Auditoría de gestión a la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado, periodo 2010.

(1)

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

ÁREA ADMINISTRATIVA

TITULACIÓN DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Auditoría de gestión a la Dirección Financiera del Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente

Maldonado, periodo 2010.

Trabajo de fin de titulación.

Autor:

Chulde Naranjo, José Hernán

Director:

Silva Silva, Hugo José, Ing.

Centro Universitario Quito

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ii

Certificación

Ingeniero

Hugo José Silva Silva

DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE CARRERA

C E R T I F I C A:

Que el presente trabajo, denominado:

“Auditoría de gestión a la Dirección

Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón

Pedro Vicente Maldonado, periodo 2010"

realizado por el profesional en

formación:

Chulde Naranjo José Hernán

; cumple con los requisitos

establecidos en las normas generales para la Graduación en la Universidad

Técnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de forma como de contenido,

por lo cual me permito autorizar su presentación para los fines pertinentes.

Loja, junio de 2013

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Declaración de autoría y cesión de derechos

“Yo

José Hernán Chulde Naranjo

declaro ser autor del presente trabajo y

eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus

representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.

Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto

Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte

pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la

propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis

de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o

institucional (operativo) de la Universidad”

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iv

DEDICATORIA

Este trabajo lo dedico a mi hermana Rocío Elena Chulde Naranjo (+) a mi

padre José Chulde Luna a mi esposa Gabriela Elizabeth Castillo Guerrero y a

mis hijos Andrés, Joel y Daniela quienes me han permitido continuar y cumplir

mis propósitos.

(5)

AGRADECIMIENTO

A la Santísima Virgencita del Quinche fuente suprema de toda sabiduría quién

siempre me ha cobijado con su inmenso e infinito amor.

A mi esposa e hijos quienes son el motor de mi vida pues les debo todo lo que

soy.

Alas personas que de uno u otro modo colaboraron con la realización y

culminación de este trabajo.

Un especial agradecimiento al Ing. Hugo Silva por haberme orientado

adecuadamente.

Finalmente a la Universidad Técnica Particular de Loja, por permitirme realizar

mis estudios superiores, a través de la Educación a Distancia.

(6)

(7)

(8)

(9)

RESUMEN EJECUTIVO

La presente investigación contiene la elaboración de la Auditoría de gestión en la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado, durante el año 2010, la misma que fue realizada con el fin de examinar y evaluar la eficiencia de los resultados en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Dirección Financiera.

En el primer capítulo, se muestra el tipo de empresa, ubicación, base legal, organigrama estructural y funcional, visión, misión, objetivos estratégicos, estructura organizativa con el personal y las funciones que a cada uno le corresponden.

En el segundo capítulo, se presenta el marco teórico de lo que es una auditoría de gestión, como antecedentes, concepto, metodología de ejecución, conocimiento preliminar de la entidad, planificación, ejecución, comunicación de resultados e indicadores de gestión a utilizar.

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CAPÍTULO I

ANTECEDENTES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL

DE

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1. Descripción del Gobierno Autónomo Descentralizado de Pedro Vicente Maldonado

1.1 Tipo de empresa

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado fue constituido por el Plenario de las Comisiones Legislativas del Honorable Congreso Nacional, mediante la expedición de la ley de creación del Cantón Pedro Vicente Maldonado, el 15 de enero de 1992, cuya publicación se realizó en el suplemento del Registro Oficial N° 862 del 28 de enero de 1992. En la actualidad cuenta con instalaciones propias en un área de aproximadamente 1.200 metros cuadrados y se encuentra integrado por 1 Alcalde, 7 Concejales, 10 funcionarios, 57 empleados y 37 trabajadores.

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, es una institución del sector público, conforme lo estable el Art. 225 numeral 2 de la Constitución de la República del Ecuador, con personería jurídica de derecho público y con autonomía política, administrativa y financiera de acuerdo al Art. 238 de la Constitución y Art. 53 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, todos los programas y obras se plasman en términos financieros sobre la base de la normativa presupuestaria vigente; contando con un documento que pueda ser utilizado como un factor de información, seguimiento, control y evaluación.

1.2 Ubicación

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, es uno de los ocho Cantones de la Provincia de Pichincha ubicado a 116 kilómetros desde la Cuidad de Quito por la carretera Calacalí – La Independencia en el Noroccidente de Pichincha a una altitud media de 620 msnm.

1.3 Organigrama estructural y funcional

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Descentralizados Municipales, son personas jurídicas de derecho público con autonomía política, administrativa y financiera.

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Asesoría Jurídica Municipal

Desarrollo Cantonal

Estudios y Diseños de Proyectos

Compras Públicas

Talento Humano Sistemas Informáticos D. Contabilidad Presupuesto Vialidad, Construcciones Estudios y Fiscalización O.C.

Gestión Ambiental

Gestión de Desarrollo Comunitario

Patrimonio Cultural y Natural

Cultura Justicia Policía y Seguridad

Ciudadana

Control de Vehículos

D. Tesorería y

Coactivas Gestión de la

Producción

Turismo

Comisiones Permanentes y

Especiales

Regulación y Control Urbano Rural Topografía Rentas

Patronato

N I V E L E S J E R A R Q U I C O

S

A S E S O R L E G I S L A T I V G E S T I O N O P E R A T I V O E J E C U T I V O

Auditoría Interna

EPMAPA - PVM

Participación

Ciudadana

Adquisiciones

Coordinación

Comunitaria

Urbanismo y Vivienda

Diseño y Presupuestos

Gestión

Mantenimiento y T.

Secretaria General

Recepción

ALCALDIA MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL

Cuerpo de Bomberos

Silla vacía

Bodegas

Dirección de Patrimonio Cultural y

Natural, Turismo y Comunicación

Dirección de Gestión de Desarrollo Sustentable

Dirección de

Obras Públicas

Dirección Financiera

Dirección de Planificación y Territorialidad

Dirección de Talento Humano _{Dirección Administrativa}

Registrador de la Propiedad, Registro Mercantil y Avalúos

y Catastros

Registro Mercantil

Avalúos y Catastros Registro de la Propiedad

Sistema Cantonal de

Protección Integral de la

Niñez y Adolescencia

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1.4 Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado de Pedro Vicente Maldonado

Gráfico 1.2 Organigrama Funcional de la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado

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1.5 Base Legal

1.5.1 Leyes que debe cumplir

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, se rige de acuerdo a lo que prescribe la Constitución de la República del Ecuador, en sus artículos 238, 239 y 240, adicionalmente por las disposiciones constantes en las siguientes leyes:

1. Constitución de la República del Ecuador.

2. Plan Nacional para el Buen Vivir.

3. Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.

4. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

5. Ley Orgánica del Servicio Público.

6. Sistema Nacional de Contratación Pública.

7. Ley Orgánica de La Contraloría General del Estado.

8. Código del Trabajo.

9. Código Tributario.

10. Ley de Régimen Tributario Interno.

11. Ley de Empresas Públicas.

12. Reglamentos, Instructivos y Ordenanzas.

1.6 Plan estratégico del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado

1.6.1 Misión

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1.6.2 Visión

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, será una institución de gestión constante, facilitador de los servicios integrales, ágiles, oportunos y de óptima calidad urbana y rural del cantón, mediante la participación ciudadana, contando con un recurso humano eficiente, eficaz y comprometido con el desarrollo social, educativo, cultural, productivo y deportivo, mediante técnicas de mejoramiento continuo y prácticas del buen vivir ciudadano.

1.6.3 Valores

• Éticos

Contar con profesionales éticamente competentes, comprometidos con sus ideales de manera transparente.

• Lealtad

Respetar y cumplir fielmente la Constitución de la República del Ecuador, su Reglamento Orgánico Funcional, leyes, reglamentos, normas y más políticas establecidas para el país.

• Responsabilidad

Responsabilidad moral, para reparar las faltas que cometieran descuidadamente sus directivos, funcionarios, servidores y trabajadores.

• Disciplina.

Cumplir disciplinadamente con las normas, horarios, disposiciones y más políticas internas, establecidas para su correcto funcionamiento y direccionamiento de sus empleados.

1.6.4 Principios

• Equidad.

Fomentar la igualdad de género, dando a conocer que tanto hombres como mujeres son parte y eje fundamental del crecimiento de la economía, del bienestar familiar y de la toma de decisiones, es decir haciendo justicia natural.

• Trabajo en equipo

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• La Paz

Buscar siempre la armonía, con todos los actores y personas comprometidas con el desarrollo y crecimiento del cantón.

• Responsabilidad ecológica.

Búsqueda de lineamientos, que permitan vivir en un ambiente limpio, agradable y sin contaminación.

• Compromiso.

Entregar al cliente interno y externo, servicios de óptima calidad y pertinencia, para mejorar el posicionamiento e imagen corporativa institucional.

1.6.5 Políticas institucionales

• Contar con el personal ejecutivo, directivo, administrativo, servidores y trabajadores idóneos, en cada una de las áreas de actividad, de servicio a la comunidad.

• Crear los espacios de participación social, científica, tecnológica y técnica, para cualquiera que fuese el proponente, en procura del mejoramiento continuo y desarrollo sustentable del cantón.

• Procurar el bienestar de la colectividad e impulsar el desarrollo sustentable y sostenible de los moradores del cantón.

• Desarrollar las relaciones interinstitucionales permanentes, para el mejoramiento continuo y productivo, en busca de soluciones más adecuadas a los problemas que enfrenta el cantón.

1.6.6 Responsabilidad Social

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1.6.7 Objetivos

Objetivos General

• Lograr una eficiente administración financiera mediante la planificación, organización, ejecución y control de las actividades financieras equilibrio de los ingresos y gastos; y garantizar la entrega de informes confiables para la toma de decisiones administrativas y financieras.

Objetivos Estratégicos

Aumentar los ingresos propios presupuestados en un 5% con respecto al presupuesto asignado al año anterior

Desarrollar y aprobar la proforma presupuestaria del año venidero 2011 en un 100%, hasta el 10 de diciembre del año en curso 2010

Contabilizar en un 100% las obligaciones de pagos al 31 diciembre de 2010 Capacitar en 100% al personal en contabilidad gubernamental

Alcanzar en un 80% la recaudación de la cartera vigente

Disminuir al menos al 15% de la cartera vencida del periodo anteriores al 2010 Incrementar a un 80% la base de contribuyentes de las Patentes Municipales

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CAPÍTULO II

(20)

2 MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

2.1 Antecedentes

La auditoría de gestión aunque no tan desarrollada como la financiera, es de igual o mayor importancia que esta última, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeño de la organización.

El concepto de auditoría de gestión, con su preocupación de control operativo, es el puente y a veces el catalizador, entre una auditoría financiera tradicional, y un método de servicios administrativos, para solucionar el problema en un tiempo. Constituye un ingrediente necesario en la plena implantación de la auditoría integral.

”La auditoría de gestión, es el examen que se realiza a una entidad, con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia, con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente”

2.1.1 Control de gestión

Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión, está la necesidad de controlar la gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y economía.

La eficacia de una organización, se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuación de la misma, es decir, comparando los resultados realmente obtenidos, con los resultados previstos y por tanto, existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello, por tanto se trata de la comparación de unos outputs con otros outputs.

“La evaluación de la eficacia requiere siempre de la existencia de objetivos claros, concretos y definidos, pudiéndose realizar la medición del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los resultados. Esta evaluación nos permite:

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• Obtener información, para decidir si un programa debe ser continuado, modificado o suspendido.

• Realizar controles de eficacia durante el desarrollo del programa, medir los outputs intermedios.

• Suministrar bases empíricas para la evaluación de futuros programas.

• Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia.

• Fomentar el establecimiento de sus propios controles internos de gestión, por parte de la alta dirección de la empresa

La evaluación de los niveles de eficiencia requiere la existencia de una determinada información y de una organización suficientemente preparada. Dicha evaluación puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos, y nos permite conocer:

• El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación con su coste.

• La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente. • Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las

críticas de los obtenidos.

La economía mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere los recursos financieros, humanos y materiales. Para que una operación sea económica, la adquisición de recursos debe hacerse en tiempo oportuno y a un coste lo más bajo posible, en cantidad apropiada y en calidad aceptable, la economía se produce cuando se adquieren los recursos apropiados al más bajo coste posible, teniendo en cuenta los factores de calidad, cantidad y precio.

2.1.2 Elementos de Gestión

El Estado requiere de planificación estratégica y de parámetros e indicadores de gestión, cuyo diseño e implementación es de responsabilidad de los administradores de las instituciones públicas, en razón de su responsabilidad social de rendición de cuentas y de demostrar su gestión y sus resultados, y de la actividad profesional del auditor gubernamental que evalúa la gestión, en cuanto a la economía, eficacia, eficiencia, ecología, ética y equidad.

• Economía

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convenido; es decir, adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la calidad y procurando evitar desperdicios.

• Eficiencia

Insumo que producen los mejores resultados con el menor costo o la utilización provechosa de los recursos, en otros términos, es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios, se expresa como porcentajes, comparando la relación insumo - producción con un estándar aceptable; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo.

• Eficacia

Son los resultados que brindan los efectos deseados, en otras palabras, es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programadas; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa logra sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la producción o el servicio se haya cumplido, en la entidad y calidad esperadas; y que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

• Ecología

Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas, a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional de un proyecto, programa o actividad.

• Ética

Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basadas en sus deberes, en su código de ética, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad,

• Equidad

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2.1.3 Planificación estratégica

Una herramienta muy útil para la gestión institucional, es la planificación estratégica, toda vez que constituye un proceso estructurado y participativo, mediante el cual una organización apunta a la especificación de su misión, a la expresión de esta misión en objetivo y al establecimiento de las metas concretas de productividad y gestión.

Para conocer el medio en el que nos desenvolvemos, es importante que los directivos se pregunten; ¿Dónde estamos?, ¿Qué somos?, ¿Qué hacemos?, ¿Hacia dónde vamos? Para ello es necesario definir la visión, que es la habilidad para ubicarnos en un entorno real, de hacia donde la entidad necesita dirigirse o ubicarse en los próximos años.

“…La planificación estratégica en una entidad gubernamental, no implica someterse estrictamente a las condiciones y tendencias del mercado, ya que una entidad pública no debe orientarse sólo en función de criterios de demanda y rentabilidad…”1

La visión del equipo de gobierno, debe fomentar la dirección participativa, pues la entidad pública está formada por personas y son éstas las que comprueban la bondad de los sistemas, puesto que son las encargadas de implantarlos.

La planificación estratégica no es un fin en sí misma, sino que es un instrumento que favorece la cohesión interna y actúa como herramienta integradora de voluntades, para avanzar conjuntamente en una misma dirección. Su naturaleza es dinámica y no estática, y debe realizarse cerca de los departamentos, centros de servicio, entro otros, porque se estructura de acuerdo con la continua re información entre los diferentes participantes.

Para minimizar riesgos y maximizar resultados, la planificación estratégica debe plantear estrategias y objetivos simples, claros, alcanzables y medibles.

Y por último, aunque la planificación estratégica se sitúa a nivel institucional, centrándose en los objetivos y la misión de la entidad pública, se tendrá que desarrollar a nivel de centros, de departamentos, de unidades y servicios, motivando a los actores integrantes de cada nivel a trabajar y pensar de modo innovador y participativo, contemplando las tendencias del entorno.

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2.2 Auditoría de Gestión Base Conceptual

2.2.1 Definición

La auditoría de gestión,” es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organización o entidad pública/privada, cuyo fin es medir o informar, sobre el logro de los objetivos previstos, la utilización de los recursos públicos en forma económica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurídicas e indicadores en cada caso”

2.2.2 Propósito

Entre los propósitos tenemos los siguientes:

• Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias sobre formas más económicas de obtenerlos.

• Determinar lo adecuado de la organización de la entidad, la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas adecuadas; la existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados y, la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.

• Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones. • Cerciorase si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstas de manera eficaz y si

son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos. • Conocer las causas de ineficiencia o prácticas antieconómicas.

2.2.3 Objetivos

• Identificar las áreas de reducción de costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad, con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.

• Determinar si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva.

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• Revisar la financiación de las adquisiciones, para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado.

• Estimular la adherencia del personal, al cumplimiento de los objetivos y políticas de la entidad y mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.

En conclusión, la auditoría de gestión ayuda a la administración a reducir los costos y

aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, a acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la institución.

2.2.4 Alcance

La auditoría de gestión puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en este último caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, unos grupos de operaciones, etc.

Pero el alcance también comprende la cobertura a operaciones recientemente ejecutadas o en ejecución, denominada operaciones corrientes.

La auditoría de gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo, administrativo y financiero de la organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse principalmente lo siguiente:

• Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.

• Verificación del cumplimiento de la normativa, tanto general como específica y de procedimientos establecidos.

• Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información financiera y operativa

2.2.5 Enfoque

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resultados o beneficios preestablecidos, expresados en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo.

Por tanto el enfoque de la auditoría de gestión está orientado hacia la eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología de las operaciones de la gestión gerencial operativa y sus resultados.

2.2.6 Riesgos de la Auditoria de Gestión

Al ejecutarse la Auditoria de Gestión, no estará exenta de errores y omisiones importantes, que afectan los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deberá planificarse la auditoria de modo tal, que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tengan importancia relativa; a partir de:

• Criterio profesional del auditor.

• Regulaciones legales y profesionales.

• Identificación errores con efectos significativos.

En este tipo de auditoría debemos tener en cuenta también los tres componentes de riesgo:

• Riesgo Inherente

Son aquellos que se presentan inherentes a las características del sistema de control interno.

• Riesgo de Control

Es aquel que existe y que se propicia, por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias en el sistema de control interno.

• Riesgo de Detección

Es aquel que se asume por parte de los auditores, que en su revisión no detecten deficiencias en el sistema de control interno.

Además sería importante considerar factores generalizados del riesgo de auditoría siendo los que a continuación se detallan:

a. Determinar la confianza que tiene la dirección respecto al funcionamiento del sistema de control interno.

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c. Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional y los sistemas.

d. Evaluar la posibilidad de la existencia de errores, que puedan pasar inadvertidos debido a un ambiente de complejidad, originado.

e. Medir la importancia del tamaño de la auditoria haciendo referencia al número de personas, tanto de la empresa auditada como de los auditores.

f. Determinar la importancia que la alta dirección le asigna a la auditoria, otorgándoles por lo tanto todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a los auditores y su equipo.

g. Considera la posibilidad de incurrir en errores o no detectarlos, según el tiempo de preparación y ejecución de la auditoria.

2.3 Proceso de Auditoria de Gestión

Flujo del proceso de la Auditoria de gestión

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Fuente: Manual de Auditoría de Gestión (Contraloría General del Ecuador) Autor: Manual de Auditoría de Gestión (Contraloría General del Ecuador)

Informe

Comunicación de Resultados

Conocimiento Preliminar

Planificación

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FASE I: Conocimiento Preliminar

• Objetivos

Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría y tiempo razonables.

• Actividades

En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas típicas siguientes:

Vista a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.

Revisión de los archivos corrientes y permanentes de los papeles de trabajo de auditoría anteriores; y/o recopilación de la información y documentación básica para actualizarlos.

Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la entidad sobre:

La visión, misión, objetivos, metas, planes direccionales y estratégicos.

La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción interesa:

La situación financiera, las actitudes no congruentes de los funcionarios y empleados de acuerdo con los objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visión y la ubicación de la problemática existente.

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Detectar las fortalezas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo, para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.

Evaluación de la estructura de control interno, que permite acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.

Definición del objetivo y estrategia general de auditoria a realizarse.

2.3.1 FASE II: Planificación

• Objetivo

Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cuales debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar, la planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los responsables, y las fechas de ejecución del examen, también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad, del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, finalmente, los resultados de auditoría esperados, conociendo de las fortalezas y debilidades y las oportunidades de mejora de la entidad, cuantificando en los posible los ahorros y logros esperados.

• Actividades

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Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento necesario para la evaluación del control interno y para la planificación de la auditoría de gestión.

Evaluación del control interno relacionado con el área objeto de estudio, que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzo adicionales en la fase de ejecución; a base de los resultados de esta evaluación los auditores determinarán la naturaleza y alcance del examen, confirmarán la estimación de los requerimientos de personal, programarán su trabajo, prepararán los programas específicos de la siguientes fases y fijarán los plazos para concluir con la auditoría y presentar el informe y, después de la evaluación tendrán información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registros e información y los procedimientos de control.

En base a las actividades 1 y 2 descritas, el supervisor conjuntamente con el jefe de equipo y con el aporte de los demás integrantes del equipo multidisciplinario, prepararán un memorando de planificación cuya estructura se presenta en los formatos y modelos preestablecidos.

Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente de acuerdo con los objetivos trazados y que den respuesta a la comprobación de las 5 “E”, por cada proyecto o actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de equipo prepararán el programa de auditoría, en el que mínimo se incluyen objetivos y procedimientos específicos, con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los componentes, entre otros.

2.3.2 FASE III: Ejecución

• Objetivos

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• Actividades

En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarán las siguientes tareas típicas:

Aplicación de los programas detallados y especificados, para cada componente significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.

Cálculo de estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.

Establecer parámetros e indicadores de economía, eficiencia, eficacia y otros; tanto reales como estándares, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializadas, entidades similares, organismos internacionales y otros.

Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentos relativos a la planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente competente y relevante.

Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos, por cada componente examinado, expresado en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados.

Definir la estructura de informe de auditoría, con la necesaria referencia en los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor jefe de equipo o grupo, oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados; igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más experimentado.

• Instrumentos

Papeles de trabajo.

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2.3.3 FASE IV: Informe

• Objetivos

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se prepara un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no solo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorias, sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forme resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.

• Actividades

En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, con los resultados entregados por los integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes:

1. Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre jefe de equipo y supervisor, con la participación de los especialistas en auditoria, en la parte que se considere necesario.

Informes de Auditoría, síntesis del informe y memorando de antecedentes, acta de conferencia final de la lectura del informe de auditoría.

2.3.4 FASE V: Comunicación de Resultados

• Objetivo

Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores externos que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento correspondiente.

• Actividades

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parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitirá que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.

Los auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y determinación de responsabilidad derivadas en la entidad, contraloría, ministerio público y función judicial, según corresponda, con el siguiente propósito: Comprobar hasta qué punto la administración receptó sobre los comentarios

(hallazgos), conclusiones y recomendaciones presentados en el informe y si efectuaron el seguimiento de inmediato, a la terminación de la auditoria, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.

De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una comprobación luego de trascurridos unos años de haberse concluido la auditoria.

Determinación de responsabilidad por los daños materiales y perjuicios económicos causados y, comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.

Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones Encuesta sobre el servicio de auditoria

2.4 Indicadores de Auditoria de Gestión

2.4.1 Definición

Al indicador se lo define como “la referencia numérica generada a partir de una o varias variables, que muestran aspectos del desempeño de la unidad auditada. Esa referencia, al ser comparada con un valor estándar, interno y externo a la organización, podrá indicar posibles desviaciones, por lo que la administración deberá tomar acciones”

2.4.2 Características

Para que los indicadores sean eficaces tienen que reunir las siguientes características:

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• Conducir fácilmente información de una parte a otra. • Altamente discriminativo.

• Verificable.

• Libre de sesgo estadístico o personal. • Aceptado por la organización.

• Justificable en relación con su costo – beneficio.

2.4.3 Parámetros de los indicadores de gestión

• Indicadores como instrumentos de control y gestión

Para conocer y aplicar los indicadores de gestión, es importante que se encuentre implementado el control interno.

Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es decir, medirse; esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso o los resultados del proceso se han alcanzado. Para medir una actividad lo importante es saber:

• ¿Qué medir? • ¿Cómo medir? • ¿Dónde medir? • ¿Contra qué medir?

Y para aquello se debe relacionar con la misión de la organización y aplicar las siguientes estrategias.

• Estrategias (plan para llevar a cabo la misión. • Uso de los indicadores de auditoría de gestión.

• El uso de los indicadores en la auditoria, permite medir. • La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.

• Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia).

(36)

Todos los aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, objetivos y metas planteadas por la organización.

Al indicador se define como, la referencia numérica generada a partir de una o varias variables, que muestran aspectos del desempeño de la unidad auditada. Esa referencia, al ser comparada con un valor estándar, interno o externo a la organización, podrá indicar posibles desviaciones con respecto a la administración.

Al evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de información confiable y oportuna, que permita una comparación entre la situación real y referencias históricas, similares o programadas.

2.4.4 Clasificación de los indicadores de gestión

Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestión, son de dos tipos: • Indicadores cuantitativos

Que son valores y cifras que se establecen periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento básico.

• Indicadores cualitativos

Que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite además evaluar, con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión de la dirección y de más niveles de la organización.

De uso universal, los indicadores de gestión universalmente conocidos y utilizados para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional puede clasificarse de la siguiente manera.

• Indicadores de recursos

(37)

2.4.5 Indicadores de gestión de general utilización

Los indicadores de gestión, permiten informar sobre procesos y funciones clave, se utiliza en el procesos administrativo de una organización para: contralar la operación, prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos, determinar costos unitarios por áreas y programas, así como para verificar el logro de las metas e identificar desviaciones:

[image:37.595.83.539.316.769.2]

En la actualidad los indicadores más utilizados para medir eficiencia, metas, objetivos, misión y visión de la entidad auditada de general utilización son:

Cuadro 2.2 Indicadores de medición

Detalle Indicador

Indicadores de eficacia

Eficacia Programática = Metas alcanzadas

Metas programadas∗ 100

Eficacia Presupuestal = Presupuesto ejercido

Presupuesto asignado ∗ 100

Indicadores de eficiencia

Eficiencia =Eficacia Programática

Eficacia Presupuestal ∗ 100

Eficiencia = Déficit presupuestario

Activos fijos no revalorizados ∗ 100

Indicadores de impacto Impacto Tributario =

Cobertura de recaudación

(38)

Indicadores de procesos administrativo y operativo

Visión =Empleados que lo conocen

Total de empleados ∗ 100

Visión =Empleados que participan en su definición

Total de empleados ∗ 100

Objetivos = Objetivos alcanzados

Total de objetivos definidos ∗ 100

Organización Funciones =

# Empleados con funciones

Total empleados ∗ 100

Presupuestos

Contabilidad

Tesorería

Rentas

Programa de Presupuestos =Tiempo total desarrollo del presupuestos

365 días al año ∗ 100

Registros Contables =# de Registro Automatizados

Total de registro ∗ 100

Recaudación =Porcentaje de cartera vencida

Total cartera vencida ∗ 100

Tributos =# de emisiones de crédito emitidos

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Recursos humanos

Personal = Total de personas por área

Total nómina de la institucion ∗ 100

Sueldos =Gasto total de nómina del área

Total sueldos por pagar ∗ 100

Capacitación

Capacitación =Empleados capacitados

Total de personal ∗ 100

Liderazgo

Liderazgo =#Empleados autodirigidos

Motivación Motivación =

Personal motivado

Informática Tecnología de Infromación =

# Recurso tecnológicos funcionando

(40)

Proveedores Proveedores =

# Proveedores potenciales

Total proveedores ∗ 100

Atención al usuario Usuarios =

# Reclamos atendidos

Total de reclamos ∗ 100

Fuente: Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado. Autor: Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado.

2.5 Herramientas de Auditoria de Gestión

2.5.1 Técnicas de auditoría

Los procedimientos y técnicas a aplicar serán principalmente de carácter general, destinados a la detección de problemas y puntos débiles en las entidades auditadas, permitiendo analizarlos con el objetivo de mejorarlos, no pudiendo ser tan concretos como en la auditoría financiera, donde el fin mucho más claro, la imagen fiel de un patrimonio y de sus variaciones.

Nos centraremos en una propuesta de procedimientos que se basará en un criterio de clasificación, consistente en la división de las técnicas en:

• Entrevistas

Constituyen un instrumento fundamental en las auditorías de eficiencia, eficacia y economía, obteniendo de esta forma la mayor cantidad posible de información, ayudando a obtener ideas, no contempladas inicialmente en la elaboración de los programas de auditoría.

• Cuestionarios

(41)

• Observación documental:

Su objetivo es la recopilación de la información gráfica existente relativa al objeto de estudio. Permite la consecución de información extrayéndola de cualquier documento considerado importante (informes, memorias, reportajes, expedientes, etc.)

• Observación directa.

Consistente en analizar espacios físicos, distribuciones de almacenes, oficinas, detección de medios materiales, o también situaciones, relaciones, etc. En definitiva, se centra en todo aquello que permita una visión de conjunto del entorno en el que se realiza la auditoría de gestión.

2.5.2 Marcas de auditoría

Las marcas de auditoría, conocidas también como; claves de auditoría o tildes, son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido. Estas marcas permiten conocer además, cuales partidas fueron objetos de la aplicación de los procedimientos de auditoría y cuáles no.

Existen dos tipos de marcas, las de significado uniforme, que se utilizan con frecuencia en cualquier auditoria. Las otras marcas, cuyo contenido es a criterio del auditor, obviamente no tiene significado uniforme y que para su comprensión requiere que junto al símbolo vaya una leyenda de su significado.

Las marcas al igual que los índices y referencias, preferentemente deben ser escritas con lápiz de color rojo, ya que su uso se encuentra generalizado al igual que los papeles de trabajo elaborados por el auditor usualmente son hechos con la lápiz de papel.

(42)

Gráfico 2.2 Marcas estándares a utilizarse en la auditoría

Fuente: Manual de Auditoría de Gestión (Contraloría General del Ecuador) Autor: Manual de Auditoría de Gestión (Contraloría General del Ecuador)

2.5.3 Papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo, se define como el conjunto de cedulas, documentos y medios magnéticos (tendencias a la auditoria cero papeles) elaborados a obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y as prácticas de auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoría reveladas en el informe.

(43)

terceros, cartas de a confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institución y planillas o preparados y obtenidos por el auditor.

Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:

a. Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la auditoria

b. Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditoria

c. Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las NAGA.

Todo papel de trabajo debe reunir ciertas características, como las siguientes:

a. Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo número de marcas.

b. Su contenido incluirá tan solo los datos exigidos a juicio profesional del auditor c. Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la información. d. Se adoptaran las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad,

divulgándose la responsabilidad que podrían dar lugar por las desviaciones presentadas.

Los objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:

Principales:

• Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor.

• Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría General.

Secundarios

• Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor. • Acumular evidencias

• Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero. • Constituir un elemento importante para la programación de exámenes posteriores de

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• Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas.

• Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor.

Custodia y archivos

Los papeles de trabajo son de propiedad de las unidades de auditoría de la Contraloría y entidades públicas, las mismas que tienen la responsabilidad de las custodia en un archivo activo por el lapso de cinco años y en un archivo pasivo por hasta veinte y cinco años. Únicamente pueden ser exhibidos y entregados por requerimiento judicial.

Estos papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases:

Archivo permanente o continuo.

Estos archivos permanente contiene información de interés o utilidad para más de una auditoria o necesarias para auditorias subsiguientes.

Archivo corriente.

Estos archivos corrientes se guardan los papeles de trabajo relacionados con la auditoria específica de un período. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este archivo de un periodo dado varia de una auditoría a otra y aun tratándose de la misma entidad auditada.

2.5.4 Código de ética del auditor

Uno de los aspectos más relevantes en el desarrollo profesional, que a veces se considera de manera multidimensional, es el relativo a la ética, quizá porque se considera intrínseco al comportamiento y a las relaciones de trabajo. Sin embargo, es determinante para al individuo y su medio, ya que de ello dependen la claridad y la transparencia de las acciones que de una u otra manera se traducen en hechos.

(45)

El código de ética es la declaración formal de los valores de una organización en relación con aspectos éticos y sociales. Por lo general, se basan en dos tipos de declaraciones; en principios y políticas.

Las declaraciones basadas en principios, también conocidas como créditos corporativos, definen los valores que fundamentan la cultura organizacional, responsabilidad, calidad de los productos y servicios y el trato para con el personal.

Las declaraciones basadas en las políticas son las que establecen los lineamientos para ordenar y encauzar de manera transparente el funcionamiento responsable de la organización.

Es conveniente destacar que los códigos de ética de los profesionales en auditoria, destinan un espacio para incluir declaraciones en materia de auditoría de gestión, las cuales, por lo general, se denominan Normas Generales de Auditoria cuyo contenido, en términos generales, se presenta a continuación.

• Tener independencia de criterio, esto es, que el profesional no debe estar limitado por in fluencias internas y externas, o de cualquier otra índole.

• Mantenerse adecuado en los conocimientos inherentes en el desarrollo y la aplicación de la auditoria.

• Tener el debido cuidado y la diligencia profesional al efectuar auditorios y elaborar los informes correspondientes.

• La labor debe ser planificada, supervisada y soportada por documentos de trabajo debidamente sustentados

• Los informes deben ser imparciales, objetivos, oportunos y presentados de manera puntual

• Los informes deben presentar los datos en forma veraz, exacta y razonable, y describir los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa. • Las observaciones, sugerencias y recomendaciones deben constituirse en una

fuente de cambio que permita generar conocimientos e ideas nuevas para aprender • Las sugerencias y recomendaciones deben ser concretas, pertinentes y viables • Observar las normas que permite que las auditorias aporten elementos completos y

(46)

La ética es un elemento primordial del desempeño del auditor, ya que todas sus acciones deben sustentarse en ellas. Si bien el efecto y credibilidad de su trabajo depende de la precisión y calidad de sus resultados invariablemente tendrá que avalarlo con una conducta ética…2

(47)

CAPÍTULO III

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL

GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL

DE

(48)

3 EJECUSION DE LA AUDITORIA DE GESTION DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PEDRO VICENTE MALDONADO

3.1 Fase I: Conocimiento Preliminar

3.1.1 Orden de Trabajo

Quito, 02 de mayo del 2011 Señor

José Hernán Chulde Naranjo Ciudad.

Me permito disponer a usted, proceda a la realización de la Auditoria de Gestión, al departamento financiero del G M.C.P.V, durante el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010, para lo cual usted ha sido designado, y lo desarrollará de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por Contraloría General de Estado, el tiempo que dispondrá para su ejecución será de 100 días laborables, contados a partir de la fecha; 02 de mayo al 10 agosto 2011; y, concluido el mismo servirá presentar el informe respectivo. Los objetivos de la auditoría de gestión estarán dirigidos a:

• Evaluar el grado de eficiencia y efectividad del sistema de control interno establecido en la entidad.

• Verificar el cumplimiento de los objetivos aplicables en la Auditoría de Gestión

• Seguimiento y evaluación del cumplimiento de los objetivos aplicables en la auditoría de gestión

Los resultados se harán conocer mediante el informe de auditoría que incluirá comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Atentamente

Ing. Hugo José Silva Silva

Gobierno Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado Auditoría de Gestión

Orden de Trabajo

Del 01 de enero al 31 de Diciembre 2010

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3.1.2 Notificación de Trabajo

Quito, 02 de Mayo de 2011 Abogado

Pacifico Egüez Falcón

Alcalde Gobierno Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado Av. Pichincha S/N

Ciudad

De mi consideración:

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Controlaría General del Estado y 21 de su Reglamento, notifico a usted, que previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad Auditoria, realizaré la “Auditoria de Gestión en la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, con el siguiente cronograma de tiempo:

Trabajo de campo 02 de mayo 2011

Terminación del trabajo de campo 31 de julio 2011

Presentación del Informe 10 de agosto 2011

Por la atención a la presente, anticipo mis sinceros agradecimientos; y, aprovecho la oportunidad para reiterarle mis sentimientos de consideración y estima.

Atentamente

José Hernán Chulde Naranjo

Notificación de Trabajo

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3.1.3 Informe de Visita Previa

Quito, 02 de Mayo de 2011

Identificación de la entidad

Nombre: Gobierno Municipal de Pedro Vicente Maldonado

Dirección: Avenida Principal S/N del Cantón Pedro Vicente Maldonado (Cinco cuadras del parque central de cantón)

Base Legal

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, es una institución que cuenta con personería jurídica de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera conforme lo establece el Art. 225 numeral 2 de la Constitución de la República del Ecuador y el Art. 53 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, todos los programas y obras se plasman en términos financieros sobre la base de la normativa presupuestaria vigente; contando con un documento que pueda ser utilizado como un factor de información, seguimiento, control y evaluación

Misión

Planificar, gestionar, coordinar, supervisar y actúa como facilitador de los servicios a la comunidad, para la realización de las aspiraciones sociales, ecológicas, económicas, productivas, culturales y deportivas en un ambiente de calidad y de realización humana, transparente, con talento humano capacitado y competitivo.

Informe de Visita Previa

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Visión

El GMPVM, será una institución de gestión, constante facilitador de los servicios integrales, ágiles, oportunos y de óptima calidad urbana y rural del cantón, mediante la participación ciudadana, contando con un recurso humano eficiente, eficaz y comprometido con el desarrollo social, educativo, cultural, productivo y deportivo, mediante técnicas de mejoramiento continuo y prácticas del buen vivir ciudadano.

Estructura Legal

Para mayor detallo ver gráfico N°1.1 (Capítulo 1)

Gobernar al pueblo de Pedro Vicente Maldonado, con apego a la Constitución de la República del Ecuador, leyes, reglamentos, normas, políticas sociales, privilegiando al pueblo con un enfoque interdisciplinario, moderno y participativo, orientado a generar respuestas innovadoras en sus servicios, para satisfacer las necesidades sociales de la población del cantón de Pedro Vicente Maldonado.

Objetivos General

• Lograr una eficiente administración financiera mediante la planificación, organización, ejecución y control de las actividades financieras para el equilibrio de los ingresos y gastos; y garantizar la entrega de informes confiables para la toma de decisiones administrativas y financieras.

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Metas para el año 2010

• Aumentar un 5% los ingresos presupuestarios

• Concluir la proforma presupuestaria el 10 de diciembre del 2011

• Ingresar al sistema de información el 100% de documentos de adquisiciones

• Planificar y ejecutar un seminario – taller sobre la contabilidad gubernamental en mes de Junio 2011

• Planificar y ejecutar programas de comunicación por un mes para el pronto pago y con descuento para disminuir la cartera vencida

• Levantar información actualizada de los contribuyentes de las patentes municipales en el próximo semestre

• Aplicar programas de socialización a la sociedad durante tres meses sobre la emisión de títulos de crédito en la web

Elaborado: Hernán Chulde Naranjo Fecha: 20-05-2011 Revisado: Ing. Hugo Silva Fecha: 30-05-2011

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3.1.4 Memorando de Planificación Preliminar

Quito, 07 de Mayo de 2011

Objetivos generales del trabajo de auditoria

• Evaluar el sistema de control interno, implementado en el Departamento Financiero para el año 2010

•

Verificar la veracidad de la normatividad vigente

• Determinar los hallazgos relevantes para evaluar la gestión realizada en los procesos de elaboración de presupuestos, contabilización, recaudación y emisión de título de crédito

•

Elaborar un detallado para identificar las debilidades en los procesos a auditar y que los hallazgos sean acordes a la realidad

•

Emitir un informe de auditoría que contengan comentarios, conclusiones y recomendaciones que ayuden al mejoramiento en el desarrollo de las actividades y de los controles existentes en el departamento financiero del Gobierno Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado

Motivo del examen

Realizar el examen de Auditoría de Gestión en el departamento financieros en las unidades de Presupuestos, Contabilidad, Tesorería y Rentas

Memorando de Planificación Preliminar Del 01 de enero al 31 de Diciembre 2010

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Objetivos del examen

•

Medir el grado de cumplimiento de los objetivos planteados

•

Evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los procedimientos de las unidades de Presupuestos, Contabilidad, Tesorería y Rentas.

•

Determinar el uso de recursos materiales, humanos y financieros en las actividades diarias

Alcance del examen

La Auditoría de Gestión se realizará en el departamento financiero relacionado con las unidades de Presupuestos, Contabilidad, Tesorería y Rentas y se examinará en el periodo del 01 de enero al 31de diciembre 2010, se ha estimado un tiempo de 90 días aproximadamente durante el 02 de mayo al 10 de agosto 2011

Conocimiento de la organización

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, es una institución que planea, desarrolla y ejecuta todos los programas y obras en beneficio de la colectividad o ciudadanos que conforman este cantón.

Estructura Orgánica

El manual orgánico estructural, funcional y perfiles profesionales y laborales constantes en la resolución N°. 544-A-2010 fue sancionada por el señor Abogado Pacífico Egüez Falcón, Alcalde del Cantón Pedro Vicente Maldonado el 15 de diciembre del año 2010.

Para mayor detallo ver gráfico N°1.1 (Capítulo 1)

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Base legal

Constitución de la República del Ecuador. Plan Nacional para el Buen Vivir.

Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

Ley Orgánica del Servicio Público.

Sistema Nacional de Contratación Pública.

Ley Orgánica de La Contraloría General del Estado. Código del Trabajo.

Código Tributario. Ley de Régimen Tributario Interno. Ley de Empresas Públicas.

Reglamentos, Instructivos y Ordenanzas.

Objetivo de la organización

Lograr una eficiente administración financiera mediante la planificación, organización, ejecución y control de las actividades financieras equilibrio de los ingresos y gastos; y garantizar la entrega de informes confiables para la toma de decisiones administrativas y financieras.

Financiamiento

El financiamiento para realizar esta auditoría de gestión, estará a cargo del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, por la relación de dependencia de esta institución.

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Sistemas Informáticos

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, en los últimos meses ha sumado una plataforma tecnológica, aunque, no está integrada totalmente. Sin embargo, ayudara a que esta actividad se lleve a cabo de mejor manera.

Objetivos generales de la Dirección Financiera

Verificar que el proyecto de ordenanza presupuestaria para el siguiente ejercicio económico haya sido aprobado máximo el 10 de Diciembre conforme lo estable el 245 del COOTAD luego de haber cumplido las fases presupuestarias, mediante la verificación de resolución de aprobación por parte del Concejo Municipal.

Objetivo general para la aprobación de la proforma presupuestaria anual (ejercicio económico) municipal

Verificar que el proforma presupuestaria para el siguiente ejercicio económico haya sido aprobado máximo el 10 de Diciembre conforme lo estable los artículos 245 del COOTAD luego de haber cumplido las fases presupuestarias, mediante la verificación de resolución de aprobación por parte del Concejo Municipal.