INCAP INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA I TALLER “GRAFICOS”

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Para leer más fácil y de modo más ameno los informes y establecer conclusiones a partir de la información que ofrecen, se utiliza esta herramienta de Excel.

Esta herramienta se ilustra con el ejemplo de un proyecto llamado UN INFORME DE VENTAS.

1. ACTIVIDADES

a. Diseñar tabla b. Ventas por trimestre c. Ventas por sucursal d. Ventas por producto

2. TEMAS

a. Tablas b. Autosuma c. Gráficos de barras d. Formato de datos e. Gráficos circulares f. Inserción de imágenes g. Gráficos de columnas

1. ACTIVIDADES

a. Diseñar tabla.

Diseñar la tabla teniendo en cuenta el tipo de información de deba incluir en su informe. Este ejemplo toma las ventas de distintas sucursales en diferentes períodos.

PASO 1.

Abra Excel.

En la celda A1 escriba el título: Informe de Ventas. En la celda A3 escriba: Ventas por sucursal.

En la celda B4 escriba 1º trimestre, ENTER. Ahora seleccione la celda B4 y arrastre hasta la celda E4. En la celda A5 escriba Sucursal 1, ENTER. Ahora seleccione la celda A5 y arrastre hasta la celda A9. En la celda F4 escriba: Total Anual.

PASO 2.

ESCRIBA LOS DATOS EN LAS CELDAS COMO SE MUESTRA A CONTINUACIÓN: para ello seleccione el rango B5:E9. Para mantener la selección utilice la tecla TAB para moverse horizontalmente en las fila dentro de la selección o ENTER para moverse verticalmente en las columnas dentro de la selección. Al terminar, clic fuera de la selección.

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PASO 3.

Modifique la apariencia de las celdas, trabaje con la opción estilos o vaya a la opción formato de celdas. Modifique la fuente, trabaje la opción formato moneda, etc.…. formato bordes, colores,…

1. ACTIVIDADES

b. Ventas por trimestre.

Para mejorar la lectura del informe y su análisis, recurriremos a los gráficos, en este caso, uno de barras.

PASO 1.

Crear el gráfico. Seleccione las celdas a incluir, el rango A4:E5.

PASO 2.

Clic en Insertar, clic en Barra, seleccione Barra 3D agrupada.

PASO 3.

Se inserta el gráfico y observe que se ha activado la pestaña herramientas de gráficos y el GRAFICO siempre debe estar seleccionado para poder trabajar sobre él.

PASO 4.

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PASO 5.

Además, modifique el título de su gráfico. Selecciónelo y añada el texto necesario para que éste sea: Ventas de la Sucursal 1

PASO 6.

Ahora modifique el formato fuente de los trimestres (eje vertical (Categoría)) y de los valores en miles de pesos (eje horizontal (Valor). Seleccione uno por uno, después clic derecho, clic en fuente, los formatos a su gusto.

PASO 7.

Si quisiera cambiar el tamaño del gráfico, al estar seleccionado, ubíquese en uno de los nodos de los vértices y cuando el cursor se convierta en una flecha doble, desplácelo hacia afuera o hacia adentro.

PASO 8.

Cambiar por ejemplo, el color del fondo del gráfico, haga clic en Formato, clic en el inicializador (flecha pequeñita que está en el extremo inferior derecho) del grupo Estilos de forma Se abre el cuadro Formato del área del gráfico (si necesita, corra el cuadro para ver completo su gráfico) y en la opción Relleno seleccione Relleno degradado y establezca en Colores preestablecidos uno a su gusto. Haga ensayos con las demás opciones de Relleno. Para terminar, clic en Cerrar y observe las modificaciones que se efectuaron.

También por este cuadro de Formato del área del gráfico puede hacer modificaciones a Color del borde, Estilos de borde,

Sombra, Formato 3D y Giro 3D.

Nota: también puede llegar a esta misma opción Formato del área del gráfico dando clic en Aplicar formato a la selección

que está en el grupo Selección Actual en el extremo superior izquierdo de su ventana. O estando seleccionado el gráfico, clic derecho estando en algún borde y clic en Formato del área del gráfico. Igualmente estando en cualquiera de los componentes del gráfico, clic derecho y elegir la opción de dar formato según lo seleccionado.

Observe algunos efectos logrados….

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c. Ventas por sucursal.

En algunas circunstancias, por ejemplo cuando necesita comparar datos, conocer inversiones o, como en este caso, observar el porcentaje de facturación, la mejor opción es contar con un gráfico circular, en el que podrá comparar fácilmente la participación de cada sucursal en las ventas totales.

PASO 1.

Coloque su primer gráfico lejos y siga a la nueva actividad. Ahora seleccione los datos de la columna A, es decir las Sucursales el rango A5:A9. Presione la tecla <Ctrl> y sin soltarla, seleccione los datos de la columna F, es decir Total Anual el rango F5:F9.

PASO 2.

Clic en Insertar, clic en Circular, seleccione el segundo en Gráfico circular 3D, que se llama Gráfico circular seccionado 3D. El gráfico que se insertó, seleccionado, arrástrelo cerca a su tabla de datos.

PASO 3.

Con el gráfico seleccionado, está activa la pestaña Herramientas de gráficos, y haga clic en la pestaña Presentación y clic en la flecha hacia abajo en Título del gráfico, clic en Encima del gráfico. Se inserta el Título del gráfico, ahora seleccione el texto y escriba Ventas anuales por sucursal. Seleccione el texto, y en la barra de fuente que tenuemente se activa cerca de su mouse, seleccione el formato que más se acomode a sus necesidades de presentación.

PASO 4.

Seleccione el gráfico. Clic en Presentación de Herramientas de gráficos. Ahora seleccione la Leyenda: está a la derecha mostrando las cinco sucursales. Con la Leyenda seleccionada, clic en Aplicar formato a la selección en el grupo Selección actual en la parte superior izquierda. Se abre el cuadro de dialogo Formato de leyenda. Haga modificaciones a su gusto. O haga clic derecho en un borde de la selección Leyenda y escoja Fuente. Haga cambios y observe los resultados.

PASO 5.

Para saber qué porcentaje representa cada sucursal, con el gráfico seleccionado, haga clic en Diseño de Herramientas de gráficos, clic en flecha hacia abajo de barrita derecha de Diseño rápido, clic en el Diseño 6. Observe el resultado.

PASO 6.

Estando en la cinta de las opciones de Diseño, haga clic en Estilo rápidos de Estilos de Diseño, y haga pruebas. Observe su gráfico. O vaya a Formato y escoja en Estilos de forma, lo que más se adecúe a la presentación de su informe.

PASO 7.

En Presentación / Insertar puede hacerlo con Imagen (desde archivo), Formas, o Cuadro de texto. O por la opción Insertar

incluir Imágenes prediseñadas o WordArt. Haga pruebas.

(Nota: para imprimir el gráfico es conveniente por Diseño de página / Configurar página en Orientación / Horizontal).

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d. Ventas por producto.

Ha utilizado algunos de los gráficos más frecuentes que ofrece Excel. En esta actividad veremos cómo personalizarlos según sus necesidades o las de su empresa, y así obtener una presentación atractiva y profesional para su informe de ventas.

PASO 1.

Escriba la información de acuerdo con la siguiente imagen. Ubique el puntero de su mouse entre la celda A y B para ajustar las columnas y el texto se vea completo.

PASO 2.

Utilice las herramientas de formato fuente y bordes y haga las modificaciones necesarias para destacar a su gusto.

PASO 3.

Seleccione toda la tabla, el rango A4:B10 y haga clic en Insertar / Columna / Columna agrupada 3D.

Ahora cambie el título de su gráfico, vaya directamente al título que el gráfico ha colocando, es decir a la palabra Cantidad, selecciónela y escriba Ventas por Producto. Si quiere darle un formato diferente a la fuente, seleccione este nuevo título y aproveche la barra de herramientas que tenuemente aparece, acerque a ella el mouse y proceda a realizar cambios en fuente, tamaño, etc.…

PASO 4.

En Herramientas de gráficos activa al estar su gráfico seleccionado, en Presentación, en Fondo (clic), clic en Cuadro de gráficos, clic en Más opciones de planos posteriores. Se abre el cuadro de diálogo Formato planos laterales.

Coloque este cuadro a un lado de su gráfico para que pueda ir observando fácilmente los resultados según las elecciones que realiza. En la primera opción Relleno, haga clic en cada una de las opciones: Relleno sólido, Relleno degradado, Relleno con imagen o textura, y observe las variaciones que se dan.

Ahora trabaje con esta última opción, clic en flecha hacia abajo de la opción Textura y en la paleta de opciones que se abre, elija la opción papel periódico y deje activada la opción Estirar. Por ahora deje solo estos efectos en este cuadro de diálogo. Clic en Cerrar. O, puede también elegir la opción Relleno degradado, por ejemplo, si le gustara más.

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Ahora puede agregar una “imagen” relacionada con lo que gráfica cada columna, entonces haga 1 clic en la columna a modificar; como se seleccionan todas, haga otra vez clic y queda seleccionada solo la columna a modificar. Ahora una vez seleccionada, haga clic derecho y seleccione Formato de punto de datos… Ahora clic en Relleno, clic en Relleno con Imagen o textura, y en Insertar de: haga clic en Archivo... Se abre Insertar imagen. Elija la imagen que vaya bien con el nombre de esta columna Juegos de salón. Si no le gusta ninguna, clic en Cancelar. Ha regresado a Relleno y ahora de clic en Imágenes prediseñadas. Elija la que más convenga. Y para que las imágenes en la columna no se deformen y se repitan a lo largo de la columna, deje activa la opción Apilar. Y en Aplicar a que esté activa la opción Frente, Fin, Lados. Clic en Cerrar. Repita este procedimiento con cada una de las columnas para que su gráfico quede terminado.

PASO 6.

Para terminar su gráfico, puede insertar el logotipo de la compañía o diseñar una imagen utilizando las opciones que le brinda Imágenes prediseñadas o Formas o Imagen del grupo Ilustraciones de la cinta de opciones INSERTAR.

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Referencias

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