Propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para Betmon

1

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS PARA BETMON

MONICA PATRICIA LONDOÑO CEPEDA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C.

2

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS PARA BETMON

MONICA PATRICIA LONDOÑO CEPEDA

TRABAJO DE GRADO

DIRECTOR RAFAEL E. SANDINO

Ingeniero Industrial

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C.

3

Bogotá, 20 de abril de 2012

Señores

COMITÉ DE CARRERA

INGENIERÍA INDUSTRIAL

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

Señores Comité de Carrera:

La presente comunicación con el fin de manifestar mi conocimiento y

aprobación del trabajo de grado titulado “

Propuesta de mejoramiento del

sistema de almacenamiento y control de inventarios para Betmon

”,

elaborada por la estudiante Mónica Patricia Londoño Cepeda, C.C.

1015396996, en mi calidad de Director.

Declaro conocer y aceptar el reglamento y disposiciones de los trabajos de

grado en la Carrera de Ingeniería Industrial de la Pontificia Universidad

Javeriana.

Cordialmente,

(carta firmada se encuentra en formato PDF anexada en el cd)

Ing. Rafael Sandino

4

CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES (Licencia de uso)

Bogotá, D.C, 16 de mayo de 2012

Señores

Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. Pontificia Universidad Javeriana Cuidad

Los suscritos:

Mónica Patricia Londoño Cepeda , con C.C. No 1.015.396.996

En mi calidad de autor exclusivo de la obra titulada:

Propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para Betmon

Tesis doctoral

Trabajo de grado x Premio o distinción: Si No

cual:

5

a la Pontificia Universidad Javeriana para que, en desarrollo de la presente licencia de uso parcial, pueda ejercer sobre mi obra las atribuciones que se indican a continuación, teniendo en cuenta que en cualquier caso, la finalidad perseguida será facilitar, difundir y promover el aprendizaje, la enseñanza y la investigación.

En consecuencia, las atribuciones de usos temporales y parciales que por virtud de la presente licencia se autorizan a la Pontificia Universidad Javeriana, a los usuarios de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J., así como a los usuarios de las redes, bases de datos y demás sitios web con los que la Universidad tenga perfeccionado un convenio, son:

AUTORIZO SI NO

1. La conservación de los ejemplares necesarios en la sala de tesis y trabajos

de grado de la Biblioteca. X

2. La consulta física o electrónica según corresponda X 3. La reproducción por cualquier formato conocido o por conocer X 4. La comunicación pública por cualquier procedimiento o medio físico o

electrónico, así como su puesta a disposición en Internet x 5. La inclusión en bases de datos y en sitios web sean éstos onerosos o

gratuitos, existiendo con ellos previo convenio perfeccionado con la Pontificia Universidad Javeriana para efectos de satisfacer los fines previstos. En este evento, tales sitios y sus usuarios tendrán las mismas facultades que las aquí concedidas con las mismas limitaciones y condiciones

x

6. La inclusión en la Biblioteca Digital PUJ (Sólo para la totalidad de las Tesis Doctorales y de Maestría y para aquellos trabajos de grado que hayan sido laureados o tengan mención de honor.)

x

6

De manera complementaria, garantizo en mi calidad de estudiante y por ende autor exclusivo, que la Tesis o Trabajo de Grado en cuestión, es producto de mi plena autoría, de mi esfuerzo personal intelectual, como consecuencia de mi creación original particular y, por tanto, soy el único titular de la misma. Además, aseguro que no contiene citas, ni transcripciones de otras obras protegidas, por fuera de los límites autorizados por la ley, según los usos honrados, y en proporción a los fines previstos; ni tampoco contempla declaraciones difamatorias contra terceros; respetando el derecho a la imagen, intimidad, buen nombre y demás derechos constitucionales. Adicionalmente, manifiesto que no se incluyeron expresiones contrarias al orden público ni a las buenas costumbres. En consecuencia, la responsabilidad directa en la elaboración, presentación, investigación y, en general, contenidos de la Tesis o Trabajo de Grado es de mí competencia exclusiva, eximiendo de toda responsabilidad a la Pontifica Universidad Javeriana por tales aspectos.

Sin perjuicio de los usos y atribuciones otorgadas en virtud de este documento, continuaré conservando los correspondientes derechos patrimoniales sin modificación o restricción alguna, puesto que de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación de los derechos patrimoniales derivados del régimen del Derecho de Autor.

De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son

propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables

e inalienables. En consecuencia, la Pontificia Universidad Javeriana está en la obligación de RESPETARLOS Y HACERLOS RESPETAR, para lo cual tomará las medidas correspondientes para garantizar su observancia.

NOTA: Información Confidencial:

Esta Tesis o Trabajo de Grado contiene información privilegiada, estratégica, secreta, confidencial y demás similar, o hace parte de una investigación que se adelanta y cuyos resultados finales no se han publicado. Si No x

En caso afirmativo expresamente indicaré, en carta adjunta, tal situación con el fin de que se mantenga la restricción de acceso.

NOMBRE COMPLETO No. del documento

7 FACULTAD: Ingeniería

PROGRAMA ACADÉMICO: Ingeniería Industrial

BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL, S.J. DESCRIPCIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

FORMULARIO

TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO

Propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para Betmon

SUBTÍTULO, SI LO TIENE

AUTOR O AUTORES

Apellidos Completos Nombres Completos

Londoño Cepeda Mónica Patricia

DIRECTOR (ES) TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

8

Sandino N. Rafael E.

FACULTAD Ingeniería

PROGRAMA ACADÉMICO Tipo de programa ( seleccione con “x” )

Pregrado Especialización Maestría Doctorado x

Nombre del programa académico Ingeniería Industrial

Nombres y apellidos del director del programa académico Joseph Robert Voelkl Penaloza

TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: Ingeniera Industrial

PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):

CIUDAD AÑO DE PRESENTACIÓN DE LA

TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

NÚMERO DE PÁGINAS

Bogota 2012 189

TIPO DE ILUSTRACIONES ( seleccione con “x” )

Dibujos Pinturas Tablas, gráficos y

diagramas Planos Mapas

Fotografía

9

x x x x

SOFTWARE REQUERIDO O ESPECIALIZADO PARA LA LECTURA DEL DOCUMENTO Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido) no se encuentre licenciado por la Universidad a través de la Biblioteca (previa consulta al estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado quedará solamente en formato PDF.

MATERIAL ACOMPAÑANTE

TIPO DURACIÓN

(minutos) CANTIDAD

FORMATO

CD DVD Otro ¿Cuál? Vídeo

Audio

Multimedia

Producción electrónica Otro Cuál?

DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVE EN ESPAÑOL E INGLÉS

Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientará).

ESPAÑOL INGLÉS

Control de inventario Inventory Control

10

RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLÉS (Máximo 250 palabras - 1530 caracteres)

11

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

OBJETIVO GENERAL ... 18

OBJETIVOS ESPECIFICOS ... 18

1 DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA ... 19

1.1. ANTECEDENTES ... 19

1.1.1. Información general de la empresa ... 20

1.1.2. Visión ... 20

1.1.3. Misión ... 20

1.1.4. Políticas de la empresa ... 20

1.1.4.1. Políticas de pago ... 20

1.1.4.2. Políticas de personal ... 21

1.1.4.3. Políticas de almacenamiento ... 21

1.1.5. Productos ... 21

1.2. VENTAS ... 23

1.2.1. Ventas mensuales Enero 2011 – Diciembre 2011... 23

1.2.2. Venta mensual promedio entre el 2009 - 2011 ... 24

1.3. CLIENTES ... 25

1.4. ANALISIS DEL SECTOR ... 26

1.4.1. Sector automotriz ... 26

1.4.2. Sector de autopartes ... 29

1.5. CADENA DE SUMINISTRO DE BETMON ... 30

1.5.1. Eslabón de suministro ... 30

1.5.1.1. Planificación de la demanda ... 30

1.5.1.2. Compras ... 30

1.5.2. Eslabón de producción ... 31

1.5.2.1. Almacenamiento ... 32

1.5.2.1.1. Recepción ... 32

1.5.2.1.2. Almacenamiento de mercancía ... 33

1.5.2.1.3. Picking - Despacho ... 34

1.5.2.1.4. Plano general de Betmon – Diagrama de recorrido ... 35

1.5.2.2. Control de inventarios ... 39

1.5.3. Eslabón de Distribución ... 39

1.5.3.1. Proceso de distribución ... 39

1.5.3.2. Servicio post venta ... 41

1.5.4. Sistema de Información Helisa... 41

1.5.5. Oportunidades de mejora a lo largo de la cadena de suministro de Betmon ... 45

1.5.5.1. Eslabón de suministro ... 45

1.5.5.2. Eslabón de Producción ... 45

12

1.6. PROBLEMATICA IDENTIFICADA... 47

1.6.1. Gestión de inventarios ... 47

1.6.1.2. Control de inventarios ... 49

1.6.1.3. Conteo de prueba ... 49

1.6.2. Almacenamiento ... 50

2. ANÁLISIS DE CAUSAS DE LOS PROBLEMAS ENCONTRADOS ... 54

2.1. DIAGRAMA DE PARETO ... 55

2.2. DIAGRAMA CAUSA _– EFECTO ... 56

2.2.1. Medida ... 57

2.2.2. Materiales ... 58

2.2.3. Método ... 58

2.2.4. Mano de obra ... 58

2.3. ANÁLISIS ESTRUCTURAL ... 59

3. PROPUESTA CONTROL DE INVENTARIOS ... 62

3.1 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC ... 62

3.1.1. ABC de los ABC ... 65

3.1.1.1. Pastillas de freno ... 65

3.1.1.2. Amortiguadores ... 66

3.1.1.3. Guayas ... 66

3.1.1.4. Cilindros de freno ... 67

3.1.1.4. Mercancía Obsoleta ... 67

3.2. MODELOS DE INVENTARIOS PARA DEMANDA INDEPENDIENTE ... 68

3.2.1. Inventario de seguridad ... 69

3.2.2. Modelo Q ... 71

3.2.2.1. Costos de almacenamiento ... 72

3.2.2.2. costo de abastecimiento ... 73

3.3. CONTEO FISICO ... 75

3.3.1. Conteo cíclico ... 75

3.4. INDICADORES DE GESTIÓN ... 77

3.5. SISTEMA DE INFORMACIÓN HELISA ... 81

3.6. POLITICAS DE INVENTARIO ... 82

3.6.1.Productos tipo A ... 82

3.6.2. Productos tipo B y C ... 83

4. PROPUESTA SISTEMA DE ALMACENAMIENTO ... 84

4.1. CARACTERISTICAS FISICAS DE LOS PRODUCTOS ... 85

4.2. UBICACIÓN DE LOS PRODUCTOS ... 86

4.2.1. Zonificación y codificación de áreas de almacenamiento ... 86

4.2.1.1. Sistema de codificación por pasillos ... 86

4.3. LAY-OUT DEL ALMACÉN EN FUNCIÓN DE LA CLASIFICACION ABC ... 90

4.4. PROCESO DE ALMACENAMIENTO ... 91

13

4.4.1.1. Picking Discrecional ... 94

4.4.1.2. Picking “IN SITU” ... 94

4.5. ERGONOMÍA _– MANEJO MANUAL DE CARGAS ... 96

4.5.1. Manejo manual de cargas ... 96

4.5.1.1. Medidas preventivas... 97

4.5.1.1. Principios de seguridad y economía de esfuerzo ... 97

4.6. INDICADORES DE GESTIÓN ... 100

5. EVALUACIÓN FINANCIERA ... 104

5.1. SUPUESTOS FINANCIEROS ... 104

5.2. BENEFICIOS ... 104

5.2.1. Beneficios Cualitativos ... 105

5.2.2. Beneficios cuantitativos... 105

5.3. COSTOS ... 106

5.3.1. Inversiones ... 106

5.3.2. Costos de mantenimiento ... 106

5.4. EVALUACIÓN FINANCIERA ... 107

5.5. ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD ... 108

6. CONCLUSIONES ... 110

7. RECOMENDACIONES ... 111

BIBLIOGRAFIA ... 112

14

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Ventas mensuales enero 2011 – diciembre 2011 ... 15

Tabla 2. Venta anual, venta mensual promedio 2009 – 2011 ... 16

Tabla 3. Nivel de inventario promedio 2009 – 2010 ... 39

Tabla 4. Devoluciones año 2011 (pesos) ... 46

Tabla 5. Ponderación de las relaciones entre las variables ... 51

Tabla 6. Matriz de análisis estructural ... 52

Tabla 7. Clasificación ABC por valor de inventario en pesos ... 56

Tabla 8. Resumen clasificación ABC de pastillas de freno ... 57

Tabla 9. Resumen clasificación ABC de amortiguadores ... 58

Tabla 10. Resumen de clasificación ABC de guayas ... 58

Tabla 11. Resumen de clasificación ABC de cilindros de freno ... 59

Tabla 12. Demanda mensual del año 2011 ... 61

Tabla 13. Inventario mensual del año 2011 ... 62

Tabla 14. Costos de almacenamiento ... 65

Tabla 15. Costos de abastecimiento ... 66

Tabla 16. Determinación de la frecuencia de conteo y el número de referencias por contar al día ... 68

Tabla 17. Determinación del porcentaje del total de conteos por clase ... 68

Tabla 18. Determinación del número de referencias de cada categoría que se contaran cada día ... 69

Tabla 19. Indicador de gestión de control de inventarios – precisión de los registros de inventario ... 70

Tabla 20. Indicador de control de inventarios – porcentaje de productos obsoletos ... 71

Tabla 21. Indicador de gestión de inventarios – índice de rotación de la mercancía ... 72

Tabla 22. Indicador de gestión de inventarios – calidad de pedidos entregados ... 73

Tabla 23. Características físicas de los productos ... 77

Tabla 24. Hoja de picking propuesto ... 86

Tabla 25. Indicador de gestión – nivel de cumplimiento de despachos ... 91

Tabla 26. Indicador de gestión – entrega de pedidos perfectos ... 92

Tabla 27. Indicador de gestión – porcentaje de devoluciones ... 93

Tabla 28. Indicador de gestión – porcentaje de días de incapacidad otorgados ... 94

Tabla 29. Beneficios ... 97

Tabla 30. Inversiones ... 97

Tabla 31. Gastos ... 98

Tabla 32. Flujo de caja ... 98

Tabla 33. Escenario optimista ... 99

15

LISTA DE GRÁFICAS

Grafica 1. Ventas anuales, para el periodo 2009 a 2010 ... 16

Grafica 2. Promedio de ventas mensuales 2009 – 2011 ... 17

Gráfica 3. Porcentaje de Participación de clientes en ventas por mayor ... 18

Gráfica 4. Resumen mensual de ventas al detal, para el periodo 2009 a 2011 ... 19

Gráfica 5. Resumen de ventas al detal, para el periodo 2009 a 2011 ... 20

Gráfica 6. Valor producción en fabrica ... 21

Gráfica 7. Nivel de inventario en unidades 2009 – 2011 ... 39

Gráfica 8. Nivel de inventario y ventas mensuales (miles de pesos), enero –diciembre 2011 ... 40

Gráfica 9. Diagrama de Pareto ... 47

Gráfica 10. Clasificación de las variables por sus relaciones directas ... 53

LISTA DE FIGURAS Figura 1. Plano general Betmon ... 29

Figura 2 . Diagrama de recorrido Betmon ... 30

Figura 3. Oportunidades de mejora ... 38

Figura 4. Diagrama causa - efecto ... 49

Figura 5. Sistema de codificación por pasillos ... 79

Figura 6. Plano general – sistema de codificación por pasillos ... 80

Figura 7. Lay-out del almacén ... 82

LISTA DE IMÁGENES Imagen 1. Principales grupos de productos ... 14

Imagen 2. Entrega de mercancía ... 25

Imagen 3. Moto ... 32

Imagen 4. Tráiler ... 32

Imagen 5. Fiat valio ... 33

Imagen 6. Helisa – Ingreso de usuario y clave ... 34

Imagen 7. Helisa - Usuario 1, Contador ... 35

Imagen 8. Helisa - Usuario 2, Gerente ... 35

Imagen 9. Helisa - Administacion del kardex ... 36

16

Imagen 11. Almacenamiento de mercancia ... 43

Imagen 12. Caida amoritiguadores ... 44

Imagen 13. Almacenamiento mercancia – Corredor 1 ... 45

Imagen 14. Principios de seguridad y economia de esfuerzo ... 90

LISTA DE DIAGRAMAS Diagrama 1. Diagrama de flujo propuesto – almacenamiento de mercancía ... 83

Diagrama 2. Diagrama de flujo propuesto – despacho de mercancía ... 84

ANEXOS Anexo 1. Lista de empaque ... 104

Anexo 2. Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento – recepcion de mercancia ... 105

Anexo 3. Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento ... 107

Anexo 4. Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento – despacho de mercancia ... 109

Anexo 5. Diagrama de flujo del proceso de control de inventario ... 111

Anexo 6. Factura de venta ... 112

Anexo 7. Cáculo del tamaño de muestra representativa ... 113

Anexo 8. Datos diagrama de pareto ... 119

Anexo 9. Clasificacion ABC – pastillas de freno ... 120

Anexo 10. Productos obsoletos ... 130

Anexo 11. Clasificacion ABC – amortiguadores ... 146

Anexo 12. Clasificacion ABC – guayas ... 152

Anexo 13. Clasificacion ABC – cilindros de freno... 161

Anexo 14. Demanda mensual de cad referencia tipo A ... 166

Anexo 15. Inventario de seguridad, inventario minimo, EOQ de los productos tipo A .... 172

17

INTRODUCCIÓN

Las Pymes en Colombia representan el 95,5% de la fuerza productiva del país. Por lo tanto, nuestra economía se basa en empresas compuestas por no más de 100 trabajadores pero que, en conjunto, constituyen la mayor fuente de empleo, productos y servicios de los que tengamos conocimiento.

La coyuntura mundial ha hecho que el Gobierno Nacional lleve a cabo Tratados de Libre comercio con países como Canadá, Chile, Corea del Sur y hace pocos días con nuestro mayor socio comercial, Estados Unidos, por esta razón se podría temer que aquellos países con industrias fuertes en un gran número de sectores productivos no harán otra cosa que acabar con el principal motor de nuestra economía y, en dado caso, sufrir las consecuencias sociales que esto conllevaría, por esta razón es importante hacerle frente a estos tratados y, a su vez, competir cabeza a cabeza con ellos. Una de las maneras de hacerle frente a estos tratados es logrando que las pymes fortalezcan cada uno de sus procesos y el funcionamiento de su cadena de suministro.

18

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Hacer una propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para Betmon Repuestos con la finalidad de disminuir o eliminar las problemáticas encontradas en su cadena de suministro desde el punto de vista de Ingeniería industrial.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar un diagnóstico de la cadena de suministro de Betmon Repuestos para identificar los principales problemas que se presentan en el sistema de almacenamiento y gestión de inventarios.

Analizar los problemas encontrados para determinar las principales causas y así orientar el eje de la propuesta de mejoramiento

Proponer un nuevo sistema de almacenamiento, para mejorar la utilización de la bodega, disminuir el riesgo de accidentalidad y agotamiento del trabajador.

Proponer un nuevo sistema de gestión de inventarios para determinar el inventario promedio que se debe mantener y como se deben controlar los inventarios

19

1 DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA

1.1. ANTECEDENTES

Betmon Repuestos, es una empresa que surgió de una necesidad sentida de progreso y mejoramiento de calidad de vida de su fundador Jorge Ariel Londoño Daza, el cual trabajaba y tenía larga experiencia en el sector de ventas de partes y piezas para vehículos automotores.

Nació como un pequeño negocio que se dedicaba al almacenamiento y distribución de depósitos para vehículos en una bodega ubicada en el sector del Quirigua, en 1994 fue registrada en la cámara de comercio bajo el nombre de Betmon repuestos y se trasladó al sector del siete de agosto.

A medida que fue creciendo fue aumentando su portafolio de productos y cogiendo más fuerza en el mercado nacional, con el paso de los años fue adquiriendo diferentes distribuciones, las primeras fueron las de Depoauto, Kapitol, TNK y Guayas B y G, con el paso de los años obtuvo una de las distribuciones más importantes en el sector de autopartes, la del grupo Chaidneme, esta compañía está constituida por tres divisiones: Industrial, comercial y construcción en las que se agrupan las diferentes empresas en Colombia, Ecuador y Venezuela.

Con base a la actividad principal de Betmon, la venta y distribución mayorista de Autopartes obtuvo la distribución de las empresas agrupadas en la división Industrial, tales como:

Incolbest S.A, la cual es una de las fábricas, más reconocidas en la producción y comercialización de materiales de fricción, partes y sistemas de frenos, con reconocimiento internacional

Imal S.A., esta empresa fabrica y comercializa sistemas de suspensión, seguridad y productos complementarios en el sector automotor en los mercados nacionales e internacionales.

Gabriel, la cual fabrica y comercializa amortiguadores, estructuras, cartuchos Mcpherson, sistemas de escape y módulos de suspensión.1

Hoy en día gracias a esas distribuciones, la buena calidad del servicio y el esfuerzo constante de salir adelante, es uno de los distribuidores mayoristas de piezas y partes para vehículos más reconocidos en el sector del siete de agosto, primera mayo y suba.

20

1.1.1. Información general de la empresa

NIT 79041729-3

Persona Natural: Jorge Ariel Londoño Daza con establecimiento comercial Betmon Repuestos

Cargo: Gerente General

Razón social: Betmon repuestos

Dirección: Cra 26 # 65 -75, Bogotá, Colombia Teléfono: 3119577 Fax: 2250151

E-mail: Betmon05@hotmail.com

1.1.2. Visión

“Ser en el año 2015 una empresa sólida y líder en la comercialización y distribución de repuestos automotores, así como ser uno de los principales importadores - distribuidores

de pastillas de freno a nivel nacional, logrando la plena satisfacción de nuestros clientes”2

1.1.3. Misión

Betmon Repuestos es una empresa comercializadora y distribuidora mayorista de repuestos automotores de las mejores marcas, calidad y respaldo a nivel nacional, ofrece a sus clientes los mejores precios competitivos en el mercado de autopartes. Su mayor interes es la satisfaccion y fidelidad de sus clientes, la cual es lograda por medio del compromiso adquirido con ellos y la efectividad de sus procesos3

1.1.4. Políticas de la empresa

Betmon Repuestos es una empresa especializada en la distribución y venta por mayor y detal de autopartes, la cual busca la satisfacción de sus clientes, por medio de su buen servicio, variedad de productos, facilidades de pago y precios cómodos.4

1.1.4.1. Políticas de pago

2_{Betmon Repuestos}

21

Betmon repuestos varía su política de pago dependiendo de los clientes, los mejores clientes tienen un plazo de 60 días, los otros de 30 días y los nuevos clientes que compran al detalle deben realizar el pago de contado.

Así mismo son generados diferentes descuentos que van desde el 10% hasta el 50%, dependiendo del tipo de cliente.5

1.1.4.2. Políticas de personal

Betmon Repuestos se encarga de la contratación directa de sus trabajadores, normalmente los contratos son a término fijo, generalmente se mantiene el mismo número de trabajadores sin depender de la demanda6_.

1.1.4.3. Políticas de almacenamiento

La mercancía es almacenada en diferentes estantes, según su referencia y marca, la referencia está dada por los proveedores y no puede ser modificada7

1.1.5. Productos

Betmon maneja un inventario de aproximadamente 2.000 referencias, que son agrupadas dependiendo del tipo de producto, los principales productos que comercializa son:

Amortiguadores Bandas de freno Bombas

Bombas de freno Booster

Brazo axial

Campanas de freno Cilindros de freno Depósitos

Discos de freno Espirales Graduaciones Grifos L/P Guardapolvo Guayas

5_{Betmon Repuestos}

22 Kit bombas

Kit caliper Liquido freno

Mangueras de freno Otros

Pastillas

Pasador mordaza Puntas de ejes Rotulas

Tapa Dep Liq Fre Terminales

Cada uno de los anteriores grupos de productos contienen diferentes referencias que son dadas según el proveedor, tipo y modelo del vehículo y no pueden ser modificadas por Betmon, ya que es la manera como los productos son identificados en el sector de Autopartes en general.

Imagen 1. Principales grupos de productos

Pastillas de freno Discos de freno Bandas

Depositos Supensiones Amortiguadores

23

1.2. VENTAS

Gracias a la confianza del Gerente General con la autora del proyecto se puede tener acceso a todos los estados financieros de la compañía y cualquier tipo de información que sea necesaria para el desarrollo del proyecto, como lo es el estado de resultados de donde se puede obtener los valores reales de las ventas netas de Betmon en cualquier periodo de tiempo, lo que facilita el análisis de la situación de la empresa en el transcurso de los últimos años.

1.2.1. Ventas mensuales Enero 2011 _– Diciembre 2011

Con base en el estado de resultados detallado suministrado por la contadora de Betmon Repuestos, se obtuvieron los valores de las ventas netas mensuales del año 2011 y el porcentaje de participación de cada mes con respecto a las ventas netas totales del 2011, los cuales pueden ser detallados en la siguiente tabla.

Tabla 1. Ventas mensuales Enero – Diciembre 2011

Fuente: El autor con Información suministrada por el departamento de contabilidad de

BETMON REPUESTOS

Basándonos en los datos suministrados de las ventas netas totales mensuales del 2011, se puede obtener un promedio de ventas mensuales de $ 83.257.222,33 millones de pesos.

MESES VENTAS PORCENTAJE

ENERO $ 56.889.180 6% FEBRERO $ 67.307.468 7% MARZO $ 90.536.744 9% ABRIL $ 75.598.769 8%

MAYO $ 84.978.708 9%

24

1.2.2. Venta mensual promedio entre el 2009 - 2011

Gracias a los datos suministrados correspondientes a las ventas netas anuales del año 2009, 2010 y 2011 se pudo obtener un promedio de ventas mensuales para cada año, estos valores se pueden apreciar mejor en la tabla número 2, con su respectivo porcentaje de crecimiento anual, el cual se obtuvo en base al promedio de ventas totales anuales para cada año.

Tabla 2. Venta anual, venta mensual promedio 2009 – 2011

Año Ventas anuales Ventas Mensuales Variación

2009 $ 625.111.810 $ 52.092.650 -

2010 $ 698.650.000 $58.220.833 12%

2011 $ 999.086.668 $ 83.257.222 43%

Fuente: El autor con Información suministrada por el departamento de contabilidad de

BETMON REPUESTOS

Como se puede observar en la gráfica número 1, las ventas totales de Betmon han aumentado de manera considerable periodo tras periodo, pero con un mayor nivel de importancia en el año 2011, esto posiblemente debido al crecimiento del sector automotriz, el aumento en el esfuerzo de ventas de Betmon, y los descuentos y plazos de pago que Betmon le da a sus clientes.

Gráfica 1. Venta neta anual 2009 – 2011

Fuente: El autor con Información suministrada por el departamento de contabilidad de

BETMON REPUESTOS

$ 0,00 $ 200.000.000,00 $ 400.000.000,00 $ 600.000.000,00 $ 800.000.000,00 $ 1.000.000.000,00

2009 2010 2011

Ven

tas

n

e

tas

(p

e

sos)

25

La gráfica número 2 muestra con más claridad la tendencia positiva de las ventas netas que Betmon ha tenido en los últimos años, aumentando en el 2010 las ventas en un 12% con respecto al 2009 y un en el año 2011 teniendo un crecimiento aproximado de 43 puntos porcentuales con respecto al año 2010.

Gráfica 2. Promedio de ventas mensuales 2009 – 2011

Fuente: El autor con Información suministrada por el departamento de contabilidad de

BETMON REPUESTOS

1.3. CLIENTES

A medida que Betmon fue adquiriendo las distribuciones, el número de clientes fue aumentando gracias a los buenos precios y respaldo que se les daba.

Al principio la empresa solo vendía al por menor pero con el paso del tiempo empezó a vender y distribuir al por mayor, adquiriendo nuevos clientes, los cuales han sido fieles a la empresa por largos años, en la gráfica número 4 se puede observar su participación en el total de ventas al por mayor de Betmon.

Algunos de los clientes que solían ser parte de los mejores clientes de Betmon ya no lo son debido a que han adquirido algunas de las distribuciones que la empresa tiene y ahora son su competencia.

Por petición del Gerente no pueden ser publicados los valores de las compras respectivas de cada cliente, pero puede ser observado la importancia de cada cliente.

0% 10% 20% 30% 40% 50%

2009 - 2010 2010 - 2011

Porcentaje Crecimiento de Ventas

26

Gráfica 3. Participación clientes en las ventas al por mayor

Fuente: El autor con Información suministrada por el departamento de contabilidad y Gerente de BETMON REPUESTOS

1.4. ANALISIS DEL SECTOR

La actividad principal de Betmon Repuestos es la venta y distribución mayorista de autopartes, por esta razón es importante analizar cómo ha sido el comportamiento tanto del sector automotriz y el de autopartes mismo.

1.4.1. Sector automotriz

De acuerdo con el manual estadístico realizado por la Asociación Colombiana de fabricantes de Autopartes, la producción de vehículos en el 2010 registró un crecimiento del 40.8% con respecto al 2009, con 67.812 vehículos producidos por GM Colmotores, 40.189 por Sofasa, 15.518 por la C.C.A., y 3.112 fabricados por Hino Motors, con un

4% _7% 5%

5%

7%

3%

3% 3% 16%

26% 4% 3%

4% 5% 4% 0% 2%

Participación Clientes

repuestos almacen éxito Auto brasil

Marroquin Camarautos

Auto repuestos Japonel Mazdache

Chemarautos Distribuidora Carmotor

Extra respuestos romero Gina Galindo

Carfab Leonautos

Ortiz Arturo Servi inyeccion y Disel

27

volumen total de vehículos producidos en el 2010 de 126.631 unidades.8 _{Así mismo} registró una producción de vehículos en el año 2011 de 189.261 unidades, dando como resultado una variación y crecimiento de 21,2% con respecto al año 2010.

Por otro lado en un reporte de prensa de la ANDI realizado en agosto del 2011, basado en la información y cálculos realizados por el comité automotor de Econometría S.A, fue publicado el resumen de ventas al detal desde el año 2007 hasta julio del 2011.

Según las cifras dadas en la conferencia de prensa de la ANDI la venta de vehículos en el 2010 (automóviles, taxis, utilitarios, pick up, vanes, comerciales de carga y comerciales pasajeros) 9_{aumento en un 37.13% con respecto al 2009.}

La gráfica número 4 basada en los datos suministrados por la ANDI y el boletín de prensa del comité automotor colombiano, muestra el resumen mensual de ventas a detal de los últimos 3 años, para el 2011 se tienen los datos de las ventas de los primeros 9 meses del presente año.

Se puede observar claramente que las ventas en el sector automotriz han ido aumentando año tras año, mostrando un comportamiento con tendencia positiva, se puede ver que para el mes de noviembre del año 2010 las ventas presentaron un pico considerable que sacaba el comportamiento de las ventas de su tendencia normal, pero en diciembre su nivel de ventas bajo y volvió a su comportamiento normal.

Gráfica 4. Resumen mensual de ventas al detal del sector automotriz para el periodo 2009 a 2011

Fuente: El Autor con base en cifras reportadas por las empresas, estadísticas de la DIAN y sobordos de importación.

8 _{ACOLFA, Manual estadístico, Internet:acolfa.org.co} 9 _{ANDI, disponible en Internet:www.andi.com.co}

0 10.000 20.000 30.000 40.000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

RESUMEN MENSUAL DE VENTAS A DETAL

ventas 2010

ventas 2009

28

En el 2011 se puede ver un crecimiento considerable de las ventas al detal del sector automotriz en los primeros 3 meses y luego una caída de éstas en abril, si se compara el comportamiento de las ventas de Betmon y las del sector automotriz se puede ver que el mejor mes del 2011 fue marzo.

Betmon no muestra un alto nivel de ventas en el mes de enero ya que la empresa estuvo cerrada por 15 días, pero muestra un aumento en sus ventas en el mes de febrero, este aumento se puede apreciar de igual manera en el sector automotriz con una caída de las ventas en abril.

En conclusión se puede decir que tanto las ventas en Betmon y las del sector automotriz presentan un comportamiento similar.

En la gráfica número 5 se puede ver con más precisión la gran diferencia entre el año 2009 y 2011, el nivel de las ventas totales en el sector a julio del 2011 es prácticamente el mismo al de todo el año 2009, sabiendo que todavía tiene 5 meses más de ventas, es decir que el nivel de ventas totales del sector automotriz va a superar de gran manera al nivel de ventas del 2009.

El dinamismo de la producción y constante aumento de las ventas de vehículos de todas las gamas en los últimos años ha motivado y favorece en gran manera el subsector de Autopartes y de esta manera a Betmon Repuestos, ya que con este crecimiento se puede generar un aumento directo de la demanda de sus productos.

Gráfica 5. Resumen anual de ventas al detal del sector automotriz para el periodo 2009 A 2011

Fuente: El Autor con base en cifras reportadas por las empresas, estadísticas de la DIAN y sobordos de importación suministradas por Econometría S.A

0 50000 100000 150000 200000 250000 300000

2009 2010 sep-11

Ven tas to tales ( m ile s d e m ill o n e s d e p e sos)

Periodo / Año

2009

2010

29

1.4.2. Sector de autopartes

En Colombia se producen diversos tipos de autopartes, entre las que se encuentran: sistemas de suspensión, sistemas de dirección, sistemas de escape, sistemas de transmisión, sistemas de refrigeración, material de fricción, partes eléctricas como baterías y cableados, productos químicos, rines, llantas, filtros para aire, lubricantes y combustibles, tapicerías en tela y cuero, trim interior, vidrios templados, laminados y para blindaje, bastidores de chasis, aires acondicionados, partes de caucho y metal y accesorios, entre otros.

Gráfica No. 6. Valor producción en fabrica

6%

3% 4%

12%

1% 6%

13% 15%

27% 0%

7%

5% 1%

Acabados interiores

Accesorios, empaques y varios

Aire acondicionado

Bastidores

Carrocería vehículos

comerciales

Demás carrocerías

Dirección, frenos y suspensión

Equipo eléctrico e instalaciones

Equipo de control y herramientas

Motor y lubricación

30

Fuente: El Autor con base en cifras reportadas por el DANE – EAM

Con base a los datos históricos del valor de producción en fábrica para cada uno de los eslabones de autopartes suministrados por la ANDI, se puede observar claramente en la gráfica número 6 que el eslabón de dirección, frenos y suspensión corresponde al 15% del total de la producción, lo que lo hace el segundo valor más importante después del eslabón de aire acondicionado.

Lo dicho anteriormente favorece directamente el éxito de Betmon, y muestra una gran oportunidad de crecimiento de la empresa.

1.5. CADENA DE SUMINISTRO DE BETMON

Gracias a las constantes visitas a la empresa y a las diferentes entrevistas realizadas al gerente general de Betmon y a sus empleados, se logró hacer un diagnóstico de cada uno de los eslabones de su cadena de abastecimiento.

La cadena de suministro de Betmon está compuesta por tres eslabones, el eslabón de suministro, producción y distribución, así mismo cada uno de estos eslabones están compuestos por una variedad de procesos relacionados entre sí, los cuales serán descritos a continuación.

1.5.1. Eslabón de suministro

La cadena de suministro de Betmon comienza en el eslabón de suministro, el cual comprende el proceso de planificación de la demanda y el proceso de compras.

1.5.1.1. Planificación de la demanda

La planificación de la demanda es fundamental para tener un balance en la cadena de abastecimiento, a pesar de esto, Betmon no planifica su demanda, realiza los pedidos en base a la experiencia y criterio del Gerente, no se utilizan los datos históricos de la demanda para pronosticarla, ni un método específico de planificación.

Si el Gerente observa que el nivel de inventario de cierta referencia es demasiado bajo o nulo y la oferta en el momento es buena procede con la planeación de la compra.

1.5.1.2. Compras

31

pedido correspondiente, normalmente los proveedores realizan estas visitas semanales para tomar los pedidos y hacer la gestión de las devoluciones presentadas.

Por otro lado si el gerente se da cuenta que la referencia que hace falta es considerada de alta rotación, llama directamente a la fábrica para realizar el pedido de dicha referencia, envía la orden de compra vía fax.

Luego de haber sido realizada la orden, el proveedor tarda aproximadamente de 2 a 3 días en entregar la mercancía, el transporte de abastecimiento está a cargo del proveedor.

Una vez la mercancía se encuentra en las instalaciones de Betmon, se realiza la verificación del producto comprado, las cantidades que están en las cajas deben ser las mismas que se encuentra en la lista de empaque (ver anexo 1) o factura, si el pedido esta

completo se firma la factura y el proveedor se lleva la copia, de lo contrario se pone una anotación en la factura diciendo las unidades que fueron recibidas y las que hacen falta por entregar; el encargado de esta actividad es el vendedor de Betmon.

Normalmente los proveedores le dan a Betmon un plazo de 60 días para realizar el pago de las facturas o generan un descuento extra por el pago anticipado de éstas.

Una vez cumplido el plazo de pago, el Gerente de Betmon reúne todas las facturas a pagar y gira un cheque a nombre del proveedor, se lo entrega al mensajero y luego es consignado en el banco correspondiente.

Con respecto a los proveedores Betmon cuenta hace 10 años con la distribución de la empresa líder en el mercado de Autopartes, Chaidneme. Los únicos proveedores que no hacen parte del grupo Chaidneme son los distribuidores de guayas Navcar y pastillas de freno Bex-Usa, con los cuales Betmon no se encuentra 100% satisfecho debido a los faltantes de mercancía en los pedidos, según el Gerente de Betmon cada vez que realiza un pedido, este le llega incompleto.

A pesar del bajo nivel de satisfacción del gerente con el distribuidor de guayas no puede cambiarlo debido a los buenos precios y descuentos que le son ofrecidos.

Hasta el momento Betmon no hace uso de indicadores de gestión para realizar un seguimiento y control del proceso de compras

1.5.2. Eslabón de producción

Al ser el eslabón de producción la base de estudio de este trabajo de grado, el diagnóstico realizado tiene un mayor nivel de profundidad de investigación.

32

1.5.2.1. Almacenamiento

El proceso de almacenamiento se puede dividir en tres etapas, las cuales son recepción, almacenamiento de la mercancía y despacho.

1.5.2.1.1. Recepción

La primera etapa comienza con la llegada de la mercancía a Betmon, el proveedor se encarga de entregar un formato llamado lista de empaque (ver Anexo 1) donde se encuentra el número de cajas que están siendo entregadas y el contenido de estas, la diferencia entre esta lista de empaque y la factura original es que no tiene los precios de los productos.

33

Imagen 2. Entrega de mercancía

Fuente: Autor

Si las cajas vienen abiertas se revisa la mercancía junto con el proveedor, en cambio si las cajas están selladas solo se cuenta el número de cajas.

La imagen 2 muestra la entrega de un pedido de guayas, es importante que el trabajador de Betmon revise cada una de las guayas, ya que según lo dicho por el gerente de Betmon el proveedor nunca despacha el pedido completo siempre hay referencias que hacen falta, en el caso del pedido de la foto, la cual fue tomada en la segunda semana de febrero hicieron falta 5 referencias de guayas.

El diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancía se encuentra en el anexo 2 junto con la grafica de flujo del proceso.

1.5.2.1.2. Almacenamiento de mercancía

La segunda etapa es el almacenamiento como tal de la mercancía, comienza con la identificación de cada producto para proseguir con la ubicación de éste con base en su número de referencia, la mercancía se encuentra organizada de manera ascendente, es decir por ejemplo en los estantes donde están ubicadas las pastillas de freno (corredor dos), ver figura 1 comienza con el número menor de referencia terminando en el fondo del pasillo con el número más grande de referencia, así mismo se manejan todos los grupos

Distribuidor

34

de producto a excepción de los amortiguadores, los cuales se encuentran almacenados según el tipo de automóvil (Mazda, Chevrolet, Renault y otros).

En el numeral 1.5.2.1.3. Se explica de una manera más clara y concisa la ubicación de cada uno de los productos con respecto a su número de referencia y se muestra su ubicación sobre el plano general de Betmon

Cuando no hay suficiente espacio en la estantería la mercancía se deja en las cajas, piso o se coloca en un lugar diferente al debido.

Las cajas desocupadas son organizadas y ubicadas en el segundo piso, para su uso posterior en el alistamiento de pedidos

Paralelamente mientras está siendo ubicada la mercancía comienza el proceso de control de inventario, el cual es explicado más adelante en el numeral 1.5.2.2.

Este proceso continua con la verificación de las cantidades existentes en el almacén, normalmente el administrador o gerente se encarga de realizar esta verificación visualmente y si ve algunos espacios vacíos anota en un cuaderno las unidades que van a ser necesitadas, basándose en su criterio y experiencia, esto se realiza aproximadamente dos veces por semana.

En el anexo 3 se encuentra el diagrama de flujo de almacenamiento de mercancía junto

con su grafica de flujo, donde se describe de una manera más clara este proceso de la empresa y se puede apreciar cada una de las actividades que hacen parte de la segunda etapa del proceso de almacenamiento de mercancía.

1.5.2.1.3. Picking - Despacho

Por último se encuentra la etapa de despacho, la cual inicia con la solicitud de mercancía ya sea telefónicamente o personalmente, en primer lugar se verifica la existencia en el sistema del producto, algunas veces el sistema dice que no hay existencias en el almacén, pero físicamente si las hay, así que siempre se trata de verificar personalmente la existencia de la mercancía (ubicando la mercancía según su referencia, o en el caso de los amortiguadores y espirales la marca del carro), luego de verificar esto, se prosigue a mostrar el producto al cliente y se le da el precio, este varía dependiendo del tipo de cliente (Betmon maneja diferentes descuentos dependiendo de los clientes).

Si se trata de un pedido que sobrepase un millón de pesos, se alista manualmente en las cajas que se encuentran organizadas en la segunda planta del almacén, normalmente esta actividad es asignada a uno de los trabajadores de Betmon, luego de alistar el pedido el trabajador le entrega la factura al mensajero para que el pedido sea finalmente

35

Betmon debe hacerle firmar la factura como comprobante que el pedido fue recibido satisfactoriamente.

El anexo 4, muestra de una manera más clara el proceso de despacho de mercancía en

el diagrama de flujo de este proceso, con el fin de dar un mayor grado de profundización al diagrama de flujo presentado anteriormente también se puede apreciar en el mismo anexo la grafica de flujo de la última etapa del proceso de almacenamiento de mercancía con cada una de las actividades pertenecientes del proceso.

1.5.2.1.4. Plano general de Betmon _– Diagrama de recorrido

Betmon se encuentra ubicada desde hace 9 años en el 7 de agosto en la cra 26 # 65 - 75, este sector es muy reconocido por la venta de autopartes y es donde Betmon ha logrado el aumento de sus ventas año tras año.

La primera planta de Betmon tiene un área de 117.38 mt2 _{y cuenta con un total de 61} estantes, la segunda planta tiene un área de 48 mt2 _{y 6 estantes que no están siendo} utilizados en el momento.

En la figura 1 se puede observar cómo se encuentra distribuido el almacén, sus áreas de almacenamiento y la distribución de la estantería, existe una sola conexión entre el pasillo 1 y pasillo 2, por el frente, lo que hace que el trabajador realice recorridos innecesarios y aumente el tiempo de proceso al desplazarse de un lugar a otro.

En los estantes del pasillo 1 costado izquierdo se almacenan todas las referencias de guayas, en la parte superior de los primeros 10 estantes se encuentran almacenados amortiguadores Mazda y en la parte de atrás amortiguadores de otras marcas que no tienen la misma rotación que los amortiguadores Mazda, Chevrolet y Renault. En los 6 primeros estantes del costado derecho se encuentran almacenadas todas las referencias de cilindros y bombas de freno, en la parte superior de todos los estantes del medio se almacenan amortiguadores Renault

En los estantes del pasillo 2 costado derecho se almacenan todas las referencias de pastillas de freno y en la parte superior amortiguadores para Chevrolet, en el costado izquierdo se ubican todas las referencias de bandas, rotulas, terminales y brazos axiales. En los estantes que se encuentran al final del pasillo diagonalmente, se almacenan espirales para Chevrolet y Mazda

36

En uno de los dos estantes del frente del pasillo 3 se almacenan las bombas eléctricas, tapas limpiaparabrisas, empaquetaduras de bombas de freno, grifos, válvulas y ligas caliper, el otro estante no está siendo utilizado.

Betmon cuenta con 2 tipos de estantes, el primero tiene 10 entrepaños y el segundo 7, los entrepaños del primer tipo de estantería son más amplios facilitando el almacenamiento de productos de mayor tamaño, el primer tipo de estantería se encuentra representado por el color gris en el plano general de Betmon (Figura 8) y el segundo tipo por el color verde.

Por otro lado, se puede observar el espacio usado para el alistamiento de pedidos y el desempaque de la mercancía, es muy reducido y genera desorden en el almacén, esto puede ser visto por los clientes ya que se encuentra en la parte de adelante de la bodega, creando una mala imagen para Betmon.

37

Figura 1. Plano general de Betmon

Fuente: Autor del proyecto

20

76

6mm

10

00

mm

78

66

mm

1600mm

11

90

0mm

3000mm

Áre

a

de

Al

ist

ami

en

to

d

e

pe

di

do

s

Zona de despacho

Pa

si

llo

1

Pa

si

llo

2 Pa

si

llo

3

PLANO GENERAL DEL AREA DE ALMACENAMIENTO DE BETMON

Situación: Actual

Elaborado Por: Mónica Londoño Fecha: Febrero de 2012 Escala: 1:75

7100mm

2200mm

Plano general – Actual

38

Figura 2. Diagrama de recorrido de Betmon

Fuente: Autor

20 76 6mm 10 00 mm 78 66 mm 1600mm 11 90 0mm 3000mm Pa si llo 1 Pa si llo 3

PLANO GENERAL DEL AREA DE ALMACENAMIENTO DE BETMON

Situación: Actual

Elaborado Por: Mónica Londoño Fecha: Febrero de 2012 Escala: 1:75

7100mm

2200mm

Plano general – Actual

Proceso de almacenamiento y control de inventarios

A 4 1 5 2 10 14 0mm 6 1 B 3 C 2 9 E 11 D CONVENCIONES

A: Corresponde a operaciones 1,2 y 3 B: Corresponde a los almacenamientos 1 y 2 C: Corresponde a operaciones 7 y 8

D: Corresponde a operaciones 12 y 13, inspección 3 y almacenamiento 3

E: Corresponde a operaciones 10 y 14 4

Proceso de Recepción de mercancía

Proceso de Almacenamiento de mercancía

39

1.5.2.2. Control de inventarios

El proceso de control de inventarios comienza con el ingreso de la mercancía al sistema de información, el gerente o contadora se encarga de hacer las entradas al sistema de información Helisa, luego de ser realizadas las entradas se compara el valor total de la factura con el valor total que da el sistema, si este valor es diferente se verifica donde fue cometido el error y se corrige.

Betmon no realiza conteos cíclicos o regulares de la mercancía, estos conteos se realizan esporádicamente cuando el gerente considere que sea necesario, el último conteo general físico realizado en Betmon se llevo a cabo en junio de 2011, debido a la diferencia entre el valor real de inventario y el valor que se encontraba registrado en el sistema de información. Según lo dicho por el Gerente de Betmon no se hizo ningún registro de la información obtenida, ni se realizó un balance después de haber realizado el conteo general del inventario, ya que según él era consciente de las inconsistencias que había entre el valor real del inventario almacenado y el valor que estaba registrado en el SI.

Para realizar este conteo, la contadora imprime dos listas de todas las referencias que se encuentran en el sistema de información, estas listas son divididas por grupos de producto y luego son entregadas al gerente de Betmon, el cual se encargara de distribuir las listas entre los trabajadores que van a realizar el conteo, una vez los trabajadores han terminado el primer conteo, se hace entrega de la primera lista a la contadora y se comienza con el segundo conteo, al finalizar el segundo conteo la contadora se encarga de comparar las dos listas, si se encuentra diferencias entre estas se lleva a cabo un tercer conteo para corroborar el número de cantidades reales que se encuentran almacenadas.

Por último, la contadora se encarga de cambiar las cantidades que se encuentran registradas en el sistema por las cantidades reales que se encuentran en almacenamiento, es decir realiza el ajuste de inventario, la contadora es la encargada de realizar esta actividad ya que cuenta con toda la confianza del gerente.

El anexo 5 muestra el diagrama de flujo de control de inventarios, este diagrama incluye

las actividades que hacen parte del conteo físico general realizado por Betmon esporádicamente.

1.5.3. Eslabón de Distribución

El último eslabón de la cadena de suministro de Betmon está conformado por el proceso de distribución y servicio.

40

En primer lugar una vez la mercancía se encuentra empacada y lista para su distribución, el mensajero de la empresa se encarga de llevarla hasta donde el cliente, le hace entrega de la factura para que esta sea firmada y luego el mensajero le deja la original al cliente y le entrega la copia de la factura a la contadora de Betmon para que esta sea archivada.

Ver anexo 6: Factura de venta

Existen 3 diferentes tipos de transporte, los cuales dependen del tamaño de pedido que debe ser distribuido.

La moto del mensajero es el primer tipo de transporte utilizado para la entrega de pedidos pequeños a los clientes (máximo 1 caja), ver imagen 3.

Imagen 3. Moto

Fuente: Autor

Para la distribución de pedidos medianos se utiliza un tráiler con las siguientes dimensiones: 0,70m de ancho, 0,90 de alto y 1m de largo. Ver imagen 4

Imagen 4. Tráiler

41

Por último se utiliza el carro particular del gerente una Fiat valió adventure locker para la distribución de pedidos grandes. Ver imagen 5

Imagen 5. Fiat valió adventure locker

Fuente:www.Mundoautomotor.com

Los costos implícitos en el transporte son básicamente la gasolina consumida (el precio de gasolina corriente es $8.911= pesos al 27 de febrero del 2012), y el seguro para la moto es de $57.000 pesos mensuales y el de la camioneta $114.800 pesos mensuales, ya que los diferentes tipos de transporte son propios

1.5.3.2. Servicio post venta

Luego de ser entregado el pedido no se realizan llamadas al cliente para corroborar que el pedido ha sido entregado satisfactoriamente, es mas se han presentado casos en que el cliente llama a Betmon a hacer el reclamo por que le hace falta algún producto, o en algunos casos para avisar que se le ha enviado un producto de más.

1.5.4. Sistema de Información Helisa

El sistema de información que la empresa maneja desde el año 2006 para realizar la gestión de inventarios y toda la gestión contable es Helisa. Versión 4.x, MS – DOS y se actualiza anualmente, la última actualización fue realizada en el primer semestre del 2011. Helisa es un Software administrativo y de gestión que tiene como requerimientos mínimos para ser instalado un Sistema Operativo Microsoft Windows 9x, 2000, XP, Server 2003, Vista, 7, Procesador Pentium III 1.200 Mhz, equivalente o superior, Espacio en disco 50 Megabytes para su instalación, Espacio en disco 200 Megabytes para su operación, Memoria de 2 Gigabytes en RAM, Unidad de CD/DVD y Monitor VGA 800 X 600 o resolución superior.

42

contabilidad y facturación ya que la empresa adquirió la licencia para hacer solamente uso estos módulos. Las entradas y salidas se da por manipulación directa sobre el módulo o a través del módulo de compras (entrada de mercancía, órdenes de compra) y del modulo de ventas (facturación, pedidos, remisiones)10_{, este módulo funciona correctamente en la} empresa, después de la actualización y la instalación de Norton antivirus especial para DOS realizada en el mes de octubre del 2011.

Este sistema tiene activo 3 usuarios, en la imagen 6 se puede observar un pantallazo de donde el usuario debe ingresar su nombre y clave.

Cabe aclarar que al ser un sistema en DOS no se puede hacer uso del mouse, es por esto que es un poco difícil de manejar para los trabajadores

El primer usuario es la contadora, el cual es el único que tiene acceso abierto al módulo de inventarios, contabilidad, facturación y a la configuración del sistema. Las diferentes opciones que pueden ser ejecutadas por este usuario se puede apreciar de mejor manera en la imagen 7.

El segundo usuario es el del gerente de Betmon, el cual tiene acceso a todos los módulos pero acceso restringido a las opciones de configuración, le permite hacer entradas de mercancía, devoluciones, crear productos y otras acciones, que el usuario 3 no puede realizar, ya que es el que es manejado por los trabajadores de Betmon (vendedor y algunas veces el mensajero) para facturar y realizar consultas de disponibilidad de inventario. Las opciones de las cuales el usuario 2 puede hacer uso se encuentran ilustradas en la imagen 8.

Imagen 6. Helisa - Ingreso de usuario y clave

Fuente: Autor

43

En la imagen 6 aparece que el sistema es de uso exclusivo del señor López Archila Luis Mario, él trabaja conjuntamente con la contadora de Betmon y fue el que realizó los trámites para la adquisición de la licencia del sistema.

Imagen 7. Helisa - Usuario 1, Contador

Fuente: Autor

Las únicas opciones de las cuales el Gerente no puede hacer uso son la opción F4, definir usuarios y F3, revisar parámetros, ya que según lo dicho por la contadora se puede correr el riesgo de una des configuración del sistema

Imagen 8. Usuario 2 – Gerente

Fuente: Autor

La opción F6, que aparece en la imagen 8 se refiere a la administración del Kardex, es decir a la administración de todas las opciones de gestión de inventarios, estas opciones se pueden ver específicamente en la siguiente imagen.

44

Fuente: Autor

En la opción de estado detallo de inventario se puede obtener el valor del inventario en unidades y pesos del periodo que se desee consultar, si se desea hacer la consulta por familias de productos el sistema permite realizar esta consulta.

Cuando se realizan los conteos en Betmon lo que se hace es imprimir un listado con todas las referencias de los productos, estas listas están previamente por familias de Productos lo cual facilita el conteo de la mercancía, la única información suministrada en las listas es la referencia y descripción del producto.

En la imagen 10 se muestra las opciones del modulo de contabilidad

Imagen 10. Modulo de contabilidad

Fuente: Autor

45

1.5.5. Oportunidades de mejora a lo largo de la cadena de suministro de Betmon

Después de haber realizado una descripción general de cada uno de los eslabones que hacen parte de la cadena de suministro de Betmon se llevo a cabo la identificación de las problemáticas presentadas en cada uno de estos.

1.5.5.1. Eslabón de suministro

En el eslabón de suministro se encontraron algunas oportunidades de mejora en el proceso de planificación de la demanda y proceso de compras.

En primer lugar la empresa no realiza un estudio del comportamiento de la demanda de sus productos ni la pronostica, realiza los pedidos con base a la experiencia del gerente En la parte de compras no hay una planeación de compras estructurada, el Gerente se encarga de realizar la orden cuando los proveedores hacen la visita a la empresa (no existe un día específico para realizar las ordenes) y la cantidad pedida depende del nivel de inventario que haya en ese momento, EL Gerente o vendedor revisa las cantidades existentes de cada referencia y decide con base a su criterio y experiencia cuantas debe ordenar, esto lo hace el mismo día o el día anterior de la visita del proveedor, luego de esto según lo dicho por el Gerente, el proveedor se demora aproximadamente 3 días en entregar la mercancía (este tiempo no es fijo es un aproximado), por otro lado no existen indicadores de gestión logísticos para identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos de este eslabón.

1.5.5.2. Eslabón de Producción

En segundo lugar se encuentra el eslabón en el que se basa el desarrollo de este proyecto, el de almacenamiento y control de inventarios, donde se encuentra el mayor número de oportunidades de mejora, como lo son la presencia de quiebre de inventarios, faltante - perdida de mercancía, no se maneja un modelo especifico de inventario, no se tienen un nivel máximo de inventario, ni un inventario de seguridad, no se realizan conteos regulares, se presentan fallas con el sistema de información manejado, no existen indicadores de gestión logísticos, no hay un área de alistamiento de pedidos y no se ha generado un manual de políticas de inventario, cada una de estas problemáticas u oportunidades de mejora se pueden apreciar de mejor manera en la figura 3.

46

1.5.5.3. Eslabón de distribución

En el eslabón de distribución existen oportunidades de mejora en el servicio brindado a los clientes, este podría ser mejorado si se trabaja en la disminución del tiempo de entrega de pedido, un servicio post venta, el medio de entrega de pedidos, en este momento Betmon utiliza el carro particular del Gerente para hacer la entrega de pedidos, este automóvil no cuenta con la capacidad suficiente para transportar todos los pedidos necesarios en un solo viaje algunas veces es necesario hacer varios viajes al mismo sector para entregar todo los pedidos aumentando tiempos de entrega y disminuyendo el nivel de satisfacción del cliente.

Figura 3. Oportunidades de mejora a lo largo de la cadena de suministro

Fuente: Autor del proyecto

Basándonos en la figura número 3, se puede observar que cada eslabón muestra importantes problemáticas u oportunidades de mejora, pero el eslabón de producción es

CADENA DE SUMINISTRO BETMON

ESLABON DE SUMINISTRO ESLABON DE PRODUCCION ESLABON DE DISTRIBUCION

PLANIFICACION DE LA DEMANDA

No hay planificación de la demanda ni Análisis de está. No hay registro de Pronósticos de la demanda

PROCESO DE COMPRAS

No hay planeación No se maneja un estándar para saber Cuándo y cuánto comprar

No se sabe con exactitud el Lead time de los proveedores No existen Indicadores de gestión logísticos

ALMACENAMIENTO

Hay faltante inventario No hay un área de Alistamiento pedidos Presencia de Costos de ruptura No se realiza un Análisis de inventario - ABC

No se maneja un modelo de inventarió

Falta claridad en el

conocimiento del Inv. máximo, seguridad – tamaño óptimo de pedido

Hay Desorden en el área de almacenamiento

No se realizan conteos regulares del Inventario Fallas con el Sistema de información

Rotación de inventario No hay Indicadores de gestión logísticos definidos

SERVICIO

Tiempos de entrega de pedidos irregulares

No hay un Medio de entrega adecuado

Posibilidad de mejora en la Satisfacción del cliente No hay un servicio Pos venta

Flujo de información

47

el que muestra mayor cantidad en el área de almacenamiento y control de inventarios, algunas de las problemáticas presentadas fueron identificadas en conjunto con el personal de Betmon quienes no eran conscientes que se presentaban y el impacto en la operación.

1.6. PROBLEMATICA IDENTIFICADA

Como se dijo anteriormente Betmon repuestos ha ido creciendo y cogiendo más fuerza en el mercado de autopartes con el paso del tiempo, ha ido aumentando su portafolio de productos y así mismo su nivel de inventarios, este aumento de nivel de inventario promedio se encuentra cuantificado en la siguiente tabla.

Tabla 3. Nivel de inventario promedio 2009 - 2011

AÑO VALOR INVENTARIO

(PESOS)

INVENTARIO EN UNIDADES

% DE INCREMENTO 2009 $ 154.919.174,00 8.399

2010 $ 223.204.042,00 11.472 37%

2011 $ 223.286.916,00 12.301 7%

Fuente: Autor

La gráfica 7 muestra de una manera más clara el aumento del nivel de inventario promedio expresado en unidades en Betmon.

Gráfica 7. Nivel de inventario en unidades 2009 – 2011

Fuente: Autor 0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000

2009 2010 2011

48

1.6.1. Gestión de inventarios

Betmon Repuestos tiene un inventario promedio de $230.854.812, un valor promedio de ventas mensual de $83.257.222 y un Lead time de sus proveedores de aproximadamente 3 – 4 días, con base a estos datos se puede apreciar una problemática bastante clara debido a que la empresa tiene un inventario de tres veces sus ventas mensuales y tan solo un lead time de 3 – 4 días, un inventario en el cual puede haber un gran nivel de mercancía obsoleta.

La grafica 8 muestra el nivel de inventario vs las ventas mensuales del año 2011, mostrando de manera notable la diferencia entre estos dos valores

Gráfica 8. Nivel de inventario y ventas mensuales (miles de pesos), enero –diciembre 2011

Fuente: El autor con Información suministrada por el departamento de contabilidad de

BETMON REPUESTOS