PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO GOBERNACIÓN DEL GUAVIARE

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GOBERNACIÓN DEL GUAVIARE

REPÚBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIONADMINISTRATIVA

PLAN ANTICORRUPCIÓN

Y DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO

GOBERNACIÓN DEL

GUAVIARE

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GOBERNACIÓN DEL GUAVIARE

Centro Administrativo Departamental

CONTENIDO

INTRODUCCION 3

1. OBJETIVOS 5

2. ALCANCE 5

3. COMPONENTE ESTRATEGICO 6

3.1. MISION 6

3.2. VISION 6

3.3. PRINCIPIOS 6

3.4. VALORES 6

4. ORGANIGRAMA 8

5. MARCO LEGAL 9

6. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO.

6.1. MAPA DE RIESGOS 10

6.2. ESTRATEGIAS ANTITRAMITES 11

6.3. RENDICION DE CUENTAS 12

6.4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO. 13

7. ESTÁNDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS.

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8. CONSOLIDACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL 16

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INTRODUCCIÓN

En un esfuerzo por diseñar estrategias que contribuyan a la modernización y el fortalecimiento de la gestión de las entidades públicas que conlleve a una eficiente y dinámica prestación de servicios a la comunidad, el gobierno nacional ha diseñado herramientas mediante las cuales las entidades territoriales pueden implementar estos modelos de gestión. El documento denominado “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, contiene los parámetros de tipo preventivo que apoyan la formulación y estructuración de tan importante herramienta.

Este documento se encuentra estructurado, en dos partes: En primer lugar, se expone el componente estratégico de la Gobernación del Guaviare, que incluye la misión, visión, principios y valores. Esto, define un escenario para que la entidad consolide un escenario que garantice la promoción, protección y ejercicio de los derechos de los Guaviarenses.

La segunda parte define las acciones y estrategias diseñadas desde la entidad para mitigar los riesgos de corrupción, a través del primer componente que es la formulación de un mapa de riesgos. En este sentido, se parte de la identificación del riesgo existente, su probabilidad de ocurrencia y el análisis de los controles existente, con el objetivo de analizar si estos son suficientes, o por el contrario, requiere de acciones adicionales que los eviten o minimicen su impacto negativo. Para ello, se establecen las medidas que deberán tenerse en cuenta para el seguimiento que deberá realizar la oficina de Control Interno de Gestión.

De igual manera, y de conformidad con los lineamientos establecidos en la guía, el segundo componente está conformado por la formulación las estrategias Antitrámites, previo inventario y valoración de los trámites identificados al interior de la entidad. Esto, con el fin de agilizar y optimizar los procesos de atención al ciudadano.

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Finalmente, el cuarto componente se refiere a los mecanismos dispuestos por la entidad para la mejora en la atención a los ciudadanos, a través de la planificación de las acciones concretas que convergerán en una mejora ostensible en la prestación de los servicios.

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1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Construir e Implementar el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano del Departamento del Guaviare para la vigencia 2015, en cumplimiento de lo preceptuado en la Ley 1474 de 2011, a través del establecimiento de estrategias encaminadas al ejercicio transparente de la gestión pública.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Diseñar el mapa de riesgos de corrupción del departamento del Guaviare, que incluya la identificación de los riesgos, los controles que se van a emplear y las acciones de mitigación de dichos riesgos.

 Establecer y priorizar los trámites de la entidad que son susceptibles de racionalización.

 Diseñar estrategias y acciones para la rendición de cuentas, de la entidad hacia la ciudadanía, de manera que se disponga de información permanente sobre la gestión de la entidad.

 Determinar acciones concretas que agilice y optimícela los procesos de atención al ciudadano.

2. ALCANCE

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3. COMPONENTE ESTRATEGICO

3.1 MISIÓN

Impulsar Acciones que contribuyan a consolidar una Economía Integral, el Desarrollo Humano sostenible, la Convivencia Pacífica y la Identidad Regional, garantizado la coordinación de los municipios, las Instituciones y la Comunidad, mejorando la Gestión y aumentando la Inversión Social, en el marco de los procesos educativos de carácter integral.

3.2 VISION

El Departamento del Guaviare, en el año 2015, ha sentado las bases de desarrollo económico, productivo y sostenible, a partir de la concreción de una visión unificada de desarrollo que se soporta en una estructura articulada, moderna, planificada y funcional. Su talento humano se ha cualificado y basa la gestión en prácticas de buen gobierno dirigidas al mejoramiento continuo de la calidad de vida de sus habitantes, haciendo propio el enfoque de “Guaviare territorio Modelo de Derechos”.

3.3 PRINCIPIOS

 COORDINACION

 CONCURRENCIA

 COMPLEMENTARIEDAD

3.4 VALORES

CALIDAD: Orientación que busca entregar un servicio a nuestros usuarios y

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TRABAJO EN EQUIPO: El trabajo interdisciplinario en equipo se constituye en el

mecanismo que garantiza la objetividad, imparcialidad, productividad y calidad de la labor desarrollada, generando un ambiente de confianza que permite mejorar el desarrollo profesional, personal e Institucional.

El trabajo en equipo fomenta la creatividad, la motivación y el liderazgo colectivo.

CONFIDENCIALIDAD: Cuidado escrupuloso de los asuntos conocidos en el

ejercicio del cargo y en la responsabilidad en el uso de la información, incluso después del retiro definitivo del servidor.

COMPROMISO:Reflejo de la capacidad profesional y la constante dedicación que

sirva al interés público y al cumplimiento de la Misión de la Entidad.

TRANSPARENCIA:Base fundamental para el desarrollo, claro, oportuno, eficaz y

eficiente de todos los funcionarios (as) de la Gobernación del Guaviare, con el fin de conocer y asumir las funciones encomendadas para desempeñar una excelente gestión.

AUSTERIDAD:La Gestión de la Gobernación del Guaviare se realizará dentro de

los principios de austeridad a que están obligados todos los servidores públicos, para dar un buen uso de los recursos asignados.

RESPETO: En la Gobernación del Guaviare el respeto es el reconocimiento que

las diferencias individuales son naturales y fundamentales para la integración y el desarrollo de la organización, así como de su posicionamiento en la sociedad.

RESPONSABILIDAD: En la Gobernación del Guaviare, responsabilidad es

hacernos cargo de las consecuencias de las palabras, las decisiones y los compromisos, y, en general de los actos libre y voluntariamente realizados, no sólo cuando sus resultados son buenos y gratificantes, sino también cuando nos son adversos o indeseables.

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JUSTICIA: En la Gobernación del Guaviare, ser justo es la manifestación

permanente de la equidad y la verdad en nuestras relaciones y decisiones. Implica asumir y atender, debidamente, todos los derechos de los demás.

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5. MARCO LEGAL

La implementación del presente plan, tiene fundamento en las siguientes normas:

 Constitución Política de Colombia

 Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción  Ley 80 de 1993, Estatuto de Contratación

 Ley 1150 de 2007, medidas de eficiencia y transparencia en la contratación con recursos públicos.

 Ley 87 de 1993, Sistema Nacional de Control Interno  Ley 850 de 2003, Veeduría Ciudadanas

 Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 Ley 190 de 1995, normas para preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

 Decreto 019 de 2012, Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.  Decreto 2641 de 2012, Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley

1474 de 2011.

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6. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCIÓN AL CIUDADANANO.

De conformidad con lo estipulado en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, “Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias Antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.” La consolidación del presente plan estuvo a cargo del Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare, y el Jefe de Control interno de Gestión, ejercerá las labores de monitoreo, seguimiento y evaluación.

Este plan contiene cuatro componentes, a saber: Mapa de Riesgos de Corrupción, Estrategias Antitrámites, Rendición de cuentas y Mecanismos de Atención al ciudadano.

6.1 MAPA DE RIESGOS

Este componente tiene como finalidad establecer los criterios para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción, logrando la identificación de controles existentes y la formulación de acciones orientadas a prevenirlos o mitigarlos.

Se parte del hecho de que deben ser definidas un conjunto de situaciones que por sus características puedan originar prácticas corruptas, asociadas a cada uno de los procesos de la entidad, ejercicio realizado en la Gobernación del Guaviare, identificando los procesos y procedimientos con mayor vulnerabilidad frente a los riesgos de corrupción.

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riesgo, determinando su probabilidad de materialización, bajo tres criterios: Posible, Probable y Casi Seguro (de acuerdo, con lo establecido en la guía). Después, se hizo una valoración de los controles que en la actualidad la entidad tiene dispuesto para hacer frente a esos riesgos, con lo cual se fijó una política de administración del riesgo y las acciones que deberán emprenderse para mitigar o evitar dichos riesgos de corrupción.

El impacto que la implementación del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano se articula con el programa “Guaviare Transparente de cara a la gente”, incluido dentro del Plan de Desarrollo “Así Marcamos Huella” 2012-2015, el cual pretende Mejorar el resultado del Índice de Transparencia Departamental a Moderado en el 2015.

El Mapa de Riesgo de Corrupción de la Gobernación del Guaviare, por cada uno de los ámbitos y sub-ambitos de aplicación, se muestran en el ANEXO 1. Mapa de Riesgos; en el Anexo 2. Se relacionan las Generalidades del Plan y en el Anexo 3 las actividades específicas para realizar el correspondiente monitoreo y seguimiento.

6.2 ESTRATEGIAS ANTITRAMITES

La Estrategia Antitrámites pretende facilitar el acceso de todos los ciudadanos a los servicios ofrecidos por la administración pública, ya que cada entidad deberá realizar el ejercicio de simplificación, estandarización, optimización y automatización de sus trámites, lo cual apunta hacia la modernización y el aumento de la productividad de las instituciones del Estado. Esta política es liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

En consecuencia, el DAFP definió cuatro fases en el proceso de implementación de la estrategia al interior de cada entidad, las cuales son:

1. Identificación de los trámites, el cual evalúa la pertinencia, importancia y valor agregado de cada trámite. Acto seguido, se registra el inventario en el S.U.I.T.

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3. Racionalización de trámites, es la mejora de los trámites, que impliquen el menor esfuerzo y costo para los usuarios.

4. Interoperabilidad, que es definida como “(…) el ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y otras entidades”1

Por ello, la Gobernación del Guaviare, en consonancia con lo estipulado en el Decreto 019 de 20122, comprometida con la necesidad de facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios y procurando un acercamiento con la comunidad, definió en el Plan de Desarrollo “Así Marcamos Huella”, dentro del programa “Guaviare Tecnología y conocimiento para todos”, la meta de Identificar cuatro (4) trámites de alto impacto para la administración territorial, susceptibles de ser automatizados, con el fin de ofrecer posibilidades de interacción al ciudadano.

En virtud de lo anterior, se determinó que para la vigencia 2015, como Estrategia Antitrámites, se procederá a simplificar, optimizar y/o automatizar dos (2) trámites, los cuales se encuentran en el Anexo 4. Estrategias Antitrámites.

6.3 RENDICION DE CUENTAS

La rendición de cuentas es el conjunto de estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades del estado y los servidores públicos dan cuenta de su gestión durante un periodo determinado, ante las demás instituciones, organismos nacionales e internacionales y ciudadanos en general, con el fin de generar confianza en las instituciones del Estado, y garantizar el ejercicio del control social.

Debido a que se requiere que este ejercicio se lleve a cabo de manera permanente, pues su objetivo es el afianzamiento de la relación Ciudadano – Estado, se hace indispensable la elaboración de una estrategia que permita orientar acciones hacia este fin.

1_{Marco de Interoperabilidad de Gobierno en línea versión 2010.}

2_{Dicta las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes}

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En consecuencia, el Plan de Desarrollo “Así Marcamos Huella” 2012-2015, dentro del programa “Guaviare Transparente de cara a la gente”, definió como meta del cuatrienio ocho rendiciones de cuenta, ante lo cual, el presente plan contempla estrategias adicionales que apoyarán el cumplimiento de esta meta. Para la vigencia 2015, se planean llevar a cabo dos (2) Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas, tal y como se relacionan en el Anexo 5. Rendición de Cuentas.

6.4 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

De acuerdo con las directrices emanadas del Gobierno Nacional, es deber de todas las Entidades de la administración pública incluir dentro de sus planes anticorrupción, un componente de atención y servicio al ciudadano, esto como fin último de la gestión pública en el entendido de que este ejercicio deberá satisfacer las necesidades de información de la ciudadanía.

En tal sentido, las entidades de la administración pública deberán incluir en el Plan Anticorrupción, una línea estratégica para la gestión del servicio al ciudadano, de modo que puedan estructurarse acciones concretas para su cumplimiento.

Así mismo, se han tenido en cuenta los siguientes mecanismos de atención al usuario, tales como:

 Desarrollo Institucional para el servicio al ciudadano.

 Afianzamiento de la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos.

 Fortalecimiento de los canales de atención.

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7. ESTÁNDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS

Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar

solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución.

Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que

formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar

una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.

Sugerencia: es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio

o la gestión de la entidad.

Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una

conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional.

Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades.

Deber de denunciar: Es deber de toda persona denunciar a la autoridad

competente las conductas punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores públicos tiene connotación constitutiva de infracción de conformidad con los el artículo 6 de la Constitución Política.

GESTIÓN

Recepción: Con el fin de asegurar la existencia de un registro y número de

radicado único de las comunicaciones, se debe facilitar el control y el seguimiento de los documentos. Las actividades de recepción, radicación y registro de documentos las deben realizar únicamente las dependencias de correspondencia o quien haga sus veces.

Consideraciones Generales: Las dependencias encargadas de la gestión de

peticiones, quejas, sugerencias y reclamos, deberán cumplir con los términos legales: Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, que se le entregue información, se le permita consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.

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son:

 Para cualquier petición: 15 días siguientes a la recepción.

 Para la petición de documentos: 10 días siguientes a la recepción.  Consultas de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción.  Peticiones entre autoridades: 10 días siguientes a la recepción

El servidor público que conozca de la comisión de una conducta punible que deba investigarse de oficio, iniciará la investigación, si tuviere competencia. De lo contrario, pondrá el hecho en conocimiento de la autoridad competente.

NOTA: Las denuncias por actos de corrupción que reciba la entidad serán

trasladadas al competente. Al ciudadano se le informará del trasladado, sin perjuicio de las reservas de ley.

SEGUIMIENTO.

La persona responsable de la unidad de atención al usuario Elaborara bimestralmente un informe sobre las quejas y reclamos, con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos.

CONTROL.

Oficina de Control Interno: vigilarán que la atención se preste de acuerdo con las normas y los parámetros establecidos por la entidad. Sobre este aspecto, rendirán un informe semestral a la administración de la entidad.

VEEDURÍAS CIUDADANAS.

 Llevar un registro sistemático de las observaciones presentadas por las veedurías ciudadanas.

 Evaluar los correctivos que surjan de las recomendaciones formuladas por las veedurías ciudadanas.

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8. CONSOLIDACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

La consolidación del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo.

“La verificación de la elaboración, de su visibilizarían, el seguimiento y el control a las acciones contempladas en la herramienta “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” le corresponde a la Oficina de Control Interno. Las entidades del orden nacional, Departamental y municipal deberán publicar en un medio de fácil accesibilidad al ciudadano las acciones adelantadas, en las siguientes fechas, 31 de enero, abril 30, agosto 31 y diciembre 31. Para estos efectos en el SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO”, se propone el mecanismo de seguimiento y control, el cual podrá ser utilizado por la Oficina de Control Interno.

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26 DE ENERO DE 2015

ANA MARÍA MARTÍNEZ ÁLVAREZ

AMBITO DE LA

GESTIÓN SUB ÁMBITO DE LA GESTIÓN RIESGO CAUSAS EFECTOS

PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN

Gobierno Electrónico - Publicidad de la Información

Débiles Sistemas de información y procesos de comunicación entre dependencia

desestructurados

Baja inversión de recursos motivada por poco interés de las administraciones hacia el tema

Desarticulación de los procesos que lleva a cabo la entidad

CASI SEGURO

Rendición de Cuentas

Baja participación de la comunidad en las audiencias públicas de rendición de cuentas

Desinterés y bajo sentido de pertenencia de la comunidad por temas del ámbito público

Desaprovechamiento de los espacios de interlocución con la administración

CASI SEGURO

Sistema de atención al ciudadano

Desconocimiento del alcance y beneficios de la utilización del SAU

Desinterés y bajo sentido de pertenencia de la comunidad por temas del ámbito público

Desconocimiento de la ciudadanía acerca de los procesos institucionales. Falta de propuestas de mejora

POSIBLE

Debilidad en la estructuración de estudios y téminos de referencia

Escaso nivel de capacitación y competencias de los servidores públicos en el tema

Se llevan a cabo procesos que no se encuentran ajustados a la normatividad vigente

PROBABLE

Debilidad en las supervisión contractual por parte de los servidores públicos de la entidad

PROBABLE

Desconocimiento por parte de los servidores públicos del manual de contratación actualizado

PROBABLE

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO VIGENCIA 2015

ANEXO 1. MAPA DE RIESGOS

FECHA DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN:

NOMBRE DEL COORDINADOR GENERAL DEL PLAN:

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26 DE ENERO DE 2015

AMBITO DE LA

Estudios previos o de factibilidad superficiales. - Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación.

PROBABLE

Cargue de información precontractual y contractual a destiempo en el SECOP

Retrasos y cuellos de botella en procesos

Información precontractual y contractual no es visible para la ciudadanía

CASI SEGURO

Conciliaciones que conllevan a acuerdos perjudiciales para la entidad

Bajo nivel de análisis de las mejores alternativas para llevar adelante un proceso

demandas falladas en contra del departamento que desestabilizan sus finanzas

POSIBLE

Urgencia manifiesta inexistente.

Desconocimiento del problema o necesidad real; éstas se establecen bajo supuestos

Se contratan bienes y servicios que no tienen impacto alguno en la satisfacción de necesidades de la comunidad

POSIBLE

Exceder la apropiación inicial disponible de gastos

Baja o nula utilización de herramientas de planificación financiera

Se contraen obligaciones que

se cancelan a destiempo POSIBLE

Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución

Inexistencia de controles en diferentes niveles

La información financiera en el gasto no reflejará la realidad económica

PROBABLE Gestión contractual

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26 DE ENERO DE 2015

AMBITO DE LA

Ordenar pagos sin el lleno de los requisitos legales

Interés del funcionario responsable en ordenar o efetuar el pago. Baja utilización de herramientas de planificación financiera

Configuración de un delito susceptible de denuncia con la interposición de la respectiva demanda

PROBABLE

No efectuar los descuentos, ni girar en forma oportuna las transferencias de ley

Interés del funcionario responsable en retardar el pago. Baja utilización de herramientas de planificación financiera

Insatisfacción de los usuarios. Configuración de un delito susceptible de denuncia con la interposición de la respectiva demanda

PROBABLE

Comprometer vigencias futuras

sin autorización Insubordinación

Se comprometen recursos de

las próximas vigencias POSIBLE

Pérdida o sustracción de información documental confidencial

Descuido. Interés

particular de algún servidor público o tercero

Desaparición de documentos

de utilidad para terceros CASI SEGURO

Pérdida, alteración y/o retardo de la documentación pre-contractual y pre-contractual

Descuido. Interés

particular de algún servidor público o tercero

Desaparición de documentos

de utilidad para terceros CASI SEGURO

Responsabilidades y

competencias de los servidores públicos sin definir.

Manual de funciones desactualizado

Servidores Públicos

cumpliendo funciones que no están definidas

CASI SEGURO

Hojas de vida de servidores públicos y contratistas desactualizadas en el SIGEP

desinterés de los servidores públicos por mantener la hoja de vida actualizada en el SIGEP

Hoja de vida en el SIGEP es

obsoleta CASI SEGURO

La entidad presenta una baja Gestión Documental

INSTITUCIONALIDAD

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26 DE ENERO DE 2015

AMBITO DE LA

Control Interno

Resistencia de los servidores públicos a la implementación de la cultura de Autocontrol en sus labores cotidianas

Resistencia al cambio. Desinterés por

autocontrolar las acciones cotidianas

Desgaste administrativo y operativo en actividades que no impactan en la prestación de bienes y servicios

CASI SEGURO

Desestructuración de procesos y procedimientos

Desconocimiento del manual de procesos y procedimientos de la entidad

CASI SEGURO

Bajo nivel de responsabilidad del servidor público frente a la integralidad de los procesos

Resistencia al cambio. Desinterés por

autocontrolar las acciones cotidianas

CASI SEGURO

Control Social

Desconocimiento de la ciudadanía sobre los mecanismos de control social dispuestos por la entidad

Escasa inversión de la entidad en la promoción de estos mecanismo

Baja participación de la comunidad frente a las actividades que requieren de control

CASI SEGURO

Ambiente de denuncia

Carencia de procesos y procedimientos para la comuniciación de riesgos de corrupción, de manera segura y confiable

Desconocimiento del manual de procesos y procedimientos de la entidad

Se cometen delitos que no tiene manera de ser denunciados en primera instancia ante la entidad

PROBABLE

Clima ético

Desconocimiento por parte de los servidores públicos del

Desinterés de los funcionarios por apropiarse de las

Los servidores públicos no se identifican con unos principios

y estándares de CASI SEGURO

CONTROL Y SANCIÓN

TEMAS ANTICORRUPCIÓN

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26 DE ENERO DE 2015 ANA MARÍA MARTÍNEZ ÁLVAREZ

INICIO FINAL

RECURSOS PROPIOS OTRO

RENDICIÓN DE CUENTAS

Dar cumplimiento a las directrices establecidas en el marco del proceso de Rendición decuentas para informar oportunamente a la ciudadanìa sobre los avances de gestión y cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo Departamental.

Campaña formativa y publicitaria sobre la Rendición de Cuentas como deber y derecho de los ciudadanos

1 Campaña realizada N° de campañas_realizadas Material publicitario_diseñado Preventivo

Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare - Ana María Martínez Álvarez (Directora) Edgar Gilberto Hernández Granados Febrero de 2015 Abril de

2015 21801202011 3,000,000 - 3,000,000 GOBIERNO ELECTRÓNICO

-PUBLICIDAD DE LA INFORMACIÓN

Fortalecer los mecanismos y protocolos internos de la entidad a través de la implementación de la estrategia de Gobierno en linea para lograr un acercamiento real con los clientes internos y externos de la entidad.

implementacióndelaestrategiade Gobiernoenlineaparalograrun acercamiento realcon los clientes internos y externos de la entidad.

Estrategia implementadaEstrategia_implementada

Acta de Liquidación de convenio y Actas de socialización. Acto administrativo de adopción por parte de la entidad

Preventivo

Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare - Ana María Martínez Álvarez (Directora)

Wilmar Antonio CortésFebrero de₂₀₁₅ Diciembre de₂₀₁₅ Contemplado dentro

del Convenio 677 de 2013

70,000,000 70,000,000 SISTEMA DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO

Fortalecer el mecanismo de atención al ciudadano através de mecanismos eficientes de gestión documental por parte de la entidad.

Adopción y dinamización de un sistema integral de Atención al Ciudadano

1 Sistema de atención al Ciudadano adoptado y en funcionamiento

Sistema de atención al Ciudadano adoptado y en funcionamiento

Acto administrativo de adopción del Sistema de Atención al Ciudadano

Preventivo

Secretaría Administrativa - Diana María López Rentería (Secretaria de Despacho)

Luz Amelia Monsalve Nicholls

Febrero de 2015

Julio de

2015 2040120206 2,000,000 - 2,000,000 Capacitación sobre estructuración de

pliegos de condiciones y términos de referencia de conformidad con la normatividad vigente dirigida a Servidores Públicos de la Gobernación

30 servidores públicos de la Gobernación capacitados en estructuración de pliegos de condiciones y términos de referencia

N° de Servidores Públicos de la Gobernación capacitados

Presentación, Listado de asistencia y Registro Fotográfico del evento

Preventivo

Secretaría Jurídico -Ciro Antonio Castilla Sánchez (Secretario de Despacho)

Designado por el Secretario Jurídico

Abril de 2015

Mayo de

2015 21801101031 1,500,000 1,500,000 Socialización de los aspectos

relacionadosconlaSupervisión y/o interventoría de los contratos, dirigido a los servidores públicos, de conformidad con el Manual de Contratación de la entidad

1 Evento de socialización de aspectos relacionados con la supervisión de contratos

N° de eventos de socialización de aspectos relacionados con la supervisión de contratos

Preventivo

Mayo de 2015

Junio de

2015 21801101031 1,500,000 1,500,000 Capacitación sobre los aspectos más

relevantes del Manual de Contratación 1 Evento de socialización sobre aspectos más relevantes del Manual de Contratación de la Entidad

N° de eventos de socialización sobre aspectos más relevantes del Manual de Contratación de la Entidad

Preventivo

Junio de 2015

Julio de

2015 21801101031 1,500,000 1,500,000

Publicación oportuna de la información de la etapa precontractual y contractual delosrespectivosprocesos enel SECOP

100% de la información precontractual y contractual cargada en el SECOP dentro de los términos previstos por la ley

información precontractual y contractual cargada en el SECOP dentro de los términos previstos por la ley / información precontractual y contractual cargada en el SECOP

SECOP, Pantallazos Preventivo

Febrero de 2015

Diciembre de

2015 2040120207 2,000,000 - 2,000,000

Capacitación sobre estructuración de estudios previos de conformidad con la normatividad vigente dirigida a Servidores Públicos de la Gobernación

30 servidores públicos de la Gobernación capacitados en estructuración de estudios previos de conformidad con la normatividad vigente dirigida a Servidores Públicos de la Gobernación

N° de Servidores Públicos de la Gobernación capacitados

Preventivo

Julio de 2015

Agosto de

2015 21801101031 1,500,000 - 1,500,000

Evaluación permanente y minuciosa de todas las opciones posibles y escogencia de la opción más favorable, en todos los procesos de conciliación con terceros

100% de las conciliaciones seleccionadas fueron analizadas y estudiadas minuciosamente

Conciliaciones analizadas / Total Conciliaciones

Acta de Comité de Conciliación Preventivo

Secretaría Jurídico -Ciro Antonio Castilla Sánchez (Secretario de Despacho) Cristian Antonio Burbano Febrero de 2015 Diciembre de

2015 2040120102 500,000 - 500,000 Estudios de Oportunidad y Conveniencia

debidamente justificados y minuciosamente analizados con el apoyo de la Unidad de Contratación

100% de los estudios de Oportunidad y Conveniencia debidamente justificados y minuciosamente analizados Estudios de Oportunidad y Conveniencia debidamente justificados / Total Estudios Analizados

Estudios de oportunidad y conveniencia con Visto Bueno de la Secretaría Jurídica

Preventivo

Secretaría Jurídico -Ciro Antonio Castilla Sánchez (Secretario de Despacho) Unidad de Contratación Febrero de 2015 Diciembre de

2015 NA - - -Verificación de que el gasto se encuentre

contempladoenelPlanAnualde Adquisiciones, y exista disponibilidad.

100% de los gastos se encuentran incluidos en el Plan Anual de Adquisiones

Gastos incluidos en el PAA / total Gastos

Certificado de Plan de Compras Preventivo

Designado por la Secretaria Administrativa

Febrero de 2015

Diciembre de

2015 NA - -

-Verificación de que las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal y los CDP y RPexpedidoscorrespondanconel objeto del gasto

100% de las solicitudes de disponibilidad presupuestal, CDP y RP corresponden con el objeto del gasto

solicitudes de disponibilidad presupuestal, CDP y RP que corresponden con el objeto del gasto / Total solicitudes de disponibilidad presupuestal, CDP y RP

Solicitudes de Disponibilidad Presupuestal, CDP y RP

Preventivo

Secretaría de Hacienda -Elizabeth Rojas Sánchez (Secretaria de Despacho)

Jefe de presupuesto -Néstor Álvaro Restrepo Benjumea (Profesional Especializado)

Febrero de 2015

Diciembre de

2015 NA - -

-100% de las

Obligaciones de la

entidad pagas Secretaría de Hacienda

-FECHA DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN: NOMBRE DEL COORDINADOR GENERAL DEL PLAN:

SUB-AMBITO DE GESTIÓN INDICADORES OBJETIVO GENERAL AMBITO DE ACCIÓN

PRIORIZADO OBJETIVOS ESPECIFICOS

GENERALIDADES DEL PLAN ANTICORRUPCION

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

VIGENCIA 2015 ANEXO 2. GENERALIDADES DEL PLAN

Formular e implementar una estrategia institucional de lucha contra la corrupción y

la efectiva atención al ciudadano, que contribuya a

la satisfacción de necesidades de la comunidad y el mejoramiento de su calidad

de cida

VALOR TOTAL FUENTE DE

VERIFICACIÓN

VALORACIÓN O

TIPO DE CONTROL RESPONSABLES COLABORADORES RUBRO

TIEMPO DE FUENTE

GESTIÓN CONTRATACIÓN PÚBLICA

Fortalecer los procesos y procedimientos de Contratación pública protegiendo hechos de corrupción a la Gobernación de Guaviare.

INSTITUCIONALIDAD

ACCIONES DE MITIGACIÓN METAS

(25)

INICIO FINAL

RECURSOS PROPIOS OTRO

FECHA DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN: NOMBRE DEL COORDINADOR GENERAL DEL PLAN:

SUB-AMBITO DE GESTIÓN INDICADORES OBJETIVO GENERAL AMBITO DE ACCIÓN

PRIORIZADO OBJETIVOS ESPECIFICOS

GENERALIDADES DEL PLAN ANTICORRUPCION

VIGENCIA 2015 ANEXO 2. GENERALIDADES DEL PLAN

VALOR TOTAL FUENTE DE

VERIFICACIÓN

VALORACIÓN O

TIPO DE CONTROL RESPONSABLES COLABORADORES RUBRO

TIEMPO DE FUENTE ACCIONES DE MITIGACIÓN METAS

Verificar el cumplimiento en la ejecucion de pagos conforme a la Programación de pagos en el PAC y CONFIS

100% pagos ejecutados conforme las programación de pagos en el PAC y CONFIS

Pagos ejecutados conforme la programación PAC y CONFIS / Pagos efectuados

Ejecución de pagos Preventivo

Tesorero - Macedonio Silva Espitia

Febrero de 2015

Diciembre de

2015 NA - - -Verificar las vigencias futuras

comprometidas Vs.Vigencias Futuras autorizadas

100% de las vigencias futuras comprometidas fueron autorizadas por el órgano respectivo Vigencias futuras comprometidas y autorizadas / Vigencias Futuras Ordenanzas, Decretos de incorporación presupuestal Preventivo

Jefe de presupuesto -Néstor Álvaro Restrepo Benjumea (Profesional Especializado)

Febrero de 2015

Diciembre de

2015 NA - - -GESTIÓN DOCUMENTAL

Adoptar las medidas de controles pertinentes sobre la información producida por las diferentes dependencias de la entidad

Adopción y aplicación de los procesos y procedimientos de recuperación, preservación, conservación y difusión de archivo de la entidad, que han sido diseñados

100% de los procesos y procedimientos de archivo implementados Procesos y Procedimientos de archivo implementados / procesos y procedimientos de archivo

Manual de procesos y procedimientos, Evaluación en la implementación de los procesos

Preventivo

Eva María Patiño Duque

Marzo de 2015

Diciembre de

2015 2180101010301 70,000,000 - 70,000,000 Adopción de de la nueva estructura

organizacional, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la entidad 1 Estructura organizacional adoptada 1 Estructura organizacional adoptada

Decreto de Adopción de la nueva estructura organizacional de la entidad

Preventivo

Orlando Bernal Souza (Profesional Universitario)

Marzo de 2015

Diciembre de

2015 2180101010301 70,000,000 - 70,000,000 Verificación permanente de la

actualización de las hojas de vida de Servidores Públicos y Contratistas en el SIGEP

100% de las hojas de vida actualizadas

Hojas de vida actualizadas / Hojas de vida

Base de Datos SIGEP Preventivo

Febrero de 2015

Diciembre de

2015 NA - - -PRESTACIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

Desarrollar acciones que posibiliten la prestación de bienes y servicios de alto impacto para la región

Revisión acerca del cumplimiento de metas de los proyectos de inversión que se encuentran pendientes para aprobación y registro por parte del Banco de Porgramas y Proyectos de la entidad

100% de los proyectos aprobados cumpliendo una o más metas del Plan de Desarrollo

Proyectos aprobados cumpliendo una o más metas del Plan de Desarrollo / 100% Proyectos Aprobados

Formato de Control Posterior Preventivo

Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare - Ana María Martínez Álvarez (Directora) Edgar Gilberto Hernández Granados Febrero de 2015 Diciembre de

2015 NA - -

-CONTROL INTERNO Promover y fortalecer el Sistema de ControlInterno como mecanismo de autorregulación de la gestión de la entidad

Diseño e implementación de campañas masivaspara elfortalecimientodel autocontrol entre los servidores públicos

1 Campaña diseñada e implementada

N° de campañas realizadas

Preventivo

Oficina Asesora de Control Interno de Gestión - Gladys Ramírez (Jefe de Control Interno de Gestión)

Secretarios de Despacho y Directora de Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare Mayo de 2015 Septiembre

de 2015 NA - -

-CONTROL INSTITUCIONAL

Garantizar que la entidad cuente con la estructura organizacional, procesos y procedimientos necesarios para hacer cumplir con la normatividad vigente

Adopción de la nueva estructura organizacional, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la entidad

Estructura Organizacional, Manual de Funciones y Manual de Procesos y Procedimiento Adoptados Estructura Organizacional, Manual de Funciones y Manual de Procesos y Procedimiento Adoptados

Decretos de adopción Preventivo

Marzo de 2015

Diciembre de

2015 2180101010301 70,000,000 - 70,000,000

CONTROL SOCIAL Realizar promoción de los mecanismos departicipación ciudadana y de control social dispuestos por la entidad

Dar a conocer a la comunidad los mecanismos de control social dispuestos por la entidad

1 Campaña PublicitariaN° de campañas_publicitaria Material publicitario_diseñado Preventivo

Secretaría de Gobierno -Ana Marcela Chará Balanta (Secretaria de Despacho)

Oficina de Prensa Marzo de₂₀₁₅ Diciembre de₂₀₁₅ 45121504 800,000 - 800,000

AMBIENTE DE DENUNCIA

Implementación y dinamización de un buzón de Quejas, Sugerencias y Denuncias como medio para informar acerca de hechos de corrupción, con su respectivo protocolo

buzón de Quejas, Sugerencias y Denuncias funcionando y operando

Informe mensual del buzón Preventivo

Febrero de 2015

Diciembre de

2015 NA -

-CLIMA ÉTICO Socialización del código de ética de la entidad, dirigida a los servidores públicos

1 jornada de socialización del código de ética

n° jornadas de socialización del código de ética

Preventivo

Abril de 2015

Septiembre

de 2015 2180101010301 2,000,000 - 2,000,000

Formular e implementar una estrategia institucional de lucha contra la corrupción y

la efectiva atención al ciudadano, que contribuya a

la satisfacción de necesidades de la comunidad y el mejoramiento de su calidad

de cida

CONTROL Y SANCIÓN

Fortalecer los mecanismos de regulación y control existentes para el manejo de recursos financieros y presupuestales por parte de la Secretaría de Hacienda Departamental

Construir un canal de denuncia interno (para funcionarios públicos) y externo (ciudadanía), seguro y confiable que tenga como fin denunciar todo acto o incidente que pueda considerarse delito de corrupción

GESTIÓN FINANCIERA INSTITUCIONALIDAD

GESTIÓN TALENTO HUMANO

(26)

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII

1. Diseño de la Campaña formativa sobre la Rendición de

Cuentas X

2. Implementación de la campaña de Rendición de cuentas

diseñada X

1. Implementación y adopción por parte de la entidad del Sistema de PQR en línea, SIG Web, Sistema de Participación ciudadana, Sistema de Trámites y Servicios de Impuestos Departamentales, Sistema Virtuald de Rendición de Cuentas, Plataforma de Formación Virtual, Definición de la Estrategia de Cero Papel

X X X X X X X X X X X

2. Capacitación en cada uno de los componentes: Sistema de PQR en línea, SIG Web, Sistema de Participación ciudadana, Sistema de Trámites y Servicios de Impuestos

Departamentales, Sistema Virtuald de Rendición de Cuentas, Plataforma de Formación Virtual, Definición de la Estrategia de Cero Papel

Fortalecer el mecanismo de atención al ciudadano a través de mecanismos eficientes de gestión documental por parte de la entidad.

Adopción y dinamización de un sistema integral de Atención al Ciudadano

1. Sensibilización, implementación y dinamización de procesos

y procedimientos de atención al usuario. X

1. Planear Capacitación sobre estructuración de pliegos de

condiciones y términos de referencia X

2. Impartir capacitación sobre estructuración de pliegos de

condiciones y términos de referencia a Servidores públicos X

1. Planear Socialización de los aspectos relacionados con la Supervisión y/o interventoría de los contratos, dirigido a los servidores públicos

X

2. Impartir socialización los aspectos relacionados con la Supervisión y/o interventoría de los contratos, dirigido a los servidores públicos

X

1. Capacitación sobre los aspectos más relevantes del Manual

de Contratación a los servidores públicos X 2. Impartir sobre los aspectos más relevantes del Manual de

Contratación a los servidores públicos X Publicación oportuna de la información de la etapa

precontractual y contractual de los respectivos procesos en el SECOP

1. Cargue de información dentro de los términos previstos X X X X X X X X X X X

1. Planear Capacitación sobre estructuración de estudios previos de conformidad con la normatividad vigente dirigida a Servidores Públicos de la Gobernación

X

2. Impartir Capacitación sobre estructuración de estudios previos de conformidad con la normatividad vigente dirigida a Servidores Públicos de la Gobernación

X

Evaluación permanente y minuciosa de todas las opciones posibles y escogencia de la opción más favorable, en todos los procesos de conciliación con terceros

VIGENCIA 2015

ANEXO 3. ACTIVIDADES ESPECIFICAS DEL PLAN

CRONOGRAMA AMBITO DE ACCIÓN

PRIORIZADO OBJETIVOS ESPECIFICOS ACCIONES DE MITIGACIÓN FECHA DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN:

ACTIVIDADES ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DEL PLAN ANTICORUPCIÓN

VISIBILIDAD

Dar cumplimiento a las directrices establecidas en el marco del proceso de Rendición de cuentas para informar oportunamente a la ciudadanìa sobre los avances de gestión y cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo Departamental.

Campaña formativa y publicitaria sobre la Rendición de Cuentas como deber y derecho de los ciudadanos

Fortalecer los mecanismos y protocolos internos de la entidad a través de la implementación de la estrategia de Gobierno en linea para lograr un acercamiento real con los clientes internos y externos de la entidad.

implementación de la estrategia de Gobierno en linea para lograr un acercamiento real con los clientes internos y externos

de la entidad.

Capacitación sobre estructuración de pliegos de condiciones y términos de referencia de conformidad con la normatividad vigente dirigida a Servidores Públicos de la Gobernación

Socialización de los aspectos relacionados con la Supervisión y/o interventoría de los contratos, dirigido a los servidores públicos, de conformidad con el Manual de Contratación de la entidad

Capacitación sobre los aspectos más relevantes del Manual de Contratación

(27)

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

VIGENCIA 2015

Estudios de Oportunidad y Conveniencia debidamente justificados y minuciosamente analizados con el apoyo de la Unidad de Contratación

Recepción y análisis de estudios de oportunidad y conveniencia

Verificación de que el gasto se encuentre contemplado en el Plan Anual de Adquisiciones, y exista disponibilidad.

Verificación de que el gasto se encuentre contemplado en el

Plan Anual de Adquisiciones, y exista disponibilidad. X X X X X X X X X X X Verificación de que las solicitudes de Disponibilidad

Presupuestal y los CDP y RP expedidos correspondan con el objeto del gasto

Verificación de que las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal y los CDP y RP expedidos correspondan con el objeto del gasto

Control de pago oportuno de las obligaciones de la entidad Implementación aplicativo del sistema financiero que permite

identificar el estado en que se encuentra la cuenta de cobro X X X X X X X X X X X

Verificación del diligenciamiento de lista de chequeo con lleno de requisitos para pago de cuentas de cobro en el área de contabilidad.

Verificación del diligenciamiento de lista de chequeo con lleno

de requisitos para pago en el área de contabilidad. X X X X X X X X X X X

Verificar el cumplimiento en la ejecucion de pagos conforme a la Programación de pagos en el PAC y CONFIS

Verificar el cumplimiento en la Programación de pagos en el

PAC y CONFIS X X X X X X X X X X X

Verificar las vigencias futuras comprometidas Vs. Vigencias Futuras autorizadas

Verificar el cumplimiento estricto de las vigencias futuras que

fueron autorizadas X X X X X X X X X X X

1. Solicitud de Concepto Técnico al DAFP X X X X X X X X X X X 2. Adopción de los procesos y procedimientos mediante el

correspondiente acto administrativo X X X X X X

3. Capacitación a los servidores públicos del área de Archivo

sobre los procesos adoptados, para su implementación X X X X X X

1. Solicitud de Concepto Técnico al DAFP X X X X X X X X X X X 2. Suscripción del Acto administrativo de Adopción de la nueva

estructura organizacional, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la entidad

X X X X X X

3. Socialización a todas las dependencias sobre la nueva estructura organizacional adoptada, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la entidad

X X X X X X

Verificación permanente de la actualización de las hojas de vida de Servidores Públicos y Contratistas en el SIGEP

Verificación permanente de la actualización de las hojas de

vida de Servidores Públicos y Contratistas en el SIGEP X X X X X X X X X X X Desarrollar acciones que

posibiliten la prestación de bienes y servicios de alto impacto para la región

Revisión acerca del cumplimiento de metas de los proyectos de inversión que se encuentran pendientes para aprobación y registro por parte del Banco de Porgramas y Proyectos de la entidad

Verificación durante el proceso de control posterior a proyectos de inversión de que éstos estén orientados hacia el cumplimiento de una o más metas del plan de Departamental de Desarrollo

1. Diseño de la Campaña para el fortalecimiento del

Autocontrol X

2. Implementación de la Campaña para el fortalecimiento del

autocontrol en los servidores públicos X X

1. Solicitud de Concepto Técnico al DAFP X X X X X X X X X X X 2. Suscripción del Acto administrativo de Adopción de la nueva

estructura organizacional, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la entidad

X X X X X X

3. Socialización a todas las dependencias sobre la nueva estructura organizacional adoptada, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la entidad

X X X X X X

Fortalecer los mecanismos de regulación y control existentes para el manejo de recursos financieros y presupuestales por parte de la Secretaría de Hacienda Departamental

Promover y fortalecer el Sistema de Control Interno como mecanismo de autorregulación de la gestión de la entidad INSTITUCIONALIDAD

Garantizar que la entidad cuente con la estructura organizacional, procesos y procedimientos necesarios para hacer cumplir con la normatividad vigente CONTROL Y SANCIÓN

Adopción y aplicación de los procesos y procedimientos de recuperación, preservación, conservación y difusión de archivo

de la entidad, que han sido diseñados Adoptar las medidas de controles

pertinentes sobre la información producida por las diferentes dependencias de la entidad

Adopción de de la nueva estructura organizacional, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la

entidad

Adopción de la nueva estructura organizacional, manual de funciones y manual de procesos y procedimientos de la entidad

Fortalecer los procesos de autocontrol y etica de lo público en los servidores públicos de la Gobernación de Guaviare

(28)

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

VIGENCIA 2015

2. Sensibilización a los servidores públicos y contratistas

acerca del buzón de Quejas, Sugerencias y Denuncias X X X X X Socialización del código de ética de la entidad, dirigida a los

servidores públicos

1. Sensibilización del código de ética de la entidad, dirigida a

los servidores públicos X

Construir un canal de denuncia interno (para funcionarios públicos) y externo (ciudadanía), seguro y confiable que tenga como fin denunciar todo acto o incidente que pueda considerarse delito de corrupción

Implementación y dinamización de un buzón de Quejas, Sugerencias y Denuncias como medio para informar acerca de

(29)

FECHA DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN: 26 DE ENERO DE 2015

NOMBRE DEL COORDINADOR GENERAL DEL PLAN: ANA MARÍA MARTÍNEZ ÁLVAREZ

N°

NOMBRE TRAMITE PROCEDIMIENTO

REGULACION

TIPO PROCEDIMIENTO

TIPO DE RACIONALIZACION

DESCRIPCION DE LA

MEJORA O PROYECTO PRODUCTO

DEPENDENCIA RESPONSABLE

1 Liquidacion de

impuesto al registro. Trámite Optimización

Reducir tiempo en puntos de atencion. - Seguimiento del estado del Tramite por internet y telefonos moviles.

Trámite optimizado en tiempo y desplazamiento para el ciudadano.

Secretaría de Hacienda.

Elizabeth Rojas Sánchez

01/02/2015 31/12/2015

2

Declaracion de Impuesto a vehiculo Automotores.

Trámite Optimización

Reducir tiempo en puntos de atencion. - Seguimiento del estado del Tramite por internet y telefonos moviles.

Trámite obtenido en menos tiempo y menor costo para el ciudadano.

Secretaría de Hacienda.

Elizabeth Rojas Sánchez

01/02/2015 31/12/2015

FECHA DE TERMINACION ESTRATEGIA ANTITRÁMITES - GOBERNACION DEL GUAVIARE

ANEXO 4. ESTRATEGIA ANTITRAMITES

FUNCIONARIO RESPONSABLE

(30)

N° ESTRATEGIA ACCION META RESULTADO RESPONSABLE TIEMPO INDICADOR

1

Rendición de cuentas, Informe de Gestión vigencia 2014

Rendición Publica de Cuentas. 1 1 audiencias pública realizadas

Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare

Abril de 2015

N° Audiencias realizadas

2

Rendición de cuentas, Informe de Gestión Cuatrienio 2012-2015

Rendición Publica de Cuentas. 1 1 audiencias pública realizadas

Departamento Administrativo de Planeación del Guaviare

Diciembre de 2015

N° Audiencias realizadas

RENDICIÓN DE CUENTAS - GOBERNACIÓN DEL GUAVIARE

(31)

1

Sistema de Gestión Documental y Atención al Usuario

Sensibilización, implementación y dinamización de procesos y procedimientos de atención al usuario.

100% 100% procesos implementados y dinamizados

Secretaría Administrativa

Julio -Diciembre de 2015

Procesos implementados / Total de Procesos

Elaboracion Portafolio de servicios. 1 portafolio de servicios socializado y divulgado.

Secretaría Administrativa y SAU.

Portafolio de servicios de Atención al Usuario. Aviso visible, llamativo y de carácter

permanente en la página Web de la entidad

100% 1 aviso publicado en página web

DAPG, Área de Tecnología, SAU.

Aviso publicado / Aviso programado

Poner a disposición información visible sobre derechos de los usuarios, horarios de atención, etc.

100% Información publicada en lugar visible

Secretaría Administrativa

Información publicada en lugar visible

Revisión, seguimiento y control periódico del buzón de sugerencia quejas y reclamos de la

Gobernación del Guaviare.

1 Buzón revisado y con seguimiento.

Secretaría Administrativa -SAU

N° correos recibidos / n° correos certificados Revisión periódica y trámite del

buzón virtual

1 Un informe mensual de correos recibidos con el estado del trámite

SAU Julio -Diciembre de 2015

Un informe mensual de correos recibidos con el estado del trámite Implementación del mecanismo de 1 1 mecanismo de Secretaría Julio - 1 mecanismo de

ANEXO 6. ATENCIÓN AL CIUDADANO

MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

Divulgación a la comunidad sobre el uso y utilidades de las

(32)

Implementación y dinamización del Manual del Mensajero Interno

1 1 Manual de mensajero interno implementado y dinamizado

Secretaría Administrativa -área de Tecnología

1 Manual de mensajero interno implementado y dinamizado

Diseño de la ruta de implementación del Manual de Seguridad

Informática

1 1 Ruta de

implementación del manual de Seguridad Informática diseñada

Secretaría Administrativa -área de Tecnología

1 Ruta diseñada e implementada Implementación de encuesta y

evaluación de satisfacción del usuario.

1 Formato de encuesta implementada y aplicada.

Secretaría Administrativa y SAU.

Formato de Encuesta implementada y aplicada.

Dar al usuario la orientación del servicio requerido

permanentemente, el cual podrá ser resuelto de manera inmediata y directa, según el tema a tratar. En caso de ser una queja, reclamo o petición que exija una actuación o trámite particular, se debe registrar en el formato Único de Recepción de Información.

100% 100% Usuarios satisfechos

Secretaría Administrativa y SAU

Permanente Usuarios Satisfechos / usuarios atentidos *100 4

Estrategia Cero Papel 3

Implementación de seguimiento y evaluación del servicio de atención

(33)

cuando la consulta exija un mayor nivel de detalle, recurrir a la respectiva dependencia, a fin de que el usuario sea atendido por un funcionario competente en el tema.

100% 100% Usuarios satisfechos

SAU - Secretarias de Despachos

Permanente Usuarios Satisfechos / usuarios atentidos *100 4

Implementación de seguimiento y evaluación del servicio de atención