Planeamiento y desarrollo en el cuestionario de evaluación Del sistema de control interno

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Fascículo No. 7

Semestre 7

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Auditoría aplicada Fascículo No. 7

Tabla de contenido

Página

Auditoría en el área de ingresos 1

Naturaleza de las cuentas 2

Planeamiento y desarrollo en el cuestionario de evaluación

Del sistema de control interno 5

Planeamiento y desarrollo en el programa de auditoría 6

Riesgos aplicables a estas cuentas 10

Elaboración del diagnóstico sobre las cuentas del área de

Ingresos 11

Conclusión final y organización de los Papeles de Trabajo 12

Resumen 13

Bibliografía recomendada 14

Párrafo nexo 14

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Fascículo No. 7

Semestre 7

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación.

La redacción de este fascículo estuvo a cargo de ALVARO FONSECA VIVAS. Bogotá, D.C.

Diseño instruccional y orientación a cargo de MARIANA BAQUERO DE PARRA

Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SAENZ ORLANDO DIAZ CARDENAS

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Auditoría aplicada _{Fascículo No. 7}

Auditoría en el área de

ingresos

Un propósito fundamental en el trabajo de la auditoría financiera, tiene como objeto inmediato proporcionar al auditor los elementos de juicio y de convicción necesarios para poder dar su informe de una manera clara, y razonable sobre las cifras en los estados financieros, como también tener una visión objetiva sobre los aspectos financieros de las organizaciones y, por ende, de los mercados en que se desarrollan sus actividades. De esta forma la toma de las decisiones por parte de los inversionistas o los directivos tendrá menos riesgo, debido a que con base a la información suministrada por los auditores, se amplía la confianza en los estados financieros de la compañía.

Por lo tanto es responsabilidad de la administración mantener los proce-dimientos operativos, administrativos y de funciones de los ingresos que la compañía recibe por el desarrollo normal de su objeto social y por aquellos que no siéndolo son ocasionales o marginales; debe contemplarlos en sus estados financieros y, en especial, en el estado de resultados del periodo en que se realizan, lo que es determinado por la esencia de la información contable que radica en el suministro oportuno de datos para múltiples usos y usuarios, en especial el manejo de los ingresos y los gastos, que en últimas determinará las utilidades (excedentes) o pérdidas (déficit) del periodo y que será una de las variables para medir la gestión de la gerencia durante el mismo.

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Semestre 7

Fascículo No. 7

Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante:

 Proporciona una información teórico-práctica que pueda ser utilizada por él mismo para poder diagnosticar y conceptualizar sobre la razonabilidad de los saldos de las cifras de las cuentas de los Ingresos en los estados finan-cieros.

 Elabora los programas de auditoría, para el área de las cuentas de Ingreso.  Realiza el Cuestionario de evaluación del sistema de control interno, para la

auditoría del área de Ingresos.

 Se asegura de la correcta contabilización de las transacciones registradas en las cuentas de Ingresos y de la adecuada presentación en los estados financieros.

 Establece la existencia de un sistema de control interno satisfactorio sobre el manejo de las cuentas del Ingreso.

 Interpreta los resultados suministrados por los estados financieros y mani-fiesta sus propios criterios, para utilizar de manera adecuada la auditoría fi-nanciera en el área de los ingresos.

7.1

De acuerdo con las actividades de nuestros anteriores fascículos, quienes escogieron este tema tendrán la oportunidad de desarrollar su auditoría con la ayuda de los conceptos recopilados en el mismo. Asimismo, los demás estudiantes pueden ir orientándose con esta guía en el manejo de las áreas de gastos y cuentas de orden, las cuales desarrollaremos en el fascículo siguiente.

El estudiante elaborará el Cuestionario de Evaluación del Sistema de Con-trol Interno (o pruebas de cumplimiento) y el programa de auditoría (o pro-cedimientos de auditoría o pruebas sustantivas), teniendo en cuenta el me-morando de planeación, para las cuentas de importancia relativa, en la compañía, que se auditará como ejercicio del semestre.

Naturaleza de las cuentas

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Auditoría aplicada

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ciones, intereses, dividendos y de ganancias ocasionales de cualquier pro-cedencia externa y, generalmente, de cualquier otro factor distinto de una inversión adicional que aumente el patrimonio de la compañía.

Según lo establecido en el Decreto Reglamentario 2650 del año 1993, los ingresos: “agrupan las cuentas que representan los beneficios operativos o

financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos no causados y no recibidos. Se entiende causado cuando un ingreso nace del derecho de exigir su pago,

aunque no se haya hecho efectivo el cobro”.

Las cuentas de este grupo deben ser aumentadas con un crédito y dismi-nuidas sólo al cierre del ejercicio cuando se va a determinar su cancela-ción con abono a la cuenta de ganancias y pérdidas; por lo tanto su saldo es de naturaleza crédito.

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Fascículo No. 7

Recuerde la presenta-ción de forma del Cues-tionario de Evaluación del Sistema de Control Interno, con los cam-pos del Sí, No, Referen-cia a Papeles de Traba-jo y Hecho por.

Planeamiento y desarrollo en el

cuestionario de evaluación del sistema

de control interno

Para la auditoría financiera en el área de ingresos los auditores obtienen una evidencia sobre muchas cuentas del estado de resultados, simultá-neamente con la evidencia sobre las cuentas relacionadas con el balance general. Una de las formas más convenientes de verificar el ingreso por ventas, por ejemplo, es hacerlo junto con las cuentas por cobrar.

Las personas que realizarán la auditoría sobre las operaciones de Ingresos de la compañía, deben ser muy cuidadosas al desarrollar esta labor, pro-duciendo mayor resultado que al examinar las transacciones de los acti-vos, los pasivos y del patrimonio, debido a que, en este rubro se encuentra la mayoría de las cuentas de resultado que significarán la utilidad o pérdida del periodo, así como la evaluación de la gestión de la dirección de la com-pañía. Es importante que la compañía mantenga un efectivo y eficaz con-trol interno, por lo que incluiremos en forma general algunos aspectos a tener en cuenta en la auditoría a estas cuentas:

1. Verificar y considerar los procedimientos y controles establecidos para el control interno de los ingresos, con relación a los inventarios, efectivo y cuentas por cobrar.

2. Establecer el control para las ventas el cual debe estar estructurado de tal manera que se registren oportunamente, afectando el periodo en que se hayan realizado.

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Auditoría aplicada

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4. Comprobar los procedimientos vigentes para el otorgamiento, docu-mentación y aprobación de los descuentos y rebajas sobre ventas, así como para la aceptación de las devoluciones.

5. Verificar la existencia de procedimientos para el control, contabilización y presentación en los estados financieros de los bienes y/o servicios por conceptos distintos a las ventas normales con los cuales opera la com-pañía. Estos ingresos pueden consistir en venta de materiales de des-perdicio, de PP&E, de intereses, dividendos, etc.

6. Determinar con exactitud e idoneidad los valores registrados corres-pondientes a ingresos.

7. Identificar y establecer que los cierres del periodo fiscal, en las cuentas de ingresos y de gastos asociados, y las transacciones se realizaron co-mo es debido.

8. Determinar si las cuentas de ingresos están clasificadas de modo ade-cuado.

9. Establecer con precisión numérica las transacciones que dieron origen a los ingresos.

10. Verificar si la valuación realizada a las transacciones de los ingresos originados por las operaciones de la compañía, siguen los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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Fascículo No. 7

Al elaborar el programa de auditoría se debe tener presente la presentación: las columnas de Referen-cia a Papeles de trabajo y Hecho por son importantes para identificar dónde se realiza el trabajo y quien es el responsable.

Planeamiento y desarrollo en el

programa de auditoría

Para asegurarse y establecer que en la cuenta de los Ingresos se hayan re-gistrado todas las operaciones realizadas durante el periodo contable, y que no se hayan incluido Ingresos de periodos anteriores, ni se hayan trasladado a los posteriores ejercicios, el auditor debe efectuar el llamado corte de Ingle-sos en forma cuidadosa y éste debe estar ligado con un corte en inventarios. Para poder verificar esta información es necesario que se asegure que la última remisión del periodo, corresponda a la última salida física de la mer-cancía y a la última factura que se considera como el punto de cierre de los ingresos del periodo.

De encontrarse excepciones a este manejo, el auditor debe analizarlos con atención y fijar su efecto en los rendimientos y en los gastos examinados del ejercicio.

Los procedimientos de auditoría financiera en el área de los ingresos, comú-nmente se agrupan bajo el nombre de revisión analítica; la aplicación a este rubro comprende la comparación de los ingresos, costo de ventas y utilidad del periodo, con los mismos renglones del periodo inmediatamente anterior y quizás con otros periodos anteriores; así como la interpretación e investi-gación de fluctuaciones de importancia, que le proporcionen al auditor info.-mación valiosa para diagnosticar acerca de la razonabilidad de las cifras que aparecen en el estado de resultados y le den además un mejor conocimiento de la naturaleza de las operaciones de la compañía.

A continuación se recomienda como mínimo tener en cuenta estos aspectos para elaborar el programa de auditoría:

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Auditoría aplicada

Fascículo No. 7  Determinar cálculos de razones financieras y compararlos con periodos

anteriores, con información presupuestal, o con los estándares del sector; pueden detectarse variaciones insólitas que el auditor debe investigar, como son: margen de utilidad bruta, rotación de cuentas por cobrar, rotación de los inventarios, razón de las devoluciones y descuentos en ventas, y un análisis global de las razones de clasificación de los estados de resultados.

 Verificar el análisis de regresión que es una técnica estadística que se

utiliza para detectar tendencias y variaciones en series de informaciones que quizá pasen desapercibidas en un análisis visual. Recurrir a equipos de procesamiento electrónico de datos y programas estadísticos apro-piados, que le permitan al auditor realizar con facilidad los análisis esta-dísticos sofisticados.

 Tener en cuenta los siguientes tipos de errores e irregularidades y otras

partidas de interés que se pueden detectar mejor mediante el análisis de revisión, que pueden ser: omisiones y disminuciones en las cuentas; erro-res de pase; cambios contables; cambios de políticas que afecten los estados financieros; cambios en productos; fijación de precios y merca-dos; y en otras partidas que se pueden haber afectado en los detalles de los registros contables.

 Evaluar los ingresos por productos en venta de material de desecho,

cu-yo ingreso debe ser aplicado, generalmente, a reducir el costo de los bie-nes vendidos, bajo los principios derivados de la contabilidad de costos.

 Informarse sobre el cobro e ingreso de cuentas o documentos por cobrar

que hayan sido castigados previamente.

 Verificar los recaudos por ventas de propiedades, plantas y equipos y que

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Fascículo No. 7

 Evaluar los ingresos por devoluciones o reembolsos de primas de

segu-ros, los cuales deben estar compensados contra el gasto relacionado o el seguro no vencido.

 Determinar el castigo de cheques en circulación no cobrados o

recla-mados por salario u algún otro motivo, los cuales no deben ser castiga-dos o acreditarse a una cuenta del pasivo, en lugar de hacerlo a un Ingle-so misceláneo.

 Examinar los procedimientos y controles internos contables que le

permi-tan al auditor asegurarse que se encuentran todos los registros de las transacciones de Ingresos provenientes de las operaciones de la com-pañía.

 Efectuar un cruce entre las cifras que aparecen en los estados financieros

y los registros de los libros auxiliares.

 Determinar un análisis de los Ingresos que le permita observar:

 Los Ingresos de productos o por departamentos.  Total de Ingresos del periodo.

 Ingresos mensuales por producto o por departamentos.  Los Ingresos mensuales totales.

 Preparar y asegurarse si un porcentaje importante del total de los Ingreso

y/o de las ventas de operación se ha realizado u obtenido de pocos clientes, y si es así, obtener los detalles y las cantidades porcentuales del volumen total.

 Determinar, cuando sea apropiado, el monto de los Ingresos a

compa-ñías afiliadas y si son de importancia, mostrarlas por separado en el esta-do de resultaesta-dos.

 Conciliar, cuando sea apropiado, las cantidades embarcadas con el valor

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Auditoría aplicada

Fascículo No. 7  Determine cuáles son las políticas que la compañía mantiene acerca de

las rebajas o descuentos sobre ventas, y otras partidas cargadas directa-mente y compensadas con las cuentas de ventas.

 Sobre los descuentos en ventas compare porcentajes, las ventas brutas

del periodo actual, con el periodo anterior y explique las variaciones de importancia.

 Compruebe, investigue y revise que los Ingresos no operacionales hayan

sido separados de los Ingresos operacionales y presentados correcta-mente en el estado de resultados.

 Determine si existen contratos de ventas a futuro, con precios actuales,

obteniendo los detalles suficientes y realizando cálculos que consideren posibles pérdidas debido al incremento en los costos de producción y efectúe una revisión en forma similar a las pruebas de auditoría realizadas a los inventarios y cuentas contingentes.

 Determine el margen de utilidad sobre las ventas totales por cada línea de

producto, comprobando las diferencias y explicándolas.

 Cerciorarse de que existe un tratamiento contable sobre las ventas por

desperdicios.

 Observar la inspección de documentos fuente, seguimiento de las

opera-ciones, verificación de los totales, comprobación de cálculos, prueba de los cortes y otros procedimientos que le den al auditor seguridad adicio-nal según el grado en que funcione el control interno contable.

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Riesgos aplicables a estas cuentas

De acuerdo con la amplitud en las comprobaciones a las transacciones que se realizaron a la compañía, el auditor establecerá por la evaluación que realiza del control interno, la amplitud de las pruebas, si éstas son modificables y si es o no adecuada la comprobación que señala el grado de riesgo de la auditoría sobre el control interno.

Aunque el riesgo de detección es menor con relación a la auditoría en otras áreas de los estados financieros, con frecuencia se auditan simultá-neamente, incluyendo aquellas cuentas relacionadas con los Ingresos, debido a que los riesgos inherentes y de control dependen del control interno que maneje la compañía, y que el auditor encuentre al examinar los distintos sistemas contables. Sin embrago, pueden surgir riesgos que el auditor puede tener presente para minimizar dichos riegos:

 Cuentas por cobrar a clientes: otros ingresos, ventas, cobros, pérdidas

en cuentas de dudoso recaudo, provisión para las cuentas de dudoso recaudo.

 Documentos por cobrar: intereses.

 Inventarios: costo de ventas y por compras.

 Títulos valores y otras inversiones: ingresos por inversiones, intereses,

dividendos, ganancias y/o pérdidas en ventas en inversiones; o por la participación en el ingreso en las compañías en que se ha invertido.

 Propiedad, planta y equipo: arrendamiento, gasto por depreciación,

depreciación acumulada, ganancias y pérdidas de activos.

 Activos intangibles: regalías.

 Seguros pagados por anticipado: seguros.

 Impuesto pagado por anticipado sobre nómina: impuesto sobre

nó-mina.

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Auditoría aplicada

Fascículo No. 7  Impuestos por pagar sobre la renta y complementarios: impuesto sobre

la renta.

 Pasivos a largo plazo: intereses.

 Capital y utilidades retenidas: dividendos.

 Varias cuentas de activos y de pasivos pagados por anticipado,

acum.-lados y diferidos: registros contables varios de ingresos y de gastos.

Es fundamental que antes de finalizar la auditoría y efectuar el diagnóstico de la auditoría financiera en el área de los ingresos, se revise que las cuentas de otros Ingresos representativos y que aún no se han sido tenido en cuenta en la auditoría, como son los Ingresos por nóminas y otros Ingresos por ventas generales y administrativas, pueden generar riesgos de auditoría.

Elaboración del diagnóstico sobre las

cuentas del área de ingresos

Después de que la información esté ordenada adecuadamente, el auditor examinará visualmente los cargos mensuales a cada una de las cuentas que han sido auditadas, y observará cualquier aumento o disminución o tenden-cia importante, determinando si es conveniente aumentar las pruebas de auditoría o el levantamiento de evidencia, conforme a lo establecido en el Memorando de evaluación y a la visita preliminar a la compañía.

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Conclusión final y organización de los

Papeles de Trabajo

Como el resultado final del procedimiento depende de los conceptos regis-trados para la comprobación de las diferentes cuentas y subcuentas de Ingresos, el auditor debe estudiar la naturaleza de la cuenta para planear su auditoría, la cual se basará en su experiencia y criterio profesional, y apuntará a los hechos que desee examinar. Asimismo, los procedimientos de auditoría recomendable incluyen:

 Una revisión analítica, incluyendo la comparación de estos renglones

con los periodos anteriores, complementándolos con una compara-ción, interpretacompara-ción, e investigación de las fluctuaciones de importan-cia.

 Un examen de las pruebas selectivas en los documentos de las

transacciones de los ingresos por ventas y de los costos de ventas.

 Comprobar la variación y razonabilidad de los métodos para registrar

contablemente los costos por depreciaciones y amortizaciones de propiedades, planta y equipos, e intangibles y de los cargos diferidos.

 Un estudio de los sistemas de costos y de valuación de los inventarios,

en donde se determine si el valor contabilizado por ingresos en ventas muestra el margen de utilidad según las políticas de la compañía.

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Auditoría aplicada

Fascículo No. 7

Teniendo en cuenta que el informe respecto a la auditoría financiera del área de las cuentas de Ingresos, se deriva fundamentalmente de las prue-bas de auditoria y del cuestionario de evaluación de control interno que realizaron los auditores, puede informarse en principio, que el contenido de dicho informe estará relacionado con el control contable o financiero de la compañía. No obstante hay que tener también presente que el auditor, como consecuencia de su auditoria tiene conocimiento de diversas situa-ciones existentes en la compañía que pueden ir más allá de los límites de control contable, sobre las cuales pueden resultar beneficiosas sus bóxer-vaciones y recomendaciones.

Las pruebas sustantivas para las cuentas de Ingresos consideran una razonabilidad global de las transacciones y de la asignación apropiada de márgenes de utilidad, a los costos en las áreas funcionales de manufac-tura, de servicios, ventas y de administración. Adicionalmente se deben realizar pruebas sobre la asignación de precios de acuerdo con el costo to-tal de la manufactura o el servicio para el trabajo en proceso, bienes termi-nados y costo de los bienes vendidos o servicios prestados.

De acuerdo con y debido a los objetivos trazados para la auditoría en las cuentas de Ingresos, algunos procedimientos de auditoría no pueden ser terminados antes del final de la auditoría. Estos procedimientos incluyen:

 La obtención de una carta de representación.

 Una revisión de las actas de las reuniones, bien de las Juntas

Directi-vas, de las Asambleas Ordinarias o Extraordinarias, de los comités y de todas aquellas áreas de la compañía que están involucradas con las cuentas de Ingresos.

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 La determinación de la realización de procedimientos para identificar

pérdidas contingentes.

 En lo posible, la revisión de la realización de eventos posteriores.

Como por ejemplo: ingresos por ventas, llevadas a cuentas por cobrar o ingresos por ventas futuras (forwards).

BLANCO Luna, Yantel. Manual de auditoría y de Revisoría Fiscal. Bogotá: Presenta Impresores, 1987.

CEPEDA, Gustavo. Auditoría y Control Interno. Bogotá: McGraw Hill, 2000. COOK, J.W; WINKLE, G.M. Auditoría. México: Editorial Interamericana, 1987.

ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo. Control Interno y Fraudes. Bogotá: Ecoe Edi-ciones, 2002.

JCC. Ejercicio profesional normatividad aplicable. Bogotá, 2002.

Normas y procedimientos de auditoría, del Instituto mexicano de conta-dores.

O. Ray Whittington, Kurt Pany. Auditoría un enfoque integral. Traducción de ARANGO Medina, Gladys. Bogotá: McGraw Hill, 2000.

PEÑA Bermúdez, Jesús María. Control, Auditoría, y Revisoría Fiscal. Bogotá: Ecoe Ediciones, 2002.

REYES, Pedro. Auditoría de Estados Financieros. Bogotá: Gráficas Cabrera e Hijos, 1980.

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Auditoría aplicada

Fascículo No. 7

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Auditoría aplicada - Fascículo No. 7

Nombre______________________________________________________________________ Apellidos ________________________________________ Fecha ______________________ Ciudad _________________________________________ Semestre ____________________

Al desarrollar la presente autoevaluación tenga en cuenta que no debe transcribir información; debe dar las respuestas aplicando los conocimientos adquiridos en el presente fascículo y a la temática tratada.

1. Con base en el análisis del contenido de todo el fascículo 7, explique qué importancia

tiene la auditoría para los usuarios de la información financiera del área de las cuentas de ingresos, en los estados de resultados.

2. Cuál de los siguientes procedimientos es probable que sea incluido en la etapa de la

revisión final de la auditoria en el área de Ingresos. Justifique su respuesta.

a) Confirmar las cuentas de ingresos.

b) Obtener una comprensión del control interno.

c) Observar los inventarios y las cuentas por cobrar.

d) Preparar y desarrollar las pruebas de auditoría.

3. ¿Cuáles son los principios de un proceso inflacionario, que afecten las cuentas de

ingresos y por ende las cuentas del balance general?

4. Analice y explique las limitaciones de información para las cuentas que conforman los

ingresos operacionales y no operacionales.

5. Describa la forma como el auditor evalúa sus hallazgos en las cuentas que conforman

el área de ingresos.

6. Cite cuatro (4) procedimientos fundamentales para realizar la auditoría en el área de