Enfoque del control interno en la Auditoría del efectivo y en las inversiones

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Tabla de contenido

Página

Auditoría del efectivo y en las inversiones 1

Naturaleza de las cuentas 3

Enfoque del control interno en la Auditoría del efectivo y

en las inversiones 4

Planeamiento y desarrollo en el cuestionario de evaluación del

sistema de control interno 5

Planeamiento y desarrollo en el programa de auditoría 7

Arqueo de fondos (efectivo y valores similares) 8

Cheques post-fechados 11

Faltantes y sobrantes 12

Cortes de ingresos y egresos 12

Confirmación y revisión de las operaciones bancarias 13

Revisión sobre los registros contables 16

Riesgos aplicables a estas cuentas 17

Elaboración del diagnóstico sobre las cuentas del Efectivo

y en las inversiones 19

Conclusión final y organización de los Papeles de Trabajo 20

Resumen 21

Bibliografía recomendada 23

Párrafo nexo 23

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Auditoría aplicada Fascículo No. 2

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación.

La redacción de este fascículo estuvo a cargo de ALVARO FONSECA VIVAS. Bogotá, D.C.

Diseño instruccional y orientación a cargo de MARIANA BAQUERO DE PARRA

Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SAENZ ORLANDO DIAZ CARDENAS

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Auditoría del efectivo y en

las inversiones

Recordemos el manejo del efectivo para determinar la auditoría financiera que se realizará, entendiendo que el dinero en efectivo es usualmente el renglón de menor importancia en la relación con el valor total de los activos de la compañía, inversiones o de ahorros o en comparación con las demás cuentas de los activos circulantes. Sin embargo, el auditor empleará, en muchas oportunidades, la mayor parte de su tiempo en el examen de las cuentas que lo componen el monto total del efectivo, como en los arqueos, el capital de trabajo, dineros por consignar, cheques post-fechados, fondos especiales, los valores depositados en los Bancos y Corporaciones bien en moneda nacional como en moneda extranjera.

Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante:

 Determina el objetivo de la auditoría financiera en las cuentas del efectivo y de las inversiones.

 Describe las responsabilidades del auditor para verificar los estados financieros y descubrir errores de importancia, irregularidades y actos ilícitos.  Determina por qué el auditor obtiene garantías al auditar clases de

operaciones y los saldos finales en cuentas.

 Prepara los papeles de trabajo para el desarrollo de la auditoría financiera en el efectivo y en las cuentas de inversiones.

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todos los activos de la compañía, lo que implica que los controles deben ser los adecuados para prevenir irregularidades en su manejo.

En lo que respecta a las inversiones, éstas que se encuentran a corto o largo plazo, no se identifican con las actividades primordiales del negocio, sin embargo se manejan y, en un determinado momento, se concentran para el manejo de la liquidez. Se tienen con fines permanentes para ejercer cierto grado de control sobre otras compañías, obtener algún beneficio de inversión, crear fondos con distintos fines, establecer relaciones de negocios con otras compañías o promover la diversificación de las actividades de los negocios, como nos lo manifiestan sus características:

 No existe intención de ser usadas en conexión directa con las operacio-nes normales de la compañía.

 No existe una intención de ser usadas para el pago de los pasivos corrientes.

Lo anterior no significa que para realizar la auditoría del efectivo y de las inversiones, el auditor tenga que efectuar un examen detallado y al centavo de las transacciones, por las siguientes razones:

 No existen problemas en la valuación de esta cuenta.

 El verdadero objetivo para la auditoría es el de establecer que las

cuentas de efectivo estén adecuadamente presentadas en los Estados Financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad general-mente aceptados y sobre unas bases consecuentes con las del periodo anterior.

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Este objetivo es necesario, cuando el control interno es inadecuado y conveniente, cuando los directivos de la compañía no aceptan o no entienden que el examen de los estados Financieros no está encaminado, exclusivamente, hacia la búsqueda de desfalcos.

2.1

De acuerdo con la actividad de nuestro primer fascículo, quienes escogie-ron este tema tendrán la oportunidad de ir desarrollando su auditoría con la ayuda de los conceptos recopilados en el mismo. Asimismo, iremos desarrollándola actividad en cada uno de los fascículos siguientes, para que los demás estudiantes, puedan orientar esta guía al manejo de sus áreas.

El estudiante debe elaborar el cuestionario de evaluación del sistema de control interno (o pruebas de cumplimiento) y el programa de auditoría (o procedimientos de auditoría o pruebas sustantivas), teniendo en cuenta el memorando de planeación.

Naturaleza de las cuentas

La naturaleza de estas cuentas es débito, por lo tanto el concepto genérico de efectivo y de las inversiones comprende, no solamente los billetes y moneda fiduciarias incluidos en caja (s) y de los saldos de las cuentas de cheques o de los depósitos a la vista, sino también otros valores que son similares por su fácil disposición y carencia de la restricción, aún cuando la compañía no mantenga posesión física de los mismos, tales como:

 El efectivo o los documentos de cobro o de inmediato para depósito como son, principalmente, los giros bancarios, cheques, títulos valores, monedas nacionales o extranjeras.

 Fondos fijos de caja o las cajas menores, fondos de trabajo, fondos para gastos o de compras menores.

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propiedad de la compañía en tanto no sean entregados a sus beneficiarios y, consecuentemente, deberá tenerse el cuidado de verificar que no se den efectos contables por su expedición).

 Se debe encaminar al auditor al examen de inversiones que hacen las empresas, en acciones, bonos, obligaciones etc., cotizadas o no en bolsa, para colocar, temporalmente, fondos excedentes de tesorería. Ocasionalmente pudiera tenerse la intención de mantener inversión durante cierto plazo por los rendimientos que estos producen. En condiciones normales, estos valores pueden realizarse de inmediato.

Enfoque del control interno en la auditoría

del efectivo y en las inversiones

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Planeamiento y desarrollo en el

cuestionario de evaluación del sistema de

control interno

El Auditor, al evaluar el control interno vigente, está interesado en determinar que exista una adecuada segregación de funciones. Pero también está interesado en que la administración del efectivo y las inversiones sea eficaz y que la Gerencia cuente con la información oportuna para la planeación y ejecución del uso de estos recursos. Para ello, el auditor, al realizar el cuestionario de evaluación del sistema de control interno, debe tener en cuenta las siguientes medidas de control:

1. Que exista segregación de funciones entre las personas encargadas de adquisición y venta de valores, registro, custodia, cobro de rendimientos, así como de la comprobación periódica de su existencia.

2. Los encargados del manejo de efectivo no tengan acceso a los registros contables y sean los responsables de su custodia.

3. Que existan fondos fijos para pagos, como un medio de evitar la utilización de los valores en los ingresos a caja de efectivo.

4. Se realicen arqueos de caja periódicos en forma sorpresiva. 5. Los egresos sean aprobados por funcionarios autorizados.

6. Que existan controles adecuados para el manejo de los cheques recibi-dos por correo, consignaciones, fax y otros medios de pago, de acuerdo con las políticas de la compañía.

7. Los dineros recibidos sean consignados oportunamente y en los mismos valores recibidos.

8. Que se encuentren debidamente afianzados por seguros de manejo y que gocen de una cobertura apropiada.

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10. Que los valores deben conservarse en un lugar seguro, por ejemplo: en la caja fuerte, o bien bajo el control y administración de alguna institución especializada en la custodia de dichos valores.

11. Los valores nominativos deben estar a nombre de la compañía. 12. Que se vigile periódicamente su existencia física.

13. Los movimientos de compra, venta y gravamen de valores, deben efectuarse con su debida autorización.

14. Que existan controles adecuados que permitan el registro y cobro, en forma oportuna, de los rendimientos.

15. Se lleven registros adecuados en los cuales consten datos suficientes para identificar los títulos, por ejemplo: clase de títulos, emisor, número de serie, títulos que lo ampara, costo, cupones, etc.

Para lo anterior es importante que cuando el auditor determine los principa-les objetivos al examinar estos conceptos, tenga en cuenta:

 Cerciorarse que todos los valores propiedad de la compañía se encuen-tran registrados.

 Asegurarse de la existencia física de los valores o documentos físicos que acrediten su propiedad.

 Satisfacerse del correcto registro de los rendimientos utilidades o pérdidas provenientes de estos valores, en los resultados del período que se examina.

 Verificar que su registro y valuación esté de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados consistentemente.

 Comprobar la autenticidad (en cantidad y calidad) de los fondos de efectivo y de los depósitos a la vista, propiedad de la compañía, y que se encuentren ya sea en su poder, en poder de los bancos, o de terceros, o bien en tránsito.

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Las técnicas y procedi-mientosde auditoría apli-cables al examen de efec-tivo y bancos a las inver-siones en valores, su na-turaleza, extensión y opor-tunidad, están condicio-nados al mayor o menor grado de confianza que tenga el auditor en el sis-tema de control interno, y en las características pe-culiares de la compañía.

 Determinar si dentro de este rubro del balance, se presentan todos los fondos y depósitos disponibles, propiedad de la compañía.

 Determinar si estos fondos o depósitos llenan las condiciones de disponibilidad inmediata y sin restricción de cualquier índole en cuanto a su uso y destino.

 Verificar su adecuada presentación en el balance así como que éste contenga la debida información en casos, tanto de posible restricción a la disponibilidad inmediata, como de existencias en importantes monedas extranjeras.

Planeamiento y desarrollo en el

programa de auditoría

Como lo hemos estudiado anteriormente, la planeación del trabajo y la aplicación de los procedimientos de auditoría están sujetos a los rasgos que en cada caso, presentan los controles internos; al aplicar los procedi-mientos conocidos o comunes al trabajo, el auditor simultáneamente, prue-ba la validez de las transacciones y evalúa los controles para formarse un juicio profesional sobre el saldo de las cuentas.

Es necesario insistir en que la revisión de estos rubros del balance, como en general en el desarrollo completo de una auditoría de estados financie-ros, no se tiene como objetivo descubrir fraudes y malos manejos; sin em-bargo, si se localizan deben informarse al cliente.

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8 Arqueo de fondos (efectivo y valores similares)

De acuerdo con el juicio profesional del auditor en los criterios de impor-tancia relativa y riesgo probable, sobre todo, con el conocimiento previo o que posteriormente adquiera de la compañía y sus características peculia-res de operación, efectuará una apreciación de los aspectos relevantes a tomar en consideración en el examen de este rubro.

Se pueden observar las siguientes reglas generales al practicar un arqueo:

 Las existencias de efectivo podrán estar constituidas por fondos fijos variables. En ambos casos los arqueos podrán hacerse en cualquier fecha, dependiendo de la efectividad del control interno.

 Se hará arqueo o control simultáneo en todos los fondos, documentos y valores realizables.

 Durante el recuento siempre debe estar presente el cajero o responsa-ble de su custodia (Se deberán escribir todos los pormenores del ar-queo).

 Los arqueos de efectivo o valores similares deben hacerse de preferen-cia en forma simultánea a la misma fecha y hora, para evitar cualquier posible maniobra de cubrirse con el efectivo de los fondos entre si.

 Al terminar el arqueo el cajero o responsable, firmará en señal de su conformidad con el resultado del arqueo.

 En caso de no poder concluir los arqueos en el mismo día, deberán guardarse los fondos, para evitar su manejo en cajas selladas por el propio Auditor o personas que intervinieron en el proceso.

 El auditor debe examinar los comprobantes que forman parte del arqueo.

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 Si en los arqueos se incluyen ingresos pendientes de depósito, el auditor deberá examinar posteriormente los documentos o comproban-tes de depósito expedidos por las instituciones crediticias y cerciorarse de que hayan sido depositados a más tardar al día siguiente laborable, después de su recepción o bien indagar las causas de por qué no lo fueron y su justificación.

 En los casos en que al cierre del ejercicio se encuentren cheques expe-didos y retenidos por la compañía, a favor de terceros y estos estén en poder del tesorero, cajero o responsable del fondo, deberán conside-rarse como efectivo propiedad de la compañía a esa fecha, incremen-tando el saldo de la cuenta bancaria.

 Cuando el responsable de estos fondos sea responsable de la custodia de otros valores tales como: acciones, certificados de depósito a térmi-no, TES, depósitos de ahorro a térmitérmi-no, bonos y otros títulos y docu-mentos, es responsable que se efectúen simultáneamente los recuen-tos de esrecuen-tos títulos y de los fondos a su cargo.

 En cuanto a practicar arqueos por sorpresa, su utilidad es considerable más no absoluta, pues como es sabido no se pretende primordialmen-te encontrar fraudes, sin embargo sirven para verificar el cumplimiento con el sistema de control interno.

 Hay ocasiones en que las circunstancias imposibilitan la práctica de un arqueo, como es en el caso de fondos de poca importancia para gas-tos en sucursales o fuera de la ciudad, donde está la matriz o en poder de funcionarios, agentes viajeros en que por la lejanía o el costo adicio-nal de un viaje no lo justifique. Para estos casos se podrán obtener cer-tificaciones de los encargados de dichos fondos.

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del fondo y de la forma como está constituido a la fecha requerida. Sin embargo, debe el auditor tener siempre en cuenta la menor seguridad que obtiene con una certificación y, por lo tanto, procurará efectuar los arqueos.

 En el recuento físico de los valores o documentos que acrediten su propiedad, deben anotarse todos aquellos datos que permitan la plena identificación de los títulos tales como, clase de valor, número de serie, quién lo expide, títulos que lo amparan, fecha de emisión, fecha de vencimiento, tasas de interés, pago de dividendos, valor del título, etc., que sean necesarios para determinar su razonabilidad en los estados financieros.

 Cuando los valores se encuentren el poder de terceros, ya sea en custodia, garantía, administración, etc., y el auditor considere que por su poca importancia relativa no es necesario arquearlos, puede obtener confirmación de los mismos, solicitando los datos necesarios para su identificación y conexión con los registros contables.

 En las ventas cuidar autorizaciones, determinar la utilidad o pérdida en su venta, tomando en cuenta las estimaciones para baja de valor que en su caso exista, efectuando la conexión con las cuentas de resultado.

 En el caso de la revisión de las compras, ventas u otras transacciones de valores, se debe vigilar que se hayan cumplido con los requisitos establecidos por los procedimientos de control interno, implantados para tal efecto.

 En las compras debe cuidarse la autorización, verificar su costo de adquisición y su razonabilidad a través de cotizaciones, balances, análi-sis de crédito, análianáli-sis financiero, etc.

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 En el pago de los dividendos decretados, verificar el adecuado registro, su cobro oportuno, así como la revisión del cumplimiento de las dispo-siciones de carácter fiscal aplicables al respecto.

 Con respecto a la valuación de estas inversiones, el auditor debe acudir a las informaciones bursátiles o, en su defecto, a los estados financie-ros recientes de las compañías emisoras, preferiblemente dictaminados por contador público.

 El auditor debe investigar el efecto de los eventos subsecuentes que puedan afectar la valuación de las inversiones, por lo que se recomien-da la consulta del boletín específico de eventos subsecuentes, elabora-do por la bolsa de valores o el ente encargaelabora-do de ello, para determinar así la utilidad o pérdida en la gestión de la rentabilidad.

Cheques post-fechados

Para algunas compañías quienes ejercen un control contable y administra-tivo sobre los cheques post-fechados el auditor los abarcará en su arqueo y efectuará las averiguaciones pertinentes sobre la efectividad de los controles establecidos, tales como registros, custodia, cobro oportuno, y expedición de los recibos de caja; sin embargo, en algunos casos ocurre que los controles no son adecuados lo que implica la aplicación de procedimientos de auditoría alternos sobre dichas transacciones.

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12 Faltantes y sobrantes

Cuando el resultado de los arqueos establece diferencias con los saldos en los libros, tal hecho quedará indicado en la planilla del arqueo; si ésta diferencia no es de importancia en la comparación con el volumen de operaciones, tal vez no proceda ningún ajuste y/o reclasificación. Queda al buen juicio del auditor, en estas circunstancias, determinar si una diferen-cia debe tomarse como indicio de irregularidades para ampliar o no sus investigaciones o dejar al cuidado de la administración una investigación que lo satisfaga.

Cortes de ingresos y egresos

Para el auditor es muy importante determinar claramente las fechas, e in-clusive horas, en que la compañía hará el corte de las operaciones corres-pondientes a un periodo o ejercicio, como por ejemplo, la última entrada de dinero por venta, cobranzas o remesas, el último cheque expedido en-tregado o retenido, etc., a fin de que este periodo o ejercicio se vea afecta-do exactamente por las operaciones que le corresponden y así, se reflejen adecuadamente en los estados financieros.

Como complemento de la revisión de la caja, bancos y cuentas de inver-siones, el auditor realiza una prueba selectiva de los comprobantes que amparan los cheques expedidos o los pagos realizados durante el período. Esta prueba selectiva se puede efectuar utilizando las técnicas de mues-treo estadístico o, alternativamente, otros medios igualmente válidos que le permitan elaborar una muestra representativa de las transacciones.

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 La aprobación adecuada por los funcionarios autorizados.

 Los pagos deben corresponder a las transacciones, recibidas y

aproba-das por la compañía.

 Los servicios y los bienes recibidos y aceptados por la compañía deben

aparecer en los registros contables: entradas a almacén; órdenes de pago; facturas de los proveedores; comprobantes de pago: cuentas de cobro entre otros, haciendo el rastreo detallado en cada una de las operaciones cuando desee establecer la validez de las transacciones.

Por último, al investigar los registros de los ingresos, el auditor efectúa pruebas selectivas y comparará los detalles en las copias de las consigna-ciones contra los registros en caja, en cuentas de clientes, las ventas, los pagos a los comisionistas u otros conceptos. Esta prueba está encami-nada a establecer que los controles sean los adecuados y determinar si los fondos recibidos son consignados oportunamente, con las custodias y prevenciones aconsejables en el manejo de los ingresos y de los títulos valores.

Confirmación y revisión de las operaciones

bancarias

La técnica de la confirmación debe ser utilizada por el auditor para com-probar la veracidad de los saldos de las cuentas bancarias y de corpora-ciones, tanto en moneda nacional como extranjera, (existen modelos de confirmaciones especiales aprobadas conjuntamente por los entes de con-trol y las instituciones financieras).

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Al establecer la confirmación autorizada se la prepara en original y copia, para que el banco devuelva el original, como evidencia de sus informacio-nes, en las cuales el auditor solicita:

 Saldos de obligaciones directas o contingentes.

 Saldos de las cuentas corrientes, de ahorros, con la información adicio-nal sobre las condiciones de las mismas.

 Instrucciones en poder del banco para el manejo de las cuentas.

 Firmas autorizadas

 Tipos de operaciones distintas al manejo de cuentas corrientes y de ahorros.

 Copia del extracto por un periodo determinado por el auditor para com-pletar su examen.

 Se deberán revisar las conciliaciones bancarias realizadas por el perso-nal de la compañía o bien preparar las propias cuando a su criterio así convenga. Las conciliaciones podrán efectuarse a una determinada fe-cha, o por un periodo determinado, dependiendo de un objetivo o cri-terio particular del auditor.

 Hay que tenerle especial atención a aquellas partidas importantes, antiguas no correspondidas ya sea por la compañía o por el banco, con el objeto de proponer los ajustes y/o reclasificaciones que deban hacerse para depurar los saldos y mostrar en el balance las cantidades efectivamente disponibles.

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competentes que le proporcionen la certeza moral requerida, para una razonable corrección de este rubro y de las partidas integrantes.

 Los traslados entre cuentas bancarias dentro de la misma compañía o con sus filiales, deben revisarse por motivos de examen a fin de juzgar sobre su justificación y efecto, poniendo atención especial en las fe-chas de expedición de cheques y las fefe-chas en que fueron deposita-dos.

 Cuando sean muy numerosas las cuentas bancarias, el auditor deberá examinar la posibilidad de verificarlas selectivamente. Deberá basarse en la confianza que le inspire el control interno de la compañía y la im-portancia relativa de las mismas en cuanto a sus movimientos y parti-das conciliatorias.

 Las conciliaciones bancarias se realizan mediante el procedimiento de prueba de caja o conciliación cuadrada, que le permite al auditor anali-zar e indagar la corrección de los movimientos registrados dentro del período; pueden no salir a la luz con la simple conciliación de los sal-dos.

Los movimientos de las transacciones según los libros de conta-bilidad se conocen y se comprueban, al consultar el libro de ban-cos o el registro con la cual se controla la cuenta examinada.

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Descripción Saldo al 31/05/03

$

Depósitos y

Otras transacciones Cheques Y Otros

Saldo Final 30/06/03 $ 1.- Saldo de Extracto

190.350 633.750 (667.000) 157.100 2.- Depósitos en tránsito

31/05/03

30/06/03 35.150 (35.150) 57.000 57.000 3.- Cheques pos Cobrar.

31/05/03

30/06/03 (36.250) (11.400) 35.300 (11.400) (950)

4.- Otras Pérdidas 31/05/03

30/06/03 2.950 (2.950) 650 650 Saldo en Libros 192.200 655.600 645.400 202.400

Revisión sobre los registros contables

Aparte de todos los procedimientos descritos en este fascículo, el auditor debe verificar, mediante pruebas selectivas, las sumas, los traspasos en los registros de caja, bancos y las cuentas de inversiones; para comple-mentar sus investigaciones y aprovechar adecuadamente las demás evidencias (los arqueos, las conciliaciones, las confirmaciones, etc.), es necesario que efectúe un corte de los documentos que sustentan las operaciones del periodo bajo examen en el cual realizará la auditoría.

Este corte consiste en dirigir la investigación de los últimos documentos utilizados, para los recibos de caja, la facturación, cheques, títulos valores, etc.; el auditor, en adición, examinará las transacciones del periodo ante-rior y uno posteante-rior al Balance auditado, con el fin de investigar transac-ciones que puedan desvirtuar la situación de la caja, de los bancos o de las cuentas de inversiones, tales como consignaciones, ventas, cheques girados, cheques recibidos, que hayan sido registrados en la fecha de la transacción.

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de disponibilidad de los fondos, para mejorarlas o mejorar la liquidez en un momento determinado o cuando sea requerido por la compañía, o incluso para ser más certero en el manejo o control del flujo de tesorería.

Riesgos aplicables a estas cuentas

El manejo del riesgo en esta parte de la auditoría de los Estados Financieros, hace referencia a la posibilidad de que los auditores no logren modificar apropiadamente su opinión cuando estos están materialmente errados o cuando los auditores emitan o expresen una opinión no calificada sobre las operaciones de la caja, bancos y las cuentas de las inversiones, que contie-nen una desviación sustancial de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

El riesgo de la auditoría se reduce con la reunión de la evidencia: cuando más competente sea la evidencia reunida, menor es el riesgo de auditoría asumido. Para cada una de estas cuentas, el riesgo de auditoría consiste en la posibilidad de que:

 Los auditores responsables del levantamiento de la evidencia, no

detec-ten el error, lo que se llama riesgo de detección.

 Se presente un error material, cuya ocurrencia, pueda separarse en los

dos componentes de: riesgo inherente y el riesgo de control.

Una vez se tenga el conocimiento del control interno contable del cliente sobre las entradas y los desembolsos de las cuentas de fondos y de inversio-nes, los auditores determinarán sus niveles de cumplimiento de la evaluación y de la planeación del riesgo de control para las afirmaciones sobre las cuentas de efectivo y de inversiones.

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efectividad de los controles; para soportar estos niveles evaluados, se diseñarán pruebas de control adicionales, de las cuales deben decidir cuáles darán como resultado reducciones suficientes en las pruebas de auditoría (ó pruebas sustantivas), para justificar el tiempo invertido en realizarlas, por ejemplo:

 Cuando un cajero no registra una venta en efectivo y se apropia del

efectivo.

 Un auxiliar contable no registre accidentalmente el pago de un

documen-to por cobrar.

 Contabilizar las entradas de efectivo con base en información incorrecta

sobre la fecha de ingreso.

 Sobrestimar las entradas de efectivo en los libros, mediante

transfe-rencias de efectivo entre cuentas bancarias, sin un registro apropiado de la transferencia, para poder cubrir un desfalco en efectivo.

 Mantener el libro de bancos y del diario abiertos en las entradas de

efec-tivo o de los títulos valores, para contabilizar los ingresos de efecefec-tivo del próximo año como si hubiesen ocurrido en este.

 El auxiliar de contabilidad que tenga acceso a los ingresos del efectivo,

malversa el efectivo cancelado por los clientes y anula los documentos por cobrar relacionados.

 Cuando el cajero malversa los pagos en efectivo de los clientes sobre los

documentos por cobrar, al no ser contabilizadas las entradas en las cuentas de clientes.

 El registro de las entradas de efectivo ficticias.

 En los cortes contables, el no-reconocimiento anterior o posterior de los

ingresos en efectivo.

 La fecha del registro del efectivo procedente del cobro de las cuentas por

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 No determinar el valor de mercado de los títulos valores y no evaluar los

métodos de contabilización.

 No evaluar la adecuada presentación y revelación de los títulos valores en

los Estados Financieros.

 No obtener confirmación de los títulos valores en poder de otros.

 La no-comprobación de las compras y de las ventas bajo pruebas

selectivas de los títulos valores durante el año y verificar el corte.

 No inspeccionar los títulos valores disponibles.

 El no realizar la verificación de procedimientos y efectuar los cálculos

independientes de los ingresos por rendimientos.

Elaboración del diagnóstico sobre las

cuentas del efectivo y en las inversiones

El propósito principal de una auditoría financiera en el área de efectivo e in-versiones, es proporcionar la seguridad a los usuarios de los estados finan-cieros, de que estos son razonables y confiables. Los auditores no expresan una opinión sobre los registros contables de los clientes, la investigación de los auditores incluye una referencia a los registros de contabilidad del cliente, pero no se limita a estos. Por lo tanto el diagnóstico incluye la observación de los resultados, de las pruebas y de las evidencias que incluye, la observa-ción de los activos tangibles, la inspecobserva-ción de documentos como órdenes de compra, recibos de caja, comprobantes de egreso, manejo de las inver-siones y contratos.

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20 Conclusión final y organización de los

Papeles de Trabajo

Para el manejo de la conclusión final,en la práctica, el auditor continuamente está cambiando la información obtenida a medida que avanza en la audito-ría. La combinación final es una recapitulación al término de la auditoaudito-ría. Una vez que se ha terminado ésta, el auditor emite un informe que acompaña a los estados financieros y a las cuentas de efectivo e inversiones publicados del cliente.

El informe satisface los requerimientos técnicos bien definidos que son afectados por el alcance de la auditoría y por la naturaleza de los hallazgos del mismo.

Con respecto a ordenamiento de los papeles de trabajo, éste se deberá hacer en forma lógica y ágil, con el objeto de facilitar la localización de información a cualquier persona. Los papeles de trabajo son el expediente continuo de la auditoría y se ordenarán y archivarán por grupos y conceptos, atendiendo a los datos o a la información que contengan. También se tendrá, desde luego, un ordenamiento lógico, modelo de lo cual será el listado de las cuentas de las hojas de trabajo (cédulas); si éstas están distribuidas según el orden de presentación de las cuentas en los estados financieros, éste será también el orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el expediente, por ejemplo:

 El índice general del contenido de los papeles de trabajo.

 Copia del informe final de la auditoría financiera en las cuentas de efectivo

e inversiones.

 Memorando de planeación de la auditoria en las cuentas de efectivo e

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 Hojas de trabajo de excepciones.

 Hojas de trabajo de deficiencias.

 Hojas de conclusión.

 Cuestionario de evaluación del sistema de control interno (o pruebas de

cumplimiento).

 Programa de auditoría (o pruebas sustantivas o procedimientos de

au-ditoría).

 Hojas de trabajo (cédulas).

 Soportes de las pruebas o evidencias del desarrollo del programa de

auditoría en las hojas de trabajo.

Al concluir el trabajo de auditoría y los papeles de trabajo que sustentan di-chas conclusiones, el auditor en cada área de su trabajo, preparará la vía ha-cia la sustentación de su opinión y ésta está sustentada por el trabajo realiza-do; es decir, el alcance que ha dado a su trabajo; así mismo señala si se ha cumplido con los objetivos del mismo.

El trabajo de la auditoría financiera en las cuentas de efectivo e inversio-nes, debe realizarse con el cuidado debido y con objetividad. La objeti-vidad es crucial para el auditor que actúa como un testigo especialista; de-be evitar la toma de una posición parcial o irracional; mientras la conclu-sión esté libre de prejuicios, el auditor financiero puede aplicar las estra-tegias para asegurarse que la conclusión se entiende y no será refutada en el momento de ser presentado el informe.

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 Establecer si estos fondos son realmente disponibles y sin restricción

alguna.

 Comprobar que los fondos sean auténticos.

 Determinar si las divisas extranjeras están debidamente valuadas.

 Si efectivamente se incluyen en este rubro del balance, todos los

fondos que existen en propiedad de la compañía.

 Realizar la verificación de la adecuada presentación, como primer

ru-bro del activo disponible dentro del balance, así como que contenga la suficiente información en caso de restricciones a su disponibilidad y de existencias importantes en moneda extranjera.

Es importante que el auditor evalúe si existe una segregación o separación entre las funciones de custodia y manejo de fondos y valores, las de autorización de transacciones u operaciones relacionados con ello y las de registro contable, así mismo,deberá revisar si se cumple con las normas de control aplicables a este rubro del balance.

El control interno sobre los desembolsos de efectivo se logra mejor cuan-do todas las erogaciones o pagos se efectúan mediante cheque o transfe-rencias electrónicas de fondos bien controladas, excepto para el pago de los gastos menores a través de los fondos de caja menor.

Es recomendable para el auditor, la revisión de los principales proce-dimientos para este rubro de efectivo bancos e inversiones, entre otros:

 Los arqueos de efectivo y valores similares.

 Cortes de los ingresos y egresos.

 Análisis y comprobación de movimientos.

 Examen de hechos y transacciones posteriores.

 Revisión de traslados entre bancos.

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Es importante que en una auditoría financiera no tenga esté especialmente encaminada al descubrimiento de fraudes o malos manejos, sin embargo si se localizan se deben informar al cliente de inmediato.

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Whittington, O. Ray Pany, Kurt. Auditoría un enfoque integral. Traducción de ARANGO, Medina Gladis. Bogotá: Mc Graw Hill, 2000.

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Auditoría aplicada - Fascículo No. 2

Nombre______________________________________________________________________ Apellidos ________________________________________ Fecha ______________________ Ciudad _________________________________________ Semestre ____________________

Al desarrollar la presente autoevaluación tenga en cuenta que no debe transcribir información; debe dar las respuestas aplicando los conocimientos adquiridos en el presente fascículo y la temática tratada.

1. ¿Por qué se deben examinar con detenimiento las cuentas de efectivo, bancos e inversiones?

2. ¿Cuáles son los principales objetivos del examen de las cuentas de efectivo, bancos e inversiones?

3. ¿Brevemente describa las circunstancias que podrían hacer que un cliente subestimara activos como el efectivo y los títulos valores negociables?

4. ¿Por qué al evaluar el sistema de control interno relativo al efectivo, se considera de importancia apreciar también la administración operante sobre el mismo?

5. ¿Explique la forma como un sistema de caja de seguridad, contribuye al sistema de control interno sobre las entradas de efectivo?

6. ¿Cuáles son las principales reglas que se deben tener presentes al practicar un arqueo?

7. ¿Por qué se deben examinar con detenimiento los traslados de fondos?

8. Defina en qué consiste el corte de documentos; amplíe su importancia en la auditoría de efectivo, bancos e inversiones.

9. ¿Qué evita que la persona que abre el correo que llega de los clientes, pueda sustraer cobros de efectivos?

10. En ocasiones, la conciliación bancaria se prueba mediante la prueba de caja o conciliación cuadrada. ¿Cuáles son las técnicas de esta prueba?

11. Determine y explique los objetivos para los siguientes procedimientos de auditoría de efectivo, bancos e inversiones:

 Rastree todas las trasferencias electrónicas bancarias durante la última semana antes

de la auditoría y la primera semana siguiente a la auditoría.

 Obtenga el extracto bancario con corte posterior a la fecha del balance general.  Comprare los cheques pagados devueltos con el extracto bancario, para relacionar

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 Investigue cualquier cheque que represente pagos significativos o poco usuales con

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