Evaluación de la aplicación web de gestión documental Janus desde el punto de vista de la gestión y la usabilidad

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(1)Evaluación de la aplicación web de gestión documental Janus desde el punto de vista de la gestión y la usabilidad “Laura Mourlot Rodríguez”. CURSO 2018-2019. Máster Universitario en Documentación, Archivos y Bibliotecas Presentado por: Laura Mourlot Rodríguez Tutora: Esmeralda Serrano Mascaraque.

(2) Tabla de contenido I. Introducción ................................................................................................................. 3 1.1.. Objetivo General ................................................................................................ 4. II. Justificación del interés científico del tema elegido ................................................... 5 III. Estado de la cuestión. Revisión bibliográfica de los trabajos más relevantes sobre el tema……………. ............................................................................................................. 6 IV. Fundamentación Teórica. Delimitación de conceptos .............................................. 7 V. Metodología ............................................................................................................ 15 VI. Limitaciones del estudio.......................................................................................... 25 VII. Resultados .............................................................................................................. 26 VIII. Conclusiones .......................................................................................................... 39 IX.. Líneas de investigación futura ............................................................................... 39. X.. Referencias ............................................................................................................ 42. I.

(3) Resumen Se realiza un análisis de la aplicación web Janus perteneciente a una empresa de la industria farmacéutica. La aplicación fue creada y destinada para la gestión digital del archivo físico de información GMP de la empresa, por tanto, la evaluación realizada se centra en medir los valores de usabilidad con los que cuenta el sistema, así como el nivel de utilidad desde el punto de vista de la Gestión Documental. Para ello se toman como referencia el Modelo Europeo de requerimientos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (Moreq) y la Guía de Evaluación Heurística de Sitios Web, y se proponen una serie de medidas que podrían solucionar los problemas detectados a partir de la evaluación realizada.. Abstract: An analysis of the Janus Web application belonging to a Farmaceutical Industry Company its made. This application was created for the digital management of the digital information file GPM of the company. For that reason the evaluation made focus on measure off the usability rate of the system and olso the availability according to the Documental Management point of view. For that reason we took as reference the requirement European Model for an electronic file management system (Moreq) and the Heuristic Websites Evaluation Guide. Finally, some measures that could solve the problems detected from the evaluation made, are given.. Palabras clave: Gestión documental; Usabilidad; Aplicaciones Web; Industria farmacéutica; Moreq; Guía de Evaluación Heurística.. Keywords: Document. management; Usability; Web applications; Pharmaceutical industry; Moreq; Heuristic Evaluation Guide.. II.

(4) I.. Introducción. Dentro de la industria farmacéutica se genera diariamente una gran cantidad de documentación, que resulta indispensable para el adecuado cumplimiento de las Normas GMP (Good Manufacturing Practice). La identificación, organización, clasificación y duración en el tiempo de estas fuentes de datos resultan de trascendente importancia para mantener su veracidad, confiabilidad, autenticidad y accesibilidad de manera que se puedan demostrar los procesos y actividades con transparencia y calidad. Por tanto, los documentos generados durante la ejecución de las funciones y actividades en la industria farmacéutica constituyen un recurso muy valioso por su naturaleza funcional y evidencial. Según la “Guía de Normas de Correcta Fabricación de medicamentos de Uso Humano y Veterinario”: “una buena documentación constituye una parte fundamental del sistema de garantía de Calidad y es clave para trabajar cumpliendo con los requerimientos de la NFC (Normas de correcta fabricación o Normas GMP por sus siglas en inglés)”. La veracidad, así como su confiabilidad, autenticidad, integridad y accesibilidad de la información que se registra en esta industria deben estar orientadas principalmente a permitir su uso como elementos de prueba de “todas las actividades con impacto directo o indirecto en cualquiera de los aspectos de la calidad de los medicamentos” (Ministerio de Sanidad, Política Social e Igualdad. Subdirección General de Inspección y Control de Medicamentes, 2011). Sin embargo, esto no será posible si no se garantiza previamente la calidad de la información de dichos documentos, desde su creación hasta su disposición final, lo que depende de una adecuada gestión documental; es decir, de los procesos y herramientas relacionados con la captura, control, uso y almacenamiento de la información facilitando así los procesos de búsqueda, recuperación y utilización de esta. Por ende, huelga mencionar que una inefectividad en estos procesos y una ausencia de herramientas de gestión documental en las organizaciones de la industria farmacéutica, conducirían inevitablemente a la pérdida de información que en su mayoría tienen un carácter crítico, como suministro de evidencia de que la aplicación continúa de los requerimientos de la NFC son demostrables. 3.

(5) En consecuencia, para la gestión y garantía de la calidad de la información no basta solo con el establecimiento de una o varias herramientas de gestión documental, sino con el aseguramiento de que esas herramientas tienen los requerimientos necesarios para propiciar un adecuado proceso de gestión y que a su vez faciliten los procesos derivados de búsqueda y recuperación de la información, agilizando así la productividad dentro de la fabricación de los medicamentos y la agilización de la monitorización y control de los sistemas de producción. Teniendo en cuenta esta premisa surge la necesidad de este estudio, pues se toma como punto de investigación una aplicación web diseñada para la gestión del almacenamiento físico de documentos dentro de una farmacéutica, y por tanto da paso a que se planteé la siguiente pregunta de investigación: ¿Cómo se puede asegurar que la aplicación web de gestión documental de una farmacéutica cumple con los requerimientos para garantizar una adecuada gestión de la documentación y agilizar los procesos de búsqueda y recuperación de la información? Para dar respuesta a esa premisa se propusieron como objetivos de investigación los siguientes:. 1.1.. Objetivo General. ➢ Evaluar la aplicación web de gestión documental de una farmacéutica desde el punto de vista funcional como software de gestión documental y de usabilidad. Para lograr ese macrobjetivo hubo que plantearse algunos objetivos específicos que permitieran dar respuesta a nuestro problema de investigación. 1. Caracterizar y contextualizar el software de gestión documental JANUS. 2. Identificar una o varias herramientas que permitan la evaluación según los objetivos planteados. 3. Diseñar una herramienta de evaluación que permita abarcar todas las áreas en las que se pretender evaluar al sistema, a partir de la identificación de metodologías similares. 4. Implementar la evaluación del sistema a partir de la herramienta diseñada. 5. Proponer una lista de mejoras a partir de las conclusiones arrojadas en la evaluación anterior.. 4.

(6) II.. Justificación del interés científico del tema elegido. La idea de esta investigación surge como parte del trabajo desarrollado durante las prácticas extracurriculares de la investigadora, mientras la misma se encargaba de la gestión documental en una empresa farmacéutica, así que, por tanto, los problemas planteados han sido evaluados y constatados de manera muy directa. Lo primero que surgió como desafío al desarrollar las prácticas, fue el reto que implicaría implementar todo el proyecto recién creado de gestión de la documentación que había diseñado la empresa, puesto que la documentación que se genera en una farmacéutica tiene un crecimiento tan vertiginoso y acelerado que, si no se interviene a tiempo, llegados a un punto puede resultar incontrolable. En este caso en particular, aunque el proyecto estaba bien fundamentado y justificado en Normativas, Procedimientos Normalizados de Trabajo (SOP por sus siglas en inglés) y Manuales de procedimiento, existía un elemento en concreto que en cierto modo constituía el punto débil del proyecto y era. precisamente, el software que se había diseñado para llevar a cabo, de manera automatizada, toda la gestión documental de este volumen de información. El mismo, nombrado por la empresa creadora como JANUS, se había diseñado específicamente para la empresa, por encargo realizado a una entidad desarrolladora especializada en la industria farmacéutica, y el primer trabajo asignado previo al desarrollo de este estudio fue la familiarización con dicho software, para poder realizar las funciones como encargada de gestión de la documentación. Este primer acercamiento al software fue lo que permitió detectar los problemas con los que este contaba que dificultaban la optimización del trabajo y la adecuada obtención de los resultados esperados. Es por ello que el punto de partida, para llegar a la conclusión de hacer una evaluación más profunda, fue la realización de un estudio de softwares similares para determinar cuáles específicamente eran los fallos que podía presentar el mismo; y al determinar algunos de estos fallos surge la necesidad de justificar y fundamentar con un basamento más científico una propuesta de cambios a partir de una evaluación profunda utilizando algún tipo de herramienta, lo que da paso a la aportación científica de este tipo de estudios ya que su característica principal es que fusiona dos herramientas de evaluación, el 5.

(7) “MoReq: modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo” para los aspectos archivísticos y la Guía de Evaluación Heurística (Hassan y Martín, 2003) para las cuestiones de usabilidad, arquitectura y diseño, pues el software contaba con fallos tanto en aspectos informáticos como de diseño y concepción evidenciando un divorcio entre su diseño y su funcionalidad. Otra característica importante de este estudio es que, al referirse a un software específico de una institución perteneciente a la industria farmacéutica, no existen muchos trabajos que traten al respecto, pues en muchos casos este tipo de industria tiene un alto nivel de protección de la información que sobre ella se maneja. Ha sido muy dificultoso encontrar bibliografía sobre cómo es el tratamiento que se le da a la documentación y específicamente cómo es que se desarrolla la gestión documental dentro de la industria farmacéutica, es por eso por lo que esta investigación sería una útil aportación para mirar el fenómeno desde un caso específico de estudio.. III.. Estado de la cuestión. Revisión bibliográfica de los trabajos más relevantes sobre el tema. A pesar de que la presente investigación no cuenta con un antecedente directo relacionado con el tema, es decir, con trabajos concretos que contemplen la evaluación de software de gestión documental en la industria farmacéutica desde el punto de vista de la gestión y de la arquitectura de información, durante la revisión bibliográfica, se identificaron un conjunto de documentos de carácter nacional e internacional que guardan relación con el tema de investigación. En materia de Gestión documental la bibliografía es bastante extensa, no siendo así en el caso particular de la evaluación de software especializado en la Gestión documental, donde se ha tenido bastante dificultad para encontrar documentación. Por otro lado, en materia de evaluación y diseño de software en relación a la Arquitectura de la Información y Usabilidad si existe una documentación un tanto más extensa, de hecho para esta investigación se ha tomado como fuente principal de este tipos de texto, el sitio web de la revista online No solo Usabilidad que está principalmente orientada a las temáticas de “Experiencia del Usuario, Usabilidad, Accesibilidad, Diseño de Interacción, Arquitectura de la Información, Diseño web mediante estándares.”, entre otros. (Nosolousabilidad.com, 2019). 6.

(8) Ahora bien, si se fuera a tomar un referente particular para esta investigación habría que nombrar al artículo de Jaime Dedeu, publicado en 1996 en la revista “Industria Farmacéutica: Equipos procesos y tecnología” y que se titula “La Gestión documental en la industria farmacéutica” que si bien no trata sobre la evaluación e implementación de software de gestión documental en la industria farmacéutica, si sirve como punto de partida para tener una base de cómo es el funcionamiento de la gestión documental en esta industria tan generadora de documentos como lo es la farmacéutica. No obstante, el antecedente más directo a esta investigación que se encontró durante la revisión bibliográfica fue el artículo “Pautas para la evaluación de un software archivístico” de Raquel Gómez Díaz publicado en la revista Scire en el año 2008.. IV.. Fundamentación Teórica. Delimitación de conceptos. Esta investigación estará centrada en la evaluación de una aplicación web de gestión documental desde el punto de vista de la gestión documental y la usabilidad; por tanto, es necesario tomar como punto de partida los conceptos principales de la misma y de los que se deriva todo el desarrollo del trabajo.. Usabilidad Según (Granollers, Lorés & Cañas, 2005 citado por López Cisternas, 2012) “La usabilidad, es la medida en que un producto se puede usar por determinados usuarios para conseguir objetivos específicos con efectividad, eficiencia y satisfacción en un contexto de uso determinado”. La definición de usabilidad en la bibliografía puede ser vista desde frases muy elaboradas como la que plantea Jakob Nielsen, uno de los gurús a nivel mundial de la usabilidad, que la define como: “La utilidad de un sistema en cuanto a medio para conseguir un objetivo, tiene un componente de funcionalidad (utilidad funcional) y otro basado en el modo en que los usuarios pueden usar esta funcionalidad” (Floría Cortés, 2000) hasta una definición tan sencilla como la que da (Krug, 2006) en el propio título de su libro “No me hagas pensar” o la que propone la autora (Marcos, 2007) en su artículo “La usabilidad en España, un boom muy necesario” donde plantea que la usabilidad es sinónimo de “facilidad”.. 7.

(9) En la actualidad, el concepto de Usabilidad ha ganado muchísimo espacio al ser considerado como “uno de los atributos básicos de todo sistema interactivo. Pasando de ser un término utilizado solamente por grupo de investigadores y algunos desarrolladores a ser parte del vocabulario común en muchas áreas, sobre todo las relacionadas con la informática” (López Cisternas, 2012) y más recientemente con las de especialidades relacionadas con el tratamiento de la información y gestión de contenido online, como la Ciencia de la Documentación.. Aplicaciones Web Hasta hace muy poco tiempo la mayoría de las actividades que se realizaban en una computadora, se hacían mediante aplicaciones instaladas. Esto ha cambiado poco a poco con el uso cada vez más avanzado de Internet, pues el mismo ha ido ganando terreno con aplicaciones web que sustituyen a las instaladas al ser ejecutadas directamente desde un navegador sin la necesidad de recurrir a su instalación. A la postre “numerosas empresas y negocios se vieron en la necesidad de migrar a este tipo de aplicaciones, permitiendo a los usuarios, realizar todo tipo de actividades a través de la red. De este modo, es fácil encontrar lo mismo aplicaciones para realizar compras, que transacciones bancarias, búsqueda de información, entre otros”, denominadas por la comunidad experta como aplicaciones transaccionales ( (López Cisternas, 2012). Sin lugar a dudas, este tipo de aplicaciones web favorece en gran medida a los usuarios, puesto que muchos de los trámites que anteriormente se debían hacer de manera presencial en algún lugar físico, pasan ahora a un plano virtual y se realizan desde la tranquilidad y comodidad de sus hogares, lo que repercute significativamente en un ahorro de tiempo y recursos (López Cisternas, 2012). Lo mismo sucede en el caso de las aplicaciones web orientadas a la gestión documental, éstas, no solo cumplen como muchas de las características del resto de las aplicaciones web, sino que además de facilitarle el trabajo de búsqueda y recuperación a los usuarios, permite que el personal encargado de la gestión documental en una empresa tenga más facilidad para brindar un mejor servicio puesto que podrá acceder a la información contenida en ella desde cualquier computadora que esté conectada a la red en la que se ha instalado la aplicación, con la variante de que como se trata de una aplicación orientada. 8.

(10) a la gestión de documentos que en su mayoría no son de acceso público, pues para acceder a ellas deberá contarse con los permisos correspondientes. Por tanto, una aplicación web de gestión documental debe en primer lugar contar con las características de un software de gestión documental, es decir, permitir “gestionar el contenido empresarial y el flujo de trabajo de una forma más eficiente” y garantizar la “protección de los datos al establecer la seguridad de la información del contenido empresarial”. (OpenKm, 2018). Además hay que tener en cuenta que no solo es una “herramienta informática accesible desde cualquier navegador” (Neosoft, 2018) sino que además de contar con las ventajas de no necesitar ningún tipo de instalación, ser multiplataforma y multidispositivo, ser tan potente como el servidor donde se aloja (dejando así despejada la duda de si no funciona bien porque no se tiene un buen dispositivo), poder estar en una nube, siendo accesible desde cualquier navegador con acceso a Internet , aunque en este caso particular, estará en dependencia del nivel de confidencialidad que tenga la información contenida en ella, o del nivel de acceso que quiera dar la empresa para la que fue destinada, a sus archivos. Deberá además ser adaptable, muy fácil de utilizar y visualmente intuitiva, entrando en juego aquí el tema de la usabilidad.. Gestión de documentos “El concepto de gestión de documentos se comenzó a perfilar en los años setenta del siglo pasado”. Para Joaquin Llansó (1993), “puede definirse como una aproximación lógica y práctica a la creación, mantenimiento y uso, y expurgo de los documentos y de la información que estos contienen. Con un programa de gestión de, documentos operativos, una organización puede controlar la calidad y la cantidad, de documentación que crea, mantiene la información de forma útil a las necesidades y puede seleccionar la información de manera eficiente cuando esta carece de valor a largo plazo”. (Llansó, 1993 citado por (Gómez Diaz, Raquel, 2008). En las organizaciones actuales el valor de la información ha aumentado sustancialmente debido al reto y riesgos que supone su gestión, los costos asociados, la explosión en volumen, la velocidad y la diversidad de ésta, lo cual demanda la implementación de estrategias organizacionales innovadoras. Partiendo de ello, se reconoce que el uso de. 9.

(11) teorías, técnicas y herramientas de gestión clásicas ya no son suficientes para llevar a cabo una eficiente gestión documental (Puerta Díaz, 2016). “La Gestión Documental puede considerarse un procedimiento de gestión de evidencias que tiene por objetivo garantizar la calidad de la información, es decir, la veracidad, confiabilidad, autenticidad, integridad, accesibilidad y oportunidad de la información generada por las organizaciones como resultado de sus actividades. De ahí que, su objeto de estudio son los documentos que proporcionan evidencia de las actividades y funciones referidas anteriormente. Una inefectiva gestión documental, la falta de los documentos y afectación a las propiedades de tales documentos, presuponen grandes riesgos para la imagen, reputación, transparencia, rendición de cuentas y la gobernanza de la organización, pues los documentos proporcionan evidencia y sin ésta, es prácticamente imposible rendir cuenta de manera responsable y transparente de las acciones ejecutadas por las organizaciones” (Arencibia Ocaña, 2015). A través de las anteriores definiciones se puede inducir que “la gestión de documentos es una actividad transversal que implica a toda la organización y afecta a todos sus procedimientos y resultados” (Gómez Diaz, Raquel, 2008). Por su parte esa misma gestión, pero realizada de manera automatizada, es conocida por algunos estudiosos del gremio como gestión electrónica de documentos, y en este caso, para la presente investigación será entendida como aquella gestión que “se encarga tanto de los documentos creados o reunidos y conservados por cualquier persona física o jurídica en el transcurso de sus actividades, y como evidencia de ellas”. También cabe en la definición aquellas actividades de gestión que permita que “el archivo cumpla con sus objetivos de servir, custodiar y poner a disposición de otros los documentos que en él se contienen, todo esto realizado a través de una aplicación informática”. Quedará excluida, de esta definición, la gestión de cualquier otro tipo de documentos no orgánicos. (Gómez Diaz, Raquel, 2008). Aunque algunos estudiosos del tema consideran que la gestión electrónica de documentos solamente se refiere a la documentación de tipo administrativo, es importante remarcar que para los efectos de esta investigación se considera que la misma también abarca la gestión de documentos y archivos de carácter intermedios e históricos y que además se encargará de facilitar las herramientas para la gestión documental archivística, 10.

(12) independientemente de la fase del ciclo vital en la se encuentren los documentos y del soporte en el que estén. Por tanto, se infiere que para que la gestión de documentos electrónicos tenga éxito, se necesita que la aplicación informática que se utilice, en este caso la aplicación web, permita llevar a cabo todas aquellas tareas que se realizan habitualmente en un archivo que van desde el registro, clasificación, descripción hasta la valoración y selección. Garantizando así que se mantenga en todo momento la autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de las que tanto se ha hablado al principio de esta investigación, así como, la seguridad de la información y los documentos. Por ende, a la hora de seleccionar una aplicación para la gestión documental, la empresa o el especialista necesitará en primer lugar definir con claridad las tareas que se realizan en su archivo, y cuáles de ellas pretende que refleje el sistema automatizado, así como qué requisitos debe cumplir nuestra aplicación para poder llevarlas a cabo. Existen una serie de trabajos que tratan sobre el tema, pero la particularidad de éste con respecto al resto es que se centrará en las especificaciones que propone el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivos (MoReq) fusionándolo con la Guía de evaluación heurística de Hassan y Martín (2003) para indicar los requisitos funcionales y de sistema que se han de tener en cuenta para poder obtener un software que permita realizar todas las tareas archivísticas seleccionadas de manera automatizada.. MoReq: Modelo de Requerimientos para un Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de archivo. “A partir del impulso dado por el DLM-Fórum, especialmente a través de su plan de acción -los llamados “10 puntos de seguimiento”-, la Comisión Europea decidió desarrollar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, que sería financiado a través del programa IDA -en la actualidad IDABC. La licitación fue concedida a la consultoría británica Cornwell quienes –con el apoyo de un grupo de expertos de varios estados miembros- elaboraron entre 1999 y 2000 la especificación MoReq” (Fernandez, 2007), “editada por la Comisión Europea en 2001 como suplemento VI de Insar, el boletín europeo sobre archivos. Posteriormente se hicieron traducciones. 11.

(13) en otras lenguas oficiales comunitarias, incluido el español (cuya traducción fue revisada por el Grupo CARMEN)” (Comisión Europea, 2001). Según la autora del artículo (Gómez Diaz, Raquel, 2008) (Ruth, 2010) es “un instrumento normalizados que debe ser tenido en cuenta desde el primer momento, pues brinda lo requerimientos básicos para fijar el alcance de una administración electrónica, que permita articular de manera plena los procesos administrativos, facilitando la evaluación, el acceso y localización de los documentos. Todo lo cual lleva a asegurar un patrimonio histórico documental racional, estructurado y fiable que sirva de identidad y memoria de las organizaciones”. Según la propia autora, en el MoReq se establece una diferencia entre el “Sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) y un Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA)” (Gómez Diaz, Raquel, 2008) y enfatiza por medio de sus requerimientos los elementos que permiten tener un software acorde a este último, impidiendo que se modifiquen los documentos de archivos o sean borrados, además de contar con controles muy rigurosos de conservación (Ruth, 2010). Según (Fernandez, 2007) “El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las características que debe tener una “aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales” en el marco de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System)-. Dicho sistema comprende: •. “El software destinado al efecto, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos (1.3). En la sección 2.2 se indica que los SGDEA suelen o pueden estar integrados (aunque debidamente diferenciados) en un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). El SGDEA se ocuparía de gestionar documentos de archivo, mientras que el SGDE se ocupa de documentos electrónicos en el sentido amplio del concepto (que no son documentos de archivo, aunque pueden llegar a serlo).. 12.

(14) •. Una serie de procedimientos y políticas, definidos en buena parte por las tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias de cada país y/o de cada organización (1.3)” (Comisión Europea, 2001) (Fernandez, 2007). En este apartado introductorio solo se pretende hacer un acercamiento a lo que es el MoReq, en acápites posteriores se describirá mejor los requerimientos específicos del mismo utilizados para la realización de este estudio.. 13.

(15) Guía de evaluación heurística y la usabilidad en las aplicaciones web Según (Fernandez, Adrian; Insfran, Emilio; Abrahâo, Silvia, 2010) “en general, los métodos de evaluación de usabilidad pueden clasificarse en dos tipos: métodos empíricos y métodos de inspección. En los métodos empíricos, los problemas de usabilidad son detectados mediante observación e interacción con los usuarios, mientras que estos realizan tareas o proveen sugerencias acerca del diseño y facilidad de uso del interfaz de usuario final. En cambio, en los métodos de inspección, los problemas son descubiertos por los evaluadores que inspeccionan distintos aspectos de usabilidad en artefactos Web (normalmente interfaces) con respecto a un conjunto de guías, principios de diseño, normas, etc.” Dada la naturaleza de esta investigación el tipo de método de evaluación a utilizar será empírico con algunos elementos de inspección teniendo en cuenta que se utilizará como patrón la Guía de evaluación heurística de Hassan y Martín, puesto que el ejercicio de implementación del estudio será dado a partir de la observación directa y de la interacción que tengan los usuarios para los que está destinada la aplicación con la misma. La Guía de evaluación heurística de sitios web de Hassan y Martín (2003) está pensada originalmente para la evaluación de la usabilidad de sitios web. Se basa en una versión más amplia utilizada por los autores para su actividad profesional, aunque con la extensión suficiente y las especificaciones necesarias para que resulte de utilidad a la hora de ejercer algún tipo de evaluación heurística. Tiene la capacidad de ser adaptable y modificable a diversos entornos digitales, es por eso que se utilizará como base principal de este estudio a pesar de que lo que se evaluará será una aplicación web y no un sitio web propiamente dicho. La guía está estructura en forma de checklist, lo que facilita considerablemente la práctica evaluativa, los puntos se formulan en forma de pregunta, donde la respuesta afirmativa significa que no existe ningún problema de usabilidad y la negativa que sí (Hassan Montero & Martín Fernández, Guía de Evaluación Heurística de Sitios Web, 2003) Antes de pasar al capítulo siguiente donde se propone el modelo de evaluación final, resultado de la fusión del Modelo MoReq y la Guía de evaluación heurística, es necesario definir qué se entiende por heurística para esta investigación.. 14.

(16) Existen diversas definiciones del vocablo heurístico, como la que da la propia (RAE, 2018) que la define como “la técnica de indagación y del descubrimiento/ búsqueda o investigación de documentos o fuentes históricas. / en algunas ciencias, manera de buscar la solución de un problema mediante métodos no rigurosos, como por tanteo, reglas empíricas” (RAE, 2018). No obstante, más adelante se entenderá a la heurística como la forma de revisión de sitios o aplicaciones web basada en la experiencia de quien realiza la evaluación, sea el usuario o el personal experto, consistente en comprobar diferentes aspectos, desde el diseño y navegación hasta la operatividad y utilidad.. V.. Metodología. La metodología seguida para esta investigación fue la fusión de los Modelos Moreq y la Guía de evaluación heurística de sitios web. Para ello se tomaron diferentes referencias bibliográficas, enunciadas a lo largo de todo el trabajo, que sirvieron de guía para poder encauzar la investigación, puesto que cada una ha utilizado de alguna manera los modelos propuestos como referentes en este estudio. En el trabajo de (Gómez Diaz, Raquel, 2008), que sirve como antecedente directo de esta investigación, se tiene por objetivo la creación de una plantilla de evaluación de programas informáticos para la gestión de documentos de archivos, partiendo de la especificación MoReq; en el mismo se plantea, que lo primero que hay que analizar son las tareas que se pretenden informatizar, porque aunque en principio el conjunto de actividades enfocadas a la gestión documental es susceptible de automatización, es necesario adaptar el programa a las características propias del centro y las actividades que se pretenden realizar con éste. En este apartado se describirán cada una de ellas para comprender los elementos que se tomaron en cuenta en la conformación de la metodología de evaluación final. Según la autora el control documental “se trata de una de las actividades más importantes en el archivo. Atañe a todo lo relacionado con las tareas de registro de entrada y salida, los controles de acceso y las copias de seguridad, tanto de los documentos como de la información que contienen. También es necesario controlar la información referida a las actividades de gestión: por ejemplo, quién está autorizado para introducir o eliminar documentos, quién puede acceder a ellos... Asimismo, tendremos que prestar especial 15.

(17) atención a la documentación esencial y garantizar que todos los documentos mantengan sus valores, es decir, que sigan siendo auténticos, fidedignos, íntegros, accesibles, precisos, adecuados y completos (3), a lo largo de todo su ciclo vital (MoReq, 2001,4 y 5)” Por su parte en (Comisión Europea, 2001), en su capítulo 3 se define que es necesario darle una estructura lógica a la información, “para facilitar el acceso mediante los cuadros de clasificación y el sistema de codificación” (Comisión Europea, 2001). Además, se requiere “ordenar de manera física la documentación que esté en soportes tangibles” (Comisión Europea, 2001), siendo de gran utilidad para ello, aquellos programas que permitan gestionar los espacios en los depósitos. A esta actividad se le denominará según (Gómez Diaz, Raquel, 2008) organización de la documentación. En cambio, siguiendo con la publicación de (Gómez Diaz, Raquel, 2008) como referente, para ella la descripción “tendrá que adaptarse a la normativa internacional, así como a los desarrollos nacionales de la descripción archivística y contemplar todas las herramientas que ayuden a la realización de esta tarea, como son los ficheros de autoridad, los tesauros.” Por otro lado, en (Comisión Europea, 2001) a la actividad de búsqueda y recuperación se le denomina como el proceso que “consiste en la identificación de documentos de archivo o expedientes por medio de unos parámetros definidos por el usuario con objeto de localizar y recuperar documentos de archivo, los expedientes y/o sus metadatos, así como de acceder a ellos”. Es una parte esencial del SGDEA pues se valora según la capacidad que tenga el usuario de recuperar expediente, documentos de archivo o los metadatos de estos. En el caso de la consulta de los documentos, habría que tener en cuenta si a lo que se accede es a los propios documentos o a copia de ellos. La última actividad de las propuestas por el MoReq que se ha tenido en cuenta para esta investigación es la de valoración, selección, conservación y eliminación, volviendo a (Gómez Diaz, Raquel, 2008) ella plantea que “una buena gestión de los recursos implica encargarse solo de aquella documentación que es útil para nuestro centro. Por ello, ante la imposibilidad de conservarlo todo, es necesario aplicar los criterios de valoración y transferir o eliminar lo que carezca de utilidad. Mediante la automatización de los calendarios de conservación (MoReq, 2001, 5.1), y al encontrarse esta información en 16.

(18) conexión con otras partes del sistema, podremos preparar de manera ágil las relaciones de entrega, los listados de eliminación de documentos o incluso borrar físicamente los documentos electrónicos.” Aparte de todas las actividades anteriores, existen una serie de “requisitos no funcionales” que propone el MoReq, que se deben tomar en consideración puesto que son específicos de muchos programas informáticos y dependerán del tamaño, las características físicas. La estructura y el entorno en el que se desarrollen los mismo. Facilidad de uso: Es una cuestión de especial importancia, pues un SGDEA puede fracasar si no se encuentra sencillo su uso. Se puede sopesar con asistencia en línea en todo momento, mensajes de error bien detallados, etcétera. (MoReq, 2001, 11.1). Rendimiento y escalabilidad: Se refiere al tiempo de respuesta, aunque este puede estar condicionado por otros factores que van más allá del diseño mismo del programa y que son el ancho de banda, la utilización de la red, la configuración de los servidores, entre otros. También hace referencia a la capacidad que tiene el mismo de incorporar módulos o adaptarse a una tecnología superior. (MoReq, 2001, 11.2). Por su parte (Gómez Diaz, Raquel, 2008) también propone algunos requerimientos que se consideraron pertinentes incluir en este apartado que son: “Características del hardware. Son las propiedades de los equipos que necesita el programa para funcionar a pleno rendimiento. Flexibilidad. Indica cómo se puede adaptar el programa a diversas circunstancias. En este aspecto habrá que tener en cuenta la capacidad para diseñar y modificar las estructuras, los formatos de visualización..., y quién hace estas modificaciones. Amigabilidad. Facilidad de uso del programa. Migrabilidad. Posibilidad de cambio de los datos a otros programas” (Comisión Europea, 2001). Pues teniendo en cuenta, todo lo anteriormente expuesto podemos delimitar entonces qué elementos del MoReq son los que contendrán la guía de evaluación propuesta.. 17.

(19) La siguiente plantilla es una adaptación de la propuesta en el estudio de (Gómez Diaz, Raquel, 2008) ajustados a los intereses propios de la investigación en cuestión, teniendo en cuenta que la original está concebida para la evaluación del software antes de su implementación y que propone seis etapas diferentes, en el caso de esta investigación la evaluación será posterior a su instalación con el fin de extraer los fallos contenidos y así proponer mejoras y sólo se tomarán cuatro de las seis etapas, por considerarse éstas las más pertinentes. Las etapas incluidas fueron las siguientes: 1. Identificación del programa que tiene como finalidad “recoger datos acerca de quién ha realizado la aplicación” (Gómez Diaz, Raquel, 2008), así como las garantías comerciales que brinda la empresa para su posible consideración en el futuro. 2. “Requisitos archivísticos, bajo este epígrafe se recogen las tareas que se deberían poder llevar a cabo dentro la aplicación”. Esto permitirá determinar en qué grado la misma cumple con las expectativas propuesta o no. (Gómez Diaz, Raquel, 2008) 3. Funciones administrativas son determinantes para decidir el grado de adaptabilidad del programa. Con estas funciones se pretender evaluar el nivel de control que tienen los administradores sobre la aplicación y hasta qué punto les permite este hacer cambios en el sistema sin tener que recontratar a la empresa desarrolladora. 4. Características complementarias, se mide la amigabilidad y escalabilidad.. 1.1. Identificación del programa. 1.2 Servicios que ofrece la empresa respecto al programa. 1.3. Soporte técnico. Nombre del programa Creador Distribuidor Fecha de Creación Versión y fecha de la última actualización Dispone de discos de Sí ___ demostración. No___. Tiempo de garantía Formación presencial. Si___. No___. Formación en línea. Sí___. No___. Manuales. Sí___. No___. Tutoriales Instalación. Sí___. No___. Posventa. Sí___. No___. Existencia de grupos de Sí___ usuarios. No___. Archivo__ empresa. Técnicos de la. 18.

(20) Tabla I. Identificación del programa*1. 1. Tomado de (Gómez Diaz, Raquel, 2008). 19.

(21) 2.1 Control documental 2.2 Control de acceso al programa. 2.3 Copias de seguridad. Registro de entrada de documentos Definición acceso. de. niveles. Sí__ No___ Cómo de Sí__ No___ Comentarios. Datos del programa. Sí__ No___ Comentarios. Documentos. Sí__ No___ Comentarios. Dispositivos almacenamiento. de Sí__ No___ Comentarios. ¿Cuántos niveles permite en la clasificación? ¿Permite modificar los Sí__ No___ Comentarios cuadros de clasificación?. 2.4 Organización. ¿Permite reclasificar documentos?. los Sí__ No___ Comentarios. ¿Permite establecer codificación?. la Sí__ No___ Comentarios. ¿Permite control de espacios?. Sí__ No___ Cómo. ¿Incluye algún tesauro para la clasificación? 2.5 Búsqueda, recuperación y El lenguaje de búsqueda es reproducción de la documentación Las búsquedas son ¿Es amigable? 2.6. Interfaz de usuario. Controlado___. Simples___. Avanzadas___. Si__. No__ Comentarios. Posibilidad de cambios de Si__ apariencia del programa. No__. Comentarios. ¿Incorpora tutorial?. No__. Comentarios. ¿Calcula los conservación? 2.7 Valoración, selección, conservación y eliminación. Natural___. plazos. Si__. de Sí__ No___ Cómo. ¿Avisa de los plazos de Sí__ No___ Cómo conservación? ¿Facilita la transferencia?. Sí__ No___ Cómo. ¿Facilita la eliminación de Sí__ No___ Cómo documentos? Tabla II. Requisitos archivísticos 2. 2. Ibidem. 20.

(22) 3.1 Seguridad del sistema 3.2 Gestión de espacios 3.3 Gestión de usuarios 3.4 Edición de informes y estadísticas 3.5 Modificación y borrado de registros Tabla III. Funciones administrativas. 21.

(23) 4.1 Flexibilidad del ¿Es posible la adaptación del Sí__ No___ ¿Quién hace las diseño programa? adaptaciones? 4.2 Migración datos. de ¿Es posible migrar los datos?. Sí__ No___ ¿Quién hace las migraciones?. Tabla IV. Características complementarias Es importante hacer la distinción, de que se propusieron dos plantillas de evaluación, aunque se considere como una única evaluación completa, la primera es la reflejada anteriormente que como ya se ha dicho está orientada a las características del software como aplicación para la gestión documental, le segunda será la adaptación realizada a partir de la utilización de le (Hassan Montero & Martín Fernández, Guía de Evaluación Heurística de Sitios Web, 2003) que se propone a continuación. La principal diferencia entre una y otra es el método de evaluación aplicado, en el primer caso es una evaluación más cualitativa y en el segundo será una evaluación cuantitativa, que tendrá como sistema de medición una escala numérica que va del 1 al 5 con los siguientes valores: 1- Malo o no funciona 2- Funciona, pero es innecesario 3- Funciona, pero debe ser mejorado 4- Cumple 5- Es justo lo que se necesita Aunque en ambos casos se argumentarán los indicadores que sean necesarios para una mejor comprensión de la evaluación, el resultado final esperado con la aplicación de ambas evaluaciones será la confección de un informe contenido en el apartado final de esta investigación, en el que se describirá el problema analizado, las reglas específicas que son afectadas por el comportamiento de cada indicador y cómo se podrían mejorar los resultados de los indicadores negativos. Uno vez aclarado este punto, se hace inminente la exposición de los indicadores contenidos en la Guía de evaluación Heurística que pasarían a formar parte del modelo de evaluación final y que dan paso al apartado de los resultados de esta investigación.. 22.

(24) Tabla V: Guía de evaluación Heurística. Indicadores3 Puntos Generales ¿Cuáles son los objetivos del sitio web? ¿Están bien definidos? ¿Tiene una URL correcta, clara y fácil de recordar? ¿La estructura general de la aplicación está orientada al usuario? ¿Es coherente el diseño general de la aplicación? ¿La aplicación se actualiza periódicamente? Lenguaje y redacción ¿La aplicación habla el mismo lenguaje que sus usuarios? ¿Se emplea un lenguaje claro y conciso? ¿Es amigable, familiar y cercano? Rotulado Los rótulos ¿Son significativos? ¿Usa un único sistema de organización, bien definido y claro? ¿Utiliza un sistema de rotulado controlado y preciso? Estructura y navegación La estructura de organización y navegación ¿es la más adecuada?. 3. Tomado de (Burriel, 2009). 23.

(25) En el caso de ser puramente hipertextual ¿están todos los nodos comunicados? ¿Es predecible la respuesta del sistema antes de hacer clic sobre un enlace o botón? ¿Existen elementos de navegación que orienten al usuario acerca de dónde está y cómo deshacer su navegación? (Breadcrumb) Búsqueda ¿Permite búsqueda avanzada? ¿Muestra los resultados de la búsqueda de forma comprensible para el usuario? ¿Asiste al usuario en caso de no poder ofrecer resultados para una consulta dada? Accesibilidad ¿Es compatible diferentes. la. aplicación con. navegadores?. ¿se. los. visualiza. correctamente con diferentes resoluciones de pantalla? ¿Se ha controlado el peso de la página? ¿Se puede imprimir la página sin problemas?. Como resumen final de este modelo de evaluación se propone un mapa de indicadores agrupados por categorías Indicadores. Resultado. Observaciones. Generales. Promedio. Se describirán los puntos débiles de cada indicador. Lenguaje y redacción Rotulado Estructura y navegación. 24.

(26) Búsqueda Accesibilidad. VI.. Limitaciones del estudio. Antes de pasar a desarrollar los resultados a partir del modelo de evaluación propuesto se hace necesario un apartado en las limitaciones que se tuvieron para realizar la investigación, que fundamenten el por qué la utilización de este modelo y el por qué no hubo un acercamiento al tema de accesibilidad que bien podría ir de la mano de las cuestiones de usabilidad. 1. Lo primero que hay que mencionar es el nivel de confidencialidad y protección de la información a tratar, así como las características de la empresa con la que se está trabajando. Al ser una empresa de la industria farmacéutica, el tratamiento de sus datos está basado en la normativa GMP de la FDA (Food and Drug Administration) por tanto existe un estricto nivel de confidencialidad y acceso al funcionamiento de su sistema de trabajo sobre todo con el llenado y gestión de la documentación, por cuestiones obvias de protección y salvaguarda de la información. Por tanto, para poder hacer evaluaciones externar a softwares internos y demás hay que tener una serie de permisos y autorizaciones de las entidades responsables de cada una de las sedes que se pretenden evaluar, entidades que en muchas ocasiones se encuentran fuera de España por tratarse de compañías multinacionales. Esto dificultó el hecho de que se pudieran instalar softwares como Lynx o aDesigner tan necesarios para la evaluación de aspectos de accesibilidad como la navegación en modo texto y la simulación para débiles visuales. No obstante, es necesario aclarar también que no se hizo mayor hincapié en la instalación de dichos softwares porque en el primer caso no se hacía necesario ya que la aplicación no contiene imágenes, ni elementos gráficos que tuvieran que ser representados como texto y por otro lado precisamente por las características del trabajo a realizar con la aplicación y en el archivo de esta farmacéutica en general, la herramienta no está pensada ni diseñada para que trabajen con ellas personas que tengan algún tipo de dificultad visual o física por tanto como no pretende ser de acceso público no era necesario que se ajustara a este tipo de usuarios. Estos elementos fueron los que básicamente determinaron que la investigación se centrara en los temas de usabilidad, pues se hacía pertinente evaluar el nivel de uso que se le podría dar a la aplicación teniendo en cuenta su objeto empresarial.. 25.

(27) VII. Resultados La aplicación web objeto de esta investigación, se denomina JANUS en alusión al dios romano Jano (aquel que él solo custodia el Universo), está diseñada para la gestión del almacén físico de documentos de la farmacéutica en la que está implementada, permitiendo localizarlo en edificios, salas, secciones, baldas y carpetas. Al ser una aplicación web, se puede utilizar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, sea PC, Tablet (Windows, Android, iOS), o Smartphone (Windows, Android, iPhone). En las Tabla I- V tenemos la relación de indicadores que se tuvieron en cuenta para la evaluación de la aplicación web JANUS. En este apartado sólo nos centraremos en exponer el resumen de los principales señalamientos encontrados y la propuesta de mejora para cada uno de los casos que corresponda. En la primera parte de la evaluación se encontraron deficiencias en varios puntos, relacionados a continuación en la siguiente tabla:. 26.

(28) Tabla VI: Relación de indicadores deficientes correspondientes a la evaluación del software como aplicación para la gestión documental Punto. Subpuntos. Observaciones. Propuesta de mejora. analizado 2.1. Control Registro. Documental. entrada documentos. de A pesar de que se hace el Se. debería. de registro de entrada el módulo. agregar de. un. registro. mismo es deficiente pues controlado de cambios. Esto no permite definir: quién estará muy relacionado con hizo el registro, en qué otro punto posterior que fecha se hizo, ni los trata sobre los niveles de organiza por orden de acceso, ya que el control de ningún tipo (jerárquico, entrada estará determinado cronológico o alfabético). por los niveles de acceso que tengan los usuarios a la aplicación.. 2.2 Control de Definición de El acceso programa. programa. al. estar Teniendo en cuenta que. al niveles. de diseñado para la gestión de actualmente la gestión del. acceso. la documentación GMP de archivo está limitada sólo al la farmacéutica, tiene una personal estricta política de acceso ello,. designado. para. que. son. que limita su uso sólo al específicamente. dos. personal encargado de la personas,. se. debería. gestión del archivo, no considerar. agregara. la. obstante, esa política está opción de nuevos roles, que muy. limitada. aquellas. porque permiten administrar las. personas. que colecciones por área de. tienen “full control” no creación, con un personal tienen. determinados encargado de cada una de. permisos de configuración las colecciones, que son que deberían facilitarles el parte de la documentación trabajo, como por ejemplo GMP de la empresa pero asignar nuevos roles.. que no necesariamente se tienen que encontrar de forma física en el Archivo general. Los niveles de. 27.

(29) acceso permitirían restringir el nivel de autonomía que tendrían cada uno de los implicados sobre el resto de las colecciones que no le corresponden. 2.3 Copias de Documentos. El. seguridad. programa. no. está Teniendo en cuenta que. concebido. para. el como parte del proyecto de. resguardo. de. la Data Integrity4, al que deben. documentación de forma estar sometidos todas las digital,. sino. para. administración. de. la empresas. farmacéuticas,. su uno de los proyectos futuro. ubicación física, así como es la digitalización de la su asignación en calidad documentación, se debería de préstamo al personal incluir que lo solicite.. un. módulo. que. permita tener las versiones en. digital. de. documentos. aquellos. que. sean. digitalizados, así como los que nacen directamente en versión electrónica. 2.4. ¿Permite. La clasificación de los Se. Organización. modificar. los documentos del archivo inclusión. cuadros. de GMP está establecido por funcionalidad. clasificación? ¿Permite reclasificar los documentos?. unos. de. hace. los permitiera. Procedimientos. necesario de. la. alguna que. reconocer. y. cambiar el rango de años. Normalizados de Trabajo predeterminado en función (SOP por sus siglas en del tipo de documentos, inglés). que. empresa. tiene para. la ajustando así la aplicación la al. SOP,. para. ello. se. realización de operaciones necesitaría que se pudieran no. específicas.. normativa. es. genérica,. pero. Esta hacer. cambios. en. la. bastante configuración del software por. la por. parte. del. personal. Data Integrity: El grado sobre el cual una colección de datos es completa, constante, y segura en todas partes de su ciclo de vida. (FDA, 2019) 4. 28.

(30) naturaleza. de. los encargado de la gestión del. documentos, se permite archivo GMP, de manera tal que. se. amplíen. las que cuando se agregue una. clasificaciones. nueva. clasificación. de. preconcebidas por otras documentos también se le que vayan surgiendo y asignen. los. tiempo. de. cada cierto tiempo lo que transferencia y retención se hace es actualizar el para que luego el sistema los SOP. El SOP también reconozca automáticamente contiene los plazos de y permita enviar un aviso transferencia de cada tipo para. así. saber. la. de documentos, así como documentación que debe ser los tiempos de retención, destruida. pero eso es algo que no se ve debidamente reflejado en la aplicación web, por eso este punto de la evaluación. está. deficientemente valorado 2.5. Búsqueda, El lenguaje de En este punto el sistema La aplicación debe incluir. recuperación. y búsqueda. es presenta. varias un sistema de búsqueda. reproducción de controlado. deficiencias. la. mencionaremos. documentación. Las búsquedas son simples. que avanzada que permita el a filtrado de la información. continuación:. que se pretende buscar, eso. 1. La búsqueda es muy limitada: al ejecutar una búsqueda, no se puede realizar. otra. a. continuación para que el sistema sondee toda la base de datos, sino que la segunda. búsqueda. primero solucionaría parte del primer problema que es hacer una sobre búsqueda ya. que. se. podría. ir. directamente al objetivo de la búsqueda sin tener que hacer dos.. la No obstante, el tema de la. considera como parte de la sobre búsqueda debe ser primera y lo que hace es solucionado,. puesto. no. siempre el usuario que. 29.

(31) rebuscar dentro de la interactúa con la aplicación información recuperada. 2. Otro. problema que necesita o simplemente. detectado permite. está consciente de qué es lo. es las. avanzadas,. que. no se da cuenta de necesitar. búsquedas algo más después de realizar donde. se una primera búsqueda. Por. pueda filtras por tipo de tanto, como solución a este documentos, nombre o problema se propone en fecha de inserción,. primer. lugar. que. se. 3. Para que el sistema pregunte al usuario ¿qué pueda reconocer que debe desea hacer? Antes de pasar realizar una búsqueda, hay a realizar otra búsqueda, ya que dar click directamente sea porque desea continuar sobre el ícono de la lupa con una búsqueda diferente porque de lo contrario o porque va a buscar algo dando intro no se ejecuta sobre lo que ya tiene la acción.. recuperado. Otra solución sería abrir una ventana aparte para cada búsqueda, así no habría que esperar porque el sistema volviera a cargar la página principal tras cada búsqueda. Desde el punto de vista informático es un error que un botón no sea ejecutable con la tecla Enter, en los tiempos que corren, donde el. manejo. de. las. aplicaciones es cada vez más automático e intuitivo, tener ese tipo de dificulta ralentiza. el. trabajo. y. provoca una pérdida de tiempo valiosa al tener que los usuarios detectar dónde 30.

(32) es que está el error, por tanto una solución sería asociar una función al campo de búsqueda que detecte que se ha pulsado la tecla Enter y en cuyo caso realice la action del form. 2.7 Valoración, ¿Calcula. los Como se mencionaba en el Una. selección,. de punto 2.4 de la evaluación problema. plazos. solución. a. sería. este. que. el. conservación y conservación?. la clasificación y plazo de sistema fuera capaz de. eliminación. transferencia. ¿Avisa de los plazos. de. conservación?. de. documentación. de. la reconocer la cantidad de la años que deben durar los. empresa se hace a través documentos. de. manera. del SOP, en ellos se define automática, una vez que se la cantidad de años que le asigne una clasificación deben estar almacenados de las definidas por el SOP. los documentos en el Para ellos en primer lugar se archivo GMP según el deberían. ampliar. tipo, el problema radica en posibilidades. las de. que la aplicación sólo modificación de datos en la permite. introducir. las configuración del sistema. diferentes clasificaciones, puesto que la misma está y al crear las carpetas con muy limitada solo al tamaño los lotes de documentos es de las lomeras y los datos de el especialista quien debe contacto, no incluye nada manualmente seleccionar más. Se le debería incluir la cantidad de años que una opción en la que el debe. durar. la administrador del sistema o. documentación. en. el el gestor del archivo pueda. archivo, pero no manda modificar los plazos de ningún aviso unas vez transferencia. llegada. la. fecha. de modificaciones. Según. las. que. se. vencimientos. de. la realicen en el SOP y que se. conservación,. para. así a su vez mande algún tipo. poder. realizar. una de alerta ya sea por correo o por otra vía a los gestores 31.

(33) destrucción controlada de para saber cuándo deben los mismos.. destruir. qué. documentación. 3.3 Gestión de usuarios. _____. El. sistema. no. tiene Esto es un problema que. permitido la inclusión de debe ser solucionado, pues usuarios,. ahora. mismo facilitaría mucho el control. quienes lo administran son de la documentación. Si los dos gestores asignados bien. la. justificación. con permisos de “full principal control”. y. para. esa. el restricción se debe a que. administrador del sistema.. como. la. documentación. contenida en el archivo es GMP y por tanto debe tener unos niveles de seguridad y protección aún mayor, esto no impide que una vez autorizados a las personas correspondientes,. se. les. pueda asignar nuevos roles dentro de la aplicación, es decir con niveles de acceso más. restringidos. y. circunscritos netamente al área y la documentación que le. corresponde.. Así. se. podría establecer mejor el flujo de la documentación de los archivos intermedios al archivo GMP, dándoles una ubicación previa y tenido el control de entrada y salida de los mismos, sin que necesariamente tenga que estar almacenados en el archivo GMP.. 32.

(34) Hasta este punto la evaluación se ha centrado principalmente en los aspectos referentes a la gestión documental y a la administración de la aplicación web, ha sido una evaluación cualitativa y supeditada a la valoración de la propia investigadora teniendo en cuenta su nivel de interacción con la aplicación y su conocimiento sobre la misma. La tabla siguiente tendrá un sistema de evaluación cuantitativo, como se había explicado en el comienzo de este apartado, pero para no desvirtuar el tema de lo que realmente importa se reflejará la explicación solamente de aquellos indicadores que tengan una evaluación de 3 o por debajo, teniendo en cuenta que serán estos los indicadores que o bien no funcionan o bien se les debe mejorar algo o eliminarlos porque se consideran innecesarios.. 33.

(35) Indicadores5 Puntos Generales ¿Cuáles son los objetivos del sitio web? ¿Están bien definidos? ¿Tiene una URL correcta, clara y fácil de recordar? ¿La estructura general de la aplicación está orientada al usuario? ¿Es coherente el diseño general de la aplicación? ¿La aplicación se actualiza periódicamente?. 5. 5. 3. 4 3. Lenguaje y redacción ¿La aplicación habla el mismo lenguaje que sus usuarios?. 5. ¿Se emplea un lenguaje claro y conciso?. 5. ¿Es amigable, familiar y cercano?. 4. Rotulado Los rótulos ¿Son significativos? ¿Usa un único sistema de organización, bien definido y claro? ¿Utiliza un sistema de rotulado controlado y preciso?. 5 5. 5. Estructura y navegación La estructura de organización y navegación ¿es la más adecuada? En el caso de ser puramente hipertextual ¿están todos los nodos comunicados?. 5. 3. 3. Tomado de (Burriel, 2009). 34.

(36) ¿Es predecible la respuesta del sistema antes de hacer clic sobre un enlace o botón?. 3. ¿Existen elementos de navegación que orienten al usuario acerca de dónde está y. 1. cómo deshacer su navegación? (Breadcrumb) Búsqueda ¿Permite búsqueda avanzada?. 1. ¿Muestra los resultados de la búsqueda de forma comprensible para el usuario? ¿Asiste al usuario en caso de no poder ofrecer resultados para una consulta dada?. 3. 1. Accesibilidad ¿Es compatible diferentes. la. aplicación con. navegadores?. ¿se. los. visualiza. correctamente con diferentes resoluciones de. 5. pantalla? ¿Se ha controlado el peso de la página?. 1. ¿Se puede imprimir la página sin problemas?. 3. Indicadores. Resultado. Observaciones. Generales. 20. Los puntos débiles de este apartado son los referentes a la estructura general de la aplicación y a la actualización de esta. En el primer caso la evaluación que se le dio fue de 3 porque a pesar de que funciona, pues cuenta con una estructura sencilla y minimalista, la misma debe ser mejorada ya que no está debidamente orientada al usuario, los elementos representados en pantalla no son los suficientemente aclaratorios como para que el usuario entienda el funcionamiento de la 35.

(37) misma, por tanto, se considera que su navegabilidad no es intuitiva. En el caso de la actualización la evaluación también es de 3 porque a pesar de que también funciona el principal señalamiento que existe al respecto de esta es que para que la aplicación pueda ser actualizada se debe recontratar a los creadores, en este sentido debería permitirse que la actualización se realizara por parte de la empresa teniendo en cuenta que los cambios sugeridos en los puntos 2.4 y 2.7 de la evaluación anterior. Lenguaje y redacción. 14. Rotulado. 15. Estructura y navegación. 10. Este fue uno de los apartados en los que más problemas se encontraron, todos sus indicadores están en 3 o por debajo, lo primero que hay que señalar de los indicadores de este apartado, es el tema de la estructura de navegación y organización, como ya se había dicho anteriormente se considera que la navegabilidad de la aplicación no es lo suficientemente intuitiva y su mayor problema radica en la ausencia de las “migajas de pan” o Breadcrumb, en pleno siglo XXI con el nivel de digitalización que tiene la sociedad actual, una página sin breadcrumb resulta casi impensable, este es uno de los elementos fundamentales para permitir ubicar al usuario en/ dentro de la página, y además agilizar la navegación por la misma teniendo en cuenta que con esta se podría pasar de una página a otra sin tener que ir hacia atrás a través del navegador o sin tener que abrir varias pestañas cargando innecesariamente al navegador. Este indicador está muy relacionado con el último de este apartado que trata sobre los elementos de navegación que 36.

(38) orienten al usuario es por eso que la evaluación expone el componente principal que afecta a ambos y es la ausencia del Breadcrumb. La hipertextualidad de la aplicación es otro de los elementos a señalar, se puede decir que la aplicación no es para nada hipertextual, todos sus elementos son rígidos, no permite pinchar sobre ellos para encontrar más opciones, cuando se relaciona un listado de documentos sólo te permite entrar a las carpetas donde se encuentra a través de los enlaces establecidos, pudiendo ser una opción de mejora que se les agregará directamente unos hipervínculos a través del propio nombre de las carpetas, o de la ubicación donde se encuentra. Precisamente por lo anterior huelga decir que la respuesta del sistema no es predecible en lo más mínimo al hacer clic sobre un enlace o botón, en primer lugar, porque no cuenta con ningún mensaje tipo Title cuando pasas el cursor sobre un letrero o sobre algún link y que además los link que son desplegables no se despliegan automáticamente, por tanto, la propuesta de mejora en este caso sería hacer modificaciones en la aplicación para que el sistema responda de forma más interactiva a todos los eventos posibles y particularmente a los eventos de MouseOver. Búsqueda. 5. Este apartado fue el que menos puntuación recibió, no sólo por la cantidad de preguntas que tenía, sino porque cada una tuvo una puntuación muy baja. En sentido general se puede decir que el sistema de búsqueda de la aplicación es deficiente. En primer lugar, no brinda la posibilidad de realizar una búsqueda avanzada, 37.

(39) significa esto que la misma está segmentada y limitada al poco conocimiento que pueda tener el usuario sobre lo que pretende buscar. En el punto 2.5 de la evaluación anterior se incluyen muchos de los aspectos negativos que hacen que este apartado tenga una mala valoración, pero a todos esos señalamientos anteriores habría que agregar otro que es muy particular del sistema de trabajo con el que se cuenta en la empresa. Para ello es necesario aclarar que el personal de la empresa para poder acceder a cualquier medio informático cuenta con un número de identificación que lo identifica dentro del sistema, el mismo está compuesto por letras combinadas asignadas de forma automatizada y aleatoria. Precisamente sobre el CWID es que radica otro de los problemas de búsqueda de la aplicación, pues resulta que una de sus funcionalidades es poder asignar en calidad de préstamos a los usuarios la documentación que solicitan a través de la plataforma, de manera tal que quede registrado y controlado a quién y en qué fecha se le asignó, pero para ello a pesar de que el usuario normalmente suele solicitar la información a través del correo brindando sólo su nombre, la plataforma para poder registrar la asignación sólo permite que se introduzca el CWID de la persona, pero no tiene asignado ningún vínculo a alguna base de datos donde se pueda saber a través del nombre cuál es su CWID, haciendo muy dificultosa la tarea y por consiguiente demorada, pues hay que estarlo buscando por otras vías fuera de la aplicación o localizando a los usuarios para que nos digan su CWID, en ese sentido la aplicación debería poder reconocer 38.

(40) alternativamente el nombre y el CWID y permitir buscar uno a partir del otro. Accesibilidad. 6. A pesar de que la aplicación es compatible con los diferentes navegadores y que se visualiza correctamente con diferentes resoluciones de pantalla, la principal falla que tiene en el sentido de la accesibilidad es el relativo al control de su peso, pues el tiempo de respuesta de la aplicación es excesivo para cada tarea, al intentar cargar una página, se demora más de 5seg. que si se van sumando en el día es una pérdida de tiempo considerable. Para ello es recomendable que se hagan pruebas sistemáticas, tanto del ancho de banda como del peso de la aplicación.. VIII. Conclusiones Una de las principales conclusiones a la que se puede arribar con este estudio es la necesidad de automatizar las tareas archivísticas para así poder simplificar los procesos. Es por eso que la evaluación de la plataforma informática que se utilizará para ello es de vital importancia pues permite definir si la misma cumple con las tareas para las que está destinada. Con este estudio se demuestra que en muchos casos el divorcio profesional entre informáticos y especialistas de información o documentalistas, conlleva a que en muchas ocasiones, para trabajos como el que se le encargó a la empresa desarrolladora de diseñar y crear un software para la automatización de los procesos archivísticos de una farmacéutica, se terminen perdiendo de vistas algunas cuestiones fundamentales de los procesos de la gestión documental que sólo podrían conocerse si se trabaja con la materia o se hace un estudio previo o comparativo de herramientas similares, y que es evidente, por los resultado arrojados en la evaluación, de que esto no sucedió así en la conformación de la aplicación web. Por último, a partir de la evaluación realizada se puede concluir que la aplicación web diseñada para la farmacéutica, aunque cumple su función más básica que es la gestión del archivo físico de los documentos GMP, aún tiene muchas deficiencias que serían pertinentes solucionar para poder considerar que es una aplicación realmente valida. Muchos de los errores señalados sólo denotan el divorcio mencionado en el párrafo anterior entre informáticos y documentalistas y una falta de valoración de otras herramientas similares para cumplir con el objetivo propuesto en su diseño.. IX.. Líneas de investigación futura. Teniendo en cuenta las limitaciones de espacio y tiempo a la que estuvo sometida la investigación y tomando en consideración todos los elementos señalados dentro de la evaluación realizada a la 39.