Manual de Ferias para el Desarrollo Económico Local

Manual de Ferias para el

Manual de Ferias para el

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Manual de Ferias para el

Desarrollo Económico Local

Coordinación

Regina Bauerochse-Barbosa

Directora

Programa Fortalecimiento de la Economía y el

Empleo FORTALECE (MINEC/GTZ)

Asesoría

Anja Nina Kramer

Asesora

Desarrollo Económico Local

Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

Asesora Técnica

Aura Maritza Majano-Rivas

Desarrollo Económico Local y Empleo Juvenil

Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

Investigación

Carmen de Pereira

Consultora

San Salvador, El Salvador, Centroamérica

Diciembre, 2006

Lo que oigo lo olvido, lo que veo lo

recuerdo, lo que hago lo se.

Confucio

Impresión

ii

CONTENIDO

PRESENTACION

INTRODUCCIÓN

1. CONCEPTOS

1

1.1 ¿Qué es una feria?

1

1.2 ¿Porqué realizar ferias?

2

1.3 Ferias a nivel local

3

2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS

7

2.1 Metodología

7

2.2 Pasos del proceso para realizar ferias con éxito

8

3. DESARROLLO DE PASOS DEL PROCESO

9

Paso Uno: Preparación

10

ß Planificación ß Organización

ß Promoción y Publicidad

Paso Dos: Ejecución

ß Ocho días previos a la Feria

ß El día de la Feria

Paso Tres: Evaluación

• Evaluación de resultados ß Seguimiento

ß Sistematización

BIBLIOGRAFIA

iv

vi

10 19

26

32

32

37

42

47

49 43

51

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PRESENTACIÓN

PROGRAMA

_{FORTALECE (MINEC/GTZ)}

La presente publicación es un Manual para diseñar y organizar ferias para el

desarrollo económico local, se ha elaborado el marco teórico y operativo, por

medio del cual se determinan y ordenan los recursos, así como las actividades

para su organización y desarrollo, se han identificado las herramientas técnicas

que deben utilizarse para su ejecución y posteriormente la evaluación del montaje

del evento.

El documento es el resultado de una investigación realizada en la Microregión

Los Nonualcos, ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE

(MINEC/GTZ), y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYME

con actividades para el fortalecimiento, como el desarrollo de ferias a nivel local

y la participación en otras ferias de mayor magnitud

Las ferias para el desarrollo económico local unen objetivos de productores y

comerciantes, y es un instrumento del desarrollo local, a la vez que es una actividad

empresarial en sí. Los actores clave del desarrollo económico local son, entre

otros:

• Sector empresarial y emprendedores locales

• Asociaciones empresariales y profesionales

• Gobierno municipal

• Instituciones gubernamentales

• ONG’s con enfoque económico

• Proyectos con financiamiento de la cooperación internacional

• Universidades y centros de investigación

Cada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo económico, la principal

función de estos actores consiste en apoyar las iniciativas, que junto a la base

social del municipio, el capital humano, se debe conformar una alianza estratégica

para promover el desarrollo económico local.

Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregión Los

Nonualcos, con la realización de tres actividades:

ß Dos ferias, presentadas como muestras empresariales con la participación de

empresarios de la Microregión, eventos asesorados por la Cámara de Comercio

e Industria de El Salvador.

ß Un taller, realizado en una jornada de un día de trabajo con las instituciones

contrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ)

vi

INTRODUCCIÓN

Este documento es un instrumento creado para la realización de ferias,

orientado a apoyar el desarrollo económico local, es producto de la revisión de

varios métodos utilizados por diversas instituciones y organizaciones

nacionales y regionales, como también de la recopilación de información de la

experiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente, como

las empresariales, de empleo y todo tipo de ferias especializadas. Este estudio

expone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local, tiene

como objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso, que sin lugar

a dudas será reajustado en la práctica, de acuerdo al tema y a la magnitud del

evento planificado.

Las diferentes experiencias realizadas en la Microregión Los Nonualcos, a

través de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio,

han fortalecido este trabajo. Se ha seleccionado el método, en el marco de un

proceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a las

particularidades locales y utilizando una metodología pedagógica de fácil

implementación, que proporcione al lector los pasos a seguir de manera

sencilla, con ejemplos en algunos casos, que pueden servir de modelo en la

práctica.

Cada paso recoge las actividades a desarrollar, en las cuales se describen las

acciones necesarias, se propone que los participantes en las ferias tengan la

oportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento del

mercado, elementos que le permitan al empresario concretar negocios en el

momento del evento y lo más importante realizar negocios en el futuro,

incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompañado

de eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. El cumplimiento

de este proceso requiere de tres factores fundaméntales para que el resultado

sea un éxito: un alto grado de compromiso desde el inicio, control del

tiempo en relación a las actividades y la demanda de trabajo.

El componente de Desarrollo Económico Local (DEL) del Programa

FORTALECE (MINEC/GTZ), orienta su labor a facilitar la creación de espacios

de trabajo para potenciar las capacidades locales y la generación de

oportunidades para que la Microregión Los Nonualcos se convierta en una

región competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad, ha creado

instancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo, de

Pesca y de Empleo), generando herramientas técnicas para impulsar el

proceso de desarrollo de esta región y en apoyo a otros procesos.

1

1. CONCEPTOS

Es una actividad que tiene como característica concertar en un mismo espacio físico a la oferta y demanda de servicios y/o productos, en una fecha programada. Las ferias son una estrategia de promoción para la generación de oportunidades comerciales, que se realizan a través de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia, vinculando la oferta y la demanda.

Las ferias deben diseñarse como eventos de promoción comercial dirigidos a la micro y pequeña empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Debe entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el desarrollo económico de un territorio.

A la hora de planificar la realización de una feria, se debe tener claro qué es lo que se quiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos, basados en elementos de calidad, cantidad, tiempo e innovación; de tal manera que los indicadores relacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir.

Ejemplos:

ß Lograr la venta de $1.000 durante la Feria del Mueble, y otros $1,000.00 posterior a la feria con otros clientes, la feria se realizará en San Pedro Nonualco, departamento de La Paz. La producción esta basada en la elaboración de muebles para las diferentes áreas de una vivienda.

ß Lograr el posicionamiento del municipio de San Luís la Herradura, departamento de La Paz, con una Feria de Productos del Mar, ofreciendo variedad de productos, frescos y presentados en condiciones atractivas e higiénicas.

En la organización de las ferias se involucran otras instancias y organismos, como instituciones del sector público y privado, proyectos y toda entidad interesada en el fortalecimiento del desarrollo económico local, entre ellas esta la asistencia técnica (proyectos, programas, OG´s y ONG´s) que permite favorecer y optimizar la relación oferta - demanda.

La coordinación con los gremios y asociaciones productivas es importante, para que asuman con interés su participación en las ferias, porque es un espacio en el que se da una relación directa entre productores y clientes, la producción entre varios genera mayor volumen, resultando atractivo para los futuros compradores ya que se garantizan precios más bajos.

Es un lugar donde se reúnen vendedores y compradores para difundir,

exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de

productos y servicios.

2

Por que es un instrumento eficiente, que proporciona a los diferentes sectores, en un evento los siguientes beneficios:

ß Las ferias se han consolidado en los últimos años como una de las más poderosas y efectivas herramientas de mercadeo, tal como viene a subrayar el constante crecimiento de esta actividad, ayuda a los empresarios a aprender cómo presentar sus productos.

ß Son la forma más económica y eficiente de ganar cuotas de mercado.

ß Constituyen la más completa herramienta de comunicación, donde se produce una interacción directa entre comprador y vendedor, poniendo en funcionamiento los cinco sentidos.

ß Son el lugar idóneo para establecer contactos comerciales, encontrarse con los clientes habituales y captar nuevos clientes, ofreciendo nuevos servicios y/o productos. ß Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado.

ß Posibilitan la participación en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de actualidad empresarial, ponencias, entre otras) que ayudan a conocer la evolución y

tendencias del mercado.

ß Acceso a información, contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y acceso a nuevos mercados.

ß Incrementa las actividades comerciales.

ß Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones, en forma efectiva y rápida.

ß Identificación de las adaptaciones, modificaciones e innovaciones que se deben utilizar en los productos y servicios, nuevos diseños, formas de diferenciación de productos, maneras de preservar, manejo y proteger productos, para penetrar en otros mercados y/o mejorar su inserción en el mercado nacional.

ß Disminución de los costos de las transacciones.

ß Creación de valor agregado, a través de los conocimientos sobre temas de interés empresarial, que proporcionan las conferencias técnicas y asesorías.

ß Establecimiento de alianzas efectivas, proyectos y actividades conjuntas con otras empresas o instituciones.

ß Se realiza una prospección del mercado a costos reducidos.

Las ferias deben estar bien estructuradas, especialmente en la parte de la coordinación interinstitucional, que permita contar con todos los elementos fundamentales para el éxito de la misma. A partir de la toma de decisión de realizar la feria, se inicia un proceso compuesto de varias etapas, que contemplan actividades y responsables, desarrollando labores y gestiones coordinadas contempladas en una planificación y ejecutadas por un Comité ad hoc

.

Algunas de las ventajas y oportunidades que ofrecen a sus participantes como expositores son:

1. 2 ¿Porqué realizar ferias?

Se debe tener como fin último contribuir a dinamizar la economía local, con productos que identifiquen la zona.

3

Ventajas:

ß El cliente es quien visita a la empresa y no al revés. ß El cliente está disponible.

ß En ellas el producto o servicio es el protagonista, tan bien presentado como el expositor sea capaz de hacerlo.

ß El costo por contactos es indiscutiblemente el más bajo, ya que en pocos días se puede contactar a muchos.

Oportunidades:

ß Generar nuevos contactos que finalizan en ventas.

ß Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajo ß Potenciar la marca.

ß Reforzar el contacto con los clientes habituales.

ß Observar la competencia (principalmente en las ferias). ß Abrir nuevos mercados.

ß Vender.

ß Contactar a posibles distribuidores.

Las ferias en el marco del desarrollo económico local son actividades que deben contar con características fundamentales:

ß Deben ser parte de un proceso de desarrollo económico, que la experiencia se pueda aplicar a otros modelos y procesos.

ß Debe obtenerse un producto, debe medirse la cobertura de la actividad y obtener datos cuantitativos sobre número de personas, empresas, instituciones, ONG¨s involucrados participantes y beneficiados.

ß Presentar resultados, debe demostrarse que el Comité Organizador logro sus objetivos, si los miembros del Comité se han fortalecido en el proceso de implementación, si la experiencia ha proyectado el sector empresarial fuera de la región, si se ha contribuido a generar un compromiso de los actores locales.

ß La diversidad, que se incluyan diversos temas, como género, equidad, cultura, medio ambiente, alianzas intersectoriales y la diversidad social, la incorporación de mujeres y jóvenes.

ß El desarrollo de la creatividad, ideas creativas para desarrollar este tipo de actividades, ya sea en el aspecto logístico, operativo como organizativo, presentar soluciones innovadoras para problemas encontrados en el proceso.

Las actividades en el marco del desarrollo económico local deben cumplir con sus objetivos de desarrollo, es importante que en estas actividades consideren dos ejes de trabajo:

ß Potenciar lo existente, las personas, recursos, empresas, instituciones, gobiernos municipales, entre otros.

ß Desarrollar la capacidad de gestión para la obtención de recursos externos al territorio, como financiamiento, asistencia técnica, apoyos de todo tipo.

La promoción de estos eventos pretende: ß Elevar la calidad de vida de la población. ß Contribuir al desarrollo del país.

ß Enfrentar los retos de la economía nacional y de la globalización.

4

Se debe trabajar con esa orientación, para lograr un apropiamiento del concepto de desarrollo económico local, desde los diversos roles.

La organización de ferias de desarrollo económico local requiere estructurar una organización participativa y abierta en el nivel local, que tenga un alto grado de representatividad del municipio, de la comunidad, instituciones gubernamentales, sector empresarial, ONG´s y de actores locales.

GOBIERNOS LOCALES COMUNIDAD EMPRESA PRIVADA

ß Alcaldes ß Concejales ß Empleados

Organizaciones de todo tipo: territoriales y funcionales

Sector empresarial radicado en la zona

OG´s ONG´s ASESORÍAS

Instituciones gubernamentales

Asociaciones

trabajando en la zona

• Proyectos • Programas

¿Qué es una Feria para el Desarrollo Económico Local?

Es un evento para fomentar un intercambio comercial entre los empresarios que conforman la base económica local, a través de la exposición de los productos y /o servicios, con el apoyo de asistencia técnica por parte de instituciones, organizaciones y proyectos o programas ubicados en la región. Bajo ese concepto, la idea surge de los actores locales que buscan dinamizar la economía y buscan aliados internos y externos al territorio para lograr impulsar una iniciativa dirigida al fortalecimiento del sector empresarial de la región.

Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados, a través de una exposición para comercializarlos, asimismo comunicarse y contactarse entre sí. De forma paralela promover la realización de negocios con empresas visitantes, instituciones y visitantes en general.

Con esta actividad se pretende:

ß Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros empresarios y viceversa, con el fin de hacer negocios.

ß Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de mercado.

ß Estimular el espíritu emprendedor para formar y consolidar empresarios comprometidos con la generación de empleo y recursos que lleven al desarrollo de la región.

ß Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar la investigación y promoción de nuevos conceptos.

La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposición de productos y servicios, de análisis y discusión de la acción empresarial y su papel en la economía, debe generar factores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio, dentro de su entorno.

5

son de todo tipo: de pesca, de turismo, muebles, de ropa, de artesanías, de plantas, de

todo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la región.

¿¿¿¿CCuuuuááCC állll eeeessss eeeellll oooá obbbbjjjjeeeettttiiiivvvvoooo ddddeeee pppaapaarrrrttttiiiicccciiiipppaaparrrr eeeennna n llllaaassss ffffeeeerrrriiiiaaa aassss???? ß Conocer el mercado.

ß Conocer la competencia y el movimiento comercial del mercado. ß La feria representa una herramienta general de mercadeo. ß Conocer nuevas estrategias, innovaciones y tecnología.

ß Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e información general sobre productos y servicios.

ß Fomentar las relaciones de negocios con los compradores, en busca de la oportunidad para hacer negocios.

ß Formalizar contratos y/o ventas.

ß Conocer la opinión de los visitantes y empresarios sobre los productos y servicios ofrecidos.

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El evento en la fase de planificación, el Comité Organizador define el objetivo y la magnitud del evento, deben incorporar la utilización de apoyos y recursos técnicos para lograr un mayor impacto en la población participante y asistente, se dividen en:

ß Asesorías o asistencia técnica.

ß Recursos económicos o asistencia financiera

- Asesorías o asistencia técnica

El propósito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en el nivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios, mediante la aplicación de técnicas de gestión empresarial, el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales, no gubernamentales y proyectos de la cooperación internacional.

Se realiza a través de la asesoría y la capacitación para fomentar la economía y el empleo, está orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. Hay instancias gubernamentales, programas y proyectos de cooperación internacional que apoyan estos procesos. El apoyo requerido es en el proceso de la organización, se requiere de información de eventos similares, capacitación en temas especializados, comercialización y promoción de negocios, entre otros.

Asistencia

financiera

FERIA DE

DESARROLLO

EMPRESARIAL

INTERCAMBIO

COMERCIAL

Asistencia

técnica

FERIA DE DESARROLLO ECONOMICO LOCAL

6

Para ello se cuenta con instituciones como la CONAMYPE (Ministerio de Economía), CENPROMYPE, FADEMYPE, FUNDAPYME, entre otras ONG´S y proyectos de cooperación internacional, que apoyan las iniciativas empresariales en diferentes áreas y sectores, al pequeño, mediano y micro empresario y toda actividad relacionada para potenciar sus ventas, en este caso las Ferias para el desarrollo empresarial local.

Adicional a lo anterior, en los eventos es importante realizar otras actividades paralelas, como:

v Conferencias técnicas presénciales, constituyen un elemento de mucha atracción para el visitante y participante, se exponen temas de actualidad y de calidad técnica de acuerdo al tema y tipo de feria, el evento se vuelve atractivo cuando hay un aprendizaje y nuevos conocimientos.

v Servicios de desarrollo empresarial, es una asistencia técnica directa a las MIPyME que se pone a disposición de los participantes y asistentes a la feria, con soluciones empresariales, a través de capacitación, asesorías, formación profesional, consultorías y nuevas metodologías empresariales. Se instalan Puntos de Información Técnica, con asistencia dirigida a mejorar: calidad, presentación, exposición, asesoría empresarial y la utilización óptima de las herramientas técnicas.

- Recursos económicos o financieros

Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada, instancias gubernamentales, ONG’s, municipalidades y la cooperación internacional.

Se cuenta con dos tipos de asistencia financiera:

v En la fase de preparación, se requieren fondos para financiar las actividades de todo el proceso para realizar la feria. El financiamiento se obtiene a través de diversas modalidades, en general se logra con recursos de la empresa privada e instituciones que dan aportes en especies, como vehículos, equipo, instalaciones, insumos y papelería, apoyo con recurso humano para que desarrollen tareas específicas y en ocasiones especiales, se obtiene dinero en efectivo.

7

2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS

DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

Para enfrentar con éxito la promoción y exposición de productos y servicios locales, es necesario definir y ejecutar un proceso para la realización de ferias. Su aplicación y seguimiento debe llevar un proceso metodológico que plantee acciones secuenciales, cuyos resultados deben responder a tres preguntas:

La realización de Ferias, implica desarrollar un proceso dividido en pasos para su mejor implementación y seguimiento, que tiene su base en una buena planificación, da inicio con el paso de preparación, paso que es el más importante y determina los logros y resultados del evento, en ese momento se estructura la coordinación de los esfuerzos técnicos y financieros de las instituciones participantes, se elige un Comité Operativo (la participación debe ser voluntaria y en coherencia a las responsabilidades institucionales y normativas en relación al tema de la feria.

E E E

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La CONAMYPE, Ministerio de Economía, coordina un evento sobre Productos Artesanales de Exportación, se determina en la planificación el período del proceso, de acuerdo a la magnitud.

La planificación se debe realizar definiendo los objetivos claros, en la reunión inicial con los miembros interesados en participar, se debe partir de criterios generalizados sobre las ferias y exposiciones como instrumentos de promoción, mercadeo y comunicación más importantes y a la vez más eficientes, constituyen un punto de encuentro entre la oferta y la demanda que permite facilitar los negocios. Con este método se proponen 3 pasos o fases, para facilitar el seguimiento de las actividades que genera cada uno. La metodología no es definitiva, sino un instrumento que debe aplicarse acorde a las circunstancias propias de cada municipio o región, debe ajustarse con el objeto de sentar las bases hacia una modalidad cada vez mejor de promoción empresarial.

Las actividades estarán determinadas por los objetivos, estrategias y metas definidas en la planificación

¿Que nos motiva a realizar las feri as a nivel lo cal?

¿Qué hacer para llevarlas a cabo?

¿Como hacerlo?

D efin ici ó n d e ob j et i vos

Planificación Misión

Visi ón

8

Todo ello justifica la participación y la efectividad de esta actividad, aunque no se descartan otros medios que pueden apoyar la labor comercial.

Las ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios, realizar negocios con otros empresarios, observar la competencia, lanzamiento de productos, estudiar el mercado, visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales, encontrar distribuidores, concretar ventas, entre otras. En resumen, se vuelve el evento como un centro comercial para las personas de negocios. Los pasos del proceso son cinco:

• Preparación • Ejecución • Evaluación • Seguimiento • Sistematización

La ejecución de cada paso implica el desglose de una serie de actividades, organizadas y coordinadas tanto dentro de cada Comisión, como con el resto del Comité Operativo, es importante desde el principio respetar la Coordinación General y las funciones de cada comisión, para no duplicar los esfuerzos institucionales ni técnicos.

Si bien el proceso es secuencial, debe ser flexible de manera que se adapte a las necesidades de cada municipio.

2. 2 Pasos del proceso para realizar ferias exitosas

Paso

2

Ejecución

• 8 días antes

• 1 día previo

• El día del Evento

Paso

1

Preparación

• Planificación

• Organización

• Promoción y Planificación

Paso

3

Evaluación

• Evaluación de Resultados

• Seguimiento

• Sistematización

Proceso

del

9

Paso

2

Ejecución

• 8 días antes

• 1 día previo

• El día del Evento

Paso

1

Preparación

• Planificación

• Organización

• Promoción y Planificación

Paso

3

Evaluación

• Evaluación de Resultados

• Seguimiento

10

El proceso da inicio con el Paso de Preparación, que contiene 3 grandes actividades: • Planificación.

• Organización.

• Promoción y Publicidad.

A continuación se inicia con la primera actividad, está dirigida a asegurar la participación de la representación local y a preparar las condiciones generales del proceso.

Criterios de éxito: Trabajo en equipo.

El elemento humano.

La planificación cumple dos propósitos fundamentales:

ß Maximizar el éxito reduciendo la incertidumbre de la improvisación y definiendo las consecuencias de las acciones determinadas.

ß Elevar el nivel de éxito organizacional.

Un propósito adicional de la planificación, consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones, se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos planteados, implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.

¿Qué es planificar?

Es construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

¿Qué es planificación entonces?

Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilización de los recursos, para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

Significa

Que los organizadores evalúen de manera anticipada los objetivos y acciones, sustentan las actividades no en corazonadas, sino basándose en un método o en un plan de trabajo. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para alcanzar las metas.

• •

Paso

1

11

Implica, además

Como toda actividad humana, las ferias son eventos que requieren de una planificación, para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales:

1.

Definición de los objetivos

2.

Determinar la estrategia

3.

Definir las metas

4.

Elaborar un plan de trabajo para identificar líneas de acción.

5.

Monitorear el plan de acción

Concepto

Un objetivo es una situación deseada que se intenta lograr en un futuro, se dividen en generales y específicos.

¿Qué es el objetivo general?

Lo que se pretende lograr con la feria, es el crecimiento económico y posicionamiento de las empresas.

E E E

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Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregión de Los Nonualcos, se pretende fortalecer el tejido empresarial de la región.

Los objetivos específicos son:

ß Que los empresarios realicen contactos y alianzas de negocios ß Dar a conocer los productos y servicios

ß Mejorar las capacidades empresariales por participar en ferias

Un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan de trabajo tiene cinco elementos que lo caracterizan:

ß Primera, debe referirse al futuro. ß Segunda, debe indicar acciones.

ß

Tercera, existe un elemento de causalidad personal u organizacional.

ß

Cuarta, debe indicar los responsables de la ejecución.

ß

Quinta, toma en cuenta el tiempo para realizar las actividades.

12

Los objetivos deben reunir algunas de estas características:

ß Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no presente ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro.

ß Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno.

ß Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado, para definir con precisión su cumplimiento.

ß Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.

ß Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la institución o actividad. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse.

ß Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma, que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.

La primera actividad dentro de la planificación, es definir los objetivos:

ß Son los resultados que se pretenden obtener con la realización de determinada actividad.

ß El objetivo lo determinan los propósitos que tengan los organizadores.

ß Es importante, tomar en cuenta las características del lugar en que se va a realizar, sus principales actividades productivas, las empresas existentes, su vinculación con el mercado y los servicios de desarrollo a que tienen acceso.

ß Definir bien los objetivos fortalece la capacidad organizacional para lograr un fin.

Definición

Es el resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y si es posible, calidad.

Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propósito o de la intención del proyecto. Los propósitos del proyecto explican las razones por las cuales el proyecto se está llevando a cabo. Estas están típicamente unidas a las necesidades humanas.

Casi todos los proyectos tienen propósitos múltiples, usualmente se expresan más específicamente en las metas del mismo. Una meta describe un resultado final de la actividad realizada, es cumplir o alcanzar los propósitos planteados.

E E E

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ß Que el 50% de participantes tenga éxito.

ß En la feria de desarrollo empresarial deben participar 60 productores.

ß Que las empresas participantes incrementen su cartera de clientes en un 30%. ß Que las empresas participantes tengan un 50% de incremento en sus ventas.

13

Para cumplir con los objetivos ya definidos, es necesario elaborar una estrategia

se puede pensar en términos de planificación, como una respuesta novedosa para superar la capacidad de los competidores en la penetración del mercado, es la visualización creativa de una oportunidad de crecimiento y cómo realizarlo de una manera ordenada y planificada.

Concepto

Estrategia es un plan que se diseña para alcanzar los objetivos definidos en la planificación de actividades.

E E E

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Se ha planificado realizar la Feria de la Confección en Zacatecoluca, la estrategia para lograr el cumplimiento de los objetivos, es promover la feria a nivel regional, en los medios publicitarios posibles: radio, periódicos y televisión, como también gestionar apoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional:

ß Cámara de Comercio e Industria de El Salvador.

ß Empresas fabricantes de telas, que patrocinen el evento.

ß Ampliar la red de contactos, utilizando directorios empresariales.

ß Invitar a posibles clientes que vendan este tipo de productos, como almacenes.

La estrategia abarca la totalidad de las actividades críticas de una institución, dándole un sentido de unidad, dirección y propósito. Se requieren diferentes dimensiones, para lograr una definición adecuada de lo que es estrategia. Pueden nombrarse algunas para una mejor comprensión de las tareas:

ß La estrategia determina y revela el propósito de la actividad en términos de objetivos a mediano o largo plazo.

ß Las estrategias definen los negocios que va a abarcar la actividad.

ß La estrategia intenta lograr una ventaja sostenible, respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades y las fortalezas y debilidades de las actividades.

Otros insumos

ß Analizar experiencias anteriores, para contar con indicadores e insumos de referencia que permita evaluar la metodología de trabajo a utilizar, resultados y lecciones aprendidas.

ß Definir el alcance de la feria, puede ser local, regional, o nacional. Esta focalización permitirá medir la magnitud del evento y los resultados a obtener.

ß Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales, locales y empresariales. ß Sectores que participan:

v Deben caracterizarse los sectores participantes, ejemplo: en una Feria de Turismo, los participantes deben ser empresas hoteleras, restaurantes, comedores, ventas de artesanías, exposición de productos naturales originarios de la zona.

v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector.

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Con la definición de los objetivos y estrategias, se tienen las actividades o acciones a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados, con estos insumos se elabora un Plan de Acción o de Trabajo. Este plan debe contener todas las actividades con fijación de tiempo, recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio de esta planificación.

Concepto

El Plan de Trabajo, también llamado de Acción, es un instrumento de planificación que ayuda a trazar el proceso que debe seguir una organización o proyecto para alcanzar sus objetivos, permite decidir con anticipación las actividades que se deberán realizar, cómo se realizarán, en qué período de tiempo se harán, quiénes serán los responsables de su cumplimiento y la forma en la que se evaluarán los resultados. Es el documento que se utilizara desde el principio hasta el final, nos llevará desde el punto donde nos encontramos hasta dónde queremos ir.

La formulación de un Plan de Acción, permite priorizar las actividades más relevantes de la feria para cumplir con los objetivos planteados, define el compromiso del trabajo de las personas y de las organizaciones e instituciones involucradas, estableciendo plazos y responsabilidades. Permite coordinar, las actuaciones que corresponden a cada una de las personas e instituciones involucradas para ir controlando los avances en todo el proceso para realizar las ferias, el monitoreo debe realizarse como parte de una eficiente gestión

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Objetivos del Plan de Trabajo o de Acción

El Plan de Acción genera la búsqueda de soluciones y el cumplimiento de las actividades alrededor de los objetivos definidos, además permite:

ß Identificar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. ß Identificar los recursos necesarios en las actividades.

ß Identificar coordinaciones de trabajo con otras instituciones. ß Enlazar el objetivo con la acción.

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Aquí están los pasos a seguir:

ß Se coloca el objetivo general, especificando el tiempo en que se piensa alcanzarlo. ß Se colocan los objetivos específicos en un cuadro, los cuales deben estar directamente

relacionados con los problemas identificados.

ß Cada grupo propone actividades respondiendo a la pregunta: ¿Qué actividades se deben realizar para alcanzar el objetivo?

ß Se hace un listado con las actividades que tengan relación directa con los objetivos. ß Se analizan las actividades y se determinan cuáles son posibles de hacer.

ß Se determinan los materiales y recursos que son necesarios para llevar a cabo cada una de las actividades.

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ß Se hace un listado de cuáles serían las coordinaciones necesarias para realizar las

actividades.

ß Se establece quienes serán los responsables de cada una de las actividades, se recomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal técnico a cargo.

ß Se determina el tiempo en el que se desarrollarán cada una de las actividades.

¿Qué son los indicadores?

Un indicador es la expresión cuantitativa o cualitativa que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad, en un momento determinado. Se ha incrementado notablemente su uso y su aplicación en planes de trabajo, programas y proyectos para la toma de decisiones. Su resultado y la información que se deriva del análisis de estos indicadores han sido insumo clave para:

ß Fijar metas y/o objetivos de desarrollo. ß Identificar problemas y áreas de acción.

ß Tomar medidas y acciones sobre temas prioritarios.

En este marco, los indicadores se convierten en una herramienta fundamental: ß Evalúa y da seguimiento a las políticas, programas y proyectos establecidos. ß Precisa el estado y los procesos de evolución del nivel de vida de la población.

ß Contribuye a la determinación de políticas y programas en ámbitos como el económico, social, político y ambiental entre otros.

ß Apoya la conformación de sistemas de información en el nivel local.

ß Promueve el desarrollo e investigación socio - demográfico para la planeación local. ß Contribuye a la participación, a través de una mayor accesibilidad y transparencia de la

información, de esta manera, la realización de actividades encaminadas a la capacitación de los funcionarios de las entidades locales en el manejo de indicadores posibilita la adquisición de práctica en la utilización de instrumentos esenciales para el fortalecimiento de la gestión municipal y permite medir los niveles de eficiencia, calidad y sostenibilidad de los planes de desarrollo y el cumplimiento de las metas propuestas por el municipio.

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ß Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma, se han diseñado con catálogos de modas especializado, el indicador es el catálogo que nos indica el nivel de desarrollo logrado en la confección en dicho municipio.

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Nombre de la actividad…Feria de la Confección

Objetivo General: Promover el nivel de desarrollo de la confección en San Pedro

Masahuat

El Plan de Acción incorpora los objetivos, las actividades en relación a los objetivos, los recursos requeridos, coordinaciones institucionales, responsabilidades y responsables, con la programación de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las revisiones periódicas.

Definir los recursos a utilizar

Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos, materiales y de infraestructura. Se deben identificar tanto los recursos económicos, técnicos y financieros, así como las fuentes, instituciones, organizaciones, empresas, instancias locales, que puedan proporcionarlos.

ß Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que van apoyar la realización del evento.

Objetivos

específicos Actividades Recursos Coordinación Responsables

Período de Tiempo Indicadores A. a Elaborar variedad de prendas a. Equipos para coser Materia prima Operarias a. Singer, para prestar equipos Alcaldía para el local A Lidia Santos, encargada de logística Romeo López, coordinador del Comité operativo A 1 semana 3 tres días A

Exponer los estilos de la temporada A. b Cotizar las viñetas b. Recurso financiero Recurso humano B Alcaldía municipal para vehículos Cooperativa CONFIA para el préstamo B Cristina Flores, de Comisión de Logística José Sánchez, de la Comisión de Finanzas. B 3 días 1 semana A Cantidad de prendas elaboradas Calidad de las muestras a exponer Diseño de las viñetas A Invitar a empresarios Recurso humano Vehículos Equipo

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Control de recursos materiales

Institución Equipo /mobiliario Descripción/características Cantidad

Ministerio de

Economía Computadoras Color gris, marca HP 2 Alcaldías Canopies Color verde de 3 metros 4

ß Es importante elaborar un presupuesto de inversión, se elabora un presupuesto tentativo que contempla las actividades en que se necesitaran los recursos, generalmente la ferias se desarrollan con la modalidad de que las instituciones colaboradoras asumen los costos con su propio presupuesto de operación, no se cuenta con inversión en efectivo sino en materiales, equipos e insumos.

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Presupuesto

Nº Rubro Cantidad Fuente de financiamiento

1 Publicidad 2000 hojas volantes FEDISAL

2 Transporte 3 vehículos Alcaldía de Zacatecoluca 3 Alimentación 50 almuerzos y refrigerios Instituto Nacional

ß Seleccionar las instalaciones del evento

v La ubicación es muy importante, debe ser un lugar céntrico de la población, accesible para los participantes y visitantes.

v Las rutas del transporte colectivo cercanas al lugar.

v Los espacios deben ser amplios que permita la movilidad interna, cómoda para los visitantes.

v Con entradas y salidas señalizadas.

v Espacios con suficiente ventilación, por la afluencia. v Servicios sanitarios ubicados estratégicamente.

v Con parqueo para la descarga del mobiliario, equipo, artículos, mercadería y productos a exhibir; como también parqueo para los visitantes.

v Es indispensable, que las instalaciones estén disponibles 3 días antes, para llevar el equipo y muebles para la feria. Se deben iniciar las actividades a la hora programada.

v Debe contar con vigilancia para resguardar el mobiliario y mercadería en exposición, ya sea por parte de las instalaciones o lograda con apoyos institucionales.

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¸ Las medidas de los puestos o stand, se determina de acuerdo al espacio y al número de participantes. Ejemplo: se proveerá a cada participante con un stand de 3x3 metros, (medidas estándar).

¸ Los stands deberán estar totalmente terminados, para la hora establecida.

¸ Es responsabilidad de cada empresa participante, mantener y dejar limpia su área o stand durante y después de la actividad, por lo que llevarán bolsas plásticas para recoger la basura.

v Actividades de carácter técnico a través de conferencias presenciales, que imparten expertos.

¸ Se debe habilitar un espacio cerrado para realizar conferencias o charlas técnicas. El objetivo es ofrecer oportunidades de capacitación, en temas de actualidad relacionado con la actividad empresarial.

¸Vincular los interesados en determinado tema con las instancias correspondientes.

¸ Elaborar programación de exposiciones, procurando que éstas se realicen antes o después del horario de feria para provecho de los expositores.

v Actividades para la interrelación de los empresarios que están exponiendo. Uno de los objetivos principales es integrar y compartir experiencias entre los expositores.

v Puntos o centros de asesoría:

¸ Ubicar lugares donde estará disponible todo tipo de información sobre el evento.

¸ Asistencia técnica empresarial.

v Levantamiento de registros para actualización de bases de datos.

Debe levantarse un registro de los visitantes por día, a través de una lista con información básica, actividad que debe ser realizada por personal dedicado a estas labores, de preferencia deben ubicarse a la entrada del evento.

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Control de Asistencia

Nº Nombre Empresa Actividad económica

Dirección Teléfonos Interés del evento

1 Marta López El Uniforme

Costurera

Barrio el Centro, Zacatecoluca

2334-1537 Financiamiento a las microempresas. 2 José Rivas El Mueble Carpintero San Luis la

Herradura

2336-9800 En busca de mercado para sus productos. 3 Maria Sánchez El Amanecer

Cocinera Tecoluca 2337-1256

Asistencia técnica para

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Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral o

parcialmente y se cumpla el Plan de Acción elaborado. Para hacer el seguimiento adecuado a la ejecución del Plan y sus actividades, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• El monitoreo lo realiza la Coordinación del Comité Operativo.

• Deben realizar reuniones periódicas.

• Elaborar informes de avance.

• Establecer logros alcanzados en cada actividad.

• Determinar las dificultades y alternativas de solución implementadas en cada actividad.

• El Comité Operativo debe realizar evaluaciones periódicamente.

• Los resultados obtenidos de las evaluaciones deben darse a conocer a los involucrados en el proceso.

Revisemos

¿Qué actividades se van a desarrollar en la planificación?

Cinco grandes actividades:

1.

Definir objetivos

2.

Definir metas

3.

Determinar la estrategia

4.

Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción

5.

Monitoreo del Plan de Trabajo.

Cubriendo estas actividades, se pasa a la siguiente etapa, la de Organización, en la cual se conforma el Comité Operativo y las comisiones.

El objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con las instancias locales. Son dos actividades las que se realizan:

1.

Creación del Comité Operativo

2.

Comité Operativo en marcha

En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria, inicia organizando el recurso humano para conformar el Comité Operativo o Coordinación del Evento. Se conforma una estructura organizativa, que debe asumir la responsabilidad de ejecutar la actividad, es una estructura de carácter técnico y administrativo que tiene la responsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes y eventos paralelos.

Las municipalidades y las instancias gubernamentales, son piezas claves en el proceso, deben integrarse al Comité Organizador, incorporarse con sus recursos e iniciativas técnicas para fortalecer y potenciar el evento. Lo óptimo es que todas las instituciones y

1. 5 Sistema de Monitoreo del Plan

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organizaciones interesadas se integren, en el caso de la Microregión de Los Nonualcos, ya cuenta con una estructura de coordinación, las Mesas Sectoriales de Trabajo, en la planificación de cada una de ellas se han programado ferias, los miembros deben integrarse en el Comité Operativo para apoyar esta iniciativa.

En el proceso de organización, las empresas, instituciones y los organizadores deben de mantenerse en contacto permanente, aportando ideas, sugerencias, participando en las actividades programadas, hacer suyo el evento. Regularmente la mayor parte de actividades y responsabilidades recae en la coordinación, que termina asumiendo todo el trabajo, desde la gestión, hasta el montaje y levantamiento de información en la feria, entre otras actividades; para evitar estos problemas es importante que las instituciones designen personal técnico responsable y comprometido con la actividad.

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Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecución, es la estructura operativa interinstitucional conformada por diferentes comisiones, que van a desarrollar funciones y roles específicos en el proceso, para el éxito de la feria. La inclusión de las entidades en el Comité Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen sus roles, aportes y funciones.

Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y acciones que emprende el Comité, tanto con personal técnico y de apoyo logístico, como con aportaciones financieras, posteriormente se integran las comisiones, se conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal técnico.

El Comité Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes:

ß Coordinación general

Le corresponde asumir este rol a la institución rectora del área correspondiente al tema de la feria, debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificación, en tiempos y responsabilidades programados.

Le corresponde coordinar, supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo, recibir y revisar informes parciales de cada comisión para elaborar un Informe consolidado de resultados, no lleva implícitas funciones operativas.

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Para realizar la Feria de Empleo, la coordinación recae en la Oficina Regional Paracentral con sede en Zacatecoluca, departamento de La Paz, Ministerio de Trabajo y Previsión Social (MINTRAB).

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ß Administración e inversión

A esta comisión le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con las instituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyo financiero. Es importante, identificar los trámites, requisitos y plazos que se requieren para obtener dicho financiamiento.

Uno de los requisitos básicos es la presentación de una solicitud que acompaña a los formularios que estas entidades poseen, anexándoles los documentos que generalmente solicitan. Con los fondos autorizados para la feria, se debe dar a conocer al Comité el procedimiento para realizar las compras, la facturación para liquidar los fondos, planificar el presupuesto, no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado con el manejo de los fondos.

Entre las gestiones que se deben realizar para:

v Obtener los recursos humanos, mobiliario, equipo y financiero con las instituciones colaboradoras del evento, no necesariamente pertenecientes a las Mesas de Trabajo.

v Definir las necesidades del evento y solicitarlos.

v Gestionar las instalaciones para la feria, que cumpla con los requisitos establecidos en la planificación del evento.

v Elaborar reglamentos para los expositores, dirigido a la atención y cuidado de las instalaciones.

v Elaborar notas de invitación a las autoridades correspondientes para la inauguración del evento y/o para la participación como expositores, asesorías o en jornadas técnicas.

v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas.

v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar, en coordinación con la comisión de apoyo logístico para el montaje de stands o puestos de exposición y la distribución de los mismos.

v Programar y preparar los eventos de inauguración y de clausura.

v Elaboración de identificaciones, los miembros del comité, colaboradores, personal de las empresas participantes deberán, sin excepción, portar visiblemente su gafete de identificación de la feria o de su empresa.

ß Apoyo logístico

Coordinación y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisión de administración e inversión. Entre las funciones más importantes están:

v Distribuir los espacios, diseñar y elaborar los stands, de acuerdo a medidas estipuladas.

v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un día antes. v Apoyar a los participantes y visitantes.

v Encargados del orden y aseo de las instalaciones.

v Personal para edecanes o guías y para levantamiento de la información de asistencia, una alternativa es lograr la colaboración de colegios o institutos, el aporte es con jóvenes alumnos/as.

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ß Promoción y publicidad

Es importante:

v Elaborar una estrategia de promoción aprovechando los recursos de las diversas instancias y organizaciones, establecer un periodo de promoción y posteriormente realizar un chequeo una semana antes del evento, para conocer si realmente el evento ha sido promocionado adecuadamente.

v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento, logrando obtener patrocinios con empresas, instituciones y proyectos de la zona y de otras zonas y municipios. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos los interesados.

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FUSAI, ubicado en el Valle de San Andrés, área geográfica donde existe un tejido empresarial muy fuerte, para colaborar de manera estratégica en el evento con asistencia técnica y recursos de equipo y financieros, puede patrocinar actividades y material específico, como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la región.

v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en la población, los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecer sus capacidades.

v Las ferias deben abrir espacios de participación a otras instituciones, que dentro de su quehacer institucional tenga relación con la generación de empleo y la actividad económica. Podrían desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y el sector empresarial de la zona previo al evento, como desayunos empresariales, donde se realice una presentación del concepto de la feria, sus objetivos y metas; buscando mayor identificación y cooperación, no solo contactarlos cuando hay una actividad especial.

Este tipo de actividad permitirá ubicar a las personas de contacto, para establecer una relación permanente, durante el proceso de organización de la feria y para otras actividades.

v Mantener actualizadas las bases de datos, colectando la información de eventos anteriores y posteriormente actualizarla con el levantamiento de información en la feria.

v Organizar a las municipalidades para que convoquen reuniones, con sus redes de apoyo comunales para dar a conocer la feria, como valor agregado pueden generar ideas que emanen de la población meta.

v Elaborar diplomas de participación y entregarlos en la clausura del evento.

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ß Asistencia Técnica

Encargada de los:

v Eventos de capacitación

v Consiste en una programación de los diversos eventos y temas de capacitación que se desarrollarán, para fortalecer el conocimiento de los expositores y participantes.

v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan las conferencias o charlas técnicas.

v Utilización de herramientas técnicas, como la Rueda de Negocios.

v Establecer los Centros de Información a los visitantes y expositores, es necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economía, CONAMYPE, instituciones de financiamiento, con servicios de asistencia técnica, gestión de comercialización y asesoría técnica y para el financiamiento. Ejemplo: CONAMYPE, apoya a las empresas con el FAT (Fondo de Asistencia Técnica), lo cual les va a permitir diseñar e implementar sus propios planes de calidad.

ß Seguimiento, evaluación y sistematización

Esta Comisión realizará sus labores hasta que el proceso para realizar el evento ha finalizado, sus funciones son post- feria, está conformada por los representantes de cada comisión para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluación.

Funciones:

v Evaluación de los expositores del evento.

v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluación unificada.

v Recopilar informes individuales de cada comisión después del evento para elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones.

v Evaluar el evento con lecciones aprendidas.

v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. Asegurarse que los expositores estén dando el seguimiento a sus contactos.

v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados.

v Compilar la información de todo el proceso para sistematizar cada una las etapas.

De acuerdo a la magnitud y proyección de la feria se establecen tres tipos de Comités Operativos:

1. Comité Operativo Institucional, formado por personal de una institución. 2. Comité Operativo Interinstitucional, cada comisión esta integrada por representantes

de las instituciones, organizaciones, programas, proyectos e instancias locales,como en el caso de la Microregión Los Nonualcos, que las ferias se conforman de manera participativa.

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Estructura Organizativa del Comité Operativo

*Esta comisión está conformado por los encargados del resto de comisiones

Ya tenemos el Comité Operativo estructurado

¿qué viene después?

En el apartado anterior, se han definido comisiones con sus funciones, el próximo paso es ponerlo en marcha, para ello se requiere:

ß Elaborar un Plan de Trabajo para cada comisión

Partiendo del Plan de Acción que traza las líneas de trabajo generales, programan una reunión para elaborar de manera conjunta la planificación y programación de las actividades, el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajo para darle seguimiento a la ejecución. Se deben incorporar los objetivos, actividades, responsables y recursos. El Plan de cada comisión, con el de Acción son los instrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria, debe incluir las actividades previas (período de preparación, se debe definir cuanto tiempo se necesita), durante (el o los días del evento) y después de realizada la feria (evaluación del evento y seguimiento).

La etapa de organización y planificación son las mas importantes, si no están bien estructuradas, se peligra de no lograr un impacto en la población meta y obtener los objetivos planteados.

• Indispensable

En la ejecución de los Planes Generales y de los Planes de cada Comisión, la principal condición para que el proceso se cumpla sin interferencias ni retardos y permita una participación oportuna de los distintos actores responsables de las actividades es la coordinación.

2. 2 . El Comité Operativo en marcha

Coordinaci ón General

Seguimiento, Evaluación y Sistematización *

Asesoría institucional

Administración e Inversión

Apoyo

Logístico Promoción_y Publicidad

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Que el Coordinador General del Comité, el día del evento se dedique a instalar los canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise que todo está listo para arrancar con el acto de inauguración a la hora estipulada, chequear

• No permitir

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Plan de Trabajo de la Comisión de Logística

Objetivo Resultados Actividades Responsables Tiempo Recursos

Exposición y venta de artesanías.

10 empresarios han confirmado su participación como expositores

-Selección de participantes. - Elaborar notas de invitación. -Entregar personalmente y motivar para la participación. -Comité administrativo y de Inversión. -Promotores. 8 días Vehículo Viáticos Brochures Hojas de inscripción

Otras actividades importantes:

ß Formulación de un Reglamento Interno

Es importante elaborar el Reglamento Interno de la estructura operativa, donde se detallen sus funciones y los aspectos administrativos vinculados con el manejo del personal, gestiones y recursos.

ß Presupuesto de Inversión

Para que el Comité Operativo inicie sus actividades, es necesario asignar el presupuesto de inversión, darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisión, los aportes de las instituciones y patrocinadores, el costo de las actividades. Es importante conocer las gestiones, para obtener los recursos logísticos y de infraestructura (local, mobiliario, servicios públicos, equipo electrónico, papelería y materiales de oficina, entre otros), que son indispensables para el desarrollo del trabajo.

ß Ejecución de Actividades

Con todos los recursos humanos, técnicos, logísticos y financieros, el Comité Operativo, debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisión del Coordinador del Comité.

Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante

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Son dos grandes actividades:

1.

La creación del Comité Operativo, crear la estructura basada en los Comités de apoyo.

2.

Comité Operativo en marcha, definidos los comités y sus funciones, ya están listas las condiciones para iniciar las actividades.

• Recomendación

Es muy importante en el proceso:

ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité).

ß Los procedimientos deben estar claros.

ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones.

ß Establecer fechas máximas de ejecución.

Un punto muy importante es diseñar el perfil de la oferta y demanda

empresarial participante, en torno a sus insumos, productos y servicios.

En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la población meta: la oferta y demanda de productos y servicios. Se debe elaborar material publicitario para despertar el interés en las empresas, organizaciones, instituciones y publico en general por participar o asistir a la feria.

Pasos:

• Concepto

• Estrategia

• Directorio de Invitados

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