UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE
INGENIERÍA DE SISTEMAS
“SISTEMA WEB DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA
MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN DE LA EMPRESA CORPS SAFETY & SECURITY
S.A.C.”
TRABAJO DE SUFICIENCIA PROFESIONAL PARA OBTAR EL
TÍTULO DE INGENIERO DE SISTEMAS
Autor:
Bach. Percy José HORNA AMAMBAL
Habiéndose hecho las correcciones pertinentes, suscribimos a continuación en señal de conformidad
Trujillo, Mayo del 2019
Ing. ………...
Presidente
Ing. ………...
Secretario
Ing. ………...
Miembro
DEDICATORIA
Percy José A mi padre Lucio, a quien recuerdo y
recordaré por siempre, siendo mi inspiración de superación.
A mi madre Vilma, quien es mi motor y motivo principal para seguir adelante, es la persona que con sus consejos, paciencia y buen ejemplo me enseñó a ser un hombre de bien y útil a la sociedad.
A mi novia Sally, quien es ahora mi compañera y parte de mi familia, un motivo más para seguir superándome.
AGRADECIMIENTOS
A todas las personas que directa e indirectamente contribuyeron para desarrollar mi
experiencia profesional y elaborar el presente Informe de experiencias y con ello finalizar
mi carrera profesional de la mejor manera.
A mis profesores de la Escuela Académico Profesional de Ingeniería de Sistemas, de la
Universidad Nacional de Trujillo, quienes fueron los mentores en mis aprendizajes y me
prepararon para afrontar los retos del presente y del mañana, a ellos doy siempre gracias
por el conocimiento obtenido a lo largo de mis años de estudio en las aulas universitarias.
RÉCORD LABORAL
Cargo : Supervisor de Seguridad
Institución : Sirius Seguridad Privada S.R.L.
Fecha de inicio : 01 de noviembre del 2014
Fecha de fin : 31 de diciembre del 2016
Cargo : Supervisor de Seguridad
Institución : Corps Safety & Security S.A.C.
Fecha de inicio : 01 de enero del 2017
PRESENTACIÓN
El presente trabajo de suficiencia profesional, muestra de manera detallada los puestos de
trabajo, las funciones y roles desempeñados dentro del área del Sistema Integrado de
Gestión en la empresa Corps Safety & Security S.A.C.
El informe requiere la descripción detallada de una función de trabajo profesional con el
fin de demostrar la experiencia y validarla para la obtención del Título Profesional de
Ingeniero de Sistemas.
La función que describiré será el desarrollo de un sistema web de gestión documental que
ayuda a mejorar la calidad de servicio en las unidades donde laboramos y contribuye a la
optimización del Sistema Integrado de Gestión (SIG), teniendo acceso a la
documentación actualizada en el momento que se desee.
Trujillo, Abril del 2019
_________________________ Percy José Horna Amambal
RESUMEN
El presente trabajo es titulado “Sistema Web de Gestión Documental Para la Mejora
Continua del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Corps Safety & Security
S.A.C”.
Uno de los principales objetivos es el acceso a la documentación e información del Sistema
Integrado de Gestión de manera rápida, eficiente y evitando el uso de documentos obsoletos,
desde el lugar donde se encuentre el usuario ya sea a través de una computadora o un
Smartphone.
La implementación del Sistema Web de Gestión Documental se logró realizar de manera
satisfactoria empleando la metodología XP, utilizando los lenguajes de programación: PHP y
HTML para el contenido web y MySql para la gestión de la base de datos.
Se siguió el paradigma de Orientación a Objetos y para el modelo de base de datos se empleó
los principios de la normalización y lo referente a los modelos de entidad - relación.
La perspectiva del trabajo realizado es mantener documentación actualizada en las unidades
operativas donde se brinda el servicio, contribuir con la mejora continua del Sistema Integrado
de Gestión de la empresa Corps Safety & Security S.A.C. de la ciudad de Lima y facilitar
documentación e información al personal administrativo y operativo para ofrecer un servicio
de calidad a nuestros clientes.
PALABRAS CLAVE: Sistema Web de Gestión Documental, Sistema Integrado de Gestión,
ABSTRACT
The present work is titled “Sistema Web de Gestión Documental Para la Mejora Continua
del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Corps Safety & Security S.A.C”.
One of the main objectives is the access to the documentation and information of the Integrated
Management System in a fast, efficient and avoiding the use of obsolete documents, from the
place where the user is either through a computer or a Smartphone.
The implementation of the Document Management Web System was successfully
accomplished using the XP methodology, using the programming languages: PHP and HTML
for web content and MySql for database management.
The Object Orientation paradigm was followed and for the database model, the principles of
normalization and the entity - relationship models were used.
The perspective of the work carried out is to keep updated documentation in the operational
units where the service is provided, to contribute with the continuous improvement of the
Integrated Management System of the company Corps Safety & Security S.A.C. from the city
of Lima and provide documentation and information to administrative and operational staff to
offer a quality service to our customers.
KEYWORDS: Document Management Web System, Integrated Management System,
TABLA DE CONTENIDOS
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTOS iv
RÉCORD LABORAL v
PRESENTACIÓN vi
RESUMEN vii
ABSTRACT viii
TABLA DE CONTENIDOS ix
LISTA DE FIGURAS xii
LISTA DE TABLAS xiii
MEMORIA DESCRIPTIVA DE ACTIVIDAD PROFESIONAL 1
CAPÍTULO I 4
INFORME DE FUNCIÓN DE TRABAJO PROFESIONAL 4
1.1- INTRODUCCIÓN ... 5
1.1.1- Realidad problemática y antecedentes ... 5
1.2- JUSTIFICACIÓN ... 6
1.2.1- Tecnológica: ... 6
1.2.2- Académica:... 6
1.2.3- Institucional:... 7
1.2.4- Económica:... 7
1.2.5- Operativa: ... 7
1.2.6- Social: ... 8
1.3- OBJETIVOS DEL ESTUDIO ... 8
1.3.1- Objetivo general: ... 8
1.3.2- Objetivos específicos: ... 8
CAPÍTULO II 9 MARCO TEÓRICO 9 2.1- MARCO TEÓRICO ... 10
2.1.1- Sistema Web ... 10
2.1.2- Gestión Documental ... 11
2.1.3- Sistema de Gestión Integrado... 13
2.1.3.1- Beneficios de los Sistemas de Gestión Integrados ... 13
2.1.4- Normas ISO... 15
2.1.4.1- Norma ISO 9001:2015 ... 15
2.1.4.2- Norma ISO 14001:2015 ... 16
2.1.4.3- Norma ISO 45001:2018 ... 16
2.1.5- Programación Extrema (XP): ... 17
2.1.5.1- Valores de XP ... 17
2.1.5.2- Características XP ... 19
2.1.5.3- Roles de XP:... 19
2.1.5.4- Fases de la Metodología XP:... 20
2.1.6- WampServer... 22
2.1.6.1- Características ... 22
2.1.6.2- Utilidad ... 23
2.1.7- PHP: ... 23
2.1.8- JavaScript: ... 23
2.1.9- CSS: ... 24
2.1.10- MySQL: ... 24
2.1.10.1- Aplicaciones ... 25
2.1.11- Servidor HTTP Apache: ... 25
2.1.12- Sublime Text: ... 26
CAPÍTULO III 27 DESARROLLO DEL TRABAJO DE FUNCIÓN PROFESIONAL 27 3.1- FASE DE EXPLORACIÓN... 28
3.1.1- Historias de Usuario ... 28
3.1.2- Modelo Vista Controlador ... 38
3.2- FASE DE PLANEACIÓN ... 39
3.2.1- Diagrama de Actividades ... 39
3.2.2- Módulos del Sistema ... 41
3.2.3- Descripción de Módulos ... 41
3.3- ITERACION I ... 42
3.3.1- Cronograma de Actividades ... 42
3.3.2- Tareas por Historia de Iteración ... 43
3.3.3- Pruebas de Iteración ... 53
3.3.4- Resultado de la 1ª Iteración de Construcción ... 59
3.3.5- Demo de la Versión, Iteración 1 ... 60
3.3.7- Incidencias ... 66
3.4. ITERACION II ... 66
3.4.1- Cronograma de Actividades ... 66
3.4.2- Tareas por Historia, Iteración 2 ... 67
3.4.3- Pruebas Iteración II ... 77
3.3.4- Resultado de la 2ª Iteración de Construcción ... 83
3.4.5- Demo de la versión, Iteración II ... 84
3.4.6- Pruebas de Aceptación ... 89
3.4.7- Incidencias ... 90
3.5. ITERACION III ... 90
3.5.1- Cronograma de Actividades ... 90
3.5.2- Tareas por Historia, Iteración III ... 91
3.5.3- Pruebas Iteración III ... 96
3.5.4- Resultado de la 3ª Iteración de Construcción ... 101
3.5.5- Demo de la Versión, Iteración III ... 101
3.5.6- Pruebas de Aceptación ... 105
3.5.7- Incidencias ... 105
3.5.8- Diagrama de Base de Datos ... 105
3.6- PRODUCCIÓN ... 106
CAPÍTULO IV 107 CONCLUSIONES 107 4.1- CONCLUSIONES ... 108
CAPÍTULO V RECOMENDACIONES 109 5.1- RECOMENDACIONES ... 110
CAPÍTULO VI 111 SUGERENCIAS PARA LA FORMACIÓN DE INGENIERO DE SISTEMAS 111 6.1- SUGERENCIAS PARA LA FORMACIÓN DE INGENIERO DE SISTEMAS ... 112
CAPÍTULO VII 113
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 113
7.1- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 114
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Logo Sirius Seguridad Privada S.R.L. 1
Figura 2. Logo Corps Safety & Security S.A.C. 2
Figura 3. Programación Extrema XP. 17
Figura 4. Fases de la metodología XP. 20
Figura 5. Servidor WAMP 22
Figura 6. Versiones de MySQL 25
Figura 7. Modelo Vista Controlador (MVC). 38
Figura 8. Módulos del Sistema 41
Figura 9. Formulario para ingresar al sistema 60
Figura 10. Formulario para obtener usuario 61
Figura 11. Formulario Registrar usuario 61
Figura 12. Obtener usuario a modificar 62
Figura 13. Modificar usuario 62
Figura 14. Obtener usuario a eliminar 63
Figura 15. Eliminar usuario 63
Figura 16. Cambiar contraseña 64
Figura 17. Recuperar contraseña 64
Figura 18. Formulario Registrar documento 84
Figura 19. Obtener documento a eliminar 85
Figura 20. Eliminar documento 85
Figura 21. Registrar personal 86
Figura 22. Obtener personal a modificar 86
Figura 23. Modificar personal 87
Figura 24. Obtener personal a eliminar 87
Figura 25. Eliminar personal 88
Figura 26. Buscar documento 88
Figura 27. Descargar documento 89
Figura 28. Menú y sub menú 102
Figura 29. Consulta de documentos por tipo y proceso 103
Figura 30. Consulta de usuarios por sucursal 103
Figura 31. Consulta de ubicación de documento por código 104
Figura 32. Consulta de documento por tipo y rango de fechas 104
Figura 33. Diagrama EER de la Base de Datos 106
Figura 34. Entrevista Supervisor Junior 119
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Historia de usuario – Acceso al Sistema ...29
Tabla 2. Historia de usuario – Gestión de Usuarios ...30
Tabla 3. Historia de usuario – Cambiar Contraseña. ...31
Tabla 4. Historia de usuario – Recuperar Contraseña. ...32
Tabla 5. Historia de usuario – Gestión de documentos. ...33
Tabla 6. Historia de usuario – Gestión de Personal. ...34
Tabla 7. Historia de usuario – Búsqueda de Documentos...35
Tabla 8. Historia de usuario – Descargar Documentos. ...35
Tabla 9. Historia de usuario – Enlaces hacia informes. ...36
Tabla 10. Historia de usuario – Consulta de documentos por tipo y proceso. ...36
Tabla 11. Historia de usuario – Consulta de usuarios por sucursal. ...37
Tabla 12. Historia de usuario – Consulta de ubicación de documento por código. ...37
Tabla 13. Historia de usuario – Consulta de documento por tipo y rango de fechas. ...38
Tabla 14. Cronograma de actividades. ...40
Tabla 15. Cronograma de actividades, Iteración I. ...42
Tabla 16. Tareas de acceso al sistema ...43
Tabla 17. Acceso al sistema – Tarea Nro. 1 ...43
Tabla 18. Acceso al sistema – Tarea Nro. 2 ...44
Tabla 19. Acceso al sistema – Tarea Nro. 3 ...44
Tabla 20. Acceso al sistema – Tarea Nro. 4 ...45
Tabla 21. Acceso al sistema – Tarea Nro. 5 ...45
Tabla 22. Tareas de Gestión de usuarios ...46
Tabla 23. Gestión de usuarios – Tarea Nro. 1 ...46
Tabla 24. Gestión de usuarios – Tarea Nro. 2 ...47
Tabla 25. Gestión de usuarios – Tarea Nro. 3 ...47
Tabla 26. Gestión de usuarios – Tarea Nro. 4 ...48
Tabla 27. Gestión de usuarios – Tarea Nro. 5 ...48
Tabla 28. Tareas de Cambiar contraseña ...49
Tabla 29. Cambiar contraseña – Tarea Nro. 1 ...49
Tabla 30. Cambiar contraseña – Tarea Nro. 2 ...50
Tabla 31. Cambiar contraseña – Tarea Nro. 3 ...50
Tabla 32. Cambiar contraseña – Tarea Nro. 4 ...51
Tabla 33. Tareas de Recuperar contraseña ...51
Tabla 34. Recuperar contraseña – Tarea Nro. 1 ...51
Tabla 35. Recuperar contraseña – Tarea Nro. 2 ...52
Tabla 36. Recuperar contraseña – Tarea Nro. 3 ...52
Tabla 37. Iteración I, Historial de revisiones Nro. 1 ...53
Tabla 38. Iteración I, Historial de revisiones Nro. 2 ...54
Tabla 39. Iteración I, Historial de revisiones Nro. 3 ...56
Tabla 40. Iteración I, Historial de revisiones Nro. 4 ...58
Tabla 41. Cronograma de actividades, Iteración II. ...66
Tabla 42. Tareas de Gestión de documentos ...67
Tabla 43. Gestión de documentos – Tarea Nro. 1 ...67
Tabla 46. Gestión de documentos – Tarea Nro. 4 ...69
Tabla 47. Gestión de documentos – Tarea Nro. 5 ...69
Tabla 48. Tareas de Gestión de personal ...70
Tabla 49. Gestión de personal – Tarea Nro. 1...70
Tabla 50. Gestión de personal – Tarea Nro. 2...70
Tabla 51. Gestión de personal – Tarea Nro. 3...71
Tabla 52. Gestión de personal – Tarea Nro. 4...71
Tabla 53. Gestión de personal – Tarea Nro. 5...72
Tabla 54. Tareas de Búsqueda de documentos ...72
Tabla 55. Búsqueda de documentos – Tarea Nro. 1 ...73
Tabla 56. Búsqueda de documentos – Tarea Nro. 2 ...73
Tabla 57. Búsqueda de documentos – Tarea Nro. 3 ...74
Tabla 58. Búsqueda de documentos – Tarea Nro. 4 ...74
Tabla 59. Tareas de Descarga de documentos ...75
Tabla 60. Descarga de documentos – Tarea Nro. 1 ...75
Tabla 61. Descarga de documentos – Tarea Nro. 2 ...76
Tabla 62. Descarga de documentos – Tarea Nro. 3 ...76
Tabla 63. Descarga de documentos – Tarea Nro. 4 ...77
Tabla 64. Iteración II, Historial de revisiones Nro. 1 ...77
Tabla 65. Iteración II, Historial de revisiones Nro. 2 ...79
Tabla 66. Iteración II, Historial de revisiones Nro. 3 ...81
Tabla 67. Iteración II, Historial de revisiones Nro. 4 ...82
Tabla 68. Cronograma de actividades ...90
Tabla 69. Tareas de enlace hacia páginas informativas del SGI ...91
Tabla 70. Enlace hacia páginas informativas del SGI – Tarea Nro. 1 ...91
Tabla 71. Enlace hacia páginas informativas del SGI – Tarea Nro. 2 ...92
Tabla 72. Tareas de Consulta de documentos por tipo y proceso ...92
Tabla 73. Consulta de documentos por tipo y proceso – Tarea Nro. 1 ...92
Tabla 74. Consulta de documentos por tipo y proceso – Tarea Nro. 2 ...93
Tabla 75. Tareas de Consulta de usuarios por sucursal ...93
Tabla 76. Consulta de usuarios por sucursal – Tarea Nro. 1 ...93
Tabla 77. Consulta de usuario por sucursal – Tarea Nro. 2 ...94
Tabla 78. Tareas de Consulta de documento por código ...94
Tabla 79. Consulta de ubicación de documento por código – Tarea Nro. 1 ...94
Tabla 80. Consulta de ubicación de documento por código – Tarea Nro. 2 ...95
Tabla 81. Tareas de Consulta de documento por tipo y rango de fechas ...95
Tabla 82. Consulta de documento por tipo y rango de fechas – Tarea Nro. 1 ...95
Tabla 83. Consulta de documento por tipo y rango de fechas – Tarea Nro. 2 ...96
Tabla 84. Iteración III, Historial de revisiones Nro. 1 ...96
Tabla 85. Iteración III, Historial de revisiones Nro. 2 ...97
Tabla 86. Iteración III, Historial de revisiones Nro. 3 ...98
Tabla 87. Iteración III, Historial de revisiones Nro. 4 ...99
MEMORIA DESCRIPTIVA DE ACTIVIDAD PROFESIONAL
Descripción de las funciones realizadas en cada cargo:
Nombre de la Institución: Sirius Seguridad Privada S.R.L.
Figura 1. Logo Sirius Seguridad Privada S.R.L.
Fuente: (Elaboración propia, 2019)
Cargo: Supervisor de Seguridad
Función General:
- Implementar, coordinar, verificar el cumplimiento y difusión del Sistema de
Prevención de Riesgos en la organización.
Funciones Específicas:
- Apoyar al área de TI en cuanto a problemas técnicos operativos de red que se
presenten
- Dar soporte y mantener la página web de la empresa.
- Verificar que los trabajadores cumplan con la legislación nacional vigente en
Seguridad y Salud en el Trabajo y con los reglamentos internos de seguridad y
salud en el trabajo.
- Investigar todos los accidentes y aquellas situaciones que un trabajador o un
- Dar soporte técnico informático en las diversas unidades y sedes a nivel nacional,
donde brinda servicios la empresa.
- Elaboración de IPERC en las diversas unidades y sedes a nivel nacional, donde
brinda servicios la empresa.
- Elaboración de Mapas de Riesgo en las diferentes oficinas administrativas
utilizando herramientas informáticas adecuadas para su elaboración e
implementación.
- Elaborar y Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión a nivel nacional.
- Capacitación al personal en temas de seguridad y salud ocupacional.
- Enviar y recepcionar documentos de las sedes provinciales.
- Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGI.
- Realizar viajes de supervisión a las diferentes unidades a nivel nacional
Nombre de la Institución: Corps Safety & Security S.A.C.
Figura 2. Logo Corps Safety & Security S.A.C. Fuente: (CORPS, 2018)
Cargo: Supervisor de Seguridad
Función General:
- Verificar el cumplimiento y difusión del Sistema de Gestión Integrado en materia
Funciones Específicas:
- Asesorar en materia de seguridad a supervisores y personal operativo.
- Realizar el seguimiento a las Inspecciones de SST.
- Implementar el plan de medio ambiente y el plan de emergencias.
- Supervisar y participar en la elaboración de las Matrices IPER.
- Capacitar y entrenar al personal en materias de su alcance.
- Asistir al Jefe de TI en las diversas instalaciones de sistemas de seguridad en las
nuevas unidades tomadas.
- Elaborar las estadísticas de accidentes e incidentes, y toda la información pertinente
relativa al sistema.
- Elaboración de Mapas de Riesgo de las diferentes oficinas administrativas
utilizando herramientas informáticas adecuadas para su elaboración e
implementación.
- Dar soporte y mantener la página web de la empresa.
CAPÍTULO I
INFORME DE FUNCIÓN DE
1.1- INTRODUCCIÓN
1.1.1- Realidad problemática y antecedentes
La eficaz y adecuada gestión documental hace más simples los procesos de una
organización, ofreciendo beneficios a corto y largo plazo, como la reducción de
tiempo, ahorro de dinero y cuidado del medio ambiente. Las empresas se han percatado
de que almacenar y organizar archivos de manera eficiente puede incrementar la
productividad y la competitividad, a la vez que suprime los problemas que crea la
gestión de documentos en papel.
Corps Safety & Security SAC, ubicada en calle Fermín Tanguis edificio 145, piso 6,
La Victoria región Lima, dedicada al servicio de Seguridad y Vigilancia Privada, es
una empresa que identifica la necesidad e importancia del manejo eficiente de la
información. El principal problema que se presenta en el área del Sistema de Gestión
Integrado es la gestión de documentos.
Al tener unidades operativas en provincia aumentó el flujo de envío de documentos,
generando problemas a la hora de la recepción y actualización de formatos,
procedimientos, instructivos y organigramas, ocasionando no conformidades y a la vez
afectando el Sistema de Gestión ya que los archivadores de oficinas y fólderes de las
garitas contendrían documentación obsoleta.
En las diferentes entrevistas realizadas a los supervisores y administrativos de
provincia, indican que existe deficiencia en cuanto a la disponibilidad inmediata de los
documentos actualizados, siendo complicado y tedioso acceder a la información
requerida en su momento.
La gestión documental empieza cuando un área actualiza un documento, se envía al
área del SGI para su respectiva revisión, una vez revisado y aprobado en su nueva
posteriormente ser enviado a través de correo electrónico a las áreas y diversas
unidades en provincia.
Expuesto lo anterior es indudable observar la necesidad de contar con una herramienta
que no solo contribuya con la gestión de la documentación; sino también, que ayude a
tener una centralización de estos, con lo que se podrá tener un mejor manejo y acceso
a la información o documentación virtual en todo momento, en tiempo real, igualmente
se podrá ahorrar tiempo y principalmente generará mayor comodidad a los
supervisores y administrativos, por lo cual se decidió implementar un sistema web de
gestión documental el cual generó soluciones en cuanto a la disponibilidad de
información que maneja el personal, ahorrando tiempo y manteniendo actualizada la
documentación, de esta manera se evidencia la mejora continua del área del SGI.
1.2- JUSTIFICACIÓN
1.2.1- Tecnológica:
Es muy importante que las empresas cuenten con un sistema adaptado a las
necesidades de la misma, donde el acceso a la información requerida sea práctica,
concisa y efectiva.
El sistema propuesto será desarrollado en un entorno web con herramientas como PHP,
el sistema de gestión de base de datos MySQL y el servidor HTTP Apache.
Con la implementación del sistema web, se permitió mejorar la gestión documental
permitiendo así el desarrollo del área y la disponibilidad inmediata de documentos en
todas las sedes provinciales.
1.2.2- Académica:
La realización de este informe, permite aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo
de la carrera de Ingeniería de Sistemas, así como también la aplicación de soluciones
y profesionales, además de darnos un panorama más claro de cómo crear y contribuir
a mejoras.
1.2.3- Institucional:
El uso de tecnologías de información contribuye a la mejora continua de las empresas
que cuentan con un sistema de gestión integrado.
La implementación del proyecto permitirá a los usuarios de sede y provincia tener la
información requerida actualizada a cualquier hora, contribuyendo de esta manera a la
mejora continua del Sistema de Gestión Integrado de Corps Safety & Security S.A.C.
1.2.4- Económica:
Debido a que la empresa cuenta con un dominio y hosting, se decidió hacer el sistema
en versión web, ya que no era necesario tener gastos adicionales para su
implementación.
Según (Dollar Charles M., 1986), hace énfasis que “la gestión de documentos dan
beneficios económicos porque se hace frente al problema como es la duplicación
innecesaria de los documentos, los costos de personal, el mantenimiento, el cuidado,
el espacio de almacenamiento, los implementos de oficina (carpetas, sellos, papel,
tintas y computadoras) y la tecnología de registros y recuperación contribuyen a alto
costo de la información”.
Tomando en cuenta lo expuesto en el párrafo anterior es necesario mencionar que la
implementación de un sistema web para la gestión documental redujo los costos de la
empresa, debido al ahorro de papel, cartuchos de impresión, energía eléctrica y envíos
de encomiendas a través de comités de transporte.
1.2.5- Operativa:
una manera rápida. Logrando así que el proceso administrativo se desarrolle de una
manera eficiente y sin complicaciones.
1.2.6- Social:
Los servicios que brinda el sistema web ayudan a mejorar la gestión documental del
área del Sistema de Gestión Integrado y por ende generará un mejor clima laboral para
nuestros supervisores y administrativos; lo cual generará una mejor productividad en
el trabajo.
1.3- OBJETIVOS DEL ESTUDIO
1.3.1- Objetivo general:
Diseñar e Implementar un Sistema Web de Gestión Documental para la mejora
continua del Sistema Integrado Gestión de la empresa Corps Safety & Security S.A.C.
1.3.2- Objetivos específicos:
OE1. Diseñar un mecanismo de administración de usuarios para la correcta gestión
de los documentos.
OE2. Reducir el tiempo de acceso a la información por parte del personal de las sedes
provinciales a través del uso del sistema.
OE3. Disponer de la información virtual actualizada en tiempo real.
OE4. Diseñar un mecanismo que permita realizar una búsqueda virtual, en línea, básica de
documentos de gestión y otros correspondientes.
OE5. Evitar la duplicación de documentos.
CAPÍTULO II
2.1- MARCO TEÓRICO
2.1.1- Sistema Web
Los Sistemas web o también llamados aplicaciones web son aquellos que se alojan en
un servidor en Internet o sobre una intranet (red local). Su aspecto es muy parecido a
páginas Web las cuales vemos normalmente, pero en realidad los sistemas Web tienen
una funcionalidad más potente que brindan respuestas a casos particulares.
Un sistema web es una herramienta informática de la cual se puede acceder desde
cualquier navegador, bien sea desde internet (lo habitual) o bien a través de una red
local (red de la empresa).
Todo sistema web, tiene muy buenas ventajas, como las siguientes:
No necesita ningún tipo de instalación, ya que se accede a través de un navegador.
Es multiplataforma y multidispositivo. Esto quiere decir que nos podemos olvidar
de que software tiene cada dispositivo que accede, y que puede acceder
igualmente un ordenador, una Tablet, un Smartphone.
La potencia no está en el dispositivo que accede, por lo que aunque no tengamos
un gran ordenador el sistema puede ser muy potente, ya que el peso no lo soporta
el equipo desde el cual se está accediendo sino el servidor donde está alojada.
La aplicación o sistema puede estar en la nube, con lo que sería accesible para
cualquier PC o Smartphone con acceso a internet (aunque también podría ser una
aplicación local en una intranet).
Es muy adaptable, visualmente agradable y muy fácil de actualizar si fuera
2.1.2- Gestión Documental
Son Sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de
documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los
documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los
empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
A. Ventajas de los sistemas de Gestión Documental
Digitalización de Documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo
la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los
documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una
localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin
embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto
aprovechamiento del sistema
Localización Central
Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información
proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa
decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha
localización gracias al mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de
la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las
redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
Mejorar el Flujo de Trabajo
Un sistema de gestión documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos
más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el
aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán
ahorrando tiempo a la organización.
Seguridad
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en
ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o
deteriorado es alta. Los sistemas de gestión documental solucionan este problema.
Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida
disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la
certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema,
sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en
caso de desastre.
Compartir Documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión
documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos
ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de
forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes
grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos
necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son
necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un
documento.
Control de Versiones
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha
trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta
que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad
documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de
versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a
cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla,
(TICPORTAL, 2017).
2.1.3- Sistema de Gestión Integrado
Un Sistema de Gestión Integrado (SGI) aúna distintas disciplinas de un modo
conjunto. Esto simplifica el mantenimiento de los distintos sistemas de gestión e
incrementa su utilidad. Para las empresas significa una mejora notable tanto en la
calidad de sus outputs como en los programas o políticas que se aplican.
La actividad productiva de cualquier empresa está compuesta por diferentes procesos
y operaciones, es por ello que su actividad diaria mejora cuando se realiza bajo un
sistema en el cual todas las actividades estén integradas bajo el mismo sistema de
gestión. Con esto se consigue evitar que flojeen ciertas partes y que se perjudique a
otras.
No es necesario realizar un sistema de gestión integrado de todas las áreas, se puede
optar por integrar solo un par de las que hemos visto en el apartado anterior.
2.1.3.1- Beneficios de los Sistemas de Gestión Integrados
Los fallos en determinadas operaciones pueden comprometer otras. Con la
implementación de sistemas integrados de gestión nos aseguramos que todas las
actividades aumenten su rendimiento de forma correlativa.
Al alinear los criterios de gestión se evita la duplicidad innecesaria de
La puesta en marcha del sistema de gestión integrado se hace a la vez en todas las
disciplinas, por lo que su implantación es más rápida que haciéndolo
separadamente.
La distribución de los esfuerzos y de los recursos es equitativa al asegurar la
misma dedicación a los distintos sistemas de gestión integrados.
Las políticas y objetivos en un sistema de gestión integrado son coherentes entre
sí.
La formación al personal es menos densa, al tener apartados comunes ya hay
mucha materia que se ahorran, quedando solo los apartados específicos de cada
sistema de gestión.
Facilidad del control de la información. La información fluye
multidireccionalmente y está interrelacionada entre sí facilitando su accesibilidad
desde cualquier punto de la red informática, independientemente del ámbito al que
corresponda, (CTMA CONSULTORES).
2.1.3.2- Estructura de los Sistemas de Gestión Integrados
La estructura de los SIG está condicionada por la disposición de alto nivel que
conforma el Anexo SL:
Ámbito de aplicación.
Referencias normativas.
Términos y definiciones.
Contexto de la organización.
Liderazgo.
Planificación.
Funcionamiento.
Evaluación del desempeño.
Mejora, (ISO Tool Exellence).
2.1.4- Normas ISO
ISO (International Standarization Organization) es una federación mundial de
organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo
de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de los
comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesad en una materia para la
cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado en
dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en
coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente
con la comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todas las materias de
normalización electrotécnica, (ISO, 2015).
2.1.4.1- Norma ISO 9001:2015
Esta norma internacional se basa en los principios de la gestión de la calidad descritos
en la Norma ISO 9000. Las descripciones incluyen una declaración de cada principio,
una base racional de por qué el principio es importante para la organización, algunos
ejemplos de los beneficios asociados con el principio y ejemplos de acciones típicas
para mejorar el desempeño de la organización cuando se aplique el principio.
Los principios de la gestión de la calidad son:
Enfoque al cliente;
Liderazgo;
Mejora;
Toma de decisiones basada en la evidencia;
Gestión de las relaciones.
Esta Norma Internacional promueve la adopción de un enfoque a procesos al
desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad,
para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos
del cliente, (ISO 9001, 2015).
2.1.4.2- Norma ISO 14001:2015
Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión
ambiental que una organización puede usar para mejorar su desempeño ambiental. La
presente norma internacional está prevista para uso por una organización que busque
gestionar sus responsabilidades ambientales de una forma sistemática que contribuye
al pilar ambiental de la sostenibilidad.
Esta Norma Internacional ayuda a una organización a lograr los resultados previstos
de su sistema de gestión ambiental, con lo que aporta valor al medio ambiente, a la
propia organización y a sus partes interesadas, (ISO 14001, 2015).
2.1.4.3- Norma ISO 45001:2018
Esta Norma Internacional especifica requisitos para un sistema de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo (SST) y proporciona orientación para su uso, para
permitir a las organizaciones proporcionar lugares de trabajos seguros y saludables
previniendo las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así como
mejorando de manera proactiva su desempeño de la SST.
Esta Norma Internacional es aplicable a cualquier organización que desee establecer,
salud en el trabajo, eliminar los peligros y minimizar los riesgos para la SST y abordar
las no conformidades del sistema de gestión de la SST asociadas a sus actividades,
(ISO, 2018).
2.1.5- Programación Extrema (XP):
La metodología XP o Programación Extrema es una metodología ágil y flexible
utilizada para la gestión de proyectos.
Extreme Programming se centra en potenciar las relaciones interpersonales del equipo
de desarrollo como clave del éxito mediante el trabajo en equipo, el aprendizaje
continuo y el buen clima de trabajo. Esta metodología pone el énfasis en
la retroalimentación continua entre cliente y el equipo de desarrollo y es idónea para
proyectos con requisitos imprecisos y muy cambiantes, (Diego Calvo, 2018).
Figura 3. Programación Extrema XP. Fuente: (OpenWebinars, 2018)
2.1.5.1- Valores de XP
Simplicidad
La simplicidad es la base de la programación extrema. Se simplifica el diseño para
a sucesivas modificaciones por parte de diferentes desarrolladores hace que la
complejidad aumente exponencialmente.
Comunicación
La comunicación se realiza de diferentes formas. Para los programadores el código
comunica mejor cuanto más simple sea. Si el código es complejo hay que esforzarse
para hacerlo inteligible. El código autodocumentado es más fiable que los comentarios
ya que éstos últimos pronto quedan desfasados con el código a medida que es
modificado.
Retroalimentación
Al estar el cliente integrado en el proyecto, su opinión sobre el estado del proyecto se
conoce en tiempo real.
Al realizarse ciclos muy cortos tras los cuales se muestran resultados, se minimiza el
tener que rehacer partes que no cumplen con los requisitos y ayuda a los
programadores a centrarse en lo que es más importante
Coraje o Valentía
Muchas de las prácticas implican valentía. Una de ellas es siempre diseñar y programar
para hoy y no para mañana. Esto es un esfuerzo para evitar empantanarse en el diseño
y requerir demasiado tiempo y trabajo para implementar el resto del proyecto. La
valentía le permite a los desarrolladores que se sientan cómodos con reconstruir su
código cuando sea necesario.
Respeto
El respeto se manifiesta de varias formas. Los miembros del equipo se respetan los
unos a otros, porque los programadores no pueden realizar cambios que hacen que las
pruebas existentes fallen o que demore el trabajo de sus compañeros. Los miembros
buscando el diseño óptimo o más eficiente para la solución a través de la
refactorización del código. Los miembros del equipo respetan el trabajo del resto no
haciendo menos a otros, una mejor autoestima en el equipo eleva su ritmo de
producción.
2.1.5.2- Características XP
En resumen las principales características de la programación extrema son:
Desarrollo iterativo e incremental.
Programación en parejas.
Pruebas unitarias continuas.
Corrección periódica de errores.
Integración del equipo de programación con el cliente.
Simplicidad, propiedad del código compartida y refactorización del código.
2.1.5.3- Roles de XP:
En (WIKIPEDIA, 2015) se describen los siguientes roles:
Programador
Escribe las pruebas unitarias y produce el código del sistema. Es la esencia del equipo.
Cliente
Escribe las historias de usuario y las pruebas funcionales para validar su
implementación. Asigna la prioridad a las historias de usuario y decide cuáles se
implementan en cada iteración centrándose en aportar el mayor valor de negocio.
Tester
Ayuda al cliente a escribir las pruebas funcionales. Ejecuta pruebas regularmente,
difunde los resultados en el equipo y es responsable de las herramientas de soporte
Tracker
Es el encargado de seguimiento. Proporciona realimentación al equipo. Debe verificar
el grado de acierto entre las estimaciones realizadas y el tiempo real dedicado,
comunicando los resultados para mejorar futuras estimaciones.
Entrenador (coach)
Responsable del proceso global. Guía a los miembros del equipo para seguir el proceso
correctamente.
Consultor
Es un miembro externo del equipo con un conocimiento específico en algún tema
necesario para el proyecto. Ayuda al equipo a resolver un problema específico.
Además este tiene que investigar según los requerimientos.
Gestor (manager)
Es el dueño de la tienda y el vínculo entre clientes y programadores. Su labor esencial
es la coordinación.
2.1.5.4- Fases de la Metodología XP:
Exploración
Los clientes son quienes proporcionan o plantean las historias de usuarios que son de
gran interés para que el producto final sea de acuerdo a sus requerimientos. En esta
fase el equipo de desarrollo también se familiariza con las herramientas, tecnologías y
prácticas de desarrollo que se usaran en el proyecto. Esta fase toma de pocas semanas
a meses, dependiendo del tamaño, la familiaridad que tengas los programadores con
la tecnología empleada. Se tomarán los respectivos acuerdos sobre el contenido de las
entregas y se asignará tareas para cada historia de usuario.
Planeación
En esta fase los miembros del equipo establecen la prioridad de cada historia de
usuario, se divide el sistema en módulos, además se elabora un cronograma de
actividades para minimizar el tiempo de desarrollo. Esta fase dura unos días.
Iteraciones
En esta fase se realizan varias iteraciones en el sistema antes de ser entregado. El
programador responsable de cada tarea asignada debe cumplirás de acuerdo al
cronograma de actividades y no exceder más de tres meses cada iteración o entrega.
En la primera iteración se desarrollan las tareas de cada historia de usuario, se realizan
las pruebas de aceptación y las demos del sistema, luego el sistema estará listo para
presentarlo al usuario final.
Producción
En esta fase se requiere de pruebas adicionales y revisiones de rendimiento antes que
el sistema sea puesto en práctica en el entorno real, a la vez se toma decisiones sobre
2.1.6- WampServer
Es un entorno de desarrollo web para Windows con el que podrás crear aplicaciones web. Las siglas WAMP es la suma de significados de Windows + Apache + MySQL + PHP
Figura 5. Servidor WAMP Fuente: (Ruiz, 2010)
2.1.6.1- Características
Provee a los desarrolladores con los cuatro elementos necesarios para un servidor web:
un sistema operativo (Windows), un manejador de base de datos (MySQL), un
software para servidor web (Apache) y un software de programación script Web (PHP
(generalmente), Python o PERL), debiendo su nombre a dichas herramientas. Lo mejor
de todo es que WAMP5 es completamente gratuito. WAMP incluye, además de las
últimas versiones de Apache, PHP y MySQL, versiones anteriores de las mismas, para
2.1.6.2- Utilidad
El uso de WAMP permite servir páginas HTML a internet, además de poder gestionar
datos en ellas, al mismo tiempo WAMP, proporciona lenguajes de programación para
desarrollar aplicaciones Web. (Ledesma, 2013)
2.1.7- PHP:
Es un lenguaje de código abierto, sus iniciales significan acrónimo recursivo de PHP:
Hypertext Preprocessor, este lenguaje de programación es muy utilizado ya que es adecuado para el desarrollo web y se puede combinar con HTML.
Por el lado del cliente el código PHP es ejecutado en el servidor, el cliente recibirá el
resultado de ejecutar el script, aunque no se sabrá el código subyacente que era. La
configuración del servidor web puede realizarse para que procese los ficheros HTM
con PHP. Una de las cosas más resaltantes de usar PHP es la simplicidad para los
principiantes, pero a su vez ofrece características muy avanzadas para los
programadores profesionales.
2.1.8- JavaScript:
JavaScript es un lenguaje de programación que se utiliza principalmente para crear
páginas web dinámicas. Una página web dinámica es aquella que incorpora efectos
como texto que aparece y desaparece, animaciones, acciones que se activan al pulsar
botones y ventanas con mensajes de aviso al usuario.
Técnicamente, JavaScript es un lenguaje de programación interpretado, por lo que no
es necesario compilar los programas para ejecutarlos. En otras palabras, los programas
escritos con JavaScript se pueden probar directamente en cualquier navegador sin
A pesar de su nombre, JavaScript no guarda ninguna relación directa con el lenguaje
de programación Java. (UNIWEBSIDAD, 2016)
2.1.9- CSS:
CSS son las siglas de Cascading Style Sheets - Hojas de Estilo en Cascada - que es un lenguaje que describe la presentación de los documentos estructurados en hojas de
estilo para diferentes métodos de interpretación, es decir, describe cómo se va a
mostrar un documento en pantalla, por impresora, por voz (cuando la información es
pronunciada a través de un dispositivo de lectura) o en dispositivos táctiles basados en
Braille.
CSS es una especificación desarrollada por el W3C (World Wide Web Consortium) para permitir la separación de los contenidos de los documentos escritos en HTML,
XML, XHTML, SVG, o XUL de la presentación del documento con las hojas de estilo,
incluyendo elementos tales como los colores, fondos, márgenes, bordes, tipos de
letra..., modificando as la apariencia de una página web de una forma más sencilla,
permitiendo a los desarrolladores controlar el estilo y formato de sus documentos.
(MASADELANTE, 2014).
2.1.10-MySQL:
Es desarrollado por Oracle Corporation y es considerada la base de datos de código
abierto más popular del mundo, en general una de las más populares junto a Oracle y
Microsoft SQL Server, tiene un gran uso en entornos de desarrollo web.
Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales desarrollado bajo licencia dual:
Licencia pública general / Licencia comercial por Oracle Corporation.
Fue desarrollado por MySQL AB de los propietarios y fundadores David Axmark,
Allan Larsson y Michael Widenius, después fue adquirida por Sun Microsystem en el
2.1.10.1- Aplicaciones
MySQL es muy utilizado para desarrollar aplicaciones web, por ejemplo tenemos a
Joomla, Wordpress, Drupal o phpBB, en plataformas
Linux/Windows-Apache-MySQL-PHP/Perl/ Python, la popularidad con la que cuenta está ligada a PHP ya que
siempre aparece en combinación con MySQL.
Es una base de datos muy rápida en l lectura cuando utiliza el motor no transaccional
MyISAM, pero puede provocar problemas de integridad en entornos de alta
concurrencia en la modificación. En cualquier entorno donde se use MySQL es
importante montorizar de antemano el rendimiento para detectar y corregir errores
tanto de SQL como de programación.
Figura 6. Versiones de MySQL Fuente: (Wikipedia, 2019)
2.1.11-Servidor HTTP Apache:
Es un servidor web HTTP de código abierto, para diversas plataformas como por
ejemplo Unix, Microsoft Windows, Macintosh y otras, que implementa el protocolo
En el año de 1995 cuando empezó su desarrollo se basó inicialmente en el código del
popular NCSA HTTPd 1.3, pero más tarde fue reescrito por completo. El servidor
Apache es desarrollado y mantenido por una comunidad de usuarios bajo la
supervisión de Apache, desde 1996 es el servidor HTTP más usado. Jugó un papel
fundamental en el desarrollo de la World Wide Web y alcanzó su máxima cuota de
mercado en el 2015, siendo el servido utilizado en el 70% de los sitios web en el
mundo.
2.1.12-Sublime Text:
Es un editor de código multiplataforma, ligero y con pocas concesiones a las florituras.
Es una herramienta concebida para programar sin distracciones. Su interfaz de color
oscuro y la riqueza de coloreado de la sintaxis, centra nuestra atención completamente.
Sublime Text permite tener varios documentos abiertos mediante pestañas, e incluso
emplear varios paneles para aquellos que utilicen más de un monitor. Dispone de modo
de pantalla completa, para aprovechar al máximo el espacio visual disponible de la
pantalla.
El programa cuenta “de serie” con 22 combinaciones de color posibles, aunque se
pueden conseguir más. Para navegar por el código cuenta con Minimap, un panel que
permite moverse por el código de forma rápida.
El sistema de resaltado de sintaxis de Sublime Text soporta un gran número de
lenguajes (C, C++, C#, CSS, D, Erlang, HTML, Groovy, Haskell, HTML, Java,
JavaScript, LaTeX, Lisp, Lua, Markdown, Matlab, OCaml, Perl, PHP, Python, R,
Ruby, SQL, TCL, Textile and XML). El programa dispone de auto-guardado, muchas
opciones de personalización, soporta macros, Snippets y auto completar, entre otras
CAPÍTULO III
DESARROLLO DEL TRABAJO
3.1- FASE DE EXPLORACIÓN
En coordinación con la Gerencia del Sistema de Gestión Integrado y el área de
Tecnología de la Información se desarrolló el sistema web para la mejora de control y
acceso a la información en tiempo real por parte de los usuarios en las distintas sedes
donde se brinda el servicio de vigilancia.
De acuerdo a las historias de usuarios iniciales se procede a mejorar y rediseñar las
nuevas historias, que serán la base del requerimiento de los usuarios para el desarrollo
del sistema.
3.1.1- Historias de Usuario
Las historias de usuarios se describieron en lenguaje común con el fin de poder ser
entendidos por los involucrados (desarrollador y usuarios), representando los
requerimientos con los que debe cumplir el sistema web.
Las historias de usuarios del sistema web son las siguientes:
Acceso al Sistema
Gestión de Usuarios
Cambiar Contraseña
Recuperar Contraseña
Gestión de Documentos
Gestión de Personal
Búsqueda de Documentos
Descarga de Documentos
Enlaces hacia informes
Consulta de documento por tipo y proceso
Consulta de usuarios por sucursal
Consulta de documento por tipo y rango de fechas
A continuación se muestran las historias de usuarios, las cuales fueron utilizadas para
llevar a cabo el desarrollo del sistema web:
Tabla 1. Historia de usuario – Acceso al Sistema
HISTORIA DE USUARIO
Número:1 Usuario: Administrador, Usuario Registrado
Nombre de historia: Acceso al Sistema Prioridad en negocio: Alta
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Media
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 1 Iteración asignada: 1
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
Para acceder al sistema se solicita el usuario y contraseña para que tenga acceso a los datos que corresponden a su categoría como usuario.
Hay dos tipos de usuario: Administrador y Usuario registrado, con distintos permisos de acceso a los menús y a las funcionalidades que le corresponden.
La pantalla tendrá las siguientes características.
Interface de la página web
Un formulario LOGIN.
Campos de texto con una descripción de la información a ingresar.
Un campo PASSWORD que mostrará asteriscos en lugar de caracteres.
Eventos al presionar el botón Iniciar sesión.
Se verificará que ningún campo esté vacío, caso contrario el sistema resaltará en color celeste el campo requerido.
Observaciones:
Solo los usuarios que estén registrados en el sistema tendrán acceso a sus funcionalidades.
Tabla 2. Historia de usuario – Gestión de Usuarios
HISTORIA DE USUARIO
Número:2 Usuario: Administrador
Nombre de historia: Gestión de Usuarios Prioridad en negocio: Alta
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Media
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 2 Iteración asignada: 1
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
El administrador seleccionara la opción del menú principal “Usuarios”, vera el formulario el cual pide ingresar el DNI del personal ya registrado, ejecutar botón, luego se muestra un formulario con datos del usuario, se asignara el tipo de usuario y en el campo de password libre, se completará con el primer nombre y primer apellido de la persona, sin dejar espacio. También se tendrá acceso a modificar y eliminar un usuario en el menú secundario.
Características generales
Se utilizaran colores sencillos para el diseño y maquetado.
Se tendrá un sub menú con 3 opciones (Registrar, Modificar y Eliminar usuario).
Los campos de texto tendrán una longitud adecuada.
Eventos al presionar el botón Iniciar sesión
Se comprobara que se hayan ingresado todos los campos obligatorios, caso contrario el sistema mostrara un mensaje de alerta “Completar este campo”.
Si todas las validaciones fueron aprobadas, imprimirá un mensaje de texto donde especifique el estado de la operación: usuario registrado correctamente, no se pudo registrar usuario, usuario ya existe.
Observaciones:
Solo se podrá asignar un usuario al personal previamente registrado, los usuarios podrán cambiar su contraseña asignada por el administrador por otra una vez que acedan al sistema.
Tabla 3. Historia de usuario – Cambiar Contraseña.
HISTORIA DE USUARIO
Número:3 Usuario: Administrador, usuario registrado
Nombre de historia: Cambiar contraseña Prioridad en negocio: Media
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Media
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 2 Iteración asignada: 1
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
Los usuarios seleccionara la opción del menú secundario “Mi Cuenta”, que se muestra al ingresar al sistema, luego se mostrará el formulario con datos cargados por defecto y las casillas de Contraseña Actual, Nueva Contraseña y Confirmar Contraseña
vacías para poder hacer el cambio.
Características generales
Se utilizaran colores sencillos para el diseño y maquetado.
Al ingresar los datos el sistema verificara la autenticidad de la contraseña a cambiar.
Eventos al presionar el botón Cambiar contraseña
Se comprobara que se hayan ingresado todos los campos obligatorios, caso contrario el sistema mostrara un mensaje de alerta: Introduzca la contraseña actual, Por favor ingrese contraseña, introduzca la confirmación de la contraseña.
Si todas las validaciones fueron aprobadas, imprimirá un mensaje de texto donde especifique el estado de la operación: Contraseña cambiada.
Observaciones:
No se podrá cambiar nombre y correo que aparece en el formulario.
Tabla 4. Historia de usuario – Recuperar Contraseña.
HISTORIA DE USUARIO
Número: 4 Usuario: Administrador, usuario registrado
Nombre de historia: Recuperar Contraseña Prioridad en negocio: Media
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Media
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 2 Iteración asignada: 1
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
Los usuarios seleccionaran la opción “Olvidó su contraseña?” del formulario de acceso(LOGIN), colocaran su correo electrónico en la casilla y seleccionar el botón de envío.
Características generales
Se utilizaran colores sencillos para el diseño y maquetado.
La interfaz mostrada corresponde a la página web principal (opción intranet).
Eventos al presionar el botón Restablecer contraseña
Se comprobara que se hayan ingresado todos los campos obligatorios, caso contrario el sistema mostrara un mensaje de alerta “Introduzca correo electrónico”.
La nueva clave le llegará al correo electrónico que está registrado.
Observaciones:
El usuario podrá cambiar su contraseña una vez que se ingrese con la contraseña de recuperación generada por el sistema.
Tabla 5. Historia de usuario – Gestión de documentos.
HISTORIA DE USUARIO
Número: 5 Usuario: Administrador
Nombre de historia: Gestión de documentos Prioridad en negocio: Alta
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Alta
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 2 Iteración asignada: 2
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
El administrador seleccionara la opción del menú principal “Documentos”, vera el formulario el cual se completará con los datos del documento. Una vez cargada la información y adjuntado el archivo, se guardará en la base de datos del sistema. También se tendrá acceso a eliminar un documento en el menú secundario.
Características generales
Se utilizarán colores sencillos para el diseño y maquetado.
Se tendrá un sub menú con 3 opciones (Registrar documento, Eliminar documento y eliminar actualizaciones).
Los campos de texto tendrán una longitud adecuada.
Eventos al presionar el botón Registrar documento
Se comprobara que se hayan ingresado todos los campos obligatorios, caso contrario el sistema mostrara un mensaje de alerta “Completar este campo”.
Si todas las validaciones fueron aprobadas, imprimirá un mensaje de texto donde especifique el estado de la operación: documento registrado correctamente.
Si el documento a ingresar ya existe pero con revisión actualizada, el mensaje será: documento actualizado, de ser la misma revisión el mensaje será: documento ya existe.
Observaciones:
No se podrá registrar un documento que tenga la misma revisión del otro
Tabla 6. Historia de usuario – Gestión de Personal.
HISTORIA DE USUARIO
Número:6 Usuario: Administrador
Nombre de historia: Gestión de Personal Prioridad en negocio: Alta
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Alta
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 2 Iteración asignada: 1
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
El administrador seleccionara la opción del menú principal “Personal”, vera el formulario el cual se completará con los datos del personal. La información requerida del personal será resultado de la coordinación del área del SGI y el área de RRHH: File de personal.
Características generales
Se utilizarán colores sencillos para el diseño y maquetado.
Se tendrá un sub menú con 3 opciones (Registrar personal, Modificar personal y eliminar personal).
Los campos de texto tendrán una longitud adecuada.
Eventos al presionar el botón Registrar Personal
Se comprobara que se hayan ingresado todos los campos obligatorios, caso contrario el sistema mostrara un mensaje de alerta “Completar este campo”.
Si el personal a ingresar ya existe el sistema mostrará un mensaje: personal ya existe.
Si todas las validaciones fueron aprobadas, imprimirá un mensaje de texto donde especifique el estado de la operación: personal registrado correctamente.
Observaciones:
No se podrá registrar un personal dos veces.
Tabla 7. Historia de usuario – Búsqueda de Documentos.
HISTORIA DE USUARIO
Número: 7 Usuario: usuario registrado
Nombre de historia: Búsqueda de Documentos Prioridad en negocio: Media
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Media
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 2 Iteración asignada: 2
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
Los usuarios seleccionarán cualquiera de las 4 opciones (procedimientos, formatos, instructivos u otros documentos) del menú secundario de la página principal.
Cada una de las opciones del menú presenta el campo de búsqueda. Para realizar la búsqueda de un documento se deberá ingresar el código del mismo.
Características generales
Se utilizarán colores sencillos para el diseño y maquetado.
El campo de texto tendrá una longitud adecuada.
Eventos al presionar el botón Buscar
Se comprobará que se hayan ingresado datos en el campo, caso contrario el sistema mostrara un mensaje de alerta “Completar este campo”.
Si el código ingresado no es correcto o el documento no está registrado, se mostrará un mensaje: El documento no está registrado.
Observaciones:
La búsqueda solo será de acuerdo al tipo de documento que se elija.
Fuente: (Elaboración propia, 2019)
Tabla 8. Historia de usuario – Descargar Documentos.
HISTORIA DE USUARIO
Número: 8 Usuario: Administrador, usuario registrado
Nombre de historia: Descargar Documentos Prioridad en negocio: Alta
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Media
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 2 Iteración asignada: 2
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
Los usuarios seleccionaran cualquiera de las 4 opciones (procedimientos, formatos, instructivos u otros documentos) del menú secundario de la página principal, se listaran todos los documentos según la opción elegida, el documento se descargará haciendo clic en el nombre de dicho documento.
Observaciones:
Tabla 9. Historia de usuario – Enlaces hacia informes.
HISTORIA DE USUARIO
Número: 9 Usuario: Administrador, usuario registrado
Nombre de historia: Enlaces hacia páginas informativas del SGI Prioridad en negocio: Media
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Baja
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 1 Iteración asignada: 3
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
Los usuarios que efectúen una búsqueda, tendrán la posibilidad de acceder a informes sobre el SGI, dicha información está distribuida en el menú principal y menú secundario.
Características generales
Se utilizarán colores sencillos para el diseño y maquetado.
La opción elegida del menú se mantendrá resaltada para tener presente en que página nos encontramos.
Observaciones:
La información disponible en el sistema será la más actualizada y vigente.
Fuente: (Elaboración propia, 2019)
Tabla 10. Historia de usuario – Consulta de documentos por tipo y proceso.
HISTORIA DE USUARIO
Número:10 Usuario: Administrador, usuario registrado
Nombre de historia: Consulta de documentos por tipo y proceso Prioridad en negocio: Baja
(Alta, Media, Baja)
Riesgo en desarrollo: Media
(Alta, Media, Baja)
Puntos asignados: 1 Iteración asignada: 3
Programador responsable: Percy Horna
Descripción:
El administrador seleccionara la opción del menú principal “Consultas”, menú secundario opción “Documentos por Tipo y Proceso”. El usuario registrado seleccionará la opción documentos del menú principal, listado de documentos (ver listado).
La selección de opciones del menú secundario será de acuerdo a la necesidad del usuario.
Características generales
Se utilizarán colores sencillos para el diseño y maquetado.
La opción elegida del menú se mantendrá resaltada para tener presente en que página nos encontramos.
Para la consulta se elegirá una opción de los combo (tipo y proceso).
Eventos al presionar el botón Listar documentos
Se comprobará que se hayan seleccionado un elemento, caso contrario el sistema mostrara un mensaje de alerta “Seleccionar un elemento de la lista”.
