Table of Contents
PC-MM-06 GESTIÓN DEL CAMBIO Y MEJORA...1
BIZAGI PROCESS MODELER...1
1 PC-MM-06 GESTIÓN DE CAMBIO Y MEJORA...5
1.1 PC-MM-06GESTIÓN DEL CAMBIO Y MEJORA...6
1.1.1 Process Elements ...6
1.1.1.1 Inicio ...6
1.1.1.2 Identificar Cambio...7
1.1.1.3 Presentar propuesta a Lider...7
1.1.1.4 Tipo de Cambio ...7
1.1.1.5 ¿Es un cambio Documental? ...8
1.1.1.6 PC-DC-01 Control de Documentos y Registros...8
1.1.1.7 FIN ...8
1.1.1.8 Revisar la propuesta del Cambio ...8
1.1.1.9 ¿Aprobado?...8
1.1.1.10 Definir criterios para el cambio ...8
1.1.1.11 Ejecutar el cambio ...9
1.1.1.12 Evaluar cambio ...9
1.1.1.13 ¿Se obtuvierón los resultados esperados? ...9
1.1.1.14 Calcular Indicador de Mejoras ...9
1.1.1.15 ¿La mejora se puede expandir a otras áreas? ...10
1.1.1.16 1 ...10
1.1.1.17 FIN ...10
1.1.1.18 PC-MM-05 Lecciones Aprendidas ...10
1.1.1.19 FIN ...10
1.1.1.20 FIN ...10
1.1.1.22 Presentar a comite de cambios ...11
1.1.1.23 Revisar Propuesta del Cambio ...11
1.1.1.24 Exclusive Gateway ...11
1.1.1.25 Informar la no viabilidad del cambio...12
1.1.1.26 FIN ...12
1.1.1.27 ¿Requiere piloto? ...12
1.1.1.28 Planificar cambios ...12
1.1.1.29 implementar cambios ...12
1.1.1.30 Realizar seguimiento ...13
1.1.1.31 Planificar Implementar y evaluar resultados del piloto...13
1.1.1.32 ¿Es viable extender el piloto? ...13
1.1.1.33 Informar al comite ...13
1.1.1.34 PC-MM-05 Lecciones Aprendidas ...13
1.1.1.35 FIN ...14
1.1.1.36 1 ...14
1.1.1.37 Cualquier profesional Stefanini proponente de cambios y mejoras 14 1.1.1.38 Lideres de Procesos ...14
1.1.1.39 Responsable del cambio...14
1
Version: 1.0
Author: damorenor
1 . 1 P C - M M - 0 6 G E S T I Ó N D E L C A M B I O
Y M E J O R A
1.1.1 PROCESS ELEMENTS
1.1.1.1 Inicio Description
Objetivo
Definir la gestión de los cambios que se pueden presentar en la organización, así mismo las actividades y responsabilidades para ejecutarlos impulsando la mejora continua.
Alcance
Aplica para todas las áreas, procesos y procedimientos de la compañía
Políticas
Los cambios incrementales deben ser aprobados por el líder del proceso de área o jefe inmediato.
Los cambios innovadores deben ser mapeados en la planeación Estratégica de la Compañía, controlando la ejecución del trabajo planeado vs el ejecutado
Una vez al semestre se presentará resultados a los líderes de procesos de los cambios innovadores.
Para los cambios Estructurales o Innovadores existe un comité cambios, está compuesto por líder de Calidad y/o Analista de calidad, el responsable del cambio y la dirección correspondientes (si es necesario). Esté comité es el encargado de evaluar el cambio.
Para todo cambio innovador que sea aprobado siempre se deberá asegurar la integridad de los sistemas de gestión. (SST, SGC, CMMI)
Se debe presentar un indicador de mejoras por áreas, cada dos meses.
El consolidado anual de Mejoras correspondiente a cada una de las áreas (partes interesadas) de Stefanini puede verse en el informe presentado anualmente a la dirección FR-RD-03 Informe Gerencial.
Glosario.
Cambios Incremental: Son aquellos cambios que se requieren en alguna área para mejorar la ejecución de los procesos y no tiene mayor impacto transversal en la compañía. La eficiencia del cambio se debe evaluar en un periodo de 3 meses.
Versionamiento
Versión 6.0 del 30-11-2018.
1.1.1.2 Identificar Cambio Description
Los cambios se pueden clasificar en:
Cambios Incrementales
Impacta únicamente el área donde se hará el cambio.
Ejecución del cambio inferior a 3 meses. El resultado de la mejora se pueda evidenciar máximo en 3 meses finalizado la ejecución del cambio.
No genera costos mayores Medibles
Contribuyen a la optimización de los procesos
Cambios Innovadores
Impactan transversalmente a la compañía
Requieren de un plan definido y serán incluidos en la planeación Estratégica del área responsable de su ejecución.
Los costos que se presenten en los cambios innovadores se deben controlar y respaldar con la mejora obtenida. (ROI)
Estos cambios se evalúan a largo plazo debido a su impacto en la compañía.
Nota:
Puede solicitar apoyo al área de calidad para identificar el tipo de Cambio sugerido.
1.1.1.3 Presentar propuesta a Lider Description
El cambio incremental se reporta al líder de proceso mediante correo electrónico.
Registro
Correo electrónico
1.1.1.4 Tipo de Cambio Gates
1.1.1.5 ¿Es un cambio Documental? Gates
No Si
1.1.1.6 PC-DC-01 Control de Documentos y Registros Presentation Action
http://intranet.stefaninicolombia.com/Documentos%20Calidad/4- 0%20Requisitos%20de%20la%20Documentacion%20(DC)/Procedimientos/PC-DC-01/index.html
1.1.1.7 FIN
1.1.1.8 Revisar la propuesta del Cambio Description
El líder de área o jefe directo revisa las mejoras propuestas por el o los profesionales proponentes, en caso de que la considere viable y genere valor en el proceso, se dará un aprobado en correo electrónico asignado un responsable del cambio. Si el área tieen un espacio para revisar las porpuestas de los cambios se dara por aprobado el cambio en al reunión y no sera necesario el correo.
Registro:
Correo electrónico, (si aplica).
1.1.1.9 ¿Aprobado? Gates
No Si
1.1.1.10 Definir criterios para el cambio Description
· Quién genero la idea · El cambio puntual · Quien ejecuta el cambio · Fecha de inicio y fin · Entregable
· Logro esperado con el cambio (Cuantitativo)
· La fecha en la que podemos evaluar el cambio como una mejora.
Registro:
FR-MM-15 Mejoras Incrementales
1.1.1.11 Ejecutar el cambio Description
Según los criterios definidos, se debe ejecutar el cambio por el responsable en las fechas definidas.
1.1.1.12 Evaluar cambio Description
Luego de ejecutado el cambio por completo se evalúa el cambio así:
Para cambios incrementales: Lo evalúa quien aprobó el cambio. Para cambios Innovadores: Comité de cambios
Se considerara mejora si se da cumplimiento o supera el Logro esperado.
Registro:
FR-MM-15 Mejoras Incrementales
FR-MM-16 Análisis del Cambio y la Mejora.
1.1.1.13 ¿Se obtuvierón los resultados esperados? Gates
No Si
El indicador de mejoras constara de dos criterios:
* Cantidad de cambios propuestos por bimestre (Mínimo 3)
* La mejora o efectividad del cambio, que se evalua semestralmente.
Registro:
FR-MM-07 Mejoras Incrementales
1.1.1.15 ¿La mejora se puede expandir a otras áreas? Gates
Si No
1.1.1.16 1
1.1.1.17 FIN
1.1.1.18 PC-MM-05 Lecciones Aprendidas Presentation Action
http://intranet.stefaninicolombia.com/Documentos%20Calidad/8- 0%20Medicion%20Analisis%20y%20Mejora%20(MM)/Procedimientos/PC-MM-05%20Lecciones%20Aprendidas/index.html
1.1.1.19 FIN
1.1.1.20 FIN
1.1.1.21 Analizar la Gestión del Cambio. Description
área responsable, relación con los procesos de SIG, riesgos, Recursos, ROI y Objetivo(s) Estratégico(s) Impactado(s).
Estos cambios deben ser revisados y aprobados por un comité de Cambios organizacionales y serán incorporados en la planeación Estratégica del área responsable.
Registro
FR-MM-16 Análisis del cambio y Mejora
1.1.1.22 Presentar a comite de cambios Description
El cambio propuesto se envía al área de calidad quien será la encargada de convocar el comité de cambios:
En el comité se debe concluir si se debe ajustar el cambio, si es viable o si es rechazado. Mediante correo electrónico.
Registro:
Correo electrónico.
1.1.1.23 Revisar Propuesta del Cambio Description
El comité de cambios revisara la propuesta de cambio y su logro esperado para tomar la decisión de ejecutarlo, o no. En caso de que sea viable, pero necesite ajustarse, se le informara al
responsable.
Registro:
Correo
1.1.1.24 Exclusive Gateway Gates
1.1.1.25 Informar la no viabilidad del cambio Description
Se infroamra la no viabilidad del cambio al responsable a traves de un correo
Registro:
Correo eléctronico
1.1.1.26 FIN
1.1.1.27 ¿Requiere piloto? Gates
No Si
1.1.1.28 Planificar cambios Description
Luego de aprobado el cambio se procede a planearlo, se incluye en el cronograma de la
planeación Estratégica correspondiente al área que implementara el cambio, teniendo en cuenta el retorno de inversión esperado, resultados esperados.
Registro:
Planeación Estratégica
FR-MM-16 Análisis del cambio y la mejora.
1.1.1.29 implementar cambios Description
Ejecutar los cambios según recursos y cronograma (Plan estratégico) establecido en la
planificación del cambio. Tener en cuenta el análisis de resultados de la implementación del piloto (en caso que lo haya requerido)
Registro:
Planeación estratégica del área que ejecuta la mejora. FR-MM-16 Análisis del cambio y mejora
1.1.1.30 Realizar seguimiento Description
El área de calidad realizara un seguimeitno a la implementación del cambio en cada trimestre del año.
Registro:
Plan estrategico del área responsable FR-MM-16 Análisis del cambio y la mejora
1.1.1.31 Planificar Implementar y evaluar resultados del piloto Description
En caso de que se requiera implementar un piloto debido al impacto del cambio, ya sea por la incorporación de nuevas herramientas o cambios drásticos que afecten la gestión de la organización y a nivel de procesos o metodología.
Registro:
Entregables e informe del piloto
1.1.1.32 ¿Es viable extender el piloto? Gates
No Si
1.1.1.33 Informar al comite Description
Si en la implementación y finalización del piloto se concluye que no es viable continuar con el cambio, se debe informar al comité de cambios.
Registro:
Correo electrónico Informe de piloto
http://intranet.stefaninicolombia.com/Documentos%20Calidad/8- 0%20Medicion%20Analisis%20y%20Mejora%20(MM)/Procedimientos/PC-MM-05%20Lecciones%20Aprendidas/index.html
1.1.1.35 FIN
1.1.1.36 1
1.1.1.37 Cualquier profesional Stefanini proponente de cambios y mejoras
1.1.1.38 Lideres de Procesos
1.1.1.39 Responsable del cambio