POLITICAS PARA EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

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Texto completo

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# de revisión

Fecha de emisión

Revisó (cargo)

Aprobó

(Cargo) Descripción del cambio

1 30/07/2016 Coordinador

Calidad

Representante

Legal Creación del documento

2 31/10/2016 Coordinador

Calidad

Representante Legal

Se incluye la identificación del responsable del tratamiento, los diferentes tratamientos que tienen las bases de datos, procedimiento para

valer el habeas data y derechos del titular.

OBJETIVO

Conocer las políticas que el responsable del tratamiento de datos debe aplicar a todos los asociados de negocios en cuanto al manejo de sus bases de datos (clientes, proveedores, empleados y todos aquellos que tengan una relación comercial, laboral y/o de mutua ayuda).

DEFINICIÓN

Responsable del tratamiento de datos: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Nombre del Responsable del Tratamiento de datos: CONSTRUCTORA

ALCON S.A.S

CONTENIDO

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social del Responsable: CONSTRUCTORA ALCON S.A.S

Domicilio: Dosquebradas, Risaralda.

Dirección: Carrera 21, número 17-36 Barrio Santa Mónica

Correo electrónico: subgerencia@constructoraalcon.com

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TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y

FINALIDADES DE LOS MISMOS

La información que consta en las bases de datos de CONSTRUCTORA ALCON S.A.S es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, actualización, procesamiento, almacenamiento, uso, sistematización y organización; todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

En cumplimiento de deberes legales, CONSTRUCTORA ALCON S.A.S podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas y el responsable del tratamiento velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

La información recolectada por CONSTRUCTORA ALCON S.A.S tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como entidad privada. Además, la empresa guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable y laboral.

La información sobre proveedores y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PQR´s Y CANALES

ESTABLECIDOS PARA SU ATENCIÓN

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad: CONSTRUCTORA ALCON S.A.S

Área: Gestión Humana

Correo electrónico: gestionhumana@constructoraalcon.com

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PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES HAGAN VALER SUS

DERECHOS DE HABEAS DATA

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

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En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quejas

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LOS DATOS

PERSONALES

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

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4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CONSTRUCTORA ALCON S.A.S cumplirá los siguientes deberes en calidad de

Responsable del Tratamiento de datos:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

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haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

3. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

4. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

5. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;

7. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. La presente política entra en vigencia a partir del 31 de Octubre de 2016 y deroga las demás versiones.

Elaboró: Daniela Ramírez

Revisó: Daniela Ramírez Aprobó: Laura Alejandra Garcés

Fecha: 29 de julio de 2016

Cargo: Coordinadora Ambiental

Fecha: 31 de Octubre de 2016

Cargo: Coordinadora Ambiental

Fecha: 31 de Octubre de 2016

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Referencias

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