C ALIFICACIÓN Fondo Accival 90 Riesgo Administrativo y Operacional F – BRC 1 (Uno Sencillo)

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Marzo de 2002

FONDO ACCIVAL 90

ACCIONES Y VALORES S.A.

SOCIEDAD COMISIONISTA DE BOLSA

B

ANKWATCH

R

ATINGS DE

C

OLOMBIA

S.A.

C

ALIFICACIÓN

Fondo Accival 90 Riesgo Administrativo y Operacional

F – BRC 1 (Uno Sencillo)

La información contenida en este documento se basa en la información acerca del área administrativa y operativa del

fondo de valores, el manual de administración de riesgos y estados financieros de la Sociedad Administradora a diciembre

de 2001.

1. Perfil del Fondo

El FONDO ACCIVAL 90 es un Fondo de Valores abierto, de títulos de contenido crediticio, mediano plazo y riesgo conservador. El fondo realizará inversiones de riesgo conservador en valores de renta fija de mediano plazo. El perfil de inversionista hacia el cual va dirigido ACCIVAL 90, es aquel que desee hacer inversiones a corto plazo con un minimo de tiempo de 90 dias renovables a su voluntad y asi participar en el portafolio de inversiones del FONDO. El aporte mínimo para el ingreso al fondo es de quinientos mil pesos ($500.000) representados en unidades y para la permanencia en el mismo será de mínimo doscientos mil pesos ($200.000) también representados en unidades. La SOCIEDAD administradora percibirá como beneficio a su gestión de administración una remuneración hasta del 5% nominal anual sobre el valor neto de ACCIVAL 90. Dicha remuneración se liquidará y causará diariamente y se cancelará al final de cada mes a la SOCIEDAD administradora dentro de los 5 primeros días siguientes a cierre del mes anterior

La redención anticipada total o parcial de los derechos generará a cargo del cliente y a favor de ACCIVAL 90, una penalización diferencial, de acuerdo con los días que falten para el cumplimiento de cada trimestre de permanencia en el FONDO. La multa será entre un 1% y un 0.5% dependiendo del momento en que se haga el retiro con respecto al plazo de inversión.

2. Fundamentos de la Calificación

La calificación del fondo es F –BRC 1 (Uno Sencillo) en grado de inversión, en sus aspectos de Riesgo Administrativo y Operacional, que indica que el fondo posee un buen desarrollo operativo y administrativo, sin embargo es más vulnerable a acontecimientos adversos tanto internos como externos que aquellos con la máxima calificación.

La calificación se fundamenta en que las condiciones operativas y administrativas del fondo son buenas, posee una adecuada y conservadora metodología por parte de la división técnica de la comisionista para la asignación de cupos y operaciones permitidas, y con una experiencia de 5 años por parte de la firma como administrador del fondo Accival a la vista.

En cuanto a las políticas de liquidez, el fondo podrá realizar operaciones de cobertura, tales como forwards, opciones, futuros y swaps en beneficio del portafolio de inversión y de la rentabilidad de los adherentes. Las operaciones de liquidez no podrán exceder el 30% del activo total del fondo y se realizarán únicamente para subsanar defectos transitorios de liquidez

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En cuanto al control del riesgo de mercado, la Firma está desarrollando por intermedio de su Departamento Técnico, una metodología de cálculo de VaR que en un principio deberá estar ajustada para la operación diaria de la firma (sin incluir los fondos de valores), y aprobada por Junta Directiva a partir del mes de abril de 2002. El objetivo siguiente es adecuar una nueva metodología de medición de riesgo que se ajuste a los portafolios de los Fondos de Valores que administra la Sociedad. Como parte de este desarrollo interno, se han venido mejorando los aspectos de análisis técnico y fundamental, de los cuales se están realizando reportes diarios que son utilizados por todas las unidades de negocio incluyendo los Fondos de Valores. Adicionalmente se realizan informes que son presentados mensualmente al Comité de Riesgo, al cual asiste el Gerente de los Fondos de Valores.

El Departamento Técnico está integrado por dos personas que analizan las variables del mercado, cuyos resultados son la base para la toma de decisiones de inversión por parte de las diversas unidades de negocios de la comisionista. Con la información suministrada por esta área, el Director del Fondo efectúa igualmente un análisis diario de sensibilidad del portafolio con el sistema SIFIVAL para establecer posibles efectos negativos en el portafolio y tomar decisiones que permitan mitigar los riesgos asumidos frente a cambios en las tendencias del mercado.

La vinculación de los adherentes del fondo se hará en forma personalizada a través de un área comercial conformada por 12 personas, quienes antes de vincular al cliente efectúan un estudio de su perfil y de la procedencia de sus recursos, esto con el fin de cumplir con la normatividad referente a lavado de activos y asegurar la estabilidad de estos en el Fondo.

La comisionista cuenta con una adecuada tecnología en hardware y software que le permite ejecutar las operaciones diarias que realiza el fondo. Adicionalmente, mantiene una adecuada comunicación que le permite un manejo eficiente de las cuentas bancarias donde se realizan las adiciones y retiros. El software instalado ejecuta los procesos de cierre en forma diaria y controla expost los montos máximos de inversión por emisor, monto y tipo de inversión, de igual forma genera listados diarios, estadísticas y extractos.

Las labores de mesa de negociación, área operativa y área de análisis de riesgo se encuentran claramente separadas, y son ejecutadas por personas capacitadas con clara definición de sus actividades y conocimiento del mercado. La firma cuenta además con procedimientos que permiten la ejecución de sus actividades en forma ágil. Su estructura operativa es pequeña pero suficiente tendiendo en cuenta el tamaño del fondo.

Análisis DOFA Fortalezas

9 Conservadoras políticas de inversión.

9 Completo análisis de los emisores y las contrapartes por parte del Departamento Técnico de la firma comisionista

9 Cumplimiento estricto de las normas de control de lavado de activos.

9 Servicios adicionales a sus suscriptores brindando valor agregado al fondo, tales como extracto trimestral, consulta de cuentas por medio de internet, consulta telefónica de saldos y movimientos y servicio de mensajería para adiciones o retiros del fondo

Debilidades

9 El centro de computo no cuenta con la seguridad necesaria para asegurar la información de los clientes y de la Firma como tal.

Oportunidades

9 Explotación de la nueva fuerza comercial de los fondos en procura de un crecimiento acorde con las metas proyectadas.

9 Mayor explotación de las sinergias entre áreas.

Amenazas

9 Efectos del tres por mil en el crecimiento del fondo 9 Inestabilidad en las tasas de interés.

9 Cambios en la reglamentación vigente.

3. La Sociedad Comisionista

ACCIONES Y VALORES S.A. Sociedad Comisionista fue fundada en 1959 por Alvaro Aparicio con el nombre Aparicio Vallejo S.C. La sociedad cambió durante los siguientes años su razón social varias veces, en concordancia con las exigencias de las entidades bursátiles, hasta llegar a la actual denominación en 1986 cuando se transformó en sociedad anónima. La compañía ha sido miembro de la Bolsa de Bogotá por cerca de 41 años, se encuentra vigilada por la Superintendencia de Valores y desde 1980 inició un proceso de apertura de la participación accionaria con los funcionarios, llegando a presentar en junio de 2001 la siguiente composición accionaria, la cual e mantiene actualmente:

Accionista Particip (%) Cargo

Mauricio Vélez Vásquez 20.4% Gerente General Maria Victoria Gómez 17.7%

Inversiones Aparos Ltda. 15.8%

Luis A. Rodríguez 12.5%

Rubén Darío Serpa 9.3%

Rafael Aparicio Escallón 6.4% Gerente Comercial Alvaro Aparicio Hernandez 5.6% Presidente Juan Carlos Gómez Baquero 5.2% Jefe Mesa Dinero

Clara Inés Galindo 2.2%

Ricardo Cala López 2.1%

Oscar E. Alvarado 1.2%

Juan Manuel Uribe 1.0%

José Darío Córdoba 0.7%

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Los ingresos de Acciones y Valores siguen concentrados en una alta proporción por los ingresos generados por operaciones en posición propia derivada de negociaciones con clientes institucionales, lo cual puede llegar a generar volatilidad en los ingresos totales en un momento dado. No obstante esta situación ha comenzado a cambiar debido a que la firma ha comenzado a crear nuevas alternativas de ingresos como lo son los dos fondos de valores nuevos (Accival 90 y Accival Dólar), con los cuales no solamente se pretende dar una mayor estabilidad los ingresos de la firma si no también generar un mayor nivel de crecimiento para la firma como un todo y un mayor nivel de alternativas de inversión para sus clientes.

4. El Fondo Accival 90

El fondo Accival 90 nace como alternativa de inversión a corto plazo, renovable cada 90 días, tanto para los clientes de la Firma como para los adherentes del fondo Accival a la vista que desean una inversión a un plazo mayor y con una mayor rentabilidad. Adicionalmente se crea para generar un ingreso adicional para la firma.

Los adherentes del fondo son personas naturales y jurídicas cuyos recursos involucrados en el fondo provienen de la celebración y ejecución de contratos, sobre los cuales la firma ejerce una administración colectiva, en forma económicamente productiva procurando obtener una adecuada liquidez, rentabilidad y disponibilidad de los recursos según los términos estipulados. El aporte mínimo para el ingreso al fondo es de quinientos mil pesos ($500.000) representados en unidades y para la permanencia en el mismo será de mínimo doscientos mil pesos ($200.000) también representados en unidades. La SOCIEDAD administradora percibirá como beneficio a su gestión de administración una remuneración hasta del 5% nominal anual sobre el valor neto de ACCIVAL 90. Dicha remuneración se liquidará y causará diariamente y se cancelará al final de cada mes a la SOCIEDAD administradora dentro de los 5 primeros días siguientes a cierre del mes anterior

La redención anticipada total o parcial de los derechos generará a cargo del cliente y a favor de ACCIVAL 90, una penalización diferencial, ligada de acuerdo con los días que falten para el cumplimiento de cada trimestre de permanencia en el FONDO. La multa será entre un 1% y un 0.5% dependiendo del momento en que se haga el retiro con respecto al plazo de inversión.

La composición de su portafolio estará representada por inversiones realizadas en títulos de renta fija, cuya denominación sea en pesos colombianos, y su plazo promedio de maduración no podrá superar los 720 días.

El Fondo tendrá como objetivo que como mínimo el 25% de sus inversiones deberán estar representadas en emisores o en emisiones con calificación de triple A (AAA) o su equivalente para el corto plazo o en papeles emitidos o garantizados por la Nación, Fogafin o por el Banco de la República. Por otro lado, las inversiones en emisiones o emisores con calificación

inferior a doble A menos (AA- ), no podrán tener una participación superior al 10%. Adicionalmente, el fondo no podrá realizar inversiones en calificaciones inferiores a doble A menos (AA-) de largo plazo y DP1 o BRC1 de corto plazo.

5. Análisis Riesgo de Administración

5.1 Políticas

La administradora del Fondo posee un Departamento Técnico integrado por dos personas que analizan las variables del mercado, cuyos resultados son la base para la toma de decisiones de inversión por parte de las diversas unidades de negocios de la comisionista, dentro de las cuales se encuentra el Fondo Accival 90. Además, dicho departamento presta en cualquier momento asesoría al director del Fondo para que en conjunto con la Gerencia Comercial tome las decisiones de inversión de cada día.

Con la información suministrada por esta área, el Director del Fondo efectúa igualmente un análisis diario de sensibilidad del portafolio con el sistema Sifival para establecer posibles efectos negativos en el portafolio y tomar decisiones que permitan mitigar los riesgos asumidos frente a cambios en las tendencias del mercado. Además, se realiza una valoración de las inversiones tomando como base diferentes cotizaciones que se presentan en el mercado.

La tasa "Benchmark" del fondo o tasa de referencia es la DTF a 90 días y adicionalmente se efectúa una comparación entre la rentabilidad generada por el fondo con las de otros fondos de naturaleza similar.

5.2. Riesgo Administrativo y Operacional

Las inversiones en el portafolio se efectúan de acuerdo con la resolución 400 de 1995 de la Superintendencia de Valores. El Director del Fondo por política de la sociedad administradora, no puede realizar operaciones que impliquen la compra o venta definitiva de títulos para o del portafolio de valores, que individualmente superen el 30% del valor del activo del fondo o que en una semana excedan el 70% del mismo. Igualmente, el director del Fondo no puede realizar transacciones SWAP que impliquen la venta o compra de títulos del o para el portafolio del fondo. Para ampliar estos límites se requiere de la autorización del Comité de Análisis del Fondo de Valores.

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¾ Realizar un análisis de gestión de activos y pasivos ¾ Evaluar el portafolio y los resultados del mes anterior ¾ Establecer la política de inversión y riesgo del fondo

5.3 Experiencia de los Administradores del Fondo

Todo el manejo del Fondo es realizado por su Gerente, quien se encarga de efectuar todas las operaciones de inversión del fondo, dentro de las cuales se encuentra compra y venta de títulos, operaciones repo activo y pasivo, fondeos, así como cancelación de las mismas. Adicionalmente elabora planillas de operación, informes y estructura el portafolio por plazos. Las principales atribuciones del Gerente son planear, dirigir y ejecutar las políticas desarrolladas por el Comité de Inversiones. La experiencia de la gerente del fondo es de cuatro años en el fondo y cuatro año en el sistema financiero.

El área de operaciones “Back office” de los fondos está compuesta por un Asistente de Tesorería, un Asistente Operativo y un Asistente Comercial quienes se encargan de incluir la información del fondo en el sistema, generar listados, registrar operaciones, comprobar traslados de títulos, ejecutar la valoración de los portafolios en el sistema y dar soporte de asesoría a los clientes.

El Gerente General y el Gerente Comercial de la firma comisionista son quienes ejercen el control sobre el Fondo. El Gerente Comercial tiene una experiencia de 30 años en el sector bursátil y específicamente en la firma ACCIONES Y VALORES. Dentro de sus funciones se encuentra planear, organizar, coordinar y evaluar los diferentes productos comerciales de la firma y en coordinación con el gerente General y el jefe de la mesa de dinero fija las políticas de administración de riesgo de la sociedad. El Gerente General igualmente cuenta con una amplia experiencia en cargos gerenciales en el sector financiero y es miembro de la Junta Directiva de ACCIONES Y VALORES desde 1979.

Como se puede observar los fondos administrados por ACCIONES Y VALORES tienen una estructura organizacional sencilla y cuentan con experiencia y capacitación permanente por parte de la firma en administración de portafolios de inversión.

5.4. Relación Mesa de negociación - Área de análisis y proyecciones y Plataforma Operativa.

La Mesa de negociación está conformada por el Director del Fondo quien ejecutará las operaciones definidas en el Comité diario, según lo establecido por el Comité de Inversiones. Todas estas operaciones realizadas son grabadas y almacenadas en forma diaria. Cada vez que se realiza una compra o venta de títulos el director entrega una papeleta al “back office” que se encarga de registrar la operación, chequeando que se encuentre dentro de los cupos y límites aprobados. De igual forma se

encarga de chequear la transferencia de títulos para posteriormente entregar el cheque o el título en el caso de venta. Hay una completa independencia física entre las instalaciones del fondo de valores y la sociedad administradora, así como la mesa de negociación y el “back office”.

La Sociedad cuenta con un área de análisis y proyecciones (Departamento Técnico), la cual brinda información diaria de tipo económico a cada una de las áreas de la compañía dentro de las cuales se encuentran los fondos de valores, esto mediante el análisis de factores económicos fundamentales; de igual forma se efectúan proyecciones mediante el análisis de variables macroeconómicas y factores de mercado. Esta información permite apoyar las decisiones de inversión tanto del fondo como de las demás áreas de la compañía.

En cuanto al control del riesgo de mercado, la Firma está desarrollando por intermedio de su Departamento Técnico, una metodología de cálculo de VaR que en un principio deberá estar lista y aprobada por Junta Directiva a partir del mes de abril de 2002 y funcionando en un principio para las actividades de posición propia de la Firma. El objetivo siguiente es tener igualmente una metodología que se ajuste a los portafolios de los Fondos de Valores que administra la Sociedad. Como consecuencia de esto, se han venido mejorando los aspectos de análisis técnico y fundamental, de los cuales se están realizando reportes diarios que son utilizados por todas las unidades de negocio de la firma incluyendo los Fondos de Valores. Adicionalmente se realizan informes que deberán ser presentados mensualmente al Comité de Riesgo, al cual asistirá el Gerente de los Fondos de Valores.

5.5. Administración de Títulos

La administración de los títulos (que se manejan en DCV y DECEVAL) se encuentra asignada a la Jefatura de Operaciones de la firma comisionista. Sin embargo, para realizar el traslado por venta de los títulos que integran la cartera del Fondo se ha establecido que el mismo sólo puede ser autorizado por la Dirección del Fondo, previo pago de la operación. Diariamente el tesorero del Fondo de Valores recibe un reporte de los movimientos realizados con los títulos que integran el portafolio del Fondo y procede a realizar una revisión de los mismos con el propósito de detectar inconsistencias en dicho movimiento.

5.6. Tecnología.

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ACCIONES Y VALORES realiza copias de seguridad diarias y semanales que involucran la información del fondo Accival 90, los cuales se almacenan en la caja fuerte de la compañía, junto con todas las cintas que contienen grabadas las conversaciones de los comisionistas.

5.7 Control Interno

En relación con los factores internos de riesgo y debido al rápido crecimiento registrado en la operación de la firma comisionista, en 1999 la misma nombró una contralora y un auxiliar contable adicional a los que tenía. Es así como el control de las políticas establecidas, incluyendo las del Fondo Accival 90, es realizado por tres instancias distintas:

¾ Durante la ejecución del negocio se requiere contar con el aval de la Contraloría para el desarrollo adecuado del cumplimiento de las operaciones ¾ El Gerente Administrativo y Operativo realiza una

verificación de la totalidad de las operaciones

realizadas y de la forma en que se cancelen las mismas

¾ La Gerencia General efectúa una verificación última de los movimientos por el Fondo de Valores.

El control de los riesgos operativos y de sistemas se realiza en condiciones adecuadas de rentabilidad y seguridad para los clientes. El procedimiento de complementación, registro en las papeletas, autorización del área de operaciones, afectación contable, administración de valores y facturación esta automatizado de manera adecuada. La integridad en la información es elevada pues existe estricta supervisión por parte de la administración operativa. Adicionalmente, la segregación de funciones entre la mesa de dinero, el Fondo de Valores y el área de operaciones es clara.

El aplicativo Sifival tiene un control de límites, el cual administra los cupos por deudor e intermediario de las entidades financieras autorizadas por el Comité de Inversiones. Como medida de control la administración de los fondos cuenta con un esquema de firmas autorizadas adecuado, para el giro de cheques.

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