FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS BÁSICAS
La Administración puede ser entendida como
una serie de funciones básicas.
El desempeño de estas funciones básicas
da lugar al llamado proceso administrativo.
Cada una de las funciones
administrativas repercute en la siguiente
El ciclo administrativo es permanente, se inicia y
se repite, permitiendo una continua corrección y
ajuste a través de la retroalimentación.
La ejecución de una función no cesa enteramente
antes de que se inicie la siguiente.
Las funciones administrativas tienen la cualidad de
ser iterativas, están contenidas dentro de una y
ADMINISTRACIO
ADMINISTRACIONN
PLANIFICACIÓN
Desde que Fayol definiera las
cinco
funciones administrativas
, el
planeamiento
ha sido reconocido como
la función básica e inicial del proceso
administrativo.
La esencia de la PLANEACION es definir
un escenario futuro (o varios) y disponer
las medidas y acciones a fin de poder
PLANIFICACIÓN
El PLANEAMIENTO es en esencia
decidir
(seleccionar, elegir) qué objetivos quieren
lograrse, qué acciones deben llevarse a cabo
para alcanzarlos, qué posiciones
organizaciones se asignarán para ello y quién
ser el responsable en cada una de las acciones
necesarias, a fin de lograr la máxima eficiencia
posible en la consecución de los mismos.
Es por eso que se dice que, el planeamiento
es una
decisión anticipada.
Es decir, una decisión
que se toma hoy (hoy se comprometen los recursos,
se afecta el personal, se afecta el tiempo y el
ORGANIZACION
Los planes tienen que “operativizarse”
Deben transformarse en acciones
Hay que establecer las tareas y actividades
que deben desarrollarse
Hay que establecer las redes de autoridad, de
comunicación y la coordinación necesarias
para el logro de los planes formulados.
INTEGRACION
Una vez diseñada la estructura hay que
dotarla del personal adecuado (en la
posición adecuada y en el momento
oportuno)
Todos los cargos de la
DIRECCIÓN Y LIDERAZGO
Al personal hay que orientarlo y dirigirlo
CONTROL
Hay que verificar que la REALIDAD
coincida con lo PLANIFICADO
En caso de desvío hay que detectar las
PLANEAMIENTO
La función PLANEAMIENTO es entre
todas las funciones administrativas, la
fundamental, ya que incluye la
selección entre cursos alternativos
(diversos) y futuros de acción, para la
organización, como un todo, y para
PLANEAMIENTO
es en esencia
decidir
(seleccionar, elegir)
qué objetivos
quieren lograrse, qué acciones deben
llevarse a cabo para alcanzarlos, qué
posiciones organizaciones se
asignarán para ello y quién será el
responsable en cada una de las
acciones necesarias
, a fin de lograr la
máxima eficiencia posible en la
El planeamiento es una
decisión anticipada
¿QUE se hará?
¿CUANDO se hará?
¿QUIEN lo hará?
¿COMO tendrá que hacerlo?
El planeamiento es una decisión
que tomamos HOY
cuyos RIESGOS asumimos hoy,
ASIGNAMOS LOS RECURSOS HOY,
CAPACITAMOS AL PERSONAL HOY,
trabajamos plenamente HOY
... pero los efectos estarán en el
De ahí que, en toda definición de planeamiento deberá
incluirse expresa o implícitamente tres conceptos
básicos:
una DECISIÓN (elección)
el FUTURO
¿Por qué es importante el
planeamiento?
El planeamiento es la antítesis de la improvisación, del estilo gerencial que reacciona en vez de tomar decisiones en función de un plan.
EL PLANEAMIENTO PERMITE:
DISEÑAR EL FUTURO
REDUCIR EL RIESGO
REDUCIR LA INCERTIDUMBRE
EL MEJOR APROVECHAMIENTO DE LAS OPORTUNIDADES DEL
MEDIO
Anticipar los problemas en vez de reaccionar frente a ellos.
Evitar la "entropía", o sea la tendencia a dejar que las cosas "sigan su
El planeamiento puede ser
considerado un puente
El planeamiento permite tender un puente entre el futuro deseado y el presente.
Existen por lo menos tres estados
futuros que debemos considerar
en el planeamiento
LOS TRES NIVELES DEL PLANEAMIENTO:
ESTRATEGICO- TACTICO Y OPERATIVO
ALTA DIRECCIÓN
MANDOS MEDIOS
NIVEL OPERATIVO
Alto grado de Planificación
Planeamiento
Planeamiento
Estratégico
Estratégico
Mediano grado de Planificación
Planeamiento Táctico
Planeamiento Táctico
Bajo grado de Planificación
Planeamiento Operativo
TIPOS DE PLANES
Un plan es un curso de acción futura.
Como es fácil comprender existen
distintos tipos de planes.
EXISTEN DISTINTOS TIPOS DE PLANES
Tipologías empíricas
según el tema que involucran
, en:
financieros, comerciales, de investigación, de personal, de nuevos
productos, de instalaciones y equipo, adquisiciones, etc.
según las características que posean
(aquí la
tipificación se hace por "antónimos"), los planes pueden
ser:
simples/complejos;
analíticos/globales;
escritos/no escritos;
económicos/costosos;
detallados/generales;
flexibles/inflexibles;
formales/informales;
de mayor importancia/de menor importancia;
Tipologías empíricas
según los niveles organizacionales
(escalones
jerárquicos de la organización):
estratégicos, tácticos, operativos.
de nivel gerencial, departamental, sección, área,división, etc.
según su aplicación
:
permanentes,
de una sola aplicación,
temporales, etc.
según el tiempo que abarca
:
Tipologías analíticas
Koontz y O'Donnell (en función de la
jerarquía)
Correlación entre niveles estratégicos y
tipos de planes
Los distintos tipos de planes se pueden correlacionar con
Tipología Analítica
NIVEL ESTRATEGICO NIVEL TACTICO NIVEL OPERATIVOPropósito o Misión Objetivos Estrategias Políticas -Principales -Secundarias Procedimientos Reglas Programas -Principales -Secundarios -De Apoyo Presupuestos
Proceso lógico de la
Planeación
ETAPAS DEL
PLANEAMIENTO
HIPÓTESIS DE TRABAJO:
EXISTE UN PROCESO LÓGICO DE
PLANEAMIENTO A SEGUIR EN LA
FORMULACION DE TODO TIPO DE
PLANES, APLICABLE EN CUALQUIER
0.-
ESTAR CONSCIENTE
DE LA
OPORTUNIDAD
(DE PLANEAR
Aunque en realidad esta etapa precede al planeamiento, y
por ello no es estrictamente parte del proceso, el
estar
consciente de la oportunidad
es el verdadero punto de
partida del planeamiento.
Esta etapa incluye un "vistazo preliminar" a las
posibles oportunidades futuras y la habilidad para verlas
clara y completamente; un conocimiento de
dónde
estamos situados
, analizando nuestros puntos fuertes y
nuestros puntos débiles, la comprensión de por qué
deseamos enfrentar incertidumbres y una visión de lo que
esperamos lograr.
Este análisis de situación implica un
análisis
externo
así como un
análisis interno
, a fin de
1.- ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS
Los objetivos son resultados esperados a
alcanzar
Se debe especificar claramente:
Qué se quiere lograr (QUÉ LOGRAR)
En qué tiempo (CUÁNDO)
El costo/sacrificio o inversión que se está dispuesto
2.- FORMULACIÓN DE
PREMISAS:
Una premisa es un dato pronosticado QUE SE
CONSIDERA de naturaleza real.
Es un supuesto PROBABLE que para todos los efectos
funciona como si fuese real.
El conjunto de premisas, es decir, todas las
suposiciones que establezcamos acerca del futuro
para efectuar el planeamiento, constituirán
el
medio ambiente esperado en que operarán los
3.- DETERMINACIÓN DE CURSOS
ALTERNATIVOS DE ACCION FUTURA
Una vez establecido el medio ambiente
futuro en donde operarán los planes, debemos
elaborar los posibles cursos de acción futura
(alternativas) que permitan lograr el o los objetivos
establecido/s.
Se requiere actuar con mucha
creatividad en esta etapa y formular la mayor
cantidad posible de cursos futuros de acción.
Inicialmente partimos ya con dos
alternativas "hacer o no hacer", de las cuales
4.- EVALUACIÓN DE CURSOS
ALTERNATIVOS DE ACCION
A las alternativas enumeradas en la etapa anterior hay que
evaluarlas, ponderarlas a través de distintos criterios o "filtros“ homogéneos
Los criterios más tradicionales de evaluación son:
costo,
factibilidad,
tiempo de realización,
efectos secundarios no deseados, Contribución directa al objetivo etc.
Es recomendable utilizar una tabla de doble entrada en donde considerar las distintas alternativas
5.- SELECCIÓN DE UN CURSO
ALTERNATIVO DE ACCION:
En esta quinta etapa se debe adoptar el
curso alternativo que en definitiva
constituirá el plan. Este es el punto
culminante del proceso de decisión.
La etapa anterior nos permite
visualizar el o los cursos que son más
6.- FORMULACIÓN DE PLANES
DERIVADOS:
En esta etapa se formularán todos los planes
derivados (accesorios o de apoyo) que sirvan para dar
sustento al plan básico.
Son planes (políticas, programas, reglas,
procedimientos, etc.), generalmente, sobre la
infraestructura que se requerirá, adquisiciones,
ubicación y disposición de piezas, materiales y
equipos; construcción de accesos; contratación,
capacitación, traslados, etc. de personal; investigación
de mercados, promociones, publicidad, financiación
tanto para los planes encarados como los que la
7.- EXPRESIÓN NUMÉRICA DE
LOS PLANES A TRAVES DE
PRESUPUESTOS
Una vez más debemos reconocer que el paso
final, para darle significado a los planes
generales, es expresarlos numéricamente, es
decir, presupuestar.
Justamente en esta etapa se trata de
convertir a dichos planes en presupuestos, para
darle un lenguaje numérico.
Si se realizan adecuadamente, los
presupuestos pueden convertirse en un medio
para consolidar los distintos planes y también en
normas de calidad contra las cuales pueda
ALCANCE TEMPORAL DEL PLANEAMIENTO:
Planes a
largo y a corto plazo
.
¿
Hasta dónde (en el tiempo) debemos
planificar?
¿Cuántos años (meses, días) será largo
(corto) plazo
?
¿
El largo plazo será el mismo para una
“gran” Unidad de Información que para una
“pequeña”, para un archivo que para un
museo, para una biblioteca barrial que para
un centro cultural?
¿Los planes a largo plazo condicionan
ALCANCE TEMPORAL DEL PLANEAMIENTO:
Planes a largo y a corto plazo
.
LA FORMULACION DEL ALCANCE NO
DEBE SER DETERMINADA
CONVENCIONAL O ARBITRARIAMENTE
SINO QUE DEBE CONSIDERAR
LOS COMPROMISOS INVOLUCRADOS
EN LA DECISIÓN Y EL CICLO
ALCANCE TEMPORAL DEL PLANEAMIENTO:
Planes a largo y a corto plazo
.
LA FORMULACION DEL CORTO PLAZO ESTÁ
RELACIONADA CON EL CICLO OPERATIVO (O
PRODUCTIVO) DE LA EMPRESA
ELCICLO OPERATIVO
COMPRAS
EL CICLO OPERATIVO
PROCESO
TECNICO
PRESTACION SERVICIO
ADECUACION
SERVICIO
PRESUPUESTO
CORTO PLAZO
El tiempo mínimo de planeamiento, deberá considerar
el ciclo de adquisición de materiales y otros recursos,
la producción, el mantenimiento de
inventarios/existencias, ventas y recuperación del
dinero o asignación de recursos para su reiniciación.
El ciclo operativo variará con el tipo de organización y
actividad a que se dedique (en las Instituciones sin
Fines de Lucro es más difícil su establecimiento, pero
no imposible y mucho menos desestimar su
FORMULACION PARA EL LARGO
PLAZO:
EL PRINCIPIO DEL
COMPROMISO
Inicialmente fue llamado el "Principio de recuperación
del costo", porque básicamente el período de
planeamiento debía ser lo suficientemente extenso
para anticipar la recuperación de los costos
comprometidos en ella, pero como otros elementos
además de los costos (por ejemplo, la capacitación del
personal, el afianzamiento de determinadas políticas,
recuperación de status, imagen pública, etc.), pueden
estar comprometidos por varios períodos. Koontz y
O'Donnell (en sus últimas ediciones) consideraron
incorrecto asociar este principio sólo a la recuperación
de los costos y formularon
el alcance del/ los
FORMULACION PARA EL LARGO
PLAZO:
EL PRINCIPIO DEL
COMPROMISO
El principio del compromiso plica que:
* No existe un lapso uniforme o arbitrario para el cual una
organización deba planificar o establecer sus planes. Este período dependerá de los compromisos asumidos y de su
período de recuperación. (No será el mismo para una Biblioteca Nacional que para una barrial, para una especializada que para un Archivo Municipal, por ejemplo).
* No existe un período uniforme o convencional en el cual una
organización deba planificar o durante el cual un programada dado o cualquiera de sus partes deba planearse. El período del planeamiento será más corto o más largo, según la flexibilidad que pueda darse al plan. (El principio de flexibilidad
LOS LIMITES DEL
PLANEAMIENTO
la inflexibilidad en los procedimiento y costumbres de
la organización (la cultura interna).
La dificultad para formular premisas exactas.
El tiempo y los costos requeridos para el planeamiento.
Limitaciones externas tales como disposiciones legales
y laborales, entre otras.
El problema del cambio rápido
Obstáculos psicológicos (adversión al cambio y al
riesgo; falta de voluntad o de habilidad de las personas
para aceptar la condición de un cambio)
¿Cómo vencer los
obstáculos?
Fundamentalmente con dos acciones:
1) Ayudar a las personas para que establezcan
objetivos
2) Superar la resistencia al cambio.
Para lo cual hay varias alternativas:
Hacer participar a los subordinados, especialmente, a los que se
van a ver afectados por el proceso de planeamiento.
Dar más información a los subordinados acerca de los planes y
sus consecuencias probables.
Desarrollar un patrón de planeamiento y ejecución efectivo.
Los antecedentes de éxito estimulan la confianza en los planificadores y la aceptación de nuevos planes.
Tener en cuenta el impacto de los cambios propuestos sobre los
PLANEAMIENTO EFICIENTE:
Principios de la Planificación
Fundamentalmente con dos acciones:
1) Ayudar a las personas para que establezcan
objetivos
2) Superar la resistencia al cambio.
Para lo cual hay varias alternativas:
Hacer participar a los subordinados, especialmente, a los que se
van a ver afectados por el proceso de planeamiento.
Dar más información a los subordinados acerca de los planes y
sus consecuencias probables.
Desarrollar un patrón de planeamiento y ejecución efectivo.
Los antecedentes de éxito estimulan la confianza en los planificadores y la aceptación de nuevos planes.
Tener en cuenta el impacto de los cambios propuestos sobre los
Premisa fundamental
Para planificar bien, para hacer planes
que tengan éxito, el planeamiento -al
igual
que las otras funciones administrativas-
debe tener lugar en el marco de
a)
Principios sobre la
naturaleza esencial del
planeamiento.
Principio de CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS: "El propósito de
cada plan y de los planes derivados, es facilitar el logro de los objetivos de la organización".
Principio de la PRIMACÍA DEL PLANEAMIENTO: "El planeamiento
precede lógicamente a la ejecución de todas las demás funciones
administrativas. Todas las otras funciones: Organización, Integración del Personal Dirección y Liderazgo, y Control, están diseñadas para sustentar el cumplimiento de los objetivos de la organización".
Principio de EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN: "El planeamiento es
función de todo administrador".
Principio de la EFICIENCIA DE LOS PLANES: "La eficiencia de un
plan se mide por el monto de su contribución a los objetivos, en
b)
Principios sobre la
estructura de los planes
Principio de las PREMISAS DEL PLANEAMIENTO: "Cuánto
más comprendan y estén de acuerdo las personas encargadas de la planeación, en utilizar premisas bien fundadas, más coordinada será la planeación global de la organización".
Principio de la ESTRUCTURA DE LAS POLÍTICAS Y DE LAS
ESTRATEGIAS: "Cuánto más claramente se comprendan las
estrategias y las políticas, más firme y eficaz será la estructura de los planes de la organización“
Principio de la ESTRUCTURA DE LA COORDINACIÓN
OPORTUNA: "Cuánto más se estructuren los planes, con miras a proporcionar una apropiada programación en el tiempo, con una red interrelacionada de programas derivados y de apoyo, más eficaz y eficientemente contribuirán al logro de los objetivos de la
c)
Principios sobre el proceso
del planeamiento
:
Principio del FACTOR LIMITANTE: "Al seleccionar alternativas,
cuanto más puedan los individuos reconocer y resolver aquellos factores que son limitantes o esenciales para el logro de los
objetivos deseados, con más claridad y precisión podrán seleccionar la alternativa más favorable".
Principio del COMPROMISO: "El planeamiento lógico abarca un
período de tiempo en un futuro necesario para prever, a través de una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos
incluidos en una decisión"
Principio del CAMBIO DE RUMBO: "Cuántos más compromisos
hacia el futuro incluyan las decisiones de planeación, más
Hay que construir un clima
propicio para la planificación
Comunicación
Participación
Clima y cultura organizativa de planeación
Compromiso de la Alta Dirección
Organización
Integración y coordinación del
planeamiento a largo plazo con el a corto
plazo.
Incluir la conciencia y la aceptación del
BIBLIOGRAFIA
1.- KOONTZ Y O'DONNELL: Curso deAdministración/ADMINISTRACION.- McGraw Hill
2.- STEINER, George: Planeamiento para la Alta Dirección.-
Universidad de Navarra, Tomo 1, caps. 2 y 10.
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C.E.C.S.A.- 4.- STONER, James: ADMINISTRACION.- Prentice Hall Int. 1983.- 5.- NEWMAN, SUMMER y WARREN: La Dinámica
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DEUSTO.- 6.- NEWMAN: Programación, Organización y Control. DEUSTO
7.- ALVAREZ COLMAN, Héctor: Administración. Una Introducción
al Estudio de la Administración. Córdoba, SEPA,
1988.- 8.- DRUCKER, Peter: La Gerencia, Tareas, Responsabilidades y
