1.1 La carta comercial - INFORME FINAL DE LENGUAJE

Resumen

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley de cada país.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de mucha importancia, porque en ellos queda obligada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.

Forman también el elemento fundamental para la contabilización de varias operaciones que realiza la empresa o institución.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La Correspondencia legal, es utilizada para asegurar un trato hecho entre dos partes, para demostrar que sucedió un acuerdo entre dos partes. Son legales por que cuentan con los requerimientos marcados como necesarios por las leyes locales por lo que son de carácter contundente.

Introducción

Documento elaborado a través de información obtenida de páginas Web y documentos escritos. En él podemos apreciar tres temas simples e importantes, como lo es la Correspondencia Comercial, Correspondencia Legal y Correspondencia Oficial. Dentro de la Correspondencia Comercial podemos mencionar los siguientes documentos: la Carta de Solicitud de precios, el Currículum, el Oficio, la factura, etc. En la Correspondencia Legal: la Carta de Poder, los Contratos, el Pagaré, etc. y en la Oficial: la Providencia, el Dictamen, la Resolución, el Acta, entre otros. Cada uno de estos con sus definiciones, pasos de redacción y ejemplos o modelos.

Con la finalidad de conocer la clasificación de documentos que existen y que se elaboran tanto en instituciones públicas como privadas, para el desarrollo de sus actividades; el orden en que se aplican, la utilidad de cada uno y la forma en que éstos se redactan. A la vez saber la importancia y legalidad de la que se viste cada documento, según el ámbito dónde se aplique y así tener el cuidado necesario en la redacción y compromiso que se perciba a través de ellos.

Capítulo 1

Correspondencia Comercial

1.1 La carta comercial

1.1.1 Importancia de la redacción comercial

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y puede afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose a través de ella.

La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso económico, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación escrita.

La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la literaria.

Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesía, sentido común y tacto.

1.1.2. Estilo de la correspondencia comercial

La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, sencilla y de acuerdo con las normas gramaticales.

A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que se deben tener en cuenta al redactar una carta.

1.1.2.2. Precisión: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias.

1.1.2.3. Brevedad: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que deberá leerla.

1.1.2.4. Sencillez: significa redactar en forma espontánea, utilizando palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados.

1.1.2.5. Propiedad: es el uso de las palabras mas adecuadas, de acuerdo con su real significado. Ejemplo: inadvertido – desapercibido

1.2. Carta de Solicitud de Precios

1.2.1. Función: Esta carta es enviada al proveedor o empresa a la que se le solita los precios de mercadería.

1.2.2. Importancia: esta carta importante ya que dependiendo de ella los proveedores sabrán que productos necesita el cliente para luego atenderle demanda.

1.2.3. Estructura: en esta se describe el nombre de los productos de los cuales se necesitan saber los precios.

 Describir con exactitud los nombres y cantidades detallados de cada producto.

1.2.4. Ejemplo de la carta de solicitud de precios.

A:

Calzados Bata

Barillas, Huehuetenango 26 de junio de 2010

REF: SOLICITA SOLICITUD ZAPATILLAS DEPORTIVAS MARCA NIKE Y NIKE BALANCE

Estimados Señores: Nos interesa adquirir

- Zapatillas deportivas marca NIKE número 37………. ……….15 pares

- Zapatillas deportivas marca OSMANS número

38……… 8 pares

- Zapatillas deportivas marca JOSMAY número

40………..20 pares

Agradeceremos nos indique, a la brevedad posible, descuentos y modalidades de pago. Saludamos atentamente a ustedes:

1.3. Carta de cotización

1.3.1. Función: Esta carta responde a la consulta dando la información que necesita el interesado.

1.3.2. Importancia: esta carta es la más importante de toda la compraventa, por cuanto de ella depende, de acuerdo con los precios y condiciones de venta, que se realice o no el contrato.

1.3.3. Estructura: Sobre las bases de las indicaciones que ha planteado la carta de consulta, el mensaje que cotiza se estructura con los cuatro puntos que siguen:

 Descripción exacta de la mercadería. Para ello da todos los datos referentes a la cantidad, calidad y forma de envió.

 Época del despacho. Cómo lo desea el interesado: de inmediato, diferido o fraccionado.

 Fijación exacta del precio. La carta precisa la rebaja si el pago es al contado comercial. Si es a plazo, es indispensable señalar la cuota inicial, número de cuotas, sus vencimientos, intereses, documentos que se extienden, etc.

1.3.4. Ejemplo de una carta de Cotización.

Calzados Bata

Barillas, Huehuetenango.

26 de junio de 2010

Señor

Marlon Chacón Castañeda Calzados la Barata

REF: Envía Cotización de Mercadería Apreciable Señor Chacón:

En respuesta a su carta enviada el 22 de junio, nos complace indicarle los precios de los artículos por los que usted se interesa.

- Zapatillas deportivas marca NIKE números 37 Y 38 Q.2500.00

- Zapatillas deportivas marca NIKE BALANCE número 39 Q.1900.00

Estos precios son pagaderos a 30 días y por la compra al contado, aplicamos un 15% de descuento

Estamos seguros de que esta cotización será de su completa conveniencia.

Saluda atentamente. Calzados Bata

1.4. Carta de pedido

1.4.1. Función: con esta carta, el cliente hace el pedido, conforme con la cotización que ha recibido.

1.4.2. Estructura: la estructura debe contener lo siguiente:

 Mención completa o abreviada de la cotización.

 La orden de Despacho: Reiteración de las especificaciones de los artículos, fecha de envío, medio de transporte, etc.

 Referencia a las condiciones de pago, cuando se estima necesario.

Dado que el vendedor necesita saber qué desea el comprador, este debe ser muy claro y exacto en su carta de compra.

1.4.4. Ejemplo de una carta de pedido.

LICEO MODERNO “MARLON CHACON CASTAÑEDA” Barillas, Huehuetenango

Guatemala

Guatemala 26 de Junio del año 2010 Señor:

Jefe de ventas

Calzados CHAZ CHAZ

Zona 4 Barillas, Huehuetenango Guatemala

REF: Solicita mercadería Sr. Jefe de ventas:

Ruego a usted enviarme, a la brevedad posible, las siguientes zapatillas deportivas, en las condiciones señaladas en su atenta del 30 de mayo para compras al contado.

- Zapatillas deportivas marca NIKE número 37………. ……….15 pares

- Zapatillas deportivas marca OSMANS número

38……… 8 pares

- Zapatillas deportivas marca JOSMAY número

40………..20 pares

Muy agradecidos por su atención. Saluda Atte. A usted

LICEO MODERNO “MARLON CHACON CASTAÑEDA” BRYAN ERIKITO AGUSTIN CASTAÑEDA

1.5. Carta de remisión o envío

1.5.1. Función: Esta carta anuncia el envío de la mercadería. 1.5.2. Estructura: Comprende tres puntos:

 Indica los datos del despacho: fecha del embarque, detalles de embalaje, etc.

 Incluye la documentación necesaria, como las boletas, facturas, etc. La factura es el comprobante legal de la compraventa.

 Una frase estimulante acerca de la compra, con el fin de que el cliente logre plena satisfacción.

1.5.4. Ejemplo de una carta de remisión o envío.

CALZADOS ERIKITO Santa Eulalia

HUEHUETENANGO

Señor:

Josmay Davila

Liceo Comercial “José Menéndez” Buena vista Chojzunil

GUATEMALA

REF: Anuncia envió de mercaderías

Aprecio Sr. Davila:

Con esta fecha le hemos despachado el pedido que nos formulo el 25 de Mayo. Incluimos la factura No. 2884 y la liquidación respectiva.

Mucho le agradeceremos su pronto envió del cheque por Q. 1,500.00 (un mil quinientos quetzales exactos), correspondiente al total de su compra, menos el 20% de descuento.

Estamos seguros de que su adquisición los satisfaga completamente. Saluda con todo Respeto

CALZADOS ERIKITO

Osman Adriel Castañeda GERENTE DE VENTAS

1.6. Carta de reclamo

Redactar un formato carta reclamo viene como consecuencia de un servicio que no nos ha satisfecho parcial o totalmente.

Cuando nuestras expectativas no han sido cumplidas, pero hemos pagado el precio, nos sentimos indefensos e insatisfechos. Nace la queja y es aquí donde entra en juego el formato de carta de reclamo o reclamación, o carta de queja.

Son pocas las personas que se toman la molestia de enviar una carta de reclamo, pero gracias a estas personas, los empresarios y las organizaciones que prestan sus servicios tienen la oportunidad de aprender de sus errores.

1.6.1. Ejemplo de la carta de reclamo.

Banco del Norte Oriental Calle real Alcazar nº 3 Barcelona

12 de Junio de 2009

Sr. Manolo Ortiz

Director de Fondos de inversión

Estimado señor:

Quiero mediante esta carta hacerle saber mi malestar tras los resultados obtenidos con sus fondos de inversión. Según su anuncio de compra, garantizaban un 20 % del capital, así como una rentabilidad del 10 % en los primeros 2 meses.

Lamentablemente, tras la caída de los tipos de interés y con la nueva situación de crisis en la que nos encontramos, ustedes me anunciaron en la pasada carta, adjunto fotocopia, que resulta imposible la devolución de mi capital hasta nuevo aviso.

Necesito dicho dinero para mis propios asuntos y ustedes me lo niegan.

Quiero dejar constancia de mi queja en mi nombre y en nombre de otras 120 personas a las que represento. Pronto recibirá citación judicial para dar una solución a este problema.

Sin otro cometido, se despide atentamente

1.7. Carta de aclaración

La carta de aclaración le brinda información para ayudarle durante la investigación y además, le solicita información específica que se requiere para apoyar su posición con respecto a la reclamación de un cargo presentado por algún desacuerdo.

1.7.1. ¿Cómo responder cartas de aclaraciones?

Además de enviar su respuesta por correo, también puede contestarnos por fax al número que aparece en la primera página de la Carta de Aclaración.

1.7.2. Ejemplo de la carta de aclaración.

26 de Junio de 2010

Señor:

Juan Carlos Mérida Reyes Coordinador

Universidad Panamericana Sede, Barillas, Huehuetenango

Estimado Señor: Coordinador:

En contestación a su carta del 25 de Junio de 2010, queremos aclararle que nunca ha sido nuestra intensión el impedir el acceso de su personal a nuestras plantas. Al contrario, como le hemos indicado anteriormente, siempre ha sido nuestro interés brindarle a su oficina la máxima cooperación para que puedan cumplir con el deber ministerial, es por esta razón, que el 24 de Marzo de 2010, le enviamos una carta solicitándole que nos notificara de su intención de evaluar nuestras plantas, para de esta forma poder coordinar el proceso de manera que su personal pudiera obtener toda la información necesaria para emitir sus informes sin que este proceso afectara las operaciones de la autoridad.

Con relación a la carta del 24 de Marzo de 2010, entendemos que no es del todo correcta su explicación de que su oficina solicitara mediante citación escrita nuestra comparecencia para dialogar sobre el contenido de dicha carta.

el proceso seguido por su oficina para realizar esta y las pasadas evaluaciones de nuestras plantas afectan las operaciones de la autoridad.

Entendemos que nos asiste la razón en los planteamientos que le hemos hecho en nuestras cartas del 24 de Marzo y 25 de Junio de 2010. Pero su reacción expresada en la carta que estamos contestando nos obliga a reafirmarnos en nuestra decisión anterior de solicitarle a su oficina que coordine con nosotros el acceso de su personal a las plantas de la autoridad.

Cordialmente,

1.8. Carta de llamada de cobro

1.8.1.1. Ejemplos de primera llamada de Cobro

Huehuetenango, 05 de agosto de 2010.

SEÑOR (A): PRESENTE.

Atentamente me dirijo a Usted, a efecto de hacer de su conocimiento, que al BUFETE PROFESIONAL DE ABOGADOS Y NOTARIOS, el cual esta bajo mi dirección, fue cursado el expediente a su nombre en virtud de no haber cancelado la obligación contraída con el BANCO DE DESARROLLO RURAL, SOCIEDAD ANONIMA -BANRURAL-, lo que da como consecuencia haber caído en mora.

Como consecuencia de lo anterior, se está procediendo a plantear EL JUICIO EJECUTIVO en su contra, para lograr el pago de la totalidad de la deuda contraída, intereses en mora, intereses vencidos y costas procésales, solicitándose las medidas precautorias necesarias, tales como embargo de bienes muebles e inmuebles, derechos posesorios sobre tierras, sueldos, intervenciones judiciales, arraigo, etc.

Siendo filosofía del Bufete Profesional de Abogados y Notarios dar una última oportunidad al usuario del Banco para que cumpla con la obligación contraída, se le comunica que se le concede el plazo de 5 días para que comparezca a la respectiva Agencia a solventar su deuda, caso contrario si presentará el juicio ejecutivo, ante el tribunal correspondiente solicitando las medidas precautorias que se consideren pertinentes, lo cual vendrá a perjudicar su récord crediticio.

1.8.2. Segunda carta de llamada de cobro

Pasados cinco días después de la fecha en que se esperaba el pago según lo acordado en la anterior carta de cobro ha llegado el momento de informar sobre la gravedad de la mora.

Esta carta apunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a corto plazo de un incumplimiento de pago.

1.8.2.1. Ejemplo de segunda llamada de cobro.

A: FRANCISCO GUTIERREZ ENRIQUEZ

ASUNTO: COBRO EXTRAJUDICIAL/BANRURAL FECHA: 3 de mayo de 2010

Sírvase presentarse sin excusa alguna a más tardar el día ________ de _______ del año dos mil diez en horas hábiles a la Agencia del BANCO DE DESARROLLO RURAL, SOCIEDAD ANONIMA -BANRURAL- de ________________, departamento de _____________, a solventar atraso en el pago del préstamo a Usted otorgado, caso contrario se estará presentando en su contra por este Bufete la demanda correspondiente ante los Tribunales respectivos, en cuyo caso, se procederá al embargo y remate de bienes de su propiedad, así mismo tendrá que pagar además del capital adeudado, intereses y mora, las costas procesales procedentes, por lo que es de su conveniencia acudir a la cita formulada y solventar su deuda.

Sin otro particular me suscribo de Usted, atentamente. 1.8.3. Tercera carta de llamada de cobro

15 días después de la segunda carta de cobro y siempre manteniendo la cordialidad y la calma, esta llamada debe enfatizar la gravedad de la situación.

Utilice esta comunicación para explicar al cliente que se trata de su última oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales.

1.8.3.1. Ejemplo Tercera llamada de cobro

Huehuetenango, de de 2010.

SEÑOR (A):

PRESENTE.

Atentamente me dirijo a Usted, a efecto de hacer de su conocimiento, que al BUFETE PROFESIONAL DE ABOGADOS Y NOTARIOS, el cual esta bajo mi dirección, fue cursado el expediente a su nombre en virtud de no haber cancelado la obligación contraída con el BANCO DE DESARROLLO RURAL, SOCIEDAD ANONIMA -BANRURAL-, lo que da como consecuencia haber caído en mora.

1.8.4. Ultima carta de llamada de cobro

El tono de esta carta debe ser fuerte y decidido. Su fin es confirmar el acuerdo establecido en la última carta de cobro y exigir el pago.

La carta debe ser enviada siete días después de la tercera llamada de cobros.

1.8.4.1. Ejemplo ultima llamada de cobro

Huehuetenango, 15 de Marzo de 2010

Señor: (a)

BARTOLO ORTEGA YANES

Debido al incumplimiento del pago de la deuda que usted tiene con la entidad BANCO DE DESARROLLO RURAL SOCIEDAD ANONIMA correspondiente al Crédito 7020051335 le indicamos que el articulo 1281 del Código Civil, indica lo siguiente: “El deudor perderá el derecho de utilizar el plazo después de contraída la obligación, resulte insolvente”. Recuerde también que la misma Ley Civil y Mercantil nos da el derecho de cobrarle así como la opción de negociar la obligación contraída con el Banco de Desarrollo Rural (BANRURAL).

Al referirnos al PROCESO JUDICIAL ya contamos con los requisitos esenciales para iniciarlo; puesto que BANRURAL S.A. le otorgo el servicio y cumplió con lo ofrecido siendo Usted al momento la persona que violo las condiciones acordadas en el CONTRATO. Por tal motivo debe cancelar su obligación de pago por la cantidad de Q1,310.00, de lo contrario ya esta notificado usted y acepta las consecuencias jurídicas derivadas como Cliente MOROSO. Por lo tanto le fijamos un plazo hasta el día ---para que se presente en cualquiera de las agencias BANRURAL, S. A. a negociar una forma de pago conveniente.

No esta demás informarle que si usted no se presenta el día antes mencionado estamos autorizados para publicar SU NOMBRE en los diarios de circulación y en las listas negras del sistema bancarios y comercial. Asimismo le recordamos que con la presentación de demanda se solicitan las medidas legales pertinentes según los Artículos 297-523 y 527 del Código Procesal Civil y Mercantil, tales como embargo de salarios, comisiones, pago de tiempo, extraordinario, embargo de bienes inmuebles (casa, terrenos, etc.…), bienes muebles (refrigeradora, televisor, estufa, etc.…), cuentas bancarias, bienes, arraigo y cualquier otra medida legal que pueda garantizar el pago de la deuda.

Atentamente,

1.9 Carta de información de pago

Instrumento público o privado donde el acreedor confiesa haber recibido del deudor la cantidad que le debía.

1.9.2. Ejemplo de carta de información de pago: Fecha

Como Interventor / Secretario /

De la Entidad

CERTIFICA

Que, la entidad referida ha percibido la siguiente cantidad:____________________________ Con fecha _________________________, correspondiente al___ (especificar: primer 50 % ó Segundo 50% ó 100%),______________________ de la subvención concedida en expediente Nº__________

En concepto de abono de la subvención, otorgada por el Instituto Aragonés de Empleo al Amparo de la Orden de 24 de noviembre de 2004, del Departamento de Economía, Hacienda y Empleo, por la que se adaptan las bases reguladoras y el procedimiento Para la concesión, seguimiento y justificación de las subvenciones otorgadas por el Instituto Aragonés de Empleo en el ámbito de colaboración con las Corporaciones Locales, para la contratación de trabajadores desempleados en la realización de obras y Servicios de interés general y social (BOA de 1 de diciembre de 2004), según

Resolución de fecha_________________

En__________________a____________de____________________de_________________

1.10. Carta de solicitud de empleo

La carta de solicitud de empleo nace por el interés del solicitante de expresar, a través de ésta, su interés en aplicar a determinada vacante.

Debemos mantener en mente el objetivo de ésta carta: obtener el puesto solicitado, despertando el interés del empleador de los servicios que nosotros ofrecemos, de acuerdo a nuestros conocimientos, experiencias, grado académico.

1.10.2. Ejemplo de carta de solicitud de empleo

Guatemala, 7 de agosto de 2010

Licenciado

Francisco Rodríguez Gerente General Fábrica la Gelatina 6ª. Av. 3-69, Zona 11 Ciudad, Guatemala

Estimado Licenciado:

Me he enterado en el periódico “El Conquistador” de fecha 7 de agosto, que su prestigiada empresa necesita los servicios de un Contador General.

Me gradué en 1990 en el Liceo Comercial como Perito Contador. Actualmente tengo 28 años y estoy cursando el noveno semestre de Auditoría en la Universidad de Guatemala. Trabajé en la Oficina de Contabilidades y Asociados, 25 calle 2-30, Zona 1, teléfono 32067095 extensión 15. Con el auditor Miguel Flores durante 5 años, puesto que desempeñé con responsabilidad, honestidad y demostrando mi habilidad en la contabilidad.

Agradezco su fina atención y quedo en espera de que se me conceda una entrevista en el momento que usted lo considere conveniente, adjunto a la presente curriculum vitae.

Cordialmente

Andrés Lorenzana 12 avenida 12-12, Zona 12

CC: 1 Archivo

1.1. 1Curriculum vitae

1.11.2. Ejemplo de un curriculum vitae

DATOS PERSONALES.

 NOMBRE Y APELLIDOS.

 FECHA DE NACIMIENTO (Especificando la Edad).

 CARNET DE CONDUCIR (Disponibilidad del Vehículo Propio).

 E- MAIL

 DIRECCIÓN.

 TELÉFONO.

 PROFESION

DATOS ACADÉMICOS.

 LICENCIATURA O DIPLOMATURA (Especialidad). Centro donde se cursó y período de Formación.

FORMACION COMPLEMENTARIA.  CURSOS DE FORMACIÓN.

 CURSOS GENERALES.

 (Deberá figurar el Nombre-Quién lo Organizó-Dónde se realizó- Horas de duración y Cuando-Fecha de finalización.).



DATOS PROFESIONALES.

 PRÁCTICAS EN EMPRESAS.

 CUALQUIER TIPO DE TRABAJO REALIZADO.

INFORMÀTICA.

 MANEJO DE PROGRAMAS QUE CONOCE Y NIVEL.

IDIOMAS.

 HABLADO. (Nivel Bajo-Medio-Alto).

OTROS DATOS DE INTERES

 Me considero una persona muy sociable, capacitada para las relaciones personales, constante y responsable de mi trabajo.

 Poseo disponibilidad absoluta para trabajar y total movilidad geográfica.

 (Indica si has realizado algún acto social o colaboras con alguna Asociación).

REFERENCIAS

 Señor Narciso Gómez Propietario de la Lotificación San Juan El Pino

Tel; 2631-3201

F______________________________________ (NOMBRE Y APELLIDOS)

1.12. Carta de solicitud de referencias

1.12.2. Ejemplo: de carta de solicitud de referencias MAX FACTOR 9ª Calle 3-45 Zona 9

Guatemala C. A.

07 de agosto de 2010

Señora:

Mariana de Viau 3ª Calle 7 – 64 Zona 1 Ciudad

Estimada Señora:

Hemos recibido la carta de la Señorita Miriam Patricia Montero en donde nos dice que usted puede darnos referencias sobre ella.

Nos dice también que ella estuvo trabajando para usted como secretaria en el Colegio de Estudio Integral para Secretarias durante dos años.

Podría usted enviarnos datos sobre el comportamiento, rendimiento técnico y relaciones humanas de dicha señorita. Esperamos su contestación y le agradecemos anticipadamente su colaboración.

Atentamente,

F__________________________________ Karla Castañeda

1.13. Carta de referencias

Una carta de referencia destaca las cualidades positivas de aquella persona que solicita un puesto vacante de empleo.

1.13.2. Ejemplo de la carta de referencias

7 de agosto de 2010 Mariana Sánchez 6ª av. 18 calle zona 1

Ciudad Capital BANCO PIAZA

Pº Rivadavia, 120, 5º I Att. Sr. Dr. Reinaldo Merlo Guatemala

Señor Reinaldo:

Yo, doña Mariana Sánchez, guatemalteca, mayor de edad, titular del número de identidad Nº A-1 200035, por medio de la presente carta, hago constar que conozco de vista, trato y comunicación, al ciudadano Jorge López, guatemalteco, mayor de edad, titular del documento de identidad Nº A-1 850024, el cual me ha demostrado ser una persona seria y responsable.

Constancia que expido a solicitud de la parte interesada, en la ciudad capital a los 15 días del mes de Julio de 2010.

1.14. Memorandum

Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o instituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento, ya sean instrucciones, información o petición. La mayoría de las oficinas cuentan con formatos específicos de memorándum, pero si no fuese así se elaborará en media hoja con los siguientes elementos:

• Membrete.

• La mención de ser memorándum. • Fecha.

• Nombre de la persona a quien va dirigido. • Texto.

• Firma.

1.14.2. Ejemplo de un memorandum

MEMORANDUM No. 01 – 2010

A: Luis Ovalle

De: Miriam Patricia Montero F______________________ Asunto: Solicitud de Vacaciones

Fecha: 7 de agosto de 2010

Atentamente solicito a usted mis vacaciones. Si me las concede, las tomare del 10 al 20 del presente recibiendo el sueldo que me corresponde.

MPM

1.15. Circular

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:

Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.

 Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.

 Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.

 Lugar, fecha de emisión.

 De: Indicación de quien envía la circular

 A: Indicación de a quien se envía.

 Cuerpo: El contenido de la misma.

1.15.2. Ejemplo de una circular

CIRCULAR N°: 15- 2010 ASUNTO: Charla de Tom Peters SANTIAGO, 7 de agosto de 2010 DE: GERENTE GENERAL A: GERENTES DE ÁREAS

Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa, deseo invitarlos a la charla que nos ofrecerá en nuestro salón auditórium el día 21 de junio de 2003, sobre los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".

Saludo a Uds. Atentamente. Pamela A. Ritchie

Gerente General

1.16. Oficio

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

1.16.2. Partes del oficio 1.16.2.1. Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

1.16.2.2. Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

1.16.2.3. Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

1.16.2.4. Destinatario

1.16.2.5. Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

 "Tengo a bien comunicarle..."

 "Me es muy grato comunicarle..."

 "Tengo el honor de dirigirme..."

1.16.2.6. Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,

1.16.2.7. Firma y pos-firma

 Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

 Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

1.16.2.8. Anexo

1.16.3. Ejemplo de un oficio

Ministerio de Educación Guatemala C.A.

COORDINACIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA BARILLAS, HUEHUETENANGO.

OFICIO NO.188/2007 REF.CTA Villa de Barillas, 19 de abril de 2007

Prof. (a) Pedro Sebastián Pedro Pedro Director EORM Aldea Nueva Unión Maya Barillas, Huehuetenango

Por este medio le saludo y al mismo tiempo se le comunica que lamentablemente uno de los contratos a proponer a la Escuela Oficial Rural Mixta, Aldea Sacchén, no acepto por lo cual en vista de la cantidad de alumnos que alberga la Escuela Oficial Rural Mixta de dicha aldea, no pueden quedarse en la comunidad únicamente dos docentes, por lo cual se asigna temporalmente al profesor Juan Francisco Pedro, para que labore en la comunidad en mención durante el tiempo de gestión del contrato que cubrirá el puesto. El profesor en mención debe presentarse el día lunes 23 de abril del presente año, en horario de trabajo a la Escuela Oficial Rural Mixta de la Aldea Sacchén, municipio de Barillas, departamento de Huehuetenango.

Sin otro particular me suscribo de usted con todo respeto.

Atentamente:

Licda. Aracely Figueroa de Samayoa Coordinadora Técnico Administrativa

Distrito 13-26-42

1.17.1Definición

La palabra telegrama se descompone en tele=lejos y grama= escritura. Sería algo así como escritura a lo lejos.

Un telegrama es un documento para comunicación escrita rápida, puede ser ordinario o urgente, la tarifa por el servicio se cobra de acuerdo al número de palabras contenidas en el texto del mensaje. Por este motivo se ocupa una redacción de tipo lacónico es decir concisa y breve, eliminando palabras que no representen ideas concretas.

1.17.2. Partes de un telegrama

Los telegramas constan de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre.

1.17.2.1. El encabezamiento

Este está formado por un recuadro con cuadrículas de color azul que sólo puede cumplimentar la oficina de Telégrafos.

Un apartado recuadrado con tinta negra en el que aparecen las divisiones siguientes: Destinatario, teléfono, fax, destino.

1.17.2.2. El cuerpo

Es la parte del telegrama en la que se escribe el texto. Se rellena con letras mayúsculas o mecanografiadas.

1.17.2.3. El cierre

En el se escriben las señas del expedidor, con los siguientes datos:

 Nombre

 Teléfono

 Población

1.18. Recibo

Escrito o comprobante en que se declara haber recibido una suma de dinero. Este documento debe ir firmado por el receptor para indicar que se está de acuerdo con el convenio de pago.

1.18.2. Partes del recibo

El recibo puede tener muchas modalidades y formatos, según las necesidades del ente. En general, no deberían omitirse los siguientes datos:

 Fecha

 Numero de orden

 Datos de quien recibe el pago

 Importe (preferentemente en letras y números)

 Concepto del pago

1.18.3. Modelo de un recibo

Fuente: elaboración propia

No. _______ Por Q.________

Recibí de: _______________ ________________________ La cantidad de: ___________ ________________________ Por: ____________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

________________ de _____

No. _________ Por Q. _________

Recibí de: ___________________________________

La cantidad de: _______________________________

Por: _______________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

Lugar: __________________ Fecha: ____/____/____

1.19. Factura

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

1.19.2. Partes de la factura

 La fecha de emisión de la factura.

 Numeración del documento, de manera correlativa.

 El giro o actividad del negocio que brinda el producto o servicio

 La razón social o nombre de quien recibe el producto o servicio,

1.19.3. Modelo de una factura

1. 20. Vale

Un vale es un documento comercial, utilizado para explicar de manera elocuente y rápida o para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale).

También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro. Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un vale.

1.20.2. Partes del vale

 Fecha

 Cantidad (en número y letra)

 Especificación clara sobre el concepto

 Rúbrica de autorización

1.20.3. Modelo de un vale

1.21. Cheque

Un cheque es un documento de título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta.

Jurídicamente el cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

 Número de cuenta del emisor

 Número de cheque

 Fecha y lugar de emisión

 Cantidad a pagar (números y letras)

 Nombre del receptor

 Firma del emisor

1.21.3. Área de Endoso

Para cambiar un cheque en Guatemala se requiere que el receptor presente su cédula, coloque su firma y número de cédula en la parte posterior del cheque.

1.6.3. Modelo de un cheque

Capítulo 2

Correspondencia legal

2.1. Carta de pago

Documento que da fe del pago total o parcial de una deuda, en el que el acreedor confiesa haber recibido la cantidad debida del deudor, la satisfacción total o parcial de la deuda.

Específicamente, documento acreditativo de haber realizado un ingreso en el Tesoro.

2.1.1. Modelo de carta de pago

Sr. Gerente Banrural Barillas, Huehuetenango Su Despacho.

Respetable Señor Gerente:

Páguese a la orden del señor Juan Pérez Días, con Cédula de vecindad No. de orden M-13, de Registro 38,502 extendida por el Alcalde municipal de Barillas, Huehuetenango; la cantidad de Q 5000.00 (cinco mil quetzales exactos), por concepto de arrendamiento correspondiente al mes de mayo del presente año, del Banco que usted dirige.

Lic. Baldemar López Representante Legal.

2.2. Carta Poder

La carta poder se extiende con el objeto de conferir a otra persona poder amplio para que se nos represente en asuntos de negocios, o bien en alguna actividad que requiere nuestra presencia y que por razones de salud o problemas personales, nos es imposible asistir a atender personalmente.

En algunas ocasiones es indispensable que esta carta se haga ante un notario público para que las firmas sean autenticadas. De no ser necesario este registro puede hacer en papel corriente o membretada.

representa y como consecuencia de ello lo que haga utilizando esa representación recaerá en su representado o persona que le otorgó el documento.

A pesar de si una carta poder sea limitada o general, el documento de carta poder debe de contener la siguiente información:

 El nombre de la persona recibiendo el poder.

 Una declaración específica y detallada explicando los poderes, obligaciones y responsabilidades que se otorgan a esa persona.

 Una declaración especificando por cuánto tiempo la persona tendrá la autoridad de obrar en nombre del interesado.

 La firma de la persona dando la carta poder.

2.2.1. Ejemplo de carta poder.

Asociación Barillense de Agricultores –ASOBAGRI-Manantial Carretera, Barillas, Huehuetenango

Tel. 77802063 Fax. 77802434 E-Mail. [email protected]

Barillas, 25 de julio de 2010

Virginia Floridalma

Por tener que ausentarme de Barillas por viajar a la Ciudad de Guatemala durante 10 días por razones de salud he decidido nombrarle a usted para que me represente en la reunión de Junta Directiva que se llevará a cabo el día jueves 19 de agosto en las Instalaciones de la Asociación Barillense de Agricultores-ASOBAGRI a las 8:00 de la mañana. Así como también tomará el cargo como Secretaria Administrativa de la Asociación durante este lapso.

Atentamente,

Maricelda Yaneth Mendoza Carrillo Secretaria Administrativa

ASOBAGRI

Fuente: Asociación Barillense de Agricultores

–ASOBAGRI-2.3. Contrato de Arrendamiento

Es un documento en el cual se hace constar un convenio entre dos o más personas así cómo la obligación de dar cumplimiento a las cláusulas que en él se estipulan.

2.3.1. Tipos de contratos 2.3.1.1. Verbal

Cuando las personas contratantes son de mucha confianza.

2.3.1.2. Epistolar

2.3.1.3. Simple

Cuando los interesados lo hacen sin la intervención de un notario.

2.3.1.4. Por Escritura Pública

Es decir ante un notario, quien de acuerdo con los interesados formula las condiciones, las cuales debidamente aprobadas hace pasar a su protocolo en donde firman los contratantes, y en algunos casos testigos.

Los contratantes deben contener lo siguiente:

 Nombres

 Apellidos

 Datos generales de cada persona que intervengan en el contrato

 Fecha de iniciación del contrato

 Fecha y causas por las cuales debe terminar el contrato

 Obligaciones contraídas por los contratos

 Como han de resolverse las diferencias que surjan

 Firma de las partes involucradas en el contrato

 Los contratos deben redactarse por duplicado o triplicado según el número de contratantes y necesidades del caso.

2.3.2. El arrendador

Persona propietaria del inmueble que se va a arrendar.

2.3.3. El arrendatario

2.3.4. Ejemplo Contrato de Arrendamiento

servicios completos --- SEXTO: el inquilino no podrá hacer reformas en la construcción --- SEPTIMO: cualquier daño ocasionado a la propiedad debe ser reparado por el inquilino OCTAVO: los pagos de servicio y de agua pueden ser cancelado por el arrendatario ---- NOVENO: Firma además del arrendador y arrendatario el Señor Luis Reyes Ávila con cédula M-13 58,510 en su calidad de fiador solidario del inquilino, quien declara ser propietario del Restaurante la “Cañada” situado en la en 3ra. Calle 1-2 Zona 1, quien se responsabiliza al igual que el arrendatario de cada una de las cláusulas contenidas en este Contrato

---Barillas, 25 de julio de 2010

José Francisco Reyes Fernando Morales Herrera M-13 14535 M-13 17,525

Luis Reyes Ávila M-13 58,510

Fuente: elaboración propia

2.4. Contrato de Trabajo

El Contrato es la principal herramienta que utilizamos en el mercado laboral entre quienes contratan y quienes desarrollan un trabajo. Podemos decir resumiendo mucho que un Contrato es el documento en el que se resumen las condiciones a las que el empresario y el trabajador se comprometen a desarrollar sus respectivas funciones (dependiendo del tipo de contrato que se utilice los derechos y deberes del empresario y el trabajador variarán).

2.4.1. Datos que debe contener un contrato de Trabajo:

 Lugar y fecha del Contrato.

 Determinación de la naturaleza de los servicios y del lugar o ciudad en que hayan de prestarse.

 Monto, forma y período de pago de la remuneración acordada.

 Duración y distribución de la jornada de trabajo.

 Plazo del contrato.

 Demás pactos que acordaren las partes.

2.4.2. Ejemplo del contrato de trabajo Contrato Individual de Trabajo

Edgar Santizo Molina de 45 años de edad; Nombre y Apellido del Patrono o Representante Sexo M

Casado guatemalteco 2da. Calle 2-10 zona 4 Estado Civil Nacionalidad Dirección Vecino de Barillas Huehuetenango Cédula de Vecindad No. De Orden M-13 Municipio Departamento Registro No. 22,346; Extendida en Santa Cruz Barillas, en Representación de:

Nombre de la Empresa y dirección Completa Calle 5-04 Zona 4; en la que laboran ocho trabajadores, por una parte y por otra, Sandra Calderón del Valle de 18

Nombre y apellidos del trabajador años de edad F Soltera guatemalteca 5ta. Calle -20 zona 1 Vecino de Barillas Huehuetenango; Sexo Estado Civil Nacionalidad Dirección Municipio Departamento

Cédula de Vecindad No. De Orden M-13; Registro No. 15,229 Extendida en Barillas, quienes para los efectos de este Contrato se denominará “PATRONO” y “TRABAJADOR” respectivamente, celebran “CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO” contenido en las siguientes cláusulas:

1º. La relación de trabajo se inicia el día uno de agosto de dos mil diez. 2º. El trabajador prestará los servicios siguientes: Secretaria General.

3º. Estos servicios serán prestados en Colegio Santa Marta Villas Señor 2da. Calle 5-04 zona 4 Barillas, Huehuetenango.

Nombre de la Empresa si lo tiene, dirección, Municipio, Departamento 4º. La duración del presente Contrato es noventa días, tres meses. 5º. La jornada de trabajo será de 8:00 horas diarias y de 40:00 a la semana.

6º. El salario se conviene así: Dos mil quetzales exactos. Y le será pagado en efectivo cada Mes.

Mes, semana o quincena

En el mismo Colegio. Lugar de pago

7º. Las horas extras, el séptimo día y los de asueto, le serán pagados de conformidad con los artículos 121, 126 y 127 del Código de Trabajo.

8º. Es entendido que de conformidad con el artículo 122 del Código de trabajo.

Sandra Calderón del Valle Edgar Santizo Molina Trabajador Patrono

2.5. Pagaré

Documento de crédito que sirve para hacer constar una deuda y el compromiso de pagarla en un plazo determinado.

El pagaré debe contener los siguientes datos:

 La palabra pagaré

 Nombre de la persona favorecida

 Lugar y fecha en que se hará el pago

 Cantidad en letras y en números

 Objeto por el cual se extiende

 Fecha

 Firma del codeudor

2.5.1. Ejemplo de Pagare.

Debo y pagaré al señor Fernando Morales, la cantidad de DOS MIL QUETZALES EXACTOS (2,000.00), que recibí en efectivo a mi entera satisfacción. Efectuaré el pago el 31 de agosto 2010, en su domicilio y sin requerimiento alguno.

Barillas, 19 de junio de 2010

Carlos Rodríguez Álvaro Castañeda

M.13 29,210 M-13 10,115

Capítulo 3

Correspondencia oficial

3.1. Tópicos de un documento oficial

Hay algunas pautas en cuanto al uso de este tipo de lenguaje que, si bien no aseguran el éxito absoluto, cooperan para lograrlo. Muchas de ellas no son exclusivas de él, pero tenerlas presentes, siempre importa.

Cuando se redacta un texto administrativo, no se busca la belleza del lenguaje, se persigue su utilidad. Por lo tanto, ser concisos, decir exactamente lo que se quiere, es fundamental. Los preámbulos largos y complicados distraen al lector y le impiden una comprensión cabal del asunto.

En los cuestionarios, tan frecuentes en la administración, las preguntas deberían ser planteadas directamente, sin explicaciones anteriores que, en la mayoría de los casos dispersan la atención del asunto fundamental.

3.1.1.2. La extensión de las oraciones:

Cuanto más cortas sean éstas, mayores serán las posibilidades de entendimiento. Es difícil que se sienta atracción hacia un texto administrativo. Lo más probable es que, por uno u otro motivo, nos sintamos obligados a hacerlo o a leerlo. Esto se hará menos complicado, menos tedioso si nos enfrentamos a frases cortas.

3.1.1.3. La selección del vocabulario:

Si bien siempre que se usa el lenguaje, seleccionar el adecuado es primordial, en el caso del lenguaje administrativo el tema se vuelve complicado. Se manejan determinados términos, determinadas expresiones que sólo valen para quien las domina, no para el destinatario común. Y él es el que se debe tener presente. No importa cuál sea el grado de instrucción de quien lea el escrito; si la selección de vocabulario hecha por el redactor es la adecuada, lo comprenderá.

Adecuarse a los destinatarios es una técnica que hay que dominar. Para lograrlo, convendría recordar que el lenguaje administrativo no busca el lucimiento de quien lo usa. Y, que, si alguien puede destacarse por hacerlo adecuadamente es aquél que logra que su texto sea comprendido. Lo que se puede entender la primera vez que se lee es lo que está bien escrito.

3.1.1.4. El interés del lector:

Salvo casos excepcionales, los escritos administrativos no despiertan interés. Entonces, ya que despertarlo es imposible, importa, sobre todo, simplificarle la tarea al lector. Si se recibe una carta que solicita el pago de una deuda, sólo se querrá saber, por ejemplo, qué monto tiene y de qué plazos se cuenta para saldarla. A eso tiene que apuntar el escrito.

3.2. La solicitud

Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.

Actualmente las solicitudes se redactan en papel simple y no sellado.

3.2.1.1 Facultad para firmar Solicitudes

Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria.

La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.

3.2.1.2. Partes de la Solicitud

Una solicitud debe de llevar lo siguiente.

 La Sumilla.

 Datos del destinatario

 Identificación del solicitante

 Breve razón

 Petición Final

 Despedida

 Lugar y fecha

 Firma

 Pos firma.

Y los siguientes complementarios:

 Anexo.

 Con Copia.

3.2.1.3. Ejemplo de solicitud

SOLICITA CERTIFICACIÓN DE ESTUDIOS Y SIERRE DE PENSUM

Licenciado:

Coordinador Universidad Panamericana Santa Cruz Barillas, Huehuetenango

Presente

De mi consideración:

Yo, JULIO EZEQUIEL CATAÑEDA MARTINEZ, de 36 años de edad, casado, de profesión Maestro de Educación Primaria Bilingüe (español Q’anjob’al) con residencia en la tercera avenida 3-71 Barrio San Julián, zona 2, santa Cruz Barillas, departamento de Huehuetenango, identificado con cedula de vecindad numero de orden M-13 y registro 27908, extendida en la municipalidad de esta población, ante usted

EXPONGO:

Que siendo requisito indispensable la presentación de Certificación de Estudios y Sierre de Pensum para optar a un traslado en mi actual trabajo, recurro a su despacho a fin de que tenga a bien ordenar que por el departamento de notas se me expida los documentos mencionados, correspondientes a la carrera de Profesorado de Educación Media y Certificación de cursos de la carrera: Técnico en Gerencia Administrativa, que actualmente estoy cursando y para lo cual cumplo con los requisitos correspondientes. Por tanto:

SOLICITO: Que por recibida la presente y de el trámite correspondiente.

Que previo análisis a mi petición pueda aprobarme dos originales de certificación de estudios y sierre de pensum de la carrera Profesorado de educación media, así como también dos originales de los cursos a la fecha de la carrera de técnico en Gerencia Administrativa.

Atentamente.

Santa Cruz Barillas, 31 de julio de 2010.

F.________________________________ Prof. Julio Ezequiel Castañeda Martínez c.c. Arch.

3.3. Providencia

Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe seguirse y pide informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal, la providencia puede escribirse por distintos motivos.

Los motivos comunes para la emisión de una providencia son:

 Pedir antecedentes

 Mandar a ratificar

 Mandar a oír a otra oficina

 Presentación de pruebas

 Mandar a archivar.

3.3.2. Partes de una providencia.

La providencia debe contener los siguientes datos:

 Nombre de la oficina administrativa

 Fecha (en letras)

 Asunto

 Número correlativo

 Objetivo de la misma

 Firma del funcionario

3.3.3. Ejemplo de Providencia:

Providencia solicitando dictamen

DIRECCION GENERAL DE RENTAS INTERNAS, MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS DE GUATEMALA.

Guatemala, treinta y uno de julio de dos mil diez.

Solicita Exoneración de multa

No. 001/08/2010 Pase al departamento de multas para que estudie el caso del interesado y emita dictamen.

Licenciado: Juan Carlos Mérida Reyes Director

ANEXO 1 FOLIO

JCMR/jecm

c.c. Archivo

3.4. Dictamen

El dictamen es un documento técnico que contiene la opinión autorizada de un especialista, órgano de accesoria o comisión especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, médico, de ingeniería o técnico logístico.

El dictamen se emite a pedido de la autoridad competente; quien al solicitarlo, precisa con claridad, el tema o asunto específico sobre el cual requiere opinión.

El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de juicio para la solución de problemas y facilita la toma de decisiones de los órganos de gobierno. Es potestad de la autoridad competente tomarlo en cuenta o no – en todo o en parte – el momento de decidir sobre lo que se ha emitido opinión. Muchas veces los dictámenes – así como los informes – sirven de base para los acuerdos de los órganos de gobierno, que luego se hacen conocer como resoluciones.

Los servidores públicos están obligados a emitir dictamen – cuando se lo soliciten – con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con sujeción estricta a las normas legales establecidas.

Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisión dictaminadora tienen la obligación de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se puede emitir por unanimidad, por mayoría y por minoría. El dictamen es por unanimidad cuando todos están de acuerdo con el contenido del documento y lo firman; es por mayoría, cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y es por minoría, cuando los que discrepan de la opinión de la mayoría emiten su propio dictamen, juntos o cada uno. El dictamen en minoría se adjunta al por mayoría y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opinión.

En caso de descubrirse la emisión de un dictamen deliberadamente defectuoso o parcializado, sus autores podrán ser objeto de sanción administrativa y penal.

El dictamen se usa en la administración pública y se redacta en papel A4. Es remitido a la autoridad que lo solicito con todos los antecedentes y anexos que lo sustentan, formando un expediente.

3.4.2. Área de difusión

El dictamen es un documento de carácter interno; vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita.

3.4.3. Facultad para elaborar y firmar dictámenes

El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un órgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o una comisión especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una sola persona o por minoría, lo es por su autor o autores.

El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, está obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido.

3.4.4. Partes del dictamen Partes obligatorias:

 Lugar y fecha

 Destinatario

 Asunto (a veces, opcional)

 Referencia

 Texto

 Antefirma

 Firma, pos firma y sello

 "Con copia"

 Pie de página

Partes complementarias:

 Membrete

 Nombre del año

 Anexo

3.4.5. Ejemplo del dictamen.

650- DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN VOCACIONAL O TÉCNICA.

Guatemala, treinta y uno de julio de dos mil diez.

INTERESADO: Abner Alexander Velásquez

ASUNTO: Solicita equivalencias del plan de estudios De perito contador al de secretariado oficinista.

Dictamen 002/2010

PRIMERO: Que el expediente ha sido encontrado en orden y que las notas obtenidas son satisfactorias.

SEGUNDO: Que de acuerdo con el reglamento de exámenes, artículo No. 010 pueden concederse las equivalencias solicitadas.

Con el presente dictamen vuelva este expediente al señor ministro, para lo que considere conveniente.

Erika Guadalupe Hernández Juan Carlos Mérida Supervisora Director

Anexos: (No. de folios) c.c.Arch.

3.5. Resolución

Es la decisión que se toma respecto de un asunto, después de haber reunido todos los datos, de haberse formado un juicio al respecto y de haber analizado el fondo del mismo. Indica el final del procedimiento es definitivo, en algunos casos pueden interponerse recursos,

La resolución contiene las siguientes palabras.

 Considerando sirve para indicar.

 Por lo tanto expresa las leyes en que se basa la resolución

Una Resolución es una decisión o fallo de una autoridad bien sea del gobierno, sociedad, corporación, junta directiva, cuerpo colegiado, etc. Es un documento preparado por una persona o un grupo de personas en el que se expresa un reconocimiento de un hecho o acontecimiento con motivo de: indicar acción, honrar, felicitar, expresar condolencia o pena, conmemorar un suceso, una protesta, etc. Consta de considerandos y resueltos. Pueden surgir en una reunión y puede ser presentada por uno o varios miembros.

3.5.2. Los considerándos

Son una serie de conceptos que preceden y explican el contenido del fallo o dictamen. Por la secuencia que guardan entre sí, ya que constituyen el motivo del fallo y deben ser separados por punto y coma. Si contiene tres considerándoos o más, se debe de enumerar.

3.5.3. Los resueltos

Constituyen el fallo o la decisión acordada. Como cada resuelto o acuerdo forma una cláusula con sentido completo, va separado por un punto.

3.5.4. Ejemplo de una resolución.

Resolución

MINISTERIO DE EDUCACION, Guatemala, quince de junio de dos mil diez

ASUNTO: Juan Antonio Ruiz solicita

Permiso de licencia con goce de sueldo

orden y satisfactorio POR LO TANTO: Este Ministerio con la ley en mención RESUELVE: Conceder por esa vez licencia con goce de sueldo durante un mes únicamente con el 50% del suelo, notifique al interesado.

Licenciada Ana Ordóñez de Molina Ministra de Educación

Anexo: 4 folios

c.c. 1 Archivo

AOM/mymc

3.6. Notificación

La palabra notificación proviene en su etimología de “notio” que quiere decir conocer. En el caso de las decisiones judiciales, para que éstas sean conocidas por las partes, sus letrados o los terceros interesados, se requiere que sean notificadas, el contenido de un acto administrativo a efecto de que estén en posibilidad de cumplirlo o de impugnar

3.7. Convocatoria

Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones públicas o privadas, mediante el cual se invita o convoca a las personas para concursar, informar o dar trámite de un asunto.

3.7.2. Elementos necesarios para realizar una convocatoria:

 Nombre de quien o quienes convocan.

 La palabra CONVOCATORIA con letras grandes.

 Asunto por el que se les convoca (curso, carrera, evento)

 Lugar y fecha del evento.

 Requisitos a cubrir para el evento (bases)

3.7.2. Ejemplo de una convocatoria.

La Secretaría de Educación Pública, a través de la Comisión Mixta de Capacitación Magisterial, CONVOCA a todos los servidores públicos que laboren en las áreas de servicios administrativos y docentes a participar en la presentación de un estudio denominado "Análisis de la Educación Cívica" de acuerdo a las siguientes

B A S E S

 Elaboración de un estudio técnico-científico del comportamiento cívico del ciudadano guatemalteco, en cuanto a costumbres, carácter, comportamiento, educación y convivencia social.

 Es obligatorio informar la tecnología aplicada para la realización de este trabajo.

 Los candidatos que deseen participar en esta Convocatoria, previamente acudirán a la Comisión Mixta de Capacitación Magisterial para entregar Curriculum Vitae con fotografía, entrevista y registro de su candidatura.

 El trabajo podrá realizarse individualmente o en grupo.

 Los trabajos que se presenten deberán ser inéditos en su contenido general y específico.

 La fecha de inscripción se abrirá el día 1o. de junio próximo y quedará cerrada a los 30 días calendario.

 Todos los trabajos presentados contendrán el nombre completo del concursante o seudónimo registrado el día de su inscripción.

3.8. El acta

El Acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.

El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de resoluciones, envío de circulares, oficios, etc.

Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o casi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.

Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.

Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, suspensión o rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.

dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspección administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento.

Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que está obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los demás.

Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto.

3.8.2. Otra definición

Es un documento que se fracciona en el libro autorizado para el efecto; contiene la descripción acto o hechos que ocurren en un momento determinado.

Se aplica para dejar constancia por escrito de lo ocurrido, tratado o acordado en una junta reunión.

3.8.3. Pasos para redactar un acta Un acta debe contener lo siguiente:

 Número de acta

 Nombre del lugar (cantón, caserío, aldea, municipio, departamento, etc.)

 Local de la reunión y nombres de los participantes.

 Cuerpo del acta (puntos tratados)

 Cierre del acta (en el último punto)

 Nombres, firmas e impresiones digitales de los participantes, sellos.

3.8.4. Ejemplo de un acta.

Acta No 01-2010

En la aldea Nuevo Manantial, Barillas, Huehuetenango, siendo las siete horas con treinta minutos del día lunes diecisiete de mayo del año dos mil diez, reunidos en el local que ocupa la dirección de la escuela arriba mencionada, el director del establecimiento profesor Miguel Ángel López y el profesor Juan Otoniel Pablo Mateo para dejar constancia de lo siguiente. PRIMERO: El profesor Juan Otoniel Pablo Mateo se presenta a este establecimiento con el nombramiento regular, número cero dos mil cuatrocientos veinte (002,420), donde se le nombra como Director Profesor Titulado, presupuestado a este, en sustitución de la profesora María Isabel Alonzo Pedro. SEGUNDO: El Director del Establecimiento profesor Miguel Ángel López le da formal posesión al profesor Juan Otoniel Pablo Mateo, como profesor de grado de este establecimiento, pidiéndole responsabilidad en el desempeño de su labor como docente. TERCERO: Por su parte el señor Juan Otoniel Pablo Mateo agradece el recibimiento dado por parte del director y manifiesta su deseo de cumplir con eficacia su asignación. CUARTO: No habiendo más que hacer constar en la presente, se da por finalizada a una hora después de su inicio, en el mismo lugar y fecha, firmando para constancia los que en ella intervenimos. Damos fe.

F__________________________ Sello F______________________________ Miguel Ángel López Juan Otoniel Pablo Mateo

Conclusiones

 Los documentos comerciales son todos aquellos comprobantes extendidos por escrito en los cuales se deja constancia de las operaciones y actividades que se realizan en la actividad mercantil a la que se dedica la empresa o institución.

 Aprueban el control de las operaciones ejercidas por la empresa o el comerciante a la vez nos sirven de apoyo para la elaboración de la contabilidad.

 La Correspondencia legal nos sirve para asegurar un trato hecho entre dos partes

 La correspondencia legal cuenta con los requerimientos marcados como necesarios por la legislación local para tener carácter indudable.

 Los Documentos Oficiales son documentos que se visten de formalidad