Memoria de actividades de Archivo Universitario y Registro General, año 2016

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(1)ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO. AUAH. Memoria de actividades. Memoria del año. 2016.

(2) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. SUMARIO. Archivo Universitario - Plantilla - Servicios y procesos . Ingreso de documentación . Préstamos . Consultas . Convenios . Digitalización - Cooperación - Apoyo a la docencia - Administración electrónica y Archivo Registro General. 2 2 3 3 5 5 6 6 7 9 9 10. - Plantilla - Estadísticas - Libro de quejas y sugerencias. 10 11 12. Anexo I: Estadísticas de Registro completas. 13. 1.

(3) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. ARCHIVO UNIVERSITARIO. Durante el año 2016 el Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá (AUAH) ha realizado las actividades y trabajos que se exponen a continuación.. Plantilla Cambios del personal: el técnico de gestión de Archivo fue destinado en comisión de servicios al Servicio de Gestión Económica de Recursos Humanos en junio, por lo que se cubrió su plaza con un técnico interino. En septiembre fue adscrito provisionalmente a la sección un facultativo de archivos con nivel 24. La auxiliar de préstamo concursó a otro puesto, y tomó posesión en julio un funcionario de plantilla. Además de los funcionarios de plantilla, el AUAH ha contado con otros recursos humanos temporales: -. Ocho Alumnos de Formación profesional del Instituto Alonso de Avellaneda en prácticas entre uno y cuatro meses. Después de una formación básica estos alumnos han realizado tareas de proceso técnico y descripción en la base de datos del archivo, supervisados en todo momento.. -. Tres Alumnos de Grado realizando y uno de máster realizando el practicum.. Formación permanente: se han realizado los siguientes cursos -. Jefe de sección: Normas Internacionales de Descripción Archivística y Normas Españolas (NEDA), por la Sociedad Española de Documentación e Información Científica SEDIC.. -. Técnico de archivo: Inglés nivel Upperintermediate, British Council.. -. Auxiliar administrativo AU (J.C.D.): Procedimiento administrativo.. -. Auxiliar administrativo AU (E.E.): Transparencia y acceso a la información, INAP online; Modificaciones Ley de Seguridad Social, UAH; Procesos de calidad y evaluación de las titulaciones y el profesorado de la UAH; Protección de datos y transparencia, INAP online.. 2.

(4) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. SERVICIOS Y PROCESOS Ingreso de documentación: el AU ha ingresado 112 transferencias con un total de 2115 unidades de instalación (cajas). Recepción, cotejo e instalación provisional en predepósito. Proceso técnico: se han descrito e instalado 520 cajas.. 2012 2013 2014 2015 2016. Ingreso (transf) 60 63 74 91 112. Proceso (transf.) 57 44 45 68. Ingreso Instalación (cajas) (cajas) 1889 1566 699 458 1872 808 808 741 2115 520. Registros CLARA 226293 244796 253401 269211 292707. Incremento neto 17733 18503 8605 15810 23496. Proceso técnico año 2016. 2500. 2000. 1500. Ingreso (cajas) Instalación (cajas). 1000. 500. 0 2012. 2013. 2014. 2015. 2016. Ingreso e instalación 2012-2016. 3.

(5) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. 120 100 80 Ingreso (transf). 60. Proceso (transf.). 40 20 0 2012. 2013. 2014. 2015. 2016. Ingreso y proceso 2012- 2016. El total de registros en la base de datos CLARA, el sistema de gestión de archivo, es de 292707, 23496 más que a 31 de diciembre de 2015.. 350000 300000 250000 200000 150000 Incremento neto. 100000. Registros CLARA. 50000 0 2012. 2013. 2014. 2015. 2016. Crecimiento BBDD Clara 2012-2016. 4.

(6) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. Préstamos a las oficinas: 2040 préstamos, 24 negativos y 25 altas.. Título del gráfico 2500. 2000. 2040. 1500 2014 2015 2016. 1000. 500. 24. 25. 0 Nº de préstamos. Negativos. Altas. Evolución del préstamo 2014-2016. Consultas: 17 consultas en sala, 58 telefónicas y 32 por correo electrónico.. Año 2016. Presenciales. Telefónicas. email. Tipo de consultas 5.

(7) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. Convenios: se han registrado y digitalizado 2323 convenios. Se han descargado de la intranet corporativa 1332 convenios, y excepcionalmente se han servido seis.. 2500 2000 1500 REGISTRADOS. 1000. Descargas web. 500 0 2012. 2013. 2014. 2015. 2016. Gráfico convenios 2012-2016. Digitalización Por razones de preservación y conservación se ha migrado la base de datos con toda la documentación digitalizada por el AUAH a lo largo de los años, incluyendo cambio de formato y cambio de soporte. Del software propietario MiniDoc de PROCO se ha evolucionado a Microdoc, programado en Java para importar los datos vinculados a las imágenes, además de convertir automáticamente los diferentes tipos de archivos (tif, jpg. pdf…) a PDF/A; por último los millones de imágenes guardadas en discos ópticos se han alojado en el servidor institucional Zirconio para su uso en red por toda la sección, y se han guardado dos copias de seguridad en disco duro. El AUAH sigue digitalizando y publicando en web las Actas de Consejo de Gobierno y los Convenios, accesibles a la comunidad universitaria mediante una base de datos. Se han digitalizado otras series documentales de forma puntual, bajo demanda y para la difusión.. Página web Se actualizó la web del Archivo Universitario con unos contenidos adaptados al usuario investigador y al ciudadano en general, interesados normalmente en conocer los fondos del Archivo, la forma de acceso los mismos y los datos de contacto y ubicación.. 6.

(8) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. En agosto de 2016 se hizo una reparación en los depósitos y fueron reorganizados los diferentes espacios, dotándolos de 560 metros lineales más de estanterías. Cooperación Los días 13, 14 y 15 de mayo se celebraron en Universidad de Zaragoza las XXI Jornadas de la Conferencia de Archiveros de Universidades, comisión permanente de la CRUE. El AUAH forma parte de tres grupos de trabajo “Observatorio Web 2.0 en Archivos”, “Comunicación” y el de “Identificación y valoración de series administrativas”, cuyas actividades son presentadas anualmente ante el Pleno CAU. El AUAH participó en la celebración del 9 de junio Día Internacional de los Archivos, en coordinación con el resto de los archivos ubicados en Alcalá de Henares: Jesuitas, Municipal, Archivo General de la Administración, Ministerio de Educación, Centro de Información Documental de Archivos CIDA, Obispado y Movimiento Obrero (fundaciones Indalecio Prieto, Largo Caballero y Pablo Iglesias). Respecto a la cooperación con archivos de otros países, continúa el asesoramiento al Archivo de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León y a la Universidad de Panamá a través de la Red de Archivos Universitarios de Hispanoamérica y Caribe. La red nacional de Nicaragua se reunió en el V Encuentro de la Red de Archivos Universitarios de Nicaragua el 20 de octubre en la UNAN-Managua, donde fueron invitados representantes de la Universidad Nacional Autónoma de México entre ellos el presidente de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior de México RENAIES. Participó también en el Foro internacional de Archivos en la Benemérita Universidad de Puebla (UNAN.León). 7.

(9) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. En Panamá celebraron la 2ª Jornada Académica de Archivos Universitarios RAUHIC; participaron también en la XVI jornada Archivística de la RENAIES de México, celebrada en mayo, y en el 1º Encuentro Nacional de Gestión de la Información y memoria archivística celebrado en julio. Realizaron una de Asesoría en materia de gestión documental a la Universidad Francisco Gavidia en julio de 2016.. 8.

(10) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. Apoyo a la docencia y relaciones El AUAH ha colaborado con el programa de prácticas PCPI del IES Alonso de Avellaneda y con el Máster universitario en Documentación, Archivos y Bibliotecas. El 29 de noviembre visitaron el AUAH la profesora del área de Ciencias y Técnicas Historiográficas Val González de la Peña con doce alumnos de Humanidades. El personal del AUAH y los estudiantes en prácticas realizaron una visita a la Biblioteca del Monasterio de San Lorenzo de El Escorial el 1 de diciembre.. Administración electrónica y Archivo El jefe del AUAH es vocal de la Comisión de Administración Electrónica y Seguridad, constituida el 11 de noviembre y aprobada por el Consejo de Gobierno de 15 de diciembre de 2016. Una de las primeras decisiones a este respecto fue la adhesión de la UAH al Convenio marco de colaboración entre la Administración General de Estado [MINHAP] y CRUE Universidades Españolas para la prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica, el 29 de noviembre de 2016.. 9.

(11) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. REGISTRO GENERAL Plantilla El Registro General ha permanecido abierto todos los días laborables del año excepto sábados, mediante servicios mínimos en períodos vacacionales y de cierre patronal.. Sistema informatizado El sistema de registro SIGEM, implantado en 2015 por Connectis/CGS, fue trasladado a servidores propios de la UAH el 13 de diciembre de 2016. Se ha añadido un libro de registro de convenios en el sistema para que esté acorde con el borrador del Reglamento de funcionamiento del Registro General, que fija la composición del sistema con las siguientes oficinas de registro:. Código. Nombre. Abreviatura. 001. OR RECTORADO I. SEI. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 002. OR RECTORADO II. SEII. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 013. OR ADM FACTURAS. RFA. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 014. OR CONVENIOS. RCO. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 999. OR TELEMÁTICO. RTE. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 004. OR ECONÓMICAS. ECO. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 006. OR EDIF CIENCIAS. CIE. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 011. OR EDIF MULTIDEPARTAMENTAL. MLD. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 007. OR EDIF POLITÉCNICO. POL. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 003. OR FAC DERECHO. DER. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 010. OR FAC EDUCACIÓN. EDU. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 008. OR FAC FARMACIA. FAR. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 005. OR FAC FILOSOFÍA Y LETRAS. FYL. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 009. OR FAC MEDICINA. MED. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 012. OR HOSP RAMÓN Y CAJAL. HRC. Usuarios. Propiedades/Editar. Eliminar. 10.

(12) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. Estadísticas de registro del año 2016 Sigue el descenso en el número de asientos registrales de años anteriores, con 4877 menos que en 20151.. Rº CENTRAL. Entradas. Salidas. Total. Sección I. 3.161. 3.178. 6.339. Sección II. 3.179. 2.791. 5.970. 6.340 R AUXILIARES. Entradas. 5.969 Salidas. 12.309 Total. Politécnica. 719. 211. 930. Medicina. 783. 198. 981. Ciencias. 292. 54. 346. CCEE. 132. 23. 155. Farmacia. 457. 146. 603. Filosofía. 101. 89. 190. Derecho. 122. 53. 175. Multidepartamental. 315. 12. 327. Educación. 197. 28. 225. Ramón y Cajal. 418. -. 418. 3.536. 814. 4.350. 719. 211. 930. TODOS. 45000 40000 35000 30000 25000. R. Central. 20000. R. Auxiliares. 15000. Todos. 10000 5000 0 1997. 2003. 2008. 2013. 2014. 2015. 2016. Gráfico del comportamiento por años. 1. Para mayor detalle sobre la evolución mensual consultar Anexo 11.

(13) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. Diferencia año anterior. 6000 4000 2000 0 ‐2000 ‐4000 ‐6000 2012. 2013. 2014. 2015. 2016. Libro oficial de quejas y sugerencias El cambio de la web institucional junto a la organización de la Secretaría General provocó algunas incidencias en la elaboración del Libro oficial de Quejas y Sugerencias de la UAH en los primeros meses del año. El formulario web para las quejas-sugerencias telemáticas cambió de formato y contenido. El número de quejas y sugerencias del año 2016 es el siguiente:. Nº Quejas. Nº Suger.. Total. AÑO 2012. 67. 6. 73. AÑO 2013. 85. 3. 88. AÑO 2014. 53. 3. 56. AÑO 2015. 56. 1. 57. AÑO 2016. 97. 10. 107. La evolución de años anteriores se observa en este gráfico:. Quejas y sugerencias totales 120 100 80 60 40 20 0 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. 2014. 2015. 2016 12.

(14) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades 2016. ANEXO I ESTADÍSTICAS DE REGISTRO COMPLETAS Año 2016. 13.

(15) ESTADÍSTICA REGISTRO 2016 REGISTRO Sección I Sección II Politécnica Medicina Ciencias CC.EE Farmacia Filosofia Derecho Multidptal. Educación R y Cajal. E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S. ENERO FEBRERO 267 285 227 424 133 168 79 424 54 63 18 23 30 25 17 31 16 26 12 3 8 3 8 5 1 18 0 81 0 7 10 15 8 8 5 15 6 18 2 1 11 5 0 1 1 3 0 0. Rº AUXILIARES Politécnica Medicina Ciencias CCEE Farmacia Filosofía Derecho Multidepartamental Educación Ramón y Cajal. Entradas. MARZO 259 279 169 215 93 31 53 26 25 6 11 1 63 15 14 9 15 6 6 0 17 4 2 0. Salidas 719 783 292 132 457 101 122 315 197 418. 211 198 54 23 146 89 53 12 28 -. 3.536. 814. ABRIL 469 223 602 272 78 50 166 18 18 2 23 1 30 14 7 6 4 1 105 4 28 1 236 0. Total 930 981 346 155 603 190 175 327 225 418 4.350. MAYO 154 158 314 244 37 11 43 12 30 2 4 0 28 7 7 6 6 0 18 0 17 1 22 0. JUNIO 396 286 485 205 54 15 117 19 27 7 21 4 28 6 11 5 11 14 64 1 27 2 130 0. JULIO 244 409 443 653 39 15 80 16 21 6 0 1 35 1 6 12 14 3 41 0 7 1 5 0. Rº CENTRAL Sección I Sección II. TODOS. AGOSTO SEPT 19 5 52 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0. OCT. NOV. 591 554 202 120 126 4 108 18 43 6 11 0 97 7 19 13 11 1 28 0 26 13 10 0. 203 323 148 172 47 22 63 10 34 8 6 1 46 2 6 4 13 6 6 1 10 1 7 0. 3.161 3.179. 3.178 2.791. 6.340. 5.969. Total 6.339 5.970 12.309. Entradas. 9.876. Salidas. 6.783. 16.659. DIC 242 288 160 102 97 14 54 9 37 1 10 2 96 7 19 8 32 2 12 1 23 3 2 0. 32 2 303 303 31 8 44 22 15 1 35 0 15 6 5 1 0 0 11 2 26 1 0 0. TOTAL 3.161 3.178 3.179 2.791 719 211 783 198 292 54 132 23 457 146 101 89 122 53 315 12 197 28 418 -.

(16) 1997 R. Central 28489 R. Auxiliares 9818 Todos 38307 diferencia año anterior. 2003 18939 10107 29046 -9261. 2008 16628 5893 22521 -6525. 2009 17370 6995 24365 1844. 2010 15302 7101 22403 -1962. 2011 16770 8318 25088 2685. 2012 15588 4791 20379 -4709. 30000 25000 20000 R. Central. 15000. R. Auxiliares Todos. 10000 5000 0 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. 2014. 2015. 2016. 2013 13798 5365 19163 -1216. 2014 12563 3584 16147 -3016. 2015 16614 4922 21536 5389. 2016 12309 4350 16659 -4877. media 17206,1 6689,4 23895,5.

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