando el bolsillo trasero del pantalón, tenemos la suerte de encontrar un billete de $ 20. Eso significa que nuestro efectivo ahora es 170. Bien, escribimos esa cantidad en la celda B3. Al darle ENTER iVoilá! la planilla informa que el saldo ahora es $ 770. Eso es lo que se llama el recálculo automático que tiene Excel: al modificar el contenido de una celda, automáticamente el cambio se propaga hacia todas las celdas que dependan de ella. Este recálculo automático funciona gracias a que en la fórmula de saldo no figuran los 150 de efectivo, Sino la celda que los contiene, B3. Se dice que la fórmula escrita en B5 contiene una referencia a B3. Una planilla es tanto más flexible cuanto más fórmulas referenciadas haya. Por flexible entendemos la posibilidad de que, al modificar un valor, se modifiquen automáticamente todos los valores que dependan de él. A medida que veamos otros ejemplos vamos a ir dándonos cuenta de la importancia de esté aspecto.

ÙÙ Otras planillas

Aunque una planilla como la anterior sugiere aplicaciones financieras, con Excel pueden realizarse cálculos de todo tipo...

...cálculos de tiempos ...estadísticas deportivas ...presupuestos

...y, en general, cualquier cálculo, por complejo que sea, que pueda resolverse

ââ El puntero de estirar

Para probar ejemplos un poco más complejos (e interesantes) tenemos que aprender una función muy útil del mouse: el puntero de estirar.

El puntero de estirar; tiene forma de una cruz fina y aparece cuando el centro de la cruz gorda se apoya sobre el punto que se ve en la esquina inferior derecha de la celda corriente.

ÙÙ Estirando una palabra

El uso de este puntero hay que verlo en un ejemplo.

ΠEscribimos una palabra cualquiera en el casillero B3. Por ejemplo, Microsoft.

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Ž Oprimimos el botón del mouse y lo mantenemos apretado.

• Sin soltar el botón, bajamos el puntero cinco celdas.

• Soltamos el botón. La palabra original queda repetida seis veces.

ÙÙ Estirando un número

Lo mismo pasa cuando el dato estirado es un número. Por ejemplo, escribiendo un número cualquiera en el casillero C3 y estirándolo exactamente como hicimos en el caso anterior, el número se repetirá todo a lo largo del rango estirado.

ÙÙ Estirando listas

Un caso especial del puntero de estirar es la generación de listas.

ΠColoquemos un 1 en A1 y un 2 en A2.

• Seleccionemos este par de celdas con el puntero de seleccionar (la cruz gorda).

Ž Buscamos el puntero de estirar (la cruz fina).

• Oprimimos el botón del mouse y lo mantenemos apretado.

• Sin soltar el botón, bajamos el puntero cinco celdas.

‘ Soltamos el botón. Excel genera la serie 1,2,3,4, etc.

Esto se explica porque el par de celdas que estiramos contenía el comienzo de una serie: la serie de los números naturales. Excel continúa la serie.

Si repetimos la experiencia en otro lugar de la planilla pero comenzando con los valores 100 y 90, la serie continúa con 80, 70, 60, etc.

ÙÙ Listas especiales

Además de las listas numéricas, Excel también reconoce otras series:

* Si estiramos una celda que contenga la palabra lunes, se genera la serie de los días de la semana.

* Si estiramos una celda que contenga la palabra enero, se genera la serie de los meses del año.

* Si estiramos una celda que contenga una expresión tal como Depto.1, Excel o.2, Depto.3, etc.

Practiquemos las distintas variantes de esta operación hasta estar seguros de entender cómo trabaja. Luego podemos pasar al siguiente ejemplo.

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El siguiente es otro ejemplo de planilla de cálculo: un inventario. Supongamos el caso de una librería que vende diversos ítems: lápices, cuadernos, reglas y escuadras. Al comenzar la semana, hay un stock inicial. Durante la semana se producen entradas (entregas de material por parte de los proveedores) y salidas (consecuencia de la venta al público). Al final de la semana habrá un stock que será igual al stock inicial, más las entradas y menos las salidas.

El control y la evolución de este inventario pueden seguirse mediante una planilla de cálculo como la de la derecha.

La planilla de la figura contiene textos (los nombres de los ítems y los títulos de las

columnas); números (los valores de stock inicial, entradas y salidas) y fórmulas (el cálculo de los stocks finales). Copiamos los datos tal como se ven en la figura, dejando en blanco la columna de stock final.

En la celda E2 debemos escribir la fórmula que calcula el stock final. Esta fórmula es:

=B2+C2-D2

Esta fórmula calcula el stock final del primer ítem. En la fila 3 debería escribirse una cular el stock del segundo ítem. O sea:

=B3+C3-D3

Pero no. No hay nada que escribir. Ocurre que para Excel, estas dos fórmulas son equivalentes: lo que la primera fórmula hace con los datos de la fila 2, la segunda lo hace con los de la fila 3. Y lo mismo para el resto de las filas. En términos relativos (relativos a la fila en que se encuentran) las tres fórmulas son iguales. Si son iguales, ¿para qué escribirlas nosotros? Ya vimos que hay un procedimiento que permite repetir un dato (número, texto o fórmula) a lo largo de una columna o de una fila: el puntero de estirar.

Œ Nos paramos (haciendo un clic) en la celda que contiene la fórmula a copiar. O sea, la E2.

• Buscamos el puntero de estirar: la cruz fina que aparece cuando el puntero se apoya sobre el cuadradito que hay en la esquina inferior derecha de la celda.

Ž Manteniendo apretado el botón izquierdo del mouse, estiramos hasta E5

• Soltamos el botón. La fórmula queda repetida cuatro veces.

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Probemos ahora cómo "funciona" esta planilla. Cambiando los valores de stock inicial, entradas y salidas, cambiarán automáticamente los valores correspondientes de stock final. Otra vez: hagamos unas cuantas pruebas hasta comprender cómo trabaja esto.

ÙÙ Otro ejemplo: Presupuesto de ventas

Este es un ejemplo más complejo. Una empresa quiere hacer el pronóstico de ventas para el primer cuatrimestre del año. Piensa comenzar con ventas por $ 400 (bueno, no es una empresa muy grande) e ir creciendo mes a mes según porcentajes estimados: 12% para febrero,

14% para marzo y 10% para abril. Si los costos representan 40% de las ventas, ¿cuánto ganarán al cabo de los cuatro meses?

En otras palabras, queremos

una planilla de cinco columnas, una para cada mes y otra para el total; y tres filas: ventas, costo y margen. Habrá algunos títulos y referencias que ocuparán filas y columnas adicionales. Más o menos tiene que quedar como la que se muestra en

Armar esta planilla no consiste en copiar lo que ve en la Figura 5. Parte de la información de la planilla es el resultado de fórmulas. Fórmulas que no pueden deducirse mirando la figura. Es necesario ir de a poco, estudiando lo que la planilla hace. Para comenzar:

Œ Escribimos el título general, Presupuesto de ventas, en la celda D1.

• Escribimos los títulos Crecimiento esperado, Ventas, Costo y Margen en las celdas A5, A7, A9 y A11, respectivamente.

Ž Escribimos la palabra Enero en la celda C3.

• Maniobramos con el mouse hasta que aparezca la cruz fina.

• Manteniendo apretado el botón del mouse, estiramos hasta la celda F3.

‘ Soltamos el botón. Aparecerán automáticamente los cuatro meses.

’ En la celda G3 escribimos la palabra TOTAL.

Todos estos son los datos literales, los textos. Ahora hay que seguir con los números. Tal como está planteado el problema sabemos que:

* Las ventas de enero son $ 400.

* Los coeficientes de crecimiento son 12%, 14% y 10% para febrero, marzo y abril, respectivamente.

Copiamos entonces estos datos: $ 400 en C7, 12% en D5, 14% en E5 y 10% en F5.

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Una vez puestos los datos literales y los numéricos, lo que sigue son las fórmulas. Comencemos por la fórmula para el costo del mes de enero.

En la celda C9, debemos escribir una fórmula que represente el cálculo del 40% de las ventas presentes en la celda C7. Esta fórmula es =40%*C7

En efecto, recordemos una vez más que:

* Las fórmulas deben comenzar con un signo igual. * No escribimos $400 sino C7, la celda que lo contiene.

De la misma forma, para el cálculo del margen debemos escribir, en la celda C11, =C7-C9.

Este par de fórmulas (ventas y costo) vale para enero. Pero también valen para el resto de los meses. Y para el total: el costo de febrero será cuarenta por ciento de las ventas de febrero, el costo de marzo será igual al cuarenta por ciento de las ventas de marzo y así siguiendo hasta que el costo total tendrá que ser igual al cuarenta por ciento de las ventas totales. De modo que podemos estirar el par de fórmulas para que se repita el cálculo en el resto de los meses y en el total. Entonces...

ΠHacemos un clic en la celda C9.

• Manteniendo apretado el botón llevamos el puntero hasta C11

• Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado el rango a estirar, C9:C11.

• Buscamos el puntero de estirar (la cruz fina) apoyando el centro de la cruz gorda en el puntito que está abajo a la derecha del rango seleccionado.

• Oprimimos el botón del mouse y lo mantenemos apretado.

‘ Sin soltarlo, estiramos hasta alcanzar la columna G (la del total).

’ Soltamos el botón. Las fórmulas de costo y de margen aparecerán repetidas para todo el cuatrimestre.

Las fórmulas fueron copiadas, pero las celdas sólo muestran ceros. Esto es porque el costo y el margen dependen de las ventas. Y las fórmulas de ventas

sido definidas. Por ejemplo, la fórmula de costo de febrero (celda D9) dice que ese costo es 40% de D7. Y está bien, pero como la celda D7 aún está vacía, ese 40% da cero.

Esto es más importante de lo que parece. Que una fórmula arroje un resultado incorrecto no quiere decir que la fórmula sea incorrecta. Puede ser, como en este caso, que el problema esté en alguna de las celdas que figuran como dato en la

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Es decir que las ventas de febrero serán

400+400*12%

O sea, lo que valían en enero (400), más un 12% de ese valor. De acuerdo con las reglas que ya sabemos, la fórmula a escribir en la celda D7 será:

=C7+C7*D5

De nuevo hay que estirar esta fórmula (escrita para febrero) a marzo y a abril. Como antes:

Œ Hacemos un clic en D7, donde está la fórmula a estirar.

• Buscamos la cruz fina (el puntero de estirar) apoyando la cruz gorda en el puntito que está en el ángulo inferior derecho de la celda D7.

Ž Manteniendo apretado el botón del mouse, estiramos hasta F7.

• Al soltar el botón, aparecen los valores de ventas.

Al aparecer estas fórmulas (con sus resultados) también aparecen los valores de costo y margen. Estos valores estaban en cero, mientras las ventas no estaban definidas. Al modificarse las celdas de ventas, se modifican las que dependen de ellas. Salvo en la columna de total, ya que las ventas totales siguen sin calcular.

ÙÙ Calculando los totales

Las ventas totales podrían calcularse mediante la siguiente fórmula:

=C7+D7+E7+F7

Es obvio que las ventas totales pueden calcularse como la suma de las cuatro ventas parciales. Y es igualmente obvio que no es una forma muy práctica. Pensemos lo que sería calcular el total no de cuatro sino de veinte valores parciales.

Para casos así, Excel maneja algunas fórmulas especiales. Por ejemplo, la función

=SUMA(C7:F7)

Lo que va entre paréntesis es el rango que contiene los números a sumar. Los dos puntos quieren decir desde...hasta. Desde C7 hasta F7. La función indica que hay que sumar todos los valores que se encuentran entre las celdas C7 y F7, inclusive estas dos. Pero tampoco hay que escribir esto. Hay un recurso muy bueno: el botón de Autosuma.

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siguiente:

ΠHacemos un clic en la celda C7, primer valor a sumar.

• Manteniendo apretado el botón del mouse, llevamos el puntero hasta la celda G7.

Ž Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado el rango que contiene los

• Hacemos un clic sobre el botón de Autosuma. Excel escribe la sumatoria en el casillero libre del rango seleccionado.

Este botón de Autosuma sirve tanto para totalizar valores en fila (como ha sido en este caso) como en columna. Todo depende de qué rango seleccionemos.

ââ Otro ejemplo: No todo es relativo

Los del consorcio nos han pedido un informe de gastos. Los datos que nos pasaron fueron estos:

Sueldos: 1.174 Cargas sociales: 560 Gas: 856 Luz: 406 Artículos de limpieza: 85 Seguros: 125 Reparaciones: 590

Lo que quieren saber es:

* ¿Cuánto se gastó en total?

* ¿Qué porcentaje de ese total representa cada rubro?

ÙÙ Comenzamos

Abrimos una planilla en blanco y cargamos los datos en dos columnas: los rubros en columna A y los valores en la columna C. No nos preocupamos demasiado por la pinta porque ya sabemos que más tarde podemos cambiar la tipografía, mover datos, etc. Completando con algunos títulos debe quedar más o menos así...

ÙÙ Cálculos

Como primera medida, calculamos el total de gastos.

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• Manteniendo apretado el botón del mouse, llevamos el puntero hasta la celda C9.

Ž Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado el rango que contiene los

• Hacemos un clic sobre el botón de Autosuma. Excel escribe la sumatoria en el casillero libre del rango seleccionado.

Pintamos el rango C2:C9 porque es el que contiene los valores a sumar (C2:C8) más una celda adicional (C9) para alojar el total.

La otra cosa que hay que calcular es el porcentaje que cada gasto representa del total. Por ejemplo, el total de gastos da 3.796, y el gasto en sueldos da 1.174. Entonces, dividiendo esos dos valores resulta 1174/3796 = 0.30927

Esto significa que el gasto en concepto de sueldos representa el 31% del gasto total. Queremos conocer este porcentaje para el resto de los rubros. Parece fácil. La fórmula que escribimos antes, siguiendo las reglas de Excel debe ser =C2/C9. Luego estiramos esa fórmula al resto de la lista. Veamos:

Œ Escribimos en la celda D2 la fórmula =C2/C9.

• Hacemos un clic en D2, donde está la fórmula a estirar.

Ž Buscamos la cruz fina (el puntero de estirar) apoyando la cruz gorda en el puntito que está en el ángulo inferior derecho de la celda D2.

• Manteniendo apretado el botón del mouse, estiramos hasta D8.

• Al soltar el botón, aparecen los valores deseados. ¿O no?

No, luego de hacer todo esto el resultado es algo parecido a la figura de la izquierda. ¿Parecía fácil? Enseguida lo explicamos.

ÙÙ Investigando el problema

Cada vez que aparece un resultado sospechoso hay que investigar qué cálculo está haciendo Excel para obtener ese resultado. Hagamos un clic en D3 donde, evidentemente, hay un resultado sospechoso. Arriba, en la que llamamos la barra de fórmulas aparece el cálculo que pretende hacer Excel:

=C3/C10

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vacía. Y eso está mal. Una celda vacía es como si valiera cero. Y no se puede dividir por cero.

Excel siempre hace las cosas así. Toma en cuenta la posición relativa de las celdas. Cuando escribimos la fórmula original en D2, Excel razona: "tengo que dividir el valor que está a la izquierda por el valor que está siete celdas más abajo"

Respecto de D2, esos valores son C2 y C9. Pero al aplicar la fórmula más abajo (en D3) los valores que están "a la izquierda y siete celdas más abajo" son C3 y C10. Divide el gasto en cargas sociales por una celda vacía.

Algo habría que hacer en la fórmula original para que Excel sepa que en todas las copias de la fórmula tiene que dividir por C9. Que no tome C9 en forma relativa sino absoluta. ¿Cómo se hace? Bien, seria fantástico poder explicar esto de manera lógica y razonada. Pero no podemos. El que inventó Excel decidió que las referencias absolutas se indican así:

=C2/C$9

Ese signo $ entre la C y el 9 está fijando la coordenada de la celda. Más fijando el 9, el indicador de la fila. Antes, al hacer las copias, ocurrió que el C9 se convertía en C10, en C11 etc. Como queremos evitar que cambie ese 9, se le pone delante el signo $. No seria lo mismo poner:

=C2/$C9

porque ese signo $ estaría fijando la C, que no es la que necesita ser fijada (no está cambiando). En todo caso podría ponerse:

=C2/$C$9

fijando la C (no lo necesita pero tampoco molesta hacerlo) y el 9.

Hecha la modificación, estiremos la nueva fórmula y, ahora si, debería quedar como es debido.

ÙÙ El formato de porcentaje

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Es más fácil de comprender 31% que 0,30927. Puede hacerse. Efectivamente, entre las opciones de “Formato”, “Celdas”, figura una ficha que permite cambiar el aspecto

darles, por ejemplo, aspecto de porcentaje.

Esto ya lo sabemos hacer:

ΠHacemos un clic en D2, primera celda del rango cuyo aspecto vamos a cambiar.

• Manteniendo apretado el botón del mouse, bajamos el puntero hasta D8. Ahora tenemos seleccionado todo el rango.

Ž Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

• Hacemos un clic en la solapa “Número”.

• En la caja de la izquierda (Categoría), hacemos un clic en porcentaje

‘ En la caja de decimales, indicamos 0.

’ Hacemos un clic en “Aceptar”.

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La cosmética

ââ La “pinta” de una planilla

Aquí llamamos "cosmética" a cambiarle la pinta a una planilla, pero no su contenido. Ya hemos hecho algún trabajo de cosmética: hemos actuado sobre el tamaño de las letras, la alineación de los textos, la cantidad de decimales de los números, etc., usando las opciones de “Formato”. Pero el trabajo de cosmética incluye también otros comandos y opciones.

Con un adecuado manejo de estas opciones podemos hacer que la planilla de la figura de la izquierda se

vea como en la figura de la derecha, o sea, con un poco más de “pinta”.

ÙÙ Opciones Formato, Celdas

Comencemos por las opciones de Formato. El manejo básico es el siguiente:

ΠSeleccionamos el rango cuyo aspecto se desea cambiar.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

Ž Aparece un menú de seis fichas en el cual cambiamos las opciones deseadas.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

El método es el mismo cualesquiera sean las opciones a cambiar: tipografía, color, alineación, etc. A continuación explicamos algunas de ellas como para familiarizarnos con su apariencia. De todas formas estaría bien tomarnos un tiempo para probarlas a todas.

Tipografías

Con esta opción podemos cambiar el tipo y tamaño de letra usado en la planilla. Por ejemplo, vamos a poner más grande el título de la planilla del “Informe mensual”. Para eso:

Œ Pintamos (arrastrando el mouse} el rango cuya tipografía queremos cambiar. En nuestro caso, basta hacer un clic en la celda A1.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

Ž Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Fuentes”.

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• En la caja “Tamaño” de fuente hacemos un clic en 14. Es el tamaño en puntos.

• Hacemos un clic en Aceptar.

Usando las otras opciones de la ficha “Fuentes”, Podemos cambiar muchas otras características de la tipografía. Pero el procedimiento es siempre el mismo.

De la misma manera podríamos poner en Negrita los encabezamientos del rango A2:D2 y los totales del rango C7:D7.

ÙÙ Bordes

Esta opción permite dibujar líneas alrededor de las celdas. Nos puede servir para hacer el recuadro que rodea la planilla que estamos trabajando. Para eso:

ΠPintamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos dibujar los bordes. En nuestro caso, es el rango A1:D7.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

Ž Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Bordes”.

• En “Estilo” marcamos la línea doble. En “Preestablecidos”, marcamos “Contorno”.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

O sea que el procedimiento es más o menos el mismo tanto si queremos cambiar el tipo de letra como si queremos dibujar un borde.

Cambia el tamaño de la

fuente seleccionada

Seleccione la casilla de verificación Fuente normal para establecer el tipo de fuente, el tamaño y los efectos del estilo

Normal Proporcionan

estilos adicionales, como tachado,

superíndice y subíndice

Pueden elegirse distintos tipos de

línea para el subrayado Es la forma de

la letra, la tipografía propiamente

dicha

(21)

ÙÙ Tramas

Queda muy bien sombrear una celda para destacar su contenido o un título. Como las celdas de los totales en la planilla de ejemplo. Para eso:

ΠPintamos (arrastrando el mouse) el rango que queremos sombrear. En nuestro caso, C7:D7.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

Ž Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Tramas”

• En “Color” indicamos un gris claro. O el color que más nos guste.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

No abusemos de los colores. Al imprimir una planilla color en una impresora blanco y negro, los colores se transforman en grises que no pueden ofrece el mismo contraste que brindan los colores en pantalla. Aun usando una impresora color no hay por qué convertir a la planilla en un muestrario de colores.

Permite cambiar el color

de la línea

Seleccione una opción bajo “Estilo”

para especificar el tamaño y el estilo de la línea de un borde. Si desea cambiar un estilo

de línea de un borde existente,

seleccione la opción estilo de línea que desee y haga clic en el área

del borde, en el estilo de borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de línea Agrega un borde

alrededor de la parte exterior del rango de las

celdas seleccionadas

Agrega un borde a las cuadrículas internas en el

intervalo de las celdas seleccionadas

Quita los bordes de las

celdas seleccionadas

Haga clic en uno o más botones para agregar o quitar

(22)

ÙÙ El formato de los números

Esta fue la opción que usamos líneas atrás para que un número se vea como un tanto por ciento. Ahora vamos a usarla para eliminar los decimales de los valores de la planilla ejemplo.

ΠPintamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos eliminar los decimales. En este caso, D3:D7.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

Ž Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Número”.

• En la caja “Categoría” hacemos un clic en “Número”.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

La imagen más abajo muestra los distintos formatos numéricos posibles agrupados en categorías. En el cuadro izquierdo de la ficha están las categorías (General, Número, Porcentaje, etc.). Según qué categoría tengamos seleccionada, aparecerán opciones adicionales para indicar cantidad de decimales, signo monetario, etc. Ya vimos algo de esto en pasos anteriores al utilizar el formato de porcentaje, por ejemplo. Conforme vayamos haciendo clic en las distintas categorías y ajustando el formato, “Muestra” expondrá el nuevo aspecto de la celda seleccionada.

Acá podríamos ponernos a contar cada una de las categorías y sus variantes. Pero no tiene mucho sentido. Con un poco de paciencia, no es demasiado difícil entender cómo usar cada una de las opciones. De nuevo, lo mejor que podemos hacer es tomarnos un tiempo para probarlas a todas y ver qué es lo que hace cada una.

documento con las opciones seleccionadas Seleccione un color

en el cuadro “Color” y, a continuación, seleccione una trama en el cuadro “Trama” para dar formato a la selección con colores

de la trama Seleccione un color para cambiar el color

(23)

ÙÙ Alineación

Ya vimos en los primeros ejemplos que, en principio, Excel acomoda los textos a la izquierda de la celda y los números a la derecha. Pero esto puede cambiarse actuando sobre otra de las opciones de formato. Si queremos centrar los nombres de la planilla ejemplo, hacemos así:

Œ Pintamos (arrastrando el mouse) el rango cuya alineación queremos cambiar. En nuestro caso, B2:D2.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

Ž Del menú de fichas que aparece elegimos “Alineación”

• En “Horizontal”, seleccionamos “Centrar”.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

Opciones de alineación horizontal

* General: Aplica la alineación predeterminada, según el tipo de datos. Los datos remo izquierdo de la celda y los números, las fechas y las horas se alinearán, a la derecha. Los valores lógicos VERDADERO y FALSO se centrarán. Si se cambia la alineación, no se cambiará el tipo de datos.

cantidad de decimales) Los distintos

formatos están agrupados en

categorías

Muestra el aspecto del valor seleccionado con el formato

actual

(24)

* Izquierda: Alinea el contenido en el extremo izquierdo de la celda. Si se especifica un número en el cuadro Sangría, Microsoft Excel alineará el contenido de la celda desde la izquierda el número espacios de caracteres especificado. Los espacios de caracteres se basan en la fuente y el tamaño de fuente

seleccionado en la ficha General del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

* Centrar: Centra el contenido en la celda.

* Derecha: Alinea el contenido en el extremo derecho de la celda.

* Rellenar: Repite los caracteres de la celda situada en el extremo izquierdo a lo largo del rango. seleccionado. Todas las celdas del rango seleccionado que desee rellenar deberán estar vacías. Por ejemplo, puede crearse un efecto similar al de un

) o un asterisco ( * ) en una celda y utilizando esta opción para repetir la cadena de caracteres a lo largo de una fila.

* Justificar: Divide el contenido de la celda en varias líneas dentro de la celda y ajusta el espacio entre palabras para que todas las líneas tengan el mismo ancho que la celda.

* Centrar en la selección: Centra el contenido de la celda situada en el extremo izquierdo de una selección en el rango seleccionado. Todas las demás celdas en el rango seleccionado deberán estar vacías. Las celdas no se combinan y los datos pueden aparecer en otra celda que no sea la celda situada en el extremo izquierdo.

Opciones de alineación vertical

Seleccione una opción en el cuadro Vertical para cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas. Por configuración predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación horizontal

predeterminada es General.

Retorno automático

Ahora miremos la celda D2 de la figura. ¿Cómo fue hecho ese efecto? Con la opción ustificar” de la alineación vertical. Cuando un

dato es demasiado largo para la celda que lo contiene, tenemos la posibilidad de "abrir" la celda en varios renglones. A diferencia de lo que pasaba en otros programas y otras épocas, en Excel "fila" no es lo mismo que "renglón". Una fila puede tener varios renglones. Entonces:

(25)

• Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”.

Ž Elegimos la ficha “Alineación”.

• Marcamos en alineación horizontal “Centrar” y en alineación vertical “Justificar”.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

ââ Filas y columnas

Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la planilla es el adecuado manejo de filas y columnas: su tamaño y posición. Insertando (o eliminando) convenientemente filas y columnas la planilla puede hacerse más legible. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas y la altura de las filas.

ÙÙ Inserción de filas y columnas

En la planilla de la siguiente figura vamos a insertar una columna entre las columnas A y B. Para eso:

Œ Colocamos el cursor en la celda donde se hará la inserción. La nueva columna se insertará a la izquierda de la columna actual. Entonces tenemos que hacer un clic en cualquier celda de la columna B.

Establece la proporción de giro de texto en la celda

seleccionada. Utilice un número

positivo en el cuadro “Grado” para girar el texto seleccionado de la

parte inferior izquierda a la parte

superior derecha en la celda. Utilice

grados negativos para girar el texto de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha en

la celda seleccionada Cambia la

orientación del contenido de la celda a vertical Ajusta el texto

en la celda en varias líneas. El

número de líneas ajustadas

depende del ancho de la columna y de la

longitud del contenido de la

celda

Reduce el tamaño de los caracteres de la fuente de forma que todos los datos de

la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del carácter se ajusta

de forma automática si cambia el ancho de la columna. El tamaño de fuente aplicado permanece

inalterado

Combina dos o más celdas seleccionadas

en una sola. La referencia de celda de

una celda combinada es

la celda de la parte superior

derecha del rango originalmente

(26)

• Tomamos las opciones “Insertar”, “Columnas”. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva columna.

Si fuera el caso de insertar una fila, el procedimiento es similar.

Œ Colocamos el cursor en la celda donde se hará la inserción. La nueva fila se insertará por encima de la fila.

• Tomamos las opciones “Insertar”, “Filas”. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva fila.

Al hacer la inserción, toda fórmula que hubiera en la planilla ajusta sus referencias de inalterables. Esto ocurre independientemente de que haya referencias relativas o absolutas. Siempre Excel hace "lo correcto".

ÙÙ Inserción de rangos

Los casos anteriores corresponden a la inserción de toda una fila o toda una columna. Hay una tercera posibilidad: la inserción de rangos de celdas. Como en la planilla de la derecha. Enseguida lo explicamos:

ΠSeleccionamos el rango que queremos insertar.

• Tomamos las opciones “Insertar”, “Celdas”. Aparece el cuadro que se muestra a continuación.

Ž Indicamos “Desplazar las celdas hacia abajo”.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

¿Cómo se entienden las distintas opciones de este cuadro? Las dos últimas están más o menos claras y son equivalentes a lo ya visto: permiten insertar toda una columna o toda una fila. Pero en el caso de insertar solamente un rango de celdas el resto de la columna (o la fila) deberá desplazarse hacia la derecha (o hacia abajo). Para esto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es el de desplazar las celdas hacia abajo. La siguiente planilla muestra el resultado de la inserción de un rango

de celdas desplazando las celdas hacia la derecha.

Para insertar varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias

filas o columnas. En el ejemplo de las dos planillas anteriores, pintando el rango B3:C5 se pueden insertar dos columnas, tres filas, o un rango de dos columnas de ancho y tres filas de alto.

(27)

ÙÙ Supresión de filas y columnas

Así como se puede insertar filas, columnas o bloques, también es posible suprimirlos. En la planilla de ejemplo vamos a suprimir, por

ejemplo, la fila 3. El procedimiento es muy fácil:

ΠColocamos el cursor en cualquier celda de la fila a eliminar. Por ejemplo, en C3.

• Tomamos las opciones “Edición”, “Eliminar”.

Ž En el cuadro que aparece marcamos “Eliminar toda la fila”.

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

Respecto a este cuadro, podemos hacer el mismo comentario que hicimos al hablar de la inserción de celdas. Las dos últimas opciones permiten eliminar toda una fila o toda una columna. Pero, de nuevo, podríamos eliminar solamente un bloque de celdas. En ese caso el resto de la columna (o la fila) deberá desplazarse hacia la izquierda (o hacia arriba) ocupando el hueco que dejan las celdas eliminadas. Para esto se usan las dos primeras opciones de este cuadro.

Por ejemplo, la planilla de la izquierda muestra el resultado de la supresión de un rango de celdas

desplazando las celdas hacia arriba. La planilla de la derecha muestra el resultado de la supresión de un rango de celdas desplazando las celdas hacia la izquierda.

Para suprimir varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias filas o columnas. En el ejemplo de las planillas anteriores, pintando el rango B3:C5 se pueden eliminar las columnas B y C, las filas 3 a la 5, o todo el rango pintado.

ÙÙ Ancho de columnas

Regulando convenientemente el ancho de las columnas se mejora la visualización de los datos de la planilla. Para eso:

ΠNos paramos en cualquier celda de la columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por ejemplo, hacemos un clic en A3.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Columna”. Aparece un nuevo submenú.

Ž De este submenú, tomamos la opción “Ancho”. Aparece el siguiente cuadro.

(28)

• Escribimos 20 (el valor del nuevo ancho).

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

Dentro de las opciones del submenú de la opción “Columna” nos interesan:

* Ajustar a la selección: Excel asigna automáticamente el ancho necesario para visualizar todos los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del dato más largo de la columna.

* Ancho estándar: Restituye el ancho estándar de la planilla.

Cambiando el ancho con el mouse

El ancho de la columna puede ajustarse también con el mouse. Para eso:

Œ Llevamos el puntero a la parte superior de la columna, en la zona gris, sobre la separación entre esa columna y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha.

• Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos apretado.

Ž Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda (para angostar).

• Cuando tenemos la columna con el ancho adecuado, soltamos el botón.

ÙÙ Altura de filas

Aunque no es tan común como el caso de las columnas, regulando convenientemente la altura de las filas también se puede mejorar la visualización de los datos y el aspecto de la planilla en general.

Por ejemplo, para cambiar la altura de la fila 3, en la planilla de ejemplo:

ΠHacemos un clic en cualquier celda de la fila cuya altura se quiera cambiar. Por ejemplo, D3.

• Tomamos las opciones “Formato”, “Fila”. Aparece un submenú.

Ž De este submenú tomamos la opción “Alto”.

• En el cuadro que aparece escribimos 15 (el valor del nuevo alto).

• Hacemos un clic en “Aceptar”.

En este submenú tenemos también la opción “Ajustar a la selección” para que Excel asigne automáticamente la altura necesaria para visualizar los datos de esa fila.

(29)

Cambiando la altura can el mouse

La altura de la fila también puede ajustarse con el mouse. Para eso:

Œ Llevamos el puntero a la parte izquierda de la fila, en la zona gris, sobre la separación entre esa fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha.

• Presionamos el botón del mouse y lo mantenemos apretado.

Ž Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba (para reducirla).

• Cuando tenemos la fila con la altura adecuada, soltamos el botón.

ââ Imágenes e ilustraciones

Otra posibilidad de Excel es incorporar dibujos en una planilla. No estamos hablando de gráficos ni de dibujos geométricos sino de ilustraciones. Ilustraciones como ésta vienen normalmente con Excel y con otros programas Windows. Se trata de archivos con extensión WMF (Windows Metafile), CLP (Cíiparts), BMP (mapa de bits) u otras (extensiones) similares. Si usted dispone de estos archivos en su disco, podrá incorporarlos como ilustraciones en una planilla. Deberá conocer en qué directorio de su disco se encuentran. Para insertar una imagen o ilustración:

Œ Ubicamos el cursor en el punto de la planilla donde queremos colocar la ilustración. En nuestro caso, en A1.

• Tomamos las opciones “Insertar”, “Imagen”. Aparece el siguiente cuadro.

Imágenes prediseñadas

Abre la Galería de imágenes, donde puede seleccionar la imagen que desee insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes. La Galería de imágenes es una herramienta para obtener vistas preliminares e insertar imágenes prediseñadas, imágenes, sonidos, clips de vídeo y animaciones. También puede utilizar la Galería de imágenes para organizar sus imágenes por categorías o palabras clave, lo que le facilitará encontrar aquella que desee. Puede agregar a la Galería nuevas imágenes procedentes de otros programas o de un sitio especial de Microsoft en Web.

¿En qué se diferencian las imágenes prediseñadas de las

La ficha “Prediseñada” contiene vistas preliminares de imágenes vectoriales creadas mediante una serie de instrucciones que indican a su equipo dónde dibujar formas, por ejemplo, líneas, curvas y cuadros. Este tipo de imágenes también suele recibir el

(30)

nombre de imágenes vectoriales o basadas en objetos y se crean mediante programas como Microsoft Draw. La Galería de imágenes admite formatos de archivos de imágenes prediseñadas con las siguientes extensiones: .CGM, .WMF, .EMF, .CDR, .EPS, .DRW y .WPG. Para insertar una imagen prediseñada seleccione la categoría, luego la imagen y haga clic en el botón “Insertar”.

La ficha “Imagen” contiene vistas preliminares de fotografías digitales, imágenes digitalizadas y otros mapas de bits. Un mapa de bits (también llamado imagen tipo Paint o de trama) está compuesto por una

serie de pequeños puntos, de forma muy parecida a un trozo de papel gráfico con ciertos cuadrados rellenos para constituir formas y líneas. Los mapas de bits se crean mediante programas como Microsoft Paint o digitalizando una imagen. La Galería de imágenes es compatible con formatos de archivos de imágenes con la siguiente extensión: .BMP, .TIF, .PNG,

.GIF, .JPG, .PCD y .PCX. Los mismos pasos que realizó para insertar una imagen en la ficha “Prediseñada” los realiza para insertar una imagen.

Para saber qué formato de archivo tiene una imagen seleccionada en la Galería de imágenes, haga clic en el botón “Propiedades”.

Agregar un clip de sonido al documento

Desde la ficha “Sonido”, puede agregar un clip de sonido a la planilla.

Œ Haga clic en la ficha “Sonido”.

• En la lista de categorías, haga clic en la categoría que desee.

Ž Desplácese por la galería de clips de sonido para encontrar el que desee.

• Para escuchar un sonido antes de insertarlo, haga clic en él y, a continuación, haga clic en el botón “Reproducir”. Para detener la reproducción, presione ESC.

(31)

Insertar un vídeo

La ficha “Vídeo” contiene clips de vídeo y otros tipos de archivos de "películas" animadas. La Galería de imágenes puede importar e insertar en la planilla clips de vídeo y animaciones con formatos de archivo compatibles con el Reproductor multimedia de Windows 95 (por ejemplo, aquéllos con extensión .AVI). Sin embargo, la Galería de imágenes no es compatible con las pistas de CD-ROM. Para reproducir

clips de vídeo en la Galería de imágenes o en la planilla debe tener instalados en su PC los controladores adecuados. Con Windows 95 se instalan automáticamente algunos de los controladores más comunes.

Desde archivo

Œ Ubicamos el cursor en el punto de la planilla donde aparecerá la ilustración.

• Tomamos la opción “insertar”, “Imagen”, “Desde archivo”. Aparece el siguiente cuadro, similar al de apertura de un archivo (de hecho lo que estamos haciendo es abrir un archivo).

Ž En “Buscar en” elegimos el disco y la carpeta donde se encuentran las ilustraciones.

• Luego hacemos clic en el nombre de la imagen que deseamos insertar. Se mostrará una vista previa a la derecha del cuadro.

• Damos clic en “Insertar”.

Autoformas

Las autoformas son un conjunto de formas previamente diseñadas que incluye

variedad de líneas y señaladores, flechas de bloque, símbolos de organigrama, cintas y estrellas, y llamadas. Para insertar una autoforma, haga clic en “Autoformas” y a continuación seleccione la categoría de autoforma de la barra de

(32)

entre el ancho y el alto de la fórmula, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras arrastra el puntero. Para alinear la forma con las líneas de división de la celda, mantenga presionada la tecla ALT mientras arrastra el puntero.

ÙÙ WordArt

Inserta un objeto WordArt (texto con efectos especiales) en la planilla. Para insertar un objeto WordArt:

Œ Seleccionamos “WordArt” desde la opción “Imagen” del menú “Insertar”.

• Seleccionamos de la galería un efecto para el texto y damos clic en “Aceptar”.

Ž Escribimos el texto y con la fuente, tamaño y efecto de la letra que deseamos y

• El objeto aparecerá incrustado en la planilla.

Luego de estas operaciones, la ilustración aparecerá sobre la planilla, en la celda corriente.

Al hacer un clic sobre la ilustración insertada aparecen unos "puntos de agarre", tomando la ilustración de estos puntos podemos agrandarla o achicarla.

(33)

F

F

Impresión

Una vez hecha una planilla, una vez grabada, el paso siguiente es imprimirla. Este tema es tan simple o tan complejo de hacer como se nos ocurra realizarlo. Podemos comenzar de a poco, para luego ir viendo opciones cada vez más avanzadas.

En principio hay que conocer tres comandos:

Œ Presentación preliminar

• Preparar página

Ž Imprimir

En estos tres comandos están todas las opciones que permiten pasar la información de la pantalla al papel. La forma de uso no depende de qué planilla usemos. Los trabajan siempre de la misma manera. Así que abramos una cualquiera de las planillas con las que practicamos hasta el momento y comencemos de una vez.

ââ La Presentación preliminar

Lo normal, luego de imprimir una planilla, es quedar disconforme. Nos damos cuenta de que está mal centrada, o de que no hay margen suficiente para encarpetarla, o de que nos equivocamos con el

tamaño de la hoja. Modificamos entonces esos parámetros y volvemos a imprimir para darnos cuenta de que hay otras cosas que debemos cambiar. Y esto sin hablar de los errores que podamos detectar en el contenido de la planilla una vez impresa. De modo que, lo más probable, es que terminemos con cinco o seis hojas arrugadas y en el canasto de papeles hasta obtener una hoja impresa que nos deje satisfechos.

Para evitar este derroche de tiempo y ayudar a la conservación de los bosques, podemos pedirle a Excel que nos muestre en la pantalla una foto de lo que va a salir por la impresora. Es lo que se llama vista previa o presentación preliminar.

(34)

El objeto de esta pantalla no es leer en detalle la planilla impresa. Solamente ver el aspecto general presentará la hoja. Cómo quedan los márgenes, el centrado, etc. En esta pantalla podemos:

* Avanzar a lo largo de la impresión usando las teclas de desplazamiento o las teclas AVPAG o REPAG o los botones “Siguiente” y “Anterior” de la barra de herramientas de la vista preliminar.

* Acercarnos o alejarnos. Con el botón “Zoom” pomos elegir entre dos niveles de alejamiento.

Y otras cosas que iremos detallando a lo largo del capítulo.

En general, lo que vemos en la presentación preliminar no nos convence y decidimos hacer algunos ajustes. Entonces hacemos un clic en “Cerrar”, para salir la presentación preliminar y hacer los cambios que corresponda.

ââ Preparar página

Estos cambios se refieren en general a las características de la hoja: tamaño, márgenes, etc. Para hacerlos se deben tomar las opciones “Archivo”, “Configurar página”. Eso nos lleva al menú de fichas. Cada una de las cuatro fichas de este menú controla distintas características de la página. Podemos recorrer las fichas en la forma que ya conocemos, cambiando todas las opciones que queramos. Más tarde vamos a explicarlas en detalle. De todas formas, es conveniente tomarse un tiempo para recorrerlas a todas. Como siempre, para terminar, hacemos un clic en “Aceptar”.

ÙÙ Las opciones de Configurar página

Con un poco de práctica, no deberíamos tener problemas para entender para qué y cómo se usan las distintas fichas del menú de Configurar página. A modo de guía, mostramos estas fichas en las próximas hojas.

Ficha Página

(35)

Ficha Márgenes

Desde esta ficha podremos cambiar los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior de la hoja, así como también los márgenes de encabezado y pie de página. También podemos centrar la planilla en forma horizontal o vertical en la hoja.

hojas impresas

Haga clic en la resolución que desee para especificar la calidad de impresión

del libro activo. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal

(ppp) que aparecerá en la página impresa

Haga clic en Carta, Oficio o en otras opciones de tamaño, para indicar el tamaño en que desee

imprimir la planilla Reduce la hoja de cálculo o la selección cuando se imprime para que

se adapte al número de páginas especificado. Active la casilla de

verificación “Ajustar a” y, a continuación, introduzca un número el

cuadro “páginas de ancho por” Reduce o aumenta el tamaño

de la hoja de cálculo impresa. Active la casilla de verificación “Ajustar al” y, a continuación,

escriba un porcentaje en el cuadro “% del tamaño normal” Especifica la orientación

de la página impresa

Para centrar los datos de la página entre los márgenes, active

la casilla de verificación “Verticalmente”, “Horizontalmente” o ambas

Introduzca un número en los cuadros “Encabezado” o “Pie de página” para ajustar la distancia entre el encabezado y la parte superior de la página o entre el pie y la parte inferior de la página. La distancia deberá ser menor que los

valores de los márgenes para evitar que el encabezado o el pie de página

oculten los datos Especifique la configuración

de los márgenes. Para especificar la distancia entre

los datos y el borde de la página impresa, ajuste las medidas en los cuadros

“Superior”, “Inferior”, “Izquierda” y “Derecha”

(36)

Ficha Encabezado y pie de página

Un encabezado es un texto (de una o más líneas) que se Imprime al comienzo de cada una de las páginas que formarán la impresión. Como en algunos libros en que aparece el nombre del libro o del autor en todas las páginas.

Un pie de página es un texto (de una o más líneas) que se imprime al final de cada una de las páginas que formarán la impresión. Por ejemplo, el número de página.

Las opciones “Encabezado” y “Pie de página” permite elegir entre una serie de res: número de página, nombre del archivo, nombre de hoja, etc. Si ninguna de estas variantes nos sirve tenemos la posibilidad de diseñar un encabezado o un pie de página personalizados. Para eso están los botones “Personalizar encabezado...” y “Personaliz

Haciendo un clic sobre alguno de estos dos botones aparece el siguiente cuadro (es el mismo para el encabezado o el pie). Tenemos tres campos posibles: uno a la izquierda, otro al centro y otro a la derecha. Cada una de esas tres cajas permiten escribir el texto correspondiente a cada región. Este texto

puede ser absolutamente cualquiera. En este cuadro disponemos de 7 botones alineados sobre la parte central. En el orden en que aparecen, sirven para...

* cambiar la tipografía del encabezado o parte de él. Podemos pintar el texto correspondiente y hacer un clic sobre el botón “Fuente” (el primero del grupo de botones). Eso lleva a un cuadro que contiene las opciones habituales de tipografía.

Este es el aspecto del encabezado actual

Este es el aspecto del pie de página

actual Lista

descolgable que permite elegir entre

varios encabezados

estándares

Lista descolgable que permite elegir entre varios pies de

página

estándares Haciendo clic en estos botones vamos a otro cuadro done podemos

diseñar un encabezado o pie de página distinto a los

(37)

* es posible incluir ciertas variables especiales en el encabezado o pie de página, que las insertamos haciendo clic en el botón correspondiente: el número de página, el número total de páginas, la fecha actual, la hora actual, el nombre del archivo y el nombre de la hoja (el que figura en la solapa de la hoja).

Ficha Hoja

Desde esta ficha modificamos aspectos propios de la hoja de cálculo, como pueden ser el área de impresión, los títulos, etc.

Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que deseamos imprimir, hacemos clic de impresión” y marcamos directamente en la hoja de cálculo el área que vamos a imprimir. Con el botón “Contraer diálogo”, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazamos de forma temporal el cuadro de r el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando finalizamos, hacemos clic en el botón otra vez para presentar todo el

Seleccionamos la opción “Imprimir títulos” para imprimir las mismas columnas o filas n cada página de una hoja de cálculo impresa. Si deseamos especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccionamos “Repetir filas en extremo superior”. Si deseamos títulos verticales en cada página, seleccionamos “Repetir columnas a la izquierda”. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccionamos una celda o celdas en las columnas de título que deseamos. También podemos usar el botón “Contraer diálogo” de la misma manera que en el

ââ Imprimir

Habiendo hecho los cambios, volvemos a hacer una presentación preliminar. Si todavía quedara algún parámetro por ajustar, cerramos la presentación y volvemos a

Controla el orden en que se numerarán e imprimirán cuando no encajan en una

página Seleccione “Líneas

de división” para imprimir las líneas

horizontales y verticales. “Blanco y

negro” se utiliza para impresoras que

no son en color. La opción “Calidad de borrador” reduce el tiempo de impresión

Para imprimir los números de fila o las

letras de columna con el estilo de referencia A1, o filas

y columnas numeradas con el estilo de referencia F1C1, active la casilla

de verificación “Títulos de fila y

(38)

la opción de preparar página. Así hasta quedar conformes. Entonces, procedemos a ara eso usamos las opciones “Archivo”, “Imprimir”.

ââ Resumiendo...

En pocas palabras, el procedimiento para imprimir podría resumirse así:

Œ Tomamos las opciones “Archivo”, “Vista preliminar”, para ver en la pantalla lo que va a salir por el papel.

• Hacemos un clic en “Configurar”, para ir a las opciones de “Configurar página”.

Ž Cambiamos las opciones de preparación de página, según nuestros deseos.

• Hacemos un clic en “Aceptar” (dentro de “Configurar página”). Volvemos

• Si hay que ajustar algo más, volvemos al paso 2.

‘ Si todo está como es debido, hacemos un clic en “Imprimir”.

’ Hacemos un clic en “Aceptar”. Seleccione una

impresora. La información que aparece

debajo del cuadro “Impresora” se aplicará

a la impresora seleccionada

“Propiedades” se utiliza para cambiar las opciones de la

impresora seleccionada. Los

valores que se especifiquen se

aplicarán a la planilla activa Organiza las páginas numeradas cuando se imprimen varias

copias de un documento. Se imprime una copia

completa del documento antes

de imprimir la primera página de

la copia siguiente Utilice “Selección” para

imprimir solo la parte seleccionada de la planilla, “Hojas activas”

para imprimir la hoja que está utilizando y “Todo el libro” para imprimir todas las hojas

del libro

Seleccione “Todas” para imprimir toda la planilla, “Páginas” para imprimir desde y

(39)

Comparativa de detectives

0 10 20 30 40

S. Holmes

Miss Marple

Dick Tracy

M. Smart

Resuletos No resuletos

F

F

Los gráficos

ââ Generalidades

Como toda planilla que se precie, Excel puede tomar un cuadro de valores y presentarlos en forma de gráficos. Si luego se modifican los valores del cuadro, también se alterará el gráfico. Y, por supuesto, un gráfico hecho en Excel puede imprimirse.

ââ Un ejemplo

Veamos cómo se hace para graficar en Excel con un ejemplo tomado de la vida real.

Una importante consultora nos encarga un estudio sobre la actividad de algunos detectives, tanto oficiales como privados. La muestra comprende a Sherlock Holmes, Miss Marple, Dick Tracy y Maxwell Smart.

Según los datos de que disponemos, Sherlock Holmes atendió un total de 43 casos; 35 resueltos y 8 sin resolver. Los datos para los demás detectives, respectivamente son: Miss Marple 31, 20 y 11; Dick Tracy 40, 35 y 5 y Maxwell Smart 28, 8 y 20 (y bueno...). Estos datos, junto con algunos cálculos asociados, están resumidos en la tabla de arriba.

Queremos presentar estos datos en forma de gráfico. Un gráfico de barras que muestre la cantidad de casos resueltos y no resueltos por cada profesional. Más o menos como el que se

(40)

ÙÙ El Asistente de gráficos

A pesar de lo que dijimos antes, el gráfico no lo vamos a hacer nosotros. Para eso está el Asistente de gráficos. Es un duende (o un demonio) que nos va a hacer el favor de construir el gráfico para nosotros. Nos formulará unas cuantas preguntas donde le diremos cómo es el gráfico que queremos.

ÙÙ Llamando al Asistente

ΠSeleccionamos el rango que contiene los datos a graficar. En el ejemplo, es el rango A1:C5.

• Tomamos las opciones “Insertar”, “Gráfico”. Entonces aparece el Asistente.

El rango no incluye la fila de totales porque ya dijimos que eso no lo queríamos graficar. Incluimos, en cambio, todo dato tipo texto que queramos tener en el gráfico. Como queremos que el gráfico indique a qué detective y rubro corresponde cada barra tenemos que incluir la columna A y la fila 1. Por todo esto es que seleccionamos el rango A1:C5.

Una vez que aparece el Asistente, empiezan las preguntas.

Primera pregunta

El Asistente pide que se le diga qué tipo de gráfico queremos. Hay de todo: Líneas, Barras, Columnas, Torta, etc. El que corresponde al gráfico que estamos haciendo es el tipo Columnas (es casual que sugiera justo el que queríamos). En general:

Œ Hacemos un clic en el tipo de gráfico deseado. En nuestro caso “Columnas”.

• Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la segunda pregunta.

Segunda pregunta

(41)

Tercera pregunta

El gráfico está casi listo. En este último paso el Asistente hace una serie de preguntas adicionales para darle los toques finales. Por ejemplo, podemos darle un título general a la ica, títulos para los ejes X e Y, mostrar o no líneas de división entre los valores, ubicar la leyenda, etc. Todo esto desde las diferentes fichas del tercer paso.

Cuarta pregunta

Para situar el gráfico en una hoja de gráfico nueva hacemos clic en “En una hoja nueva” y, a continuación, escribimos un nombre para la hoja del nuevo gráfico. Al hacer clic en “Como objeto en” situamos el gráfico como un objeto incrustado en la hoja de cálculo que seleccionamos.

Hacemos clic en “Terminar”.

Luego de unos segundos, Excel añade una nueva hoja al cuaderno en la que aparece el gráfico tal como lo queríamos. Bueno, detalle más, detalle menos. Enseguida lo vemos.

ÙÙ Resumen

En general, los pasos que se siguen desde la planilla hasta el gráfico son:

ΠSeleccionamos el rango que contiene los datos a graficar.

• Tomamos las opciones “Insertar”, “Gráfico”. Aparece el Asistente.

Ž Hacemos un clic en el tipo de gráfico deseado.

• Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la segunda pregunta.

• Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la tercer pregunta.

‘ Ajustamos lo referente a leyendas y otras opciones.

’ Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la cuarta pregunta.

8) Seleccionamos si queremos la gráfica como una nueva hoja o como un objeto. Hacemos clic en “Terminar”.

ââ Cosmética

Figure

cuadro “Grado”

cuadro “Grado”

p.25
cuadro? Las dos últimas están más o menos claras y son equivalentes a lo ya visto: permiten insertar toda una columna o toda una fila
cuadro? Las dos últimas están más o menos claras y son equivalentes a lo ya visto: permiten insertar toda una columna o toda una fila p.26
cuadro, similar al de apertura de un archivo (de hecho lo que estamos haciendo es abrir
cuadro, similar al de apertura de un archivo (de hecho lo que estamos haciendo es abrir p.31
cuadro done podemos

cuadro done

podemos p.36
figura en la tercera columna de la tabla.  Hasta aquí, la función de búsqueda en tablas según su uso "de manual"

figura en

la tercera columna de la tabla. Hasta aquí, la función de búsqueda en tablas según su uso "de manual" p.55

Referencias

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