Apoyo En Las Actividades De Organización Documental Tramitadas En Git De Control Terrestre Y Clasificación De Campo

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(1)APOYO EN LAS ACTIVIDADES DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TRAMITADAS EN EL GIT DE CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO. ELIANA FERNANDA URREGO ORJUELA.COD 20141031008. TRABAJO DE GRADO Modalidad Pasantía. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES TECNOLOGÍA EN TOPOGRAFÍA BOGOTÁ D.C 2018.

(2) APOYO EN LAS ACTIVIDADES DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TRAMITADAS EN EL GIT DE CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO. ELIANA FERNANDA URREGO ORJUELA.COD 20141031008 DIRECTOR INTERNO: JANNETH PARDO PINZÓN DIRECTOR EXTERNO: ARTURO PERILLA RAMIREZ. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES TECNOLOGÍA EN TOPOGRAFÍA BOGOTÁ D.C 2018.

(3) TABLA DE CONTENIDO OBJETIVOS.................................................................................................................................... 3. 1. 1.1.. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 3. 1.2.. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... 3 METODOLOGIA ........................................................................................................................... 4. 2. 2.1.. Inducción a la gestión documental. IGAC ................................................................................ 5. 2.2.. Familiarización Con El Archivo Existente ............................................................................... 5. 2.3.. Revisión Y Digitalización De La Documentación Por Proyectos, Planos, Y Formatos De. Almacenamiento...................................................................................................................................... 5 2.4.. Organización De La Información Digitalizada ........................................................................ 7. 3.. Resultados ........................................................................................................................................ 9. 5.. Conclusiones .................................................................................................................................. 13. 6.. BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 18.

(4) TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1Etapas de la organización de proyectos realizados en el GIT de control terrestre .................... 4 Ilustración 2 Esquema de organización de proyectos ................................................................................... 7 Ilustración 3 Relación proyectos digitalizados GIT Control Terrestre ....................................................... 10 Ilustración 4. Estadísticas de los predios analizados del Fondo de Reparación de Victimas ...................... 11 Ilustración 5Porcentaje de actividades realizadas en el Instituto Agustín Codazzi .................................... 12.

(5) 1. INTRODUCCION. La Universidad Francisco José de Caldas ofrece a sus estudiantes la oportunidad de realizar sus pasantías con base al Acuerdo 038 de 2015, por el cual se reglamenta las modalidades de grado, para obtener un título tecnológico o profesional. Esta modalidad de trabajo de grado, permite afianzar las capacidades laborales y académicas en una empresa de carácter público o privado; las pasantías son realizables en una entidad que tenga un convenio vigente con la Universidad Distrital.. El Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), es una de las entidades del sector público que tiene convenio para realizar las pasantías, el IGAC presta servicios en la generación, divulgación y conocimiento de cartografía a nivel nacional, contribuye a la creación de material catastral, estudio de suelos, investigaciones geográficas, y capacitar a su personal en sistemas de información geográfica siendo estos servicios acordes con el perfil profesional del Tecnólogo en Topografía de la Universidad Distrital. Adicionalmente, El IGAC cuenta con una Subdirección de Geografía y Cartografía que se encarga entre otras de sus funciones de ejecutar los levantamientos de campo, deslindes para proyectos relacionados con georreferenciación, topografía y la producción de cartografía, es allí donde los estudiantes que realizan las pasantías pueden reforzar los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de su carrera..

(6) 2. El presente documento describe las actividades realizadas en el Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Control Terrestre y Clasificación de Campo, dentro de las cuales está: apoyar la gestión documental, verificar la integralidad de los informes que se presentan las empresas o entidades que contratan proyectos con la Subdirección a cargo del GIT donde se debe realizar la digitalización y organización de proyectos. Las labores que los pasantes de la Universidad Distrital realizan en el IGAC son conducidas por un supervisor encargado que asigna las tareas correspondientes y los procedimientos que se deben seguir en cada etapa del proceso según los parámetros y manuales que emite la entidad. Con el fin de dar solución a los objetivos propuestos, se realizará la clasificación de la información tramitada de predios y de levantamientos topográficos realizados por el IGAC con el fin de relacionar y generar una documentación adecuada e identificar las características y contenido de cada uno de los proyectos que podrán ser incorporados a la base de datos de la Institución. Los proyectos revisados en el proceso de la pasantía requieren un control de calidad para garantizar un buen resultado a las entidades que realizan convenios con la institución; por lo tanto, la labor de los pasantes es clave en la organización documental del GIT que contribuyen a que cada proyecto o gestión realizada cuente con una copia adecuada en el sistema digital..

(7) 3. 1.. OBJETIVOS. 1.1.. OBJETIVO GENERAL. Apoyar las actividades de organización documental tramitadas en el Grupo Interno de Trabajo GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo del IGAC. 1.2.. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ✓ Realizar la compilación de documentos que conforman cada uno de los expedientes que tramita el GIT. ✓ Efectuar la organización y estructuración del material de clasificación de campo y de la información obtenida. ✓ Realizar la digitalización y organización de los proyectos realizados dentro del GIT.

(8) 4. 2.. METODOLOGIA. Para realizar las pasantías tituladas “Apoyo En Las Actividades De Organización Documental Tramitadas En El GIT De Control Terrestre Y Clasificación De Campo” se desarrolló el flujo de trabajo que se muestra en la ilustración 1.. Inducción de la gestion documental IGAC •1. Revisión y digitalización de las carpetas, planos y CD'S. Familiarización con el archivo existente. Organización de la información digitalizada. Ilustración 1Etapas de la organización de proyectos realizados en el GIT de control terrestre • •. Fuente: https://www.slideshare.net/NEIDERANDRESSIERRAPA/gestion-documental-tipos-de-archivo http://itecology.co/servicios-de-gestion-documental/.

(9) 5. 2.1.. Inducción a la gestión documental. IGAC. En este proceso se lleva cabo la sensibilización de la información que genera, verifica y valida el GIT, una vez que los pasantes se conocen la información que procesa el GIT pueden participar en los procesos de actualización de los archivos, verificar el contenido de los proyectos que realizan las entidades que tienen convenio con el IGAC los cuales están consignados y organizados en carpetas y que además contienen un respaldo digital que sirve como soporte para la oficina del GIT en caso de pérdida o daño de la información.. 2.2.. Familiarización Con El Archivo Existente. Una importante etapa en la gestión de documentación se basa en conocer correctamente los manuales y formatos que se implementan en el GIT de Control Terrestre, estos manuales proveen información sobre las pautas para diligenciar informes y datos que se obtienen en campo ya sean de carácter catastral, geográfico y/o administrativo.. 2.3.. Revisión Y Digitalización De La Documentación Por Proyectos, Planos, Y Formatos De Almacenamiento.. Cada proyecto que las empresas contratantes realizan con el GIT debe estar debidamente organizado en carpetas, con datos estructurados, digitalizados, debe tener anexos los planos con el debido formato y la información debe ser completamente accesible al personal que gestiona la documentación. El proceso de digitalización de los informes por el IGAC implica que se deben digitalizar incluso algunos expedientes técnicos, los cuales deben quedar finalmente en formato PDF conservando sus condiciones originales..

(10) 6. Es importante tener en cuenta al momento de revisar, a nivel de plano se observaba si el texto es legible, si cumple con la escala correspondiente y si las convenciones se encuentran en el plano. Estas contemplaciones se deben notificar al supervisor encargado el cual se encarga de realizar las correcciones. Los planos que se presentan para cada proyecto contienen información predial, la cual debe ser previamente verificada además de estar relacionada a una base de datos con las siguientes características: ITEM. DESCRIPCION. Código IGAC. Código asignado por el IGAC a cada bien inmueble. Fecha de salida Fecha de regreso Departamento. Fecha de partida de la comisión desde Bogotá al lugar de destino Regreso de la comisión a la ciudad de Bogotá. Departamento donde se realizará la inspección. Municipio. Municipio donde corresponde el predio. Dirección. Ubicación cartográfica del predio. Nombre del bien Tipo de diligencia. Puede ser un predio rural o urbano. Folio de matrícula inmobiliaria. Dependiendo de la etapa o el procedimiento que se realice al predio se clasifica en alistamiento, recepción e inspección. Identificación única de cada bien inmueble. Tabla 1 Atributos de los predios digitalizados.

(11) 7. 2.4. Organización De La Información Digitalizada. Para realizar el proceso de digitalización de la información se debe previamente categorizar los archivos según las empresas y por proyectos; la estructuración de la información se realiza en carpetas análogas organizadas debidamente etiquetadas y almacenadas. La información por cada proyecto se compila en un solo archivo y para cada predio se denotan una serie de carpetas y subcarpetas como se muestra en la Ilustración 2.. Ilustración 2 Esquema de organización de proyectos.

(12) 8. Si los convenios a cargo del GIT obedecen a levantamientos topográficos, el GIT los digitaliza y genera un respaldo en formato digital del cual una copia se queda en el GIT y otra copia se entrega a las empresas junto con la carpeta análoga..

(13) 9. 3. Resultados. Las actividades realizadas dentro de la oficina del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo son variadas porque comprometen la revisión, digitalización, estructuración verificación de la exactitud de la información presentada por parte del GIT de a acuerdo a lo que sea pactado en los acuerdo. Los proyectos que presentaron las empresas a la oficina del GIT corresponden a levantamientos. topográficos. realizados. en. departamentos. como. Nariño,. Antioquia,. Cundinamarca , Tolima, Arauca, Bolívar, Boyacá, Caldas, Córdoba, Magdalena, y Santander para los cuales los resultados deben entregarse en tiempos definidos específicamente por la oficina del GIT y con la adecuada gestión documental que previamente se ha requerido. Los levantamientos topográficos que realiza el IGAC son estudios realizados a otras entidades del Estado para tomar decisiones de los predios y garantizar un intercambio seguro y confidencial de información de diferentes temáticas como cartográfica, agrológica y catastral; durante el desarrollo de esta pasantía se intervinieron predios que hacen parte del Fondo de Reparación de Victimas (FRV) según el contrato FRV No.117-IGAC No. 4793 de 2017 y Oficina de Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) . El producto de los levantamientos topográficos son informes realizados por una mesa de trabajo que compone contratistas, supervisores y practicantes; estos informes requieren un control de calidad en cuanto a la integralidad de la información posteriormente su digitalización. En el proceso de pasantía se realizó la digitalización de un informe que contenía información de 475 conceptos técnicos de predios correspondientes al convenio con la Oficina de Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito UNODC , posteriormente se gestionaron los documentos con el convenio del Fondo de Reparación de Victimas (FRV); es importante aclarar que los informes.

(14) 10. anteriores fueron entregados por el IGAC en diferentes fechas a lo largo del año 2017 y durante el trascurso de la pasantía se digitalizaron aproximadamente el 30% de la totalidad de las entregas hechas al Fondo de reparación a las Victimas, en la ilustración 3 se señala la relación de los proyectos digitalizados en la oficina del GIT. Relación proyectos GIT Control Terrestre. 500 450 400 350 300 475. 250 200. 245. 150 100 50 0. Informes FRV. Conceptos técnicos. Ilustración 3 Relación proyectos digitalizados GIT Control Terrestre.

(15) 11. En la ilustración 4 se presenta la relación del número de predios analizados en el año 2017 para el Fondo de Reparación de Victimas.. 10. 1 1 3 2 6. 1 3. 12. 9. 10. 4 1 MARZO. 34. 32. 2. 1 JUNIO. 6 4 4 1 5. 1 4. 3. 1 4 1 8. 6 3 2 5. 1 4 1 5 JULIO. 40. 4. ABRIL. MAYO. AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE. Cundinamarca. Antioquia. Magdalena. Boyacá. Arauca. Córdoba. Caquetá. Quindio. Caldas. Sucre. Meta. Bolivar. Santander. Atlántico. Cesar. Tolima. Valle del Cauca. NOV/DIC. Ilustración 4. Estadísticas de los predios analizados del Fondo de Reparación de Victimas. El departamento que presenta mayor cantidad de predios intervenidos pertenecientes al fondo de Reparación de Victimas fue de Antioquia y Córdoba en los meses de abril, octubre, noviembre y diciembre donde se cumplió con el 31% del trabajo..

(16) 12. 4.. Distribución De Actividades Durante La Pasantía Durante el desarrollo de las pasantías en la oficina del GIT se pueden evidenciar claramente tres tipos de actividades que fueron designadas a los pasantes y que corresponden a la revisión de informes, a los procesos que enfrenta y a la organización de la información digitalizada, en la ilustración 4 se evidencia el porcentaje de participación en cada una de las actividades.. PORCENTAJE DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL INSTITUTO AGUSTIN CODAZZI. 25%. 30%. Revision de informes Proceso de digitalizacion Organización de la informacion digitalizada. 45%. Ilustración 5Porcentaje de actividades realizadas en el Instituto Agustín Codazzi.

(17) 13. 5. Conclusiones. •. Las empresas que generan convenios con el GIT deben conocer de forma más acertada las normas y procedimientos para la entrega de informes, esto implica que deben tener especial cuidado desde una simple etiqueta hasta la precisión de la información catastral y/o cartográfica presentada.. •. La oficina del GIT debe delegar unos funcionarios específicos que cumplan la función de sensibilización de las normas con las empresas que realizan convenios además de generar procesos que permitan la consulta de la información a través de una plataforma web de manera que sean accesibles para la empresa.. •. Los estudiantes de la Universidad Distrital tienen plenas competencias para desarrollar actividades de apoyo a la oficina del GIT dado que se requiere de conocer los procesos en levantamientos topográficos, en cartografía, y manejo de los temas que atañen.. •. Dada la importancia de la información que maneja la oficina del GIT y que corresponde a la información de la Lucha Contra la Droga y el Delito y Fondo De Reparación de Víctimas se hace indispensable que el GIT emplee una estructura de datos que pueda ser puesta a disposición de otras empresas de orden público o privado que requieran de esta información para el desarrollo de sus proyectos.. •. A pesar de las múltiples tareas que se realizaron durante la pasantía, se cumplió con la distribución adecuada de tiempo requerido para la entrega de los informes y se obtuvo el producto final de manera exitosa..

(18) 14. •. La experiencia adquirida durante el proceso de pasantía fue gratificante en cuanto al reforzamiento de términos y destrezas tanto laborales como académicas, la organización y buena administración de los documentos es clave para lograr buenos resultados, también es de gran importancia el trabajo en equipo ya que esto permitió optimizar el tiempo..

(19) 15. Glosario Altitud. Altura de un determinado lugar o de un punto de la superficie terrestre con referencia al nivel del mar (Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC, 2016). Alistamiento de bienes: El alistamiento de bienes consiste en el diagnóstico y la preparación física, jurídica, social y económica de un bien ofrecido, entregado o denunciado por un postulado al procedimiento pena especial de justicia y paz o aquellos que la Fiscalía General de la Nación haya identificado pese a que no se hayan ofrecido o denunciado por los postulados, para su eventual recepción, según tenga o no vocación de reparación, de conformidad la decisión del Magistrado con funciones de control de garantías en la audiencia en la que se decida sobre la imposición de medidas cautelares. ("Derecho del Bienestar Familiar [DECRETO_1069_2015_PR024]", 2013). Clasificación de campo: Etapa del proceso cartográfico en la cual se desarrolla la Clasificación, validación y verificación de las entidades geográficas con sus respectivos nombres geográficos a través de la captura de información en campo para su posterior publicación en un determinado producto con las especificaciones del modelo de datos previamente definido. (Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC, 2016).

(20) 16. Control de Calidad:. Proceso de verificación del cumplimiento de los elementos de calidad definidos en las especificaciones técnicas. (Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC, 2016). Control Terrestre:. Etapa del proceso cartográfico mediante la cual se realiza el levantamiento de puntos de control terrestre. (“Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC”, 2016). Fondo Para La Reparación De Las Víctimas – FRV.- Cuenta especial sin personería jurídica, creada por el artículo 54 de la Ley 975 del 2005 y administrada por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, de régimen privado. El FRV está compuesto por los bienes que a cualquier título entreguen los postulados con destino a la reparación de las víctimas, Presupuesto General de la Nación, donaciones, en dinero o en especie, nacionales o extranjeras y fuentes de financiación adicionadas por el artículo 177 de la Ley 1448 del 2011. ("Fondo para la reparación a las víctimas | Unidad para las Víctimas", 2018) Información alfanumérica Información que contiene todos los detalles que son interesantes para la gestión de la información gráfica (cartográfica), la cual tiene una variedad de fuentes, procedimientos de acceso, métodos de consulta y mantenimiento, propietarios, etc. (“Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC”, 2016) Información de referencia Conjunto de datos cartográficos digitales y análogos e información alfanumérica relacionada, que es objeto de actualización, verificación y validación. (“Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC”, 2016).

(21) 17. Inspección de bienes:. Diligencia en la cual se realiza visita física a los bienes administrados por el FRV cuyo objetivo se relaciona con las condiciones de linderos, productividad, invasiones, minería, entre otros factores relevantes que ayudan en la correcta administración de los bienes (“Procedimiento De Administración De Bienes, 2017”). Producto no conforme. Aquel que no cumple con uno o más de los requisitos especificados o que presenta alguna inconsistencia en la información. (“Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC”, 2016). Recepción. Procedimiento en el cual se realiza transferencia física de los bienes que tengan medidas cautelares por parte de la Sub-Unidad Élite de Persecución de Bienes para la Reparación de las Víctimas de la Unidad Nacional de Fiscalías para la Justicia y la Paz, o cualquier entidad competente con el propósito de que el FRV realice las gestiones necesarias para su conservación y administración. En esta etapa, también se realizarán las verificaciones tendientes a la identificación física del bien, que permitirán establecer los cambios presentados entre las etapas de alistamiento y de recepción. (“Procedimiento De Administración De Bienes, 2017”).

(22) 18. 6.. BIBLIOGRAFIA. •. ICONTEC. (2008). NTC 1486 DOCUMENTACION. PRESENTACION DE TESIS, TRABAJOS DE GRADO Y OTROS TRABAJOS DE INVESTIGACION. Enero 2017 (Icontec Internacional. Obtenido de Instituto Colombiano de Normas Técnicas.2017). •. ESPECIFICACIONES. TÉCNICAS. CARTOGRAFÍA. BÁSICA.. 2016. from. http://www.igac.gov.co/wps/wcm/connect/3fb97b80414801b4bff7bf34e8a2698c/Anexo+ 3++Manual+de+Procedimientos+Clasificaci%C3%B3n+de+Campo.pdf?MOD=AJPERE S •. FONDO. PARA. LA. REPARACIÓN. A. LAS. VÍCTIMAS.. (2018). from. http://www.unidadvictimas.gov.co/es/atencion-asistencia-y-reparacion-integral/fondopara-la-reparacion-las-victimas/80 •. PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES. (2017) (p. 3). Retrieved from https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/documentosbiblioteca/1procedimie ntodeadministraciondebienesv4.pdf. •. FORMATO DE DOCUMENTO CON NORMAS APA. (2017). Normas APA. Retrieved 8 February 2018, from http://normasapa.com/formato-apa-presentacion-trabajos-escritos/. •. DERECHO. DEL. (2013). ICBF.GOV.CO.. BIENESTAR Retrieved. FAMILIAR 10. [DECRETO_1069_2015_PR024]. January. https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/decreto_1069_2015_pr024.htm. 2018,. from.

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