CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ESTRATEGICO DE LAS
TIC (PETIC) EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL
MICHEL ECHEVERRY FIGUEROA
INGENIERÍA DE SISTEMAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ESTRATEGICO DE LAS TIC
(PETIC) EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL
MICHEL ECHEVERRY FIGUEROA
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de INGENIERO DE SISTEMAS
Director: ALEJANDRO DAZA
Ingeniero de Sistemas [email protected]
INGENIERÍA DE SISTEMAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Dedicatoria
Dedico este pequeño pero significativo triunfo de mi vida a mis padres,
quienes han sacrificado prácticamente su vida
para brindarme mejores oportunidades a mí,
y de igual manera a mi tío Adolfo,
quien viviendo en un país extranjero,
continua estando presente en nuestros corazones
todos los días y quien logra motivarme
para siempre luchar ante las adversidades.
Agradecimientos
Agradezco a mi destino que me ha llevado a través de caminos de escases para enseñarme a
construir lo mejor con tan poco, al tiempo que he aprendido a reconocer aquellos que han tenido que surgir bajo las peores condiciones y a pesar de ello, han logrado forjar sus vidas con voluntad. Agradezco a todos los estudiantes de la Universidad distrital porque me han enseñado a
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ... 3
2. ANTECEDENTES ... 4
2.1. MARCOS DE REFERENCIA EN ARQUITECTURA ... 4
2.2. EL PETIC ESTABLECIDO POR MINTIC ... 5
2.3. TESIS Y ARTÍCULOS DEL SECTOR ... 7
2.4. PMIT UD 2012-2018 ... 9
3. JUSTIFICACIÓN ... 10
4. OBJETIVOS ... 11
4.1. OBJETIVO GENERAL ... 11
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 11
5. DELIMITACIÓN ... 12
5.1. ALCANCES ... 12
5.2. LIMITACIONES ... 13
6. MARCO TEÓRICO ... 15
6.1. GOBIERNO DE TI ... 15
6.2. GOBIERNO CORPORATIVO ... 15
6.3. GOBERNANZA ... 16
6.4. ARQUITECTURA DE TI ... 16
6.5. ARQUITECTURA EMPRESARIAL ... 17
6.6. THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK ... 17
6.7. ARQUITECTURA DE MINTIC Y EL MODELO IT4+ ... 19
7. MARCO METODOLOGICO ... 23
7.1. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE GOBIERNO TI ... 23
7.2. METODOLOGIA DE CONSTRUCCION DEL PETIC ... 25
7.2.1. Entendimiento estratégico ... 26
7.2.2. Diagnóstico y análisis de la situación actual ... 27
7.2.3. Estado deseado ... 28
7.2.5. Portafolio de proyectos ... 28
7.2.6. Priorización de los proyectos TI ... 30
7.2.7. Mapa de ruta ... 32
8. PETIC ... 33
8.1. Fase 0 Preliminar ... 33
8.1.1. Introducción ... 33
8.1.2. Objetivos ... 34
8.1.3. Alcance ... 35
8.1.4. Marco Normativo ... 35
8.1.5. Metodología de construcción del PETIC ... 37
8.1.6. Entendimiento estratégico ... 37
8.2. Fase 1 ... 54
8.2.1. Análisis del estado actual y deseado ... 54
8.3. Fase 2 ... 68
8.3.1. Rupturas estratégicas ... 68
8.3.2. Brechas y portafolio de proyectos ... 69
8.3.3. Portafolio de proyectos ... 78
8.3.4. Priorización de proyectos y mapa de ruta ... 80
8.3.5. Indicadores ... 84
8.3.6. Lecciones Aprendidas ... 86
8.3.7. Plan De Comunicaciones - Gestión Del Cambio... 87
9. TRABAJO FUTURO ... 90
10. CONCLUSIONES ... 91
11. REFERENCIAS ... 92
12. ANEXOS ... 94
12.1 ANEXO A: Resumen Ejecutivo Arquitectura AS IS………94
12.2 ANEXO B: Diagrama del Portafolio de Proyectos……….113
12.3 ANEXO C: Manual de Conceptos Básicos de TI………..114
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Marco de Gobernanza IT Calder-Moir ... 4
Ilustración 2: Dominios de los marcos MinTIC y TOGAF ... 13
Ilustración 3: Conformación de la Arquitectura Empresarial ... 14
Ilustración 4: Pirámide con la operación, administración y gobierno de las TI. ... 16
Ilustración 5: Modelo de Arquitectura de TOGAF 9.2 ... 18
Ilustración 6: Componentes de TOGAF 9.2 ... 19
Ilustración 7: Metodología de implantación del modelo IT4+ ... 20
Ilustración 8: Dominios del modelo de MinTIC IT4+ ... 22
Ilustración 9: Descripción de iteraciones del ADM ... 24
Ilustración 10: Metodología de construcción del PETIC ... 25
Ilustración 11: Motivadores del PETIC ... 26
Ilustración 12: Método propuesto de priorización ... 31
Ilustración 13: Categorización de los criterios de priorización ... 31
Ilustración 14 Organigrama de la Universidad Distrital ... 38
Ilustración 15: Esquema del PED 2018-2030 ... 41
Ilustración 16: Modelo de operación de procesos de SIGUD ... 42
Ilustración 17: Esquema de roles de la OAS ... 44
Ilustración 18 Estructura de roles de UDNet ... 46
Ilustración 19: Estructura de roles de RITA ... 47
Ilustración 20: Estructura de roles de PlanEsTIC ... 48
Ilustración 21: Matriz DOFA ... 51
Ilustración 22: Nivel de madurez de los dominios misionales ... 54
Ilustración 23: Nivel de madurez de los dominios tecnológicos ... 55
Ilustración 24: Diagrama del Portafolio de proyectos ... 84
Ilustración 25: Manual de Conceptos Básicos de TIC ... 88
LISTA DE TABLAS
Tabla 1: Antecedentes del sector en el PETIC ... 7
Tabla 2:Antecedentes de tesis y artículos ... 7
Tabla 3: Procedimientos del proceso Gestión de los sistemas de información ... 12
Tabla 4: Marco de clasificación de procesos (APQC) ... 13
Tabla 5: Metodología del levantamiento de información ... 27
Tabla 6: Metodología del Taller Nº1 del PETIC ... 29
Tabla 7: Metodología del Taller Nº2 del PETIC ... 30
Tabla 8: Marco Normativo del PETIC ... 36
Tabla 9: Principios Misionales de la Universidad ... 39
Tabla 10: Hallazgos del dominio de Estrategia TI ... 55
Tabla 11: Oportunidades del dominio de Estrategia TI ... 56
Tabla 12: Hallazgos del dominio de Gobierno TI ... 57
Tabla 13: Oportunidades del dominio de Gobierno TI ... 59
Tabla 14: Hallazgos del dominio de Uso y Apropiación ... 60
Tabla 15: Oportunidades del dominio de Uso y Apropiación ... 61
Tabla 16: Hallazgos del dominio de Datos e Información ... 62
Tabla 17: Oportunidades del dominio de Datos e información ... 62
Tabla 18: Hallazgos del dominio de Sistemas de Información ... 63
Tabla 19: Oportunidades del dominio de Sistemas de información ... 63
Tabla 20: Hallazgos del dominio de Servicios Tecnológicos ... 64
Tabla 21: Oportunidades del dominio de Servicios Tecnológicos ... 65
Tabla 22: Hallazgos del dominio de Seguridad de la información ... 66
Tabla 23: Oportunidades del dominio de Seguridad de la información ... 66
Tabla 24: Hallazgos del dominio de Interoperabilidad ... 67
Tabla 25: Oportunidades del dominio de Interoperabilidad ... 68
Tabla 26: Brechas del dominio de negocio ... 69
Tabla 27: Brechas del dominio de Estrategia de TI ... 70
Tabla 28: Brechas del dominio de Gobierno de TI ... 70
Tabla 29: Brechas del dominio de Uso y Apropiación ... 72
Tabla 30: Brechas del dominio de Datos e información ... 73
Tabla 31: Brechas del dominio de Sistemas de Información ... 74
Tabla 32: Brechas del dominio de Servicios Tecnológicos ... 75
Tabla 33: Brechas del dominio de Seguridad de la Información ... 76
Tabla 34: Brechas del dominio de Interoperabilidad ... 77
Tabla 35: Portafolio de proyectos e iniciativas ... 78
Tabla 36: Ponderación de los criterios de priorización ... 80
Tabla 37: Proyectos priorizados ... 80
Tabla 38: Tabla de costos para los proyectos priorizados ... 83
RESUMEN
En este proyecto se construye el Plan Estratégico de TIC para la Universidad Distrital en el cual se presentan un conjunto de proyectos priorizados para el cuatrienio 2019-2022 con el fin de proponer un modelo de mejora de capacidades para las Unidades Gestoras de TI en términos de procesos, personas, tecnología y organización. La metodología usada para la construcción del PETIC se deriva de un ejercicio de Arquitectura TI llevado a cabo por el proyecto de Gobierno TI, el cual se desarrolló en las siguientes fases: fase de entendimiento estratégico de la institución, fase diagnóstico del nivel de madurez, fase de la situación actual (AS IS), del estado deseado (TO BE), fase de análisis de brechas, y en la fase final como resultado del análisis se obtuvo un portafolio de proyectos. Para dicho ejercicio de Arquitectura se usaron los siguientes marcos de referencia: TOGAF 9.2, ISO 38500, COBIT 5 e IT4+ de MinTIC.
Conceptos clave: Arquitectura TI, Gobierno TI, Plan Estratégico de TIC, Unidades Gestoras de TI, Portafolio de proyectos.
ABSTRACT
In this project is made the IT Strategic Plan for the District University in which is presented a set of prioritized projects for the years 2019-2022 in order to propose a model for enhanced capabilities for the IT Units in terms of processes, people, technology and organization. The methodology used for the construction of the TICEP is derived from an IT Architecture exercise carried out by the IT Governance project, which developed the following phases: strategic understanding phase of the institution, diagnostic phase of the maturity level, AS IS phase, TO BE phase, gaps analysis phase, and in the final phase as a result of analysis, a portfolio of projects. For this architectural exercise, the following frameworks were used: TOGAF 9.2, ISO 38500, COBIT 5 and IT4 + from MinTIC.
3
1. INTRODUCCIÓN
2018 ha sido un año crucial para la Universidad Distrital en tanto que terminaron sus planes estratégicos; el anterior Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones, PMIT 2012-2018 y el Plan Estratégico de Desarrollo, PED 2007-2018. Por lo tanto la institución se encuentra en un punto de transición ante toda una nueva estrategia para la próxima década. Dicho cambio requiere de un esfuerzo inicial que empuje la Universidad hacia una ampliación y una mejora en la cobertura de sus funciones misionales de formación, investigación, extensión y proyección social.
En este orden de ideas es fundamental construir los nuevos planes estratégicos. El nuevo Plan Estratégico de Desarrollo, PED 2018-2030 fue aprobado este año y en él aparecen cinco lineamientos en los cuales se establecen las directrices para el crecimiento de la institución en su contexto educativo como Universidad del distrito. La construcción del Plan Estratégico de TIC debe tener en cuenta todo este panorama con el fin de brindar un musculo tecnológico suficientemente fuerte como para cumplir con los requerimientos de crecimiento que se proponen desde los motivadores externos, como el Plan Nacional de Desarrollo de Educación Superior, Plan de acción del Ministerio de Educación Nacional, Plan Estratégico de Colciencias, el Plan Distrital de Desarrollo y el Plan sectorial de la Secretaria de Educación.
El objetivo de este proyecto es construir el nuevo Plan Estratégico de TIC 2019-2030 dentro del cual se proponga un portafolio de proyectos priorizados para el primer cuatrienio 2019-2022, los cuales integren un modelo de mejora de las capacidades en términos de procesos, personas, tecnología y organización para las unidades gestoras de TI en la Universidad Distrital.
4
2.
ANTECEDENTES
2.1.
MARCOS DE REFERENCIA EN ARQUITECTURA
Las tecnologías de la información cobran un verdadero sentido cuando se entremezclan con los procesos institucionales y conforman una estructura organizacional que trabaja en armonía. Esto supone integrar de manera precisa la Arquitectura TI con la organización.
Ilustración 1: Marco de Gobernanza IT Calder-Moir
5
Y para este fin es necesario tener en cuenta marcos de referencia como ITIL, COBIT, ISO 38500, IT4+ de MinTIC, GIT4U y TOGAF para nombrar solo algunos. Los diferentes marcos favorecen el trabajo integrado y la estandarización dada la coherencia entre principios y prácticas que históricamente tienen una línea de origen interrelacionada.
En la Ilustración 1 se puede observar la denominada rueda de Calder-Moir1 en la que
se nota como una gran variedad de marcos referenciales construidos con diversos propósitos, se relacionan entre si, brindando un panorama amplio acerca de sus usos complementarios.
2.2.
EL PETIC ESTABLECIDO POR MINTIC
El marco de referencia IT4+ establecido por MinTIC2 en su dominio de estrategia
presenta toda una guía para estructurar el plan estratégico de tecnologías de la información y las comunicaciones. El objetivo de esta guía es orientar a la Dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces, durante la elaboración de su PETIC.
De acuerdo a la guía los contenidos recomendados para un PETIC son los siguientes:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE DEL DOCUMENTO 3. MARCO NORMATIVO
4. RUPTURAS ESTRATÉGICAS
5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 5.1 Estrategia de TI
5.2 Uso y Apropiación de la Tecnología 5.3 Sistemas de información
5.4 Servicios Tecnológicos 5.5 Gestión de Información 5.6 Gobierno de TI
5.7 Análisis Financiero
6. ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO 6.1 Modelo operativo
6.2 Necesidades de información 6.3 Alineación de TI con los procesos 7. MODELO DE GESTIÓN DE TI 7.1 Estrategia de TI
6
7.1.1 Definición de los objetivos estratégicos de TI
7.1.2 Alineación de la estrategia de TI con el plan sectorial o territorial
7.1.3 Alineación de la estrategia de TI con la estrategia de la institución pública 7.2 Gobierno de TI
7.2.1 Cadena de valor de TI 7.2.2 Indicadores y Riesgos
7.2.3 Plan de implementación de procesos 7.2.4 Estructura organizacional de TI 7.3 Gestión de información
7.3.1 Herramientas de análisis. 7.3.2 Arquitectura de Información 7.4 Sistemas de información.
7.4.1 Arquitectura de sistemas de información 7.4.2 Implementación de sistemas de información 7.4.3 Servicios de soporte técnico
7.5 Modelo de gestión de servicios tecnológicos
7.5.1 Criterios de calidad y procesos de gestión de servicios de TIC 7.5.2 Infraestructura
7.5.3 Conectividad
7.5.4 Servicios de operación 7.5.5 Mesa de servicios
7.5.6 Procedimientos de gestión 7.6 Uso y apropiación
8. MODELO DE PLANEACIÓN
8.1.1 Lineamientos y/o principios que rigen el plan estratégico de TIC 8.1.2 Estructura de actividades estratégicas
8.1.3 Plan maestro o Mapa de Ruta
8.1.4 Proyección de presupuesto área de TI
8.1.5 Plan de intervención sistemas de información 8.1.6 Plan de proyectos de servicios tecnológicos 8.1.7 Plan proyecto de inversión
9. Plan de Comunicaciones del PETI
7
2.3.
TESIS Y ARTÍCULOS DEL SECTOR
Atendiendo al marco de referencia de MinTIC, el cual rige instituciones públicas, nos encontramos con algunas universidades y ministerios que se alinean con el modelo. En la siguientes tablas se encuentran los antecedentes relacionados al sector y relacionados a las tesis de grado y artículos referentes al PETIC:
Tabla 1: Antecedentes del sector en el PETIC
Entidad Periodo Metodología
Ministerio de Educación Nacional
2015-2018 Marco, normativo, rupturas estratégicas, análisis de la
situación actual, entendimiento estratégico, modelo de gestión de TI, modelo de planeación, plan de comunicaciones del PETIC.
Universidad Nacional 2011 Estado actual (AS IS), estado futuro (TO BE), análisis de brechas, brechas identificadas.
Ministerio de Minas y Energía
2016-2019 Contexto formulación del PETIC, portafolio de proyectos, plan de acción para la ejecución del PETIC, presupuesto
proyectado, indicadores de gestión. Ministerio de vivienda
ciudad y territorio
2014-2019 Entendimiento estratégico, análisis de la situación actual, estado actual de la gestión de la información, estrategias de tecnología, dominio de negocio, dominio de sistemas de información, demonio de infraestructura, portafolio de proyectos de TI.
Contraloría de Bogotá 2016-2020 Entendimiento de la situación actual, contexto institucional, contexto de TI, definición de los componentes estratégicos de TI, diseño de los modelos de arquitectura, arquitectura de negocios, arquitectura de datos, arquitectura de aplicaciones, arquitectura tecnológica, portafolio de proyectos de TI, plan de implantación del portafolio de proyectos, plan de divulgación. Escuela Superior de
Administración Pública
2018-2021 Antecedentes para la construcción del PETIC, marco
metodológico, marco normativo, rupturas estratégicas, análisis de la situación actual, Entendimiento Estratégico, Modelo de Gestión de TI, Modelo de Planeación, Plan de comunicaciones del PETI.
SENA 2015-2018 Marco metodológico, Entendimiento y análisis de la situación actual, Planeación estratégica de TI, Conformación del portafolio de iniciativas estratégicas de TI, Optimización del Portafolio, Hoja de ruta, Recomendaciones generales, Modelo de estructura organizacional de la Organización de TI,
Políticas de gestión de TIC, Arquitectura de Referencia para el PETIC, Factores críticos de éxito del Plan, Despliegue
regional, Impacto del PETIC. Fuente: Autor
Tabla 2:Antecedentes de tesis y artículos
Autor (es) /Año Titulo Objetivo del trabajo
German Suarez Sánchez, 2015
Diseñar un plan estratégico de tecnología de la
información y comunicaciones para una
empresa de comercio electrónico b2b y b2c, aplicando las mejores prácticas basadas en los
Diseñar y elaborar un plan estratégico de tecnología de Información para que una empresa que quiere incursionar en el comercio electrónico pueda llevar a
cabo su direccionamiento estratégico y que le permita lograr los estándares tecnológicos mínimos y
buscar una ventaja competitiva y mantenerla, agregando valor a su cadena de valor y que el área
8
Autor (es) /Año Titulo Objetivo del trabajo
lineamientos aportados por las metodologías COBIT
5.0, ITIL e ISO 27001 Stalin David
Oviedo Vargas, 2013
Diagnóstico para la implementación de hojas de ruta en la certificación
de la industria desarrolladora de software
en Cartagena de indias
Realizar un diagnóstico para la implementación de hojas de ruta en la certificación de la Industria desarrolladora de Software en Cartagena de Indias, basándose en comparaciones de modelos de calidad
existentes aplicables a las empresas del área.
Sandra Milena Vargas Alvarado, 2017
Modelo de gobierno de ti como apoyo a los procesos
administrativos: caso universidad de los llanos
Adaptar un modelo de gobierno de tecnologías de la información que apoye el direccionamiento estratégico de la Universidad de los Llanos.
Teresa de Jesús Lucio Nieto,
2013
Marco para la definición y adecuación de una service
management office en el contexto de los servicios de
tecnologías de la información
Definición y adaptación de un marco para la implementación de un SMO dentro del contexto de
los servicios de IT como una forma de definir, monitorear y auditar procesos de operación y transición en orden de garantizar el cumplimiento de
los servicios estratégicos de IT Linda Manuela
Sánchez Mojica Juan Manuel Villamil Sierra,
2107
Plan piloto de implementación del modelo
de referencia de arquitectura empresarial
TOGAF 9.1 para la dirección de bienestar
universitario de la universidad nacional de
Colombia sede Bogotá
Ejecutar, en la Dirección de Bienestar Universitario de Sede Bogotá, un plan piloto de implementación del modelo de referencia de AE basado en TOGAF
9.1 definido por la
Universidad Nacional de Colombia; funcional a la aprehensión necesaria a alcanzar de esta metodología para su futura implementación a mediano plazo transversal a todo el macro-proceso
de Bienestar Universitario ESTEVEZ JULIO CESAR RUIZ VACA JORGE EDUARDO, 2016
Diagnóstico De La Organización Empresarial Y Plan De Negocio Para La
Explotación Comercial De Carbón Activado En Industrias TECSOL Ltda.
Proponer un plan de negocio a partir del diagnóstico actual de la organización para la explotación comercial de carbón activado en la empresa
TECSOL. Martín Darío Arango Serna, Jesús Enrique Londoño Salazar, Karla Cristina Álvarez Uribe, 2012
Capacidades de negocio en el contexto empresarial
Las capacidades de negocio posibilitan un lenguaje común en la organización, permitiendo que de forma
ágil y alineada se puedan operacionalizar las necesidades y
requerimientos que demanda el negocio en términos de procesos y servicios tecnológicos. Finalmente, se
presentan algunos instrumentos que ayudan a la operacionalización inicial de un modelo de
capacidades de negocio. FRANCISCO
ARNALDO VARGAS-BERMÚDEZ,
2014
Marcos de control y estándares para el gobierno de tecnologías de
información (TI)
En este artículo se plantea una visión general acerca del gobierno TI, y como éste se relaciona con el gobierno corporativo a través de herramientas que permiten hacer más eficiente y eficaz dicho gobierno. Se hace una breve descripción de los conceptos y de
la evolución histórica de algunas herramientas de este tipo, tales como los marcos de control (COBIT,
ISO 38500) y las normas (PMBOK, CMMI, ISO 20000, ITIL) que permiten la ejecución de los lineamientos o estrategias diseñadas por dichos
marcos, todo ello con el objeto de alinear los objetivos de gobierno de la organización con las
9
2.4.
PMIT UD 2012-2018
El Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad Distrital – PMIT (aprobado mediante el Acuerdo 01 de 2013 del CSU), fue el plan estratégico de TI, el cual define que el Sistema Integrado de Información debe estar orientado en tres direcciones: servicios, comunidad y proyección de los servicios y a su vez debe genera un ecosistema interactuante entre los diferentes sistemas de información que respondan a los componentes de servicios básicos.
10
3. JUSTIFICACIÓN
Dado que el anterior plan estratégico, llamado Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones cumplió su función, es de vital importancia la construcción de un nuevo Plan de TI para el periodo 2019-2022. Aunado a esto se tiene renovado justamente en este año el Plan Estratégico de Desarrollo PED 2018-2030, lo cual abre las puertas ante un momento crucial en el que la Universidad renueva su estrategia totalmente.
La situación anterior sumada a lo establecido por los planes nacionales, distritales y sectoriales, dejan el panorama preciso para mejorar organizacionalmente las dependencias de la institución, haciendo un enfoque especial a las capacidades de las unidades gestoras de TI.
Las Capacidades TI de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas expresadas según el marco TOGAF 9.2 como habilidades combinadas de organización, personas, procesos y tecnología3 deben mejorarse y ampliarse teniendo como objeto las Unidades
Gestoras de TI.
Para este fin se necesita de actividades diagnosticas que permitan descubrir una brecha entre la situación actual y la proyectada, dando como resultado un conjunto priorizado de proyectos e iniciativas teniendo como eje central la Arquitectura TI de la Universidad.
Para establecer dicha brecha se hará uso de los niveles de madurez sobre todos los dominios de los marcos de referencia en un programa a largo plazo, dividido en planes cortos de 3 cuatrienios, aumentando los índices de madurez de las Unidades Gestoras de TI e incluso de las demás áreas funcionales de la institución.
11
4.
OBJETIVOS
4.1.
OBJETIVO GENERAL
Proponer un modelo de mejora de las capacidades en términos de procesos, personas, tecnología y organización para las unidades gestoras de TI en la Universidad Distrital mediante la construcción del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y la Comunicación (PETIC) 2019 – 2022 en el contexto del Proyecto de Gobierno TI.
4.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
✓ Comprender el modelo operativo y organizacional de la Universidad y sus motivadores internos y externos mediante el entendimiento estratégico de la institución.
✓ Diagnosticar la situación actual de la Arquitectura TI, las capacidades y el nivel de madurez de las Unidades gestoras de TI que pertenecen al proyecto 188: RITA, PlanEsTIC, UDNet y OAS en cada uno de los dominios determinados por los marcos de referencia.
✓ Definir el estado objetivo o deseado de la Arquitectura TI de acuerdo a los hallazgos encontrados y las recomendaciones de los lineamientos establecidos por el marco de referencia IT4+ de MinTIC (MRAE).
12
5. DELIMITACIÓN
5.1.
ALCANCES
El alcance del ejercicio de Arquitectura TI considera tres criterios: amplitud, dominios y profundidad.
5.1.1. Amplitud
El modelo de operación por procesos de la Universidad Distrital establecido por SIGUD se representa a través de una cadena de valor, la cual establece 4 tipos de procesos, 5 macroprocesos y 22 procesos. Del proceso de “Apoyo a lo misional” se desprende el macroproceso de “Gestión de recursos: Gestión de los Sistemas de Información y las Telecomunicaciones”, dentro del cual se especifican 8 procedimientos:
Tabla 3: Procedimientos del proceso Gestión de los sistemas de información
Código Procedimiento
GSIT-PR-001 Desarrollar Software
GSIT-PR-002 Administración de Infraestructura y Plataformas GSIT-PR-003 Gestión de Solicitudes
GSIT-PR-004 Gestión de Incidentes GSIT-PR-005 Gestión de Problemas de TI
GSIT-PR-006 Formulación e Implementación de Proyectos de TI GSIT-PR-007 Gestión de Cambios
GSIT-PR-008 Gestión de Mantenimientos Preventivos de TI Fuente: SIGUD, Universidad Distrital
En este sentido, dichos procesos implican a las siguientes áreas gestoras:
- La Oficina Asesora de Sistemas (OAS) - La Red de datos de la universidad (UDNET)
- La Red de Investigaciones de Tecnología Avanzada (RITA)
- El Plan Estratégico de Incorporación de Medios y Tecnologías de la Información en los Procesos Educativos (PlanEsTIC)
5.1.2. Dominios
13
esta manera se tienen seis dominios establecidos por el marco de MinTIC y dos dominios extendidos propuestos por el marco de TOGAF 9.24:
Ilustración 2: Dominios de los marcos MinTIC y TOGAF
Fuente: Guía de MinTIC – Generalidades del Marco de referencia de AE
5.1.3. Profundidad
Tomando como guía el Marco de Clasificación de Procesos del American Productivity and Quality Center (APQC)5, se tomara como nivel de profundidad el
numero 3, asociando este con el correspondiente al propuesto por el SIGUD:
Tabla 4: Marco de clasificación de procesos (APQC)
APQC – PCF SIGUD
Nivel 0 – Organización Nivel 0 – Organización Nivel 1 – Categoría Nivel 1 – Macro proceso Nivel 2 – Grupo de Procesos Nivel 2 – Procesos Nivel 3 – Proceso Nivel 3 – Procedimiento Nivel 4 – Actividad Nivel 4 – Actividad Nivel 5 – Tarea Nivel 5 -
Fuente: http://www.apqc.org/process-classification-framework
5.2.
LIMITACIONES
El proyecto de Gobierno TI no comprende la construcción de una Arquitectura Empresarial de la Universidad Distrital, puesto que tal ejercicio abarcaría cada una
4 MinTIC, Lineamientos del marco de referencia y modelo IT4+ [en línea], 2016. Disponible en: https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/propertyvalues-8170_documento_pdf.pdf.
14
de las dimensiones de la institución, implicando una reestructuración entera de toda la organización.
En este sentido se excluyen los macro-procesos de Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica y Evaluación y Control, así como todos los demás procesos y procedimientos no relacionados con el grupo enmarcado al trabajo del propio proyecto.
El ejercicio tampoco incluye un diagnóstico de la Implementación de Gobierno en línea según los plazos establecidos por el decreto 2573 de 2014. No se realizará un análisis del avance de la implementación de la Estrategia de Gobierno Digital en los siguientes componentes: TIC para Gobierno abierto, TIC para Servicios, TIC para la Gestión, Seguridad y Privacidad de la Información.
Ilustración 3: Conformación de la Arquitectura Empresarial
Fuente: Equipo del proyecto de Gobierno TI
15
6. MARCO TEÓRICO
El ejercicio de la Arquitectura Empresarial plantea una línea destino entorno a la transformación de las áreas y metas de TI que entreguen mayores beneficios, mitiguen de manera adecuada los riesgos, genere optimización de recursos, obtenga una alineación con el modelo integrado de gestión, optimice procesos y calidad de TI, gestione recursos, adquisiciones, proyectos, servicios, proveedores y capacidad de TI.
Para que todo esto sea posible es necesario navegar por una serie de definiciones con la intención de abarcar conceptos mas fuertes y amplios establecidos posteriormente en los marcos referenciales de trabajo.
6.1.
GOBIERNO DE TI
Son aquellas estrategias, políticas, responsabilidades, estructuras y procesos para la utilización de las TI en una organización. Incluye tanto elementos operativos como estratégicos proyectados en el presente y futuro que guían las tareas de gestión y administración.
El principal objetivo del gobierno de las TI es conseguir la alineación entre la estrategia del negocio y la estrategia de las TI para de este modo generar valor para los grupos de interés y minimizando los riesgos. Es responsabilidad de los miembros del comité de dirección y de los altos ejecutivos de la organización, lo cual deriva en la inclusión del Gobierno de las TI dentro del Gobierno Corporativo.
6.2.
GOBIERNO CORPORATIVO
16
Ilustración 4: Pirámide con la operación, administración y gobierno de las TI.
Fuente: Gobierno TI para las Universidades, Cap. 3 Gobierno de las TI, GTI4U
6.3.
GOBERNANZA
Los dos anteriores conceptos sirven de introducción para Gobernanza, la cual es definida como la disciplina de monitoreo, gerencia y dirección (desde el punto de vista de TI o de servicios) para entregar las salidas de negocio requeridas6. Lo cual implica
que la gobernabilidad de las TI navegue entre dos mundos; el de la informática y el de la gerencia. Esto significa que la Gobernanza debe:
✓ Evaluar y determinar objetivos balanceados que la empresa debe alcanzar. ✓ Direccionar a través de priorización y toma de decisiones.
✓ Monitorizar desempeño, conformidad y progreso con base en la dirección y objetivos acordados
6.4.
ARQUITECTURA DE TI
ISO define arquitectura como la descripción formal de un sistema o el plan detallado del sistema a nivel de sus componentes, para guiar su implementación7 (ISO
42010:2007). Aplicando esta definición al contexto de las TI se puede definir como la estructura con sus componentes, interrelaciones, principios y guías que gobiernan el diseño y evolución sobre el tiempo de las TI.
17
6.5.
ARQUITECTURA EMPRESARIAL
La descripción de la estructura y su interacción con la estrategia del negocio, organización, funciones, procesos y requerimientos de información. Muy resumidamente se puede decir que la Arquitectura Empresarial se basa en cuatro dimensiones acorde lo dice TOGAF8:
✓ Arquitectura de negocios, la cual define la gobernabilidad, estrategia de negocios, la estructura y los procesos clave de una organización.
✓ Arquitectura de aplicaciones, la cual provee una perspectiva para cada uno de los sistemas de aplicación que se requiera implantar, sus interacciones y relaciones con los procesos de negocio.
✓ Arquitectura de datos, la cual describe la estructura de los datos físicos y lógicos de la organización, así como sus recursos de gestión.
✓ Arquitectura tecnológica, la cual describe la estructura de hardware, software y redes requerida para dar soporte a la implantación de las aplicaciones principales, es decir, misionales de una organización.
6.6.
THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK
TOGAF es un marco de arquitectura que proporciona los métodos y herramientas para asistir en la aceptación, producción, uso y mantenimiento de una arquitectura empresarial. Se basa en un modelo de proceso iterativo respaldado por las mejores prácticas y un conjunto reutilizable de activos arquitectónicos ya existentes.
El desarrollo original de la primera versión de TOGAF surge en 1995 basado en el Marco de Arquitectura Técnica para la Gestión de la Información (TAFIM), desarrollado por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD). El Departamento de Defensa le dio a The Open Group un permiso explícito y un estímulo para crear TOGAF basándose en el TAFIM, que a su vez fue el resultado de muchos años de esfuerzo de desarrollo y muchos millones de dólares de inversión del gobierno de los EE. UU. Ya hoy en día tenemos la versión 9.2 lanzada apenas hace unos pocos días, en Mayo de 2018.
El propósito de la arquitectura empresarial es optimizar en toda la empresa el legado a menudo fragmentado de los procesos (tanto manuales como automatizados) en un entorno integrado que responde al cambio y respalda la entrega de la estrategia comercial. Los directores generales actuales saben que la gestión y explotación efectivas de la información a través de TI es un factor clave para el éxito empresarial
18
y un medio indispensable para lograr una ventaja competitiva. Una arquitectura empresarial satisface esta necesidad, proporcionando un contexto estratégico para la evolución del sistema de TI en respuesta a las necesidades en constante cambio del entorno empresarial.
Ilustración 5: Modelo de Arquitectura de TOGAF 9.2
Fuente: TOGAF 9.2 Estándar.
Además, una buena arquitectura empresarial permite lograr el equilibrio correcto entre la eficiencia de TI y la innovación empresarial. Permite a las unidades de negocio individuales innovar de forma segura en su búsqueda de una ventaja competitiva. Al mismo tiempo, asegura que se cumplan las necesidades de la organización para una estrategia de TI integrada, lo que permite la sinergia más estrecha posible en toda la empresa extendida.
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Ilustración 6: Componentes de TOGAF 9.2
Fuente: The Open Group Presentation 2011
De esta manera se desprende el método de desarrollo de arquitectura (Architecture Development Method – ADM) el cual proporciona un proceso probado y repetible para desarrollar arquitecturas. El ADM incluye el establecimiento de un marco de arquitectura, el desarrollo de contenido de arquitectura, la transición y el gobierno de la realización de arquitecturas. Todas estas actividades se llevan a cabo dentro de un ciclo iterativo de definición y realización continua de arquitecturas que permite a las organizaciones transformar sus empresas de forma controlada en respuesta a los objetivos y oportunidades comerciales.
6.7.
ARQUITECTURA DE MINTIC Y EL MODELO IT4+
La AE ofrecida por el Ministerio TIC es un modelo construido por y para las organizaciones de Colombia, en el que se tienen en cuenta las necesidades del sector acorde a determinados puntos de importancia examinados por las instituciones públicas mas importantes del país.
20
u organizacional y permite desarrollar una gestión de TI que genere valor estratégico para la organización y sus clientes.
Ilustración 7: Metodología de implantación del modelo IT4+
Fuente: Modelo de gestión IT4+, Guía de MinTIC
De acuerdo a MinTIC en su guía de Modelo de Gestión IT4+: “El modelo busca que la tecnología contribuya al mejoramiento de la gestión apoyando los procesos para alcanzar una mayor eficiencia y transparencia en su ejecución, para que facilite la administración y el control de los recursos y brinde información objetiva y oportuna para la toma de decisiones en todos los niveles. Permite la alineación de la gestión de TI con los objetivos estratégicos de la entidad, el aumento la eficiencia de la organización y la mejora de la forma como se prestan los servicios misionales.”9
Profundizando un poco mas en el modelo de IT4+, se encuentran los dominios sobre los que se trabaja detalladamente:
✓ Estrategia de TI
Este dominio, debe permitir que se genere valor estratégico de la capacidad y la inversión en tecnología de la Universidad, teniendo como insumo la estrategia organizacional y las necesidades misionales de la universidad apalancadas con TI. Éste desarrolla la planeación estratégica de gestión de TI, políticas, portafolio de servicios TI, plan de continuidad de TI, entre otros.
21 ✓ Gobierno de TI
Este dominio brinda directrices para implementar esquemas de gobernabilidad de TI y para adoptar las políticas que permitan alinear los procesos y planes de la institución con los del sector.
✓ Datos e información
Este dominio permite definir el diseño de los servicios de información, la gestión del ciclo de vida del dato, el análisis de información y el desarrollo de capacidades para el uso estratégico de la misma.
✓ Sistemas de información
Este dominio permite planear, diseñar la arquitectura, el ciclo de vida, las aplicaciones, los soportes y la gestión de los sistemas que facilitan y habilitan las dinámicas en una institución.
✓ Servicios tecnológicos
Este dominio permite gestionar con mayor eficacia y transparencia la infraestructura tecnológica que soporta los sistemas y servicios de información en las instituciones.
✓ Uso y apropiación de TI
Éste dominio, incluye la vinculación de personal de los diferentes actores de la comunidad universitaria y el desarrollo de una cultura de adopción tecnológica para hacer productivas las inversiones de TI en la Universidad; teniendo en cuenta las capacitaciones, dotaciones, desarrollo de proyectos y la evaluación del nivel de tecnología actual de la Universidad.
✓ Seguridad y privacidad de la información
El uso de las Tecnologías de la Información conlleva la necesidad y obligación de tener las herramientas adecuadas mediante un todo un modelo completo de seguridad y privacidad de la información que garantice la integridad de los activos de información para una organización. Haciendo que este dominio sea prácticamente obligatorio dadas las condiciones de un mundo en constante crecimiento tecnológico.
✓ Interoperabilidad
22
Ilustración 8: Dominios del modelo de MinTIC IT4+
Fuente: Modelo de gestión IT4+, Guía de MinTIC
Las premisas que soportan el componente de uso y apropiación de IT4+ buscan que entre los actores (funcionarios, ciudadanos, decisores, proveedores de TI, entre otros) se genere una cultura digital personal; que les permita interiorizar el Modelo IT4+ y sus componentes, como parte de su visión frente a la tecnología y la información. De igual manera, propicia de forma continua la adopción de diferentes elementos para lograr el uso y la apropiación de los productos y beneficios que brindan los demás componentes: Gobierno de TI, Estrategia de TI, Gestión de Información, Sistemas de Información y Servicios Tecnológicos, los cuales se integran a los procesos de gestión de tecnología de cada entidad10.
23
7. MARCO METODOLOGICO
7.1.
METODOLOGÍA
DE
IMPLEMENTACIÓN
DE
GOBIERNO TI
El ADM no solo es el núcleo de TOGAF sino también un método iterativo probado para desarrollar una arquitectura, así como un conjunto de vistas que se aseguran que un conjunto de requerimientos sea dirigido adecuadamente. Los principios básicos son los siguientes:
✓ Es un método iterativo a través de todo el proceso, durante y entre fases.
✓ Cada iteración es igual a nuevas decisiones acerca de los alcances de la organización, el nivel de detalle, el horizonte temporal y el valor de la reusabilidad en la propia arquitectura.
✓ Las decisiones están basadas en la competencia, la disponibilidad de recursos y la generación de valor.
Como se observa en la Figura 9 el ADM se basa en el uso de iteraciones cíclicas que van incrementando el desarrollo en pasos11. Cada paso tiene en cuenta los
siguientes aspectos:
✓ Preliminar. Marcos y Principios: se prepara a la organización para un proyecto de arquitectura exitoso.
✓ A. Visión de arquitectura: se establece el alcance, las limitaciones y las expectativas para un proyecto TOGAF; se crea la Visión de Arquitectura; se valida el contexto comercial; se crea la declaración de trabajo de arquitectura.
✓ B. Arquitectura de negocios: se desarrollan las arquitecturas de referencia y de destino.
✓ C. Arquitectura de sistemas de información: se desarrollan arquitecturas de referencia y de destino y se analizan las brechas.
✓ D. Arquitectura de tecnología: se desarrollan las arquitecturas de base y de destino y se analiza la distancia entre una y otra.
✓ E. Oportunidades y soluciones: se realiza la planificación de implementación inicial; se identifican los principales proyectos de implementación.
24
✓ Gestión de requerimientos (transversal): se asegura de que cada etapa de un proyecto TOGAF se base y valide los requisitos del negocio.
✓ F. Planeación de la transición: se analizan costos, beneficios y riesgos; se desarrolla un Plan de Implementación y Migración detallado.
✓ G. Implementación de gobierno: proporciona supervisión arquitectónica para la implementación; asegura que el proyecto de implementación se ajuste a la arquitectura.
✓ H. Arquitectura de gestión de cambios:proporciona un monitoreo continuo y un proceso de administración de cambios para garantizar que la arquitectura responda a las necesidades de la empresa.
Ilustración 9: Descripción de iteraciones del ADM
Fuente: The Open Group Presentation 2011
25
7.2.
METODOLOGIA DE CONSTRUCCION DEL PETIC
La construcción del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones puede verse como un ejercicio de Arquitectura Empresarial con sus respectivas fases de desarrollo12; Diagnostico, revisión del estado actual, estado
deseado, análisis de brechas, mapa de ruta, implementación y gestión del cambio. Este modelo de desarrollo se estructura en tres ciclos de corto plazo compuestos por 4 años, resultando en uno a largo plazo de doce años. Dado círculo de actividades de gestión, control, planeación y optimización requieren de un ciclo de vida iterativo de constante refinamiento.
Ilustración 10: Metodología de construcción del PETIC
Fuente: Equipo del proyecto de Gobierno TI
Este ejercicio de Arquitectura, idealmente, debe iterarse anualmente con el fin de mantenerse actualizado ante los cambios y necesidades de la institución y su crecimiento constante.
Por lo tanto, para su elaboración se plantean los siguientes componentes:
12 De acuerdo al ADM (Modelo de Desarrollo de Arquitectura) de TOGAF. The Open Group, TOGAF
26
7.2.1.
Entendimiento estratégico
Acorde a la Guía de Estructura de PETIC proporcionada por el Marco IT4+ de MinTIC el entendimiento estratégico comprende un análisis del modelo operativo y organizacional de la Universidad, las necesidades de información y la alineación de TI con los procesos institucionales. También se deben identificar las políticas a nivel nacional, distrital, sectorial e institucional como motivadores en el desarrollo del PETIC.
En el anexo 01 Alineación Estratégica del PETIC se encuentran las políticas y planes de cada uno de los motivadores mencionados a continuación.
Ilustración 11: Motivadores del PETIC
Fuente: Equipo del proyecto
Esta primera sección se puede encontrar en el capítulo VI; Entendimiento estratégico. Dicho capitulo está dividido en tres partes:
✓ Estrategia de la Universidad: Se muestran los aspectos mas relevantes de la estrategia como la misión, lo visión, el organigrama, las funciones, los principios misionales, se hace un breve resumen del Plan de desarrollo (PED 2018-2030) y se muestra el modelo de operación por procesos, también conocido como la cadena de valor.
27
✓ Matriz DOFA: Con base en la información anterior, se hace un análisis de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la Universidad en materia de TIC. Este es un primer resultado del ejercicio de Arquitectura Empresarial y como herramienta de análisis, muestra valiosa información para la institución.
7.2.2.
Diagnóstico y análisis de la situación actual
Es una descripción de la situación actual de las TIC. Este análisis debe permitir conocer el estado actual o línea base a partir de la cual se debe partir para proyectar la visión de lo que se espera en materia de gestión de TI en la universidad.
La labor de diagnóstico se basa en los lineamientos y guías del marco IT4+ de MinTIC, el cual hace una separación por dominios de la siguientes manera:
✓ Dominios misionales: Estrategia de TI, Gobierno de TI y Uso y Apropiación. ✓ Dominios de tecnología: Datos e Información, Sistemas de información,
Servicios Tecnológicos, Seguridad y Privacidad de la información e Interoperabilidad.
Para conocer un poco mas acerca de los dominios de IT4+ puede ver el “Manual de Conceptos Básicos de TI” el cual se encuentra en los anexos.
La información requerida se obtuvo mediante un conjunto de reuniones, charlas y talleres dependiendo de la conformación del área gestora de TI.
Tabla 5: Metodología del levantamiento de información
Actividad Personal invitado Descripción (información obtenida)
Presentación 1 o 2 reuniones
Líderes y equipo de trabajo de las 4 áreas gestoras de TI
Reunión de presentación del
proyecto de Gobierno TI con el fin de contextualizar al personal respecto al trabajo que se busca realizar durante el año.
Diagnóstico de madurez 1 o 2 reuniones
Líderes y parte del equipo de las 4 áreas gestoras de TI Decanos, coordinadores, biblioteca e institutos internos de la UD
Se hace un breve diagnóstico del nivel de madurez siguiendo los lineamientos de cada uno de los dominios del IT4+ de MinTIC.
Levantamiento del estado actual Hasta 10 reuniones
Personal de las 4 áreas gestoras de TI
Acorde a las funciones de cada Unidad TI, se entrevistó a personal especifico con el fin de obtener información detallada.
Charla educativa 1 conferencia
Líder y equipo de trabajo de la Red de Datos UDNet
Charla educativa acerca de la gestión de procesos según el marco ITIL
Presentación del PETIC
1 reunión
Comité de informática y telecomunicaciones
Presentación, validación, priorización y aprobación del portafolio de proyectos.
28
7.2.3.
Estado deseado
Esta fase describe el deber ser o la situación deseada en materia de gestión de TI. Tomando como base la encuesta de madurez y los hallazgos obtenidos en la fase de diagnóstico, se construyen una serie de recomendaciones. Dichas recomendaciones representan un conjunto de oportunidades, las cuales a su vez terminan siendo iniciativas para el portafolio de proyectos.
En el anexo Nº5 del PETIC se encuentran por dominios, los hallazgos y las oportunidades junto a su respectivo nivel de madurez actual y deseado.
7.2.4.
Análisis de brechas
A partir del estado actual surgen una serie de brechas a resolver. Usualmente son vistas como necesidades sin resolver por parte de la institución, así como retos planteados por diferentes interesados tanto internos como externos a la organización.
7.2.5.
Portafolio de proyectos
Todo el trabajo anterior se encausa a un único resultado; un portafolio de proyectos. En consecuencia, esta fase es clave, en tanto que, brinda el resultado final del PETIC; un conjunto de iniciativas y macro-proyectos a corto, mediano y largo plazo. Esto quiere decir que los proyectos propuestos son de alto nivel y no se detallan en gran medida.
El proyecto de Gobierno Corporativo TI brinda un panorama amplio y detallado tanto de la situación actual como de la deseada e incluso una propuesta de los proyectos a ejecutar. Este trabajo facilita inmensamente la construcción del PETIC.
Para consolidar y validar el portafolio de proyectos tecnológicos, según las necesidades de la universidad y en línea a su estrategia, se planean una serie de talleres en primera instancia con las unidades TI de la Universidad, en segunda instancia con las dependencias y transversalmente con los directivos. Con el fin de obtener el apoyo y soporte de la alta gerencia, lo cual es crucial para garantizar el éxito de cualquier proyecto incluso desde antes que se planee.
Taller Nº1 del PETIC
29
Tabla 6: Metodología del Taller Nº1 del PETIC
Objetivo Actividad Resultado
Evaluar el Plan Maestro PMIT 2012-2018-1, con el fin de conocer
el estado de los indicadores e identificar oportunidades en cuanto a los ejes estratégicos importantes que permitan dar continuidad al nuevo PETIC – Plan Estratégico de
Tecnologías de Información y Comunicaciones, según los lineamientos de orden Nacional,
territorial e institucional.
Presentación por parte del equipo del Proyecto de Gobierno TI acerca del estado
del PMIT 2012-2018
Contextualización del trabajo realizado en el
PMIT
Presentar por parte la OAPC el PED 2018-2030 aprobado por el CSU, así como, las condiciones presupuestales para ser alineado
con el nuevo PETIC.
Presentación por parte del equipo del Proyecto de Gobierno TI acerca del nuevo
PED 2018-2030
Contextualización del nuevo Plan de
Desarrollo Institucional
Desarrollar un primer taller con el comité de informática ampliado
para identificar y priorizar los proyectos candidatos al PETIC 2018-2 – 2022 y presentarlo a la
comunidad universitaria para la validación y participación de los
grupos de interés.
Dinámica de integración: la telaraña humana.
Un conjunto de proyectos acorde a las iniciativas de las Unidades Gestoras de
TI. Organización de los cinco
lineamientos del PED según el orden de importancia de
mayor a menor.
Para las estrategias mas importantes del PED, plantear posibles proyectos que hagan
uso de las TIC. Determinar la influencia que
cada proyecto y estrategia tiene sobre los demás. Graficar los resultados acorde
a las tablas proporcionadas. Articular con el Proyecto de
Gobierno de TI, las soluciones y oportunidades para la formulación
de los proyectos a implementar a corto plazo e integrarlos al nuevo
PETIC.
Análisis de la información obtenida del taller con el equipo de trabajo del proyecto
de Gobierno TI.
Una propuesta inicial de portafolio de proyectos priorizados
para el cuatrienio 2018-2 -2022.
Fuente: Equipo del proyecto
En el anexo 02 Informe Taller 1 PETICse encuentra toda la información del primer taller con mayor detalle.
Taller Nº2 del PETIC
Para el segundo taller la estrategia fue bastante diferente, ya que el grupo de trabajo incluye personal de áreas mucho mas variadas. Para garantizar que todos entiendan fácilmente el tema, se construyó un manual con los conceptos básicos de TI.
30
Tabla 7: Metodología del Taller Nº2 del PETIC
Objetivo Actividad Resultado
Mostrar los resultados del primer taller realizado en mesas de
trabajo con el comité de informática ampliado, alineado al
PED 2018-2030.
Presentación por parte del equipo del Proyecto de Gobierno TI acerca del primer taller del PETIC.
Contextualización del trabajo realizado en el
primer taller
Levantar ideas de posibles proyectos para cada dependencia
mediante un breve cuestionario.
Dinámica de integración: la telaraña humana.
Un conjunto de proyectos acorde a las iniciativas de
las dependencias invitadas. Dinámica de integración:
video introductorio y la telaraña humana. Actividad lúdica: Conceptos
Básicos de TI con la aplicación interactiva Kahoot.
Encuesta de necesidades y proyectos relacionados a las
TIC.
Actividad lúdica: Tangram de arquitectura empresarial Articular los proyectos del primer y
del segundo taller con el fin de obtener un portafolio definido acorde a las necesidades de la
Universidad.
Análisis de la información obtenida del taller con el
equipo de trabajo del proyecto de Gobierno TI.
Una propuesta mas robusta del portafolio de
proyectos priorizados para el cuatrienio 2018-2
-2022. Fuente: Equipo del proyecto
En el anexo 03 Informe Taller 2 PETIC Se encuentra toda la información del segundo taller con mayor detalle.
El trabajo realizado en los dos talleres tuvo el apoyo pedagógico de las profesoras de la Catedra UNESCO, quienes nos guiaron en las actividades lúdicas para que los talleres fueran didácticos y amables con el público asistente.
7.2.6.
Priorización de los proyectos TI
31
Ilustración 12: Método propuesto de priorización
Fuente: Equipo del proyecto
El método implementado es una propuesta realizada con base en la experiencia del equipo de trabajo del Proyecto de Gobierno TI y la bibliografía relacionada con el ámbito de las TIC en el sector educativo. Con este contexto en mente y con una lista de iniciativas obtenida en la sección anterior, el siguiente paso es analizar la información del taller realizado con las áreas gestoras de TI y formular un conjunto de proyectos de alto nivel.
Una vez obtenida una lista de proyectos, estos se deben priorizar con los criterios pertinentes. La disposición y selección de dichos criterios depende del contexto organizacional, la visión de la institución, sus recursos financieros entre muchos otros factores. Cada criterio es ponderado, en orden de cuantificar la importancia de cada proyecto. La consistencia de ese resultado es analizada y finalmente se califican las alternativas de acuerdo a los criterios escogidos para obtener una decisión en forma de grafo para el portafolio de proyectos.
Los criterios con los cuales se priorizan los proyectos son los siguientes:
Ilustración 13: Categorización de los criterios de priorización
32
7.2.7.
Mapa de ruta
33
8.
PETIC
De acuerdo a la metodología planeada, la construcción del PETIC se llevó a cabo en las siguientes fases:
✓ Fase 0 Preliminar
Contextualización, Visión de la Arquitectura y entendimiento estratégico. ✓ Fase 1
Diagnóstico de la situación actual y estado deseado. ✓ Fase 2
Análisis de brechas, portafolio de proyectos, priorización y mapa de ruta. ✓ Fase 3
Ejecución de los proyectos, gestión del cambio de la Arquitectura.
Siguiendo este hilo conductor se mostrará la construcción del PETIC en el mismo orden. El resultado mostrado es fruto no solamente de un solo esfuerzo, sino de varias iteraciones de trabajo que fueron necesarias para llegar a este nivel de detalle.
8.1.
Fase 0 Preliminar
En esta fase se planea el ejercicio, dejando claro cuáles son los objetivos, los alcances y las limitaciones. Se establece una visión de lo que es la organización, su composición y estructura y se hace un entendimiento estratégico general de la Universidad, conociendo sus planes de desarrollo generales y específicos relacionados a las áreas de TI.
8.1.1.
Introducción
34
En este plan se describe la Universidad Distrital, su estructura y su estrategia, las áreas que ofrecen servicios de tecnología a las demás dependencias, el estado actual de tecnología en sus diferentes dominios: Gobierno, Estrategia, Sistemas de Información, Información, Servicios Tecnológicos, Uso y apropiación, Seguridad e Interoperabilidad.
Finalmente se define un portafolio de proyectos que, alineados a la estrategia de la universidad, se deben desarrollar para satisfacer las necesidades de tecnología y comunicaciones de las diferentes dependencias y así cumplir con la línea dada por el Gobierno a través de MINTIC bajo una perspectiva de avance tecnológico e innovación.
8.1.2.
Objetivos
Objetivos generales
Definir una propuesta para la formalización para la Universidad Distrital como direcciona sus esfuerzos en la implementación de la estrategia de Gobierno Digital y del Marco de Referencia de AE mediante la construcción del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (PETIC) 2019 - 2022.
Objetivos específicos
✓ Implementar un Gobierno consolidado de TI sobre toda la institución, el cual establezca una gobernanza que permita resolver las debilidades y necesidades en gobierno de TI y estrategia TI de las Unidades Gestoras de TI.
✓ Describir y analizar el estado actual y el nivel de madurez de las Unidades Gestoras de TI y con el estado deseado de la institución alineándose a los motivadores nacionales, territoriales, sectoriales e institucionales correspondientes para la transformación digital en la universidad.
✓ Consolidar un portafolio priorizado de proyectos e iniciativas de TI que permita resolver las necesidades para los primeros cuatro (4) años del plan de desarrollo institucional.
✓ Dejar los lineamientos establecidos que permitan implementar un Gobierno de TI en toda la Universidad, articulando el trabajo realizado en el proyecto de Gobierno TI
✓ Promover el uso y la apropiación mediante campañas continuas sobre los diferentes dominios de la tecnología.
35
8.1.3.
Alcance
El alcance de este documento es elaborar el Plan Estratégico de Tecnologías de la información y las comunicaciones; PETIC de la Universidad Distrital, en el cual se describirá el contexto de la institución, de las áreas gestoras de tecnología y el estado actual de TI.
Con el fin de hacer frente a las necesidades más demarcadas de las diferentes dependencias mediante el desarrollo de un portafolio de iniciativas y proyectos que hagan realidad la estrategia en cuanto a TI para el periodo 2019-2022. Todo esto dando cumplimiento al Lineamiento General de Estrategia 06 – PETIC del marco de referencia de MinTIC; IT4+.
El PETIC es el artefacto que se utiliza para expresar la Estrategia de TI, según el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial; haciendo parte integral de la estrategia de la universidad, conformando su visión institucional con las estrategias de las tecnologías de información y comunicación – TIC, y direccionando el resultado de un adecuado ejercicio de planeación estratégica, realizándose antes de la definición de proyectos y ejercicios detallados de Arquitectura Empresarial.
Con el PETIC se da un paso a la evolución tecnológica, debido a que permite que la universidad involucre las nuevas tecnologías de la manera más adecuada sobre sus arquitecturas y planes evolutivos. Además, busca el fortalecimiento del liderazgo, mediante la definición y utilización apropiada de un mapa de ruta de TI por parte de los directivos de la universidad en la toma de decisiones en las inversiones en Tecnología.
8.1.4.
Marco Normativo
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su caracterización como Universidad pública está regida bajo una serie de normativas cuya importancia no debe despreciarse. Así mismo en su rol como organización que maneja y resguarda activos considerables de información debe cumplir con determinadas leyes y políticas mandatarias del estado colombiano.
Por otro lado, también es relevante el marco brindado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicación que se encarga de establecer normas jurídicas que promuevan el buen ejercicio de las TIC mediante planes de acción generales sobre todo el territorio colombiano. Estar al tanto de dichas políticas brinda a la institución un panorama normativo de gran importancia que se torna crucial al momento de construir el PETIC.
36
Tabla 8: Marco Normativo del PETIC
Órgano
político Política
Año de
expedición Alcance Descripción
Comisión Distrital de
Sistemas
Resolución
Numero 305 2008 Distrital
Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de TIC
respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos
Espaciales y Software Libre.
Congreso de la República de Colombia
Ley 1341: Sociedad de la
información
2009 Nacional
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las TIC, se crea la Agencia
Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones.
CONPES
CONPES 3650: Importancia estratégica del Gobierno en línea
2010 Nacional
Somete a consideración del Consejo Nacional de Política Económica y Social – Conpes, la
declaratoria del Programa Agenda de Conectividad - Estrategia de Gobierno en Línea que el MinTIC ha venido desarrollando
a través del proyecto de inversión “Implementación y Desarrollo Agenda de
Conectividad”, como de importancia estratégica para continuar con su implementación y promoción en el orden
nacional y territorial.
CONPES
CONPES 3785: Eficiencia Administrativa
2013 Nacional
Para la financiación de algunas actividades previstas en este marco de política, se accederá a recursos de la Banca Multilateral.
Este documento describe el alcance, actividades y justificación técnica, económica
y social de esta operación de crédito, así como los lineamientos generales para la definición del esquema institucional necesario
que garantice su implementación y gestión.
Congreso de la República de Colombia
Ley 1712: Ley de Transparencia y
del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
2014 Nacional
Cuyo objeto es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.
Congreso de la República de Colombia Ley 1753: Artículo 45 estándares, modelos y lineamientos de
TIC para los servicios al
ciudadano
2015 Nacional
Bajo la plena observancia del derecho fundamental de hábeas data, el MinTIC, en coordinación con las entidades responsables
de cada uno de los trámites y servicios, definirá y expedirá los estándares, modelos,
lineamientos y normas técnicas para la incorporación de las TIC, que contribuyan a la
mejora de los trámites y servicios que el Estado ofrece al ciudadano.
DAFP Decreto número
415 2016 Nacional
Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto Numero 1083 de 2015, en lo
relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la
37 Órgano
político Política
Año de
expedición Alcance Descripción
DAFP Decreto1499:
MIPG 2017 Nacional
Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el
artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.
Comisión Distrital de
Sistemas
Resolución
Número 004 2017 Distrital
Por la cual se modifica la Resolución 305 de 2008 de la CDS en la que se expiden políticas
públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de TIC respecto a la planeación,
seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad,
infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre.
Alta Consejería Distrital de las
TIC Circular Nº041: INSTRUMENTOS DE ARQUITECTURA TI
2018 Distrital
Enviada por el Alto Consejero de las TIC el 9 de Julio de 2018, la circular pone a consideración los instrumentos de arquitectura
TI con el fin de actualizar el Plan Estratégico de TI avanzando de esta manera en la implementación de la Arquitectura TI del
distrito.
DAFP Decreto 612 2018 Nacional
Por eI cuaI se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las
entidades del Estado.
MinTIC Decreto 1008:
Gobierno Digital 2018 Nacional
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte
2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Fuente: Equipo del proyecto
8.1.5.
Metodología de construcción del PETIC
En este capítulo se explica la metodología de construcción del Plan Estratégico de TIC, la cual ya fue mostrada en el Capítulo 7, sección 2.
8.1.6.
Entendimiento estratégico
El ejercicio de construcción del PETIC está enmarcado bajo una estructura organizacional que determina un horizonte al cual proyectar la Universidad en materia de TIC. Con el fin de establecer una visión clara de la estrategia es necesario tomar algunos elementos básicos de la organización en su estado actual particularmente de sus áreas gestoras de TI.
Misión