Especialización en Planificación,
Desarrollo y Gestión de Proyectos
Martin Serpa, PMP
Nombre, profesión… Que hace
Experiencia en gerencia de proyectos…
Expectativas…
[email protected] Telf.: 412 2338405
1. 10 Marzo Introducción
2. 24 Marzo Integración, Alcance
3. 14 Abril Planificación (Primera Entrega: Alcance del proyecto)
4. 28 Abril Costo
5. 12 Mayo RRHH (Segunda entrega: Alcance actualizado + Plan de actividades + costo del proyecto)
6. 26 Mayo Calidad
7. 09 Junio Comunicación, Riesgo
8. 23 Junio Procura (Tercera entrega: Plan anterior actualizado + Plan de RRHH, Plan de Calidad, Plan de Comunicacion y Plan de Riesgo)
+ cuarta entrega – individual
Calendario y horario de clases
Horario Sábado
9:00-10:30 Desarrollo y Control de Proyectos
10:30-11:00 Break
11:00-12:30 Desarrollo y Control de Proyectos
Objetivos
Objetivo General
Aprender conceptos, metodología y herramientas de aplicación práctica en nuestro trabajo diario en planificación, desarrollo, control y gestión de proyectos
Objetivos específicos
Comprender el ambiente en el que se ejecutan los
proyectos
Elaborar el plan de un proyecto basado en los
Introducción
Gerencia Empresarial de proyectos
Portafolio de proyectos
El Proyecto
Fases / Procesos
Involucrados (Stakeholders)
El Gerente del proyecto
Organización de las empresas para la ejecución
de proyectos
Metodología
Áreas de Conocimiento
Responsabilidad Profesional
Evolución Organizacional
Harold Kerzner - Project Management, a Systems Approach to Planning, Schedulling and Controling
Aceptación de alta Gerencia
Aceptación de Gerentes Línea
Crecimiento Madurez
• Reconocer necesidad • Reconocer beneficios • Reconocer aplicación • Reconocer que debe hacerse • Apoyo ejecutivo “visible” • Entendimien to ejecutivo de la GP
• “Sponsors” • Intención de
cambio
• Apoyo de
Gcia. de Línea
• Compromiso de G. de L
• Educación del G. de L
• Intención de liberar
empleados para
entrenamien-to
• Uso de ciclos de vida y fases • Desarrollo metodología de GP • Compromiso con la planificación
• Selección de sistemas de seguimiento a proyectos Etapa Embrionaria • Desarrollo de sistema gerencial de control de costo y tiempo
Niveles de Madurez en Proyectos
Nivel 5
Mejoramiento Continuo
Lenguaje común
Nivel 1
Nivel 2
Procesos Comunes
Nivel 3
Metodología propia
Nivel 4
Benchmarking
Ignorancia Inconsciente
Conocimiento Consciente Conocimiento
Inconsciente
Ignorancia Consciente
GERENCIA
En qué se enfocan o qué hacen las
organizaciones
OBJETIVOS IMPLEMENTACION RESULTADOS
ESTRATEGIAS DE ENGOCIO
Aspectos que impactan en los negocios
Preocupaciones principales:
Incrementar el número de proyectos con los recursos
disponibles
Manejar y adaptarse a los cambios rápidos en
demandas del negocio
Incrementar la eficiencia operacional
Tomar decisiones precisas y oportunas
Generar nuevas fuentes de ingresos
Cumplir compromisos
Aspectos que impactan en los negocios
Preocupaciones principales del Proyecto:
Mejorar la Planificación
Utilizar eficientemente los recursos, obtener
compromisos y responsabilidades
Detectar causas que puedan conducir a fallas
Manejar eficientemente los cambios
Detectar a tiempo posibles desviaciones del
presupuesto y retrasos para tomar acciones oportunas
Incorporar administración de riesgos
Manejar el proyecto integralmente desde su inicio
Entorno Actual de los proyectos
Cambio acelerado – Incertidumbre
Globalización – Rápida competencia
Consumidor nunca satisfecho y más selectivo
Presiones económicas - al menor costo posible – optimizar
presupuestos
Más valor por menos costo
Rápidos cambios tecnológicos – Inestabilidad
Tecnología accesible para todos
Ciclos de vida menores de proyectos
Menores tiempos de producción
Recursos limitados
Gran desarrollo y cambios en Tecnología y
Porcentaje de éxito en los proyectos
32% Terminan a tiempo y según el presupuesto
44% terminan tarde y con sobre costo y con un
alcance menor del planificado
24% fracasan antes de terminar o el producto
resultante no es utilizado
Están los proyectos fuera de control ?
Es real el estatus de los proyectos ?
Que tan difícil es obtener el estatus de un
proyecto ?
El alcance de los proyectos está alineado
con los objetivos de la empresa ?
Los procesos de estimación no existen o
dependen de algunos expertos ?
Se manejan los recursos de manera
eficiente ?
Reconociendo, Evaluando y Manejando
las desviaciones
Desviación:
Durante los últimos años, la Gerencia de
proyectos ha crecido de ser una asignación de
tiempo parcial a una profesión.
Las empresas que una vez la consideraron
‘nice to have’,
ahora ven la dirección de
proyectos como una parte fundamental de la
planificación estratégica para el cumplimiento
de sus objetivos a corto mediano y largo plazo
Gerencia Empresarial de Proyectos
(GEP)
Es un enfoque dinámico apoyado por tecnologías
especializadas
para
alcanzar
las
metas
organizacionales a través de un conjunto de
proyectos estratégicamente alineados.
Incluye:
Cuatro componentes funcionales
Colaboración y comunicación
Gestión de Proyectos
Gestión de Portafolio Gestión de
Recursos
Mantener el equilibrio para aumentar la
Madurez en GP
Metodología
estandarizada y
personalizada
Herramientas
– sistemas
GEP en Linea
Personal con
habilidades y capacitado
Beneficios del Control
Disminución en costos
Asignación de presupuesto en las áreas correctas
Selección de los proyectos correctos
Mejor alineación de los proyectos con la estrategia de la
organización
Actividades rutinarias
y permanentes
Actividades únicas y
temporales
Operaciones
Proyectos
Actividades rutinarias
y permanentes Operaciones
Sentido de “permanencia en el tiempo”.
Consistencia en la calidad con base a
repetición del proceso.
Decisiones con base a parámetros conocidos
o datos históricos del mismo proceso.
Producto final conocido.
Actividades únicas
y temporales Proyectos
Inicio y fin definidos.
Consistencia en la calidad con la finalidad de
optimizar un proceso único.
Decisiones con base en parámetros
calculados o datos históricos de otros
proyectos.
Producto final nuevo
NECESIDADES OPERACIONALES
OPORTUNIDADES DE NEGOCIO
El origen de los Proyectos
Mejorar la operación
Actualizar la tecnología
Cumplir nuevas leyes
Cubrir aumento en la
demanda
Introducir un nuevo producto
IMPLANTAR DEFINIR
CONCEPTUALIZAR VISUALIZAR
Las Fases del Proyecto
Para manejar el proceso de elaboración
progresiva se usan fases.
La división por fases ayuda al gerente de
proyecto a enfocar objetivos más definidos.
ES LA APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS,
HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
A LAS ACTIVIDADES DE UN PROYECTO
CON LA FINALIDAD DE CUMPLIR CON LOS
REQUERIMIENTOS DEL MISMO.
PMBOK
Satisfacción del
cliente
OBJETIVOS
META
ALCANCE COSTO
TIEMPO
Metas y Objetivos del GP
+
Procesos de la Gerencia de Proyectos
IMPLANTAR DEFINIR
METODOLOGIA GERENCIA DE PROYECTOS
AREAS DE CONOCIMIENTO PROCESOS
INICIO PLANIFICACION
EJECUCION MONITOREO Y CONTROL
Documentar Proyecto Autorización Proyecto Inicio Autorización
Integrar Plan del Proyecto Ejecución Monitoreo y Control Autorización Plan Autorización
Recepción Cierre
Autorizo Cierre
Documentar Mejoras Al proceso
Actualizar Base de datos histórica
Gerencia de Portafolio
Gerencia de Proyectos
Planificación
1 2
3 4
5
Documentar Proyecto Autorización Proyecto Inicio Autorización
Integrar Plan del Proyecto
Ejecución
Aseguramiento de Calidad
Integrar y desarrollar Al equipo
Licitar y administrar contratos
Distribuir información
Monitoreo y Control Reportar Desempeño Control Integral De cambios Autorización Plan Autorización
Recepción Cierre
Desarrollar Lecciones Aprendidas Documentar Cierre Autorizo Cierre Documentar Mejoras Al proceso Actualizar Base de datos histórica
Gerencia de Portafolio
Gerencia de Proyectos
Desarrollar Plan de Alcance
Desarrollar Plan de Riesgo
Desarrollar Plan de Tiempo
Desarrollar Plan de Costo
Desarrollar Plan Organizacional
Desarrollar Plan de adquisiciones
Desarrollar Plan de Calidad
Desarrollar Plan de Comunicación
Planificación
Descripción del Alcance
Objetivos
Productos
Elaborar Documento de Inicio
INICIO
Determinar las necesidades del negocio
Seleccionar el proyecto
Determinar los objetivos del proyecto
Buscar información histórica
Determinar los entregables a un alto nivel
Determinar las restricciones y premisas
Describir los productos
Definir las responsabilidades del gerente del proyecto
Estimar las necesidades de recursos
Finalizar el documento de inicio del proyecto
PLANIFICACION
Determinar el alcance del proyecto
Determinar el equipo de trabajo
Crear el WBS
Crear el diccionario del WBS
Desarrollar el cronograma
Estimar tiempo y costo
Determinar el camino critico
Determinar el plan de riesgos
Estimar el presupuesto
Determinar las necesidades de comunicación
Determinar los estándares de calidad
Identificación, calificación, cuantificación y respuestas al plan de riesgos
Establecer el plan de utilización de RRHH
Establecer el plan de procura
Determinar el sistema de control de proyectos
Finalizar el desarrollo del plan del proyecto
Obtener aprobación del plan del proyecto
Realizar la reunión de Kick Off
EJECUCION
Ejecutar el plan del proyecto
Gerenciar el progreso del proyecto
Completar las actividades del cronograma
Distribuir información a los involucrados
Asegurar la calidad
Desarrollar el equipo de trabajo
Sostener reuniones periódicas para discutir el avance del proyecto
Identificar los cambios para realizar los cambios
Uso del sistema de autorizaciones
MONITOREO Y CONTROL
Utilizar el mecanismo de control de cambios
Medir el desempeño del proyecto
Realizar reportes de desempeño
Control del alcance del proyecto
Control de calidad
Monitoreo y control de riesgos
Control del cronograma
Control del costo
Verificación del alcance del proyecto
Asegurar que el avance se cumple según el plan
Actualizar el plan del proyecto
Establecer acciones correctivas
CIERRE
Auditar la procura
Verificación de los productos
Realizar el cierre financiero
Determinar las lecciones aprendidas
Actualizar los archivos del proyecto
Finalizar los reportes de desempeño del proyecto
Aceptación formal de los productos del proyecto
Almacenar la información del proyectos
Liberar los recursos
A lo largo de estos cinco procesos se mantienen
otros aspectos, que deben ser considerados:
Influencia de la Organización en el proyecto
Liderazgo
Resolución de problemas
Negociación
Comunicación
Se espera que el Gerente del Proyecto sea capaz
de:
Determinar los factores que afecten al proyecto
Determinar que ha ocurrido un cambio
Determinar si el cambio impacta al proyecto
Asegurarse de que el cambio es para beneficio del proyecto
Buscar alternativas
Minimizar el impacto de eventos negativos
Maximizar el impacto de eventos positivos
Notificar a los involucrados el impacto de los cambios
Involucrados en el proyecto, afectados
positiva o negativamente.
Requerimientos opuestos o contradictorios.
El gerente del proyecto debe influenciar a los
stakeholders.
Ciclo de los Involucrados
Identificar
Priorizar
Vizualizar
PROYECTO
ALCANCE ESTADO
CONSULTORES
FINANCISTAS
SUPLIDORES
CONTRATISTAS
SINDICATOS DUEÑO
CLIENTE
Gerenciar el Alcance
Gerenciar el Tiempo Gerenciar
el Costo
Gerenciar la Calidad
Gerenciar las Comunicaciones
Gerenciar los RRHH
Gerenciar la procura
Gerenciar el riesgo
INTEGRAR EL PROYECTO
Poder e Influencia del GP
El Gerente de Proyecto no tiene autoridad unilateral sobre
el esfuerzo para el proyecto, frecuentemente tiene que negociar con los Gerentes Funcionales
El flujo de autoridad (influencia) es mas una red de
alianzas entre los participantes que una delegación de poder dentro de la cadena jerárquica
La red de alianzas depende en gran medida de su
Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollo del Plan de Gerencia del proyecto
Dirigir y Gerenciar la Ejecución del proyecto
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Realizar el Control Integrado de Cambios
Cierre de Proyecto
Incluye actividades relacionadas con la unificación,
Consolidación articulación de acciones de integración que son cruciales para conducir el proyecto y cumplir con las
expectativas del cliente.
Áreas de Conocimientos
INT
EGRA
CIO
Proceso utilizado para identificar todo el trabajo requerido para completar exitosamente el
proyecto
Determinar los requerimientos
Definir el Alcance
Crear EDT (WBS)
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance
A
L
C
A
N
C
E
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado en el tiempo requerido
Definición de actividades
Establecer la secuencia de actividades
Estimación de Recursos
Estimación de la duración
Desarrollo del Cronograma
Control del Cronograma
Áreas de Conocimientos
T
IEM
La gerencia de costos del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
Estimación de costos
Preparación del presupuesto
Control del costo
Áreas de Conocimientos
C
OST
Planificación de la calidad
Realizar el aseguramiento de
calidad
Realizar el control de calidad
Proceso necesario para asegurar que los productos a desarrollar en el proyecto satisfará los
requerimientos del cliente
Áreas de Conocimientos
C
A
L
ID
A
Proceso requerido para hacer efectivo el uso del recurso humano involucrado en el proyecto
Planificación de los RRHH
Adquirir equipo de trabajo
Desarrollo del equipo de trabajo
Gerenciar el equipo de trabajo
Áreas de Conocimientos
R
EC
U
R
SOS
H
U
M
A
N
Proceso requerido para asegurar en el tiempo la apropiada colección, diseminación,
almacenamiento y disposición de la información del proyecto
Identificar Involucrados
Planificación de la Comunicación
Distribución de la Información
Gerenciar expectativas de los Involucrados
Reportes de desempeño
Áreas de Conocimientos
Proceso requerido para identificar, analizar y responder los riesgos del proyecto
Planificar la Gerencia del riesgo
Identificar los riesgos
Realizar análisis cualitativo del riesgo
Realizar análisis cuantitativo del riesgo
Planificar las respuestas a los riesgos
Monitoreo y control del riesgo
Áreas de Conocimientos
GEST
ION
D
E
R
Proceso requerido para adquirir bienes y servicios fuera de la organización
Planificar la Procura
Conducir el proceso de Procura
Administrar los Contratos
Cierre de los contratos
Áreas de Conocimientos
GEST
ION
D
E
PR
OC
U
R
Responsabilidad Profesional
Está basado en el código de conducta del PMI.
Significa que nuestro comportamiento debe
mantenerse dentro de la integridad y ética
relacionada con la profesión, es decir,
asegurar que nuestras acciones están siempre
en línea con el aspecto legal y los estándares
Asegurar la integridad individual
Contribuir con el conocimiento de la GP
Mejorar competencias individuales
Balancear los intereses de los involucrados en el
proyecto
Interactuar con el equipo de trabajo y los involucrados
de manera profesional y cooperativa.